ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТР...



УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВО ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 13 июля 2010 года №29

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЯ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА"

{Утратил силу в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 29.06.2012 №54}

В целях приведения положений административного регламента управ­ления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставле­нию государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без граж­данства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" в соответствие с положениями административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация испол­нения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без граж­данства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные го­сударства", вступившего в силу 09 марта 2010 года, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2. Признать утратившими силу абзац пятый пункта 1 приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 05 февраля 2009 г. № 4 "Об утверждении новой редакции административных регламентов"' пункт четвертый приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 06 апреля 2009 г. № 21 "О внесении изменений в административные регламенты управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственных услуг и исполнению государственных функций, утвержденных приказом управления от 05 февраля 2009 г. № 4

3. Главному специалисту отдела научно-методической и правовой ра­боты управления по делам архивов Правительства края Панченко Л.А.:

3.1. в 7-дневный срок с момента принятия настоящего приказа направить его в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области для включения в федеральный регистр и в прокуратуру Хабаровского края;

3.2. направить приказ в комитет по печати, полиграфической промышленности и телерадиовещанию Правительства Хабаровского края для опубликования в Собрании законодательства Хабаровского края.

4. Главному специалисту отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов Правительства края Беляковой Л.В. разместить вышеназванный регламент на официальном сайте Правительства Хабаровского края и сайте "Архивы Хабаровского края".

Начальник управления

Т.А. Шевчик

УТВЕРЖДЕН

приказомуправления по делам

архивов Правительства

Хабаровского края

от 13.07.2010 №29

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги

Административный регламент управления по делам архивов Прави­тельства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляе­мых в иностранные государства" (далее - Административный регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных проце­дур) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее -Управление), а также порядок взаимодействия Управления с территориаль­ными органами федеральных органов государственной власти, органами го­сударственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, иными организациями всех организационно-правовых форм и форм собственности (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляе­мых в иностранные государства" (далее - государственная услуга).

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов россий­ских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реа­лизацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с соци­альной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

1.2.Наименование органа по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется Управлением.

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформле­ние в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностран­ные государства, осуществляют государственные и муниципальные архивы края, органы и организации при наличии у них соответствующих докумен­тов, необходимых для исполнения запросов.

1.3. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответст­вии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосо­ванием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Фе­дерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Фе­дерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2);

Конвенцией, отменяющей требования легализации официальных ино­странных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 03.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 "О порядке вывоза, пере­сылки и истребования личных документов советских и иностранных граж­дан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 27, ст. 784);

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гааг­ской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации официаль­ных иностранных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоедине­нии СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легали­зации иностранных официальных документов" (документ официально опуб­ликован не был);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотре­ния обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 № 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Феде­ральной регистрационной службой государственной функции по проставле­нию апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов феде­ральных органов исполнительной власти, №11, 12.03.2007);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Россий­ской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государст­венных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Рос­сийской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Россий­ской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень норматив­ных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 декаб­ря 2009 г. № 894 "Об утверждении Административного регламента Феде­рального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляе­мых в иностранные государства";

Приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации № 20086, Министерства юстиции Российской Федерации № 311 от 25.12.2008 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (зарегистри­рован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистра­ционный № 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов ис­полнительной власти, № 18, 04.05.2009)";

Законом Хабаровского края от 29.09.2005 № 299 "О реализации пол­номочий Хабаровского края в области архивного дела" (Собрание законода­тельства Хабаровского края, 2005, № 10 (39));

Постановлением Правительства Хабаровского края от 14.05.2005 № 48-пр "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Пра­вительства Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005, № 5 (34)).

1.4. Результаты предоставления государственной услуги

Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства в виде писем Управления, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

1.5. Описание заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги вы­ступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномо­чиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

2.1.1. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Управлением.

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги:

посредством личного обращения в Управление;

по телефонам Управления;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

на интернет-сайте "Архивы Хабаровского края";

на Портале государственных услуг Хабаровского края.

