ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА



УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ДОКУМЕНТ УТРАТИЛ СИЛУ:

Приказ Управления по делам архивов Кировской области от 01.08.2013 № 85

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 15.03.2010 № 19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

ИЗМЕНЕНИЯ ДОПОЛНЕНИЯ:

Приказ Управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 9

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (в редакции от 29.11.2007 № 813, от 04.05.2008 № 331) и согласно постановлению Правительства области от 17.07.2007 № 100/309 «Об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент управления по делам архивов Кировской области по исполнению государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» (далее — Административный регламент). Прилагается.

2. Довести Административный регламент до государственных архивных учреждений и муниципальных архивов Кировской области.

3. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя начальника управления по делам архивов Царёву Е.В.

Начальник управления                                                                                                                              В.М.КУКЛИН

УТВЕРЖДЁН

Приказом начальника

управления по делам

архивов Кировской области

от 15.03.2010 № 19

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВКЛЮЧЕНИЕ КОНКРЕТНЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Административный регламент управления по делам архивов Кировской области по исполнению государственной функции «Включение конкретных архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур, осуществляемых управлением по делам архивов Кировской области (далее - управление по делам архивов), порядок взаимодействия между его должностными лицами, а также взаимодействия управления по делам архивов с областными государственными архивами: ГОУ «Государственный архив Кировской области» (ГОУ «ГАКО»), ГОУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» (ГОУ «ГАСПИ КО»), ГОУ «Государственный архив документов по личному составу Кировской области» (ГОУ «ГАЛСКО») (далее – государственные архивы), с государственным областным учреждением ГОУ «Центр комплектования государственных архивов Кировской области» (далее – ГОУ «ЦГА КО»), с муниципальными архивами и архивными подразделениями администраций муниципальных районов (городских округов) Кировской области (далее — муниципальные архивы) при исполнении государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» (далее — государственная функция).

1.2. Нормативные правовые акты, регламентирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169, 2006, № 50, ст. 5280, 2007, № 49, ст. 6079);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер № 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05.11.2007);

Законом Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО «Об архивном деле в Кировской области» («Вятский край» № 50 (3458) от 15.03.2005; Сборник основных нормативных правовых актов органов государственной власти Кировской области № 2 (60) от 20.04.2005);

Положением об управлении по делам архивов Кировской области, утвержденным постановлением Правительства области от 24. 09. 2008 № 147/396 («Вести. Киров» № 119 (1266) от 07.10.2008).

Приказом начальника управления по делам архивов Кировской области от 27.09.2005 № 70 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) при управлении по делам архивов»;

Приказом начальника управления по делам архивов Кировской области от 27.09.2005 № 71 «Об утверждении Регламента работы экспертно-проверочной комиссии при управлении по делам архивов».

1.3. Орган - исполнитель государственной функции

1.3.1. Исполнение государственной функции осуществляется в установленном порядке управлением по делам архивов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами, ГОУ «ЦГА КО».

1.3.2. Непосредственное исполнение государственной функции осуществляется должностными лицами управления по делам архивов: заместителем начальника управления по делам архивов - председателем экспертно-проверочной комиссии при управлении по делам архивов (далее – ЭПК), ответственным за исполнение государственной функции - секретарём ЭПК (далее – секретарь ЭПК), членами ЭПК - специалистами-экспертами по работе с государственными и муниципальными архивами (далее - специалисты–эксперты) при участии государственных, муниципальных архивов и ГОУ «ЦГА КО».

1.4. Результат исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является:

принятие решения ЭПК о включении представленных государственными, муниципальными архивами, ГОУ «ЦГА КО» архивных документов источников комплектования архивов в состав Архивного фонда Российской Федерации путём утверждения описей дел (документов) постоянного хранения в виде грифа утверждения документа и проставления оттиска печати ЭПК;

принятие решения о не включении представленных государственными, муниципальными архивами, ГОУ «ЦГА КО» архивных документов источников комплектования архивов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

1.5. Терминология

Для целей настоящего Административного регламента понятия используются в следующих значениях:

архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества и государства;

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

экспертно-проверочная комиссия при управлении по делам архивов Кировской области - постоянно действующий орган, осуществляющий экспертизу ценности документов и включение архивных документов в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации;

опись дел (документов) – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел (единиц хранения), закрепления их внутрифондовой систематизации и учёта;

источники комплектования государственных и муниципальных архивов (фондообразователи) - государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане (собственники или владельцы архивных документов), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие приему (в установленном порядке) на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

1.6. Взаимодействие

При осуществлении государственной функции управление по делам архивов взаимодействует с государственными, муниципальными архивами, ГОУ «ЦГА КО» в форме:

представления комплекта документов, для принятия решения ЭПК о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, указанных в п.п. 2.3.1, 2.3.2 Административного регламента;

представления заключений по вопросу включения архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, указанных в приложениях № 10 и № 11 к Административному регламенту.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о государственной функции

2.1.1. Местонахождение управления по делам архивов и его почтовый адрес: ул. М. Гвардии, д. 14а, г. Киров, 610000;

Электронный адрес управления: archiv@ako.kirov.ru.

