Об утверждении административных регламентов



ПРИКАЗ

ПРИКАЗ

Управление архивами Свердловской области

от 14.10.2013 г. № 27-01-33/160

Об утверждении административных регламентов

Признан утратившим силу следующим документом:

приказ Управления архивами Свердловской области от 22.01.2014 № 27-01-33/10 (ru66000201400021)

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области», постановлениями Правительства Свердловской области от 09.08.2011 № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области», от 16.11.2011 № 1576-ПП «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (прилагается);

2) Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (прилагается);

3) Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (прилагается);

4) Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию списков

организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления архивами Свердловской области А.А. Капустина.

3. Настоящий приказ опубликовать в «Областной газете».

И.о. начальника

Управления архивами

С.С. Кичигина

Утвержден

приказом Управления архивами

Свердловской области

от 14.10.2013 г.№ 27-01-33/160

«Об утверждении административных регламентов»

Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

Глава 1. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Наименование государственной функции - включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее - государственная функция).

2. Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества включения архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и определяет сроки, последовательность административных процедур (действий) Управления архивами Свердловской области (далее - Управление архивами), а также порядок взаимодействия Управления архивами с государственными архивами Свердловской области, федеральными органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при исполнении государственной функции.

Наименование исполнительного органа государственной власти Свердловской области, исполняющего государственную функцию

3. Государственная функция по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации исполняется Управлением архивами.

4. Информационное обеспечение по исполнению государственной функции осуществляется непосредственно Управлением архивами.

5. Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется государственными архивами Свердловской области (далее - областными государственными архивами) и муниципальными архивами муниципальных образований в Свердловской области (далее - муниципальными архивами) путем подготовки к утверждению экспертно-проверочной комиссией Управления архивами (далее - ЭГЖ) документов, указанных в пункте 29 настоящего Регламента, представленных организациями-источниками комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке (далее - источники комплектования).

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции

6. Государственная функция осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 1993,

25 декабря, № 237);

Гражданским кодексом Российской Федерации (части первая и вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 5, ст.410);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года №5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82-84) с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 15 июня 2009 года № 41-ОЗ («Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 09 октября 2009 года № 81-ОЗ («Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010 года № 114-ОЗ («Областная газета», 2010, 25 декабря, № 469-470) и от 23 мая 2011 года № 30-ОЗ («Областная газета», 2011,25 мая, № 175-177);

Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» («Областная газета», 2008, 22 ноября, № 366-367) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 19 октября 2009 года № 81-ОЗ («Областная газета», 2009,14 октября, № 303-307), от 27 декабря 2010 года № 122-ОЗ («Областная газета», 2010, 29 декабря, № 474-476), от 27 января 2012 года № 1-ОЗ («Областная газета», 2012,28 января, № 32-35), от 7 декабря 2012 года № 98-ОЗ («Областная газета». 2012, 11 декабря, № 538-539), от 4 февраля 2013 года № 3-ОЗ («Областная газета», 2013, 6 февраля, № 54-55);

постановлением Правительства Свердловской области от 09.08.2011 № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области» («Областная газета», 2011, 17 августа, № 299-301) с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Свердловской области от 06.05.2013 № 576-ПП («Областная газета», 2013, 16 мая, № 213-214), от 05.07.2013 № 862-ПП («Областная газета», 2013, 12 июля, № 322-324).

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст;

Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263);

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-77 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области»;

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-78 «Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области».

Предмет государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции

7. Предметом государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции является соблюдение сроков и последовательности действий (административных процедур) по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Права и обязанности должностных лиц Управления архивами при осуществлении государственной функции

8. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции имеют право:

1) запрашивать у областных государственных архивов и муниципальных архивов документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) рассматривать представленные областными государственными архивами и муниципальными архивами документы и давать замечания по соблюдению сроков, порядку, полноте и качеству представленных документов;

3) осуществлять подготовку представленных областными государственными архивами и муниципальными архивами документов к рассмотрению на заседании ЭПК.

9. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции обязаны:

1) своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

2) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы организаций, включенных в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов;

3) соблюдать сроки рассмотрения и представления на согласование документов по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

4) не требовать от областных государственных архивов и муниципальных архивов документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

5) доказывать обоснованность своих замечаний при их обжаловании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляется государственная функция

10. Руководитель, иное должностное лицо уполномоченное представлять на рассмотрение документы по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее - уполномоченные лица) имеют право:

1) давать объяснения по вопросам, относящимся к документам подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;

2) получать от Управления архивами, его должностных лиц информацию о сроках и последовательности действий (административных процедур)

Управления архивами по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

3) знакомиться с результатами рассмотрения представленных документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

4) обжаловать решения Управления архивами, а также действия (бездействие) должностных лиц, повлекшие за собой нарушение прав уполномоченных лиц, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Уполномоченные лица обязаны:

1) предоставлять объяснения и документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) соблюдать сроки предоставления документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3) предоставить должностным лицам Управления архивами, при осуществлении государственной функции, возможность ознакомиться с документами, а также обеспечить полноту и качество представленных на рассмотрение ЭПК документов;

4) своевременно устранять выявленные недостатки в представленных на рассмотрение документах.

Описание результата исполнения государственной функции

12. Результатом исполнения государственной функции является:

1) решение ЭПК о включении конкретных архивных документов в состав Архивного Фонда Российской Федерации при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде грифа утверждения документа, расположенного ниже реквизита «Подпись» в правой нижней части последнего листа документа.

2) решение ЭПК об отказе утверждения описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде заключения эксперта - рецензента о качестве документа, в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 27 настоящего Регламента.

Глава 2. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции.

Информация о месте нахождения и графике работы Управления архивами

13. Информацию о порядке исполнения государственной функции можно получить в Управлении архивами по адресу: 620004, город Екатеринбург, улица Малышева, 101, кабинет 533.

14. График работы Управления архивами: в будние дни с 8.30 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.30.

15. Телефоны для справок и предварительной записи в Управлении архивами: (343)374-07-35, 375-82-84.

16. Официальный сайт Управления архивами: www.uprarchives.midural.ru.

17. Адрес электронной почты Управления архивами: uprarc@uralarchives.ru.

18. Информацию по вопросам исполнения государственной функции, в том числе о ходе ее исполнения, можно получить по письменному обращению, по справочным телефонам и электронной почте, посредством личного обращения.

19. Информирование или консультация при личном обращении в Управление архивами осуществляется сотрудниками Управления архивами - членами ЭПК.

20. Адрес портала федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», на котором расположена информация по вопросу исполнения государственной функции: www.gosuslugi.ru.

21. На официальном интернет-сайте Управления архивами размещается следующая информация:

1) информация о порядке исполнения государственной функции;

2) перечень нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение государственной функции.

22. Место приема документов и сведений, необходимых для исполнения государственной функции, должно быть оснащено стульями, столами, системой кондиционирования воздуха, телефоном, компьютером с возможностью печати документов и выхода в Интернет.

23. Управление архивами размещает на официальном интернет-сайте график заседаний ЭПК на очередной год.

Порядок, размер и основания взимания платы в ходе в исполнения государственной функции

24. Взимание платы за исполнение государственной функции не предусмотрено.

Срок исполнения государственной функции

25. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать тридцать рабочих дней.

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Состав и последовательность административных процедур

26. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация документов, поступивших на рассмотрение ЭПК: описей дел постоянного хранения; усовершенствованных и переработанных описей; описей особо ценных дел; описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, сдаточных описей документов граждан (собственников или владельцев архивных документов);

2) передача документов на рассмотрение эксперту;

3) подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК;

4) рассмотрение документов на заседании ЭПК;

5) подготовка и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении документов.

Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

Регистрация документов, поступивших на рассмотрение ЭПК

27. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов в соответствующий областной государственный или муниципальный архив с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем.

28. Областные государственные архивы и муниципальные архивы рассматривают и готовят к утверждению ЭПК документы источников комплектования.

29. Документы источников комплектования областных государственных и муниципальных архивов, направляемые на рассмотрение ЭПК для решения вопросов о включении состав Архивного фонда Российской Федерации, представляются в Управление архивами с заключениями областных государственных архивов и муниципальных архивов и необходимым комплектом приложений в соответствии с Приложением 1 Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области, утвержденным приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-78 (далее - регламент работы ЭПК).

1) для решения вопросов о включении состав Архивного фонда Российской Федерации документов источников комплектования областных государственных и муниципальных архивов необходимо представить следующие документы на бумажном носителе и в электронном виде:

- описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения - 4 экземпляра;

- описи дел постоянного хранения, составленные в государственных или муниципальных архивах в результате описания - 3 экземпляра;

описи, составленные в результате усовершенствования и переработки - 3 экземпляра;

- описи особо ценных дел - 3 экземпляра с заключением главного хранителя государственного архива (для государственных архивов);

- описи дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение - 4 экземпляра;

- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение - 3 экземпляра.

Описи представляются с соответствующим научно-справочным аппаратом, составленным в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее - Правил организации хранения).

2) для решения вопросов о включении в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации необходимо представить следующие документы на бумажном носителе:

- лист учета и описания уникального документа с заключением главного хранителя фондов государственного архива - 2 экземпляра.

30. Для решения вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации документов граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования областных государственных и муниципальных архивов представляются следующие документы на бумажном носителе и в электронном виде:

- сдаточная опись документов - 2 экземпляра;

- проект договора с собственником или владельцем архивных документов - 1 экземпляр.

