ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА



Административный регламент управления по делам архивов

ДОКУМЕНТ УТРАТИЛ СИЛУ:

Приказ управления по делам архивов Кировской области от 05.02.2013 № 11

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

14.05.2010 № 32

г. Киров

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

ИЗМЕННЕИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Приказ управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8

Приказ управления по делам архивов Кировской области от 31.08.2011 № 87

В связи с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 № 894 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства »» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить административный регламент управления по делам архивов Кировской области «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов исполненных по запросам, поступившим из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства» в новой редакции. Прилагается .

2. Приказ управления от 06.07.2009 № 51а «Об утверждении административного регламента управления по делам архивов Кировской области «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов исполненных областными государственными архивами по запросам, поступившим из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства» считать утратившим силу.

Начальник управления                                                                                                  В.М. КУКЛИН

УТВЕРЖДЁН

Приказом начальника

управления по делам

архивов Кировской области

от 14.05.2010 № 32

(в редакции приказов управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8, от 31.08.2011 № 87)

Административный регламент управления по делам архивов Кировской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по запросам, поступившим из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги

Административный регламент управления по делам архивов Кировской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по запросам, поступившим из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства» (далее – государственная услуга), подлежащих пересылке или вывозу за границу (далее – Административный регламент), разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги, определяет сроки и последовательность административных действий управления по делам архивов Кировской области (далее – управления по делам архивов), а также определяет порядок и формы взаимодействия с областными государственными архивами, муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Кировской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

1.2. Нормативные правовые акты, регламентирующие предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6) (далее - Конвенция);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 № 894 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12.02.2010, регистрационный № 16397, «Российская газета» № 40 от 26.02.2010);

Приказом Росархива от 09.03.2005 № 17 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный № 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005);

Положением об управлении по делам архивов Кировской области, утвержденным постановлением Правительства области от 24. 09. 2008 № 147/396 («Вести. Киров» № 119 (1266), 07.10.2008.

1.3. Орган – исполнитель государственной услуги

Управление по делам архивов в установленном порядке проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подлежащих пересылке или вывозу за границу, подготовленных областными государственными архивами, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Кировской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с реализацией их законных прав и свобод (далее – запросам, поступившим из-за рубежа).

1.3.1. Апостиль - специальный штамп, проставлением и заполнением которого заверяются официальные документы (в том числе архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов), которые были совершенны на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства, подписавших Конвенцию, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, заключенную в Гааге 05.10.1961.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

1.3.2. Непосредственное исполнение запросов, поступивших из-за рубежа, осуществляют областные государственные архивы, муниципальные архивы, иные органы и организации, расположенные на территории Кировской области (далее — исполнители), при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

1.3.3. Предоставление государственной услуги осуществляется должностным лицом управления по делам архивов, ответственным за проставление и заполнение апостиля (далее – ответственный за проставление апостиля).

1.3.4. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

1.4. Результат предоставления государственной услуги

Конечными результатами предоставления государственной услуги являются:

- проставление и заполнение апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов, подлежащей пересылке или вывозу за границу, подготовленной исполнителем по запросу (анкете‑заявлению) российского и иностранного гражданина, а также лица без гражданства;

- отказ в проставлении и заполнении апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов, подготовленной исполнителем по запросу (анкете ‑ заявлению) российского и иностранного гражданина, а также лица без гражданства.

1.5. Заявителями при предоставлении государственной услуги являются российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства, обратившиеся из-за рубежа за получением государственной услуги.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

2.1.1. Информация о предоставлении государственной услуги размещается в управлении по делам архивов, в областных государственных архивах:

в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), на информационных стендах.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), интернет-адресе, адресе электронной почты управления по делам архивов размещаются:

на странице управления по делам архивов на официальном сайте Правительства Кировской области;

на информационных стендах управления по делам архивов, областных государственных архивов.

Адрес управления по делам архивов: М. Гвардии ул., д. 14 а, г. Киров, 610000.

Тел./факс начальника управления по делам архивов: (8332) 64-49-56.

Телефон ответственного за проставление апостиля (8332) 64-42-87.

Адрес электронной почты: archiv @ako.kirov.ru.

Адрес официального информационного сайта Правительства Кировской области, на котором размещена страница управления по делам архивов: www.ako.kirov.ru.

