Основная информация
| Дата опубликования: | 17 мая 2012г. |
| Номер документа: | RU49000201200315 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Магаданская область |
| Принявший орган: | Архивный отдел администрации Магаданской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ПРОЕКТ
1
Р О С С И Й С К А Я Ф Е Д Е Р А Ц И Я
АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ПРИКАЗ
От 17.05.2012 № 16
Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»
Утратил силу. Приказом от 26.02.2015 №55
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», постановлением администрации Магаданской области от 30 ноября 2006 г. № 423-па «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций в Магаданской области» п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» в новой редакции.
2. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 28.04.2010 № 23 «Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
5. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
Начальник отдела
О.Е.Кононова
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного отдела
администрации Магаданской
области
от 17.05.2012 № 16
Административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
I. Общие положения
Наименование государственной функции
1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - государственная функция).
Наименование органа исполнительной власти, исполняющего государственную функцию
2. Исполнение государственной функции осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области (далее – архивный отдел).
Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:
уполномоченными должностными лицами архивного отдела в части, касающейся ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе Магаданской области:
- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах Магаданской области и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;
- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов.
Государственными архивами Магаданской области, архивными отделами администраций муниципальных районов Магаданской области в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации:
- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах Магаданской области и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях академии наук;
- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов.
3. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в архивный отдел, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти – Федеральным архивным агентством.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции
4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993)(с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст.445; 2009, № 1, ст.1; 2009, № 1, ст.2; № 29, ст.3671);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в редакции от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253); 2010, № 19, ст.2291; № 31, ст.4196);
Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007)(в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009));
Положением об архивном отделе администрации Магаданской области (утверждено постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па);
Приказом архивного отдела от 02.04.2010 № 20 "Об утверждении Регламента внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области";
Результат исполнения государственной функции
5. Результатом исполнения государственной функции является:
- определение в установленных единицах учета количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Магаданской области, а также в ведомственных архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области.
Юридическим фактом, которым заканчивается исполнение государственной функции, является фиксация изменений количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Магаданской области, а также в ведомственных архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования об исполнении
государственной функции
6. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К. Маркса, д.60.
7. Электронный адрес архивного отдела: magadanarchive@mail.ru
8. Телефоны:
уполномоченные должностные лица архивного отдела:
8 (4132) 65-40-93;
факс: 8 (4132) 65-13-99.
9. Официальный сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru
10. График работы архивного отдела:
понедельник - четверг 9.00 - 17.45
пятница 9.00 - 17.30
суббота - воскресенье - выходные дни.
11. Информация о месте нахождения государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области указана в приложении № 1.
12. Информация об исполняемой архивным отделом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении архивного отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте.
13. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- на официальном сайте архивного отдела;
- при личном обращении пользователя;
- на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
14. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственной функции
15. При информировании заявителей по письменным обращениям по процедуре исполнения государственной функции ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
16. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по обращениям пользователей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
17. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину или представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
18. Информирование о ходе исполнения государственной функции осуществляется специалистами при личном контакте с юридическими и физическими лицами, а также с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
19. На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;
- извлечения из текста настоящего административного регламента;
- формы документов государственного учета, представление которых необходимо для исполнения государственной функции;
- схема размещения специалистов и режим приема ими граждан;
- порядок информирования о ходе исполнения государственной функции;
- порядок обжалования решений, действий и бездействия специалистов, ответственных за исполнение государственной функции.
20. На официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области размещается следующая информация:
- месторасположение архивного отдела администрации Магаданской области, график приема должностными лицами архивного отдела, номера телефонов для получения информации по процедуре исполнения государственной функции, адрес электронной почты архивного отдела;
- краткие сведения о порядке исполнения государственной функции;
- текст настоящего административного регламента;
- извлечения из законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции.