Телефон/факс начальника (8332) 64-49-56,

телефон секретаря ЭПК: (8332) 64-40-63.

Информация об управлении по делам архивов размещена на сайте Правительства Кировской области: www.ako.kirov.ru;

График работы управления по делам архивов:

понедельник — четверг 9.00-18.00,

пятница — 9.00-17.00,

обед—12.30-13.18,

суббота, воскресенье — выходные дни

(подпункт в редакции Приказ Управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 9)

2.1.2. Информация об исполняемой управлением по делам архивов государственной функции предоставляется по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте Правительства Кировской области: www.ako.kirov.ru;

Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам управления по делам архивов, по письменным обращениям, по адресу электронной почты: archiv@ako.kirov.ru, при личном обращении в управление по делам архивов;

2.1.3. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки секретарь ЭПК и специалисты-эксперты управления по делам архивов в вежливой форме информируют обратившихся по вопросам исполнения государственной функции со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты;

2.1.4. В случае, если для подготовки ответа требуется дополнительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, предлагает заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы управления по делам архивов).

2.2. Сроки исполнения государственной функции

Общий срок исполнения государственной функции не может превышать 2 календарных месяцев с момента поступления документов в управление по делам архивов.

2.3. Перечень и требования к документам

2.3.1. Для решения вопроса о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов, образовавшихся в деятельности источника комплектования архива, государственные, муниципальные архивы и ГОУ «ЦГА КО» представляют в управление по делам архивов на бумажном носителе:

- опись (годовые разделы описи) дел (документов) постоянного хранения источника комплектования государственного, муниципального архива в 4-х экз.;

- историческую справку по истории источника комплектования государственного, муниципального архива (фондообразователя) в 2-х экз., если опись представляется впервые;

- при необходимости - справку о причинах не включения в опись дел (документов) и принятых мерах по их розыску, подписанную уполномоченным лицом; выписку из протокола заседания экспертной комиссии источника комплектования архива о рассмотрении документов в 2-х экз.;

- заключение государственного архива или ГОУ «ЦГА КО», муниципального архива на представляемые документы в 1 экз. Приложения № 10, № 11 Административного регламента.

2.3.2. Для решения вопроса о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов гражданина (собственника или владельца архивных документов) государственные и муниципальные архивы представляют на бумажном носителе:

- опись (годовые разделы описи) дел (документов) постоянного хранения в 4-х экз.;

- проект или копию договора в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, находящихся в частной собственности гражданина в 1 экз.;

- заключение государственного архива, муниципального архива на представляемые документы в 1 экз.

2.3.3. Форма представленной описи (годового раздела описи) дел (документов) постоянного хранения должна:

- соответствовать формам № 32-37, № 42, утверждённым приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273, приложению № 8 к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила). Приложения № 2 – 9 Административного регламента;

- иметь справочный аппарат: титульный лист, предисловие к годовому разделу (если произошли изменения в структуре или наименовании фондообразователя), при необходимости - оглавление, указатели, список сокращений, расшифровку терминов (при их наличии).

2.3.4. Состав и содержание, включённых в опись (годовой раздел описи) дел (документов) постоянного хранения должны соответствовать критериям, указанным в п. 4.3 Правил.

3. Административные процедуры

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры, отражённые в блок-схеме (приложение № 1 к Административному регламенту):

3.1.1. Приём, регистрацию и проверку комплекта документов;

3.1.2. Подготовку комплекта документов для рассмотрения на заседании ЭПК;

3.1.3. Рассмотрение комплекта документов на заседании ЭПК, принятие решения.

3.1.4. Оформление принятого решения о включении или не включении конкретных архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.2. Приём, регистрация и проверка комплекта документов

3.2.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры является приём и регистрация специалистами – экспертами управления по делам архивов от государственных и муниципальных архивов, ГОУ «ЦГА КО» документов, указанных в 2.3.1, 2.3.2 Административного регламента (далее – комплект документов).

