ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА



КОМИТЕТ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРИКАЗ

от 12 октября 2012 года № 109

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

{Акт утратил силу с 4 мая 2015 года: приказом Комитета Республики Марий Эл по делам архивов от 20.04.2015 года № 29}

В целях повышения качества и оперативности исполнения запросов социально-правового характера приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок исполнения запросов социально-правового характера (далее - Порядок).

2. Директорам государственных казенных учреждений «Государственный архив Республики Марий Эл» Киселевой Л.А., «Марийский республиканский центр хранения документов по личному составу» Шлычкову И.С. внедрить Порядок в работу указанных учреждений и обеспечить его выполнение.

3. Признать утратившим силу приказ Комитета Республики Марий Эл по делам архивов от 12 октября 2007 г. № 46 «Об утверждении административного регламента по оказанию Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов государственной услуги по выдаче справок (тематических, социально-правовых, генеалогических) по заявлениям и запросам юридических и физических лиц, в т.ч. поступивших из-за рубежа».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела правовой, кадровой и аналитической работы Комитета Республики Марий Эл по делам архивов Кадочникову Л.А.

И.о.председателя Комитета Республики

Марий Эл по делам архивов Л.А.Кадочникова

УТВЕРЖДЕН

приказом Комитета Республики Марий Эл по делам архивов от 12 октября 2012 г. № 109

ПОРЯДОК

исполнения запросов социально-правового характера

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет сроки и последовательность действий государственных казенных учреждений, находящихся в ведении Комитета Республики Марий Эл по делам архивов (далее - Комархив), при исполнении запросов социально-правового характера.

2. В целях настоящего Порядка используются следующие понятия:

запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - социально-правовые запросы);

архивная справка - документ архива, составленный на бланке государственного архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ государственного архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

заявители – физические (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, а также лица без гражданства, проживающие на территории Российской Федерации и за рубежом) и юридические лица.

3. Исполнение социально-правовых запросов (далее - услуга, предоставление услуги) осуществляется государственными казенными учреждениями, находящимися в ведении Комархива, - государственным казенным учреждением «Государственный архив Республики Марий Эл» (далее - ГКУ «Госархив Республики Марий Эл») и государственным казенным учреждением «Марийский республиканский центр хранения документов по личному составу» (далее - ГКУ «Марресцентр») (далее - государственные архивы).

Непосредственными исполнителями услуги являются специалисты государственных архивов, осуществляющие исполнение социально-правовых запросов в соответствии с должностными обязанностями (далее - уполномоченные специалисты государственных архивов).

4. Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25 декабря 1993 г., № 237);

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992) (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31(часть I), ст.3448);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 27, ст. 784);

постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г. № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., № 20);

Законом Республики Марий Эл от 6 июля 2005 г. № 29-З «Об архивном деле в Республике Марий Эл» (Собрание законодательства Республики Марий Эл , 2005, № 8, ст. 336);

Указом Президента Республики Марий Эл от 7 ноября 2006 г. № 195 «О порядке организации работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл и в органах исполнительной власти Республики Марий Эл» (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2006, №12 (II), ст.466).

5. Конечным результатом предоставления услуги является:

а) исполнение социально-правового запроса в виде:

выдачи архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

уведомления заявителя о направлении запроса, не относящегося к составу хранящихся в государственных архивах документов, в соответствующий архив или организацию, где хранятся архивные документы, необходимые для исполнения запроса (в случае наличия таких сведений в государственном архиве), либо об отсутствии в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также сведений об их нахождении.

б) отказ в исполнении социально-правового запроса.

6. Предоставление услуги осуществляется бесплатно.

II. Требования к порядку предоставления услуги

Порядок информирования об услуге

7. Сведения о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах и адресах электронной почты государственных архивов.

Место нахождения ГКУ «Госархив Республики Марий Эл»: 424033, Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола, ул. Воинов-Интернационалистов, д.28.

