ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВКЛЮЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО Ф...



КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

от 11 декабря 2008 года № 74-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВКЛЮЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ»

УТРАТИЛ СИЛУ: приказ Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 03.12.2013 № 103-п

В соответствии с положением о Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, утверждённым постановлением Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2006 № 28, Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Удмуртской Республике, утверждённым распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 12.05.2008 № 414-р, на основании решения Республиканской комиссии по проведению административной реформы в Удмуртской Республике от 10.12.2008

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемый Административный регламент исполнения Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики».

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета Н.Г. Пушкарёву.

Председатель Комитета Н.К. Коробейникова

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВКЛЮЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ»

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - государственная функция)

1.2. Наименование государственного органа, исполняющего государственную функцию, и организаций, участвующих в исполнении государственной функции

Исполнителем государственной функции является Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет).

Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется государственными архивами Удмуртской Республики (далее- государственные архивы) и муниципальными архивами в Удмуртской Республике (далее - муниципальные архивы) путём рассмотрения и подготовки к утверждению Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета (далее - ЭПМК) документов, указанных в пунктах 1.4. и 2.5. настоящего Регламента, представленных государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - АФ УР) и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке (далее - источники комплектования).

Государственные архивы участвуют в исполнении государственной функции также в форме привлечения их специалистов к работе в качестве экспертов - членов ЭПМК.

Списки государственных и муниципальных архивов приведены в приложениях 1 и 2 к настоящему Регламенту.

1.3. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253);)

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

- Закон Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике» («Известия Удмуртской Республики», 19.07.2005, № 102; 28.12.2006, спецвыпуск);

- Закон Удмуртской Республики от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» («Известия Удмуртской Республики», 24.01.2006, № 9; 28.12.2006, спецвыпуск);

- постановление Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2006 № 28 «О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики» («Удмуртская правда», 19.04.2006, № 43; Собрание законодательства Удмуртской Республики, 15.05.2007, № 11).

1.4. Описание результатов исполнения государственной функции

Конечным результатом исполнения государственной функции является:

1.4.1. решение ЭПМК Комитета о включении конкретных архивных документов в состав АФ УР при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведённых на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде грифа утверждения документа, расположенного ниже реквизита «Подпись» в правой нижней части последнего листа документа (в соответствии с пунктом 5.5.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила организации хранения), утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, и формами 32, 33, 34, 35, 36, 37, 42 к указанным Правилам, утверждёнными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273).

1.4.2. решение ЭПМК Комитета об отказе утверждения описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведённых на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде Заключения эксперта - члена ЭПМК о качестве документа (Приложение 3), в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 2.3.2. настоящего Регламента.

1.5. Описание юридических и физических лиц, взаимодействующих с Комитетом, государственными и муниципальными архивами при исполнении государственной функции

При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, в процессе деятельности которых образуются документы АФ УР и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке

От имени источника комплектования в соответствии с законодательством Российской Федерации может выступать руководитель организации - источника комплектования, либо иные лица, уполномоченные руководителем организации - источника комплектования в установленном законодательством Российской Федерации порядке выступать от имени источника комплектования при взаимодействии с Комитетом, государственными или муниципальными архивами при исполнении государственной функции (далее - представители источника комплектования).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

2.1.1. Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 426011, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, каб. 301 (приемная).

Электронные адреса: comarch@udmnet.ru, komitet@gasur.izhnet.ru

Справочные телефоны: (341-2) 68-23-89,68-19-08

Факс: (341-2) 68-44-97

График работы Комитета:

Понедельник-четверг

08.30 - 17.30 (перерыв с 12.30 до 13.18);

Пятница

08.30 - 16.30(перерыв с 12.30 до 13.18);

Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни

выходные дни

Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов приводятся в приложении 1 к настоящему Регламенту.

Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы муниципальных архивов приводятся в приложении 2 к настоящему Регламенту.

2.1.2. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется Комитетом, государственными или муниципальными архивами при личном обращении представителя источника комплектования непосредственно в Комитет, государственные или муниципальные архивы; при обращении по телефону, в письменном виде по почте, по электронным каналам связи.

Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции представитель источника комплектования обращается в Комитет, государственные или муниципальные архивы лично; по телефону; в письменном виде по почте; в письменном виде по электронным каналам связи.

2.1.2.1. Информирование или консультация при личном обращении в Комитет осуществляется сотрудниками Комитета - членами ЭПМК, в государственные архивы - сотрудниками отдела формирования Архивного фонда (ГУ «ЦГА УР»), отдела комплектования (ГУ «ЦДНИ УР»), отдела комплектования и обеспечения сохранности документов (ГУ «ГАСПД УР»), в муниципальные архивы - сотрудниками, ответственными за данное направление деятельности (далее - ответственные сотрудники), на рабочем месте в соответствии с графиком работы Комитета, государственных и муниципальных архивов (пункт 2.1.1. настоящего Регламента).

Ответственный сотрудник обязан принять представителя источника комплектования в назначенный день. Приём может быть перенесён по инициативе источника комплектования на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за приём, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации представителю источника комплектования для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государственной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением при необходимости других сотрудников.

