ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ



ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ

ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

ПРИКАЗ

16.04.2019 Г.

№ 5-Н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Методическими рекомендациями по работе с обращениями граждан, утвержденными постановлением Совета министров Республики Крым от 24.01.2017 № 15 (в редакции постановления Совета министров Республики Крым от 22.05.2018 № 246) «Об утверждении Методических рекомендаций по работе с обращениями граждан», Положением о Государственном комитете по делам архивов Республики Крым, утвержденный Постановлением Совета министров Республики Крым от 29.11.2017 № 649

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.               Утвердить прилагаемое Положение о порядке организации работы с обращениями граждан в Государственный комитет по делам архивов Республики Крым.

3. Отделу правового обеспечения, государственной гражданской службы, кадровой работы и противодействия коррупции (Мамутов В.Б.) обеспечить направление копии настоящего приказа в:

3.1. Прокуратуру Республики Крым в электронном и бумажном видах;

3.2. Аппарат Совета министров Республики Крым в электронном виде в формате «pdf» и в виде текста в одном из следующих форматов: «doc», «docx», «odt», «rtf» в 3-дневний срок после дня первого официального опубликования настоящего приказа с указанием сведений об источниках его официального опубликования.

4. Отделу информационного обеспечения, организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей
(Розанов П.П.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственного комитета по делам архивов Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

5.              Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель                                                                                                                               О. Лобов

Приложение

к приказу Государственного

комитета по делам архивов

Республики Крым

от 16 апреля 2019 года №5-н

Положение

о порядке организации работы с обращениями граждан
в Государственном комитете по делам архивов Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ) и иным федеральным законодательством.

Положение устанавливает единый порядок рассмотрения Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым
(далее — Госкомархив) обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства.

1.2. Обращения могут быть индивидуальными, то есть поданными самим гражданином, объединением граждан или юридическим лицом, которые считают свои права либо права других лиц нарушенными, и коллективными.

1.3. При рассмотрении обращения не допускается разглашение содержащихся в нем сведений, а также сведений о частной жизни заявителя без его согласия. Не является разглашением сведений направление письменного обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

1.4. Рассмотрение обращения граждан (далее - обращение) представляет собой действия руководства или должностных лиц Госкомархива, направленные на объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, проверку вопросов, поставленных в обращении, установлении обоснованности содержащихся в обращении рекомендаций гражданина, просьбы о содействии в реализации или защите прав, принятие мер по устранению и предупреждению выявленных упущений, нарушений законности, подготовку и направление письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов и извещения инициатора (ов) обращения о принятых мерах.

1.5. Обращением признаётся предложение, заявление или жалоба, направленное в письменной форме или в форме электронного документа, а также устное обращение гражданина в Госкомархив.

Предложение - рекомендация заявителя по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

Заявление - просьба гражданина или иного лица о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

Жалоба - просьба заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

2. Регистрация обращений

2.1. Организация и обеспечение централизованного учета (регистрации), формирования номенклатурных дел и хранения до передачи в архив, передачи исполнителю и контроля за движением и своевременным рассмотрением обращений в Госкомархиве осуществляется отделом информационного обеспечения, организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей (далее – отдел информационного обеспечения).

2.2. Каждое поступившее обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3-х календарных дней с момента поступления.

Должностное лицо ответственное за работу с обращениями граждан, в соответствии с должностным регламентом, вносит содержание обращения и прилагаемые к нему материалы в АСОГ (автоматизированная система обращения граждан), посредством заполнения граф электронной регистрационно-контрольной карточки исходными по обращению данными, сканирует текст обращения и приложенных к нему материалов в письменной форме с созданием электронного образа документа и прикрепления его к электронной карточке АСОГ. В процессе регистрации в АСОГ обращению автоматически присваивается сформированный системой номер.

На обращении проставляется штамп, с указанием входящего номера и даты регистрации.

2.3. Зарегистрированные и учтенные обращения для принятия решения передаются отделом информационного обеспечения председателю либо его заместителям, в соответствии с приказом о распределении должностных обязанностей между заместителями председателя (далее - руководство Госкомархива).

2.4. Руководство Госкомархива определяет структурное подразделение и должностное лицо, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов - исполнителя.