Телефон для справок: (8362) 56-08-99

Адрес официального сайта: http://gosarh.arh-mari.ru

Адрес электронной почты: gamariel@mail.ru

Место нахождения ГКУ «Марресцентр»: 424006, Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола, ул.Ломоносова, д. 6.

Телефон для справок: (8362) 45-67-14

Адрес официального сайта: http:// marres.arh-mari.ru

Адрес электронной почты: mrcdoc@yandex.ru

8. График работы государственных архивов:

понедельник - пятница - с 8.30 до 17.30, обеденный перерыв - с 12.30 до 13.30;

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни - выходные дни;

продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, сокращается на один час – с 8.30 до 16.30 (обеденный перерыв - с 12.30 до 13.30).

При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней перенос выходных дней, совпадающих с нерабочими праздничными днями, осуществляется в порядке, установленном статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации.

9. Сведения о местонахождении, графике работы, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты государственных архивов, о порядке информирования по вопросам предоставления услуги размещаются:

на официальных сайтах государственных архивов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

на интернет-портале «Архивы Марий Эл» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (http://arh-mari.ru);

на официальном сайте Комархива в структуре официального Интернет–портала Республики Марий Эл в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (http://portal.mari.ru/archiv);

в республиканской информационной системе «Портал государственных услуг Республики Марий Эл» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: http://pgu.gov.mari.ru.

на информационных стендах в государственных архивах.

10. Информацию по вопросам предоставления услуги (далее - информация об услуге, информирование об услуге) предоставляют уполномоченные специалисты государственных архивов в соответствии с графиком работы государственных архивов, указанным в пункте 8 настоящего Порядка.

Информирование об услуге осуществляется:

при личном обращении заявителя непосредственно в государственный архив;

по письменным обращениям заявителей;

посредством использования средств телефонной связи по телефонам для справок, указанным в пункте 7 настоящего Порядка;

по обращениям заявителей в электронном виде, направленным на адрес электронной почты государственного архива;

на официальном интернет-портале «Архивы Марий Эл» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» через раздел «Запрос on-line».

11. Информирование заявителя об услуге осуществляется в устной, письменной форме, в электронном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки (по почтовому адресу, адресу электронной почты), указанного в обращении заявителя.

Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.

Информирование заявителя в устной форме организуется посредством личного приема у уполномоченного специалиста государственного архива и использования средств телефонной связи.

Организация личного приема при личном обращении заявителя в государственный архив осуществляется уполномоченными специалистами государственного архива на их рабочих местах.

При ответах на устные обращения, поступившие на личном приеме или посредством телефонной связи, уполномоченный специалист государственного архива подробно и в вежливой (корректной) форме информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ при личном обращении заявителя или обращении заявителя по телефону должен начинаться с информации о фамилии, имени, отчестве и должности уполномоченного специалиста государственного архива, соответственно осуществляющего личный прием или принявшего телефонный звонок.

Информирование об услуге по письменному обращению заявителя, обращению заявителя в электронном виде, поступившему по электронной почте, осуществляется соответственно в виде письменного ответа, ответа в форме электронного документа за подписью директора государственного архива, который готовит уполномоченный специалист государственного архива.

Информирование по обращению, направленному через официальный интернет-портал «Архивы Марий Эл» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», осуществляется уполномоченным специалистом государственного архива путем размещения ответа заявителю на указанном портале в разделе «Запрос on-line».

12. Информирование об услуге осуществляется в следующие сроки:

на личном приеме при личном обращении заявителя - непосредственно в процессе личного приема, продолжительность которого не должна превышать 30 минут;

при обращении заявителя посредством телефонной связи - в процессе телефонного разговора, продолжительность которого не должна превышать 30 минут;

по письменным обращениям и обращениям, направленным посредством электронной почты, официального интернет-портала «Архивы Марий Эл» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», - в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения в государственном архиве.

При предоставлении информации об услуге по письменным обращениям и обращениям, направленным посредством электронной почты, официального интернет-портала «Архивы Марий Эл» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», ответ на обращение направляется уполномоченными специалистами государственных архивов по адресу, указанному заявителем в обращении.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления услуги

13. Для предоставления услуги заявитель представляет в государственный архив заявление об исполнении социально-правового запроса в письменной форме или в форме электронного документа.