Сведения о местонахождении областных государственных архивов, муниципальных архивов, их почтовых адресах, контактных телефонах приводятся в приложениях № 1 и № 2 к Административному регламенту и размещаются на:

странице управления по делам архивов на официальном информационном сайте Правительства Кировской области;

на информационных стендах управления по делам архивов, областных государственных архивов.

Сведения о графике (режиме) работы управления по делам архивов сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются:

на странице управления по делам архивов на официальном информационном сайте Правительства Кировской области;

на информационных стендах управления по делам архивов, областных государственных архивов.

Управление по делам архивов осуществляет приём документов для проставления и заполнения апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов в соответствии со следующим графиком:

Понедельник              9.00 – 18.00

Вторник                            9.00 – 18.00

Среда                                          9.00 – 18.00

Четверг                            9.00 – 18.00

Пятница                            9.00 – 17.00

Суббота                                          выходной день

Воскресенье               выходной день

Время перерыва для отдыха и питания работников установлено правилами внутреннего трудового распорядка управления по делам архивов с с 12.30 до 13.18.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

2.1.2. На информационных стендах в помещениях управления по делам архивов, областных государственных архивов информация содержит:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной услуги;

- извлечения из текста Административного регламента;

- блок-схему последовательности административных действий (приложение № 6 к Административному регламенту) и краткое описание порядка исполнения государственной услуги;

- график приёма документов для проставления и заполнения апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов согласно пп. 2.3.1—2.3.3.Административного регламента.

2.1.3. Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги даются письменно и (или) устно ответственным за проставление апостиля по следующим вопросам:

- о местонахождении областных государственных и муниципальных архивов, предоставляющих архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, подлежащие направлению или вывозу за границу, по запросам, поступившим из-за рубежа;

- об определении необходимости проставления апостиля для легализации архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подлежащих направлению или вывозу за границу, по запросам, поступившим из-за рубежа;

- по разъяснению установленного порядка проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подлежащих направлению или вывозу за границу, подготовленных органами, организациями, расположенными на территории Кировской области;

- о требованиях к документам, предъявляемым для проставления апостиля;

- о сроке предоставления государственной услуги;

- о порядке обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

Ответ на письменное обращение направляется по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственный за проставление апостиля подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности должностного лица, принявшего телефонный звонок.

При невозможности ответственного за проставление апостиля, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.4. Информирование о ходе предоставления государственной услуги осуществляется ответственным за проставление апостиля при личном контакте с заявителями и исполнителями, с использованием телефонной связи, посредством электронной почты.

Исполнители, предоставившие в управление по делам архивов архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов для проставления апостиля, в обязательном порядке информируются ответственным за проставление апостия об отказе в проставлении апостиля.

2.2. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать одного рабочего дня со дня внесения ответственным за проставление апостиля записи в Книгу (журнал) регистрации апостиля (колонка 2) о дате приема документов.

(пункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

2.3. Перечень и требования к документам

2.3.1. Заявители при обращении за получением государственной услуги предварительно заполняют анкету–заявление (приложение № 3 к Административному регламенту).

2.3.2. Исполнители предоставляют следующие документы:

- архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов, подлежащую пересылке или вывозу за границу, подготовленную исполнителем по запросу (анкете‑заявлению) российского и иностранного гражданина, а также лица без гражданства в 2-х экз. (1 экз. – копия);

- копию запроса (анкеты–заявления) российского и иностранного гражданина, а также лица без гражданства, поступившего непосредственно исполнителю.

2.3.3. Органы и организации (кроме государственных и муниципальных архивов) предоставляют письменное обращение вместе с образцами подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцами печатей.

2.3.4. Требования к оформлению архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов

2.3.4.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

2.3.4.2. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

2.3.4.3. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

2.3.4.4. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и организаций, государственных архивов), для органов местного самоуправления, муниципальных архивов, не являющихся юридическими лицами, – печатью органа местного самоуправления, для организаций – печатью организации.

2.3.4.5. Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

2.3.4.6. Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

2.3.4.7. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

2.3.4.8. На обороте каждого листа копии архивных документов проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов. Все листы копии архивных документов скрепляются. Копия архивного документа заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

2.3.4.9. Архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов оформляются на государственном языке Российской Федерации.