2.1.2.2. Информирование или консультация по телефону осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1. настоящего Регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Комитета, государственных и муниципальных архивов (пункт 2.1.1. настоящего Регламента).

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименовании Комитета, государственного или муниципального архива. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует представителя источника комплектования по интересующим его вопросам.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственный сотрудник, осуществляющий информирование или консультацию, может предложить представителю источника комплектования обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для представителя источника комплектования время для личного обращения непосредственно в Комитет, государственный или муниципальный архив.

2.1.2.3. Письменное информирование или консультация при обращении источника комплектования в Комитет, государственные или муниципальные архивы осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении источника комплектования. Председатель Комитета, руководитель государственного или руководитель муниципального архива определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение источника комплектования предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета, или его заместителем, руководителем государственного архива или руководителем муниципального архива и направляется источнику комплектования в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

2.1.2.4. При информировании или консультации по обращениям, направленным через официальные Интернет - сайты, ответ размещается на указанных сайтах в разделе «вопросы - ответы».

При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес источника комплектования. Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.

2.1.3. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

2.1.4. Если информация о порядке или ходе исполнения государственной функции, полученная в государственном или муниципальном архиве, не удовлетворяет источник комплектования, то он в письменном виде может обратиться в Комитет.

В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приёме документов или в процессе исполнения государственной функции источник комплектования вправе обратиться к должностному лицу - председателю Комитета, руководителю государственного или муниципального архива. В случае невозможности должностного лица принять представителя источника комплектования незамедлительно предусматривается возможность приёма по предварительной записи, которая производится в тот же день.

2.1.5. Сведения о месте нахождения и графике работы Комитета и государственных архивов, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах «Архивная служба Удмуртии» www.gasur.RU, а также «Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет», «Архивы России» в сети Интернет.

Кроме того, на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» размещаются сведения о месте нахождения и графике работы муниципальных архивов; текст настоящего Регламента (полная версия); извлечения из законов и иных нормативных актов, регламентирующих деятельность по исполнению государственной функции.

На информационных стендах в помещениях государственных и муниципальных архивов размещается следующая информация:

- график работы соответствующего архива;

- фамилии, имена, отчества руководителей соответствующего архива и Комитета;

- номера кабинетов, где осуществляются информирование, консультации и приём документов, необходимых для исполнения государственной функции, фамилии, имена, отчества, должности ответственных сотрудников;

- номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Комитета и соответствующего архива, адрес официального сайта;

- настоящий Регламент (без приложений);

- схема (блок - схема) последовательности действий при исполнении государственной функции. (Приложение 4 к настоящему Регламенту)

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

Максимальный срок исполнения государственной функции не должен превышать 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от источника комплектования после устранения выявленных нарушений.

Время ожидания приёма представителями источников комплектования при подаче документов и получении информации не должно превышать 30 минут. Продолжительность приёма у ответственного сотрудника не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки документов, указанных в пункте 2.5.

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении документов

2.3.1. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов является:

- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, и с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

- представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента;

- представление неполного комплекса документов, перечисленных в пункте 2.5. настоящего Регламента.

2.3.2. Основанием для отказа в исполнении государственной функции является составление представленных документов с нарушением требований следующих нормативных правовых актов:

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер № 10291 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05.11.2007). 2.4. Требования к местам исполнения государственной функции

2.4.1. Вход в здание, где располагается Комитет, центральный вход в здания (помещения) государственных, муниципальных архивов должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Комитета, соответствующего государственного или муниципального архива; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток. Рядом со зданиями должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.

2.4.2. Организация приёма документов в государственных и муниципальных архивах осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1. настоящего Регламента, на их рабочем месте в соответствии с графиком работы. Кабинеты ответственных сотрудников должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела или фамилии, имени, отчества и должности ответственного сотрудника, осуществляющего исполнение государственной функции. Сотрудник, осуществляющий приём представителей источников комплектования, обязан иметь бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Рабочее место сотрудника должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приёма документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

2.4.3. В помещениях должны быть оборудованы места (информационные стенды) для ознакомления с информацией, указанной в п. 2.1. Представителям источников комплектования, ожидающим приёма, отводятся места, оборудованные стульями.

2.5. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления

Для исполнения государственной функции источники комплектования представляют в соответствующий государственный или муниципальный архив с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:

- описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения в 4-х экземплярах (Приложения 5 - 12 к настоящему Регламенту);

- описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 4-х экземплярах (Приложение 5 к настоящему Регламенту);

- описи дел по личному составу (личных дел) в 3-х экземплярах (Приложение 13 к настоящему Регламенту);

- справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с пунктом 5.5.1. Правил организации хранения;

- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, (если в опись включен неполный комплекс документов) в 2-х экземплярах (Приложение 14 к настоящему Регламенту);

- выписку из протокола центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации - источника комплектования о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета, оформленную в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённым постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст.

2.6. Требования к исполнению государственной функции либо отдельных административных процедур в рамках исполнения государственной функции на бесплатной основе

Комитет, государственные и муниципальные архивы осуществляют исполнение государственной функции бесплатно.