21. На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются:
- порядок исполнения государственной функции;
- адрес официального сайта архивного отдела;
- почтовый адрес, по которому осуществляется прием документов, необходимых для исполнения государственной функции архивным отделом;
- сведения о телефонных номерах для получения информации об исполняемой государственной функции;
- нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции;
- текст административного регламента с приложениями;
- график работы архивного отдела;
- порядок получения консультаций;
- порядок обжалования решений, действий(бездействия) должностных лиц, ответственных за исполнение государственной функции.
Размер платы за исполнение государственной функции
22. Государственная функция исполняется бесплатно.
Срок исполнения государственной функции
23. Архивные учреждения Магаданской области представляют документы государственного учета в архивный отдел администрации Магаданской области не позднее 10 января следующего за отчетным, года вместе с годовым отчетом.
24. Архивный отдел администрации Магаданской области ежегодно, не позднее 1 февраля составляет сводные документы государственного учета.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения
Описание последовательности действий при исполнении государственной функции
25. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение соответствующим должностным лицам архивного отдела;
анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета уполномоченными должностными лицами;
анализ учетных баз данных и пополнение Сводной учетной базы данных уполномоченными должностными лицами в архивном отделе.
Блок-схема последовательности действий по исполнению архивным отделом государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" приведена в Приложении № 2.
Прием и регистрация документов государственного учета
26. Основанием для начала административной процедуры является поступление документов государственного учета и учетных баз данных архивных учреждений Магаданской области в архивный отдел.
27. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
28. Максимальный срок выполнения административного действия – не позднее одного рабочего дня, следующего за днем поступления документов.
29. Фиксация результата выполнения административного действия осуществляется посредством проставления соответствующей отметки в журнале регистрации, а также на сопроводительном письме к поступившим документам.
30. После регистрации документы государственного учета передаются на исполнение заместителю начальника архивного отдела, учетные базы данных - главному специалисту по программно-техническому обеспечению архивного отдела.
Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в архивном отделе
31. Основанием для начала административной процедуры является получение зарегистрированных документов государственного учета заместителем начальника архивного отдела (далее – Ответственный исполнитель).
32. Ответственный исполнитель проверяет комплектность, правильность оформления документов государственного учета.
При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.
33. Максимальный срок выполнения административного действия – не более пяти рабочих дней.
34. Результатом выполнения административного действия является принятие решения о дальнейшем проведении анализа представленных документов или информировании организации о необходимости устранения выявленных недостатков.
35. Выявление недостатков в представленных документах является основанием для приостановления исполнения государственной функции.
36. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес архивного отдела по почте.
37. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.
38. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 32 настоящего Регламента.
39. После проведенного анализа Ответственный исполнитель составляет Сводные документы государственного учета и пояснительную записку к ним.
40. Ответственный исполнитель представляет завизированные Сводные документы государственного учета начальнику архивного отдела для подписания.
41. Начальник архивного отдела передает подписанные сводные документы государственного учета должностному лицу архивного отдела, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
42. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, направляет Сводные документы государственного учета в Федеральное архивное агентство до 1 февраля года, следующего за отчетным.
43. Результатом исполнения административной процедуры является принятие решения о направлении сводных документов государственного учета в установленные сроки в Федеральное архивное агентство.
Анализ показателей учетных баз данных и обновление Сводной учетной базы данных в архивном отделе
44. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции передает поступившие учетные базы данных главному специалисту архивного отдела по программно-техническому обеспечению, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных (далее - Ответственный исполнитель).
45. Основанием для начала административной процедуры является получение зарегистрированных учетных баз данных Ответственным исполнителем.
46. Ответственный исполнитель проверяет структуру, правильность заполнения учетных баз данных.
47. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.
48. Максимальный срок выполнения административного действия – не более пяти рабочих дней.
49. Результатом выполнения административного действия является принятие решения о дальнейшем проведении анализа представленных документов или информировании организации о необходимости устранения выявленных недостатков.
50. Выявление недостатков в представленных документах является основанием для приостановления исполнения государственной функции.
51. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя.
52. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.
53. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 44 настоящего Регламента.
54. После проведенного анализа учетной базы данных Ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в Сводную учетную базу данных.
55. Сводная учетная база данных в электронном виде направляется Ответственным исполнителем в установленном порядке в Федеральное архивное агентство до 1 февраля года, следующего за отчетным.
56. Результатом исполнения административной процедуры является принятие решения о направлении Сводной учетной базы данных в установленные сроки в Федеральное архивное агентство.
IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием ими решений
57. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
58. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения документов, анализа их содержания, а также хода и результатов их рассмотрения.
59. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции.
60. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами осуществляется должностным лицом архивного отдела, ответственным за организацию работы по ее исполнению.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции
61. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению организации.
62. Плановые проверки проводятся на основании приказов начальника архивного отдела.
Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности по исполнению государственной функции должны подвергаться анализу.
63. Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества исполняемой функции принимается начальником архивного отдела в следующих случаях:
- в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции;
- обращений заявителей с жалобами на нарушения их законных прав и интересов действиями (бездействием) государственных служащих архивного отдела, отвечающих за исполнение государственной функции.
64. Результаты проверки полноты и качества исполнения государственной функции оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
65. При выявлении в ходе текущего контроля нарушений регламента или требований иных нормативных правовых актов Российской Федерации в архивном отделе принимаются меры по устранению таких нарушений.
Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения государственной функции
66. Государственные служащие архивного отдела, осуществляющие полномочия по исполнению государственной функции, несут ответственность за действие (бездействие) и принимаемые (осуществляемые) решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и их должностными регламентами.
Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
67. Контроль за исполнением государственной функции со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в архивный отдел, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, принимаемых в ходе исполнения административного регламента, в вышестоящий орган государственной власти - администрацию Магаданской области.
Организации могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела и через Справочно-информационный Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Магаданской области.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела, исполняющего государственную функцию
Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения государственной функции
68. Организации имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых должностными лицами архивного отдела в ходе исполнения государственной функции.
Обжалование решений и действий (бездействия), осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственных функций, не заменяет собой обжалование указанных действий (бездействия) и решений в судебном порядке и не предшествует ему и может применяться наравне с ним по усмотрению заявителя.
Предмет досудебного (внесудебного) обжалования
69. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) должностного лица архивного отдела, принятое или осуществленное им в ходе исполнения государственной функции.
70. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации поступивших документов заявителя об исполнении государственной функции;
2) нарушение срока исполнения государственной функции;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для исполнения государственной функции;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для исполнения государственной функции, у заявителя;
5) отказ в исполнении государственной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Магаданской области;
6) затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области;
7) отказ архивного отдела, должностного лица либо государственных служащих архивного отдела, исполняющих государственную функцию, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования
71. Поступление жалобы на решения и действия (бездействия) архивного отдела, исполняющего государственную функцию, а также должностных лиц архивного отдела, является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.
Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы
72. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа в архивный отдел администрации Магаданской области. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, подаются в администрацию Магаданской области.
73. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта архивного отдела, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
74. Жалоба, подающаяся заявителем в порядке досудебного (внесудебного) обжалования, государственной пошлиной не облагается и рассматривается бесплатно.
75. В соответствии с Регламентом внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области личный прием граждан осуществляется начальником или заместителем начальника архивного отдела. Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан на информационных стендах, интернет-сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.
В случае, если во время приема заявителя решение вопросов по жалобе невозможно, принимается письменное обращение.
76. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя), сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, либо государственного служащего или специалиста. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
77. Прием и регистрация жалоб осуществляется государственным служащим архивного отдела в соответствии с должностным регламентом и соответствующим приказом архивного отдела о возложении обязанности по регистрации обращений граждан.
78. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке
79. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела, осуществляющих полномочия по исполнению государственной функции:
- начальнику архивного отдела администрации Магаданской области;
- заместителю губернатора Магаданской области, курирующему деятельность архивного отдела;
- губернатору Магаданской области.
