ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ПОРЯДОК РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ЧИТАЛЬНЫ...



34-2010-158

ПРИКАЗ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

14 декабря 2010г. №158

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ПОРЯДОК РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"

«Волгоградская правда», №239 от 22.12.2010г.

Изменения и дополнения:

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №30, НГР: ru34000201100162

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №36, НГР: ru34000201100190

Утратил силу - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №43, НГР: ru34000201200302

В соответствии с Федеральным Законом от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 №679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 18.05.2006 №554 "О проведении административной реформы в Волгоградской области в 2006-2010 годах", руководствуясь Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области, приказываю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Порядок работы пользователей с архивными документами в читальных залах государственных архивов Волгоградской области".

И.о. председателя Комитета

С.С. Сигаев

УТВЕРЖДЕН

Приказом Комитета по

управлению архивами

Администрации

Волгоградской области

от 14.12. 2010г. №158

Административный регламент

по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Порядок работы пользователей с архивными документами в читальных залах государственных архивов Волгоградской области"

1.Общие положения

1.1. Назначение административного регламента

Административный регламент предоставления государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Порядок работы пользователей с архивными документами в читальных залах государственных архивов Волгоградской области" разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления государственной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) государственных архивов Волгоградской области (далее - государственные архивы) при осуществлении полномочий по предоставлению государственной услуги.

Государственная услуга включает в себя порядок работы пользователей с архивными документами в читальных залах государственных архивов Волгоградской области.

1.2. Получатели государственной услуги (пользователи)

Получателями государственной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.3. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- порядок доступа пользователей в читальный зал;

- порядок выдачи описей, дел, микрофильмов, печатных источников, изданий научно-справочного аппарата;

- копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

1.4. Порядок информирования о государственной услуге

1.4.1. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения пользователя;

- на странице Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - Комитет) портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru

1.4.2. При консультировании по телефону сотрудник государственного архива должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование государственного архива, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

1.4.3. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.4.4. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица.

1.4.5. При информировании посредством личного обращения сотрудник государственного архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

1.4.6. Сведения о местонахождении, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах Комитета и государственных архивов Волгоградской области размещены на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

1.4.6.1. Сведения о Комитете:

- местонахождение Комитета: Коммунистическая ул., д.30, Волгоград, 400131;

- электронный адрес Комитета: arh@volganet.ru;

- справочные телефоны: (8442) 30 -99- 21, 30 -99-18; -факс: (8442)30-99-17;

- график работы Комитета: понедельник - четверг с 8.30 до 17.30, пятница с 8.30 до 16.30, обеденный перерыв с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота - воскресенье.

1.4.6.2. Сведения о ГУ "Государственный архив Волгоградской области":

- местонахождение архива: Коммунистическая ул., д. 30, Волгоград, 400131

- электронный адрес архива: volgogosarhiv@coltel.ru

- справочные телефоны: (8442) 30 - 99 - 06, 30-97- 10;

- факс: (8442) 30 - 99 - 06;

- график работы архива: понедельник - четверг 8.30- 17.30, пятница 8.30 - 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота - воскресенье.

1.4.6.3. Сведения о ГУ "Центр документации новейшей истории Волгоградской области":

- местонахождение архива: Дымченко ул., д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu _cdnivo@inbox.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23 - 43 - 03, 23 - 72 - 31; -факс: (8442) 23 -43-03;

- график работы архива: понедельник - четверг 8.30 - 17.30, пятница 8.30 - 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота - воскресенье.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: "Порядок работы пользователей с архивными документами в читальных залах государственных архивов Волгоградской области".

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляется государственными архивами.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является предоставление пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальных залах государственных архивов.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

После получения разрешения на использование архивных документов в читальных залах государственных архивов пользователь должен быть проконсультирован в пределах 30 минут сотрудником государственного архива по вопросу заполнения заявления о разрешении работы в читальном зале ( приложение 1), анкеты (приложение 2), бланка заказа ( приложение 3) и размещен в читальном зале.