2.4. Требования к проставлению и заполнению апостиля

2.4.1. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа «Апостиль», форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

Штамп «Апостиль» должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 x 10 см. Заголовок штампа «Апостиль» должен содержать текст на французском языке.

Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа «Апостиль» способом не допускается.

Оттиск штампа «Апостиль» проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

В случае проставления оттиска штампа «Апостиль» на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа «Апостиль» нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно на «звездочке» и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

2.4.2. В строке 1 отттиска штампа «Апостиль» указывается страна, в которой проставляется апостиль.

При заполнении апостиля в строке 2 оттиска штампа «Апостиль» указывается в родительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов, представленную для проставления апостиля.

В строке 3 оттиска штампа «Апостиль» указывается в родительном падеже должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов, представленную для проставления апостиля.

В строке 4 оттиска штампа «Апостиль» указывается официальное наименование областного государственного архива, муниципального архива, иного органа, организации, представившей архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов.

В строке 5 оттиска штампа «Апостиль» в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 оттиска штампа «Апостиль» цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 оттиска штампа «Апостиль» указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ.

В строке 8 оттиска штампа «Апостиль» указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Книге (журнале) регистрации апостиля.

В строке 9 оттиска штампа «Апостиль» проставляется гербовая печать управления по делам архивов.

В строке 10 оттиска штампа «Апостиль» ставится подпись лица, проставившего апостиль.

Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа «Апостиль» не допускается.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

В проставлении и заполнении апостиля отказывается:

2.5.1. Если поступившая от исполнителя архивная справка, архивная выписка и копия архивных документов не подлежит направлению или вывозу за границу.

2.5.2. Если архивная справка, архивная выписка и копия архивных документов подлежит направлению или вывозу в иностранное государство, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государство – участник СНГ, подписавшее Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве, следовательно, не требует проставления апостиля.

2.5.3. Если исполнитель предоставил не полный комплект документов согласно пп. 2.3.2 Административного регламента.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

2.5.4. Если исполнитель (орган, организация (кроме государственных и муниципальных архивов) не представил вместе с архивной справкой, архивной выпиской и копией архивных документов (согласно пп. 2.3.3 Административного регламента) образец подписи, с подтверждением полномочий на право подписи конкретного должностного лица, а также образец печати.

2.5.5. Если не соблюдены требования к оформлению архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов (согласно пп. 2.3.4 Административного регламента).

2.5.6. Если подпись должностного лица и (или) оттиск печати исполнителя на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов не соответствуют предоставленным в управление по делам архивов образцам подписи и оттиска печати.

2.5.7. Если подписавшее архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов должностное лицо исполнителя не обладает правом на его подписание.

2.5.8. Если в ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов имеющемуся образцу, ответственный за проставление апостиля выявляет:

2.5.8.1. Подчистку(и),

2.5.8.2. Приписку(и),

2.5.8.3. Неравномерность и ненасыщенность цветового тона оттиска,

2.5.8.4. Нечёткость изображения элементов оттиска,

2.5.8.5. Визуально различимые выдавливания краски за края контура рисунка оттиска, искажения деталей оттиска, «смазывания», «стирания».

3. Административные действия

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия, для наглядности отражённые в блок-схеме (приложение № 6 к Административному регламенту):

3.1.1. Приём и регистрация полученных документов.

3.1.2. Проверка документов на необходимость проставления и заполнения апостиля.

3.1.3. Выдача архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля в случае отсутствия необходимости в проставлении апостиля.

3.1.4. Проверка документов на соответствие требованиям Административного регламента при необходимости проставления и заполнения апостиля.

3.1.5. Выдача архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля при наличии оснований для отказа.

3.1.6. Проставление и заполнение апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов.

3.1.7. Выдача архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов с проставленным и заполненным апостилем.

3.2. Приём и регистрация полученных документов

3.2.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры является приём ответственным за проставление апостиля от исполнителя документов, указанных в пп. 2.3.1 — 2.3.3 Административного регламента.

3.2.2. Ответственный за проставление апостиля вносит в Книгу (журнал) регистрации апостиля, форма которой определяется согласно приложению № 4 к Административному регламенту, запись о приёме документов, заполняя колонки 1-7.

Датой получения документов является дата поступления в управление по делам архивов.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 15 минут.