Сроки рассмотрения жалобы
80. После регистрации жалоба подлежит рассмотрению начальником архивного отдела в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, исполняющего государственную функцию в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы
81. Заявитель вправе в подтверждение своих доводов приложить к жалобе документы либо их копии, а также получить в архивном отделе информацию и документы для обоснования и рассмотрения жалобы.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения
82. Если в жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на нее не дается.
83. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на нее не дается и жалоба не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается гражданину, направившему ее, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
84. Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
85. При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
86. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
87. Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Результат досудебного (внесудебного) обжалования
88. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственных функций документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
89. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 88 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
90. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 79 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к административному регламенту
Сведения о месте нахождения государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области
1. Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Магаданской области»: пр. Карла Маркса, 60, г.Магадан, 685000, телефон : (8-413-2) 62-29-14;
2. Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон: (8-413-41)257-14; электронный адрес: arxiv.ola.raion@mail.ru
3. Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: (8-413-46) 916-74; электронный адрес: arhiv-omsuk@mail.ru
4. Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: (8-413-48) 221-12; электронный адрес: arhiv.evenska@mail.ru
5. Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: (8-413-47) 947-59;
6. Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: (8-413-45) 223-23; электронный адрес: arhiv-ssm@mail.ru
7. Архивный отдел администрации муниципального образования «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: (8-413-44) 227-21; электронный адрес: archiv_tenka@rambler.ru
8. Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: (8-413-42) 936-95; электронный адрес: arhiv_adm-xr@rambler.ru
9. Архивный отдел администрации муниципального образования «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон: (8-413-43) 221-80; электронный адрес: yagodnoe_arhive@regadm.magadan.ru
Приложение № 2
к административному регламенту
Блок-схема
последовательности действий по исполнению архивным отделом государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
ПРОЕКТ
1
Р О С С И Й С К А Я Ф Е Д Е Р А Ц И Я
АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ПРИКАЗ
От 17.05.2012 № 16
Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»
Утратил силу. Приказом от 26.02.2015 №55
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», постановлением администрации Магаданской области от 30 ноября 2006 г. № 423-па «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций в Магаданской области» п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» в новой редакции.
2. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 28.04.2010 № 23 «Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
5. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
Начальник отдела
О.Е.Кононова
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного отдела
администрации Магаданской
области
от 17.05.2012 № 16
Административный регламент по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
I. Общие положения
Наименование государственной функции
1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - государственная функция).
Наименование органа исполнительной власти, исполняющего государственную функцию
2. Исполнение государственной функции осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области (далее – архивный отдел).
Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:
уполномоченными должностными лицами архивного отдела в части, касающейся ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе Магаданской области:
- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах Магаданской области и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;
- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов.
Государственными архивами Магаданской области, архивными отделами администраций муниципальных районов Магаданской области в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации:
- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах Магаданской области и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях академии наук;
- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов.
3. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в архивный отдел, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти – Федеральным архивным агентством.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции
4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993)(с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст.445; 2009, № 1, ст.1; 2009, № 1, ст.2; № 29, ст.3671);
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в редакции от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253); 2010, № 19, ст.2291; № 31, ст.4196);
Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007)(в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009));
Положением об архивном отделе администрации Магаданской области (утверждено постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па);
Приказом архивного отдела от 02.04.2010 № 20 "Об утверждении Регламента внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области";
Результат исполнения государственной функции
5. Результатом исполнения государственной функции является:
- определение в установленных единицах учета количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Магаданской области, а также в ведомственных архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области.
Юридическим фактом, которым заканчивается исполнение государственной функции, является фиксация изменений количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Магаданской области, а также в ведомственных архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования об исполнении
государственной функции
6. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К. Маркса, д.60.
7. Электронный адрес архивного отдела: magadanarchive@mail.ru
8. Телефоны:
уполномоченные должностные лица архивного отдела:
8 (4132) 65-40-93;
факс: 8 (4132) 65-13-99.
9. Официальный сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru
10. График работы архивного отдела:
понедельник - четверг 9.00 - 17.45
пятница 9.00 - 17.30
суббота - воскресенье - выходные дни.
11. Информация о месте нахождения государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области указана в приложении № 1.
12. Информация об исполняемой архивным отделом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении архивного отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте.
13. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- на официальном сайте архивного отдела;
- при личном обращении пользователя;
- на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
14. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственной функции
15. При информировании заявителей по письменным обращениям по процедуре исполнения государственной функции ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
16. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по обращениям пользователей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
17. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину или представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
18. Информирование о ходе исполнения государственной функции осуществляется специалистами при личном контакте с юридическими и физическими лицами, а также с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
19. На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;
- извлечения из текста настоящего административного регламента;
- формы документов государственного учета, представление которых необходимо для исполнения государственной функции;
- схема размещения специалистов и режим приема ими граждан;
- порядок информирования о ходе исполнения государственной функции;
- порядок обжалования решений, действий и бездействия специалистов, ответственных за исполнение государственной функции.
20. На официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области размещается следующая информация:
- месторасположение архивного отдела администрации Магаданской области, график приема должностными лицами архивного отдела, номера телефонов для получения информации по процедуре исполнения государственной функции, адрес электронной почты архивного отдела;
- краткие сведения о порядке исполнения государственной функции;
- текст настоящего административного регламента;
- извлечения из законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции.
21. На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются:
- порядок исполнения государственной функции;
- адрес официального сайта архивного отдела;
- почтовый адрес, по которому осуществляется прием документов, необходимых для исполнения государственной функции архивным отделом;
- сведения о телефонных номерах для получения информации об исполняемой государственной функции;
- нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции;
- текст административного регламента с приложениями;
- график работы архивного отдела;
- порядок получения консультаций;
- порядок обжалования решений, действий(бездействия) должностных лиц, ответственных за исполнение государственной функции.
Размер платы за исполнение государственной функции
22. Государственная функция исполняется бесплатно.
Срок исполнения государственной функции
23. Архивные учреждения Магаданской области представляют документы государственного учета в архивный отдел администрации Магаданской области не позднее 10 января следующего за отчетным, года вместе с годовым отчетом.
24. Архивный отдел администрации Магаданской области ежегодно, не позднее 1 февраля составляет сводные документы государственного учета.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения
Описание последовательности действий при исполнении государственной функции
25. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение соответствующим должностным лицам архивного отдела;
анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета уполномоченными должностными лицами;
анализ учетных баз данных и пополнение Сводной учетной базы данных уполномоченными должностными лицами в архивном отделе.
Блок-схема последовательности действий по исполнению архивным отделом государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" приведена в Приложении № 2.
Прием и регистрация документов государственного учета
26. Основанием для начала административной процедуры является поступление документов государственного учета и учетных баз данных архивных учреждений Магаданской области в архивный отдел.
27. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
28. Максимальный срок выполнения административного действия – не позднее одного рабочего дня, следующего за днем поступления документов.
29. Фиксация результата выполнения административного действия осуществляется посредством проставления соответствующей отметки в журнале регистрации, а также на сопроводительном письме к поступившим документам.
30. После регистрации документы государственного учета передаются на исполнение заместителю начальника архивного отдела, учетные базы данных - главному специалисту по программно-техническому обеспечению архивного отдела.
Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в архивном отделе
31. Основанием для начала административной процедуры является получение зарегистрированных документов государственного учета заместителем начальника архивного отдела (далее – Ответственный исполнитель).
32. Ответственный исполнитель проверяет комплектность, правильность оформления документов государственного учета.
При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.
33. Максимальный срок выполнения административного действия – не более пяти рабочих дней.