III. Административные процедуры

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- приём и регистрация документов;

- подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК;

- рассмотрение документов на заседании ЭПМК, принятие решения.

Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 4 к настоящему Регламенту.

3.1. Приём и регистрация документов (приложение 4 к настоящему Регламенту)

Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, в соответствующий государственный или муниципальный архив. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.

3.1.1. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках или журналах.

3.1.2. Приём и регистрацию документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, осуществляют ответственные сотрудники (пункт 2.1.2.1. настоящего Регламента).

3.1.3. Ответственный сотрудник в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3.1. настоящего Регламента.

3.1.3.1. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственный сотрудник готовит документы к утверждению в соответствии с административной процедурой «Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК».

3.1.3.2. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3.1. настоящего Регламента, ответственный сотрудник информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе источника комплектования может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного источником комплектования. Письменная информация подписывается руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.

3.1.3.3.Если источник комплектования в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2. - 3.1.3.1. настоящего Регламента.

3.1.3.4. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации источник комплектования не представит в соответствующий государственный или муниципальный архив надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственный сотрудник не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений. Информирование о содержании выявленных нарушений по просьбе источника комплектования может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного источником комплектования. Письменная информация подписывается руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.

3.2. Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК (приложение 4-1 к настоящему Регламенту)

3.2.1. Ответственный сотрудник государственного или муниципального архива не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации документов составляет сопроводительный лист со своим заключением о качестве подготовки документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, по каждому источнику комплектования (Приложение 15 к настоящему Регламенту).

3.2.2. Комплекс документов, указанных в пункте 2.5. и подготовленных в соответствии с пунктом 3.2.1. настоящего Регламента, с сопроводительным письмом за подписью руководителя соответствующего государственного или муниципального архива направляется секретарю ЭПМК не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПМК, для включения вопроса в повестку дня очередного заседания ЭПМК.

. 3.2.3. Секретарь ЭПМК, назначаемый приказом председателя Комитета из числа сотрудников Комитета, формирует повестку дня заседания ЭПМК и организует рецензирование документов, указанных в пункте 2.5., в соответствии с Регламентом работы ЭПМК, утверждённым приказом председателя Комитета.

Экспертами (рецензентами) выступают члены ЭПМК, назначаемые приказом председателя Комитета.

3.2.4. Эксперты (рецензенты) на основе критериев экспертизы ценности документов (пункт 4.3. Правил организации хранения) проверяют представленные документы на соответствие нормативным правовым актам, указанным в пункте 2.3.2. настоящего Регламента, и составляют Заключение эксперта о качестве документов. Допускается составление единого Заключения на все представленные источником комплектования документы (Приложение 3 к настоящему Регламенту).

3.3. Рассмотрение документов на заседании ЭПМК, принятие решения (приложение 4-2 к настоящему Регламенту)

3.3.1. Рассмотрение документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, на заседании ЭПМК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПМК, установленной Регламентом работы ЭПМК, утверждённым приказом председателя Комитета.

3.3.1.1. Если представленные источником комплектования документы соответствуют требованиям нормативных документов, указанных в пункте 2.3.2. настоящего Регламента, принимается решение об утверждении представленных документов (согласовании описей дел по личному составу и актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны).

3.3.1.2. Если в представленных источником комплектования документах выявлены нарушения требований нормативных документов, указанных в пункте 2.3.2. настоящего Регламента, принимается решение об отказе утверждения представленных документов и возврате документов источнику комплектования на доработку по замечаниям, изложенным в Заключении эксперта.

Соответствующий государственный или муниципальный архив возвращает источнику комплектования документы вместе с Заключением эксперта, в котором перечислены выявленные нарушения со ссылками на соответствующие нормативные акты, по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования.

3.3.2. Решение ЭПМК о включении конкретных архивных документов в состав АФ УР оформляется секретарём ЭПМК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола заседания председателем Комитета в соответствии с пунктом 1.4.1. настоящего Регламента.

3.3.3. Оформленные документы, указанные в пунктах 1.4. и 2.5. настоящего Регламента, передаются секретарём ЭПМК в соответствующие государственные или муниципальные архивы для направления в адрес источников комплектования.

3.3.4. Если источник комплектования, которому решением ЭПМК отказано в утверждении документов, представит в соответствующий государственный или муниципальный архив доработанные по замечаниям эксперта документы, повторно выполняются административные процедуры, предусмотренные разделом III настоящего Регламента.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции определены Положением о Комитете, утверждённым постановлением Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2006 № 28 «О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики», Регламентом работы ЭПМК, утверждённым приказом Комитета от 11.09.2006 № 75-п.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица Комитета, государственных, муниципальных архивов, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.

4.3. Текущий контроль осуществляется путём проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав источника комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения источника комплектования, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета, государственных, муниципальных архивов.

4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению источника комплектования.

4.6. Проведение проверки полноты и качества исполнения государственной функции председателем Комитета может быть поручено должностному лицу, либо из сотрудников Комитета может быть сформирована рабочая группа.