31. Административная процедура «Регистрация документов, поступивших на рассмотрение ЭПК» осуществляется в следующем порядке:

1) поступившие в Управление архивами документы от областных государственных архивов, муниципальных архивов регистрируются секретарем ЭПК в специальном журнале регистрации в установленном порядке в течение 3 дней со дня поступления;

2) регистрация документов является основанием для начала действий по исполнению государственной функции;

3) в соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

В случае соблюдения комплектности и правильности оформления документов административная процедура «Регистрация документов, поступивших на заседание ЭПК» может считаться завершенной.

32. Основанием для приостановления исполнения государственной функции, в т.ч. приостановления рассмотрении документов является:

- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, и с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная              система

- организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст;

- представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пунктах 29, 30 настоящего Регламента;

- представление неполного комплекса документов, перечисленных в пунктах 29, 30 настоящего Регламента.

Также основанием для приостановления исполнения государственной функции является составление представленных документов с нарушением требований следующих нормативных правовых актов:

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер № 10291 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05.11.2007).

33. При выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в пунктах 29, 30 настоящего Регламента, секретарь ЭПК информирует об этом соответствующие архивные учреждения (это кто по тексту регламента их нет) для направления замечаний источнику комплектования областного государственного и муниципального архива не позднее 3 дней со дня поступления документов.

34. В случае если по истечении 10 рабочих дней согласно Регламенту работы ЭПК в адрес Управления архивами не поступят необходимые и правильно оформленные документы в соответствии с пунктами 29, 30 настоящего Административного регламента секретарь ЭПК возвращает представленные документы в архивное учреждение для направления соответствующему источнику комплектования областного государственного и/или муниципального архива.

35. В случае если по истечении 10 рабочих дней областной государственный архив или муниципальный архив не представит необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием причин приостановления исполнения государственной функции и не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его в областной государственный или муниципальный архив.

Передача документов на рассмотрение эксперту

36. Основанием для начала исполнения административной процедуры является документ, поступивший на рассмотрение ЭПК, зарегистрированный секретарем ЭПК в специальном журнале регистрации.

37. Секретарь ЭПК передает документ на рассмотрение эксперту ЭПК. Распределение документов, поступающих на рассмотрение ЭПК для экспертной оценки, производится секретарем ЭПК в соответствии со схемой распределения документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, утверждаемой приказом Управления архивами.

Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК

38. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК, осуществляемая секретарем ЭПК.

39. Члены ЭПК и эксперты рассматривают поступившие документы, фиксируют результат рассмотрения или замечания (если таковые имеются) в письменном заключении в течение 5 рабочих дней.

40. Рецензированные экспертами документы поступают секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК.

41. В случае отклонения замечаний разработчиком документа составляется свод отклоненных замечаний с указанием мотивов отклонения, который представляется секретарю ЭПК.

Для повторного рассмотрения документа председателем ЭПК назначается второй эксперт.

42. Рецензированный вторым экспертом документ поступает секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК, или переносится на следующее заседание ЭПК.

Заключения двух экспертов, свод отклоненных замечаний и Рецензированный документ рассылается членам ЭПК за 2 рабочих дня до заседания ЭПК для повторного рассмотрения.

43. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем комиссии. Повестка дня и документы к заседанию передается председателю ЭПК не позднее, чем за 2 дня до заседания.

Рассмотрение документов на заседании ЭПК

44. Основанием для начала административной процедуры является назначение заседания ЭПК по отрецензированным экспертами документам.

45. Рассмотрение документов на заседании ЭПК осуществляется в следующем порядке:

1) рассмотрение документов на заседании ЭПК протоколируется секретарем комиссии;

2) решения ЭПК по каждому рассматриваемому вопросу (документу) принимаются отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии;

- решение ЭПК по рассматриваемому вопросу (документу) считается принятым, если большинство членов ЭПК проголосовали за принимаемое решение;

- решение ЭПК по рассматриваемому вопросу (документу) считается не принятым, если большинство членов ЭПК проголосовали против принимаемого решения.

3) при разделении голосов поровну решение принимает председатель

ЭПК;

4) особые мнения членов ЭПК и приглашенных лиц заносятся в протокол ЭПК;

5) протокол подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК и представляется начальнику Управления архивами на утверждение после проведения заседания.

46. Результатом фиксации выполнения административной процедуры является утвержденный протокол ЭПК.

Подготовка и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении

документов

47. Основанием для начала административной процедуры является подготовка и направление в областные государственные архивы или муниципальные архивы решения ЭПК о рассмотрении документов.

48. Подготовка и направление в областные государственные архивы или муниципальные архивы решения ЭПК о рассмотрении документов осуществляется в следующем порядке:

1) проекты решений ЭПК после принятия дорабатываются, редактируются с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, секретарем ЭПК и представляются на подпись председателю ЭПК;

2) решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Управления архивами;

3) в случае неутверждения начальником Управления архивами протокола заседания ЭПК секретарем ЭПК по указанию председателя ЭПК данное решение изымается из протокола, после чего протокол заседания ЭПК вновь представляется на утверждение начальнику Управления архивами;

4) рассмотрение вопроса, по которому решение было изъято из протокола, переносится на следующее заседание ЭПК и рассматривается в присутствии начальника Управления архивами;

5) рассмотренные на ЭПК документы передаются секретарем ЭПК в отдел административно-хозяйственной работы и документационного обеспечения для отправки в соответствующие областные государственные архивы и муниципальные архивы.

Глава 4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

49. Управление архивами осуществляет контроль за исполнением государственной функции, ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие проверки и принимает соответствующие меры в отношении таких должностных лиц.

50. Текущий контроль осуществляется постоянно должностными лицами, исполняющими государственную функцию, по каждой процедуре в соответствии с настоящим Административным регламентом, а также путем проведения проверок вышестоящими должностными лицами Управления архивами исполнения положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов.

Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в отчетах, служебной корреспонденции, устная и письменная информация должностных лиц, осуществляющих государственную функцию.

О случаях и причинах нарушения сроков и содержания административных процедур ответственные за их осуществление должностные лица немедленно информируют своих непосредственных начальников, а также принимают срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции

51. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами.

52. Проверки могут быть плановыми и осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Управления архивами либо внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

53. Периодичность проведения проверок устанавливается приказом Управления архивами.

54. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав проверяемых лиц виновные должностные лица привлекаются к ответственности.

55. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Управления архивами.

Проверка осуществляется на основании приказа Управления архивами.

56. Результаты проверки оформляются в акте, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за действия (бездействие), решения и принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции

57. Должностные лица, исполняющие государственную функцию, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения административных процедур, правильность и обоснованность принятых решений, законность применяемых мер, соблюдение порядка их применения и соответствие применяемых мер совершенным нарушениям, соблюдение прав проверяемых юридических лиц.

Персональная ответственность за исполнение государственной

функции закрепляется в должностных регламентах государственных

гражданских служащих в соответствии с требованиями              законодательства Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

58. Граждане, их объединения и организации могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации по телефону, в письменном виде, по электронной почте, на официальном сайте Управления архивами и через портал государственных услуг.

Основные положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением настоящего Административного регламента, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, устанавливаются и определяются в соответствии с федеральными законами, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Порядок и формы контроля исполнения государственной функции должны отвечать требованиям непрерывности и действенности.

Глава 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, а также его должностных лиц

59. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления архивами в досудебном и судебном порядке.

60. Предметом (досудебного) внесудебного обжалования является нарушение прав и законных интересов заявителя, противоправные решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами при исполнении государственной функции, нарушение положений настоящего Административного регламента, некорректное поведение или нарушение служебной этики в ходе исполнения государственной функции.

61. Приостановление рассмотрения жалобы, в том числе в случаях, когда ответ на жалобу не дается, не допускается.

62. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является жалоба, поданная в письменной форме или в форме электронного документа, а также устное обращение.

63. Заявитель вправе получить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

64. Заявители имеют право на обжалование действия (бездействия) или решения, осуществляемого (принимаемого) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, сотрудников Управления архивами начальнику Управления архивами.

Обжалование действия (бездействия), решения осуществляется письменно либо устно.

65. Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней.

66. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие), решения должностного лица Управление архивами принимает одно из следующих решений:

1) признает правомерными действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами и отказывает в удовлетворении жалобы;

2) признает действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами неправомерными и определяет соответствующие меры, в том числе для устранения допущенных нарушений.

67. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц и иных работников Управления архивами, а также их решений в ходе исполнения государственной функции в Правительство Свердловской области, иные органы государственной власти, уполномоченные на рассмотрение жалоб организации.

Если заявитель не удовлетворен принятым по его жалобе решением, он вправе в течение трех месяцев с момента принятия решения обратиться в районный суд по месту своего жительства или по месту нахождения государственного органа, должностного лица, решение которого оспаривается.

Пропуск трехмесячного срока обращения в суд с заявлением не является для суда основанием для отказа в принятии заявления, но может послужить основанием для отказа в удовлетворении заявления.

Приложение № 1

к Административному регламенту

исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

Блок-схема последовательности действий Управления архивами Свердловской области исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

(Блок-схема представлена на бумажном носителе)

Утвержден

приказом Управления архивами

Свердловской области

от 14.10.2013 г. № 27-01-33/160

«Об утверждении административных регламентов»

Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию списков организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

Глава 1. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Наименование государственной функции - согласование списков организаций-источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - государственная функция).

2. Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию списков организаций-источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества согласования списков организаций-источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - списков источников комплектования архивов) и определяет сроки, последовательность административных процедур (действий) Управления архивами Свердловской области (далее - Управление архивами), а также порядок взаимодействия Управления архивами с государственными архивами Свердловской области, федеральными органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при исполнении государственной функции.

Наименование исполнительного органа государственной власти Свердловской области, исполняющего государственную функцию

3. Государственная функция по согласованию списков источников комплектования архивов исполняется Управлением архивами.

4. Информационное обеспечение по исполнению государственной функции осуществляется непосредственно Управлением архивами.

5. Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется государственными архивами Свердловской области (далее - областными государственными архивами) и муниципальными архивами муниципальных образований в Свердловской области (далее - муниципальными архивами) путём рассмотрения и подготовки к согласованию экспертно-проверочной комиссией Управления архивами (далее - ЭПК) документов, указанных в пункте 27 настоящего Административного регламента, представленных государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке (далее - источники комплектования).

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции

6. Государственная функция осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 1993, 25 декабря, № 237);

Гражданским кодексом Российской Федерации (части первая и вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 5, ст.410);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года №5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82-84) с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 15 июня 2009 года № 41-ОЗ («Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 09 октября 2009 года № 81-ОЗ («Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010 года № 114-ОЗ («Областная газета», 2010, 25 декабря, № 469-470) и от 23 мая 2011 года № 30-ОЗ («Областная газета», 2011, 25 мая, № 175-177);

Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» («Областная газета», 2008, 22 ноября, № 366-367) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 19 октября 2009 года № 81-03 («Областная газета», 2009,14 октября, № 303-307), от 27 декабря 2010 года № 122-ОЗ («Областная газета», 2010, 29 декабря, № 474-476), от 27 января 2012 года № 1-ОЗ («Областная газета», 2012, 28 января, № 32-35), от 7 декабря 2012 года № 98-ОЗ («Областная газета». 2012, 11 декабря, № 538-539), от 4 февраля 2013 года № 3-ОЗ («Областная газета», 2013, 6 февраля, № 54-55);

постановлением Правительства Свердловской области от 09.08.2011 № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области» («Областная газета», 2011, 17 августа, № 299-301) с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Свердловской области от 06.05.2013 № 576-ПП («Областная газета», 2013, 16 мая, № 213-214), от 05.07.2013 № 862-ПП («Областная газета», 2013, 12 июля, № 322-324).

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст;

Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263);

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-77 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области»;

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-78 «Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области».

Предмет государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции

7. Предметом государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции является соблюдение сроков и последовательности действий (административных процедур) по согласованию списков источников комплектования архивов.

Права и обязанности должностных лиц Управления архивами при осуществлении государственной функции

8. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции имеют право:

1) запрашивать у областных государственных архивов и муниципальных архивов документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) рассматривать представленные областными государственными архивами и муниципальными архивами нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу и давать замечания по соблюдению сроков, порядку, полноте и качеству представленных нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

3) готовить к согласованию представленные документы на заседание ЭГПС.

9. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции обязаны:

1) своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

2) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы организаций, включенных в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов;

3) соблюдать сроки рассмотрения и представления на согласование нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

4) не требовать от областных государственных архивов и муниципальных архивов документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

5) доказывать обоснованность своих замечаний при их обжаловании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляется государственная функция

10. Руководитель, иное должностное лицо уполномоченное представлять на рассмотрение документы по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу (далее - уполномоченные лица) имеют право:

1) давать объяснения по вопросам, относящимся к согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

2) получать от Управления архивами, его должностных лиц информацию о сроках и последовательности действий (административных процедур) Управления архивами по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

3) знакомиться с результатами рассмотрения представленных для согласования нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

4) обжаловать решения Управления архивами, а также действия (бездействие) должностных лиц, повлекшие за собой нарушение прав уполномоченных лиц, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Уполномоченные лица обязаны:

1) предоставлять объяснения и документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) соблюдать сроки предоставления нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу для согласования.

3) предоставить должностным лицам Управления архивами, при осуществлении государственной функции, возможность ознакомиться с нормативными правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, а также обеспечить полноту и качество представленных на рассмотрение ЭПК нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

4) своевременно устранять выявленные недостатки в представленных на рассмотрение нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу.

Описание результата исполнения государственной функции

12. Результатом исполнения государственной функции является:

1) решение ЭПК о согласовании списков источников комплектования архивов.

2) решение ЭПК о включении организаций в список источников комплектования архивов.

3) решение ЭПК об исключении организаций из списков источников комплектования архивов.

4) решение ЭПК об отказе в согласовании списков источников комплектования архивов, включений организаций в список источников комплектования архивов, об исключении организаций из списков источников комплектования архивов, оформленное в виде заключения эксперта - рецензента о качестве документа, в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 6 настоящего Административного регламента.

Глава 2. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции.

Информация о месте нахождения и графике работы Управления архивами

13. Информацию о порядке исполнения государственной функции можно получить в Управлении архивами по адресу: 620004, город Екатеринбург, улица Малышева, 101, кабинет 533.

14. График работы Управления архивами: в будние дни с 8.30 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.30.

15. Телефоны для справок и предварительной записи в Управлении архивами: (343)374-07-35, 375-82-84.

16. Официальный сайт Управления архивами: www.uprarchives.midural.ru.

17. Адрес электронной почты Управления архивами: uprarc@uralarchives.ru.

18. Информацию по вопросам исполнения государственной функции, в том числе о ходе ее исполнения, можно получить по письменному обращению, по справочным телефонам и электронной почте, посредством личного обращения.

19. Информирование или консультация при личном обращении в Управление архивами осуществляется сотрудниками Управления архивами - членами ЭПК, сотрудниками областных государственных архивов и муниципальных архивов.

20. Адрес портала федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», на котором расположена информация по вопросу исполнения государственной функции: www.gosuslugi.ru.

21. На официальном интернет-сайте Управления архивами размещается следующая информация:

1) информация о порядке исполнения государственной функции;

2) перечень нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение государственной функции.

22. Место приема документов и сведений, необходимых для исполнения государственной функции, должно быть оснащено стульями, столами, системой кондиционирования воздуха, телефоном, компьютером с возможностью печати документов и выхода в Интернет.

23. Управление архивами размещает на официальном интернет-сайте график заседаний ЭПК на очередной год.

Порядок, размер и основания взимания платы в ходе в исполнения государственной функции

24. Взимание платы за исполнение государственной функции не предусмотрено.

Срок исполнения государственной функции

25. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать двадцать пять рабочих дней.

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Состав и последовательность административных процедур

26. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов проверка соответствия оформления документов требованиям нормативных и правовых актов;

2) проведение экспертизы списков источников комплектования архивов;

3) рассмотрение списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов на заседании ЭПК;

4) оформление и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении списка источников комплектования архива, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов.

Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

Основание для начала исполнения государственной функции

27. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление областным государственным архивом, муниципальным архивом заключения о согласовании списка источников комплектования архива, заключения о возможности включения организации в список источников комплектования или исключения организации из списка источников комплектования архива, на рассмотрение ЭПК с приложением соответствующего документа.

1) для согласования списков организаций - источников комплектования архивов - справка к списку источников комплектования архива, проект списка источников комплектования архива, справка к списку и электронная копия списка источников комплектования архива в формате Microsoft Excel по установленной форме);

Справка к списку источников комплектования архива должна содержать следующие реквизиты:

а) наименование областного государственного архива, муниципального архива (получателя государственной функции);

б) наименование вида документа, направляемого на рассмотрение ЭПК;

в) дата и номер документа, направляемого на рассмотрение ЭПК;

г) адресат - председатель ЭПК;

д) запрос об исполнении государственной функции;

е) подпись руководителя областного государственного архива, муниципального архива;

2) для решения о включении организации в список источников комплектования - справка о включении организации в список источников комплектования;

справка о включении организации в список источников комплектования должна содержать следующие сведения:

а) характеристика организации:

- полное название организации;

- подчиненность;

- дата возникновения (наименование, дата, номер распорядительного документа);

- место организации в отраслевой системе;

- функции, структура организации;

- роль организации в экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни региона;

- наличие или возможность заключения договора негосударственных организаций с государственным, муниципальным архивом;

б) характеристика документов:

- в каких документах отражаются основные функции организации;

- степень дублирования документов в фондах вышестоящих организаций, налоговых, регистрационных, статистических органов;

- полнота документального комплекса, созданного организацией;

- годовой документооборот;

- наличие научно-технической (далее - НТД), аудиовизуальной документации, документов по личному составу;

- предложение и обоснование формы приема документов на постоянное хранение (1-полная; 2.1-повидовая выборочная; 2.2-групповая выборочная), для формы 2.1 дается характеристика комплекса документов, передаваемых на хранение;

справка составляется в 4-х экземплярах:

1- в наблюдательное дело организации;

2- в наблюдательное дело архива (в Управлении архивами);

3– в делопроизводство ЭПК;

4– руководителю организации (вместе с выпиской из решения ЭПК о включении в список источников комплектования архива);

3) для решения об исключении организации из списка источников комплектования - справка об исключении организации из списка источников комплектования архива;

справка об исключении организации из списка источников комплектования архива должна содержать следующие сведения:

- полное название организации;

- подчиненность;

- дата возникновения;