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.2. Специалисты–эксперты проверяют представленные комплекты документов на соответствие требованиям пп. 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3, 2.3.4 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 рабочих дней со дня получения документов.

3.2.3. В случае выявления в ходе проверки не соответствия представленного комплекта документов требованиям пп. 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3, 2.3.4 Административного регламента специалисты-эксперты информируют государственный, муниципальный архив, ГОУ «ЦГА КО» (по телефону, электронной связи) об обнаруженных несоответствиях с предложением принять меры для устранения недостатков в течение 10 рабочих дней.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.2.4. В случае, если по истечении 10 рабочих дней обнаруженные несоответствия не будут ликвидированы (путём замены, досылки недостающих документов), то специалист-эксперт возвращает (с указанием причин возврата) представленный комплект документов в государственный, муниципальный архив, ГОУ «ЦГА КО» для направления соответствующему источнику комплектования архива для доработки.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3. Подготовка комплекта документов для рассмотрения на заседании ЭПК

3.3.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры является наличие у специалистов – экспертов управления по делам архивов комплектов документов, соответствующих требованиям пп. 2.3.1, 2.3.2, 2.3.3, 2.3.4 Административного регламента, представленных государственными, муниципальными архивами, ГОУ «ЦГА КО».

3.3.2. Специалисты эксперты осуществляют рецензирование комплектов документов и готовят рецензию на каждую представляемую опись дел (документов) постоянного хранения. Приложение № 12.

Допускается составление единой рецензии на все представленные описи дел (документов) постоянного хранения.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 5 рабочих дней.

3.3.3. Специалисты-эксперты в соответствии с Регламентом работы ЭПК передают рецензии секретарю ЭПК для формирования повестки дня заседания ЭПК не позднее, чем 5 рабочих дней до заседания.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.3.4. Секретарь ЭПК на основе представленных рецензий вносит вопрос о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов, образовавшихся в деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в повестку дня заседания ЭПК и представляет их председателю ЭПК.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.4. Рассмотрение комплекта документов на заседании ЭПК, принятие решения

3.4.1 Юридическим фактом для начала административной процедуры является внесение председателем ЭПК на заседание комиссии вопроса о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных архивных документов, образовавшихся в деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

3.4.2. Члены ЭПК рассматривают результаты рецензирования комплекта документов каждого источника комплектования на соответствие критериям, указанным в п. 4.3 Правил.

3.4.3. Если большинство членов ЭПК путём голосования решит, что представленная опись дел (документов) постоянного хранения соответствует критериям, указанным в п. 4.3 Правил, то принимается решение о включении архивных документов, содержащихся в описи, в состав Архивного фонда Российской Федерации путём утверждения описи дел (документов) постоянного хранения источника комплектования государственного, муниципального архива.

3.4.4. Решение в соответствии п. 3.7 Регламента работы ЭПК принимается большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

3.4.5. Если большинство членов ЭПК путём голосования решит, что представленная опись дел (документов) постоянного хранения не соответствуют критериям, указанным в п. 4.3 Правил, то принимается решение о не включении архивных документов, содержащихся в описи, в состав Архивного фонда Российской Федерации. Мотивированные причины не включения указываются в протоколе заседания ЭПК.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 1 рабочий день.

3.5. Оформление принятого решения о включении или не включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

3.5.1. Юридическим фактом для начала административной процедуры является оформление протокола заседания ЭПК, осуществляемое секретарём ЭПК.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 10 рабочих дней.

3.5.2. Секретарь передаёт подготовленный протокол заседания ЭПК председателю ЭПК для рассмотрения и подписания.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 1 рабочий день.

3.5.3. В соответствии с п. 4.5 Регламента работы ЭПК Секретарь ЭПК передаёт подписанный председателем ЭПК протокол заседания ЭПК начальнику управления по делам архивов для утверждения.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 1 рабочий день.

3.5.4. Начальник управления по делам архивов утверждает протокол заседания ЭПК.

Максимальный срок выполнения административных действий составляет 1 рабочий день.

3.5.5. По результатам принятого решения ЭПК о включении конкретных архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации специалисты-эксперты осуществляют утверждение описей дел (документов) постоянного хранения источников комплектования государственных, муниципальных архивов в виде оформления грифа утверждения документа, расположенного на последнем листе описи дел (документов) постоянного хранения, и проставления оттиска печати ЭПК.

Приложения № 2 – 9 Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 рабочих дней.