4.7. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав источника комплектования, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.8. Представители источников комплектования соответствующих государственных и муниципальных архивов имеют право присутствовать на заседании ЭПМК.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых при исполнении государственной функции

5.1. Источники комплектования (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно:

- на действия (бездействие) должностных лиц государственных архивов - руководителю соответствующего государственного архива или в Комитет;

- на действия (бездействие) должностных лиц муниципальных архивов - в соответствующий орган местного самоуправления или в Комитет;

- на действия (бездействие) должностных лиц Комитета - председателю Комитета или его заместителю.

5.2. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования (в случае обращения от имени юридического лица) либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя, гражданина - собственника или владельца архивных документов;

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

- дата.

5.3. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

5.4. Поступившие в Комитет, государственный или муниципальный архив жалобы регистрируются сотрудником, обеспечивающим приём и регистрацию почтовой корреспонденции, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение председателю Комитета или его заместителю, руководителю государственного или муниципального архива соответственно.

5.5. Председатель Комитета или его заместитель, руководитель соответствующего государственного или муниципального архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе в случае необходимости, с участием уполномоченного представителя источника комплектования;

- определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;

- в соответствии с действующим законодательством запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав и законных интересов источника комплектования, даёт письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Обращения источников комплектования, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

5.7. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета или его заместителями, руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.

5.8. В случае, если в письменном обращении источника комплектования содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, руководитель архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с источником комплектования по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Комитет. Источник комплектования, направивший обращение, уведомляется о данном решении.

5.9. Ответ на жалобу не даётся, если:

- в письменной жалобе не указаны сведения, приведённые в пункте 5.2. настоящего Регламента;

- в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, членов его семьи. Источнику комплектования, направившему жалобу, письменно сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

- текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем письменно сообщается источнику комплектования.

5.10. Обращение источника комплектования считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

5.11. Если источник комплектования не удовлетворён решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, если решение не было принято, жалоба может быть подана в:

- Федеральное архивное агентство по адресу: Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail:rosarhiv@archives.ru;

- Управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Приволжскому Федеральному округу (Управление Росохранкультуры) по адресу: Варварская ул., д. 32, Нижний Новгород, 603950; тел. (831)419-23-34; E-mail:rsoc52@rsoc.ru.

5.12. В случае, если источники комплектования не удовлетворены результатами рассмотрения жалоб в инстанциях, указанных в пункте 5.11. настоящего Регламента, они могут обжаловать принятое решение в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение 1

СВЕДЕНИЯ О МЕСТЕ НАХОЖДЕНИЯ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ, АДРЕСАХ И ГРАФИКЕ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

№ п/п

Наименование учреждения

Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс

График работы

1

2

4

5

ГУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (ГУ «ЦГА УР»)

Почтовый адрес:ул. Удмуртская, д. 264, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426034

Телефон: (341-2) 72-11-28, 72-89-09

Факс:(341-2) 72-11-28

ул. Камбарская, д. 17, г. Ижевск, 426072

Телефон: (341-2) 93-50-06, 93-50-08

E-mail:cga@udmnet.ru, cga@gasur.izhnet.ru

Пн.-чт. - 08.30 - 17.30;

Пт. - 08.30 - 16.30;

Перерыв - 12.30 - 13.18;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни.

ГУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» (ГУ «ЦДНИ УР»)

Почтовый адрес:ул. Удмуртская, д. 264б, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426034

Телефон: (341-2) 72-84-64, 72-84-23

Факс:(341-2) 72-84-64

E-mail:cdni@udmnet.ru,cdni @gasur.izhnet.ru

Пн.-чт. - 08.30 - 17.30;

Пт. - 08.30 - 16.30;

Перерыв - 12.30 - 13.18;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни.

ГУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» (ГУ «ГАСПД УР»)

Почтовый адрес:ул. Удмуртская, д. 264б,г. Ижевск,Удмуртская Республика, 426034

Телефон: (341-2) 66-20-10, 72-84-90 (доб. 239)

Факс: (3412) 72-84-90(доб. 239)

E-mail:gspd@gaspd.izhnet.ru

Пн.-чт. - 08.30 - 17.30;

Пт. - 08.30 - 16.30;

Перерыв - 12.30 - 13.18;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни.

Приложение 2

СВЕДЕНИЯ О МЕСТЕ НАХОЖДЕНИЯ КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ И АДРЕСАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ В УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ

№ п/п

Наименование учреждения

Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс

График работы

1

2

3

4

1.

Управление по делам архивов Администрации МО «ГородВоткинск»

Почтовый адрес:ул. Дзержинского, 6, г.Воткинск, Удмуртская Республика, 427442

Телефон: (34145) 5-60-77

Факс:(34145) 5-17-11

E-mail:votadmin@udm.net

Пн.-чт. - 08.30 - 17.30;

Пт. - 08.30 - 16.30;

Перерыв - 13.00 - 13.48;

Сб. - вс. - выходной

2.

Архивное управление Администрации МО «Город Глазов»

Почтовый адрес:ул. Пионерская, 1г, г. Глазов, Удмуртская Республика, 427627

Телефон: (34141) 3-80-10, 3-80-20

Факс:(34141) 4-55-76

Пн.-пт. - 08.00-17.00;

Перерыв - 12.00-13.00

Сб. - вс. - выходной

Приёмные дни-пн.,вт.,ср.

