Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующ...



1

Приказ

Управления записи актов гражданского состояния Курганской  области

от 17 декабря 2009 года №180

Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению  в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета

(с изменениями от 25 апреля 2010 года, 1 февраля 2011 года)

г. Курган

(ПРИЗНАН УТРАТИВШИМ СИЛУ:

Приказ Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 27.06.2012г. №70: НГР RU45000201200285)

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Приказ Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 25.04.2010 г. №29: НГР RU45000201000234);

Приказ Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 01.02.2011г. №10: НГР RU45000201100030)

              В целях реализации на территории Курганской области мероприятий по проведению административной реформы, в соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентом исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 года № 679,

(Преамбула в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 25.04.2010 г. №29: НГР RU45000201000234)

ПРИКАЗЫВАЮ:

              1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета.

              2. Опубликовать настоящий приказ в Курганской областной общественно-политической газете «Новый мир».

              3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Управления записи актов гражданского состояния Курганской области - начальника отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Сибиряева Е.М.

Начальник Управления                                                                                                                                                                                                                                        Л.А. Кудимова

Приложение к приказу Управления

записи актов гражданского состояния

Курганской области

от 17.12.2009 г. № 180

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ИСПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЕНИЕМ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ В СЛУЧАЯХ, УСТАНОВЛЕННЫХ ДЕЙСТВУЮЩИМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ, ФОРМИРОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И ИХ УЧЕТА

I. Общие положения

              1. Административный регламент исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения  и доступности результатов исполнения государственной функции по осуществлению формирования и хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - актовых книг) и их учета (далее — государственная функция),  определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении государственной функции, а также порядок взаимодействия Управления записи актов гражданского состояния Курганской области (далее — Управление) с другими организациями и ведомствами при осуществлении государственной функции.

              2. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану  и сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления записи актов гражданского состояния Курганской области, в должностные обязанности которых входит формирование  и  хранение актовых книг (блок-схема последовательности действий при осуществлении государственной функции приведена в приложении 1 к настоящему Административному регламенту). 

              Специалисты  отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления, в должностные обязанности которых входит формирование  и  хранение актовых книг, формируют актовые книги из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных на территории муниципального образования  город Курган.

Специалисты сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, в должностные обязанности которых входит формирование  и  хранение актовых книг (далее - специалист сектора), формируют актовые книги из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных  на территории Курганской области.

              При исполнении государственной функции специалистами сектора осуществляется взаимодействие со специалистами отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления, отделами записи актов гражданского состояния  органов местного самоуправления муниципальных образований Курганской области, Государственным учреждением «Государственный архив Курганской области» (далее - ГУ «ГАКО»).

3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета» от 25 декабря 1993 года  № 237);

(Абзац 3 пункта 3 исключен приказом Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 25.04.2010 г. №29: НГР RU45000201000234)

Федеральным законом от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» («Российская газета» от 20 ноября 1997 года № 224);

Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» («Российская газета» от 8 октября 2003 года № 202);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Российская газета» от 27 октября 2004 года № 237);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» («Российская газета» от 29 июля 2006 года № 165);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета» от 29 июля 2006 года № 165);

постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 года № 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния» («Российская газета» от 28 августа 1998 года № 165);

постановлением Правительства Российской Федерации от 17 апреля 1999 года № 432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» («Российская газета» от 1-5 мая 1999 года № 85-86);

приказом Росархива и  Министерством юстиции Российской Федерации от 2 августа 1999 года  № 38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг» («Российская газета» от 27 октября 1998 года № 314);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года № 20);

Основными правилами работы архивов организаций (одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года);

Законом Курганской области от 30 декабря 2005 года № 108 «О наделении органов местного самоуправления полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния» («Новый мир - Документы» от 16 января 2005 года  №1);

постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 10 июля 2007 года № 313 «Об Управлении записи актов гражданского состояния Курганской области» («Новый мир - Документы» от 20 июля 2007 года № 49);

постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 22 мая 2007 года № 210 «О комиссии по досудебному обжалованию» («Новый мир - Документы» от 1 июня 2007 года № 36);

              иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Курганской области по вопросам регистрации актов гражданского состояния.

              4. Конечным результатом исполнения государственной функции являются актовые книги, систематизированные по географическому, хронологическому и номинальному  признакам (по видам: о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти) и переданные по истечении срока их хранения в ГУ «ГАКО».

                           

II.  Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок поступления, передачи  первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния  государственному гражданскому служащему отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану,  в должностные обязанности которого входит формирование  и  хранение актовых книг 

              5. Специалист  отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления, в должностные обязанности которого входит регистрация актов гражданского состояния, в последний рабочий день месяца передает вместе с актом по форме, приведенной в приложении 2 к настоящему Административному регламенту,   специалисту отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления, в должностные обязанности которого входит формирование  и  хранение актовых книг, первые и вторые экземпляры записей актов гражданского состояния.