34. Результатом выполнения административного действия является принятие решения о дальнейшем проведении анализа представленных документов или информировании организации о необходимости устранения выявленных недостатков.
35. Выявление недостатков в представленных документах является основанием для приостановления исполнения государственной функции.
36. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес архивного отдела по почте.
37. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.
38. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 32 настоящего Регламента.
39. После проведенного анализа Ответственный исполнитель составляет Сводные документы государственного учета и пояснительную записку к ним.
40. Ответственный исполнитель представляет завизированные Сводные документы государственного учета начальнику архивного отдела для подписания.
41. Начальник архивного отдела передает подписанные сводные документы государственного учета должностному лицу архивного отдела, обеспечивающему прием и регистрацию почтовой корреспонденции.
42. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, направляет Сводные документы государственного учета в Федеральное архивное агентство до 1 февраля года, следующего за отчетным.
43. Результатом исполнения административной процедуры является принятие решения о направлении сводных документов государственного учета в установленные сроки в Федеральное архивное агентство.
Анализ показателей учетных баз данных и обновление Сводной учетной базы данных в архивном отделе
44. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции передает поступившие учетные базы данных главному специалисту архивного отдела по программно-техническому обеспечению, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных (далее - Ответственный исполнитель).
45. Основанием для начала административной процедуры является получение зарегистрированных учетных баз данных Ответственным исполнителем.
46. Ответственный исполнитель проверяет структуру, правильность заполнения учетных баз данных.
47. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.
48. Максимальный срок выполнения административного действия – не более пяти рабочих дней.
49. Результатом выполнения административного действия является принятие решения о дальнейшем проведении анализа представленных документов или информировании организации о необходимости устранения выявленных недостатков.
50. Выявление недостатков в представленных документах является основанием для приостановления исполнения государственной функции.
51. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя.
52. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.
53. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 44 настоящего Регламента.
54. После проведенного анализа учетной базы данных Ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в Сводную учетную базу данных.
55. Сводная учетная база данных в электронном виде направляется Ответственным исполнителем в установленном порядке в Федеральное архивное агентство до 1 февраля года, следующего за отчетным.
56. Результатом исполнения административной процедуры является принятие решения о направлении Сводной учетной базы данных в установленные сроки в Федеральное архивное агентство.
IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием ими решений
57. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
58. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения документов, анализа их содержания, а также хода и результатов их рассмотрения.
59. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции.
60. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами осуществляется должностным лицом архивного отдела, ответственным за организацию работы по ее исполнению.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции
61. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению организации.
62. Плановые проверки проводятся на основании приказов начальника архивного отдела.
Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности по исполнению государственной функции должны подвергаться анализу.
63. Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества исполняемой функции принимается начальником архивного отдела в следующих случаях:
- в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции;
- обращений заявителей с жалобами на нарушения их законных прав и интересов действиями (бездействием) государственных служащих архивного отдела, отвечающих за исполнение государственной функции.
64. Результаты проверки полноты и качества исполнения государственной функции оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
65. При выявлении в ходе текущего контроля нарушений регламента или требований иных нормативных правовых актов Российской Федерации в архивном отделе принимаются меры по устранению таких нарушений.
Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения государственной функции
66. Государственные служащие архивного отдела, осуществляющие полномочия по исполнению государственной функции, несут ответственность за действие (бездействие) и принимаемые (осуществляемые) решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и их должностными регламентами.
Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
67. Контроль за исполнением государственной функции со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в архивный отдел, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, принимаемых в ходе исполнения административного регламента, в вышестоящий орган государственной власти - администрацию Магаданской области.
Организации могут контролировать исполнение государственной функции путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела и через Справочно-информационный Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Магаданской области.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела, исполняющего государственную функцию
Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения государственной функции
68. Организации имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых должностными лицами архивного отдела в ходе исполнения государственной функции.