3.3. Проверка документов на необходимость проставления и заполнения апостиля

3.3.1.Ответственный за проставление апостиля проверяет необходимость проставления и заполнения апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов согласно пп. 2.5.1, 2.5.2 Административного регламента.

3.3.2. При отсутствии необходимости проставления и заполнения апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов (согласно пп. 2.5.1, 2.5.2 Административного регламента) ответственный за проставление апостиля вносит в Книгу (журнал) регистрации апостиля запись (колонка 8), в которой указывается причина отказа предоставления государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 2.5 Административного регламента, и ставит свою подпись.

Решение об отказе в предоставлении государственной услуги принимается совместно заместителем начальника управления и ответственным за проставление апостиля.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

3.3.3. В случае поступления документов непосредственно от заявителя ответственный за проставление апостиля готовит уведомление в письменной форме заявителю об отказе в проставлении и заполнении апостиля, подписанное начальником (или лицом его замещающим) управления по делам архивов, в котором указывается причина отказа предоставления государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 2.5 Административного регламента.

В случае поступления документов от исполнителя ответственный за проставление апостиля готовит письменный отказ за подписью начальника (или лица его замещающего) управления по делам архивов, в котором указывается причина отказа в предоставлении государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 2.5 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 50 минут.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

3.4. Выдача архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля в случае отсутствия необходимости в проставлении апостиля

3.4.1. Ответственный за проставление апостиля предлагает исполнителю расписаться в получении архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля с письменным разъяснением причин отказа. Подпись ставится в соответствующей графе Книги (журнала) регистрации апостиля (колонка 11).

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

3.4.2. Ответственный за проставление апостиля выдает в соответствии с графой 3 Порядка выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов (приложение № 5 к Административному регламенту) исполнителю архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов без проставления и заполнения апостиля.

3.4.3. В случае поступления документов от исполнителя посредством почтовой связи, ответственный за проставление апостиля передаёт в соответствии с графой 3 Порядка выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов (приложение № 5 к Административному регламенту) вместе с письменным отказом в проставлении апостиля ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов без проставления и заполнения апостиля для отправки почтовой связью, предлагая расписаться в соответствующей графе Книги (журнала) регистрации апостиля (колонка 11).

3.4.4. Ответственный за проставление апостиля помещает копии документов в порядке делопроизводства в дело.

Максимальный срок выполнения действий составляет 10 минут.

3.5. Проверка документов на соответствие требованиям Административного регламента при необходимости проставления и заполнения апостиля

3.5.1. При необходимости проставления и заполнения апостиля ответственный за проставление апостиля осуществляет проверку поступивших от исполнителя документов на соответствие требованиям 2.5.3 ‑ 2.5.8 Административного регламента.

3.5.2. При обнаружения в ходе проверки хотя бы одного из оснований, перечисленных в пп. 2.5.3 ‑ 2.5.8 Административного регламента, заместителем начальника управления по делам архивов совместно с ответственным за проставление апостиля принимается решение об отказе в проставлении и заполнении апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

3.5.3. В случае поступления документов непосредственно от заявителя ответственный за проставление апостиля готовит уведомление в письменной форме заявителю об отказе в проставлении и заполнении апостиля, подписанное начальником (или лицом его замещающим) управления по делам архивов, в котором указывается причина отказа предоставления государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 2.5 Административного регламента.

В случае поступления документов от исполнителя ответственный за проставление апостиля готовит письменный отказ, за подписью начальника (или лица его замещающего) управления по делам архивов, в котором указывается причина отказа в предоставлении государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 2.5 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 50 минут.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

3.6. Выдача архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля при наличии оснований для отказа

3.6.1. Ответственный за проставление апостиля вносит в Книгу (журнал) регистрации апостиля запись (колонка 8), в которой указывается причина отказа предоставления государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 2.5 Административного регламента, и ставит свою подпись.

3.6.2. Ответственный за проставление апостиля предлагает исполнителю расписаться в соответствующей графе Книги (журнала) регистрации апостиля (колонка 11) в получении архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов без проставления и заполнения апостиля с письменным разъяснением причин отказа.

(подпункт в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 8)

3.6.3. Ответственный за проставление апостиля выдает в соответствии с графой 4 Порядка выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов (приложение № 5 к Административному регламенту) исполнителю архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов без проставления и заполнения апостиля.