2.5. Обращение передается исполнителю для организации проверки вопросов, поставленных в обращении, подготовки проекта письменного ответа.

2.6. Отделом информационного обеспечения разрабатываются формы листков для резолюций лиц, уполномоченных, в т.ч. по рассмотрению обращений (прилагаются).

3. Рассмотрение обращений

3.1. Обращения, поступившие в Госкомархив, подлежат обязательному рассмотрению.

По результатам предварительного рассмотрения руководством Госкомархива принимается одно из следующих решений:

- о принятии к рассмотрению и направлении на рассмотрение в структурное подразделение Госкомархива;

- о принятии к сведению, с уведомлением автора письменного обращения о принятии обращения к сведению, в случае, если в нем не содержатся конкретные предложения, заявления или жалобы, сведения о нарушении прав граждан;

- не проводить проверку по обращению, если оно признано анонимным, некорректным по содержанию или изложению, а также повторным, то есть содержащим вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- о направлении в течение 7 дней со дня регистрации обращения на рассмотрение в орган, в компетенцию которого входит решение поставленного в обращении вопроса, с одновременным уведомлением об этом заявителя;

- о направлении в течение 5 дней со дня регистрации обращения, содержащего информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Главе Республики Крым с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения,

- о возврате обращения, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, либо не представляется возможным понять существо вопроса, в течение 7 дней со дня регистрации возвращаются заявителю с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости - с разъяснением, куда им для этого следует обратиться.

3.2. Оригиналы обращений, рассмотрение которых относится к компетенции нескольких отделов, направляются в отдел, указанный среди исполнителей первым (ответственный исполнитель).

3.3. В случае поступления в Госкомархив письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Госкомархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении.

3.4. В случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления, жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение. Сообщение гражданину готовится в следующем порядке:

- исполнитель представляет служебную записку руководству Госкомархива о невозможности определения сути предложения, заявления, жалобы и подготовки ответа заявителю;

- в случае принятия руководством Госкомархива решения о возврате гражданину обращения, для оформления его в соответствие с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, в адрес заявителя направляется соответствующее уведомление.

3.5. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, об этом в течение 7 дней со дня регистрации сообщается автору обращения, если его фамилия и адрес поддаются прочтению. Сообщение гражданину готовится в следующем порядке:

- исполнитель представляет служебную записку руководству Госкомархива о том, что текст письменного обращения не поддается прочтению;

- в случае принятия руководством Госкомархива решения о возвращении обращения заявителю, если его фамилия и адрес поддаются прочтению, в адрес заявителя направляется соответствующее уведомление.

3.6. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководство Госкомархива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращения переписки с гражданином по данному вопросу в следующем порядке:

- исполнитель представляет служебную записку руководству Госкомархива о нецелесообразности продолжения переписки с заявителем по данному вопросу;

- в случае принятия руководством Госкомархива решения о нецелесообразности продолжения переписки в адрес заявителя направляется соответствующее уведомление.

3.7. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а так же о лице, его подготавливающем, совершающим или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с компетенцией.

3.8. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица или членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу с уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления предоставленным ему законом правом на обращение.

3.9. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса, в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.10. В случае, если обращение, по мнению ответственного исполнителя, направлено не по принадлежности, он в однодневный срок возвращает его руководителю с указанием специалиста которому, по его мнению, следует направить обращение. В случае изменения резолюции руководителем Госкомархива необходимо в тот же день сообщить об этом в отдел информационного обеспечения.

3.11. Исполнитель при рассмотрении обращения:

- изучает суть обращения и поднимаемых вопросов;

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости, с участием гражданина, направившего обращение, выходом на место и пр.;

- запрашивает (при необходимости), в том числе в электронной форме, дополнительные документы и материалы, касающиеся сути поставленного в обращении вопроса из других ведомств (должностных лиц), осуществляет контроль за сроками исполнения запрашиваемой информации;

- инициирует (в исключительных случаях) вопрос продления срока рассмотрения обращения или прекращения дальнейшей переписки;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

- сообщает заявителю о результатах рассмотрения заявления и принятом по нему решении в письменном виде за подписью руководства Госкомархива.

3.12. Заявление гражданина о прекращении рассмотрения его обращения дает право рассматривающему его заявление исполнителю прекратить дальнейшую проверку, если в полученных материалах нет сведений о наличии нарушений закона, нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Решение о прекращении (продолжении) проверки принимаются руководством Госкомархива на основании служебной записки исполнителя, с уведомлением об этом заявителя.

3.13. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений граждан письменные ответы должны соответствовать следующим требованиям:

- ответ гражданину по существу поставленных в обращении вопросов дается в письменной форме на бланке Госкомархива за подписью председателя (заместителей председателя). В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер контактного телефона. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса;

- при отказе в удовлетворении обращения ответ заявителю должен быть мотивирован. В нем дается оценка всем доводам обращения, а отказ в его удовлетворении должен быть обоснован. Кроме того, в ответе заявителю должны быть разъяснены порядок обжалования принятого решения, а также право обращения в суд, если таковое предусмотрено законом;

- при поступлении обращения за подписью нескольких заявителей ответ о результатах проверки направляется каждому из них или одному из них (как правило, первому по расположению подписи) с предложением довести его содержание до сведения остальных авторов.

- ответы на сообщения, поступившие на телефонную линию Аппарата Совета министров Республики Крым предоставляются за подписью руководства Госкомархива.

- ответы гражданам по результатам личных приемов председателя Госкомархива, а также его заместителей, предоставляются за подписью руководства Госкомархива;

- ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении;

- не разрешается отправлять заявителю в качестве ответов на их обращения копии служебных документов;

- учетные материалы по обращению (обращение, сопроводительные документы, ответ заявителю, пр.) передаются исполнителем руководству Госкомархива, инициировавшему рассмотрение обращения для принятия решения об окончании рассмотрения, его продолжения или продления сроков рассмотрения;

- днем окончания рассмотрения обращения является день направления ответа заявителю на его обращение;

3.14. Тексты учетных материалов по обращению сканируются, с созданием электронного образа документа, прикрепляются к электронной карточке АСОГ, где обращение отмечается как исполненное.

3.15. По истечении времени, достаточного для получения и прочтения письменного ответа, с заявителем, для ознакомления с его мнением о полноте и качестве рассмотрения его обращения, должностным лицом отдела информационного обеспечения, ответственными за работу с обращениями граждан, осуществляется обратная связь (в телефонном режиме, электронной почтой, пр.), результаты которой вносятся в графы электронной регистрационно-контрольной карточки АСОГ.

3.16. Документы по рассмотрению обращений граждан формируются в отдельные папки в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и хранятся в Госкомархиве в течение 5 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.

4. Сроки рассмотрения обращений

Сроки рассмотрения обращений установлены Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ.

4.1. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

4.2. В случае проведения дополнительной проверки, запроса материалов и в других исключительных случаях срок разрешения обращений продлевается руководством Госкомархива с одновременным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения и характере принимаемых мер, но не более чем на 30 дней.

4.3. Для продления срока рассмотрения обращения исполнитель, не позднее чем за 3 дня до истечения контрольного срока предоставляет служебную записку руководству Госкомархива, в которой указываются причины продления срока и срок, в который обращение будет рассмотрено.

4.4. Рассмотрение обращений граждан, поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц, требующих сообщить результаты рассмотрения обращения в их адрес, осуществляется в сроки, указанные в поручении, либо в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

4.5. Для рассмотрения вопросов, содержащихся в сообщениях, поступивших на телефонную линию Председателя Совета министров Республики Крым, устанавливаются сроки от 1 до 15 рабочих дней, по резолюции председателя Совета министров Республики Крым может быть установлен иной срок (согласно Положению о работе с сообщениями, поступающими на телефонную линию Председателя Совета министров Республики Крым, утвержденного постановлением Совета министров Республики Крым от 28.04.2015 № 236).

5. Контроль за соблюдением

порядка рассмотрения обращений

5.1. Контроль за движением и своевременным рассмотрением письменных обращений в Госкомархиве осуществляется отделом информационного обеспечения.

Текущий контроль проводится путем оперативного выяснения хода рассмотрения обращений, напоминаний о подготовке ответов, информирование руководства Госкомархива о нарушении сроков рассмотрения обращений граждан ответственными исполнителями.

5.2. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения письменных обращений, объективным, всесторонним и полным разрешением обращений, достоверностью ссылок на нормативные правовые акты в Госкомархиве осуществляется руководителями структурных подразделений.

6. Порядок обжалования решений, действий  (бездействия) должностных лиц в ходе рассмотрения обращений граждан

              6.1. Гражданин вправе обжаловать действие (бездействие) должностных лиц в ходе рассмотрения обращения и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения (заявления) в досудебном и судебном порядке.

              6.2. Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- полное наименование юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

              К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающие изложенные в жалобе обязательства.

              6.3. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения жалобы на действие (бездействие) должностных лиц не должен превышать 15дней с момента  получения обращения.

              6.4. Если в результате рассмотрения жалобы на действие (бездействие) должностных лиц она признается обоснованной, принимается решение о принятии мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушение настоящего Положения в ходе рассмотрения обращения гражданина.

              6.5. Гражданину (юридическому лицу) направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

              6.6. Гражданин вправе обжаловать решения и действия (бездействия) работников Госкомархива при рассмотрении обращения гражданина в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7. Ответственность

7.1. Должностное лицо, отдела информационного обеспечения, ответственное за работу с обращениями граждан, несет ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений граждан, обеспечение контроля соблюдения установленных законодательством и настоящим порядком сроков рассмотрения обращений граждан.

7.2. Исполнитель несет ответственность за содержание, ясность и четкость изложения ответов, достоверность ссылки на нормативные правовые акты, своевременность рассмотрения обращения.

7.3. Руководство Госкомархива несет ответственность за правильность определения ответственного исполнителя и соисполнителя по рассмотрению обращений граждан, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращения переписки.

7.4. Нарушение действующего Положения, порядка рассмотрения обращений, нарушение сроков рассмотрения обращений или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных гражданских служащих в соответствии с Законом Республики Крым от 29 мая 2014 года № 7-ЗРК «О государственной гражданской службе Республики Крым».

Прил. К вх.№            от

Прил. К вх.№            от

Резолюция

председателя Государственного комитета

по делам архивов Республики Крым

Резолюция

заместителя председателя Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

Заведующим отделов

Директору ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым»

Директору ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым по личному составу»

Прошу рассмотреть

Прошу предоставить информацию

Прошу учесть в работе

Прошу принять участие

Прошу принять меры реагирования при наличии оснований

Прошу обеспечить исполнение

Для работы

Прошу устранить недостатки

Прошу обеспечить контроль сроков рассмотрения

Прошу обеспечить дальнейшую работу

Прошу обеспечить рассмотрение в соответствии с КоАП РФ

Заведующим отделов

Директору ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым»

Директору ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым по личному составу»

Прошу рассмотреть

Прошу предоставить информацию

Прошу учесть в работе

Прошу принять участие

Прошу принять меры реагирования при наличии оснований

Прошу обеспечить исполнение

Для работы

Прошу устранить недостатки

Прошу обеспечить контроль сроков рассмотрения

Прошу обеспечить дальнейшую работу

Прошу обеспечить рассмотрение в соответствии с КоАП РФ

Срок исполнения «________»_______________ 20___ г.

Прошу доложить о содержании документа Председателю

Прошу ознакомить: заместителей председателя

Дата резолюции «_______»_________________20__ г.

Срок исполнения «________»_______________ 20___ г.

Прошу доложить о содержании документа Председателю

Прошу ознакомить: заместителей председателя

Дата резолюции «_______»_________________20__ г.

Прил. К вх.№            от

Резолюция

Председателя

Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

В дело

Дата резолюции:___________________20___ г.

Прил. К вх.№            от

Резолюция

заместителя председателя Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

Дата резолюции:___________________20___ г.

Прил. К вх.№            от

Резолюция

Председателя

Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

В дело

Заведующим

отделов

Прошу обеспечить

дальнейшую работу

Дата резолюции:___________________20___ г.

Прил. К вх.№            от

Резолюция

заместителя председателя Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

В дело

Дата резолюции:___________________20___ г.