ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА СЛУЖБЫ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ТГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗЦИЯ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ АРХИВНЫМИ ДО...



СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ

ПРИКАЗ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА СЛУЖБЫ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗЦИЯ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ»

г. Ханты-Мансийск

16 августа 2011                                                                                                №77-нп

[Документ признан утратившим силу

Приказом Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 18.02.2013 года № 3-нп]

В соответствии с разделом 2 Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденного постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 29.01.2011 № 23-п «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций по осуществлению регионального государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг»,  п р и к а з ы в а ю:

Утвердить Административный регламент Службы по делам архивов    Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по предоставлению государственной услуги «Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале» (приложение).

Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

И.о. руководителя Службы                                                                   Т.В. Туркулайнен

Приложение к приказу

Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от «16» августа 2011 г. № 77-нп

Административный регламент

Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по предоставлению государственной услуги

«Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале»

1. Общие положения

1.1. Предметом регулирования настоящего Административного регламента является порядок и стандарт предоставления государственной услуги (далее - государственная услуга) по организации работы пользователей документами Архивного фонда Российской Федерации по истории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и научно-справочным аппаратом к ним.

Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале» разработан в целях повышения качества оказания государственной услуги, а также определения порядка взаимодействия с пользователями архивными документами при оказании государственной услуги.

1.2. В качестве заявителей на получение государственной услуги выступают юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. Государственная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам:

- ведущим исследование по личной инициативе;

- ведущим научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений;

- выполняющим служебное задание.

1.3. Требования к информированию о правилах предоставления государственной услуги.

1.3.1. Информацию о предоставляемой государственной услуге можно получить:

              Почтовый адрес Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба):

ул. Энгельса, 14, г. Ханты-Мансийск, 628011.

Электронный адрес Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры: аrchive@admhmao.ru. 

Почтовый адрес Отдела по работе с ведомственными архивами Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Государственного архива Ханты-Мансийского автономного округа – Югры - ГАХМАО) (далее – Отдел)):

ул. Энгельса, 14, г. Ханты-Мансийск, 628011.

Электронный адрес Отдела: GAHMAO@admhmao.ru.

Телефоны: (346-7) 32 -97-76, факс 33-14-67.

График работы Службы:

понедельник                               9.00 -18.00

вторник – пятница                    9.00 -17.00    

перерыв на обед               13.00 -14.00

выходной день                  суббота, воскресенье.

Время работы читального зала  Отдела:

понедельник                      10.30 -17.30

вторник, среда, четверг    9.00 -16.30

перерыв на обед                13.00 -14.00

Вход в читальный зал прекращается за 1 час до конца рабочего дня.

1.3.2. Читальный зал расположен на первом этаже здания Службы.

В помещениях Службы размещаются информационные указатели и стенды, на которых представлены:

              - режим работы читального зала;

              - номера кабинетов для приема и информирования пользователей, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование пользователей;

              - адрес сайта, номера телефонов, адрес электронной почты Службы и Отдела;

              - правила работы исследователей в читальном зале Отдела;

              - форма и образец заполнения заявления;

              - форма и образец заполнения анкеты;

              - административный регламент по предоставлению Службой государственной услуги по организации работы пользователей архивными документами в читальном зале.

1.3.3. Информация о порядке получения государственной услуги, формы документов, необходимых для оказания услуги в электронном формате, представляются на сайте информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

1.3.4. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляются:

              - по письменным обращениям;

              - по телефону;

              - при личном обращении пользователей (в том числе доверенных лиц);

              - по электронной почте.

1.3.5. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес пользователя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.3.6. При консультировании пользователей по телефону, личном обращении граждан сотрудники Отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе:

              - перечне документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

              - времени приема и выдачи документов;

              - сроках предоставления государственной услуги;

              - процессе предоставления государственной услуги;

- причине возможного отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

1.3.7. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес пользователя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.4. Государственная услуга по работе пользователей в читальном зале Отдела предоставляется бесплатно.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги: Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале.

2.2. Государственная услуга предоставляется Службой. Процедура предоставления государственной услуги осуществляется структурным подразделением Службы - Отделом.

2.3. Конечным результатом предоставления государственной услуги является предоставление архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальном зале Отдела либо отказ в их предоставлении, как для физических, так и для юридических лиц.

2.4. Срок предоставления государственной услуги.

2.4.1. Выдача научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящегося в читальном зале, осуществляется в день заказа на срок до 5 дней.

2.4.2. Выдача архивных документов, документов фонда пользования осуществляется не позднее, чем через 1 рабочий день после подачи заказа (требования) на выдачу дел (Приложение 3).

2.4.3. Пользователи, командированные в Отдел на срок до 1 недели, получают документы в  тот же день после оформления заказа. Обращения, заказы на выдачу дел у таких пользователей оформляют при предъявлении командировочного удостоверения.

2.4.4. При возникновении форс-мажорных обстоятельств срок предоставления пользователям архивных дел не должен превышать 3 дней со дня оформления заказа. Форс-мажорными следует считать следующие обстоятельства:

- использование читального зала для проведения мероприятий по профильному направлению Службы;

- болезнь сотрудника читального зала и лица, его замещающего.

2.4.5. Архивные дела пользователь может заказать повторно не ранее, чем через 2 месяца с момента их сдачи.

2.5. Предоставление государственной услуги по организации работы пользователей архивными документами в читальном зале осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», 25.12.1993, № 237) (статья 29 пункт 4 Конституции РФ);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169) (глава 6 статьи 24-26, глава 7 статья 27);

- Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», №95, 05.05.2006);

- Федеральным законом от 21.07.1993. №548-ФЗ «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1993, №5485-1, ст. 8220) (разделы 1-7);

- Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета», 29.07.2006, №165) (статьи 8-10);

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74) (пункт 3);

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» («Российская газета», №51, 14.03.1997);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (пункты 5.12-5.13 «Правил…») (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, №20, 14.05.2007);

- Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 06.07.1998 № 51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007) (разделы 1-5 «Правил...»);

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 №42-ОЗ «Об архивном деле в Ханты-Мансийском округе - Югре» (газета «Новости Югры» 11.03.2006) (статьи 1-11);

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.03.1998 №18-ОЗ «Об информационных ресурсах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» в редакции Законов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 19.03.2001 №24-ОЗ, 18.02.2005 №1-ОЗ (газета «Новости Югры» (Спецвыпуск), №38, 07.04.1998) (статьи 1.1, 1.2, 1.3, 15.2, 15.3, 21.1, 27);

- Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.07.2010 №133 «О Службе по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, 16.07.2010-30.07.2010, №7 (часть II), ст. 642) (раздел I пункты 1, 4; раздел II пункты 5.5.4, 5.5.6, 5.5.7, 5.6.1, 5.6.3 «Положения…»);

- Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 29.01.2011 №23-п «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций по осуществлению регионального государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, 31.01.2011, №1, ст. 60) (пункт 1.2)

2.6. Перечень необходимых документов, предоставляемых для получения государственной услуги.

2.6.1. Первоначальный допуск к работе в читальном зале Отдела осуществляется при предъявлении пользователем документов, удостоверяющих личность.

2.6.2. Основанием для предоставления государственной услуги государственному органу, органу местного самоуправления либо юридическому лицу является письменное обращение на имя начальника Отдела, оформленное на официальном бланке учреждения, содержащем сведения о наименовании учреждения и его юридическом адресе. Обращение должно быть заверено подписью руководителя организации.

2.6.3. Основанием для предоставления государственной услуги физическому лицу является его личное заявление (Приложение 4) на имя начальника Отдела, поданное в письменном виде. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.6.4. Согласно личному заявлению пользователь регистрируется сразу в момент обращения в Отдел.