3.6.4. В случае поступления документов от исполнителя посредством почтовой связи, ответственный за проставление апостиля передаёт в соответствии с графой 4 Порядка выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов (приложение № 5 к Административному регламенту) вместе с письменным отказом в проставлении апостиля ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов без проставления и заполнения апостиля для отправки почтовой связью, предлагая расписаться в соответствующей графе Книги (журнала) регистрации апостиля (колонка 11).

3.6.5. Ответственный за проставление апостиля помещает копии документов в порядке делопроизводства в дело.

Максимальный срок выполнения действий составляет 10 минут.

3.7. Проставление и заполнение апостиля на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов

При отсутствии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги из перечисленных в пп. 2.5.3 - 2.5.8 Административного регламента ответственный за проставление апостиля проставляет и заполняет апостиль на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов в соответствии с требованиями п. 2.4 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения действия составляет 15 минут.

3.8. Выдача архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов с проставленным и заполненным апостилем

3.8.1. Ответственный за проставление апостиля предлагает исполнителю расписаться в получении архивной справки, архивной выписки и копии архивных документов с проставленным и заполненным апостилем в соответствующей графе Книги (журнала) регистрации апостиля (колонка 11).

3.8.2. Ответственный за проставление апостиля выдает в соответствии с графой 5 Порядка выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов (приложение № 5 к Административному регламенту) исполнителю архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов с проставленным и заполненным апостилем.

3.8.3. В случае поступления документов от исполнителя посредством почтовой связи, ответственный за проставление апостиля передаёт в соответствии с графой 5 Порядка выдачи архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов (приложение № 5 к Административному регламенту) ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов архивную справку, архивную выписку и копию архивных документов с проставленным и заполненным апостилем для отправки почтовой связью, предлагая расписаться в соответствующей графе Книги (журнала) регистрации апостиля (колонка 11).

3.8.4. Ответственный за проставление апостиля помещает копии документов в порядке делопроизводства в дело.

Максимальный срок выполнения действий составляет 10 минут.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1. Ответственный за проставление апостиля несет персональную ответственность за:

- за соблюдение сроков и порядка приема документов;

- соответствие результатов рассмотрения документов требованиям Административного регламента;

- принятие мер по проверке представленных документов;

- соблюдение сроков, порядка проставления и заполнения апостиля или отказа в проставлении и заполнении апостиля и выдачи документов;

- внесения записей в Журнал (книгу) регистрации апостиля.

4.2. Персональная ответственность ответственного за проставление апостиля закрепляется в его должностном регламенте в соответствии с требованиями законодательства.

4.3. Текущий контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги осуществляется путем организации заместителем начальника управления по делам архивов проверок соблюдения и исполнения ответственным за проставление апостиля положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.4. Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги, устанавливается приказом начальника управления по делам архивов.

4.5. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником управления по делам архивов.

4.6. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления по делам архивов.

4.7. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) начальника управления по делам архивов.

4.8. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы управления по делам архивов) и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.9. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновному должностному лицу осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Заявитель имеет право осуществлять защиту своих прав и (или) законных интересов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц управления по делам архивов, осуществленные (принятые) в ходе оказания государственной услуги, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

5.3. Досудебный порядок обжалования.

5.3.1. Заявитель имеет право обратиться с устным, письменным обращением или обращением в форме электронного документа в управление по делам архивов или в вышестоящий орган - Правительство Кировской области по адресу: ул. Карла Либкнехта, 69, г. Киров, 610019 и по адресу электронной почты: region@ako.kirov.ru или gku@ako.kirov.ru.

5.3.2. Начальник управления по делам архивов проводит личный прием заявителей по вопросам обжалования действий (бездействия) должностных лиц управления по делам архивов, а также принимаемых ими решений при оказании государственной услуги.

Личный прием проводится по предварительной записи. Запись проводится при личном обращении в управление по делам архивов или с использованием средств телефонной связи по номеру телефона: (8332) 64-49 56.

Специалист управления по делам архивов, осуществляющий запись на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема.

5.3.3 Обращение подлежит рассмотрению в порядке и сроки установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

5.3.4. Заявитель при направлении обращения в письменной форме в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа, в которой направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Заявитель при направлении обращения в форме электронного документ;: в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5.3.5. По результатам рассмотрения обращения заявителю направляется ответ.