После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю описей дел они должны быть выданы в установленное время в количестве не более 5 описей одновременно.

Описи дел, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы - до двух недель, дела и микрокопии, печатные издания - на один месяц.

Описи дел выдаются в день заказа, дела выдаются в течение следующего рабочего дня в количестве не более 20 дел одновременно.

С учетом специфики состава и физического состояния документов руководством архива могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей дел, документов, других материалов и продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством государственного архива, при необходимости оформляется новый заказ.

2.5.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006г. №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006г. №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993г. №5485-1 "О государственной тайне";

- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 №1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 №19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007 (абзац 8 пункта 8 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №30, НГР: ru34000201100162);

- Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998г. №51;

- Инструкции по организации работы читальных залов государственных архивов;

- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (ВНИИДАД, М., 2007);

- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (ВНИИДАД, М.,2006);

- Устав государственного архива.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является личное заявление пользователя.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, предоставляют письма направивших их организаций.

Личное заявление или письмо подается на имя руководителя государственного архива и должно содержать фамилию, имя, отчество пользователей, место жительства, должность, ученое звание, ученую степень, тему и хронологические рамки исследования.

Первоначальный допуск к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении пользователем паспорта.

2.7. Основания для отказа в приеме пользователей

Основанием для отказа в приеме пользователей могут быть: отсутствие паспорта пользователя, нарушение распорядка работы читального зала, отсутствие необходимых пользователю документов в архиве.

2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основание для отказа в выдаче дел и печатных изданий пользователю является:

плохое физическое состояние дел;

ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям, сотрудникам архива;

экспонирование заказанных материалов на выставке, выдачи их другому пользователю.

2.9.Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении государственной услуги

2.9.1. Государственные архивы осуществляют предоставление государственной услуги бесплатно.

2.9.2. Государственная услуга на изготовление копий архивных документов по теме исследования является платной.

2.9.3. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством государственного архива, в соответствии с утвержденным Прейскурантом цен.

2.10. Срок регистрации запроса пользователя о предоставлении государственной услуги

2.10.1. Регистрация запроса пользователя осуществляется в день поступления.

2.10.2. Дата и время первичного посещения пользователем читального зала устанавливается в зависимости от наличия свободных мест в читальном зале государственного архива.

2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

2.11.1. Здание, в котором предоставляется государственная услуга, должно быть оборудовано:

охранно-пожарной сигнализацией; средствами пожаротушения;

средствами оказания первой медицинской помощи.

2.11.2. Ожидающие прием заявители располагаются в фойе государственного архива, которое оборудовано столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации.

2.11.3. Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.

2.11.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.11.5. Организация приема по информированию о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами государственного архива на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

2.12. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.12.1. Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении архива, оказывающего услугу, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности.

2.12.2. В сети Интернет на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:

- информация о наименовании, адресе и контактных телефонах Комитета и государственных архивов Волгоградской области;

- текст Административного регламента по предоставлению государственной услуги;

- перечень документов необходимых для получения государственной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

2.11.3. В архиве должна размещаться полная информация об услуге на информационных стендах, доступных для всех посетителей:

- характеристика услуги, область ее предоставления и правила пользования;

- текст Административного регламента по предоставлению государственной услуги;

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- доступные средства для эффективного общения работников архива с потребителями (режим работы архива, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заинтересованных лиц; номера телефонов контролирующих органов, почтовые адреса, адреса электронной почты, официальных сайтов учреждения).

3. Административные процедуры

3.1. Порядок доступа пользователей в читальный зал

3.1.1. Доступ к архивным документам осуществляется по разрешению руководителя государственного архива. Разрешение оформляется в виде резолюции на самом обращении.

3.1.2. Разрешение на использование архивных документов в читальных залах государственных архивов дается, как правило, на 1 год со дня оформления.

3.1.3. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством государственного архива.

3.1.4. После получения разрешения, пользователем заполняется анкета установленного образца.

3.1.5. После завершения процедуры оформления, заведующий читальным залом выдает пользователю пропуск.