3.5.6. Оформленные описи дел (документов) постоянного хранения передаются специалистами-экспертами в соответствующие государственные, муниципальные архивы, ГОУ «ЦГА КО» для направления в адрес источников комплектования архивов.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

3.5.7. По результатам принятого решения ЭПК о не включении конкретных архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации специалисты-эксперты возвращают в соответствующий государственный, муниципальный архив, ГОУ «ЦГА КО» опись дел (документов) постоянного хранения источника комплектования архива без оформления грифа утверждения документа вместе с выпиской из протокола заседания ЭПК о принятом решении ЭПК о не включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.

4. Порядок и формы контроля при исполнении государственной функции

4.1. Председатель ЭПК несет персональную ответственность за соблюдение сроков выполнения административных процедур, полноту и качество исполнения государственной функции установленных Административным регламентом.

4.2. Секретарь ЭПК и специалисты-эксперты несут персональную ответственность за соблюдение сроков выполнения административных действий, полноту и качество исполнения государственной функции, установленных Административным регламентом.

4.3. Персональная ответственность секретаря ЭПК и специалиста – эксперта закрепляется в его должностном регламенте в соответствии с требованиями законодательства.

4.4. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур и действий, установленных административными процедурами, полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется заместителем начальника управления по делам архивов – председателем ЭПК.

Председатель ЭПК осуществляет выборочную проверку представленных государственными, муниципальными архивами, ГОУ «ЦГА Кировской области» комплектов документов.

4.5. Периодичность осуществления контроля устанавливается начальником управления по делам архивов.

4.6. Проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) начальника управления по делам архивов.

4.7. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы управления по делам архивов) и внеплановыми.

4.8. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений Административного регламента, нормативных правовых актов Министерства культуры Российской Федерации, индивидуальных правовых актов Росархива, к виновному должностному лицу осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

5.1. Должностное лицо государственного, муниципального архива, ГОУ «ЦГА КО» имеет право на обжалование действий (бездействий) и решений должностных лиц управления по делам архивов, осуществляемых в ходе исполнения государственной функции.

(пункт в редакции Приказа Управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 9)

5.2. Должностное лицо государственного, муниципального архива, ГОУ «ЦГА КО» имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения должностных лиц управления по делам архивов, осуществляемые в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Административного регламента устно или письменно в управление по делам архивов.

(пункт в редакции Приказа Управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 9)

5.3. При обращении должностного лица государственного, муниципального архива, ГОУ «ЦГА КО» в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации такого обращения.

Должностное лицо государственного, муниципального архива, ГОУ «ЦГА КО» в обращении в обязательном порядке указывает:

наименование государственного, муниципального архива, ГОУ «ЦГА КО», занимаемую должность;

изложение сути жалобы;

должность, фамилию, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

личную подпись и дату;

сведения о способе информирования должностного лица, о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения;

Жалоба, исходящая от должностного лица государственного архива, ГОУ «ЦГА КО» должна быть оформлена в виде докладной записки на имя начальника управления по делам архивов.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов должностное лицо прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.4. По результатам рассмотрения обращения начальником управления по делам архивов принимается решение об удовлетворении требований должностного лица государственного, муниципального архива, ГОУ «ЦТА КО», либо об отказе в удовлетворении обращения, в случае отсутствия в обращении обязательных требований, указанных в п. 5.3 Административного регламента.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется должностному лицу государственного, муниципального архива, ГОУ«ЦГА КО»

(пункт в редакции Приказа Управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2011 № 9)

5.5. Должностные лица государственных и муниципальных архивов, ГОУ «ЦГА КО» могут сообщить о нарушении своих прав, неправомерных решениях, действиях или бездействии должностных лиц управления по делам архивов, нарушении положений Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по адресу и телефонам, указанным в пп. 2.1.1 Административного регламента.

Приложение №1

к Административному регламенту управления

по делам архивов Кировской области по

исполнению государственной функции

«Включение конкретных архивных документов в

состав Архивного фонда Российской Федерации»

Блок-схема

последовательности административных процедур и административных действий по исполнению государственной функции «Включение конкретных архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации»

Приложение № 2

к Административному регламенту

                                                                          (наименование организации)

Фонд № _________________

ОПИСЬ № _______________

дел постоянного хранения             

за _______________________ год(ы)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

№

пп

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние

даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено _______________________________________________ дел

                                                                                       (цифрами и прописью)

с № ______________________________ по № _________________________ , в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                                                       Подпись                                          Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                                                                                     Подпись                                           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _______________________

                                            (наименование

________________________________________

                                  организации)   

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

Приложение № 8 к Правилам

Приложение № 3

к Административному регламенту

_______________________________

            (наименование организации) 

ОПИСЬ №___________             

______________________________________

                            (название описи)             

________________________________ год(ы)             

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата записи, перезаписи

Хронометраж видеозаписи

Тип и формат записи

Количество единиц хранения

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Оригинал

Копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

В данный раздел описи внесено____________________________ ед. уч. _____________________________ ед. хр.

                                                                    (цифрами и прописью)                                              (цифрами и прописью)

с № ______ по №_______, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера: ________________ и

текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи                                                                                                   Подпись                                                                      Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации                                                                       Подпись                                                                      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _____________

                                      (наименование

________________________________________

                     организации)

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма № 32, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273

Форма описи видеодокументов

Приложение № 4

к Административному регламенту

________________________________________________________________________________________________________________

        (наименование организации)

ОПИСЬ № _________________             

______________________________________

                            (название описи)             

_______________________________ год(ы)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись  Расшифровка подписи

Дата

Номер единицы учета пп

Номер стороны (единицы хранения)

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата изготовления

Место изготовления

Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала

Время звучания

Количество единиц хранения

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Граморигинал

Грампластинка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

В данный раздел описи внесено___________________________ ед. уч. ___________________________ ед. хр.

                                                                   (цифрами и прописью)                                           (цифрами и прописью)

с №_________ по № ____________, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера:_________________

______________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи                                                                                                   Подпись                                                                      Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации                                                                       Подпись                                                                      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ____________________________________

                                      (наименование организации)

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма № 33, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273

Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)

Приложение № 5

к Административному регламенту

______________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № _____________

_____________________________________

                            (название описи)             

________________________________ год(ы)             

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Номер единицы учета пп

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата  записи, перезаписи

Место  записи, перезаписи

Скорость  звучания

Время звучания

Тип и формат магнитной ленты

Количество единиц хранения/метраж

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Оригинал

Копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

В данный раздел описи внесено_____________________________ ед. уч. ________________________________ ед. хр.

                                                                    (цифрами и прописью)                                                         (цифрами и прописью)

с № _________ по № ___________, в том числе: литерные номера: ____________________,пропущенные номера:

_____________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности                                                                                     Подпись                                                                      Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации                                                                       Подпись                                                                      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ________________________________________

                                                    (наименование

__________________________________________________

                                                        организации)

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма № 34, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273

Форма описи фонодокументов магнитной записи

Приложение № 6

к Административному регламенту

______________________________

                (наименование организации)

ОПИСЬ № _________________             

______________________________________

                            (название описи)             

________________________________ год(ы)             

             

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Номер ед. хр.

Заголовок (название) альбома

Автор съемки

Крайние даты фотоотпечатков

Место съемки

Количество фотоотпечатков

Состав текстовой сопроводительной документации

Внешние особенности

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В данный раздел описи внесено ________________________ ед. уч____________________________ ед. хр.

                                                                (цифрами и прописью)                                  (цифрами и прописью)

с №____________ по № ____________, в том числе: литерные номера: _____________________, пропущенные номера:

_____________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

__________________________________________________________ фотоотпечатков.

                 (цифрами и прописью)

Наименование должности                                                                       Подпись                                                                      Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации                                                         Подпись                                                                      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _______________________________________

                                                           (наименование

_____________________________________________________________

                                                        организации)

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма № 35, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273

Форма описи фотоальбомов

Приложение № 7

к Административному регламенту

_________________________________

             (наименование организации)

ОПИСЬ № _________________             

______________________________________

                            (название описи)             

________________________________ год(ы)             

             

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Номер ед. хр.

Производственный номер

Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)

Автор съемки

Дата съемки

Место съемки

Количество кадров панорамной съемки

Состав текстовой сопроводительной  документации

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В данный раздел описи внесено_____________________________________________ ед. хр.

                                                                                     (цифрами и прописью)

с №____________ по №___________, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера:_________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности                                                                       Подпись                                                                      Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации                                                         Подпись                                                                      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _______________________________________

                                              (наименование

_____________________________________________________________

                                                        организации)

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма № 36, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273

Форма описи фотодокументов

Приложение № 8

к Административному регламенту

                                                                    (наименование организации)

Фонд № __________________________

ОПИСЬ № ________________________

за _______________________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись                    Расшифровка подписи

Дата

Название раздела

№ ед. учёта

№ ед.хр.

Заголовок ед. учёта

Крайние даты ед. учёта

Формат электронных документов

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено________________________________ ед.учёта

                                  (цифрами и прописью)

_________________________ ед.хр. с № ____________ по № ____________

   (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                                                                     Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

Заведующий  архивохранилищем                                                         Подпись                             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ________________

                               (наименование

________________________________________

                     организации

от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма № 37, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273

Форма годового раздела описи электронных документов постоянного хранения организации

Приложение № 9

К Административному регламенту

_________________________                                                                                

Наименование организации

Фонд №__________

Опись № _________

дел постоянного хранения

за ________________ годы

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись          Расшифровка подписи                  

Дата         

№№

п/п

Учетный номер ед.хр. в организации

Производственный индекс (шифр) разработки

Заголовок ед.хр.

Стадия (этап) разработки

Автор, руководитель, ответственный исполнитель

Организация-разработчик, соисполнители

Годы разработки

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

В опись включено _________________________________________________ единиц хранения с № _________ по № __________

                     (прописью, цифрами)

Литерные номера _____________________, пропущенные номера __________________

Наименование должности составителя описи                  Подпись                           Расшифровка подписи

Зав. техническим архивом                                   Подпись                          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)________________________

                 (наименование организации)

от ____________№______________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК при

управлении по делам архивов

Кировской области

от ______________ № ___________

Форма № 42, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273

Форма описи научно-технических документов

Приложение № 10

к Административному регламенту

_____________(Наименовании государственного архива, ГОУ «ЦГА КО»)___________________________

________________________________________________________________________________________

                      Заключение на опись(и) дел (документов)

________________________________________________________________________________________

                        (полное последнее название организации)

Полное последнее название организации за период упорядочения документов_____________________

________________________________________________________________________________________

Для рассмотрения на заседании ЭПК представляются описи:

Номер описи

Название описи

Количество дел (документов)

Крайние даты

Экспертиза ценности документов проведена в соответствии с ___________________________________

________________________________________________________________________________________

_________________________(указать название номенклатуры, перечня)___________________________

Заключение на опись дел (документов) постоянного хранения:___________________________________

________________________________________________________________________________________

(соответствие критериям экспертизы ценности, наличие НСА и т.д.)

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

Замечания эксперта_______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

Рекомендую:

опись(и) №__ дел (документов) постоянного хранения за __________ гг. в количестве

________________ дел (документов) утвердить.

Опись(и) дел по личному составу согласовать

Эксперт ЭПК               ___________(подпись)______________               (расшифровка подписи)

(дата)

Форма заключения государственного архива, ГОУ «ЦГА КО» на опись(и) дел (документов) источника комплектования архива

Приложение № 11

к Административному регламенту

____________________________(Наименование муниципального архива)__________________________

________________________________________________________________________________________

                           Заключение на опись(и) дел (документов)

         __________________________________________________________________________

            (полное последнее название организации за период упорядочения документов)

В муниципальном архиве имеются на хранении документы ____(название и № фонда)______

за__________ годы в количестве __________дел.

Для рассмотрения на заседании ЭПК представляются описи:

Номер описи

Название описи

Количество дел (документов)

Крайние даты

Экспертиза ценности документов проведена в соответствии с ___________________________________

________________________________________________________________________________________

_________________________(указать название номенклатуры, перечня)___________________________

Заключение на опись дел (документов) постоянного хранения: ___________________________________

________________________________________________________________________________________

(соответствие критериям экспертизы ценности, наличие НСА и т.д.)

________________________________________________________________________________________

Замечания _______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

Рекомендую:

опись(и) №__ дел (документов) постоянного хранения за __________ гг.

в количестве ______________ дел (документов) утвердить.

Опись(и) дел по личному составу согласовать.

Должностное лицо

муниципального архива               _______(подпись)_______               (расшифровка подписи)

(дата)

Форма заключения муниципального архива на опись(и) дел (документов) источника комплектования архива

Приложение № 12

к Административному регламенту

Рецензия на архивные документы постоянного хранения, представленные к включению в состав Архивного фонда Российской Федерации

В опись дел (документов) постоянного хранения _________(название источника комплектования)

________________________________ (название государственного, муниципального архива)

включено ______________ дел (документов) за ___________ годы.

В опись дел по личному составу ___________ дел за ________годы.

Замечания к описи дел (документов) постоянного хранения________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Рекомендую:

Опись дел (документов) постоянного хранения утвердить.

Опись дел по личному составу согласовать.

Член ЭПК

Должность                                          ____(подпись)____                            (расшифровка подписи)