Ответ на обращение, поступившее почтовым отправлением, направляется почтой в адрес обратившегося в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случаев, установленных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Ответ на обращение, поступившее по электронной почте, направляется обратившемуся в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному им в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному им в обращении.

5.4. Судебный порядок обжалования.

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе оказания государственной услуги, действия (бездействия) должностных лиц управления по делам архивов в судебном порядке.

Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве.

(раздел в редакции приказа управления по делам архивов Кировской области от 31.08.2011 № 87)

Приложение № 1

к Административному регламенту

управления по делам архивов Кировской области

по предоставлению государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках,

архивных выписках и копиях архивных

документов, исполненных по запросам

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства»

СВЕДЕНИЯ

О МЕСТОНАХОЖДЕНИИ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ И АДРЕСАХ ОБЛАСТНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ, ПОДГОТОТАВЛИВАЮЩИХ АРХИВНЫЕ СПРАВКИ, АРХИВНЫЕ ВЫПИСКИ И КОПИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАПРОСАМ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

1. Государственное областное учреждение «Государственный архив Кировской области» (ГОУ «ГАКО»).

Адрес: К. Маркса ул., д. 142, г. Киров, 610027.

Тел./факс директора архива (8332) 67-51-05.

Телефон для справок 67-36-89

Адрес электронной почты: archivgako@ako.kirov.ru

Адрес сайта: www.ako.kirov.ru

2. Государственное областное учреждение «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» (ГОУ «ГАСПИ КО»).

Адрес: Большевиков ул., д. 16 а, г. Киров, 610004.

Тел./ факс директора архива (8332) 65-37-93.

Телефон для справок 65-16-53

Адрес электронной почты: gaspiko@yandex.ru

Адрес сайта: www.gaspiko.ru

3. Государственное областное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» (ГОУ «ГАЛСКО»).

Адрес: Ломоносова ул., 8, г. Киров, 610044.

Тел./ факс директора архива (8332) 53-92-76.

Телефон для справок (8332) 53-06-88.

Адрес электронной почты: archivdoc@ako.kirov.ru

Адрес сайта: www.ako.kirov.ru

Приложение № 2

к Административному регламенту

управления по делам архивов Кировской области

по предоставлению государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках,

архивных выписках и копиях архивных

документов, исполненных по запросам

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства»

СВЕДЕНИЯ

О МЕСТОНАХОЖДЕНИИ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ И АДРЕСАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОДГОТОТАВЛИВАЮЩИХ АРХИВНЫЕ СПРАВКИ, АРХИВНЫЕ ВЫПИСКИ И КОПИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАПРОСАМ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Арбажского района

Пионерская, ул., 2, пгт Арбаж,

Кировская обл., 612180

(83330) 2-12-03

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Афанасьевского района

Красных партизан ул., 9,

пгт Афанасьево,

Кировская обл., 613060

(83331) 2-15-08

Архивный сектор (муниципальный архив) администрации Белохолуницкого района

Глазырина ул., 6, г. Белая Холуница,

Кировская обл., 613200

(83364) 4-11-85

Муниципальный архив администрации Богородского района

Коммуны ул., 23, пгт Богородское,

Кировская обл., 612470

(83333) 2-14-49

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Верхнекамского района

Кирова ул., 14, г. Кирс,

Кировская обл., 612820

(83339) 2-16-84

Муниципальный архив администрации Верхошижемского района

Комсомольская ул., 2а,

пгт Верхошижемье,

Кировская обл., 613310

(83335) 2-15-67

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Вятскополянского района

Азина ул., 13/15, г. Вятские Поляны,

Кировская обл., 612960

(83334) 6-24-74

Сектор по работе архива администрации Даровского района (муниципальный архив)

Победы ул., 10, пгт Даровской,

Кировская обл., 612140

(83336) 2-22-98

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Зуевского района

Опалева ул., 65, г. Зуевка,

Кировская обл., 612410

(83337) 2-55-06

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Кикнурского района

Советская ул., 32 б, пгт Кикнур,

Кировская обл., 612300

(83341) 5-13-06

Муниципальный архив администрации Кильмезского района

Советская ул., 79, пгт Кильмезь,

Кировская обл., 613570

(83338) 2-16-05

дополнительно архив

Архивный отдел (муниципальный архив) управления по кадрам и общим вопросам администрации Кирово-Чепецкого района