Заявление об исполнении социально-правового запроса (далее – запрос) оформляется по форме согласно приложению № 1 к настоящему Порядку.

14. В запросе указываются:

наименование государственного архива или должностного лица государственного архива, которому адресован запрос;

наименование юридического лица (для заявителя, являющегося юридическим лицом);

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (для заявителя, являющегося физическим лицом);

почтовый и/или электронный адрес заявителя;

тема и хронологические рамки запрашиваемой информации;

личная подпись (для заявителя, являющегося физическим лицом) или подпись должностного лица, заверенная печатью (для заявителя, являющегося юридическим лицом);

дата заполнения запроса.

15. В случае подачи запроса при личном обращении в государственный архив заявитель, являющийся физическим лицом, предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

16. Заявитель вправе указать в запросе иные дополнительные сведения, касающиеся темы запроса.

17. Заявитель вправе приложить к письменному запросу необходимые документы и материалы или их копии в письменной форме.

Заявитель вправе приложить к запросу в форме электронного документа, необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

18. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

19. Не допускается требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных пунктами 13 - 15 настоящего Порядка, а также обязательного исполнения пунктов 16, 17 настоящего Порядка.

Сроки предоставления услуги

20. Срок исполнения социально-правового запроса, результатом которого является выдача архивной справки, архивной выписки, архивной копии, не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса в государственном архиве.

В исключительных случаях, а также в случае, предусмотренном частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», директор государственного архива вправе продлить срок исполнения запроса не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока и указанием оснований продления срока исполнения запроса.

21. Срок исполнения социально-правового запроса, результатом которого является направление запроса, не относящегося к составу хранящихся в государственных архивах документов, в соответствующий архив или организацию, где хранятся архивные документы, необходимые для исполнения запроса (в случае наличия таких сведений в государственном архиве), и уведомление об этом заявителя, либо уведомление заявителя об отсутствии в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также сведений об их нахождении, - в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса в государственном архиве.

22. Максимальный срок ожидания в очереди:

при подаче запроса – не более 30 минут;

при получении конечного результата предоставления услуги - не более 30 минут.

Перечень оснований для отказа в предоставлении услуги

23. Основаниями для отказа в предоставлении услуги являются:

1) отсутствие в запросе следующих сведений:

наименования юридического лица (для заявителя, являющегося юридическим лицом);

фамилии, имени и отчества (последнее – при наличии) (для заявителя, являющегося физическим лицом);

почтового и/или электронного адреса заявителя;

темы и хронологии запрашиваемой информации;

2) текст запроса не поддается прочтению.

3) ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

III. Порядок предоставления услуги

Описание последовательности действий при предоставлении услуги

24. Предоставление услуги включает в себя следующие процедуры:

а) прием и регистрация запросов, передача их на рассмотрение и исполнение;

б) рассмотрение запросов и принятие решения о начале процедур по исполнению запросов или об отказе в их исполнении;

в) отказ в исполнении запроса;

г) исполнение запросов, включая:

проверку наличия в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, и направление запроса, не относящегося к составу хранящихся в государственных архивах документов, в соответствующий архив или организацию, где хранятся архивные документы, необходимые для исполнения запроса, и уведомление об этом заявителя (в случае наличия таких сведений в государственном архиве), либо уведомление заявителя об отсутствии в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также сведений об их нахождении;

поиск архивных документов и содержащейся в них документной информации, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

д) выдача (отправка) заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Прием и регистрация запросов, передача их на рассмотрение и исполнение

25. Запрос подается заявителем в государственный архив:

непосредственно при личном обращении в государственный архив;

посредством почтовой связи;

по электронной почте на электронный адрес государственного архива;

по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия (на основании соглашений, заключенных с юридическими лицами).

26. Прием и регистрацию запросов осуществляет специалист государственного архива, на которого в соответствии с должностной инструкцией возложены обязанности по регистрации запросов (далее – специалист, ответственный за регистрацию запросов).