Порядок поступления и передачи  вторых экземпляров записей актов гражданского состояния  в  сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления

              6. В соответствие со статьями 7 и 76 Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»  органы ЗАГС ежемесячно,  до 5 числа следующего за отчетным месяца, направляют вместе с актом приема-передачи с приложением описей по каждому муниципальному району в разрезе сельских администраций по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Административному регламенту, в Управление вторые экземпляры записей актов гражданского состояния о рождении, о заключении брака,  о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти.

(Пункт 6 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 25.04.2010 г. №29: НГР RU45000201000234)

              7. В соответствии с приказом Управления от 18.09.2009 года № 118 «О порядке представления ведомственной отчетности, сведений» специалист отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления, в должностные обязанности которого входит формирование  и  хранение актовых книг (далее - специалист отдела), ежемесячно, не позднее 5 числа следующего за отчетным месяца, направляет вместе с актом приема-передачи по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Административному регламенту, специалисту сектора вторые экземпляры записей актов гражданского состояния о рождении, о заключении брака,  о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти.

Порядок передачи в ГУ «ГАКО» книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния

              8. На основании Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг (далее - Правила передачи), утвержденных приказом Росархива и Минюста России от 2 августа 1999 года № 38/230,  актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния по истечении ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния на постоянное хранение в государственные архивы.

              Доставка актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния,  в ГУ «ГАКО» осуществляется специалистом сектора.

              Для передачи и приема актовых книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану  и сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, в должностные обязанности которых входит формирование  и  хранение актовых книг, и ГУ «ГАКО».

Актовые книги передаются и принимаются поединично.              

              Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется специалистом сектора.

Сроки исполнения государственной функции

              9. Государственная функция:

              -  в части формирования актовых книг, собранных из первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния осуществляется в первом квартале года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния;

              - в части хранения актовых книг в течение 100 лет со дня составления записей актов гражданского состояния в соответствии со статьей 77 Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

              Течение срока хранения актовых книг начинается с года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния, и оканчивается 31 декабря последнего (сотого) года их хранения.

III. Административные процедуры

              10. Исполнение государственной функции отделом записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления включает в себя следующие административные процедуры:

              - прием первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

              - формирование актовых книг;

              - составление описи актовых книг;

              - размещение актовых книг на хранение;

              - составление алфавитных книг.

              11. Исполнение государственной функции сектором учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления включает в себя следующие административные процедуры:

              - прием вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

              - формирование актовых книг;

              - составление описи актовых книг;

              - размещение актовых книг на хранение;

              - составление алфавитных книг;

              - передача актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в ГУ «ГАКО».

Описание последовательности действий при осуществлении государственной функции отделом записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления

Прием первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

              12. Основанием для начала процедуры приема первых экземпляров записей актов гражданского состояния является их поступление специалисту  отдела.

              13. Специалист отдела проверяет наличие первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, проставляет в акте составленного по форме, приведенной в приложении 2 к настоящему Административному регламенту, количество принятых записей актов гражданского состояния и удостоверяет своей  подписью.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 1 рабочий день.

             

Формирование актовых книг

              14. Основанием для начала процедуры по формированию актовых книг является получение первых экземпляров записей актов гражданского состояния специалистом отдела.

              15. Специалист отдела согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее - Основные правила),   группирует первые экземпляры записей актов гражданского состояния:

              - по  номинальному  признаку, то  есть по видам: о рождении, о заключении брака, о

расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти;

              - по хронологическому признаку, то есть по дате регистрации и порядковому номеру записи акта гражданского состояния.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 7 рабочих дней.

              16. Специалист отдела сгруппированные первые экземпляры записей актов гражданского состояния в пределах одного календарного года брошюрует в актовые книги.

              17. В соответствии с Основными правилами  каждая актовая книга содержит не более 250 листов.

              Если  количество  записей актов гражданского состояния одного вида превышает  250  листов,  то формируется несколько актовых  книг.  

              18. В соответствии с Основными правилами каждая  актовая книга начинается соответствующей обложкой по форме, приведенной в приложении 4 к настоящему Административному регламенту.

              19. После обложки в соответствии с Основными правилами специалист отдела оформляет внутреннюю опись актовой книги по форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Административному регламенту.

              Во внутренней описи в алфавитном порядке указываются номера  записей  актов  гражданского состояния и номера листов книги.

              20. В   конце  актовой книги специалист отдела в соответствии с Основными правилами составляет     лист-заверитель   по   форме,   приведенной   в   приложении   6   к настоящему Административному регламенту, в котором указывает цифрами и прописью количество пронумерованных листов актовой книги, количество листов внутренней описи, оговаривает особенности нумерации актовой книги (наличие литерных номеров, пропущенных номеров).