2.6.5. Все пользователи заполняют анкету установленного образца (Приложение 2).

2.6.6. Бланк заявления, анкета для предоставления государственной услуги выдаются в читальном зале. Бланк заявления, анкета размещаются также на сайте информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

2.6.7. Лица, сопровождающие пользователя в читальном зале (переводчики и помощники), оформляются на основании заявления пользователя и заполняют анкету установленного образца. Эти лица не имеют права самостоятельно делать заказы и работать с архивными документами.

2.6.8. Допуск учебных групп несовершеннолетних граждан, представляющих образовательное учреждение, осуществляется в сопровождении педагогического работника образовательного учреждения в соответствии со списком группы и письмом, заверенными подписью руководителя образовательного учреждения.

2.6.9. Допуск в читальные залы детей до 14 лет осуществляется только при сопровождении их родителями, в необходимых случаях усыновителями, должностными лицами органов опеки и попечительства, или другими дееспособными гражданами, уполномоченными на то доверенностями, выданными от имени вышеперечисленных лиц. Пользователи, не обладающие полной дееспособностью, несовершеннолетние оформляются вместе с сопровождающим их лицом.

2.6.10. Разрешение на право работы с документами предоставляется на срок не более 1 года с момента оформления пользователя. Помощнику пользователя предоставляется доступ в читальный зал на тот же срок, что и самому пользователю.

По истечении данного срока, а также в случае изменения темы или анкетных данных, пользователь представляет новое личное заявление или письмо, а также другие документы в соответствии с установленными требованиям.

2.6.11. В случаях продолжительного периода работы пользователя с документами Отдела (более 3 лет) или длительного перерыва в работе (более 3 лет), а также в случае существенного изменения настоящего административного регламента, пользователь и его помощник должны заполнить новую анкету установленного образца.

2.6.12. Архивные документы, документы фонда пользования, находящиеся в архивохранилищах, предоставляются пользователям в читальный зал на основании заказа на выдачу дел, заверенного подписью начальника Отдела или лица, его замещающего.

2.6.13. Архивные документы, описи, документы фонда пользования выдаются пользователям в читальном зале под расписку в бланке заказа (требования) за каждую единицу хранения.

2.6.14. При предоставлении государственной услуги Служба не вправе требовать от пользователя предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

- неправильно оформленный заказ на выдачу дел, отсутствие необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию;

- наличие в заявлении ненормативной и оскорбительной лексики;

- заявления, не поддающиеся прочтению.

2.8. Перечень оснований для приостановления или отказа в выдаче архивных документов:

- ограничение на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации (документов, содержащих государственную, коммерческую, служебную, профессиональную, семейную, личную тайну, документов, содержащих конфиденциальную информацию, в случае обнаружения которой субъекту персональных данных может быть нанесен моральный вред, материальный, физический ущерб);

- ограничение на использование документов, установленных фондообразователем или его законными наследниками в договоре, заявлении;

- отсутствие разрешения юридического лица - владельца объекта, или эксплуатирующей этот объект организации на выдачу документов об этом объекте;

-  проведение реставрационно-профилактических работ или копирования документов;

- изготовление страхового фонда или фонда пользования;

- проведение проверки наличия и состояния документов;

- использование документов в выставочных экспозициях;

- ветхость документов;

-  незавершенность научного описания и технического оформления дел;

- выдача дел во временное пользование другим учреждениям и организациям;

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками Отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов и т.п.);

- выдача дел другому пользователю;

- отсутствие научного описания и технического оформления запрашиваемых архивных документов;

- использование архивных документов в служебных целях сотрудниками Отдела.

2.9. При отсутствии ограничений на копирование, оно осуществляется на общих основаниях.

2.10.  Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пункте 2.8 настоящего административного регламента, а также в случаях, когда:

- архивные документы (в том числе документы творческого характера, аудиовизуальные документы) составляют объект авторского права;

- архивные документы признаны в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;

- архивные документы сформированы в дела, объемом свыше 250 листов;

- архивные документы большого формата;

- копирование архивных документов создает угрозу разрушения материальных носителей и/или их физической целостности.