Запросы регистрируются в Журнале регистрации запросов социально-правового характера в день их поступления в государственный архив.

При этом запросы, поступившие по электронной почте, распечатываются на бумажный носитель, а на электронный адрес заявителя специалист, ответственный за регистрацию запросов, в день регистрации запроса направляет уведомление о получении запроса с указанием регистрационного номера запроса.

27. Специалист, ответственный за регистрацию запросов, в день регистрации запроса представляет запрос на визирование директору государственного архива.

Директор государственного архива визирует запрос и направляет его на рассмотрение и исполнение уполномоченным специалистам государственного архива не позднее одного рабочего дня, следующего за днем регистрации запроса.

Рассмотрение запросов и принятие решения о начале процедур по исполнению запросов или об отказе в их исполнении

28. Уполномоченные специалисты государственного архива осуществляют рассмотрение запросов с учетом имеющихся в государственном архиве научно-справочного аппарата, баз данных программного комплекса «Архивный фонд».

При этом определяется:

возможность исполнения запроса в части отсутствия оснований для отказа в его исполнении в соответствии с пунктом 22 настоящего Порядка;

анализ тематики и хронологии запрашиваемой информации;

наличие в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

29. По результатам рассмотрения запроса уполномоченный специалист государственного архива принимает одно из следующих решений:

об отказе в исполнении запроса;

о начале процедур по исполнению запроса.

30. Срок рассмотрения запросов в соответствии с пунктом 27 настоящего Порядка и принятия решений, предусмотренных пунктом 28 настоящего Порядка, - в течение 2 рабочих дней со дня регистрации запроса.

Отказ в исполнении запроса

31. В случае принятия решения об отказе в исполнении запроса уполномоченный специалист государственного архива готовит и представляет для рассмотрения и подписания директору государственного архива проект уведомления заявителя об отказе в исполнении запроса с указанием оснований отказа.

Уведомление заявителя об отказе в исполнении запроса оформляется на бланке государственного архива, регистрируется и направляется заявителю по почте простым письмом в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственном архиве.

32. Срок отказа в исполнении запроса, включая срок рассмотрения запроса, принятия решения об отказе в исполнении, подготовки, подписания и направления заявителю уведомления об отказе в исполнении запроса, – не более 5 календарных дней со дня его регистрации в государственном архиве.

Исполнение запросов

Проверка наличия в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса

33. При исполнении запросов уполномоченный специалист государственного архива осуществляет проверку наличия в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, и определяет:

наличие в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

отсутствие в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также сведений об их нахождении;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса, но не относящихся к составу хранящихся в государственном архиве архивных документов, и адрес архива или организации (в случае наличия в государственном архиве таких сведений), где они находятся, и куда следует направить запрос на исполнение.

34. В случае отсутствия в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также сведений об их нахождении, уполномоченный специалист государственного архива готовит и представляет для рассмотрения и подписания директору государственного архива уведомление об отсутствии в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также сведений об их нахождении.

35. В случае наличия в государственном архиве сведений о местонахождении архивных документов, необходимых для исполнения запроса, но не относящихся к составу хранящихся в государственном архиве архивных документов, уполномоченный специалист государственного архива готовит и представляет для рассмотрения и подписания директору государственного архива:

письмо о направлении запроса, не относящегося к составу хранящихся в государственном архиве архивных документов, в другой архив или организацию, где хранятся архивные документы, необходимые для исполнения запроса;

уведомление заявителя о направлении запроса в другой архив или организацию, где хранятся архивные документы, необходимые для исполнения запроса.

36. Уведомления и письма, предусмотренные пунктами 33, 34 настоящего Порядка, оформляются на бланке государственного архива, регистрируются и направляются заявителю по почте простыми письмами в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственном архиве.

