Об утверждении административного регламента исполнения архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Росс...



1

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ   МАГАДАНСКОЙ  ОБЛАСТИ

АРХИВНЫЙ  ОТДЕЛ

П Р И К А З

От 12.03.2010 №14

Об утверждении административного регламента исполнения архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области

{Утратил силу: Приказом от 17.05.2012 №17}

(Текст изменен)

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}

В соответствии с постановлением администрации Магаданской области от 25.02.2010 № 72-па «Об утверждении Плана мероприятий по проведению административной реформы в Магаданской области на 2010 год», а также в целях  исполнение государственной функции контроля в сфере архивного дела

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент исполнения архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области.

2. Направить приказ на государственную регистрацию  в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

3. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник архивного отдела

О.Е. Кононова.

УТВЕРЖДЕН

приказом начальника архивного

отдела администрации

Магаданской области

от   12.03.2010 № 14

Административный регламент исполнения архивным  отделом администрации Магаданской области государственной функции  по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в  Российской Федерации  на территории Магаданской области

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}

Общие положения

Наименование государственной функции

1.  Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области (далее – государственная функция).

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции контроля в сфере архивного дела осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, № 237);

  Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях («Собрание законодательства Российской Федерации»  07.01.2002  № 1 (ч.1), ст.1);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст.4169);

  Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г, № 19, ст. 2060);

  Федеральным законом от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008 г., №52(ч.1), ст.6249);

Федеральным законом от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации» («Российская газета»  от 19.10.1999 № 206);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (Собрание законодательства Российской Федерации от 21.11.2005 № 47, ст. 4933);

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 № 1789-р «О Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах» (Собрание законодательства Российской Федерации от 14.11.2005 № 46, ст. 4720);

Приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 02.10.2009 № 319 «О порядке формирования ежегодного основного плана поведения органами государственного контроля (надзора), муниципального контроля плановых проверок в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» («Законность» от 2009 № 12);

Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

Постановлением губернатора Магаданской области от 22.10.2009 № 138-па «Об утверждении перечня органов исполнительной власти Магаданской области, уполномоченных на осуществление регионального государственного контроля (надзора);

  Постановлением администрации Магаданской области от 30.11.2006 № 423-па «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области»;

Положением об архивном отделе администрации Магаданской области (утверждено постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па);

Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 29.08.2008 № 26 "Об утверждении Регламента  архивного отдела администрации Магаданской области";

  Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 23.12.2008 № 38 «Об утверждении перечня должностных лиц архивного отдела администрации Магаданской области, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях».

Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области, являющимся уполномоченным органом исполнительной власти Магаданской области в сфере архивного дела на территории области (далее – Архивный отдел).

4. Должностными лицами, обладающими полномочиями осуществлять государственную функцию по осуществлению контроля в сфере архивного дела являются:

1) начальник Архивного  отдела;

2) заместитель начальника Архивного отдела;

3) иные должностные лица архивного отдела, в должностные регламенты которых входит проведение проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области;

4) специалисты  архивных учреждений Магаданской области, источниками комплектования которых являются проверяемые организации.

5. Должностными лицами, обладающими полномочиями составлять протоколы об административных нарушениях в сфере архивного дела на территории Магаданской области,  являются:

1) начальник Архивного  отдела;

2) заместитель начальника Архивного отдела.

Сроки исполнения государственной функции

6. Продолжительность проведения проверки не может превышать двадцати   рабочих дней.

II. Порядок информирования об исполнения государственной функции

7. Местонахождение Архивного отдела и его почтовый адрес: 685000,       г. Магадан, пр. К. Маркса, д.60.

Электронный адрес Архивного отдела: magadanarchive@mail.ru.

Телефоны:

начальник Архивного отдела 8 (4132) 65-12-78;

заместитель начальника Архивного отдела: 8 (4132) 65-40-93;

факс: 8 (4132) 65-13-99.

Официальный сайт Архивного отдела: www.magadanarchive.ru.

График работы Архив

ного отдела:

понедельник - четверг - 9.00 - 17.45

пятница                        - 9.00 - 17.30

суббота - воскресенье  - выходные дни.