              Лист-заверитель   дела   подписывается   специалистом  отдела,   составившим  его, и заверяется печатью.             

              21. На корешке актовой книги вверху специалист отдела проставляет номер актовой книги по порядку в соответствии с описью, год составления записей актов гражданского состояния, условный знак вида записи акта гражданского состояния в соответствие с   приложением 7  к настоящему Административному регламенту.

              22. В целях обеспечения сохранности, все листы актовой книги (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой (сплошной порядковой) нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

              23. В соответствии с Основными правилами листы с собственной нумерацией могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в актовой книге.

              24. В случаях обнаружения специалистом отдела большого числа ошибок в нумерации листов актовой книги проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце актовой книги составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в актовой книге.

              Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 45 рабочих дней.

             

Составление описи актовых книг

              25. Основанием  для начала процедуры составления описи актовых книг являются сформированные актовые книги.

              26. Специалист отдела в соответствии с Основными правилами составляет опись актовых книг по форме, приведенной в приложении 8 к настоящему Административному регламенту, содержащую систематизированный перечень актовых книг и предназначенную для их учета и раскрытия содержания.

              При составлении описи актовых книг учитывается следующее:

              - каждая актовая книга вносится специалистом отдела в опись под самостоятельным  порядковым номером (если записи  актов гражданского состояния

одного вида состоят  из  нескольких  актовых  книг,  то  каждая  книга вносится в опись под самостоятельным номером);

              - порядок нумерации в описи — валовый за несколько лет;

              - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку актовой книги;

              - при внесении  специалистом отдела в опись подряд актовых книг с одинаковыми заголовками  пишется  полностью  заголовок   первой   актовой   книги,   а   все  остальные

однородные  актовые  книги обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

              - графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния актовых книг, иных особенностях.

              В конце описи вслед за последней описательной статьей специалист отдела заполняет итоговую запись, в которой указывает (цифрами и прописью) количество актовых книг, первый и последний номер актовых книг по описи, а также оговаривает особенности нумерации актовых книг в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

              27. Опись актовых книг подписывается специалистом отдела, составившим ее, с указанием его должности.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 14 рабочих дней.

             

Размещение актовых книг  на хранение

              28. Основанием для начала процедуры размещения актовых книг являются оформленные соответствующим образом и внесенные в опись актовые книги.

              29. Специалист отдела размещает актовые книги по видам записей актов гражданского состояния на стеллажах архивохранилища отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления с соответствующим видовым указателем в хронологическом порядке в соответствии с порядковым номером условных знаков видов записей актов гражданского состояния.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

             

Составление алфавитных книг

              30. Основанием для составления алфавитных книг являются актовые книги, оформленные в соответствии с пунктами 14-24 настоящего Административного регламента.

              31. Алфавитные книги составляются специалистом отдела по виду записей актов гражданского состояния в рамках одного календарного года  по форме, приведенной в приложении 9 к настоящему Административному регламенту.

              Сведения в алфавитных книгах систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

              Максимальный срок  выполнения действия составляет 2 рабочих дня.

Описание последовательности действий при осуществлении государственной функции  сектором учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления

Прием вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

              32. Основанием для начала процедуры приема вторых экземпляров записей актов гражданского состояния является их поступление в сектор учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления.

              33. Специалист сектора проверяет наличие вторых экземпляров записей актов гражданского состояния по описи к акту приема-передачи по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Административному регламенту, проставляет в нем  количество принятых записей актов гражданского состояния, удостоверяет своей  подписью.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 1 рабочий день.

             

Формирование актовых книг

              34. Основанием для начала процедуры по формированию актовых книг является получение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния специалистом сектора.

              35. Специалист сектора согласно Основным правилам работы группирует вторые экземпляры записей актов гражданского состояния:

              - по географическому признаку, то есть согласно административно-территориальному делению Курганской области, в алфавитном порядке;

              - по  номинальному  признаку, то  есть по видам: о рождении, о заключении брака, о

расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти;

              - по хронологическому признаку, то есть по дате регистрации и порядковому номеру записи акта гражданского состояния.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 15 рабочих дней.

              36. Специалист сектора сгруппированные вторые экземпляры записей актов гражданского состояния в пределах одного календарного года брошюрует по муниципальным районам (городскому округу), а внутри муниципального района в алфавитном порядке по городским (сельским) поселениям.

              37. В соответствии с Основными правилами каждая актовая книга содержит не более 250 листов.

              Если  количество  записей актов гражданского состояния одного вида по муниципальному району не  превышает  250  листов,  то  актовые  книги  формируются  в следующей последовательности: записи актов гражданского состояния органа ЗАГС органа местного самоуправления муниципального района, записи актов гражданского состояния  органов местного самоуправления городских (сельских) поселений.

              Если количество записей актов гражданского состояния одного вида по муниципальному району превышает 250 листов, то формируется актовая книга, состоящая из записей актов гражданского состояния отдела ЗАГС органа местного самоуправления муниципального района, и актовая книга, состоящая из записей актов гражданского состояния  органов местного самоуправления городских (сельских) поселений.

              Записи актов гражданского состояния одного вида, составленные органами местного самоуправления городских (сельских) поселением  брошюруются специалистом сектора в одной актовой книге (разрыву не подлежат).

              38. В соответствии с Основными правилами  каждая  актовая книга начинается соответствующей обложкой по форме, приведенной в приложении 4 к настоящему Административному регламенту.

              39. После обложки в соответствии с Основными правилами специалист сектора оформляет внутреннюю опись актовой книги по форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Административному регламенту.

              Во внутренней описи в алфавитном порядке указываются наименования муниципального  района, городских (сельских) поселений, по которым составлены записи актов  гражданского  состояния,   номера  записей  актов  гражданского состояния, номера

листов книги и примечание.

              40. В   конце  актовой книги специалист сектора в соответствии с Основными правилами  составляет     лист-заверитель   по   форме,   приведенной   в   приложении  6   к настоящему Административному регламенту, в котором указывает цифрами и прописью количество пронумерованных листов актовой книги, количество листов внутренней описи, оговаривает особенности нумерации актовой книги (наличие литерных номеров, пропущенных номеров).

              Лист-заверитель   дела   подписывается   специалистом  сектора,   составившим  его, и заверяется печатью.             

              41. На корешке актовой книги вверху специалист сектора проставляет номер актовой книги в соответствии с описью, год составления записей актов гражданского состояния, условный знак вида записи акта гражданского состояния в соответствие с приложением 7  к настоящему Административному регламенту.

              42. В целях обеспечения сохранности, все листы актовой книги (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой (сплошной порядковой) нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

              43. В соответствии с Основными правилами листы с собственной нумерацией могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в актовой книге.

              44. В случаях обнаружения специалистом сектора большого числа ошибок в нумерации листов актовой книги проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце актовой книги составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в актовой книге.

              Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 45 рабочих дней.

             

Составление описи актовых книг

              45. Основанием  для начала процедуры составления описи актовых книг являются сформированные актовые книги.

              46. Специалист сектора в соответствии с Основными правилами составляет опись актовых книг по форме, приведенной в приложении 8 к настоящему Административному регламенту, содержащую систематизированный перечень актовых книг и предназначенную для их учета и раскрытия содержания.

              При составлении описи актовых книг учитывается следующее:

              - каждая актовая книга вносится специалистом сектора в опись под самостоятельным  порядковым  номером  (если   записи   актов   гражданского   состояния

одного вида состоят  из  нескольких  актовых  книг,  то  каждая  книга вносится в опись под

самостоятельным номером);

              - порядок нумерации в описи — валовый за несколько лет;

              - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку актовой книги;

              - при внесении  специалистом сектора в опись подряд актовых книг с одинаковыми заголовками  пишется  полностью  заголовок   первой   актовой   книги,   а   все  остальные

однородные  актовые  книги обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

              - графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния актовых книг, иных особенностях.

              В конце описи вслед за последней описательной статьей специалист сектора заполняет итоговую запись, в которой указывает (цифрами и прописью) количество актовых книг, первый и последний номер актовых книг по описи, а также оговаривает особенности нумерации актовых книг в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

              47. Опись актовых книг подписывается специалистом сектора, составившим ее, с указанием его должности.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 14 рабочих  дней.

             

Размещение актовых книг  на хранение

              48. Основанием для начала процедуры размещения актовых книг являются оформленные соответствующим образом и внесенные в опись актовые книги.

              49. Специалист сектора размещает актовые книги по административно-территориальному делению Курганской области на стеллажах архивохранилища  Управления с соответствующим географическим указателем в хронологическом порядке в соответствии с порядковым номером условных знаков видов записей актов гражданского состояния.

              Максимальный срок выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

             

Составление алфавитных книг

              50. Основанием для составления алфавитных книг являются актовые книги, оформленные в соответствии с пунктами 34-44 настоящего Административного регламента.

              51. Алфавитные книги составляются специалистом сектора по виду записей актов гражданского состояния в соответствии с  административно-территориальным делением Курганской области в рамках одного календарного года и включают фамилии, имена, отчества граждан,  номера   записей   актов   гражданского   состояния  и  актовых  книг  по форме, приведенной в приложении 9 к настоящему Административному регламенту.

              Сведения в алфавитных книгах систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

              Максимальный срок  выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

Передача актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в ГУ «ГАКО»

              52. Основанием для передачи актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, является  истечения срока их хранения.

              53. На основании Правил передачи специалист отдела передает актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и справочно-поисковые материалы к ним специалисту сектора по акту по форме, приведенной в приложении 10 к настоящему Административному регламенту.

              54. Специалист сектора приступает к сверке актовых книг, которая производится путем сличения  первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.

55. В соответствие с Правилами передачи в случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния специалист сектора вносит соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае содержит:

- реквизиты документа, на основании которого они были внесены;

- указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния.

Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью Начальника Управления и печатью.

56. В случае если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не достает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), специалист сектора расшивает эти актовые книги, дополняет недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяет в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния специалист сектора изымает из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

57. Ha листе-заверителе специалист сектора производит отметку о проведении сверки по форме, приведенной в приложении 11 к настоящему Административному регламенту, которая заверяется подписью начальника Управления и печатью.

58. В случае если актовая книга расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, специалист сектора вновь ее прошивает, нумерует, заверяет подписью начальника Управления и печатью.

Отметка о проведении сверки в таком случае содержит сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния по форме, приведенной в приложении 12 к настоящему Административному регламенту.

59. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются специалистом сектора на основании акта по форме, приведенной в приложении 13 к настоящему Административному регламенту.

Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. He допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.

60. Специалист сектора составляет:

- в четырех экземплярах описи передаваемых в ГУ «ГАКО» актовых книг по формам, приведенным в приложениях 8 и 14 к настоящему Административному регламенту;

- в двух экземплярах акт о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в ГУ «ГАКО» по форме, приведенной в приложении  15 к настоящему Административному регламенту.

Описи подлежат утверждению председателем экспертно-проверочной комиссии ГУ «ГАКО».

Специалист сектора три экземпляра описи и один экземпляр акта передает вместе с актовыми книгами в ГУ «ГАКО», один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в Управлении.

61. Для передачи и приема актовых книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей отдела, сектора и ГУ «ГАКО».

Актовые книги передаются и принимаются поединично. Доставка актовых книг в ГУ «ГАКО» осуществляется специалистом сектора.

Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется специалистом сектора.

IV.  Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

62. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными  процедурами  по исполнению государственной функции  и  принятием решений специалистами отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану  и сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, в должностные обязанности которых входит формирование  и  хранение актовых книг, осуществляется должностными лицами Управления.

63. Должностные лица Управления несут персональную ответственность за правильность и обоснованность принятого решения, за законность применяемых мер по устранению выявленных нарушений и их предупреждению, соблюдение порядка их применения и соответствие применяемых мер совершенным нарушениям.

64. Специалисты сектора и отдела несут ответственность за:

              - несоблюдение техники безопасности, правил охранно-пожарной безопасности;

              - утрату и несанкционированное уничтожение документов.

Персональная ответственность закрепляется в должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

              65. Текущий   контроль   осуществляется   путем проведения должностным лицом Управления, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, поверок соблюдения и исполнения специалистами Управления   положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

              Периодичность осуществления текущего контроля  устанавливается начальником Управления.

              66. Должностные лица Управления организуют и осуществляют контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции.

              Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя  проведение проверок, выявление и устранение нарушений законодательства, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов сектора и отдела.

              По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав юридических лиц осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

              67. Проверки полноты  и качества исполнения государственной функции осуществляются на основании нормативных правовых актов Управления.

              Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании планов работы Управления) и внеплановыми.  При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также проводится по конкретному обращению юридического лица.

              68. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

              Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Управления.

              Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

              Справка подписывается председателем комиссии и руководителем проверяемого  структурного подразделения Управления.

              69.              Заведующий сектором учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС и начальник отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления ежегодно включает в информационно-аналитическую справку о работе структурного подразделения сведения о проведенных мероприятиях в рамках исполнения государственной функции начальнику Управления.

              70. Начальник Управления включает в годовую информационно-аналитическую справку о работе Управления сведения о проведенных мероприятиях в рамках исполнения государственной функции Правительству Курганской области.

              (Раздел 4 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 25.04.2010 г. №29: НГР RU45000201000234)

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,

осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

71. Юридические лица имеют право на обжалование действий  (бездействия) и решений должностных лиц Управления в досудебном и судебном порядке.

72.              Указанные в пункте 71 настоящего Административного регламента лица в досудебном порядке вправе обратиться в Управление с жалобой лично или в письменной форме или в форме электронного документа.

(Пункт 72 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 01.02.2011г. №10: НГР RU45000201100030)

73. Указанные в пункте 71 настоящего Административного регламента лица в своем обращении в письменной форме или в форме электронного документа в обязательном порядке указывают наименование государственного органа, в который направляет обращении в письменной форме или в форме электронного документа, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагают суть предложения, заявления или жалобы, ставят личную подпись и дату.

