Об утверждении административного регламента



Российская Федерация

Российская Федерация

МАГАДАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕПАРТАМЕНТ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ

ПРИКАЗ

От 14.01.2011 №01/11

Об утверждении административного регламента

{Утратил силу: Приказом от 18.05.2012 №57/12}

(Текст изменен)

{Изменено: Приказом от 09.02.2011 №17/11}

В соответствии с Концепцией административной реформы в Российской Федерации, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р, постановлением администрации Магаданской области от 30 ноября 2006 г. № 423-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области»

ПРИКАЗЫВАЮ

Утвердить прилагаемый к настоящему приказу административный регламент по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» департаментом природных ресурсов администрации Магаданской области.

Начальник департамента

В.Н. Проказин

Утвержден приказом

департамента природных ресурсов

администрации Магаданской области

от 14.01.2011 № 01/11

Административный регламент

по исполнению государственной функции «Рассмотрение

обращений граждан» департаментом природных ресурсов администрации Магаданской области

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» в департаменте природных ресурсов администрации Магаданской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в департаменте природных ресурсов администрации Магаданской области (далее - государственная функция), создания благоприятных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции; определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

1.2. Рассмотрение обращений граждан в департаменте природных ресурсов администрации Магаданской области (далее – Департамент) осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Уставом Магаданской области, Регламентом внутренней организации Департамента, настоящим Административным регламентом.

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется начальником Департамента, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, начальниками и специалистами отделов Департамента в соответствии с их компетенцией.

1.4. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение направленных в Департамент или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложений, заявлений или жалоб, а также устных обращений граждан в Департамент.

(п.1.4. в ред. Приказа от 09.02.2011 №17/11)

1.5. Централизованный учет, классификацию письменных и устных обращений граждан осуществляет специалист отдела по правовым, кадровым и общим вопросам, ответственный за делопроизводство.

1.6. Специалист Департамента, ответственный за делопроизводство, во взаимодействии с отделами Департамента анализирует характер вопросов, поднимаемых гражданами, информирует об их содержании руководство Департамента, выявляет причины появления жалоб, предлагает меры по их устранению.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан»

2.1. Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.

2.1.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в отделах Департамента;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети «Интернет»), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.2. Место нахождения Департамента: ул. Пролетарская, д.14, г. Магадан. Почтовый адрес для направления обращений: ул. Пролетарская, д.14, г. Магадан, 685000.

Телефон для справок: 607-191.

2.1.3. График приема граждан, а также график работы специалиста, ответственного за делопроизводство:

понедельник, вторник, среда, четверг - с 09.00 до 17.45; пятница - с 09.00 до 17.30; обеденный перерыв - с 12.30 до 14.00; суббота, воскресенье - выходные дни.

2.1.4. Информация о работе предоставляется при личном или письменном обращении, а также по телефону. Кроме этого, данная информация размещается на сайте администрации Магаданской области - www.magadan.ru.

2.1.5. При индивидуальном устном информировании граждан по телефону должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно назвать свои фамилию, имя, отчество, должность, а также сообщить график приема граждан в Департаменте, точный почтовый адрес (при необходимости - способ проезда к нему), требования к письменному обращению, установленные Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», требования, предъявляемые для записи на прием к начальнику Департамента и его заместителям.

Телефонные звонки от граждан принимаются в соответствии с графиком работы специалиста, ответственного за делопроизводство. Во время разговора должностное лицо, принявшее телефонный звонок, должно произносить слова четко, избегать «параллельных» разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине звонка на другой телефонный аппарат. Разговор по телефону не должен продолжаться более 10 минут. Телефонный разговор может быть прекращен, если в разговоре содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного лица.

2.1.6. Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.2. Требования к письменному обращению граждан.

2.2.1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

(п.2.2.1. в ред. приказа от 09.02.2011 №17/11)

2.2.2. Обращение, поступившее в Департамент или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, определенном Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан». В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

(п.2.2.2. в ред. Приказа от 09.02.2011 №17/11)

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур).

Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;

- направление обращений граждан на рассмотрение;

- рассмотрение обращений граждан в отделах Департамента;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением рассмотрения обращений граждан.

3.2. Делопроизводство по работе с обращениями граждан.

3.2.1. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области, утвержденной Постановлением губернатора Магаданской области от 1 ноября 2006 года № 158-п.

3.2.2. Все поступающие в Департамент обращения граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются специалистом, ответственным за делопроизводство, в течение 3-х дней в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Конверты к обращениям граждан сохраняются только в том случае, если в письме не указан автор обращения и его адрес.

3.2.3. Поступившие и зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение начальнику Департамента или, согласно распределению обязанностей, его заместителям, а письма, не требующие доклада руководству, - начальникам отделов Департамента.

3.2.4. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

3.2.5. Повторными обращениями считаются те, в которых один и тот же автор, не удовлетворившись ответом на предыдущее обращение, просит еще раз рассмотреть его обращение.

3.2.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается порядковый номер, в регистрационной карточке в разделе «Связки» делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

3.2.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным, о чем делается отметка в учетной карточке.

3.2.8. Если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если руководителем принято иное решение, то письмо направляется для проверки.

3.2.9. Обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных личных просьб, предложений не рассматриваются и списываются в дело, о чем в учетной карточке делается отметка.

3.2.10. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.2.11. Обращения граждан, поступившие в Департамент в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в общем порядке.

Ответ на обращение, поступившее в Департамент в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.2.12. Начальник Департамента, его заместители по каждому обращению граждан дают соответствующие поручения исполнителям, контроль за выполнением которых осуществляют начальники соответствующих отделов Департамента.

Если исполнителей несколько, то обобщающие материалы готовит лицо, указанное в поручении (резолюции) первым.

3.2.13. Обращения не позднее чем в семидневный срок направляются специалистом, ответственным за делопроизводство, в отделы Департамента, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действия (бездействие) которых обжалуются.

Не разрешается передавать обращения граждан из одного отдела Департамента в другой, минуя специалиста, ответственного за делопроизводство.

3.2.14. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, т.е. с момента присвоения регистрационного номера и занесения обращения и сопроводительных документов в информационную систему «Дело».

В тех случаях, когда по обращению необходимо проведение дополнительной проверки либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом автора обращения.

3.2.15. Ответы на обращения граждан дает (подписывает) начальник Департамента.

3.2.16. Обращения граждан, поступившие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Административным регламентом.

3.2.17. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

3.2.18. Решение о снятии обращения с контроля принимает должностное лицо, которым было дано поручение по его рассмотрению. На каждом обращении граждан после его исполнения должны быть проставлены: надпись «В дело», личная подпись должностного лица, принявшего решение о снятии обращения с контроля, и дата.

3.2.19. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены специалисту, ответственному за делопроизводство со всеми материалами проверки (справками, информациями и т.д.) для формирования дела и картотеки. Хранение дел у исполнителей запрещается.

3.2.20. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями вышеназванной Инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области.

3.2.21. Преследование гражданина в связи с его обращением в органы исполнительной власти Магаданской области с критикой их деятельности либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц запрещается.

3.3. В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обращение может быть оставлено без ответа по существу в случаях, если:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

- в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению);

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.3.1. Обратившемуся гражданину письменно сообщается об отказе в рассмотрении обращения по существу.

3.3.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4. Личный прием

4.1. В Департаменте прием граждан проводят начальник Департамента и его заместители в соответствии с утвержденным графиком.

Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах, доводится до сведения граждан следующим образом:

- публикуется в средствах массовой информации;

- размещается на сайте администрации Магаданской области (www.magadan.ru.);

- размещается на информационном стенде в Департаменте.

В остальное время, кроме выходных, прием граждан осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство.