8. Информация по процедурам исполнения Административного регламента осуществления контроля в сфере архивного дела размещается в течение 3-х календарных дней после утверждения годового плана проверочных мероприятий на официальном сайте Архивного отдела администрации  Магаданской области и информационном стенде Архивного  отдела администрации  Магаданской области.

9. На официальном сайте должна быть размещена также следующая информация:

1) место нахождения и режим работы Архивного отдела;

2) график приема посетителей начальником Архивного  отдела;

3) номера телефонов должностных лиц Архивного отдела, уполномоченных осуществлять контроль в сфере архивного дела;

4) утвержденный ежегодный план проведения  проверок;

5) порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, осуществляемых в рамках исполнения государственной функции;

6) извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение государственной функции;

7) перечень должностных лиц, ответственных за индивидуальное информирование.

10. По запросу заинтересованных лиц (индивидуальное информирование) информация о процедурах исполнения государственной функции может быть предоставлена как в устной, так и в письменной форме. При индивидуальном письменном информировании ответ направляется заинтересованным лицам в течение 10 календарных дней со дня поступления запроса.

11. Перечень должностных лиц, ответственных за индивидуальное информирование, утверждается начальником Архивного  отдела.

12. Информация о процедурах исполнения государственной функции предоставляется бесплатно.

III. Административные процедуры

Планирование проверочных мероприятий

13. Проверочные мероприятия осуществляются Архивным отделом на плановой основе.

14. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.

15. Годовой план проведения проверочных мероприятий является составной частью Плана работы Архивного  отдела  и составляется на основании:

1) утвержденных списков организаций-источников комплектования областных государственных и муниципальных архивов;

2) решений Арбитражного суда Магаданской области о признании организаций банкротами;

3) фактов нарушения законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, поступающих в Архивный отдел.

16. Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок является  истечение трех лет со дня:

1) государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;

2) окончания проведения последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя;

3) начала осуществления юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем предпринимательской деятельности в соответствии с представленным в уполномоченный Правительством Российской Федерации в соответствующей сфере федеральный орган исполнительной власти уведомлением о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности в случае выполнения работ или предоставления услуг, требующих представления указанного уведомления.

17. В годовом плане проведения проверочных мероприятий указываются следующие сведения:

1) наименования юридических лиц и негосударственных организаций, деятельность которых подлежит плановым проверкам;

2) цель и основание проведения каждой плановой проверки;

3) дата и сроки проведения каждой плановой проверки;

4) наименование органа государственного контроля, осуществляющего конкретную плановую проверку.

18. Утвержденный начальником Архивного отдела ежегодный план проведения проверок доводится до сведения заинтересованных лиц посредством  его размещения на официальном сайте Архивного отдела либо иным доступным способом.

19. В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок Архивный  отдел  направляет проекты ежегодных планов проведения плановых проверок в органы прокуратуры.

20. В целях оперативного реагирования на поступившую информацию о  фактах нарушения законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, Архивным отделом могут проводиться внеплановые проверки по следующим основаниям, а именно:

1) истечение срока исполнения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований и (или) требований, установленных муниципальными правовыми актами;

2) поступление в Архивный отдел обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

а) возникновение угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среды, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного  и техногенного характера;

б) причинение вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также возникновение чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

в) нарушение прав потребителей (в случае обращений граждан, права которых нарушены).

3) приказ (распоряжение) начальника Архивного отдела, изданный в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.

     Решение о проведении внеплановых проверочных мероприятий принимается начальником Архивного отдела в виде издания соответствующего распорядительного акта.

Порядок организации проверки

21. Юридическое лицо, в отношении которого планируется проверка, должно быть уведомлено (форма уведомления прилагается – приложение №  1) не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии приказа Архивного отдела о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.

22. В приказе начальника  Архивного отдела указываются:

1) наименование органа государственного контроля;

2) фамилии, имена, отчества должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки;

3)юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, в отношении которого проводится проверка;

4) цели, задачи,  предмет проверки и срок ее проведения;

5) правовые основания проведения проверки, в т.ч. подлежащие проверке обязательные требования;

6) сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

7) административный регламент Архивного отдела по исполнению государственной функции контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области;

8) перечень документов, представление которых юридическим лицом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

9) даты начала и окончания проведения проверки.