(Пункт 73 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 01.02.2011г. №10: НГР RU45000201100030)

              74. В случае необходимости в подтверждение своих доводов лица, указанные в пункте 71 настоящего Административного регламента, могут приложить к обращению в письменной форме или в форме электронного документа документы и материалы либо их копии.

(Пункт 74 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 01.02.2011г. №10: НГР RU45000201100030)

              75. Обращение в письменной форме или в форме электронного документа подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Управление.

              76. Обращение в письменной форме или в форме электронного документа, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления в соответствии с действующим законодательством, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

(Пункты 75-76 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 01.02.2011г. №10: НГР RU45000201100030)

              77. Управление при получении обращения в письменной форме или в форме электронного документа, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить физическому лицу, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

              78. В случае, если текст обращения в письменной форме или в форме электронного документа не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

(Пункты 77-78 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 01.02.2011г. №10: НГР RU45000201100030)

              79. В случае, если в обращении в письменной форме или в форме электронного документа заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

(Пункт 79 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 01.02.2011г. №10: НГР RU45000201100030)

              80. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

              81. По результатам проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

              82.  Указанные в пункте 71 настоящего Административного регламента лица могут обжаловать действия (бездействие), решения должностных лиц Управления по рассмотрению своего обращения в суде в порядке и сроки, установленные Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации

(Раздел 5 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 25.04.2010 г. №29: НГР RU45000201000234)

Начальник Управления записи актов

гражданского состояния Курганской области                                                                                                                                                                  Л.А. Кудимова

Приложение 1

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных

действующим законодательством, формирования,

хранения книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Блок-схема

последовательности действий при осуществлении государственной функции

отделом записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления

Блок-схема

последовательности действий при осуществлении государственной функции

сектором учета и хранения записи актов гражданского состояния  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления

Приложение 2

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи актов

гражданского состояния Курганской области

государственной функции по осуществлению

    в случаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения

книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Форма акта

АКТ

приема-передачи

первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

              В соответствии с Административным регламентом исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению    в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета _______________________________________________________________

должность, Ф.И.О специалиста

передает, а ________________________________________________________________________

должность, Ф.И.О специалиста

принимает записи актов гражданского состояния за _______________ 20___ года.

Итого принято записей актов гражданского состояния ______________________________

___________________________________________________________________________,

цифрами и прописью

в том числе: первых экземпляров _______________________________________________,

                                                                                                  цифрами и прописью

вторых  экземпляров _________________________________________________________.

                                                        цифрами и прописью

Передачу произвел:

____________________________________ (должность,

____________________________________

название структурного подразделения)

____________________________________

____________________________________

                   подпись                                   расшифровка подписи

«____»__________________ 20____ г.

Прием произвел:

_________________________________

(должность,

_________________________________

название структурного подразделения)

_________________________________

_________________________________

                   подпись                                   расшифровка подписи

«____»__________________ 20____ г.

Приложение 3

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи

актов гражданского состояния Курганской

области государственной функции по осуществлению

   в случаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения книг

государственной регистрации актов гражданского

состояния и их учета

Форма акта

АКТ

приема-передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

за________________________ 20___ год

              В соответствии с Административным регламентом исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению    в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета _______________________________________________________________

должность, Ф.И.О специалиста

передает, а ________________________________________________________________________

должность, Ф.И.О специалиста

принимает вторые экземпляры записей актов гражданского состояния за _______________ 20___ года:

№ п/п

Вид

записи акта гражданского состояния

Вторые экземпляры

с № по №

общее количество

1

О рождении

2

О заключении брака

3

О расторжении брака

4

Об усыновлении

5

Об установлении отцовства

6

О перемене имени

7

О смерти

Итого

х

Итого принято ________________________________________________________ записей актов

                                                                                                     цифрами и прописью

гражданского состояния.

              Приложение: опись передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на ____ л.

Передачу произвел:

____________________________________ (должность Ф.И.О специалиста

____________________________________

название органа  ЗАГС)

____________________________________

____________________________________

                   подпись                                   расшифровка подписи

«____»__________________ 20____ г.

Прием произвел:

_________________________________

(должность, Ф.И.О. специалиста

_________________________________

название структурного подразделения Управления)

_________________________________

_________________________________

                   подпись                                   расшифровка подписи

«____»__________________ 20____ г.