Информирование посредством личного обращения может осуществ­ляться по предварительной договоренности. Специалист Управления, обязан принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть пе­ренесен на другой день или другое время по договоренности сторон. Органи­зация приема осуществляется специалистами Управления на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления. В день назначенной встречи, по прибытии заинтересованного лица, специалист Управления обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

При информировании по телефону специалист Управления должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержать ин­формацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявше­го телефонный звонок. В случае если для подготовки ответа требуется про­должительное время, специалист может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информиро­вания (с учетом графика работы Управления).

При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой и понятной форме и направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, в виде почтового отправления в ад­рес заявителя, проживающего в государстве-участнике СНГ, или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государ­стве, за подписью начальника Управления либо лица, исполняющего его обя­занности, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполни­теля.

При информировании в форме ответов на обращения, поступившие по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электрон­ный адрес автора обращения в срок, не превышающий 10 дней со дня посту­пления обращения.

Информация по обращению, направленному через сайт "Архивы Ха­баровского края", размещается на сайте в разделе "Обратная связь" подразде­ле "Гостевая книга".

2.1.2. Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на офи­циальном сайте Управления "Архивы Хабаровского . края" http://archive.khabkrai.ru/.

Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Запарина, 75, г. Хабаровск, 680002.

Телефоны: (4212) 32-57-06, 32-53-55, 32-46-93, 45-00-24, 45-00-25.

Факс:(4212)32-57-06.

Электронный адрес: archiv@depart.khv.ru

График работы:

понедельник-пятница: 9.00 - 18.00

перерыв: 12.00-13.00

суббота-воскресенье: выходной день.

Личный прием граждан осуществляется начальником Управления по вторникам с 17 час. 00 мин., тел 45 00 25; заместителем начальника Управле­ния - начальником отдела - по четвергам с 17 час. 00 мин., тел. 32 53 55, 32 46 93

2.2. Основание для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Управления.

В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, а также другие сведения, необхо­димые для исполнения запроса:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усы­новлении, смерти, сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, да­ты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии;

о награждении государственными и ведомственными наградами - на­звание награды, дата награждения, решением какого органа произведено, ме­сто работы (службы) в период награждения, название организации, предста­вившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необхо­димых для исполнения запроса.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Фе­дерации.

2.3. Сроки предоставления государственной услуги

Поступившие в Управление запросы в течение 10 дней со дня их реги­страции направляются по принадлежности в органы и организации для ис­полнения и ответа заявителю.

Поступившие в Управление, иные органы и организации запросы, ко­торые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведе­ний, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения све­дениями.

Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации этот срок может быть продлен.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организа­циях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 10 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.4.1. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

2.4.2. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.

2.4.3. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

2.4.4. Если запросы не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику Управления" либо лицу, исполняющем его обязанности, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, прожи­вающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов со­циально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, полу­чение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бес­платно.

3. Административные процедуры

Ответственным за предоставление государственной услуги является специалист Управления, обязанности которого по предоставлению государ­ственной услуги закреплены приказом начальника Управления либо должно­стным регламентом.

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Управления:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по при­надлежности;

подготовка ответов заявителям;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Органы и организации, архивные учреждения, исполняющие запросы, получаемые из Управления или непосредственно от заявителя, проживающе­го за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по при­надлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (управлением по делам архивов Правительства Хабаров­ского края);

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Последовательность действий при предоставлении государственной услуги представлена в Схеме, являющейся Приложением к настоящему Административному регламенту.

3.1.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение Поступившие в Управление запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по пре­доставлению государственной услуги.

3.1.2. Анализ тематики поступивших запросов

Специалист Управления, ответственный за предоставление государст­венной услуги, анализирует тематику поступивших запросов, при этом оп­ределяет:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует напра­вить запрос по принадлежности на исполнение.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

3.1.3. Направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 10 дней со дня регистрации Управление направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности в государственные и муниципальные архивы Хабаровского края, в органы и организации, имеющие на хранении докумен­ты, необходимые для исполнения запросов.

В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и ор­ганизациями, Управление направляет в соответствующие органы и организа­ции копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес Управ­ления.

При необходимости территориальные органы федеральных органов го­сударственной власти, органы государственной власти субъектов Россий­ской Федерации, органы местного самоуправления направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хране­нии соответствующие архивные документы.