4.1.1. Руководители Департамента (далее - руководители) ведут прием граждан в соответствии с графиком на текущий год, специалист, ответственный за делопроизводство, - ежедневно (понедельник – четверг) с 09.00 до 17.45 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу - с 09.00 до 17.30.

4.1.2. Предварительная запись на прием руководителями производится специалистом, ответственным за делопроизводство. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно (понедельник – четверг) с 09.00 до 17.45 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу - с 09.00 до 17.30.

4.1.3. Личный прием граждан руководителем производится с учетом числа записавшихся на прием граждан. Расчет времени ожидания в очереди на прием не должно превышать 20 минут.

4.1.4. Специалист, ответственный за делопроизводство, в ходе личного приема оказывает гражданам информационно-консультативную помощь.

4.1.5. Учет приема граждан осуществляется по журналу установленного образца, который предварительно заполняется специалистом, ответственным за делопроизводство.

Сроки исполнения просьб граждан, высказанных на личном приеме, аналогичны срокам рассмотрения письменных обращений граждан.

4.1.6. Контроль за исполнением поручений, данных во время приема граждан, осуществляется руководителями, ведущими прием, и ответственными за рассмотрение письменных обращений.

5. Порядок и формы контроля за исполнением

государственной функции

5.1. Проверка обращений граждан.

Руководители и иные должностные лица при рассмотрении обращений граждан в пределах их полномочий вправе:

- приглашать обратившегося гражданина для личной беседы;

- в случае необходимости в соответствии с установленным действующим законодательством запрашивать дополнительные материалы, в том числе  форме электронного документа, и получать объяснения у обратившихся граждан и иных юридических и физических лиц;

- привлекать в установленном порядке переводчиков и экспертов;

- создавать комиссии с привлечением компетентных специалистов для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место;

- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан;

- поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности и контролировать ход рассмотрения обращений, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

5.2. Контроль за порядком рассмотрения обращений граждан.

5.2.1. Контроль за сроками и качеством рассмотрения обращений граждан осуществляет начальник Департамента и специалист, ответственный за делопроизводство.

5.2.2. Специалист, ответственный за делопроизводство, оперативно информирует начальника Департамента либо его заместителей в соответствии с распределением обязанностей обо всех нарушениях настоящего Административного регламента, вносит предложения по устранению выявленных недостатков, а при необходимости предлагает применить меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством, к должностным лицам, которые недобросовестно отнеслись к рассмотрению обращений граждан.

5.3. Специалисты Департамента, работающие с обращениями граждан, несут в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах.

5.4. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

5.5. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебная проверка, о результатах которой информируется начальник Департамента.

5.6. Специалист, ответственный за делопроизводство, готовит аналитические справки по работе с обращениями граждан за квартал, полугодие и год, а по возникшим проблемам – немедленно, а также обзоры обращений граждан и обобщенную информацию о результатах рассмотрения обращений и принятых мерах.

5.7. Департамент в работе с обращениями граждан взаимодействует со средствами массовой информации.

6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

6.1. Заявитель имеет право на обжалование действий или бездействия должностных лиц Департамента  при исполнении государственной функции в соответствии с п.4 ст.5 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в досудебном и судебном порядке.

Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц начальнику Департамента.

6.2. Заявитель вправе обратиться с жалобой в устной или письменной форме.

6.3. Заявитель в жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресовании обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. Дополнительно в обращении могут быть указаны:

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым заявить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

6.4. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации такого обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов начальник Департамента, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя.

6.5. По результатам рассмотрения жалобы, уполномоченным должностным лицом Департамента принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

6.6. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то начальником Департамента принимается решение о привлечении к ответственности лица, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента и повлекшие за собой жалобу, в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) Магаданской  области.

6.7. Письменные жалобы считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

6.8. Если в жалобе не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.9. Решение должностного лица Департамента, вынесенное по результатам рассмотрения жалобы, может быть обжаловано в суд в порядке, установленном федеральным законодательством.