3.1.6. На каждого пользователя, посетившего государственный архив более 5 раз в течение календарного года, заводится личное дело, состоящее из обращения с резолюцией, разрешающей доступ к архивным документам, анкеты, заполненной пользователем, и заявок на выдачу архивных документов и научно-справочного аппарата к ним.

3.1.7. Документы, перечисленные в п.3.1.6. на пользователей, посещавших государственный архив менее 5 раз в течение календарного года, формируются в одно дело в алфавитном порядке фамилий пользователей. Личные дела пользователей регистрируются в журнале регистрации личных дел пользователей читального зала.

3.1.8. Данные о пользователях и тематике использования архивных документов заносятся в картотеки учета пользователей читального зала.

3.1.9. При личном обращении пользователя все необходимые административные процедуры производятся непосредственно в присутствии получателя услуги, если нет причин для отказа или отсрочки предоставления государственной услуги (пункт 3.1.9 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №30, НГР: ru34000201100162).

3.1.10. При получении обращения по почте (в том числе и электронной) порядок оформления разрешения на использование документов тот же, что и при личном обращении. После получения разрешения обращение поступает в структурное подразделение государственного архива, где находится до личного посещения пользователя.

3.2.Порядок выдачи описей дел, дел, микрофильмов, печатных источников, изданий научно-справочного аппарата

3.2.1. Дела и другие материалы, относящиеся к заявленной теме исследования предоставляются пользователям на основании заполненных бланков-заказов.

3.2.2. Дела и другие материалы выдаются пользователям под роспись в бланке заказа за каждую единицу предоставленного архивного источника (настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования изданий справочно-информационного фонда и библиотеки архива).

3.2.3. Бланки заказов должны быть оформлены с четким указанием фамилии, имени, отчества пользователя, темы и цели занятия, заголовки дел пишутся полностью в соответствии с описью. Заказ должен быть датирован и подписан.

3.2.4.Одновременно пользователь может заказывать до 5 описей (томов описей), до 10 микрокопий.

3.2.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководителя государственного архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).

3.2.6. Для пользователей, прибывших из районов и городов Волгоградской области, а также других районов РФ, количество выдаваемых архивных источников в случае необходимости, может быть увеличено. Иногородние пользователи получают необходимые документы и печатные издания в день оформления заказа.

3.2.7.Очередной заказ на выдачу дел или печатных изданий оформляется только после сдачи дел предыдущего заказа.

3.2.8. При получении описей дел, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии заведующего читальным залом.

3.2.9. При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом заведующему читальным залом.

3.2.10. Пользователи расписываются в бланке заказа выдачи дел и печатных изданий. Подпись пользователя удостоверяет, что дела и печатные издания им проверены, находятся в порядке, и он принимает на себя ответственность за них на время пользования.

3.2.11. По окончании работы пользователь сдает дела заведующему читальным залом, который принимает их под расписку. Выдаваемые в читальный зал особо ценные дела, а также дела, представляющие материальную или коллекционную ценность, после их использования проверяются заведующим читальным залом полистно. Одновременно проверяется правильность заполнения листов использования в делах.

3.2.12. Заведующий читальным залом расписывается за каждое принятое им дело, микрофильм или печатный источник в бланках заказов.

3.2.13. В случае утраты, хищения или порчи документов составляется соответствующий акт.

3.3. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

3.3.1. По заказам пользователей в зависимости от физического состояния архивных документов изготавливаются их копии.

3.3.2. Разрешение на копирование архивных документов и печатных изданий дается руководителем государственного архива.

3.3.3. Заказы на копирование принимаются после завершения работы пользователя с делом, печатным изданием и др. перед возвращением их в архивохранилище.

3.3.4. Заказы оформляются пользователями на специальном бланке (приложение 4) и передаются заведующему читальным залом. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

3.3.5. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.

3.3.6. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Волгоградской области, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

3.3.7. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

3.3.8. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».

3.3.9. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится в исключительных случаях с разрешения руководителя государственного архива.