37. Срок осуществления процедур по исполнению запроса, включая рассмотрение запросов в соответствии с пунктом 27 настоящего Порядка и принятие решения об исполнении запроса в соответствии с пунктом 28 настоящего Порядка, проверку наличия в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, рассмотрение и подписание директором государственного архива, направление заявителям уведомлений, предусмотренных пунктами 32, 33 настоящего Порядка, а также направления запроса, не относящегося к составу хранящихся в архиве архивных документов, в другой архив или организацию, где хранятся архивные документы, необходимые для исполнения запроса, - не более 5 календарных дней со дня регистрации запроса в государственном архиве.

Поиск архивных документов и содержащейся в них документной информации, необходимых для исполнения запросов

38. При наличии в государственном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, уполномоченный специалист государственного архива осуществляет поиск архивных документов и содержащейся в них документной информации, необходимых для исполнения запроса.

При этом производится:

определение архивных фондов, просмотр описей и определение единиц хранения;

подборка единиц хранения в соответствии с запросом;

полистный просмотр единиц хранения;

выявление сведений в архивных документах по теме запроса;

подготовка текста архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

39. Срок осуществления процедур по исполнению запроса, включая рассмотрение запросов в соответствии с пунктом 27 настоящего Порядка и принятие решения об исполнении запроса в соответствии с пунктом 28 настоящего Порядка, поиск архивных документов и содержащейся в них документной информации оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, а также выдачу заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий, не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса, за исключением случая, предусмотренного абзацем вторым пункта 19 настоящего Порядка.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

40. Архивные выписки, архивные справки, архивные копии, подготавливаемые уполномоченными специалистами государственного архива, оформляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19.

41. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью государственного архива.

Архивная справка оформляется на бланке государственного архива и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается директором государственного архива и заверяется печатью государственного архива, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора государственного архива или уполномоченного должностного лица и печатью государственного архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью государственного архива и подписью директора государственного архива или уполномоченного должностного лица. Архивная копия заверяется печатью государственного архива и подписью директора или уполномоченного должностного лица.

42. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Государственную услугу по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях предоставляет Комархив.

Представление архивных справок, архивных выписок и архивных копий в Комархив для проставления апостиля осуществляет уполномоченный специалист государственного архива.

Перечень документов, необходимых для проставления апостиля, порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях устанавливаются Административным регламентом Комархива по предоставлению государственной услуги по проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., утвержденным приказом Комархива.

Выдача (отправка) заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий

43. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления на территории Российской Федерации, а также в государства – участники СНГ, отправляются государственными архивами по почте простыми письмами по адресу, указанному заявителем в запросе.

44. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами отправляются государственными архивами в Министерство иностранных дел России.

45. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии в случае личного обращения заявителя, его доверенного лица в государственный архив выдаются уполномоченным специалистом государственного архива под расписку:

заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

доверенному лицу заявителя - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

46. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, выполненные по запросам, поступившим в электронном виде в рамках межведомственного взаимодействия (на основании соглашений, заключенных с юридическими лицами), направляются государственными архивами по электронным каналам связи.

IV. Показатели доступности и качества услуги

47. Показателями доступности услуги являются:

наличие возможности получения информации по вопросам предоставления услуги и о ходе ее предоставления в электронном виде, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

минимальное количество взаимодействий заявителя с должностными лицами государственного архива при предоставлении услуги – не более двух административных действий (подача заявления и документов, необходимых для предоставления услуги, и получение результата предоставления услуги);

ограничение времени ожидания в очереди приема заявления о предоставлении услуги и получения результата предоставления услуги 30 минутами.

48. Показателями качества услуги являются:

отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей;

соблюдение должностными лицами государственного архива требований настоящего Порядка.

V. Порядок и формы контроля за предоставлением услуги

49. Текущий контроль за предоставлением услуги, и принятием решений осуществляется директором государственного архива путем проведения проверок соблюдения и исполнения уполномоченными специалистами государственного архива требований настоящего Порядка.

50. Комархив осуществляет контроль за предоставлением услуги государственными архивами.

Контроль за предоставлением услуги государственными архивами включает в себя установленную Комархивом ежемесячную отчетность государственных архивов о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц государственных архивов.

51. Контроль за предоставлением услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок предоставления услуги.