- место организации в отраслевой системе;

- форма приема;

- время включения в список источников комплектования;

- причина исключения (ликвидация или преобразование организации, указания архивных органов, смена формы собственности, небольшой объем и малая значимость документов, их полное дублирование в фондах иных организаций, передача под контроль другому архиву и др.);

- характеристика и дальнейшее местонахождение документов постоянного хранения; возможность замещения информации исключаемой организации документами других организаций;

- наличие и дальнейшее место хранения документов по личному составу, научно-технической и аудиовизуальной документации;

4) при повторном согласовании списка источников комплектования архива справка к списку должна содержать следующие сведения:

- количество организаций (в том числе создающих НТД и аудиовизуальные документы);

- сравнительный анализ нового и старого списка, перечень организаций подлежащих исключению, перечень организаций подлежащих включению;

- соотношение государственной и негосударственной частей списка;

- динамика форм приема;

- отражение в списке особенностей структуры органов местного самоуправления (наличие депутатских собраний, собраний представителей, муниципальных комитетов, фондов муниципального имущества и др.);

- отражение в списке особенностей региональной экономики (доминирование определенных отраслей хозяйства, форм собственности);

характеристика отраслевых блоков:

- количество и наименование групп организаций, составляющих блок;

- наличие отступлений от примерного списка;

- обоснование форм приема 2.1 и 2.2;

- наличие НТД и аудиовизуальных документов;

- возможная дублетность документов в фондах иных организаций.

28. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции:

1) нарушение требований нормативных правовых актов органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, органов законодательной и исполнительной власти Свердловской области, правовых актов Управления архивами в области делопроизводства и архивного дела;

2) отсутствие или недостаток в справке к списку источников комплектовании архива (или в списке источников комплектовании архива) сведений об организации, подлежащей включению в список источников комплектования архива (или исключению из списка источников комплектования архива), необходимых для принятия решения ЭПК.

29. Списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов, представленные на рассмотрение ЭПК в нарушение правил, установленных настоящим Административным регламентом, к рассмотрению ЭПК не принимаются и подлежат возврату.

Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЭПК списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов возлагается на руководителя государственного (муниципального) архива, представивших эти документы.

30. Регистрация списков источников комплектования архива, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов, проверка соответствия оформления указанных документов требованиям нормативных и правовых актов.

1) поступившие в Управление архивами Свердловской области списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов регистрируются в Управлении архивами в установленном порядке в течение 3 дней со дня поступления;

2) регистрация списка источников комплектования архива, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов является основанием для начала действий по исполнению государственной функции;

3) подготовка рассмотрения списка источников комплектования архива, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов на заседании ЭПК;

4) секретарь ЭПК проверяет комплектность и правильность оформления списков источников комплектования архива, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

5) при выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в пунктах 27, 28 настоящего Административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом областной государственный архив, муниципальный архив.

6) в случае если по истечении 10 рабочих дней областной государственный архив, муниципальный архив не представит необходимые и правильно оформленные списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в исполнении государственной функции и не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его в областной государственный (муниципальный) архив;

7) списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов регистрируются в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

8) рассмотрение вопроса о согласовании списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов включаются в проект повестки заседания ЭПК.

Проведение экспертизы списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов

31. Проведение экспертизы списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов.

1) списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов представляются секретарю ЭПК не позднее, чем за 10 рабочих дней до заседания;

2) распределение документов, поступающих на рассмотрение ЭПК для экспертной оценки, производится секретарем ЭПК, в соответствии со схемой распределения документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, утверждаемой приказом начальника Управления архивами;

3) члены ЭПК и эксперты рассматривают списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов фиксируют факт устранения замечаний в письменном заключении в течение 5 рабочих дней;

4) отрецензированные экспертами списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов поступают секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК;

5) при выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пунктах 27, 28 настоящего Административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом архив по телефону не позднее 3 дней со дня поступления списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов, разъясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, информирование может осуществляться письменно почтовым отправлением или по факсу;

6) в случае отклонения замечаний, разработчиком списка источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов составляется свод отклоненных замечаний с указанием мотивов отклонения, который представляется секретарю ЭПК;

7) для повторного рассмотрения списка источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов председателем ЭПК назначается второй эксперт;

8) отрецензированный вторым экспертом список источников комплектования архивов, справка о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справка об исключении из списков источников комплектования архивов поступает секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК, или переносится на следующее заседание ЭПК;

9) заключения двух экспертов, свод отклоненных замечаний и отрецензированный список источников комплектования архивов, справка о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справка об исключении из списков источников комплектования архивов рассылается членам ЭПК за 2 рабочих дня до заседания ЭПК для повторного рассмотрения;

10) повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем комиссии. Повестка дня и документы к заседанию передается председателю не позднее, чем за 2 дня до заседания.

Рассмотрение списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов на заседании ЭПК

32. Рассмотрение списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов на заседании ЭПК.

1) рассмотрение списков источников комплектования архивов, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов на заседании ЭПК протоколируется секретарем комиссии;

2) решения ЭПК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии;

3) при разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК;

4) особые мнения членов ЭПК и приглашенных лиц заносятся в протокол;

5) протокол подписывается председателем и секретарем комиссии и представляется начальнику Управления архивами на утверждение после проведения заседания.

Оформление и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении списка источников комплектования архива, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов

33. Оформление и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении списка источников комплектования архива, справок о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справок об исключении из списков источников комплектования архивов.

1) проекты решений ЭПК после принятия дорабатываются, редактируются с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, секретарем ЭПК и представляются на подпись председателю ЭПК;

2) решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Управления архивами;

3) в случае не утверждения начальником Управления архивами протокола заседания ЭПК секретарем ЭПК по указанию председателя данное решение изымается из протокола, после чего протокол заседания ЭПК вновь представляется на утверждение начальнику Управления архивами;

4) рассмотрение вопроса, по которому решение было изъято из протокола, переносится на следующее заседание ЭПК и рассматривается в присутствии начальника Управления архивами;

5) список источников комплектования архива согласуется секретарём ЭПК после утверждения протокола заседания начальником Управления архивами;

6) выписка из протокола ЭПК о согласовании списка источников комплектования архива (решения о включении в список источников комплектования, исключения из списка источников комплектования) после подписания председателем ЭПК (заместителем председателя ЭПК) и секретарем ЭПК направляется в архив;

7) оформленные списки источников комплектования архивов, справки о включении организаций в списки источников комплектования архивов, справки об исключении из списков источников комплектования архивов передаются секретарём ЭПК в отдел административно-хозяйственной работы и материально- технического обеспечения для отправки в соответствующий областной государственный архив, муниципальный архив.

Глава 4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

34. Управление архивами осуществляет контроля за исполнением государственной функции, ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие проверки и принимает соответствующие меры в отношении таких должностных лиц.

35. Текущий контроль осуществляется постоянно должностными лицами, исполняющими государственную функцию, по каждой процедуре в соответствии с настоящим Административным регламентом, а также путем проведения проверок вышестоящими должностными лицами Управления архивами исполнения положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов.

Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в отчетах, служебной корреспонденции, устная и письменная информация должностных лиц, осуществляющих государственную функцию.

О случаях и причинах нарушения сроков и содержания административных процедур ответственные за их осуществление должностные лица немедленно информируют своих непосредственных начальников, а также принимают срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции

36. Контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами.

37. Проверки могут быть плановыми и осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Управления архивами либо внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

38. Периодичность проведения проверок устанавливается приказом Управления архивами.

39. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав проверяемых лиц виновные должностные лица привлекаются к ответственности.

40. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Управления архивами.

Проверка осуществляется на основании приказа Управления архивами.

41. Результаты проверки оформляются в акте, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за действия (бездействие), решения и принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции

42. Должностные лица, исполняющие государственную функцию, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения административных процедур, правильность и обоснованность принятых решений, законность применяемых мер, соблюдение порядка их применения и соответствие применяемых мер совершенным нарушениям, соблюдение прав проверяемых юридических лиц.

Персональная ответственность за исполнение государственной функции закрепляется в должностных регламентах государственных гражданских служащих в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

43. Граждане, их объединения и организации могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Управления архивами и через портал государственных услуг.

Основные положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля исполнения настоящего Административного регламента, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, устанавливаются и определяются в соответствии с федеральными законами, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Порядок и формы контроля исполнения государственной функции должны отвечать требованиям непрерывности и действенности.

Глава 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, а также его должностных лиц

44. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления архивами в досудебном и судебном порядке.

45. Предметом (досудебного) внесудебного обжалования является нарушение прав и законных интересов заявителя, противоправные решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами при исполнении государственной функции, нарушение положений настоящего Административного регламента, некорректное поведение или нарушение служебной этики в ходе исполнения государственной функции.

46. Приостановление рассмотрения жалобы, в том числе в случаях, когда ответ на жалобу не дается, не допускается.

47. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является жалоба, поданная в письменной форме или в форме электронного документа, а также устное обращение.

48. Заявитель вправе получить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

49. Заявители имеют право на обжалование действия (бездействия) или решения, осуществляемого (принимаемого) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, сотрудников Управления архивами - начальнику Управления архивами.

Обжалование действия (бездействия), решения осуществляется письменно либо устно.

50. Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней.

51. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие), решения должностного лица Управления архивами принимает одно из следующих решений:

1) признает правомерными действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами и отказывает в удовлетворении жалобы;

2) признает действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами неправомерными и определяет соответствующие меры, в том числе для устранения допущенных нарушений.

52. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц и иных работников Управления архивами, а также их решений в ходе исполнения государственной функции в Правительство Свердловской области, иные органы государственной власти, уполномоченные на рассмотрение жалоб организации.

Если заявитель не удовлетворен принятым по его жалобе решением, он вправе в течение трех месяцев с момента принятия решения обратиться в районный суд по месту своего жительства или по месту нахождения государственного органа, должностного лица, решение которого оспаривается.

Пропуск трехмесячного срока обращения в суд с заявлением не является для суда основанием для отказа в принятии заявления, но может послужить основанием для отказа в удовлетворении заявления.

Приложение № 1 к

Административному регламенту

исполнения Управлением архивами

Свердловской области

государственной функции по организации согласования списков организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

Блок-схема последовательности действий Управления архивами Свердловской области исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по организации по организации согласования списков организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

(Блок-схема представлена на бумажном носителе)

Утвержден

приказом Управления архивами

Свердловской области

от 14.10.2013 г. 27-01-33/160

«Об утверждении административных регламентов»

Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

Глава 1. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Наименование государственной функции - согласование инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу организаций-источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - государственная функция).

2. Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу организаций-источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества согласования инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и иных нормативных правовых актов по архивному дел> организаций-источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу) и определяет сроки, последовательность административных процедур (действий) Управления архивами Свердловской области (далее - Управление архивами), а также порядок взаимодействия Управления архивами с государственными архивами Свердловской области, федеральными органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при исполнении государственной функции.

Наименование исполнительного органа государственной власти Свердловской области, исполняющего государственную функцию

3. Государственная функция по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу исполняется Управлением архивами.

4. Информационное обеспечение по исполнению государственной функции осуществляется непосредственно Управлением архивами.

5. Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется государственными архивами Свердловской области (далее - областными государственными архивами) и муниципальными архивами муниципальных образований в Свердловской области (далее - муниципальными архивами) путём рассмотрения и подготовки к согласованию экспертно-проверочной комиссией Управления архивами (далее - ЭГЖ) документов, указанных в пункте 27 настоящего Административного регламента, представленных государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке (далее - источники комплектования).

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции

6. Государственная функция осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 1993,

25 декабря, № 237);

Гражданским кодексом Российской Федерации (части первая и вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 5, ст.410);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года №5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82-84) с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 15 июня 2009 года № 41-ОЗ («Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 09 октября 2009 года № 81-ОЗ («Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010 года № 114-ОЗ («Областная газета», 2010, 25 декабря, № 469-470) и от 23 мая 2011 года № 30-ОЗ («Областная газета», 2011, 25 мая, № 175-177);

Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» («Областная газета», 2008, 22 ноября, № 366-367) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 19 октября 2009 года № 81-ОЗ («Областная газета», 2009,14 октября, № 303-307), от 27 декабря 2010 года № 122-ОЗ («Областная газета», 2010, 29 декабря, № 474-476), от 27 января 2012 года № 1-ОЗ («Областная газета», 2012,28 января, № 32-35), от 7 декабря 2012 года № 98-ОЗ («Областная газета», 2012, 11 декабря, № 538-539), от 4 февраля 2013 года № 3-ОЗ («Областная газета», 2013, 6 февраля, № 54-55);

постановлением Правительства Свердловской области от 09.08.2011 № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области» («Областная газета», 2011, 17 августа, № 299-301) с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Свердловской области от 06.05.2013 № 576-ПП («Областная газета», 2013, 16 мая, № 213-214), от 05.07.2013 № 862-ПП («Областная газета», 2013, 12 июля, № 322-324).

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст;

Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263);

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-77 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области»;

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-78 «Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области».

Предмет государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции

7. Предметом государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции является соблюдение сроков и последовательности действий (административных процедур) по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу.

Права и обязанности должностных лиц Управления архивами при осуществлении государственной функции

8. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции имеют право:

1) запрашивать у областных государственных архивов и муниципальных архивов документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) рассматривать представленные областными государственными архивами и муниципальными архивами нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу и давать замечания по соблюдению сроков, порядку, полноте и качеству представленных нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

3) готовить к согласованию представленные документы на заседание ЭПК.

9. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции обязаны:

1) своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

2) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы организаций, включенных в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов;

3) соблюдать сроки рассмотрения и представления на согласование нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

4) не требовать от областных государственных архивов и муниципальных архивов документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

5) доказывать обоснованность своих замечаний при их обжаловании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляется государственная функция

10. Руководитель, иное должностное лицо уполномоченное представлять на рассмотрение документы по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу (далее - уполномоченные лица) имеют право:

1) давать объяснения по вопросам, относящимся к согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

2) получать от Управления архивами, его должностных лиц информацию о сроках и последовательности действий (административных процедур) Управления архивами по согласованию нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

3) знакомиться с результатами рассмотрения представленных для согласования нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

4) обжаловать решения Управления архивами, а также действия (бездействие) должностных лиц, повлекшие за собой нарушение прав уполномоченных лиц, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Уполномоченные лица обязаны:

1) предоставлять объяснения и документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) соблюдать сроки предоставления нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу для согласования.

3) предоставить должностным лицам Управления архивами, при осуществлении государственной функции, возможность ознакомиться с нормативными правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, а также обеспечить полноту и качество представленных на рассмотрение ЭПК нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу;

4) своевременно устранять выявленные недостатки в представленных на рассмотрение нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу.

Описание результата исполнения государственной функции

12. Результатом исполнения государственной функции является:

1) решение ЭПК о согласовании нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита «Подпись» в левой нижней части последнего листа нормативного правового акта по делопроизводству и архивному делу;

2) решение ЭПК об отказе в согласовании нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, оформленное в виде заключения эксперта - рецензента о качестве нормативного правового акта по делопроизводству и архивному делу, в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 6 настоящего Административного регламента.

Глава 2. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции.

Информация о месте нахождения и графике работы Управления архивами

13. Информацию о порядке исполнения государственной функции можно получить в Управлении архивами по адресу: 620004, город Екатеринбург, улица Малышева, 101, кабинет 533.

14. График работы Управления архивами: в будние дни с 8.30 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.30.

15. Телефоны для справок и предварительной записи в Управлении архивами: (343)374-07-35, 375-82-84.

16. Официальный сайт Управления архивами: www.uprarchives.midural.ru.

17. Адрес электронной почты Управления архивами: uprarc@uralarchives.ru.

18. Информацию по вопросам исполнения государственной функции, в том числе о ходе ее исполнения, можно получить письменным обращением, по справочным телефонам и электронной почте, посредством личного обращения.

19. Информирование или консультация при личном обращении в Управление архивами осуществляется сотрудниками Управления архивами - членами ЭПК, сотрудниками областных государственных архивов и муниципальных архивов.

20. Адрес портала федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», на котором расположена информация по вопросу исполнения государственной функции: www.gosuslugi.ru.

21. На официальном интернет-сайте Управления архивами размещается следующая информация:

1) информация о порядке исполнения государственной функции;

2) перечень нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение государственной функции.

22. Место приема нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу и сведений, необходимых для исполнения государственной функции, должно быть оснащено стульями, столами, системой кондиционирования воздуха, телефоном, компьютером с возможностью печати нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу и выхода в Интернет.

23. Управление архивами размещает на официальном интернет-сайте график заседаний ЭПК на очередной год.

Порядок, размер и основания взимания платы в ходе в исполнения государственной функции

24. Взимание платы за исполнение государственной функции не предусмотрено.

Срок исполнения государственной функции

25. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать двадцать пять рабочих дней.

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Состав и последовательность административных процедур

26. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, проверка соответствия оформления нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу требованиям нормативных и правовых актов, указанных в пункте 6 настоящего Административного регламента.

2) передача нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на рассмотрение эксперту;

3) подготовка рассмотрения нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК;

4) рассмотрение нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК;

5) подготовка и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу.

Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

Регистрация нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, поступивших на рассмотрение ЭПК

27. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление областным государственным архивом, муниципальным архивом заключения о возможности согласования нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу с приложением соответствующего нормативного правого акта по делопроизводству и архивному делу:

- положение об экспертной комиссии организации-источника комплектования областного государственного архива, муниципального архива;

- положение об архиве организации - источника комплектования областного государственного архива, муниципального архива;

- инструкция по делопроизводству организации-источника комплектования областного государственного архива, муниципального архива;

- акт о неисправных повреждениях нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу организации-источника комплектования областного государственного архива, муниципального архива;

- акт о необнаружении нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, пути розыска которых исчерпаны организации-источника комплектования областного государственного архива, муниципального архива;

- акт описания архивных нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, переработки описей организации- источника комплектования областного государственного архива, муниципального архива и др.;

Заключение должно содержать следующие реквизиты:

а)наименование областного государственного архива, муниципального архива (получателя государственной функции);

б) наименование вида нормативного правого акта по делопроизводству и архивному делу, направляемого на рассмотрение ЭПК;

в) дата и номер нормативного правого акта по делопроизводству и архивному делу, направляемого на рассмотрение ЭПК;

г) адресат - председатель ЭПК;

д) запрос об исполнении государственной функции;

е) подпись руководителя областного государственного архива, муниципального архива.

28. Регистрация нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу и передача их на исполнение эксперту.

1) поступившие в Управление архивами Свердловской области нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу, регистрируются в Управлении архивами в установленном порядке в течение 3 дней со дня поступления;

2) регистрация нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу является основанием для начала действий по исполнению государственной функции;

3) подготовка рассмотрения нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК;

4) секретарь ЭПК проверяет комплектность и правильность оформления нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, поступивших на рассмотрение ЭПК;

5) при выявлении в ходе проверки нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу нарушений, указанных в пункте 29 настоящего Административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом областной государственный архив, муниципальный архив;

6) в случае если по истечении 10 рабочих дней государственный (муниципальный) архив не представит необходимые и правильно оформленные нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в исполнении государственной функции и не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его в областной государственный (муниципальный) архив;

7) нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу регистрируются в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

8) рассмотрение вопроса о согласовании нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу включается в проект повестки заседания ЭПК.

29. Основанием для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу является:

1) нарушение требований нормативных правовых актов органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, органов законодательной и исполнительной власти Свердловской области, правовых актов Управления архивами в области делопроизводства и архивного дела;

2) отсутствие экспертного заключения областного государственного архива, муниципального архива о возможности согласования нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу.

30. Нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу, представленные на рассмотрение ЭПК в нарушение правил, установленных настоящим Административным регламентом, к рассмотрению ЭПК не принимаются и подлежат возврату.

Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЭПК нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу возлагается на руководителя областного государственного (муниципального) архива, представивших эти документы.

Передача нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на рассмотрение эксперту

31. Основанием для начала исполнения административной процедуры является нормативный правовой акт по делопроизводству и архивному делу, поступивший на рассмотрение ЭПК, зарегистрированный секретарём ЭПК в специальном журнале регистрации документов, поступающих на рассмотрение ЭПК.

Секретарь ЭПК передаёт нормативный правовой акт по делопроизводству и архивному делу на рассмотрение эксперту ЭПК. Распределение нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, поступающих на рассмотрение ЭПК для экспертной оценки, производится секретарем ЭПК в соответствии со схемой распределения документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, утверждаемой приказом Управления архивами.

32. Результатом фиксации выполнения административной процедуры является проставление секретарем ЭПК в правом верхнем углу фамилии и имени эксперта, которому направляется нормативный правовой акт по делопроизводству и архивному делу на рассмотрение, а также указание срока рассмотрения нормативного правового акта по делопроизводству и архивному делу на заключении, подготовленном муниципальным архивным учреждением или экспертом - сотрудником областного государственного архивного учреждения на представляемые нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу.

Подготовка рассмотрения нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК

33. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подготовка рассмотрения нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК, осуществляемая секретарем ЭПК.

34. Члены ЭПК и эксперты рассматривают поступившие нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу, фиксируют результат рассмотрения или замечания (если таковые имеются) в письменном заключении в течение 5 рабочих дней.

35. Отрецензированные экспертами нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу поступают секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК.

36. При выявлении в ходе рассмотрения нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу экспертами ЭПК нарушений, указанных в пункте 27 настоящего Административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом лицо, представившее нормативный правовой акт по делопроизводству и архивному делу на рассмотрение ЭПК, по телефону не позднее 3 дней со дня поступления отрецензированных экспертами ЭПК нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу в Управление архивами, разъясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению. Информирование может осуществляться письменно, почтовым отправлением, по факсу или по электронной почте.

37. В случае отклонения замечаний, разработчиком нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу составляется свод отклоненных замечаний с указанием мотивов отклонения, который представляется секретарю ЭПК.

Для повторного рассмотрения нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу председателем ЭПК назначается второй эксперт.

38. Отрецензированный вторым экспертом нормативный правовой акт по делопроизводству и архивному делу поступает секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК, или переносится на следующее заседание ЭПК.

Заключения двух экспертов, свод отклоненных замечаний и отрецензированный нормативный правовой акт по делопроизводству и архивному делу рассылается членам ЭПК за 2 рабочих дня до заседания ЭПК для повторного рассмотрения.

39. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем комиссии. Повестка дня и документы к заседанию передается председателю ЭПК не позднее, чем за 2 дня до заседания.

Рассмотрение нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК

40. Основанием для начала административной процедуры является назначение заседания ЭПК по отрецензированным экспертами нормативными правовыми актами по делопроизводству и архивному делу.

41. Рассмотрение нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК осуществляется в следующем порядке:

1) рассмотрение нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК протоколируется секретарем комиссии;

2) принятие решения ЭПК по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии;

3) при разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК;

4) занесение в протокол особые мнения членов ЭПК и приглашенных лиц;

5) подписание протокола председателем и секретарем комиссии и представление начальнику Управления архивами на утверждение после проведения заседания.

42. Результатом фиксации выполнения административной процедуры является утвержденный протокол ЭПК.

Подготовка и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу

43. Основанием для начала административной процедуры является подготовка и направление в областные государственные архивы или муниципальные архивы решения ЭПК о рассмотрении нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу.

44. Подготовка и направление в областные государственные архивы или муниципальные архивы решения ЭПК о рассмотрении нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу осуществляется в следующем порядке:

1) проекты решений ЭПК после принятия дорабатываются, редактируются с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, секретарем ЭПК и представляются на подпись председателю ЭПК;

2) решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Управления архивами;

3) в случае не утверждения начальником Управления архивами протокола заседания ЭПК секретарем ЭПК по указанию председателя данное решение изымается из протокола, после чего протокол заседания ЭПК вновь представляется на утверждение начальнику Управления архивами;

4) рассмотрение вопроса, по которому решение было изъято из протокола, переносится на следующее заседание ЭПК и рассматривается в присутствии начальника Управления архивами;

5) оформленные нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу передаются секретарём ЭПК в отдел административно- хозяйственной работы и материально-технического обеспечения для отправки в соответствующие областные государственные архивы и муниципальные архивы.

Глава 4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

45. Управление архивами осуществляет контроль за исполнением государственной функции, ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие проверки и принимает соответствующие меры в отношении таких должностных лиц.

46. Текущий контроль осуществляется постоянно должностными лицами, исполняющими государственную функцию, по каждой процедуре в соответствии с настоящим Административным регламентом, а также путем проведения проверок вышестоящими должностными лицами Управления архивами исполнения положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов.

Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в отчетах, служебной корреспонденции, устная и письменная информация должностных лиц, осуществляющих государственную функцию.

О случаях и причинах нарушения сроков и содержания административных процедур ответственные за их осуществление должностные лица немедленно информируют своих непосредственных начальников, а также принимают срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции

47. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами.

48. Проверки могут быть плановыми и осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Управления архивами либо внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

49. Периодичность проведения проверок устанавливается приказом Управления архивами.

50. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав проверяемых лиц виновные должностные лица привлекаются к ответственности.

51. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Управления архивами.

Проверка осуществляется на основании приказа Управления архивами.

52. Результаты проверки оформляются в акте, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за действия (бездействие), решения и принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции

53. Должностные лица, исполняющие государственную функцию, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения административных процедур, правильность и обоснованность принятых решений, законность применяемых мер, соблюдение порядка их применения и соответствие применяемых мер совершенным нарушениям, соблюдение прав проверяемых юридических лиц.

Персональная ответственность за исполнение государственной функции закрепляется в должностных регламентах государственных гражданских служащих в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

54. Граждане, их объединения и организации могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Управления архивами и через портал государственных услуг.

Основные положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля исполнения настоящего Административного регламента, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, устанавливаются и определяются в соответствии с федеральными законами, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции должны отвечать требованиям непрерывности и действенности.

Глава 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, а также его должностных лиц

55. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления архивами в досудебном и судебном порядке.

56. Предметом (досудебного) внесудебного обжалования является нарушение прав и законных интересов заявителя, противоправные решения ,действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами при исполнении государственной функции, нарушение положений настоящего Административного регламента, некорректное поведение или нарушение служебной этики в ходе исполнения государственной функции.

57. Приостановление рассмотрения жалобы, в том числе в случаях, когда ответ на жалобу не дается, не допускается.

58. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является жалоба, поданная в письменной форме или в форме электронного документа, а также устное обращение.

59. Заявитель вправе получить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

60. Заявители имеют право на обжалование действия (бездействия) или решения, осуществляемого (принимаемого) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, сотрудников Управления архивами - начальнику Управления архивами.

Обжалование действия (бездействия), решения осуществляется письменно либо устно.

61. Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней.

62. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие), решения должностного лица Управления архивами принимает одно из следующих решений:

1) признает правомерными действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами и отказывает в удовлетворении жалобы;

2) признает действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами неправомерными и определяет соответствующие меры, в том числе для устранения допущенных нарушений.

63. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц и иных работников Управления архивами, а также их решений в ходе исполнения государственной функции в Правительство Свердловской области, иные органы государственной власти, уполномоченные на рассмотрение жалоб организации.

Если заявитель не удовлетворен принятым по его жалобе решением, он вправе в течение трех месяцев с момента принятия решения обратиться в районный суд по месту своего жительства или по месту нахождения государственного органа, должностного лица, решение которого оспаривается.

Пропуск трехмесячного срока обращения в суд с заявлением не является для суда основанием для отказа в принятии заявления, но может послужить основанием для отказа в удовлетворении заявления.