Опись

передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

за _______________  20____ года составленных

___________________________________________________________________________

(наименование органа ЗАГС)

Наименование

городского (сельского) поселения

Записи акта о

рождении

Записи акта о

заклю-чении брака

Записи акта о

растор-жении брака

Записи акта об усынов-лении

Записи акта об

установ-лении  отцовства

Записи акта о перемене имени

Записи акта о

смерти

с № по №

об-щее кол-во

с № по №

об-щее кол-во

с № по №

об-щее кол-во

с № по №

об-щее кол-во

с № по №

об-щее кол-во

с № по №

об-щее кол-во

с № по №

об-щее кол-во

Итого

х

х

х

х

х

х

х

Приложение 4

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи актов

гражданского состояния Курганской

области государственной функции по

осуществлению    в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма обложки

_____________________________

                                       наименование

_____________________________

                                       органа ЗАГС

КНИГА

регистрации актов о_______________________________________________________

вид акта

за 20_____ год

   Начата     «______»___________________20____ г.

Окончена «______»___________________20____ г.

                                                        Записи актов с №_______ по №_______

                              Количество листов_______

                                                                                    Отсутствуют записи актов №№_________________

Приложение 5

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи актов

гражданского состояния Курганской области

государственной функции по осуществлению

в лучаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения

книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Форма внутренней описи актовой книги

№ п/п

Наименование района (города), сельских советов, по которым составлены записи актов гражданского состояния

Номера листов

Приложение 6

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи

актов гражданского состояния Курганской

области государственной функции по осуществлению

   в случаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения книг

государственной регистрации актов гражданского

состояния и их учета

Форма листа-заверителя

Лист-заверитель актовой книги №______

В деле прошито и пронумеровано_________________________________________листов,

                                                                                                                (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов______________________________________________________;

пропущенные номера листов___________________________________________________

+ листов внутренней описи____________________________________________________.

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности                                          Подпись                            Расшифровка подписи

                                                        М.П.

Дата

Приложение 7

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных

действующим законодательством, формирования,

хранения книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Условные знаки

видов записей актов гражданского состояния

Р

- запись акта о рождении

С

- запись акта о смерти

Бр

- запись акта о заключении брака

Р/бр

- запись акта о расторжении брака

У

- запись акта об усыновлении (удочерении)

УО

- запись акта об установлении отцовства

П

- запись акта о перемене фамилии, имени, отчества

Приложение 8

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных

действующим законодательством, формирования,

хранения книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Форма описи актовых книг

____________________________________________________________________________

наименование органа ЗАГС

____________________________________________________________________________

(в случае изменения наименования органа ЗАГС, указываются:

____________________________________________________________________________

прежнее наименование и крайние даты его существования)

Фонд № ________

Опись № __________

дел постоянного хранения за __________ год(ы)

№

п/п

Индексы дел

Заголовки дел

Наименование района, города, сельского совета

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ дел

                                                                                    (цифрами и прописью)

с  №______ по №______, в том числе:

литерные номера:________________________________;

пропущенные номера_____________________________.

Опись составлена

_________________________________________________________________________

        Наименование должности                                                                            Подпись                                        Расшифровка подписи

                                                                     

«_____»_____________ 20_____ г.

Примечание:

дело — актовая книга;

индекс дела —  порядковый номер актовой книги;

заголовок дела — наименование актовой книги.

Приложение 9

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи актов

гражданского состояния Курганской области

государственной функции по осуществлению

в случаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения книг

государственной регистрации актов гражданского

состояния и их учета

Форма алфавитной книги

____________

номер актовой книги

Фамилия

Имя

Отчество

№ записи акта гражданского состояния

Приложение 10

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи актов

гражданского состояния Курганской области

государственной функции по осуществлению

в случаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения книг

государственной регистрации актов гражданского

состояния и их учета

Форма акта

Акт

о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним

в сектор хранения и учета записи актов гражданского состояния отдела организации  и контроля деятельности органов ЗАГС  Управления записи актов гражданского состояния Курганской области

____________________________________________________________________________

наименование органа ЗАГС

____________________________________________________________________________

передал в сектор хранения и учета записи актов гражданского состояния отдела организации  и контроля деятельности органов ЗАГС  Управления записи актов гражданского состояния Курганской области для проведения сверки и  последующей  передачи  в  Государственное учреждение «Государственный архив Курганской области» актовые книги и справочно-поисковые материалы к ним:

№

п/п

№

книги

Наименование актовой книги

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

                  Всего передано ________ актовых книг.

№

п/п

Наименование справочно-поисковых материалов

Вид носителя

Кол-во

(лист/штука)

Примечание

1

2

3

4

5

                   Всего передано ________ единиц справочно-поисковых материалов.

Сдал __________________________

                                                                                                                         наименование должности

  М.П.                            _______________________________

                                                                                                                                   подпись, инициалы, фамилия

                                                                      Принял ________________________

                                                                                    наименование должности

  М.П.                      _______________________________

                                                                                                                                   подпись, инициалы, фамилия

                                                                                       «____» ____________________ г.

Приложение 11

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных

действующим законодательством, формирования,

хранения книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Форма отметки

Проведена сверка.

                        Начальник Управления ЗАГС Курганской области

                                 М.П.                                 __________________________________________

                                                                                              подпись, инициалы, фамилия

                                                                      «____» _________________________ г.