3.

Управление по делам архивов Администрации МО «Город Ижевск»

Почтовый адрес:ул. Пушкинская, 276, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426070

Телефон: (3412) 72-45-78

Факс:(3412) 72-84-94

E-mail:sheff@izh.ru

Пн.-чт. - 08.00 - 17.00;

Пт. - 08.00 - 16.00;

Перерыв - 12.00 - 13.00;

Сб. - вс. - выходной

- архивный отдел

Почтовый адрес:ул. Кирова, 108а, г. Ижевск, Удмуртская Республика, 426000

Телефон: (3412) 43-16-14, 43-43-90

E-mail:main@archotd.izh.ru

Пн.-чт. - 08.00 - 17.00;

Пт. - 08.00 - 16.00;

Перерыв - 12.00 - 13.00;

Сб. - вс. - выходной

- архивный отдел документов по личному составу

Почтовый адрес:ул. Буммашевская, 25, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426060

Телефон: (3412) 44-67-55

E-mail:archls@izh.ru

Пн.-чт. - 08.30 - 17.30;

Пт. - 08.30 - 16.30;

Перерыв - 12.00 - 13.00;

Сб. - вс. - выходной

4.

Архивный отдел Администрации МО «ГородМожга»

Почтовый адрес:ул. Казанская, 28, г. Можга, Удмуртская Республика, 427790

Телефон: (34139) 4-17-09

Факс:(34139) 3-19-29

Пн.-пт. - 08.00 - 17.00;

Перерыв - 12.00-13.00

Сб. - вс. - выходной

5.

Управление по делам архивов Администрации МО «Город Сарапул»

Почтовый адрес:ул. Труда, 39, г. Сарапул, Удмуртская Республика, 427960

Телефон: (34147) 2-22-13, 4-02-06

Факс:(34147) 4-02-06

E-mail:sar-archiv@udmnet.ru

Пн.-чт. - 08.30-17.30;

Пт. - 08.30 - 17.30;

Перерыв - 12.00-12.48;

Сб. - вс. - выходной;

Приёмные дни - пн.-чт. с 09.00 до 17.00, пт - с 9-00 до 16-00

6.

Архивный отдел Администрации МО «Алнашскийрайон»

Почтовый адрес:ул. Комсомольская, 8, с.Алнаши, Удмуртская Республика, 427780

Телефон: (34150) 3-11-45, 3-24-02

Факс:(34150) 3-13-39

Пн.-пт. - 08.00-17.00;

Перерыв - 12.00-13.00

Сб. - вс. - выходной

7.

Архивный сектор Администрации МО «Балезинский район»

Почтовый адрес:ул. Кирова, 2, п. Балезино, Удмуртская Республика, 427550

Телефон: (34166) 2-15-85

Факс:(34166) 2-28-09

Пн.-чт. - 07.48-17.00;

Пт. - 07.48-16.00;

Перерыв - 12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

8.

Архивный отдел Администрации МО «Вавожский район»

Почтовый адрес:ул. Интернациональная, 45а, с. Вавож, Удмуртская Республика, 427310

Телефон: (34155) 2-12-90

Факс:(34155) 2-14-84

Пн.-чт. - 08.00-17.00;

Пт. - 08.00-16.00;

Перерыв - 12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

9.

Архивный отдел Администрации МО «Воткинский район»

Почтовый адрес:ул. Азина, 203, г. Воткинск, Удмуртская Республика, 427441

Телефон: (34145) 5-22-83, 5-20-14

Факс:(34145) 5-18-25

Пн.-чт. -08.00-17.00;

Пт. - 08.00-16.00;

Перерыв - 12.00-12.48;

Сб. - вс. - выходной

10.

Архивный отдел Администрации МО «Глазовский район»

Почтовый адрес:ул. Кирова, 10а, г.Глазов, Удмуртская Республика, 427621

Телефон: (34141) 5-41-28

Факс:(34141) 4-25-75

Пн.-пт. - 08.00-17.00;

Перерыв - 12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

11.

Архивный отдел Администрации МО «Граховский район»

Почтовый адрес:ул. Ачинцева, 3, с.Грахово, Удмуртская Республика, 427730

Телефон: (34163) 2-16-33

Факс:(34163) 2-17-45

Пн.- 08.00-17.00;

Вт. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв - 12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

12.

Архивный отдел Администрации МО «Дебесский район»

Почтовый адрес:ул. Советская, 88, с.Дебессы, Удмуртская Республика, 427060

Телефон: (34151) 2-18-56

Факс:(34151) 2-14-38

Пн.-пт. - 08.00-16.30;

Перерыв - 12.00-13.30;

Сб. - вс. - выходной

13.

Архивный отдел Администрации МО « Завьяловский район»

Почтовый адрес:ул. Калинина, 29, с.Завьялово, Удмуртская Республика, 427000

Телефон: (3412) 62-08-84

Факс:(3412) 62-12-70

Пн.-чт. - 07.45-17.00;

Пт. - 07.45-16.00;

Перерыв - 12.00-13.00

Сб. - вс. - выходной

Приёмные дни - пн., чт. - 09.00-16.00

14.

