ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОЗНАКОМЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ С ИНФОРМАЦИЕЙ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ, НАХОДЯЩЕЙСЯ В АРХИВНЫХ ФОНДАХ, ХРАНЯЩИХСЯ НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ



КОМИТЕТ ПРАВИТЕЛЬСТВА КРАЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИУСОВ И АДМИНИСТРАТИВНЫХ КОМИССИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 14 сентября 2010 года №108

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОЗНАКОМЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ С ИНФОРМАЦИЕЙ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ, НАХОДЯЩЕЙСЯ В АРХИВНЫХ ФОНДАХ, ХРАНЯЩИХСЯ НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ

В целях реализации Федерального закона от 22 декабря 2008 года №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» и в соответствии с Законом Хабаровского края от 27.05.2009 № 244 «О мировых судьях в Хабаровском крае»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Порядок ознакомления пользователей информации с информацией о деятельности мировых судей, находящейся в архивных фондах, хранящихся на судебных участках.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета

СВ. Григоренко

УТВЕРЖДЕН

приказом председателя комитета

Правительства края по

обеспечению деятельности

мировых судей, государственных

нотариусов и административных

комиссий

от 14 сентября 2010 года №108

ПОРЯДОК

ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности мировых судей, находящейся в архивных фондах, хранящихся на судебных участках

1. Общие положения

Порядок ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности мировых судей, находящейся в архивных фондах, хранящихся на судебных участках (далее - Порядок) разработан в целях реализации Федерального закона от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», а также Законом Хабаровского края от 27.05.2009 № 244 «О мировых судьях в Хабаровском крае» и совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей Хабаровского края.

Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральными законами от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г., Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36.

Настоящий Порядок устанавливает правила использования документов архива судебного участка для ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности мировых судей, находящейся в архивных фондах судебного участка, хранящихся на судебных участках (далее - архив), лиц, участвующих в деле, их представителей, других заинтересованных лиц и организаций, общественных объединений, органов государственной власти, органов местного самоуправления (далее - пользователь информацией).

Надлежащее соблюдение работниками судебного участка настоящего Порядка обеспечивает качественную организацию работы с документами, находящимися в архивных фондах, хранящихся на судебных участках, своевременную их выдачу по запросу пользователей информацией.

Правила и порядок работы с документами судебного участка, находящихся в архивных фондах судебного участка, хранящихся на судебном участке, установленные настоящим Порядком, обязательны для всех работников судебного участка. Все работники ответственны за выполнение требований Порядка, за сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Мировой судья контролирует выполнение всеми работниками судебного участка требований настоящего Порядка.

2. Организация использования документов архива

2.1.              Использование документов архива судебного участка осуществляется только с разрешения мирового судьи. Для служебного использования документальных материалов архива судебного участка секретарь судебного участка:

выдает документальные материалы работникам судебного участка по разрешению мирового судьи;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;

информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.

Все заявления, запросы пользователей информацией об ознакомлении с документами судебного участка, находящимися в архиве, о выдаче копий документов, находящихся в архиве судебного участка, поступающие по почте, поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок, а также присланные электронной почтой, факсом, регистрируются секретарем судебного участка в журнале входящей корреспонденции.

После регистрации, не позднее следующего рабочего дня, документы, названные в пункте 2.2 настоящего Порядка, под роспись в журнале входящей корреспонденции передаются мировому судье для рассмотрения.

Копии судебных постановлений по гражданскому делу, вступивших в законную силу, выдаются иным лицам, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями, по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями.

В случае направления документа почтой, копия сопроводительного письма подшивается в дело.

3. Исполнение запросов о предоставлении информации о деятельности мирового судьи, находящейся в архивном фонде судебного участка

3.1. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности мирового судьи, находящейся в архивном фонде судебного участка осуществляется путем предоставления им информации в форме архивной справки, архивной копии или архивной выписки.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

3.2. Выдача архивных справок, копий, выписок из судебного дела, на­ходящегося в архиве судебного участка, лицам, участвующим в деле, произ­водится по письменному заявлению с разрешения мирового судьи. Выдача таких копий из судебного дела секретарем судебного участка производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи.

В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса, а также фамилия, имя и отчество гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, органа государственной власти, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию о деятельности судов. Анонимные запросы не рассматриваются.

В запросе, составленном в письменной форме, указывается также на­именование соответствующего судебного участка, в который направляется запрос, либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.

3.3. Запрос исполняется в срок, установленный Федеральным законом от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации». В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного Федеральным законом от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности су­дов в Российской Федерации» срока для ответа на запрос.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие орга­низации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

3.4. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка

может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях — только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, по­служивших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается мировым судьей и секретарем судебного участка (исполнителем), подготовившим справку, и заверяется гербовой печатью. Копия архивной справки (без штампа и гербовой печати) остается в деле и заверяется исполнителем.

3.5.              Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью мирового судьи и гербовой печатью.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».

Машинописные (выполненные с использованием печатающих устройств) архивные копии и выписки изготавливаются с использованием углового штампа судебного участка с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении фотокопий документа угловой штамп судебного участка не используется.

3.6.              Выдаваемые судебным участком архивные копии приговоров, решений, постановлений, определений по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом необходимо указать в выдаваемой выписке.

Если архивная копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются отрезком плотного листа бумаги и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна»

ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити.

Архив судебного участка обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений необходимо дать пользователю информацией отрицательный ответ. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью.

4. Исполнение запроса об ознакомлении пользователей информацией с судебными делами и материалами, находящимися в архиве судебного

участка

Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами пользователям информацией осуществляется секретарем судебного участка по письменному заявлению пользователя информацией в соответствии с резолюцией мирового судьи.

Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении судебного участка при предъявлении:

а)              обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами и их законными представителями по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях - документа, удостоверяющего личность;

б)              адвокатами - ордера юридической консультации и удостоверения личности;

в)              другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, делам об административных правонарушениях,- доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность;

г)              судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - удостоверения личности;

д)              общественными обвинителями и защитниками - документов, удостоверяющих личность и полномочия.

4.3.              Ознакомление с делами должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника судебного участка в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел. При отсутствии на судебном участке специально выделенного помещения, работа пользователей информацией с документами производится непосредственно в рабочих кабинетах судебного участка, для чего оборудуется соответствую­щее рабочее место.

Пользователи информацией допускаются для ознакомления с судебными делами и материалами на основании личного заявления, предъявляемого вместе с документами, предусмотренными подп. «а» п. 4.2, настоящего Порядка; пользователи информацией, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации.

Разрешение на работу по ознакомлению с архивными делами и материалами в специально оборудованном помещении либо на оборудованном рабочем месте, дает мировой судья на необходимый пользователю информа­цией срок, но, как правило, не более чем на 1 год со дня оформления. При необходимости продления, срок согласовывается с мировым судьей.

4.4. После ознакомления с архивным делом пользователь информацией делает письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к озна­комлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником, от­ветственным за архив, и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи, запись об ознакомлении производится секретарем судебного участка.

Отметка об ознакомлении с делом делается в справочном листе.

5. Выдача архивных дел во временное пользование по запросу

Выдача дел, находящихся в архиве, в служебное пользование, производится по письменным обращениям заинтересованных лиц с письменного разрешения мирового судьи и под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование.

Работники, получившие документальные материалы во временное пользование, отвечают за их сохранность.

Выдача дел во временное пользование в другие организации производится по акту о выдаче дел во временное пользование и регистрируется в книге выдачи дел. Акт подписывается мировым судьей и руководителем организации-получателя дел, подписи скрепляются гербовыми печатями. Акт о выдаче дел во временное пользование составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве судебного участка, другой выдается получателю. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в деле фонда в архиве судебного участка.

На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись секретаря судебного участка в получении дела.

Дела выдаются на срок не более одного месяца. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

Секретарь судебного участка обязан контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать о наличии дел мировому судье.

До возвращения дела на судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в судебный участок.