3.3.10. Копирование особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководителем государственного архива в каждом конкретном случае.

3.3.11. С разрешения руководства государственного архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях государственного архива под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

3.3.12. Изготовленные копии документов проверяются заведующим читальным залом на предмет соответствия содержанию документа и отсылочным данным (№№фонда, описи, единицы хранения, листа). Копии, не имеющие отношения к заявленной теме исследования, из заказа изымаются и пользователю не выдаются.

3.3.13. Копии документов и печатных источников выдаются заведующим читальным залом под расписку в журнале регистрации выдачи копий документов и передаются пользователю под расписку в заказе, а также пересылаются по указанным адресам.

3.3.14. Услуга по изготовлению копий архивных документов (в том числе цифровых) по теме исследования является платной.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги осуществляет начальник структурного подразделения.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.5. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

4.6. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах работы государственных архивов Волгоградской области (пункт 4.6 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №36, НГР: ru34000201100190).

4.7. Исключен - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №36, НГР: ru34000201100190.

4.8. Должностные лица государственного архива несут персональную ответственность за предоставление государственной услуги.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента

5.1. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) должностным лицом в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента.

Пользователь может обратиться с жалобой в письменной, устной форме, или по электронной почте на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента (пункт 5.1 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №36, НГР: ru34000201100190).

5.2. Действия (бездействие) и решения специалистов государственных архивов могут быть обжалованы:

- руководителю государственного архива;

- председателю Комитета;

- в судебном порядке.

5.3. Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество,

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- наименование государственного архива, органа исполнительной власти, в которые направляется обращение;

- фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

(Абзацы 5-6 пункта 5.3 введены Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №30, НГР: ru34000201100162.)

- личную подпись, дату.

5.4. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация письменной, устной, поступившей в электронном виде жалобы пользователя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно руководителю государственного архива.

При рассмотрении обращения пользователь, направивший жалобу, имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что указанные документы не содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения. Регистрация жалобы, поступившей в электронном виде, осуществляется в трехдневный срок.

В жалобе, поступившей в электронном виде в обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество ( последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Пользователь, направивший жалобу вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Срок рассмотрения обращения, поступившего в форме электронного документа, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.

В  исключительных  случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу (пункт 5.4 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №36, НГР: ru34000201100190).

5.5. Руководитель государственного архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Ответ на жалобу подписывается руководителем государственного архива, его заместителями.

5.7. Ответ на жалобу, поступившую в государственный архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.8. Письменная жалоба, поступившая в государственный архив, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.

5.9. В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

5.10. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.11. Государственный архив при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.12. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению в течение 7 дней со дня регистрации обращения (пункт 5.12 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №30, НГР: ru34000201100162).

5.13. Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в государственный архив. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

Результаты досудебного обжалования:

- признание правомерным действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента, и отказ в удовлетворении жалобы;

- признание действия (бездействия) и (или) решения должностного лица, принятых в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента неправомерным и определение в целях устранения допущенных нарушений мер ответственности, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации к должностному лицу, ответственному за действие (бездействие) и решение, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента и повлекшие за собой жалобу пользователя.

Пользователю, направившему жалобу направляется уведомление о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

(Абзац 2 пункта 5.13 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 09.03.2011г. №36, НГР: ru34000201100190.)

5.14.Личный прием граждан председателем Комитета, руководителями государственных архивов осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан:

График личного приема граждан председателя Комитета:

второй, четвертый понедельник месяца с 16.00 до 17.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефону: 30-99-21

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области»:

понедельник, среда, пятница с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Волгоградской области»:

вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области»:

понедельник, вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефонам, указанным в пункте 1.4.6. настоящего административного регламента.

Информация о графике личного приема размещается на информационных стендах в Комитете и государственных архивах.

При личном приеме содержание обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов (пункт 5.14 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №30, НГР: ru34000201100162).

5.15.Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть направлена в Администрацию Волгоградской области по адресу: им. В.И. Ленина просп., д.9, Волгоград, 400098.