23. Заверенная печатью копия приказа начальника Архивного отдела вручается под роспись должностными лицами Архивного отдела, проводящими проверку, руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица одновременно с предъявлением служебных удостоверений. По требованию подлежащих проверке лиц должностные лица Архивного отдела обязаны представить информацию об Архивном отделе в целях подтверждения своих полномочий.

24. По просьбе руководителя, иного должностного лица  или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя должностные лица Архивного отдела обязаны ознакомить подлежащих проверке лиц с административным регламентом проведения мероприятий по контролю и порядком их проведения, на объектах используемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности.

25. Мероприятие по контролю проводится только теми должностными лицами, которые указаны в приказе о проведении проверки.

26. Продолжительность мероприятий по контролю не должна превышать сроков установленных федеральным законодательством.

27. Проверки проводятся в соответствии с режимом работы проверяемого юридического лица либо индивидуального предпринимателя.

Внеплановые мероприятия по контролю

28. Внеплановые проверки в случаях получения информации о возникновении чрезвычайных ситуаций, которые могут непосредственно привести к утрате или повреждению архивных документов проводятся в течение трех календарных дней со дня получения информации, в остальных случаях – в течение месяца.

29. При проведении внеплановых проверок выполняются административные процедуры, аналогичные тем, которые выполняются при проведении плановых проверок, а объектом проверок являются факты и основания, явившиеся причиной проведения внеплановых проверок.

Ограничения при проведении мероприятий по контролю

30. При проведении проверки должностные лица Архивного отдела не вправе:

1) проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к полномочиям Архивного отдела;

2) осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, за исключением случаев проведения такой проверки в случаи причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

3) требовать представления документов, информации, если они не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

4) распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

5) превышать установленные сроки проведения проверки;

6) осуществлять выдачу юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю.

Порядок оформления результатов проверки

31. По результатам проверки должностными лицами Архивного отдела, осуществляющими проверку, составляется акт по установленной форме (приложение № 2) в  двух экземплярах.

32. В акте проверки указывается:

1) дата, время и место составления акта проверки;

2) наименование органа государственного контроля, проводившего проверку;

3) дата и номер распоряжения или приказа начальника, заместителя Архивного отдела, на основании которого проводится проверка;

4) фамилии, имена, отчества и должности  должностных лиц, проводивших проверку;

5) наименование проверяемого юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших  при проведении проверки;

6) дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

7) сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях законодательства об архивном деле и о лицах, допустивших указанные нарушения;

8) сведения об  ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного  должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица, индивидуального предпринимателя  указанного журнала;

9) подписи должностных лиц, проводивших проверку.

33. К акту проверки прилагаются объяснения работников юридического лица, работников индивидуального предпринимателя, на которых возлагается ответственность за нарушение обязательных требований законодательства об архивном деле, предписания об устранении выявленных нарушений и иные связанные с результатами проверки документы или их копии.

34. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.

В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле Архивного отдела.

35. Результаты проверки, содержащие информацию, составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную тайну, оформляются с соблюдением требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

36. В журнале учета проверок должностными лицами Архивного отдела осуществляется запись о проведенной проверке, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях, а также указываются фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводящих проверку, его или их подписи.

37. При отсутствии журнала учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись.

Меры, принимаемые должностными лицами Архивного отдела в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки

38. В случае выявления при проведении проверки нарушений юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле, должностные лица Архивного отдела, проводившие проверку, в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обязаны:

1) выдать предписание юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения;

2) принять меры по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждению, предотвращению возможного причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растений, окружающей среде, обеспечению безопасности государства, предупреждению возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также меры по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности.

Возбуждение дела об административном правонарушении

(меры по привлечению к ответственности лиц, допустивших нарушения законодательства об архивном деле)

39. В случае выявления нарушений законодательства об архивном деле по результатам мероприятий по контролю, после составления акта проверки и его подписания руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, уполномоченное должностное лицо Архивного отдела  составляет протокол об административном правонарушении, предусмотренном ст.13.20 КоАП РФ («Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов») в порядке, установленном главой 28 КоАП РФ.