2.11. Копирование архивных документов, содержащих сведения, составляющие служебную, коммерческую и иную тайну, производится для определенного круга пользователей:

- собственника или владельца документа,

- учреждения-фондообразователя,

- гражданина – субъекта персональных данных, если это не противоречит законодательству Российской Федерации,

- наследников данного гражданина после его смерти (при наличии свидетельства о смерти и документов, подтверждающих право на наследство) или доверенного лица данного гражданина (при наличии оформленной в соответствии с законом доверенности от гражданина), а после смерти гражданина – доверенного лица его наследников (при наличии свидетельства о смерти и документов, подтверждающих право на наследство, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенности от наследников).

2.12. По согласованию с пользователем, если его исследование не предполагает использование персоноидентифицирующей информации, копирование архивных документов производится путем обезличивания сведений о личной, семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для его безопасности.

2.13. С разрешения руководства Отдела осуществляется копирование:

- особо ценных документов;

- архивных дел или архивных документов, требующих расшивки архивного дела, его последующего переплета и реставрации;

- собственными техническими средствами пользователя при отсутствии их у Отдела. С целью обеспечения сохранности архивных документов копирование производится в помещении Отдела и под контролем сотрудника Отдела;

- архивных коллекций в полном объеме;

- архивных документов большого формата (планов, карт, чертежей, литографий и др.). В этих случаях копирование может осуществляться самостоятельно пользователем или приглашенным для этой работы специалистом (чертежник, картограф, художник) в помещении Отдела под контролем сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности архивных документов.

2.14. Копирование неопубликованных статей, путеводителей, каталогов, указателей, обзоров согласовывается с начальником  Отдела в индивидуальном порядке.

2.15. Исполнение заказов на копирование осуществляется, как правило, в течение месяца со дня подачи заявки на копирование.

2.16. Ответственность за качество копирования архивных документов, проведенное техническими средствами пользователя, Отдел не несет.

2.17. Копии архивных документов выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку, а также пересылаются по указанным в заявке на копирование адресам.

2.18. Изготовленные копии рассекреченных в установленном порядке архивных документов выдаются на общих основаниях.

2.19. При оформлении копий рассекреченных архивных документов на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу проставляется штамп «рассекречено».

2.20. При необходимости Отдел оформляет вывоз копий архивных документов за пределы Российской Федерации в установленном порядке.

2.21. Проход в читальный зал прекращается за 1 час до конца рабочего дня читального зала;

2.22. Вход в читальный зал в верхней одежде, с портфелями, спортивными, хозяйственными сумками (размером более 200х300 мм), пластиковыми пакетами, зонтами запрещен.

2.23. Требования к помещению, в котором предоставляется государственная услуга.

2.23.1. Здание (строение), в котором находится читальный зал Отдела, должно быть расположено в пешеходной доступности для пользователей.

2.22.2. Помещение, в котором расположен Отдел, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа пользователей.

Вход в здание должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями.

Выход из здания должен быть оборудован соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания.

2.23.3. Помещение, выделенное для предоставления государственной услуги, должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.

2.23.4. Помещение должно быть оборудовано гардеробом, оснащено запирающимися на ключ ячейками для хранения личных вещей пользователей (сумок, портфелей).

2.23.5. В читальном зале должна поддерживаться комфортная температура и влажность, читальный зал должен иметь хорошее освещение, оборудование письменными столами, стульями, компьютерной техникой.

2.24. Показатели доступности государственной услуги:

              - доступность информации о государственной услуге, об образцах оформления документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе в электронно-телекоммуникационных сетях общего пользования;

              - соблюдение графика работы читального зала;

              - бесплатность предоставления государственной услуги для пользователей;

- бесплатность предоставления информации о процедуре предоставления государственной услуги.

