ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕД...



29.01.97. № 10

1

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

15.05.2012 №  42-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО  РЕГЛАМЕНТА КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

УТРАТИЛ СИЛУ: приказ  Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 17.10.2013 № 080-п

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», на основании решения Республиканской комиссии по проведению административной реформы в Удмуртской Республике от 12.05.2012

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации».

2. Внедрить указанный Административный регламент в практику работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета С.В. Чучалова.

Председатель Комитета Н.В. Тойкина

Утвержден приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 15.05.2012 №  42  -п

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации» (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет) и определяет сроки и последовательность административных процедур и административных действий при предоставлении данной государственной услуги.

Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) Удмуртской Республики, либо в силу наделения из заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и (или) Удмуртской Республики, правом выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами государственной власти, органами местного самоуправления и иными организациями при предоставлении государственной услуги

2. В соответствии с законодательством заявителями являются граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, лично обратившиеся либо направившие письменные обращения в Комитет (далее – заявители).

3. При взаимодействии с Комитетом в ходе предоставления государственной услуги от имени заявителей вправе выступать:

законные представители (родители, усыновители, опекуны, попечители);

иные представители на основании соответствующей доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

4. Информация о порядке и ходе предоставления государственной услуги предоставляется должностными лицами Комитета:

непосредственно в Комитете;

при обращении по телефону;

в письменном виде по почте или электронным каналам связи;

посредством размещения на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» www.gasur.ru;

на информационных стендах.

5. Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: Бородина ул., 21, кааб. 301 (приёмная) г. Ижевск, Удмуртская Республика, 426011.

Справочные телефоны: (3412) 681-269, 681-908, 684-309.

Факс: 8(3412) 684-497.

Электронные адреса: comarch@udmnet.ru, komitet@gasur.izhnet.ru

График работы Комитета:

Понедельник - четверг

08.30 - 17.30 (перерыв с 12.30 до13.18)

Пятница

08.30 – 16.30 (перерыв с 12.30 до 13.18)

Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни

выходные дни

6. Личный прием заявителей осуществляется председателем Комитета, его заместителями по местонахождению Комитета каждую пятницу с 14.00 часов до 16.00 часов, либо на основании предварительной записи по адресу: Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, каб. 301 (приемная), либо по телефону (3412) 681-269.

Прием обращений в письменной форме осуществляется специалистом 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета, каб. 301.

7. Информация о порядке или ходе предоставления государственной услуги предоставляется должностными лицами Комитета, указанными в пункте 6 настоящего Административного регламента, при личном обращении заинтересованного лица в устной форме, с использованием телефонной связи, при письменном обращении с использованием почтовой связи, в электронном виде, в том числе с использованием средств сети Интернет.

8. Информирование при личном обращении в Комитет осуществляется должностными лицами Комитета, указанными в пункте 6 настоящего Административного регламента, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Комитета.

Должностное лицо Комитета обязано принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо Комитета, ответственное за прием, обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации заинтересованного лица для осуществления информирования о порядке предоставления государственной услуги или консультации о ходе предоставления государственной услуги. Время приема заинтересованного лица не должно превышать 30 минут. Должностное лицо Комитета, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

9. Информирование по телефону осуществляется должностными лицами Комитета, указанными в пункте 6 настоящего Административного регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Комитета.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Комитета и фамилии, имени, отчестве, должности соответствующего должностного лица Комитета, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки должностное лицо Комитета подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заинтересованное лицо по интересующим его вопросам. Время телефонного разговора не должно превышать 10 минут.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения должностное лицо Комитета обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:

о графике работы Комитета;

о месте размещения на Интернет-сайте Комитета информации о предоставлении государственной услуги;

о требованиях к оформлению письменного обращения;

о графике личного приема руководителями Комитета для рассмотрения устных обращений;

о порядке проведения личного приема заявителей;

о порядке и сроков рассмотрения обращений;

о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

о текущей административной процедуре предоставления государственной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Комитета, осуществляющее информирование или консультацию, предлагает заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для заинтересованного лица время для личного обращения непосредственно в Комитет.