Приложение 12

к Административному регламенту

исполнения Управлением записи актов

гражданского состояния Курганской

области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных

действующим законодательством, формирования,

хранения книг государственной регистрации

актов гражданского состояния и их учета

Форма отметки

             

              Проведена сверка.

                   Настоящая актовая книга  дополнена   следующими   записями   актов гражданского состояния: № _______________________________________________________________.

                   В  настоящей  актовой  книге   заменены   следующие   записи   актов гражданского состояния: № _______________________________________________________________.

                                                                            Начальник Управления ЗАГС Курганской области

                                               М.П.                                 __________________________________________

                                                                                                            подпись, инициалы, фамилия

                                                                                    «____» _________________________ г.

Приложение 13

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных

действующим законодательством, формирования,

хранения книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Форма акта

Наименование организации

АКТ

от_____________№_________

г.Курган

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

______________________________

(должность руководителя организации)

_____________ ________________

                (подпись)                          (расшифровка подписи)

«______»______________20____ г.

              На основании Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг, утвержденных  приказом Росархива и  Министерства  юстиции Российской Федерации от 2 августа 1999 года  № 38/230, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы

№

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре и номер дела по описи

Кол-во единиц хранения

Сроки хранения и номера статьей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого______________________________________единиц хранения за __________ годы.

                                                              (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______годы утверждены, согласованы с экспертно-проверочной методической комиссией Государственного учреждения «Государственный архив Курганской области» (протокол от «___»__________ _____ года № _____).

______________________________________   _______________ _____________________

       (должность лица, проводившего экспертизу ценности документов)                                    (подпись)                                    (расшифровка подписи)

«____»___________ _______ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от «____»____________ ____ г.

Приложение 14

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения книг

государственной регистрации актов гражданского

состояния и их учета

Форма описи

Утверждаю

Председатель

экспертно-проверочной комиссии

архивного органа

                                          ______________________________

                                                                                                                                            подпись, инициалы, фамилия

                                                                                                 протокол № _______________

                                                                                                       «___» _________________ г.

     Фонд № _________

________________________________________________________________________

наименование органа ЗАГС

                                         

              Опись № ____________

дел постоянного хранения

за ______ год(ы)

№

п/п

Индексы дел

Заголовки дел

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

5

6

7

8

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ дел

                                                                                                                  (цифрами и прописью)

с  №______ по №______, в том числе:

литерные номера:____________________________________________________________;

пропущенные номера_________________________________________________________.

Опись составлена

________________________                       __________________________

               наименование должности                                                                                 подпись, инициалы, фамилия

«____» ______________ г.

Члены комиссии:

________________________                       __________________________

              наименование должности                                                                                подпись, инициалы, фамилия

________________________                       __________________________

              наименование должности                                                                                подпись, инициалы, фамилия

________________________                       __________________________

              наименование должности                                                                                 подпись, инициалы, фамилия

«____» ______________ г.

              Примечание:

дело - актовая книга;

индекс дела - номер, присваиваемый актовой книге в соответствии с типом записей актов гражданского состояния и ее порядковый номер;

заголовок дела - наименование актовой книги.

Приложение 15

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению    в случаях, установленных

действующим законодательством, формирования,

хранения книг государственной регистрации актов

гражданского состояния и их учета

Форма акта

Акт
о сдаче документов в

Государственное учреждение «Государственный архив Курганской области»

Наименование органа ЗАГС ____________________________________________________

____________________________________________________________________________

Наименование государственного архива  _________________________________________

____________________________________________________________________________

Основание сдачи _____________________________________________________________

Название фонда: книги государственной регистрации актов гражданского состояния

№

п/п

Количество экземпляров описей

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

                  Всего описей ___________________________________________________________

                                        цифрами и прописью

                   Всего дел ______________________________________________________________

                                        цифрами и прописью

     Состояние документов и описей ______________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

№

п/п

Наименование справочно-поисковых материалов

Вид носителя

Кол-во

(лист/штука)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего единиц справочно-поисковых материалов ___________________________________

                                                                                                                            цифрами и прописью

     Состояние справочно-поисковых материалов ___________________________________

____________________________________________________________________________

     печать                                                                                     Сдал ____________________________

     органа ЗАГС                                                                                                        наименование должности

                                                                                                     _________________________________

                                                                                                                                   подпись, инициалы, фамилия

                                                                                                              _________________________________

                                                                                                                                       наименование должности

                                                                                                              _________________________________

                                                                                                                                   подпись, инициалы, фамилия

     печать                                                                                     Принял __________________________

     государственного                                                                                      наименование должности

     архива                                                                                     _________________________________

                                                                                                                                   подпись, инициалы, фамилия

                                                                                                                «______» _____________________ г.».