(Пункт 5.15 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.03.2011г. №30, НГР: ru34000201100162.)

Приложение 1

                                       Директору __________________________

                                       ____________________________________

                                               (наименование архива)

                                       ____________________________________

                                       ____________________________________

                                                (Ф.И.О. директора)

                                       от _________________________________

                                       ____________________________________

                                       проживающего(ей) по адресу: ________

                                       ____________________________________

                                       ____________________________________

                                       Тел.: ______________________________

                                 Заявление

    Прошу Вас разрешить мне работу в читальном зале с документами _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

для выявления сведений ____________________________________________________

__________________________________________________________________________.

Цель: _____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Дата _____________________________

Подпись __________________________

Приложение 2

        Наименование государственного архива Волгоградской области

                            АНКЕТА ИССЛЕДОВАНИЯ

Фамилия ___________________________________________________________________

Имя ________________________ Отчество _____________________________________

Год рождения ________________________

Место работы и должность __________________________________________________

___________________________________________________________________________

Образование, ученая степень, звание _______________________________________

___________________________________________________________________________

Тема и цель исследования, хронологические рамки ___________________________

___________________________________________________________________________

N гос. регистрации темы ___________________________________________________

Направление   использования   (научное,   народнохозяйственное,  социально-

культурное) (нужное подчеркнуть) __________________________________________

Адрес, телефон служебный __________________________________________________

___________________________________________________________________________

Адрес, телефон домашний ___________________________________________________

___________________________________________________________________________

Серия и N паспорта ________________________________________________________

    С   правилами   работы   в   читальных  залах  государственных  архивов

ознакомился(ась),  обязуюсь  их  выполнять  и  представить  один  экземпляр

опубликованной работы в архив.

__________________ (подпись исследователя)

00.00.00

Приложение 3

____________________________                   Разрешаю выдачу документов

   (наименование архива)

                                               ____________________________

Заказ (требование)                               (наименование должности)

на выдачу архивных

документов, копий фонда                        ____________________________

пользования, описей                            подпись  расшифровка подписи

дел, документов                                "___" ______________ 20__ г.

___________________________________________________________________________

           (фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)

___________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)

___________________________________________________________________________

                     (тома исследования, цель выдачи)

Фонд
N 

Опись
N 

Ед.
хр.
N

Заголовок ед. хр. 

Кол-во 
листов 
(время 
звучания,
метраж)

Расписка 
пользователя
в получении,
дата   

Расписка  
работника чит.
зала    
в возвращении
документов 
пользователем,
дата    

1 

2 

3

4         

5   

6     

7      

_________________________________________

(подпись пользователя, работника архива)

"_______" ______________________ 20___ г.

Приложение 4

                                              Директор

                                              _____________________________

                                                  (наименование архива)

                                              _____________________________

                                              _________________ ___________

                                                 (подпись)        (Ф.И.О.)

                                              "___" _______________ ____ г.

                     Заказ N ___ на копирование документов

Структурное подразделение _________________________________________________

Фамилия заказчика _________________________________________________________

Адрес, телефон ____________________________________________________________

Основание _________________________________________________________________

                  (запрос N и дата заявления пользователя, договор,

                                 служебное задание)

Тема ______________________________________________________________________

Количество кадров, листов _____________ Тираж ___________________

в соответствии с перечнем:

N
п/п

Номер
фонда

Номер
описи

Год

Номер
дела

Номера
листов с
оборотом

Кол-во
листов

Краткое содержание   
или указание состава  
документов       

Прим.

Особые отметки _______________________________

Документы не содержат сведений ограниченного доступа

Заказчик __________________    ______________________       Дата __________

             (подпись)         (расшифровка подписи)

Руководитель

структурного

подразделения _____________    ______________________       Дата __________

                (подпись)      (расшифровка подписи)

Заказ принял ______________    ______________________       Дата __________

                (подпись)      (расшифровка подписи)

Заказ получил _____________    ______________________       Дата __________

                (подпись)      (расшифровка подписи)