2.25. Показатели качества государственной услуги:

              - соответствие требованиям настоящего административного регламента;

              - соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

              - отсутствие обоснованных жалоб (претензий) пользователей по вопросу предоставления государственной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к их выполнению,

в том числе в электронном виде

3.1. Оказание государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

Начало предоставления государственной услуги: в Отдел поступило личное заявление пользователя или письмо направляющей организации:

- проверка правильности заполнения заявления, анкеты, разъяснение пользователю порядка получения доступа к научно-справочному аппарату к архивным документам, хранящемуся в читальном зале;

- рассмотрение заявления, анкеты пользователей начальником Отдела либо лицом, его замещающим (в день подачи заявления);

              Прием документов о допуске в читальный зал.

              Оформление пользователя для работы в читальном зале:

- регистрация пользователей в журнале посещений (пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала при каждом посещении непосредственно в момент подачи  заявления);

- разъяснение пользователям правил работы в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, правил обращения с архивными документами, порядка использования архивных документов в публикациях, ответственности пользователей архивными документами;

              Анализ тематики исследования.

              Выдача справочно-поисковых средств, оформление заказа на выдачу дел:

- консультирование по составу и содержанию фондов Отдела, предоставление пользователю научно-справочного аппарата к архивным документам (Краткого справочника по фондам Государственного архива Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (2010), каталога, указателя фондов, описей дел, в том числе в электронном виде) (в день обращения в читальный зал);

- проверка правильности заполнения заказа на выдачу дел, направление заказа в архивохранилище.

              Выдача архивных документов пользователю:

-предоставление пользователю архивных документов осуществляется в строгом соответствии с темой исследования в заявлении, на котором поставлена резолюция начальника Отдела (не позднее, чем через 1 рабочий день после подачи заказа на выдачу дел);

- прием дел при их сдаче под расписку и в присутствии пользователя, проверка состояния сдаваемых документов, полистная проверка расшитых и особо ценных дел в присутствии пользователя;

- составление в присутствии пользователя акта в случае обнаружения в сдаваемых делах недостачи листов или обнаружении повреждений документов, препровождение акта руководству Отдела;

-внесение необходимых отметок в учетные журналы;

- формирование личного дела пользователя, подшивка заявлений, анкет, заказов в личное дело пользователя.

              Последовательность действий при предоставлении государственной услуги отражена в графической схеме (Приложение 1).

3.2. Архивные документы, документы фонда пользования, находящиеся в архивохранилищах, предоставляются пользователям в читальный зал на основании заказа на выдачу дел, заверенного подписью начальника Отдела или лица, его замещающего, под расписку в бланке заказа за каждую единицу хранения.

3.3. Документы, носящие конфиденциальный характер, документы по личному составу, документы имущественного характера, проектная документация выдаются в установленном законодательством порядке при предъявлении пользователем документов, подтверждающих его полномочия на ознакомление с данными документами.

3.4. Особо ценные документы предоставляются пользователям на срок до 5 дней. Расшитые дела, не подлежащие переплету (документы личных фондов, чертежи и т. д.), выдаются в установленном порядке сроком на 2 недели. Остальные дела выдаются на срок до 1 месяца.

3.5. Уникальные документы по разрешению руководства предоставляются для работы в читальный зал на 1 день.

3.6. Максимальное количество дел, которое может быть заказано пользователем в один день – 20 единиц хранения, и максимальное количество дел, которые могут одновременно находиться у пользователя – 20 единиц хранения.

3.7. В случае неявки пользователя в читальный зал в течение первых двух недель со дня, на который он заказывал архивные документы (до пяти дней для особо ценных дел), подготовленные материалы возвращаются в хранилище и могут быть заказаны повторно не ранее, чем через 2 месяца со дня их возвращения. В случае уважительной причины неявки (болезнь, командировка) пользователь вправе, до окончания двухнедельного срока (пятидневного срока для особо ценных дел), предупредить работников читального зала по телефону о причине неявки и обратиться с просьбой не возвращать заказанные материалы в архивохранилища до конца установленного административным регламентом срока.