Архивный отдел Администрации МО «Игринский район»

Почтовый адрес:ул. Советская, 29, п.Игра, Удмуртская Республика, 427145

Телефон: (34134) 3-16-62

Факс:(34134) 3-22-38

Пн.-чт. -08.00-17.00;

Пт. -08.00-16.00;

Перерыв - 12.00-12.48;

Сб. - вс. - выходной

Неприёмный день - среда

15.

Архивный отдел Администрации МО «Камбарский район»

Почтовый адрес:ул. Советская, 18, г.Камбарка, Удмуртская Республика, 427950

Телефон: (34153) 2-33-13 (соединить с N 134)

Факс:(34153) 2-33-13

Пн.-чт. - 08.30-17.30;

Пт. - 08.30-16.30;

Перерыв - 13.00-14.00;

Сб. - вс. - выходной

16.

Архивный отдел Администрации МО «Каракулинский район»

Почтовый адрес:ул. Каманина, 10, с.Каракулино, Удмуртская Республика, 427920

Телефон: (34132) 2-12-53

Факс:(34132) 2-13-44

E-mail:karnet@udm.net

Пн.-пт. - 08.00-17.30;

Перерыв - 12.00-13.30;

Сб. - вс. - выходной

17.

Архивный отдел Администрации МО «Кезский район»

Почтовый адрес:ул. Кооперативная, 12, п. Кез, Удмуртская Республика, 427560

Телефон: (34158) 2-19-06

Факс:(34158) 2-11-39

Пн.-чт. - 08.00-17.15;

Пт. -08.00-16.00;

Перерыв - 12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

Приёмные дни - ср., пт.

18.

Архивный отдел Администрации МО «Кизнерский район»

Почтовый адрес:ул. Центральная, 2, с. Кизнер, Удмуртская Республика, 427710

Телефон: (34154) 3-33-30

Факс:(34154) 3-14-98

Пн.-пт. - 08.00-17.00;

Перерыв - 12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

Приёмные дни - пн., ср.

19.

Архивный отдел Администрации МО «Киясовский район»

Почтовый адрес:ул. Красная, 2, с. Киясово, Удмуртская Республика, 427840

Телефон: (34133) 2-23-31

Факс:(34133) 2-24-30

Пн. - 08.00 - 17.00;

Вт. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

20.

Архивный сектор Администрации МО «Красногорский район»

Почтовый адрес:ул. Ленина, 60, с.Красногорье, Удмуртская Республика, 427650

Телефон: (34164) 2-10-69

Факс:(34164) 2-16-00

Пн. - 08.00 - 17.00;

Вт. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

21.

Архивный отдел Администрации МО «Малопургинский район»

Почтовый адрес:пл. Победы, 1, с. Малая Пурга, Удмуртская Республика, 427820

Телефон: (34138) 4-10-55

Факс:(34138) 4-16-84

Пн. - 08.00 - 17.00;

Вт. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

Приёмные дни - пн., ср.

22.

Архивный отдел Администрации МО «Можгинский район»

Почтовый адрес:ул. Короленко, 52, г.Можга, Удмуртская Республика, 427790

Телефон: (34139) 3-19-34

Факс:(34139) 3-17-04

Пн. Пт. - 08.00 - 17.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

23.

Архивный отдел Администрации МО «Сарапульский район»

Почтовый адрес:ул. Лермонтова, 17, с.Сигаево, Сарапульский район, Удмуртская Республика, 427990

Телефон: (34147) 2-52-35

Пн. - 08.00 - 17.00;

Вт. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

24.

Архивный отдел Администрации МО «Селтинский район»

Почтовый адрес:ул. Юбилейная, 3, с.Селты, Удмуртская Республика, 427270

Телефон: (34159) 2-11-41

Факс:(34159) 2-19-84

Пн. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

25.

Архивный отдел Администрации МО «Сюмсинский район»

Почтовый адрес:ул. Советская, 45, с.Сюмси, Удмуртская Республика, 427370

Телефон: (34152) 2-11-46

Факс:(34152) 2-10-40

Пн. - 08.00 - 17.00;

Вт. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

26.

Архивный отдел Администрации МО «Увинский район»

Почтовый адрес:ул. Советская, 68, п.Ува, Удмуртская Республика, 427260

Телефон: (34130) 5-11-39

Факс:(34130) 5-19-73

Пн. - пт. - 08.00 - 17.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

27.

Архивный отдел Администрации МО «Шарканский район»

Почтовый адрес:ул. Ленина, 10, с.Шаркан, Удмуртская Республика, 427070

Телефон: (34136) 2-11-71

Факс:(34136) 2-11-65

Пн. - пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

28.

Архивный отдел Администрации МО «Юкаменский район»

Почтовый адрес:ул. Первомайская, 9, с.Юкаменское, Удмуртская Республика, 427680

Телефон: (34161) 2-13-92

Факс:(34161) 2-16-37

Пн.- пт. - 07.48-16.30;

Перерыв -12.00-13.30;

Сб. - вс. - выходной

29.