10. Письменное информирование при обращении заинтересованного лица в Комитет осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета, в его отсутствие - заместителем, и направляется заинтересованному лицу в порядке очередности поступления запроса в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

11. При информировании по обращениям, направленным через официальный интернет - сайт, указанный в пункте 4 настоящего Административного регламента, ответ размещается на указанном сайте в разделе «вопросы – ответы».

При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица.

Максимальный срок рассмотрения письменных обращений, обращений с использованием почтовой связи, средств сети Интернет и электронной почты 30 дней со дня регистрации обращения заинтересованного лица в Комитет.

12. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

13. Сведения о месте нахождения и графике работы Комитета, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах, указанных в пункте 5 настоящего Административного регламента, размещены на официальных сайтах «Архивная служба Удмуртии» www.gasur.ru, а также «Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет» www.udmurt.ru, «Архивы России» в сети Интернет www.rusarchives.ru.

Кроме того, на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» размещаются: текст настоящего Административного регламента (полная версия); извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению государственной услуги.

14. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется также в государственной информационной системе Удмуртской Республики «Портал государственных и муниципальных услуг (функций)» www.mfc18.ru.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

15. Наименование государственной услуги – рассмотрение обращений граждан Российской Федерации.

Наименование государственного органа, непосредственно предоставляющего государственную услугу

16. Предоставление государственной услуги осуществляется Комитетом.

17. При оказании государственной услуги Комитет может взаимодействовать с иными исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, территориальными государственными внебюджетными фондами, органами местного самоуправления и организациями.

18. Запрещается требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.06.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Результат предоставления государственной услуги

19. Конечным результатом предоставления государственной услуги является:

ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

мотивированный отказ в даче ответа на обращение;

мотивированный отказ в дальнейшем рассмотрении обращения в ходе личного приема.

Срок предоставления государственной услуги

20. Общий срок рассмотрения письменных обращений заявителей 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок.

21. Письменные обращения заявителей по вопросам, не относящимся к компетенции Комитета, направляется заказной почтой в течение 5 рабочих дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации его обращения.

22. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или праздничный нерабочий день, то срок его исполнения истекает в первый рабочий день, следующий за выходным и праздничным нерабочим днем.

23. В тех случаях, когда для разрешения письменного обращения необходимо проведение дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о представлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам срок предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений заявителей может быть продлен председателем Комитета, а в его отсутствие заместителем председателя Комитета не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.

24. Сроки исполнения отдельных административных процедур указаны в пунктах 35, 36, 49, 52, 62 настоящего Административного регламента.

25. Срок направления документов по итогам обращений заявителей указан в пункте 62 настоящего Административного регламента.

26. Оснований для приостановления предоставления государственной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Правовые основания для предоставления государственной услуги

27. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Законом Российской Федерации от 27.04.1993 № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан»;

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.06.2010 № 210 - ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Конституцией Удмуртской Республики;

Законом Удмуртской Республики от 05.07.2005 № 38-РЗ «О государственной гражданской службе Удмуртской Республики»;             

Указом Президента Удмуртской Республики от 15.06.2010 № 107 «О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способах их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядке их представления

28. Личный прием заявителей в Комитете производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность заявителя.

29. Письменное рассмотрение обращений заявителей осуществляется в случае поступления письменного обращения заявителя в Комитет. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:

наименование Комитета, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;

изложение сути предложения, заявления или жалобы;

личную подпись заявителя и дату.

Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать:

наименование Комитета, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя,

почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;

изложение сути предложения, заявления или жалобы.

В случае необходимости в подтверждение доводов к обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

30. Запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных услуг;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Комитета, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27.06.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Заявитель вправе представить указанные документы и информацию по собственной инициативе.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

31. Основаниями для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является:

при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением заявителя, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

в случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностные лица Комитета, указанные в пункте 6 настоящего Административного регламента, вправе в соответствии с законодательством принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

32. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем письменно сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения приостанавливается до вступления в законную силу решения суда;

если поступило обращение, которое подлежит рассмотрению в порядке уголовного, гражданского судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, о чем сообщается в письменной форме;

если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, письменно сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

если в обращении обжалуется судебное решение, оно возвращается заявителю, направившему обращение в течение 7 дней, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

33. Оснований для приостановления предоставления государственной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, способы её взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами

Удмуртской Республики

34. Предоставление государственной услуги осуществляется на бесплатной основе.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

35. Время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата  предоставления государственной услуги не может превышать 30 минут, а при предварительной записи на приём не может превышать 15 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

36. Письменные обращения, поступившие в Комитет, регистрируются в день поступления. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, его регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями. Срок регистрации запроса заявителя составляет 15 минут.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к местам ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

37. Помещения для предоставления государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03». Помещения оборудуются противопожарной системой, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.

38. Вход в здание, где располагается Комитет, центральный вход в здания (помещения) государственных, муниципальных архивов должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования организации и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток. Рядом со зданиями должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.

39. Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно отвечать следующим требованиям:

места для ожидания приема должны быть оборудованы стульями;

местом приема заявителей являются рабочие кабинеты председателя и его заместителей, которые должны иметь возможность комфортного расположения заявителя;

на дверях рабочих кабинетов размещаются таблички с указанием фамилии имени, отчества и должности;

в кабинете должна быть обеспечена возможность оформления заявителем письменного обращения; доступа к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Комитета, к телефонной связи, наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

40. На информационном стенде Комитета размещается следующая информация:

график работы Комитета;

фамилии, имена, отчества председателя Комитета, заместителей председателя Комитета;

номера кабинетов, где осуществляется информирование заинтересованных лиц; фамилии, имена, отчества должностных лиц Комитета, ответственных за предоставление государственной услуги;  

номера справочных телефонов Комитета, почтовый адрес Комитета, адреса электронной почты Комитета, адрес официального сайта Комитета;

извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

настоящий Административный регламент (без приложений);

блок-схемы последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Показатели доступности и качества государственной услуги

41. Показателями доступности и качества оказания государственной услуги являются:

количество взаимодействий заявителя с должностными лицами Комитета при предоставлении государственной услуги и их продолжительности;

получение информации о ходе предоставления государственной услуги в электронной форме;

обеспечение информирования заявителей о месте нахождения и графике работы Комитета;

обеспечение информирования заявителей о порядке оказания государственной услуги;

своевременность приёма заявителей в Комитете;

своевременность рассмотрения запросов заявителей;

своевременность принятия решения о предоставлении государственной услуги или отказе в предоставлении государственной услуги;

своевременность и оперативность исполнения запросов заявителей (доля запросов, исполненных в законодательно установленный срок);

отсутствие жалоб на качество и своевременность предоставления государственной услуги.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

42. Государственная услуга в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг не предоставляется.

43. Информация о ходе предоставления государственной услуги в электронной форме предоставляется заявителям в ходе ответа на запросы, направленные на адреса электронной почты, указанные в пункте 5 настоящего Административного регламента на электронный адрес заинтересованного лица.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

44. Последовательность административных процедур приведена в блок - схемах (Приложения 1 и 2 настоящего Административного регламента). Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием, первичная обработка, регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений;

направление письменного обращения должностному лицу Комитета для определения исполнителя или направление письменного обращения на рассмотрение по подведомственности;

рассмотрение письменного обращения в структурных подразделениях Комитета;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

рассмотрение письменного обращения исполнителем и подготовка ответа заявителю;

личный прием заявителей.

Описание последовательности действий при приеме, первичной обработке, регистрации и аннотировании поступивших письменных обращений

45. Основанием для начала предоставления государственной услуги является личное обращение заявителя в Комитет или поступление обращения заявителя с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по принадлежности или по поручению. Обращение в Комитет может поступить почтовым отправлением, посредством факсимильной связи, по электронной почте, а также непосредственно от заявителя.

46. При приеме и первичной обработке документов специалист 1 разряда организационно-аналитического отдела производит проверку правильности адресования корреспонденции, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. К тексту письма прикладывается конверт. Обращения, поступившие по факсу и электронной почте, принимаются и распечатываются, дальнейшая работа ведется с ними в порядке, установленном для работы с документами на бумажном носителе.

47. Обращения с пометкой «лично», поступившие на имя руководителей или сотрудников Комитета, передаются адресатам невскрытыми. В случае если обращение, поступившее с пометкой «лично», не является письмом личного характера, получатель передает его для регистрации специалисту 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета.

48. Письменные обращения, доставляемые заявителями непосредственно в Комитет, подаются в приемную Комитета специалисту 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета. При приеме поступивших документов специалист 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета проверяет правильность адресования обращения, оформления, а также наличие указанных в обращении приложений. По просьбе обратившегося заявителя ему выдается расписка о получении письменного обращения с указанием даты приема обращения. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

49. Поступившие обращения регистрируются специалистом 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета в день поступления в журнале регистрации обращений заявителей (Приложение 3 к настоящему Административному регламенту).

Специалист 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета:

в журнале регистрации обращений заявителей указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

отмечает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

50. Все обращения заявителей ставятся на контроль. При этом на регистрационной карточке ставится знак контрольности обращения.

51. Результатом выполнения действий по приему, первичной обработке, регистрации и аннотированию обращений является принятие документов, подготовка их к регистрации, регистрация обращения в журнале регистрации обращений заявителей, а также передача обращения заявителя на рассмотрение председателю Комитета или его заместителям.

Описание последовательности действий при направлении письменного обращения должностному лицу Комитета для определения исполнителя или направлении письменного обращения на рассмотрение по подведомственности

52. Специалист 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета после регистрации в тот же день направляет обращение председателю Комитета или заместителям председателя Комитета для принятия решения о направлении обращения в структурное подразделение на рассмотрение.

Поручение руководителя должно содержать: наименование исполнителя (исполнителей), которому дается поручение; кратко сформулированный текст, предписывающий действие; порядок и срок исполнения поручения; подпись руководителя с расшифровкой и датой; ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения.

Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

53. В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Комитета, то обращение в течение 5 рабочих дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с письменным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.

54. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение 5 рабочих дней со дня регистрации пересылаются по принадлежности в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам с письменным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.

55. Результатом выполнения действий по направлению обращений председателю Комитета или заместителям председателя Комитета на рассмотрение является оформление резолюции и передача обращений в структурные подразделения Комитета.

Описание последовательности действий при рассмотрении письменных обращений в структурных подразделениях Комитета

56. В соответствии с резолюцией председателя Комитета или заместителя председателя Комитета ответственный исполнитель организует исполнение поручения.

Исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием заявителя, направившего обращение. В установленном порядке запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц. Принимает в пределах своей компетенции меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя. В соответствии с поручением руководителя готовит проект письменного ответа за исключением случаев, установленных пунктами 31 – 32 настоящего Административного регламента.

57. В тех случаях, когда для разрешения письменного обращения необходимо проведение дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о представлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, срок предоставления государственной услуги продлевается председателем Комитета или заместителем председателя Комитета не более чем на 30 календарных дней с обязательным письменным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.

58. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель поручения представляет на имя председателя Комитета или заместителя председателя Комитета служебную записку с обоснованием необходимости продления срока поручения не позднее чем за 3 календарных дня до окончания срока рассмотрения.

59. В случае получения разрешения на продление срока исполнения письменного обращения ответственный исполнитель в письменной форме сообщает заявителю о причинах продления срока в течение 3 календарных дней.

60. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель).

61. Ответы заявителям, ответы на поручения, сопроводительные письма и уведомления печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Комитете.

62. Ответы заявителям по результату предоставления государственной услуги направляются адресатам в день их подписания председателем Комитета или его заместителем.

63. Результатом рассмотрения обращений заявителей является разрешение поставленных в обращениях вопросов, направление письменного ответа заявителю, переадресация обращения по компетенции или направление заявителю письменного отказа в даче ответа на обращение.

Описание последовательности действий при предоставлении справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения

64. С момента регистрации обращения в Комитете заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

65. Справочную работу по рассмотрению обращений заявителей ведет специалист 1 разряда организационно-аналитического отдела, при личном обращении, а также посредством справочного телефона.

Справки предоставляются по следующим вопросам:

о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

о передаче обращения исполнителю;

об отказе в рассмотрении обращения;

о продлении срока рассмотрения обращения;

о результатах рассмотрения обращения.

66. Ведущий специалист – эксперт контрольно-инспекционного отдела готовит информационные и статистические материалы, отчеты об предоставлении государственной услуги и представляет их председателю Комитета.

Описание последовательности действий при личном приеме заявителей

67. Личный прием заявителей осуществляется председателем Комитета и его заместителями в порядке очередности каждую пятницу с 14.00 до 16.00 часов, либо по предварительной записи при личном обращении или справочному телефону 8(3412) 681-269, по предъявлении документа, удостоверяющего личность заявителя.

68. Специалист 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета заносит в карточку личного приема (Приложение 4 к настоящему Административному регламенту) фамилию, имя и отчество заявителя и его адресные данные.

69. В случае повторного обращения специалист 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему прием.

При проведении личного приема могут приглашаться должностные лица, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

В ходе личного приема заявителю отказывается в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Во время личного приема заявитель может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

70. Содержание устного обращения заявителя заносится должностным лицом Комитета в карточку личного приема заявителя. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении заявителя вопросов.

71. Письменные обращения заявителей, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Административным регламентом порядке. О принятии письменного обращения заявителя производится запись в карточке личного приема.

72. По окончании приема председатель Комитета, заместитель председателя Комитета доводят до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

73. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

74. Результатом личного приема заявителей является:

устный либо письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

разъяснение о том, куда и в каком порядке заявителю следует обратиться в случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комитета, либо уведомление заявителя о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

мотивированный отказ в даче ответа на обращение по основаниям, указанным в пункте 32 настоящего Административного регламента.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

75. Председатель Комитета осуществляет контроль за исполнением непосредственно подчиненными ему государственными гражданскими служащими Удмуртской Республики в Комитете служебных обязанностей, ведет учет случаев ненадлежащего исполнения этими должностными лицами служебных обязанностей, организует, соответствующие служебные проверки и принимает в соответствии с законодательством Российской Федерации меры в отношении виновных должностных лиц.

76. О мерах, принятых в отношении виновных в нарушении законодательства Российской Федерации и законодательства Удмуртской Республики должностных лиц, в течение 10 дней со дня принятия таких мер Комитет обязан сообщить в письменной форме заявителю, права и (или) законные интересы которого нарушены.

77. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, (далее - текущий контроль), осуществляется должностными лицами Комитета - руководителями структурных подразделений Комитета, участвующими в предоставлении государственной услуги.

78. Текущий контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя: проведение должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок; выявление и устранение нарушений прав заявителей; рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц и принятие по ним решений.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

79. Целью проведения плановых и внеплановых проверок является выявление нарушений порядка предоставления государственной услуги, в том числе своевременности и полноты рассмотрения обращений заявителей, обоснованности и законности принятия по ним решений.

80. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми. Проведение плановых проверок осуществляется специально образуемой ревизионной группой Комитета. Внеплановые проверки проводятся ревизионной группой в связи с поступившими жалобами (претензиями) заявителей на решения или действия (бездействия) должностных лиц Комитета.

81. При проведении проверки могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Вид проверки и срок ее проведения устанавливаются приказом председателя Комитета с учетом периодичности комплексных проверок не менее 1 раза в год и тематических проверок - 2 раза в год.

82. Основанием для проведения проверки является приказ председателя Комитета. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность государственных гражданских служащих государственного органа и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

83. Должностные лица Комитета, указанные в пункте 6 настоящего Административного регламента, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка предоставления государственной услуги.

84. Должностные лица Комитета, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

85. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся заявителей без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

86. Персональная ответственность должностных лиц Комитета, ответственных за предоставление государственной услуги, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

87. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Комитете ответственный исполнитель по рассмотрению обращения обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому сотруднику по поручению председателя Комитета или заместителя председателя Комитета.

88. Государственные гражданские служащие Удмуртской Республики в Комитете, по вине которых допущены нарушения положений настоящего Административного регламента, несут дисциплинарную, административную и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

89. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению государственной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины государственных гражданских служащих Удмуртской Республики в Комитете.

90. Система контроля предоставления государственной услуги включает в себя:

организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

проверку хода и качества предоставления государственной услуги;

учет и анализ результатов исполнительской дисциплины государственных гражданских служащих Удмуртской Республики в Комитете.

91. Контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется в следующих формах: текущий контроль; внутриведомственный контроль; контроль со стороны граждан.

92. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.

V. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего

93.Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги путем направления жалобы.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики для предоставления государственной услуги у заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики;

затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики;

отказ Комитета, должностного лица Комитета в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

94. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Комитет. Жалобы на решения, принятые председателем Комитета, подаются в Администрацию Президента и Правительства Удмуртской Республики по адресу: Пушкинская ул., д. 214, Ижевск, 426007; тел. (3412) 497-200; E-mail: gov@udmnet.ru;

95. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Комитета, указанного в пункте 4 настоящего Административного регламента, федеральной государственной информационный системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» либо государственной информационной системы Удмуртской Республики «Портал государственных и муниципальных услуг (функций)», а также может быть принята при личном приеме заявителя.

96. Жалоба должна содержать:

1) наименование Комитета, должностного лица Комитета, либо государственного гражданского служащего Удмуртской Республики в Комитете, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Комитета, должностного лица Комитета, либо государственного гражданского служащего Удмуртской Республики в Комитете;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Комитета, должностного лица Комитета, либо государственного гражданского служащего Удмуртской Республики в Комитете. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

97. Поступившие в Комитет письменные жалобы подлежат обязательной регистрации. Письменные жалобы регистрируются специалистом 1 разряда организационно-аналитического отдела Комитета в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение председателю Комитета (в его отсутствие – заместителю председателя).

98. Жалоба, поступившая в Комитет, подлежит рассмотрению председателем Комитета и его заместителями в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Комитета, должностного лица Комитета в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

99. Рассмотрение жалобы в устной форме в порядке досудебного обжалования осуществляется в течение одного рабочего дня.

100. По результатам рассмотрения жалобы Комитет принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Комитетом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

101. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 100 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

102. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления председатель Комитета либо лицо его замещающее незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение 1 к Административному регламенту Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации»

Блок-схема последовательности административных процедур при рассмотрении письменного обращения

Приложение 2 к Административному регламенту Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации»

Блок-схема последовательности административных процедур при организации и проведении личного приема заявителей

Приложение 3 к Административному регламенту Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации»

Форма журнала регистрации обращений заявителей

Регистрационный номер

Дата регистрации

Ф.И.О. и адрес заявителя

Краткое содержание документа

Резолюция председателя Комитета

Кому направлен на исполнение, дата и роспись

Отметка о возврате документа исполнителем (роспись и дата)

Отметка об исполнении документа

Отметка о подшивке или уничтожении документа

Примеча-

ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Приложение 4 к Административному регламенту Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации»

Форма карточки

личного приема заявителя в Комитете по делам архивов при Правительстве  Удмуртской Республики

"__"_________20__г.

_______________________________________________________________

                (фамилия, имя, отчество заявителя)

_______________________________________________________________

                (адрес места жительства заявителя)

Краткое содержание обращения заявителя

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Содержание принятого решения по обращению заявителя

(дано устное разъяснение; принято письменное заявление, принято иное решение)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________ _____________ _________________

(должность лица, производившего      (подпись)     (фамилия и инициалы)

       личный прием)