3.8. В исключительных случаях (трудоемкость работы со слабоконтрастным текстом, неразборчиво написанным текстом) пользователю, с разрешения руководства Отдела, время работы с архивными документами, выдаваемыми на срок до 1 месяца, продлевается до 2-х недель.

3.9. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей  Отдела, физического состояния архивных документов изготавливаются их копии на основании заявления на копирование (Приложение 5). Заказы на копирование архивных документов оформляются пользователями на специальном бланке. Заказы на копирование исполняются в течение пяти рабочих дней с момента оформления заказа, при большом количестве заказов или большом объеме заказа этот срок увеличивается до 30 дней.

3.10. Разрешение на копирование дает начальник  Отдела или лицо, замещающее его. Допустимые объемы копирования согласовываются в каждом конкретном случае. Копии, не имеющие прямого отношения к теме исследования пользователя, не выдаются.

3.11. Копирование документов из фондов личного происхождения производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем, передавшим документы на постоянное или временное хранение.

3.12. Копии документов, выданные по заказу пользователя, выдаются ему на руки по предъявлению документа, удостоверяющего личность. По письменному заявлению пользователя копии документов высылаются на указанный пользователем адрес.

3.13. При изготовлении копий техническими средствами их аутентичность с подлинными документами удостоверяется Отделом.

3.14. По специальному разрешению начальника Отдела пользователь получает право использовать собственные технические средства, имеющие автономное питание, без звуковых сигналов и без права подключения к локальной сети Отдела (персональный компьютер, магнитофон, диктофон, аудио плееры (кроме СD и DVD плееров). Документационное обслуживание пользователя производится под контролем сотрудника Отдела, работающего в читальном зале, в соответствии с заказом на копирование архивных документов.

4. Порядок и формы контроля совершения действий

и принятия решений

4.1. Контроль предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами Службы, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

4.2. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги по организации работы пользователей с архивными документами в читальном зале и принятием решений, осуществляет начальник  Отдела. Периодичность осуществления текущего контроля должна составлять не реже 1 раза в квартал.

4.3. Контроль полноты и качества исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы (претензии) на решения, действия (бездействие) должностных лиц Службы. Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) руководителя Службы.

4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании планов работы Службы) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению пользователя.

4.6. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Службы. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.7. Специалист, ответственный за предоставление государственной услуги, а также иные специалисты, осуществляющие действия в рамках настоящего административного регламента, несут персональную ответственность за нарушение сроков рассмотрения и иных административных действий, установленных административным регламентом.

4.8. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решения и действия (бездействия) исполнительного органа государственной власти, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц и государственных служащих

5.1. Пользователь архивными документами, права и  законные интересы которого нарушены должностным лицом Службы, имеет право на досудебное    (внесудебное) обжалование действий  (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги. Предметом досудебного обжалования могут являться нарушение порядка осуществления административных процедур, а также других требований и положений настоящего административного регламента.

5.2. Пользователь архивными документами может обратиться к руководителю Службы как устно, так и в письменной форме. В письменной жалобе (претензии) должны быть описаны все обстоятельства, с которыми не согласен пользователь. Пользователь в своей жалобе (претензии) в обязательном порядке должен указать:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы (претензии);

- личную подпись и дату;

- в случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе (претензии) документы и материалы, либо их копии.

5.3. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.4. Руководитель Службы:

- обеспечивает объективное и своевременное рассмотрение жалобы (претензии), в случае необходимости с участием пользователя, направившего жалобу (претензию);

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы (претензии) документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы (претензии) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя;

- дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе (претензии) вопросов, который направляет по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.5. Письменная жалоба (претензия), поступившая в Службу, рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях руководитель Службы вправе продлить срок рассмотрения жалобы (претензии) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока пользователя, направившего го жалобу (претензию). К исключительным случаям относятся явления природы стихийного характера, происшествия техногенного характера, мораторий органов власти и управления, организованные в установленном законом порядке.

5.7. Если в письменной жалобе (претензии) не указаны фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу (претензию) не дается.

5.8. Служба при получении письменной жалобы (претензии), в которой содержатся оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу (претензию), о недопустимости злоупотребления правом.

5.9. Если текст жалобы (претензии) не поддается прочтению, ответ на жалобу (претензию) не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу (претензию), если  его фамилия и почтовый адрес указаны разборчиво.

5.10. Если в жалобе (претензии) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленными жалобами (претензиями) и при этом в жалобе (претензии) не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Службы вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы (претензии) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба (претензия) и ранее направляемые жалобы (претензии), адресовались Службе. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу (претензию).

5.11. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы (претензии), или решение не было принято, жалоба (претензия) может быть подана в Управление  по Уральскому Федеральному округу Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: ул. Первомайская, д.104, город Екатеринбург, 620049.

5.12. Заявитель может обжаловать решение Службы в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.                           

Приложение № 1 к административному регламенту Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по предоставлению государственной услуги «Организация работы пользователей архивными документами в читальном зале»

Графическая схема

последовательности действий при предоставлении государственной услуги

     

                                                                                                          

       НЕТ                                                                                                                                             ДА

             

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО

АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С ВЕДОМСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ

(ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО

АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ) (ГАХМАО)

Личное дело № __________________

А Н К Е Т А

исследователя, работающего в читальном зале

Фамилия, имя, отчество_____________________________________________________

Год рождения _____________________________________________________________

Гражданство_______________________________________________________________

Место работы (учебы) и должность____________________________________________

________________________________________________________________________________

                                         (название учреждения, адрес и телефон)

Образование, ученая степень, звание__________________________________________

Занимался ли ранее в ГАХМАО, когда_________________________________________

________________________________________________________________________________

Основание для проведения исследований (направление какой организации или по личному заявлению)______________________________________________________________

Название темы, хронологические рамки________________________________________

________________________________________________________________________________

Цель работы_______________________________________________________________

Место регистрации, телефон_________________________________________________

Место проживания, телефон_________________________________________________

Серия и номер документа, удостоверяющего личность __________________________

Обязательство-соглашение

Я,________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующими Правилами работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и предупрежден об ответственности за их нарушение.

Предупрежден об ответственности за использование конфиденциальной информации (сведений, составляющих служебную тайну, сведений, составляющих коммерческую тайну, сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу безопасности гражданина) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

«___»__________________20__г.

Подпись___________________

Засвидетельсвовано_______________________________________________________________

               (должность и подпись сотрудника ГАХМАО)

                                                                                   

Отдел по работе с ведомственными архивами

Службы по делам архивов Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

(Государственный архив Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры) (ГАХМАО)

                      

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,

КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ,

ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

________________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы)

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(тема исследования)

Номер фонда

Номер описи

Номер ед.хр.

Заголовок дела

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя в получении, дата

Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователям, дата

1

2

3

4

5

6

7

1

2

3

4

5

6

7

___________________________

                   подпись исследователя

______________________2011 г.                                                                                   

               дата                           

Приложение 4 к Административному регламенту

Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

по предоставлению государственной услуги «Организация работы

пользователей архивными документами в читальном зале»

ЗАЯВЛЕНИЕ

              Прошу разрешить поработать с документами ГАХМАО – Югры по теме:  _________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

с целью:  __________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

предполагаемые формы использования документов

__________________________________

                        дата

_____________________________

                    подпись

                                                                                                 

                                                                                                 

                                                       

                                                                                                               

                                                                                                               

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изготовить ксерокопии архивных документов для их использования

_______________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

предполагаемые формы использования документов

__________________________________

                        дата

_____________________________

                    подпись