Архивный отдел Администрации МО «Якшур-Бодьинский район»

Почтовый адрес:ул. Пушиной, 69, с. Якшур-Бодья, Удмуртская Республика, 427100

Телефон: (34162) 2-13-48

Факс:(34162) 2-14-54

Пн.-чт. - 08.00 - 17.00;

Пт. - 08.00-16.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

30.

Архивный сектор Администрации МО «Ярский район»

Почтовый адрес:ул. Советская, 57, п. Яр, Удмуртская Республика, 427500

Телефон: (34157) 4-13-92

Факс:(34157) 4-11-08

Пн.-пт. - 08.00 - 17.00;

Перерыв -12.00-13.00;

Сб. - вс. - выходной

Приёмные дни - пн.,вт.,чт.

Приложение 3

Комитет по делам архивов

при Правительстве

Удмуртской Республики

Удмурт Элькунысь

Кивалтэт бордысь архив ужъёсъя комитет

________________________________

________________________________

________________________________

________________________________

________________________________

________________________________

________________________________

____________________________

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

_____________№___________

г. Ижевск

о качестве_________________________________________________________

                             (название документа)

__________________________________________________________________

Предлагаю:

Член ЭПМК_______________ ____________________

                 (подпись)   (расшифровка подписи)

Форма Заключения эксперта о качестве документа

Формат А4 (297 х 210)

Приложение 4

Блок-схема {*}исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики»

{*} Не приводится.

Приложение 4-1

Блок-схема {*} административной процедуры «Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК»

{*} Не приводится.

Приложение 4-2

Блок-схема {*} административной процедуры «Рассмотрение документов на заседании ЭПМК, принятие решения»

{*} Не приводится.

Приложение 5

__________________________________________________

(наименование организации)

Фонд № _________________

ОПИСЬ № _______________

дел постоянного хранения__________

за _______________________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

ПодписьРасшифровка подписи

Дата

№
пп

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние
даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с № _________________________ по № _______________________ , в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ________________

(наименование

________________________________________

организации)

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов при Правительстве УР

от ______________ № ______________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организацииФормат А4 (210 ( 297)

Приложение 6

_______________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ №_____________

______________________________________

_______________________ (название описи)____

________________________________ год(ы)_________

___________

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организацииПодпись_______ Расшифровка подписи

Дата

Номер
едини-цы учета

Номер
единицы
хранения

Индекс,
производственный
номер

Заголовок
документа

Автор

Исполнитель
произведения

Язык

Дата
записи,
перезаписи

Хронометраж видео-
записи

Тип и
формат
записи

Количество
единиц хранения

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Оригинал

Копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

В данный раздел описи внесено____________________________ ед. уч. _____________________________ ед. хр.

                                 (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

с № ______ по №_______, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера: ________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _________________________________

(наименование организации)

___________

от______________ №______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов

При Правительстве УР

от ______________ №______________

Форма описи видеодокументов Формат А4 (297 ( 210)

Приложение 7

________________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № ____________________________

______________________________________

_______________________ (название описи)____

_______________________________ год(ы)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организацииПодписьРасшифровка _ подписи

Дата

Номер единицы
учета пп

Номер стороны (единицы хранения)

Индекс, производственный номер

Заголовок
документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата
изготовления

Место
изготовления

Порядковый
номер, диаметр, материал граморигинала

Время звучания

Количество
единиц хранения

Состав текстовой сопроводитель-
ной документации

Примечания

Граморигинал

Грампластинка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

В данный раздел описи внесено___________________________ ед. уч. ___________________________ ед. хр.

                                    (цифрами и прописью)            (цифрами и прописью)

с №_________ по № ____________, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера: ______________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)____________________________________

(наименование организации)

от______________ №______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов

при Правительстве УР

от______________ №______________

Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) Формат А4 (297 ( 210)

Приложение 8

_____________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № _____________________

_____________________________________

_______________________ (название описи)____

________________________________ год(ы)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организацииПодписьРасшифровка подписи

Дата

Номер
единицы
учета
пп

Номер
единицы хранения

Индекс,
производственный
номер

Заголовок
документа

Автор

Исполнитель про-
изведения

Язык

Дата
записи,
пере-
записи

Место
записи,
пере-
записи

Скорость
звучания

Время звучания

Тип и
формат
магнит-
ной лен-
ты

Количество
единиц хранения/метраж

Состав текстовой сопроводитель-
ной документации

Примечания

Оригинал

Копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

В данный раздел описи внесено_____________________________ ед. уч. ________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

с № _________ по № ___________, в том числе: литерные номера: ____________________,пропущенные номера: _____________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)_______________________________________

(наименование

_____________________________________________________________

______________________________________________ организации)

от ______________ №______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов

при Правительстве УР

от______________ №______________

Форма описи фонодокументов магнитной записи

Формат А4 (297 ( 210)

Приложение 9

_______________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № ____________________________

______________________________________

_______________________ (название описи)____

________________________________ год(ы)_________

___________

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организацииПодписьРасшифровка подписи

Дата

Номер
ед. хр.

Заголовок (название) альбома

Автор съемки

Крайние даты фотоотпечатков

Место съемки

Количество
фотоотпечатков

Состав текстовой сопроводительной документации

Внешние особенности

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В данный раздел описи внесено ________________________ ед. уч____________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

с №____________ по № ____________, в том числе: литерные номера: _____________________, пропущенные номера:

_____________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

__________________________________________________________ фотоотпечатков.

                          (цифрами и прописью)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _______________________________________

(наименование

_____________________________________________________________

______________________________________________ организации)

от______________ №______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов

при Правительстве УР

от______________ №______________

Форма описи фотоальбомов

Формат А4 (297 ( 210)

Приложение 10

____________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № ____________________________

______________________________________

_______________________ (название описи)____

________________________________ год(ы)_________

___________

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организацииПодписьРасшифровка подписи

Дата

Номер
ед. хр.

Производственный номер

Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)

Автор
съемки

Дата
съемки

Место съемки

Количество кадров панорамной съемки

Состав текстовой сопроводительной
документации

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В данный раздел описи внесено_____________________________________________ ед. хр.

                                          (цифрами и прописью)

с №____________ по №___________, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера: ____________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)_______________________________________

(наименование

_____________________________________________________________

______________________________________________ организации)

от______________ №______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов

при Правительстве УР

от______________ №______________

Форма описи фотодокументов

Формат А4 (297 ( 210)

Приложение 11

__________________________________________

(наименование организации)

Фонд № __________________________

ОПИСЬ № ________________________

___________

за _______________________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись_______ Расшифровка ________ подписи

Дата

Название раздела

№
ед. учёта

№ ед.хр.

Заголовок ед. учёта

Крайние даты ед. учёта

Формат электронных документов

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено________________________________ ед.учёта

                                      (цифрами и прописью)

_________________________ ед.хр. с № ____________ по № ____________

      (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивохранилищем Подпись Расшифровка

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ________________

(наименование

________________________________________

организации

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов

при Правительстве УР

от ______________ № ______________

Форма годового раздела описи электронных документов постоянного хранения организации

Формат А4 (210 ( 297)

Приложение 12

__________________________________________

(наименование организации)

Фонд №__________

Опись № _________

дел постоянного хранения

за ________________ годы

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

ПодписьРасшифровкаподписи

Дата

№№

п/п

Учетный номер ед.хр. в организации

Производственный индекс (шифр) разработки

Заголовок ед.хр.

Стадия (этап) разработки

Автор, руководитель, ответственный исполнитель

Организация-разработчик, соисполнители

Годы разработки

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

В опись включено ____________________________________________ единиц хранения с № _________ по № __________

                              (прописью, цифрами)

Литерные номера _______________, пропущенные номера __________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Зав. техническим архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)________________________

(наименование организации)

от ____________№______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов при Правительстве УР

от ______________ № ______________

Форма описи научно-технических документов

Формат А4 (297x210)

Приложение 13

__________________________________________

(наименование организации)

Фонд № _______________

ОПИСЬ № _____________

дел по личному составу___

за _______________________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись_______ Расшифровка ___________ подписи

Дата

Название раздела

№
пп

Индекс
дела

Заголовок дела
(тома, части)

Дата дела
(тома, части)

Срок хранения дела
(тома,части)

Количество листов в деле
(томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

с № _____________ по № ______________ , в том числе:

литерные номера:_______________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник отдела кадров (инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ________________

(наименование

________________________________________

организации

от ______________ № ______________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

Комитета по делам архивов

при Правительстве УР

от ______________ № ______________

Форма годового раздела описи дел по личному составу

Формат А4 (210 ( 297)

Приложение 14

___________________________________________________

(наименование организации)

АКТ

_____________________№__________________

_________________________________________

(место составления)

о необнаружении документов, пути

розыска которых исчерпаны

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

ПодписьРасшифровка

подписи

Дата

Фонд №______________________

(название фонда)

В результате____________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Количество листов (время звучания,

метраж)

Крайние

даты

Предполагаемые причины

отсутствия

1

2

3

4

5

6

Итого____________________________________________________________________ ед.хр.

                               (цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.:

_______________________________________________________________________________

                    (номера ед.хр. и их групповые заголовки)

_______________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ____________________

(наименование организации)

от _______________№___________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК Комитета по делам

архивов при Правительстве УР

от _______________№________________

Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Формат А4 (210x297мм)

Приложение 15

__________________________________________

(наименование организации)

___________________________________________________________________________________________________

Полное последнее название источника комплектования

____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Название организации за период описания документов (фонда) __________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________

Представляются описи от организации или по фонду, перечень проблем(тем) (нужное подчеркнуть)

Номер описи

Название и срок хранения

Крайние даты

количество дел

Заключение архива на опись (качество научно-технической обработки документов, место хранения документов, обоснование отбора, характеристика проблем (тем) и т.д.)___________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ЗАМЕЧАНИЯ ЭКСПЕРТА (краткие)_____________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

РЕШЕНИЕ ЭПМК_____________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

_______________________

Форма сопроводительного листа с заключением архива о качестве подготовки документов

Формат А4 (210 ( 297)