Первомайская ул., 6, г. Кирово-Чепецк,

Кировская обл., 613040

(83361) 4-50-81

Архив документов по личному составу администрации г. Кирово-Чепецка

Кирова пр., 16, г. Кирово-Чепецк,

Кировская обл., 613040

(83361) 4-61-73

Муниципальное учреждение «Муниципальный архив» г. Котельнича

Комсомольская ул., 7, г. Котельнич,

Кировская обл., 612600

Тел/факс (83342) 4-24-48

Муниципальное учреждение «Архив Котельничского района»

К. Маркса ул., 16, г. Котельнич,

Кировская область, 612600

(83342) 4-80-53

Муниципальный архив администрации Куменского района

Кирова ул., 11, пгт Кумены,

Кировская обл., 613400

(83343) 2-17-41

Муниципальный архив администрации Лебяжского района

Комсомольская ул., 5, пгт Лебяжье,

Кировская обл., 613500

(83344) 2-10-29

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Лузского района

Труда пл., 6, г. Луза,

Кировская обл., 613980

(83346) 5-41-37

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Малмыжского района

Чернышевского ул., 1, г. Малмыж,

Кировская обл., 612920

(83347) 2-12-70

Муниципальный архив администрации Мурашинского района

К. Маркса ул., 28, г. Мураши,

Кировская обл., 613710

(83348) 2-11-08

Архивный сектор (муниципальный архив) администрации Нагорского района

Леушина ул., 21, пгт Нагорск,

Кировская обл., 613260

(83349) 2-10-34

Муниципальный архив администрации Немского района

Советская ул., 36, пгт Нема,

Кировская обл., 613470

(83350) 2-12-36

Архивный отдел (муниципальный архив) администраии Нолинского района

Спартака ул., 1, г. Нолинск,

Кировская обл., 613440

(83368) 2-15-84

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Омутнинского района

Комсомольская ул., 28, г. Омутнинск,

Кировская обл., 612740

(83352) 2-12-44

Сектор муниципального архива управления делами администрации Опаринского района (муниципальный архив)

Первомайская ул., 14, пгт Опарино,

Кировская обл., 613810

(83353) 2-20-55

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Оричевского района

К. Маркса ул., 12, пгт Оричи,

Кировская обл., 612080

(83354) 2-17-98

Муниципальное учреждение «Архив Орловского района»

Степана Халтурина ул.,18, г. Орлов,

Кировская обл., 612270

(83365) 2-21-80

Муниципальный архив администрации Пижанского района

Колхозная ул., 45, пгт Пижанка,

Кировская обл., 613380

(83355) 2-51-23

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Подосиновского района

Советская ул., 77, пгт Подосиновец,

Кировская обл., 613930

(83351) 2-19-79, приемная АТС

Муниципальный архив администрации Санчурского района

Ленина ул., 48, пгт Санчурск,

Кировская обл., 612370

(83357) 2-15-67

Архивный сектор (муниципальный архив) администрации Свечинского района

К. Маркса ул., 4, пгт Свеча,

Кировская обл., 612040

(83358) 2-20-31

Муниципальное учреждение «Муниципальный архив г. Слободского»

Володарского ул., 49, г. Слободской,

Кировская обл., 613150

(83362) 4-10-34

Муниципальное учреждение Архив Слободского муниципального района

Ленина, ул ., 80

пгт Вахруши, Слободской район,

Кировская обл., 613112

(83362) 3-14-95

Архивный сектор (муниципальный архив) администрации Советского района

Кирова ул., 5, г. Советск,

Кировская обл., 613340

(83375) 2-13-42

Муниципальный архив администрации Сунского района

Большевиков ул., 1, пгт Суна,

Кировская обл., 612450

(83369) 3-30-46

Муниципальный архив администрации Тужинского района

Горького ул., 18, пгт Тужа,

Кировская обл., 612200

(83340) 2-23-31

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Унинского района

Ленина ул., 17, пгт Уни,

Кировская обл., 612540

(83359) 2-15-35

Сектор архивной работы (муниципальный архив) администрации Уржумского района

Пирогова ул., 27, г. Уржум,

Кировская обл., 613530

(83363) 2-11-58

Муниципальный архив администрации Фаленского района

Свободы ул., 81, пгт ФалЁнки,

Кировская обл., 612500

(83332) 2-16-54

Архивный отдел (муниципальный архив) администрации Шабалинского района

Советская ул., 33, пгт Ленинское,

Кировская обл., 612020

(83345) 2-11-39

Сектор районного архива администрации Юрьянского района (муниципальный архив)