Периодичность проведения плановых проверок устанавливается в соответствии с утверждаемым председателем Комархива планом работы Комархива на текущий год.

Внеплановые проверки проводятся в случаях наличия обращения заявителя о несоблюдении или неисполнении должностными лицами государственных архивов положений настоящего Порядка и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги.

52. Проверка предоставления государственной услуги проводится на основании приказа Комархива, в котором указываются предмет и срок ее проведения, уполномоченные на ее проведение должностные лица Комархива.

По результатам проверки предоставления услуги в течение одного рабочего дня после дня ее завершения составляется акт проверки с отражением фактов и обстоятельств, выявленных в рамках предмета проверки.

Сведения о результатах проверки представляются уполномоченными на ее проведение должностными лицами Комархива на рассмотрение председателю Комархива не позднее одного рабочего дня после дня составления акта проверки.

VI. Ответственность должностных лиц государственных архивов за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления услуги

53. Должностные лица государственных архивов несут ответственность в соответствии с федеральными законами за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления услуги, в том числе за несоблюдение или неисполнение положений настоящего Порядка и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги, несоблюдение прав граждан, обратившихся в государственный архив, совершение противоправных действий.

Персональная ответственность должностных лиц государственных архивов закрепляется в их должностных инструкциях.

VII. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления услуги

54. Заявитель имеет право на обжалование решений и действий (бездействия) государственного архива, а также его должностных лиц в досудебном (внесудебном) порядке.

55. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут являться решения и действия (бездействие) государственного архива, а также его должностных лиц, принимаемые (осуществляемые) с несоблюдением или неисполнением положений настоящего Порядка и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги.

56. Действия (бездействие) и решения должностных лиц государственных архивов могут быть обжалованы:

председателю Комархива;

директору государственного архива;

57. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме в государственный архив или в Комархив.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием официальных сайтов государственного архива, Комархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

58. Жалоба должна содержать:

а) наименование государственного архива или Комархива, должностного лица государственного архива или Комархива, которым направляет жалобу;

б) свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

в) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

г) суть жалобы, сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) государственного архива, должностного лица государственного архива;

д) личную подпись заявителя и дату.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

59. Поступление жалобы заявителя является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

60. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

61. В ходе личного приема заявителю с его согласия может быть дан устный ответ на жалобу, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема. В остальных случаях должностными лицами государственного архива, Комархива направляется заявителю подписанный директором государственного архива, председателем Комархива письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

62. Срок рассмотрения жалобы в письменной форме не должен превышать 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа государственного архива, должностного лица государственного архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

63. По результатам рассмотрения жалобы по существу директором государственного архива, председателем Комархива принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных государственным архивом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

64. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение № 1

к Порядку исполнения запросов социально-правового характера

ЗАПРОС

(заявление об исполнении запроса социально-правового характера)

для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии (нужное подчеркнуть) по документам

_____________________________________________________________

(наименование государственного архива)

1.

Фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование юридического лица, запрашивающего архивную информацию

2.

Фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения лица, о котором запрашивается архивная информация (в случае смены фамилии указать фамилию на период запрашиваемой информации)

3.

Тема запроса*

4.

Хронологические рамки запрашиваемой информации

(период с ____________________

(число, месяц, год)

по _________________________ )

(число, месяц, год)

5.

Дополнительные сведения для исполнения запроса**

6.

Почтовый и/или электронный адрес заявителя

_________________________ 20__ г.

(Дата заполнения запроса)

Подпись _________________

(подпись заявителя)

* Например:

трудовой стаж в организации (указать полное название организации на период работы), занимаемая должность (должности) в структурном подразделении организации;

размер заработной платы в организации (указать полное название организации на период работы), занимаемая должность (должности) в структурном подразделении организации.

награждение государственной (ведомственной) награды (орден, медаль, почетное звание, нагрудный знак, грамота и т.д.), дата награждения.

** Например:

о стаже работы (службы), заработной плате - название, ведомственная подчиненность организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили)

о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность.

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.