Приложение 1

к Административному регламенту исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по организации согласования инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

Блок-схема последовательности действий Управления архивами Свердловской области исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по организации согласования инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

(Блок-схема представлена на бумажном носителе)

Утвержден

приказом

Управления архивами

Свердловской области

от 14.10.2013 г. № 27-01-33/160

«Об утверждении административных регламентов»

Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

Глава 1. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Наименование государственной функции - согласование примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - государственная функция).

2. Административный регламент исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества согласования примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций- источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области (далее - примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций- источников комплектования архивов) и определяет сроки, последовательность административных процедур (действий) Управления архивами Свердловской области (далее - Управление архивами), а также порядок взаимодействия Управления архивами с государственными архивами Свердловской области, федеральными органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при исполнении государственной функции.

Наименование исполнительного органа государственной власти Свердловской области, исполняющего государственную функцию

3. Государственная функция по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов исполняется Управлением архивами.

4. Информационное обеспечение по исполнению государственной функции осуществляется непосредственно Управлением архивами.

5. Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется государственными архивами Свердловской области (далее - областными государственными архивами) и муниципальными архивами муниципальных образований в Свердловской области (далее - муниципальными архивами) путём рассмотрения и подготовки к согласованию экспертно-проверочной комиссией Управления архивами (далее - ЭГЖ) документов, указанных в пункте 27 настоящего Административного регламента, представленных государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке (далее - источники комплектования).

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции

6. Государственная функция осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 1993, 25 декабря, № 237);

Гражданским кодексом Российской Федерации (части первая и вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 5, ст.410);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года №5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82-84) с изменениями, внесенными Законами Свердловской области от 15 июня 2009 года № 41-ОЗ («Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 09 октября 2009 года № 81-ОЗ («Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010 года № 114-ОЗ («Областная газета», 2010, 25 декабря, № 469-470) и от 23 мая 2011 года № 30-ОЗ («Областная газета», 2011, 25 мая, № 175-177);

Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» («Областная газета», 2008, 22 ноября, № 366-367) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 19 октября 2009 года № 81-ОЗ («Областная газета», 2009,14 октября, № 303-307), от 27 декабря 2010 года № 122-ОЗ («Областная газета», 2010, 29 декабря, № 474-476), от 27 января 2012 года № 1-ОЗ («Областная газета», 2012,28 января, № 32-35), от 7 декабря 2012 года № 98-ОЗ («Областная газета».

2012, 11 декабря, № 538-539), от 4 февраля 2013 года № 3-ОЗ («Областная газета», 2013, 6 февраля, № 54-55);

постановлением Правительства Свердловской области от 09.08.2011 № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области» («Областная газета», 2011, 17 августа, № 299-301) с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Свердловской области от 06.05.2013 № 576-ПП («Областная газета», 2013, 16 мая, № 213-214), от 05.07.2013 № 862-ПП («Областная газета», 2013, 12 июля, № 322-324).

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст;

Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263);

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-77 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области»;

приказом Управления архивами от 20.06.2007 № 01-07-78 «Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области Управления архивами Свердловской области».

Предмет государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции

7. Предметом государственного контроля (надзора) за исполнением государственной функции является соблюдение сроков и последовательности действий (административных процедур) по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов.

Права и обязанности должностных лиц Управления архивами при осуществлении государственной функции

8. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции имеют право:

1) запрашивать у областных государственных архивов и муниципальных архивов документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) рассматривать представленные областными государственными архивами и муниципальными архивами примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов и давать замечания по соблюдению сроков, порядку, полноте и качеству представленных примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов;

3) готовить к согласованию представленные примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов на заседание ЭПК.

9. Должностные лица Управления архивами при осуществлении государственной функции обязаны:

1) своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций- источников комплектования архивов;

2) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы организаций, включенных в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов;

3) соблюдать сроки рассмотрения и представления на согласование примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов;

4) не требовать от областных государственных архивов и муниципальных архивов документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

5) доказывать обоснованность своих замечаний при их обжаловании в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляется государственная функция

10. Руководитель, иное должностное лицо уполномоченное представлять на рассмотрение документы по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов (далее - уполномоченные лица) имеют право:

1) давать объяснения по вопросам, относящимся к согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов;

2) получать от Управления архивами, его должностных лиц информацию о сроках и последовательности действий (административных процедур) Управления архивами по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов;

3) знакомиться с результатами рассмотрения представленных для согласования примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций- источников комплектования архивов;

4) обжаловать решения Управления архивами, а также действия (бездействие) должностных лиц, повлекшие за собой нарушение прав уполномоченных лиц, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Уполномоченные лица обязаны:

1) предоставлять объяснения и документы, необходимые для осуществления государственной функции;

2) соблюдать сроки предоставления примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов для согласования.

3) предоставить должностным лицам Управления архивами, при осуществлении государственной функции, возможность ознакомиться с примерными и индивидуальными номенклатурами дел организаций-источников комплектования архивов, а также обеспечить полноту и качество представленных на рассмотрение ЭПК примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов;

4) своевременно устранять выявленные недостатки в представленных на рассмотрение примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций- источников комплектования архивов.

Описание результата исполнения государственной функции

12. Результатом исполнения государственной функции является:

1) решение ЭПК о согласовании примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита «Подпись» в левой нижней части последнего листа примерной номенклатуры дел, индивидуальной номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов;

2) решение ЭПК об отказе в согласовании примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов, оформленное в виде заключения эксперта - рецензента о качестве примерной номенклатуры дел, индивидуальной номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов, в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 6 настоящего Административного регламента.

Глава 2. Требования к порядку исполнения государственной функции Порядок информирования об исполнении государственной функции. Информация о месте нахождения и графике работы Управления архивами

13. Информацию о порядке исполнения государственной функции можно получить в Управлении архивами по адресу: 620004, город Екатеринбург, улица Малышева, 101, кабинет 533.

14. График работы Управления архивами: в будние дни с 8.30 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.30.

15. Телефоны для справок и предварительной записи в Управлении архивами: (343)374-07-35, 375-82-84.

16. Официальный сайт Управления архивами: www.uprarchives.midural.ru.

17. Адрес электронной почты Управления архивами: uprarc@uralarchives.ru.

18. Информацию по вопросам исполнения государственной функции, в том числе о ходе ее исполнения, можно получить письменным обращением, по справочным телефонам и электронной почте, посредством личного обращения.

19. Информирование или консультация при личном обращении в Управление архивами осуществляется сотрудниками Управления архивами - членами ЭПК, сотрудниками областных государственных архивов и муниципальных архивов.

20. Адрес портала федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», на котором расположена информация по вопросу исполнения государственной функции: www.gosuslugi.ru.

21. На официальном интернет-сайте Управления архивами размещается следующая информация:

1) информация о порядке исполнения государственной функции;

2) перечень нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение государственной функции.

22. Место приема нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу и сведений, необходимых для исполнения государственной функции, должно быть оснащено стульями, столами, системой кондиционирования воздуха, телефоном, компьютером с возможностью печати нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу и выхода в Интернет.

23. Управление архивами размещает на официальном интернет-сайте график заседаний ЭПК на очередной год.

Порядок, размер и основания взимания платы в ходе в исполнения

государственной функции

24. Взимание платы за исполнение государственной функции не предусмотрено.

Срок исполнения государственной функции

25. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать двадцать пять рабочих дней.

Глава 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Состав и последовательность административных процедур

26. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов, проверка соответствия оформления примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций- источников комплектования архивов требованиям нормативных и правовых актов, указанных в пункте 6 настоящего Административного регламента.

2) передача примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций- источников комплектования архивов делу на рассмотрение эксперту;

3) подготовка рассмотрения примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на заседании ЭПК;

4) рассмотрение примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на заседании ЭПК;

5) подготовка и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов.

Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

Регистрация примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов, поступивших на рассмотрение ЭПК

27. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление областным государственным архивом, муниципальным архивом заключения о возможности согласования примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов с приложением соответствующих документов:

- примерная номенклатура дел - 2 экземпляра;

индивидуальная номенклатура дел организаций-источников комплектования архивов - 2 экземпляра.

Заключение должно содержать следующие реквизиты:

а) наименование областного государственного архива, муниципального архива (получателя государственной функции);

б) наименование вида номенклатуры дел организаций-источников комплектования архив, направляемой на рассмотрение ЭПК;

в) дата и номер;

г) адресат - председатель ЭПК;

д) запрос об исполнении государственной функции;

е) подпись руководителя областного государственного архива, муниципального архива.

28. Регистрация примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов и передача их на исполнение эксперту.

1) поступившие в Управление архивами Свердловской области примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов, регистрируются в Управлении архивами в установленном порядке в течение 3 дней со дня поступления;

2) регистрация примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов является основанием для начала действий по исполнению государственной функции;

3) подготовка рассмотрения нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу на заседании ЭПК;

4) секретарь ЭПК проверяет комплектность и правильность оформления примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

5) при выявлении в ходе проверки примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов нарушений, указанных в пункте 27 настоящего Административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом областной государственный архив, муниципальный архив;

6) в случае если по истечении 10 рабочих дней государственный (муниципальный) архив не представит необходимые и правильно оформленные примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в исполнении государственной функции и не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его в областной государственный (муниципальный) архив;

7) примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций- источников комплектования архивов регистрируются в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;

8) рассмотрение вопроса о согласовании примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов включается в проект повестки заседания ЭПК.

29. Основанием для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов является:

1) нарушение требований нормативных правовых актов органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, органов законодательной и исполнительной власти Свердловской области, правовых актов Управления архивами в области делопроизводства и архивного дела;

2) отсутствие экспертного заключения областного государственного архива, муниципального архива о возможности согласования примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов.

30. Примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов, представленные на рассмотрение ЭПК в нарушение правил, установленных настоящим Административным регламентом, к рассмотрению ЭПК не принимаются и подлежат возврату.

Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЭПК примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов возлагается на руководителя областного государственного (муниципального) архива, представивших эти документы.

Передача примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на рассмотрение эксперту

31. Основанием для начала исполнения административной процедуры является передача эксперту примерной номенклатуры дел, индивидуальной номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов поступившей на рассмотрение ЭПК, зарегистрированной секретарём ЭПК в специальном журнале регистрации документов, поступающих на рассмотрение ЭПК.

Секретарь ЭПК передаёт примерную номенклатуру дел, индивидуальную номенклатуру дел организаций-источников комплектования архивов на рассмотрение эксперту ЭПК. Распределение примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов, поступающих на рассмотрение ЭПК для экспертной оценки, производится секретарем ЭПК в соответствии со схемой распределения документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, утверждаемой приказом Управления архивами.

32. Результатом фиксации выполнения административной процедуры является проставление секретарем ЭПК в правом верхнем углу фамилии и имени эксперта, которому направляется примерная номенклатура дел, индивидуальная номенклатура дел организаций-источников комплектования архивов на рассмотрение, а также указание срока рассмотрения примерной номенклатуры дел, индивидуальной номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов на заключении, подготовленным муниципальным архивным учреждением или экспертом - сотрудником областного государственного архивного учреждения на примерную номенклатуру дел, индивидуальную номенклатуру дел организаций-источников комплектования архивов.

Подготовка рассмотрения примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на заседании ЭПК

33. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подготовка рассмотрения примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на заседании ЭПК, осуществляемая секретарем ЭПК.

34. Члены ЭПК и эксперты рассматривают поступившие примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов, фиксируют результат рассмотрения или замечания (если таковые имеются) в письменном заключении в течение 5 рабочих дней.

35. Отрецензированные экспертами примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов поступают секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК.

36. При выявлении в ходе рассмотрения примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов экспертами ЭПК нарушений, указанных в пункте 28 настоящего Административного регламента, секретарь ЭПК информирует об этом лицо, представившее нормативный правовой акт по делопроизводству и архивному делу на рассмотрение ЭПК, по телефону не позднее 3 дней со дня поступления отрецензированных экспертами ЭПК примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов в Управление архивами, разъясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению. Информирование может осуществляться письменно, почтовым отправлением, по факсу или по электронной почте.

37. В случае отклонения замечаний, разработчиком примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов составляется свод отклоненных замечаний с указанием мотивов отклонения, который представляется секретарю ЭПК.

Для повторного рассмотрения примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов председателем ЭПК назначается второй эксперт.

38. Рецензированный вторым экспертом примерная номенклатура дел, индивидуальная номенклатура дел организаций-источников комплектования архивов поступает секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания ЭПК, или переносится на следующее заседание ЭПК.

Заключения двух экспертов, свод отклоненных замечаний и отрецензированная примерная номенклатура дел, индивидуальная номенклатура дел организаций-источников комплектования архивов рассылается членам ЭПК за 2 рабочих дня до заседания ЭПК для повторного рассмотрения.

39. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем комиссии. Повестка дня и документы к заседанию передается председателю ЭПК не позднее, чем за 2 дня до заседания.

Рассмотрение примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на заседании ЭПК

40. Основанием для начала административной процедуры является назначение заседания ЭПК по отрецензированным экспертами примерным и индивидуальным номенклатурам дел организаций-источников комплектования архивов.

41. Рассмотрение примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на заседании ЭПК осуществляется в следующем порядке:

1) рассмотрение примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов на заседании ЭПК протоколируется секретарем комиссии;

2) принятие решения ЭПК по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии;

3) при разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК;

4) занесение в протокол особые мнения членов ЭПК и приглашенных лиц;

5) подписание протокола председателем и секретарем комиссии и представление начальнику Управления архивами на утверждение после проведения заседания.

42. Результатом фиксации выполнения административной процедуры является утвержденный протокол ЭПК.

Подготовка и направление в архив решения ЭПК о рассмотрении примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов

43. Основанием для начала административной процедуры является подготовка и направление в областные государственные архивы или муниципальные архивы решения ЭПК о рассмотрении примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов.

44. Подготовка и направление в областные государственные архивы или муниципальные архивы решения ЭПК о рассмотрении примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций-источников комплектования архивов осуществляется в следующем порядке:

1) проекты решений ЭПК после принятия дорабатываются, редактируются с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, секретарем ЭПК и представляются на подпись председателю ЭПК;

2) решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Управления архивами;

3) в случае не утверждения начальником Управления архивами протокола заседания ЭПК секретарем ЭПК по указанию председателя данное решение изымается из протокола, после чего протокол заседания ЭПК вновь представляется на утверждение начальнику Управления архивами;

4) рассмотрение вопроса, по которому решение было изъято из протокола, переносится на следующее заседание ЭПК и рассматривается в присутствии начальника Управления архивами;

5) оформленные примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивов передаются секретарём ЭПК в отдел административно-хозяйственной работы и материально-технического обеспечения для отправки в соответствующие областные государственные архивы и муниципальные архивы.

Глава 4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

45. Управление архивами осуществляет контроль за исполнением государственной функции, ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие проверки и принимает соответствующие меры в отношении таких должностных лиц.

46. Текущий контроль осуществляется постоянно должностными лицами, исполняющими государственную функцию, по каждой процедуре в соответствии с настоящим Административным регламентом, а также путем проведения проверок вышестоящими должностными лицами Управления архивами исполнения положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов.

Для текущего контроля используются сведения, содержащиеся в отчетах, служебной корреспонденции, устная и письменная информация должностных лиц, осуществляющих государственную функцию.

О случаях и причинах нарушения сроков и содержания административных процедур ответственные за их осуществление должностные лица немедленно информируют своих непосредственных начальников, а также принимают срочные меры по устранению нарушений.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции

47. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами.

48. Проверки могут быть плановыми и осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Управления архивами либо внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

49. Периодичность проведения проверок устанавливается приказом Управления архивами.

50. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав проверяемых лиц виновные должностные лица привлекаются к ответственности.

51. Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Управления архивами.

Проверка осуществляется на основании приказа Управления архивами.

52. Результаты проверки оформляются в акте, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за действия (бездействие), решения и принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции

53. Должностные лица, исполняющие государственную функцию, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения административных процедур, правильность и обоснованность принятых решений, законность применяемых мер, соблюдение порядка их применения и соответствие применяемых мер совершенным нарушениям, соблюдение прав проверяемых юридических лиц.

Персональная ответственность за исполнение государственной функции закрепляется в должностных регламентах государственных гражданских служащих в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

54. Граждане, их объединения и организации могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Управления архивами и через портал государственных услуг.

Основные положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением настоящего Административного регламента, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, устанавливаются и определяются в соответствии с федеральными законами, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за исполнения государственной функции должны отвечать требованиям непрерывности и действенности.

Глава 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, а также его должностных лиц

55. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) должностных лиц Управления архивами в досудебном и судебном порядке.

56. Предметом (досудебного) внесудебного обжалования является нарушение прав и законных интересов заявителя, противоправные решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления архивами при исполнении государственной функции, нарушение положений настоящего Административного регламента, некорректное поведение или нарушение служебной этики в ходе исполнения государственной функции.

57. Приостановление рассмотрения жалобы, в том числе в случаях, когда ответ на жалобу не дается, не допускается.

58. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является жалоба, поданная в письменной форме или в форме электронного документа, а также устное обращение.

59. Заявитель вправе получить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

61. Заявители имеют право на обжалование действия (бездействия) или решения, осуществляемого (принимаемого) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, сотрудников Управления архивами - начальнику Управления архивами.

Обжалование действия (бездействия), решения осуществляется письменно либо устно.

61. Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней.

62. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие), решения должностного лица Управления архивами принимает одно из следующих решений:

1) признает правомерными действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами и отказывает в удовлетворении жалобы;

2) признает действия (бездействие), решение должностного лица Управления архивами неправомерными и определяет соответствующие меры, в том числе для устранения допущенных нарушений.

63. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц и иных работников Управления архивами, а также их решений в ходе исполнения государственной функции в Правительство Свердловской области, иные органы государственной власти, уполномоченные на рассмотрение жалоб организации.

Если заявитель не удовлетворен принятым по его жалобе решением, он вправе в течение трех месяцев с момента принятия решения обратиться в районный суд по месту своего жительства или по месту нахождения государственного органа, должностного лица, решение которого оспаривается.

Пропуск трехмесячного срока обращения в суд с заявлением не является для суда основанием для отказа в принятии заявления, но может послужить основанием для отказа в удовлетворении заявления.

Приложение 1

к Административному регламенту исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по согласованию примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

Блок-схема последовательности действий Управления архивами Свердловской области исполнения Управлением архивами Свердловской области государственной функции по примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области

(Блок-схема представлена на бумажном носителе)