Ленина ул., 46, пгт Юрья,

Кировская обл., 613600

(83366) 2-15-75

Муниципальное учреждение «Яранский районный архив»

Тургенева ул., 42а, г. Яранск,

Кировская обл., 612260

Тел/факс (83367) 2-12-73

Приложение № 3

к Административному регламенту

управления по делам архивов Кировской области

по предоставлению государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках,

архивных выписках и копиях архивных

документов, исполненных по запросам

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства»

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

российского и иностранного гражданина, а также лица без гражданства, для исполнения запроса, поступающего из-за рубежа

1. Фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство.

2. О чём запрашивается справка (о стаже работы, учёбы, зарплате, награждении, имущественных правах, сведениях генеалогического характера).

3. Сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о рождении, браке, смерти: сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);*

- об образовании: название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы; фамилия на запрашиваемый период – для женщин;

- о стаже работы, зарплате: название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, структурное подразделение (цех, участок), время работы, в качестве кого работали, фамилия на запрашиваемый период, даты рождения детей ‑ для женщин;

- о награждении государственными и ведомственными наградами ‑ название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность, фамилия на запрашиваемый период ‑ для женщин;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Дата                                           подпись                                                                      расшифровка подписи

_____________________

* В ГОУ «Государственный архив Кировской области» имеются сведения только по 1918 год включительно.

Приложение № 4

к Административному регламенту

управления по делам архивов Кировской области

по предоставлению государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках,

архивных выписках и копиях архивных

документов, исполненных по запросам

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства»

ФОРМА ЖУРНАЛА (КНИГИ) РЕГИСТРАЦИИ АПОСТИЛЯ

N

п/п

Дата

приёма

документов

Наименование

документа, его реквизиты

ФИО

(согласно запросу) гражданина, о котором запрашиваются сведения

Страна предъявления апостиля (согласно запросу)

ФИО,

должность

лица, подписавшего архивный документ

ФИО,

должность исполнителя, представившего документы

Отметка

об отказе в проставлении

апостиля

Дата

проставления

апостиля

ФИО,

должность лица, проставившего и заполнившего апостиль

Подпись

исполнителя/ ответственного за делопроизводство в управлении

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Приложение № 5

к Административному регламенту

управления по делам архивов Кировской области

по предоставлению государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках,

архивных выписках и копиях архивных

документов, исполненных по запросам

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства»

ПОРЯДОК

ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель

Запрос

(анкета–заявление) поступило в адрес исполнителя:

Кому

выдается архивная справка, архивная выписка и копия архивных документов без проставления и заполнения апостиля в соответствии с п. 3.4 Административного регламента

Кому

выдается архивная справка, архивная выписка и копия архивных документов без проставления и заполнения апостиля в соответствии с  п. 3.6 Административного регламента

Кому

выдается архивная справка, архивная выписка и копия архивных документов с проставленным и заполненным апостилем в соответствии с  п. 3.8 Административного регламента

1

2

3

4

5

Областной государственный архив

от управления по делам архивов

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки заявителю

исполнителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки заявителю

непосредственно от заявителя

исполнителю для отправки заявителю

исполнителю

исполнителю для отправки заявителю

Муниципальный архив

от управления по делам архивов

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки заявителю

исполнителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки исполнителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки заявителю

непосредственно от заявителя

исполнителю для отправки заявителю

исполнителю

исполнителю для отправки заявителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки исполнителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки исполнителю

Иной орган, организация, расположенная на территории Кировской области

от управления по делам архивов

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки заявителю

исполнителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки заявителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки исполнителю

непосредственно от заявителя

исполнителю для отправки заявителю

исполнителю

исполнителю для отправки заявителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки исполнителю

ответственному за делопроизводство в управлении по делам архивов для отправки исполнителю

Приложение № 6

к Административному регламенту

управления по делам архивов Кировской области

по предоставлению государственной услуги

«Проставление апостиля на архивных справках,

архивных выписках и копиях архивных

документов, исполненных по запросам

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства»

БЛОК-СХЕМА

последовательности административных действий по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства»