ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ



МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14 апреля 2017 года № 21-мпр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на государственное хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области» документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства экономического развития Иркутской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», руководствуясь Положением о министерстве экономического развития Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 25 ноября 2014 года № 589-пп, статьей 21 Устава Иркутской области,

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить:

1)              Положение об архиве министерства экономического развития Иркутской области (прилагается);

2)              Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (прилагается).

2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

Заместитель министра

экономического развития Иркутской области

Е.А. Орачевский

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

экономического развития Иркутской области

от 14 апреля 2017 года № 21-мпр

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Документы министерства экономического развития Иркутской области (далее – министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, являющиеся государственной собственностью Иркутской областью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве министерства.

3. Архив министерства образован в соответствии Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области».

4. Архив министерства создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области»  (далее – ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

5. Архив министерства находится в помещении министерства по адресу: г. Иркутск, ул. Горького, 31.

6. Архив министерства возглавляет ответственный за архив, который назначается министром экономического развития Иркутской области (далее – министр) или лицом, его замещающим.

7. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года № 179-уг «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области» (далее – Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, приказами, указаниями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», настоящим Положением.

8. Контроль над деятельностью архива осуществляет министр или лицо, его замещающее.

Глава 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

9. В состав архива входят:

1) законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности министерства;

2) документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности министерства;

3) документы по личному составу;

4) научно  справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги и т.д.);

5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников министерства и имеющие историческую, культурную или иную ценность.

Глава 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

10. Основными задачами архива являются:

1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства;

2) учет, обеспечение сохранности, использование документов, находящихся в архиве;

3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»;

4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства;

5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

11. В соответствии с возложенными на него задачами ответственный за архив осуществляет следующие функции:

1) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организаций, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, Инструкцией и несет ответственность за их сохранность;

2) совместно с работниками министерства, ответственными, за делопроизводство в своих структурных подразделениях,  контролирует сохранность и правильность оформления дел в управлениях и отделах министерства, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

3) ежегодно (к 1 июня) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве министерства;

4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии министерства и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее – ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;

5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;

6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;

7) организует использование документов:

информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела для работы в министерстве;

ведет учет использования документов;

выдает в установленном порядке копии документов.

8) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу министерства;

9) консультирует сотрудников министерства по вопросам делопроизводства и архива;

10) совместно с ответственными за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» документов Архивного фонда Российской Федерации образовавшихся в процессе деятельности министерства, в соответствующем структурном подразделении министерства подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» в установленные сроки и в установленном порядке;

11) ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» паспорт архива министерства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Глава 4. ПРАВА ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ

12. Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:

1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в управлениях и отделах министерства;

2) запрашивать от сотрудников министерства сведения, необходимые для работы с архивом;

3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в министерстве;

4) требовать от сотрудников министерства письменные объяснения причин отсутствия документов;

5) информировать министра или лицо, его замещающее, об условиях обеспечения сохранности документов и выносить предложения по их улучшению.

Глава 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА АРХИВ

13. Ответственный за архив, несет ответственность в соответствии с законодательством.

Заместитель министра

экономического развития

Иркутской области

Е.А. Орачевский

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

экономического развития Иркутской области

от 14 апреля 2017 года № 21-мпр

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации работы постоянно действующей экспертной комиссии министерства экономического развития Иркутской области (далее – экспертная комиссия).

2. Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства экономического развития Иркутской области (далее – министерство).

3. Экспертная комиссия является совещательным органом при министре экономического развития Иркутской области (далее – министр).

Решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения министром или лицом, его замещающим.

В необходимых случаях решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Иркутской области» (далее – ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года № 179-уг «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области», Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее - Перечень), методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», а также настоящим Положением.

5. Экспертную комиссию возглавляет министр. Секретарем экспертной комиссии является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав экспертной комиссии назначается распоряжением министра из числа сотрудников структурных подразделений министерства, в том числе ответственных за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства в соответствующем структурном подразделении министерства (далее – гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении министерства).

В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов – представители ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

Глава 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

6. Основными задачами экспертной комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой документации.

Глава 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

7. В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:

1) организует и проводит совместно с гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, работу по ежегодному отбору документов министерства для дальнейшего хранения и уничтожения;

2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

3) оказывает содействие и методическую помощь работникам министерства;

4) рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее – ЭПК), а затем на согласование министру или лицу, его замещающему:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

научно-техническую документацию, которая подлежат передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, до 45 лет включительно;

на согласование ЭПК, а затем на утверждение министру или лицу, его замещающему:

сводную номенклатуру дел;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения;

на рассмотрение ЭПК предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

на утверждение министру или лицу, его замещающему:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

5) проводит для работников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Глава 4. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

8. Для выполнения возложенных задач и функций экспертная комиссия имеет право:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения, дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

2) запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;

4) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов, представителей ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», сторонних организаций;

5) не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

6) информировать министра по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии;

7) в установленном порядке представлять министерство в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

Глава 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

9. Экспертная комиссия взаимодействует с ЭПК, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания экспертной комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней с момента поступления.

11. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли не менее половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии (в необходимых случаях по согласованию с ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

12. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за сохранность, а также контроль за исполнением принятых на экспертной комиссии решений возлагаются на ответственного за архив, являющегося секретарем экспертной комиссии.

Заместитель министра

экономического развития

Иркутской области

Е.А. Орачевский