При направлении запросов на исполнение по принадлежности Управ­ление, при необходимости, уведомляет соответствующие органы и организа­ции о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

3.2. Подготовка ответов заявителям

Подготовку ответов заявителям осуществляет Управление, иные орга­ны и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления или заявителя о направлении запроса на ис­полнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимо­сти предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заяви­телю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на блан­ке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не пред­ставляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.3. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Органы и организации, исполняющие полученные из Управления и не­посредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательно­сти событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в ар­хивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведе­ниях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержат­ся в документах одного государственного, муниципального архива или орга­на, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразбор­чиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вслед­ствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тек­сте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использо­вавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки до­пускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хране­ния архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы долж­ны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государствен­ных и муниципальных архивов) или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адре­суется непосредственно заявителю. Подчистки и помарки в архивных справ­ках не допускаются.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью, на ней проставляется номер и дата составле­ния.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдель­ных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправлен­ных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в докумен­те". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверя­ется подписью руководителя органа и организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляе­мые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответст­вии с которой не требуется консульская легализация официальных докумен­тов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апо­стиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для на­правления в государства, с которыми Российская Федерация заключила До­говоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семей­ным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписав­шие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использо­вания архивной информации, или с которыми имеются двусторонние согла­шения о сотрудничестве.

Управление в течение 3 дней проставляет апостиль на архивных справ­ках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государствен­ными и муниципальными архивами, иными органами и организациями, рас­положенными на территории Хабаровского края (кроме тех, кому такое пра­во предоставлено нормативными правовыми актами).

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме госу­дарственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письмен­ного обращения, с представлением в Управление образцов подписей, с под­тверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабо­чих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

3.5. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выпи­сок и архивных копий

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ об отсут­ствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в госу­дарства-участники СНГ, высылаются Управлением, архивными учреждения­ми, другими органами и организациями без проставления апостиля по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ об отсут­ствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в госу­дарства, не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами направляются Управлением, архивными учреждениями, другими органами и организация­ми в МИД России.

В случае исполнения запроса несколькими органами и организациями (п. 3.1.3.) все полученные от органов и организаций архивные справки, ар­хивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы Управление с сопроводительным письмом направляет в МИД России.

Подготовленные органами и организациями архивные справки, архив­ные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направ­ляются в Управление вместе с образцами подписей должностных лиц, под­писавших названные документы, а также образцами печатей.

После проставления апостиля Управление направляет архивные справ­ки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в архивные учреждения или организации могут быть выданы зая­вителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для треть­их лиц - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном по­рядке (заверенные апостилем документы выдаются на руки при предъявле­нии квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апости­ля).

Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по не­му приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о резуль­татах рассмотрения.

4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, оп­ределенных административными процедурами по предоставлению государ­ственной услуги, осуществляется специалистом Управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Ад­министративного регламента.

Управление осуществляет контроль за предоставлением государствен­ной услуги государственными и муниципальными архивными учреждениями Хабаровского края.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя установленную Управлением ежемесячную отчет­ность государственных и муниципальных архивных учреждений края о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, вы­явление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявите­лей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления и архивных учреждений края.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годо­вых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может прово­диться по конкретному обращению. Результаты проверки оформляются в ви­де справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

Заявитель имеет право на обжалование (оспаривание) действий (без­действия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставлении го­сударственной услуги, в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Заявитель может обратиться лично или письменно с жалобой на дей­ствия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предос­тавления государственной услуги (далее - жалоба) непосредственно к на­чальнику Управления либо лицу, исполняющему его обязанности.

В письменной жалобе указываются:

наименование органа, в который направляется обращение, либо фами­лия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

предмет (суть) жалобы (в случае необходимости в подтверждение сво­их доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материа­лы либо их копии);

подпись;

дата.

Жалоба должна быть рассмотрена в срок, не превышающий 30 дней со дня ее регистрации.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности специалистов, допустивших нарушения в ходе предоставления государственной услуги.

Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в преде­лах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.

Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмот­рения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействия) Управ­ления могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и су­дебном порядке в соответствии с действующим законодательством.