Обжалование решений и действий (бездействия), осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственных функций, не заменяет собой обжалование указанных действий (бездействия) и решений в судебном порядке и не предшествует ему и может применяться наравне с ним по усмотрению заявителя.
Предмет досудебного (внесудебного) обжалования
69. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) должностного лица архивного отдела, принятое или осуществленное им в ходе исполнения государственной функции.
70. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации поступивших документов заявителя об исполнении государственной функции;
2) нарушение срока исполнения государственной функции;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для исполнения государственной функции;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для исполнения государственной функции, у заявителя;
5) отказ в исполнении государственной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Магаданской области;
6) затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области;
7) отказ архивного отдела, должностного лица либо государственных служащих архивного отдела, исполняющих государственную функцию, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования
71. Поступление жалобы на решения и действия (бездействия) архивного отдела, исполняющего государственную функцию, а также должностных лиц архивного отдела, является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.
Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы
72. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа в архивный отдел администрации Магаданской области. Жалобы на решения, принятые начальником архивного отдела, подаются в администрацию Магаданской области.
73. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта архивного отдела, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
74. Жалоба, подающаяся заявителем в порядке досудебного (внесудебного) обжалования, государственной пошлиной не облагается и рассматривается бесплатно.
75. В соответствии с Регламентом внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области личный прием граждан осуществляется начальником или заместителем начальника архивного отдела. Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан на информационных стендах, интернет-сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.
В случае, если во время приема заявителя решение вопросов по жалобе невозможно, принимается письменное обращение.
76. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя), сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, либо государственного служащего или специалиста. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
77. Прием и регистрация жалоб осуществляется государственным служащим архивного отдела в соответствии с должностным регламентом и соответствующим приказом архивного отдела о возложении обязанности по регистрации обращений граждан.
78. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке
79. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела, осуществляющих полномочия по исполнению государственной функции:
- начальнику архивного отдела администрации Магаданской области;
- заместителю губернатора Магаданской области, курирующему деятельность архивного отдела;
- губернатору Магаданской области.
Сроки рассмотрения жалобы
80. После регистрации жалоба подлежит рассмотрению начальником архивного отдела в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, исполняющего государственную функцию в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы
81. Заявитель вправе в подтверждение своих доводов приложить к жалобе документы либо их копии, а также получить в архивном отделе информацию и документы для обоснования и рассмотрения жалобы.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения
82. Если в жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на нее не дается.
83. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на нее не дается и жалоба не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается гражданину, направившему ее, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
84. Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
85. При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
86. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
87. Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Результат досудебного (внесудебного) обжалования
88. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственных функций документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
89. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 88 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
90. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 79 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к административному регламенту
Сведения о месте нахождения государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области
1. Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Магаданской области»: пр. Карла Маркса, 60, г.Магадан, 685000, телефон : (8-413-2) 62-29-14;
2. Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон: (8-413-41)257-14; электронный адрес: arxiv.ola.raion@mail.ru
3. Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: (8-413-46) 916-74; электронный адрес: arhiv-omsuk@mail.ru
4. Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: (8-413-48) 221-12; электронный адрес: arhiv.evenska@mail.ru
5. Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: (8-413-47) 947-59;
6. Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: (8-413-45) 223-23; электронный адрес: arhiv-ssm@mail.ru
7. Архивный отдел администрации муниципального образования «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: (8-413-44) 227-21; электронный адрес: archiv_tenka@rambler.ru
8. Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: (8-413-42) 936-95; электронный адрес: arhiv_adm-xr@rambler.ru
9. Архивный отдел администрации муниципального образования «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон: (8-413-43) 221-80; электронный адрес: yagodnoe_arhive@regadm.magadan.ru
Приложение № 2
к административному регламенту
Блок-схема
последовательности действий по исполнению архивным отделом государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | газета "Магаданская правда" № 57-58 (20480-20481) от 17.05.2012 |
| Рубрики правового классификатора: | 120.030.040 Архивный фонд. Архивы (см. также 200.030.040) |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