40. В протоколе об административном правонарушении указываются:

1) дата и место его составления;

2) должность, фамилия и инициалы должностного лица Архивного отдела, составившего протокол;

3) сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении;

4) фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие;

5) место, время совершения и событие административного правонарушения;

6) статья КоАП РФ, предусматривающая административную ответственность

за данное административное правонарушение,

7) объяснение  физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело;

8) иные сведения, необходимые для разрешения дела.

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные КоАП РФ, о чем делается запись в протоколе.

41. Лицу, в отношении которого составлен протокол об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с его содержанием.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом Архивного отдела, его составившим, и лицом, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанного лица от подписания протокола в нем делается соответствующая запись.

Лицу, в отношении которого составлен протокол об административном правонарушении, вручается под расписку копия протокола.

42. В течение суток протокол об административном правонарушении со всеми полученными в ходе проверочных мероприятий материалами доставляется мировому судье соответствующего судебного участка непосредственно должностным лицом, его составившим.

Меры по контролю за устранением выявленных нарушений

законодательства об архивном деле

43. По истечении срока, указанного в предписании об устранении выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений, должностное лицо Архивного отдела проводит контрольную проверку.

44. В случае, если в ходе контрольной проверки выясняется, что юридическое (должностное) лицо, индивидуальный предприниматель, в установленный срок не выполнили предписание об устранении нарушений законодательства, должностное лицо Архивного отдела, проводящее контрольную проверку, обязано составить протокол об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 ст. 19.5 КоАП РФ. Порядок составления протокола аналогичен приведённому в п. 40 настоящего Административного регламента.

Обязанности должностных лиц Архивного отдела

при проведении проверки

45. Должностные лица Архивного отдела при проведении проверки обязаны:

1) своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле;

2) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы юридического лица, индивидуального предпринимателя, проверка которых проводится;

3) проводить проверку на основании приказа начальника Архивного отдела о ее проведении в соответствии с ее назначением;

4) проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей;

5) не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

6) предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

7) знакомить руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя с результатами проверки;

8) учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей;

9) доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

10) соблюдать установленные законодательством Российской Федерации сроки проведения проверки;

11) не требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

12) перед началом проведения выездной проверки по просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя ознакомить их с положениями административного регламента (при его наличии), в соответствии с которым проводится проверка;

13) осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок.

Ответственность Архивного отдела, его должностных лиц при проведении проверки

46. Архивный отдел, его должностные лица в случае ненадлежащего исполнения соответственно функций, служебных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) при проведении проверки несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

47. Архивный отдел осуществляет контроль за исполнением должностными лицами Архивного отдела  служебных обязанностей, ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие служебные расследования и принимает в соответствии с законодательством Российской Федерации меры в отношении таких должностных лиц.

48. О мерах, принятых в отношении виновных в нарушении законодательства Российской Федерации должностных лиц, в течение десяти дней со дня принятия таких мер Архивный отдел обязан сообщить в письменной форме юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю, права и (или) законные интересы которых нарушены.

IV. Контроль исполнения государственной функции

49. Текущий оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений должностными лицами, осуществляет начальник Архивного отдела (посредством утверждения планов проверок, издания приказов о проведении проверок, ознакомления с результатами проверок - материалы проверок и протоколы об административных правонарушениях предоставляются на рассмотрение начальнику Архивного управления в  течение двух дней с  даты окончания проверки).

50. Должностные лица Архивного отдела, осуществляющие деятельность по исполнению государственной функции, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой государственной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями действующего законодательства.

51. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения возложенных на него обязанностей, должностное лицо Архивного отдела несет ответственность, предусмотренную статьями 57, 58 Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации».

V. Недействительность результатов проверки, проведенной с грубым нарушением требований законодательства Российской Федерации

52. Результаты проверки, проведенной Архивным отделом с грубым нарушением установленных  законодательством Российской Федерации требований к организации и проведению проверок, не могут являться доказательствами нарушения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований по соблюдению законодательства об архивном деле, и подлежат отмене администрацией Магаданской области или судом на основании заявления юридического лица, индивидуального предпринимателя.

VI. Порядок внесудебного обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции

53. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, проверка которых проводилась, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений в течение пятнадцати дней с даты получения акта проверки вправе представить в Архивный отдел в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений. При этом юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность таких возражений, или их заверенные копии либо в согласованный срок передать их в Архивный отдел.

54. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц Архивного отдела, проводивших мероприятия по контролю, осуществляемых в ходе выполнения настоящего Административного регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своей жалобе, направленной в Архивный отдел, в обязательном порядке указывает:

1) наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

2) свои фамилию, имя, отчество (при наличии);

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

4) уведомление о переадресации обращения;

5) излагает суть предложения, заявления или жалобы;

6) личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

55. Архивный отдел:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; 

2) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

56. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба рассматривается в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации. В соответствии с действующим законодательством начальник Архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы. Уведомление о продлении срока его рассмотрения направляется заявителю в течение 2 дней с момента принятия решения.

57. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. 

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.

             

                                                                             Приложение № 1

                                                      к Административному регламенту

                                                      Руководителю организации

                                                      (Индивидуальному предпринимателю)

О проведении проверки соблюдения

законодательства об архивном деле

Уведомляем Вас о том, что в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,  на основании плана работы архивного отдела администрации Магаданской области на 20___ год

____________________________________________________________________

(ФИО и должности лиц, проводящих проверку)

в период с ____ по _____ 20__ года будет проведена проверка соблюдения законодательства в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности ____________________________________________________________________

                                          ( наименование организации, где планируется проведение проверки)

Перечень вопросов, рассматриваемых в ходе проведения проверки:

1. Наличие нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документов в делопроизводстве и работу с архивными документами (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел организации, положения об архиве организации, экспертной комиссии организации, приказа о создании и протоколов заседаний комиссии).

2. Назначение распорядительным актом лиц, ответственных за ведение делопроизводства, учет и хранение архивных документов организации.

3. Соблюдение общих требований, предъявляемых к оформлению управленческих документов и обеспечивающих их юридическую силу.

              4. Порядок оперативного хранения документов в организации.

              5. Соблюдение общих правил при формировании дел.

              6. Своевременность проведения работ по упорядочению архивных документов.

              7. Условия хранения архивных документов.

              8. Иные вопросы, относящиеся к сфере архивного дела.

Начальник                                             ______________                          ____________________

                                                                      (подпись)                                                        (инициалы, фамилия)

                                                                                                  Приложение  № 2

                                                                                                                к Административному регламенту

                                                                                                               

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

                         АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

АКТ ПРОВЕРКИ №__

20___

   ((место  составления)

(должность, Ф.И.О. лиц, составляющих акт проверки)

                                   действующих на основании приказа Архивного отдела

(дата и номер приказа  о проведении проверки)

с ________ час. до _________ час.  _____________________ проведена  проверка

            (дата проверки)

(наименование  проверяемой организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя)

(Ф.И.О., должность  руководителя  проверяемой организации)

Проверка проведена в присутствии

(указываются должности и фамилии лиц, участвующих в проверке)

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ

        В ходе обследования выявлены следующие нарушения:

П Р Е Д П И С А Н И Е

         В целях устранения выявленных при проверке нарушений необходимо выполнить следующие мероприятия:

№

пп

Наименование мероприятия

Срок

исполнения

Указанные в предписании  мероприятия являются обязательными для организаций, должностных лиц, а также граждан.

Невыполнение в установленные сроки предписаний об устранении нарушений законодательства является административным правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ч.1 ст.19.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

При несогласии с указанными мероприятиями или сроками их выполнения Вам предоставляется право обжаловать предписание в установленном действующим законодательством порядке.

(дата)

(подпись)

(Ф.И.О. должностного лица, выносящего предписание)

С результатами проверки ознакомлены:

(дата)

(подпись)

(Ф.И.О. лица, присутствовавшего при проверке)

(дата)

(подпись)

(Ф.И.О. лица, присутствовавшего при проверке)

Предписание для исполнения получил:

(дата)

(подпись)

(Ф.И.О. должностного лица, получившего предписание)

Результаты контрольных проверок:

Дата

провер-ки

Ф.И.О. должностного лица, проводившего проверку

№

проверки

Заключение и подпись лица, проводившего

проверку

Ф.И.О. должностного лица, подпись и дата ознакомления с результатами проверки

                                                                                              Приложение № 3

                                                                                                                к Административному регламенту

                                                                                                               

Блок-схема

последовательности действий при исполнении государственной  функции