Основная информация
| Дата опубликования: | 18 января 2010г. |
| Номер документа: | RU70000201000605 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Томская область |
| Принявший орган: | Департамент общего образования Томской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ДЕПАРТАМЕНТ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ДЕПАРТАМЕНТ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Приказ № 2 от 18.01.2010 г.
Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области»
Утратил силу в соответствии с приказом Департамента общего образования Томской области от 03.05.2011 г. № 28.
В соответствии с постановлением Администрации Томской области от 06.09.2006 года № 111а «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»,
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить административный регламент исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области» (Приложение 1).
2. Величутину А.В. – специалисту 1 категории - программисту, разместить административный регламент на сайте Департамента общего образования Томской области.
3. Мелёхиной Ю.А. – старшему специалисту - инспектору по контролю, ознакомить работников Департамента, ответственных за исполнение данного регламента, под роспись
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника организационного и правового обеспечения Чубарову А.К.
Начальник Департамента
Л.Э. Глок
УТВЕРЖДЁН
Приказом Департамента общего
образования Томской области
от 18.01.2010 № 2
Административный регламент исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области»
1. Общие положения
1.1. Административный регламент исполнения государственной функции «рассмотрения обращений заявителей в Департаменте общего образования Томской области» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений заявителей, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений заявителей (далее – государственная функция), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений заявителей.
1.2. Настоящий административный регламент распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений, поступающих в Департамент общего образования Томской области (далее – Департамент) от заявителей.
1.3. Заявителями являются граждане, органы и организации.
1.4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;[1]
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;[2]
- Уставом (Основным Законом) Томской области;[3]
- Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления».[4]
1.5. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими Департамента общего образования Томской области.
1.6. Рассмотрение обращений заявителей включает в себя рассмотрение письменных обращений заявителей, в том числе поступивших по информационным системам общего пользования, устных обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема, обращений, поступивших по телефону и во время проведения «прямых эфиров» на радио и телевидении.
1.7. Результат исполнения государственной функции
1.7.1 Конечными результатами исполнения государственной функции являются:
- ответ на поставленные в обращении вопросы;
- уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- отказ в рассмотрении обращения по существу вопросов.
1.7.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем направления ответа, уведомления о переадресации письменного обращения или отказа по существу обращения заявителя и получения заявителем результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме.
2. Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции
2.1.1.Информация о государственной функции предоставляется:
- непосредственно в Департаменте;
- с использованием средств телефонной связи;
- посредством размещения в информационных системах общего пользования, в том числе в сети интернет.
2.1.2. Местонахождение Департамента:
- 634069, г. Томск, проспект Ленина, 111;
- контактный телефон (телефон для справок): 8(3822) 51-25-30;
- интернет-адрес: www.edu.tomsk.gov.ru
- адрес электронной почты: k48@obluo.tomsk.gov.ru.
Здание (строение), в котором расположен Департамент, находится в пешеходной доступности для заявителя от остановок общественного транспорта.
Центральный вход в здание Департамента оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:
наименование;
место нахождения;
2.1.3. Сведения о графике (режиме) работы Департамента сообщаются по телефонам, а также размещаются на информационном стенде в здании, в котором расположен Департамент.
2.1.4. На информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема заявителей, и в сети интернет размещается следующая информация:
- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;
- текст административного регламента, блок-схема (приложение к административному регламенту): полная версия – на интернет-сайте Департамента, извлечения – на информационных стендах;
- график приема заявителей начальником Департамента и заместителями начальника Департамента (далее – должностное лицо Департамента).
2.1.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения, государственные гражданские служащие Департамента подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Департамента, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок.
2.1.6. Государственные гражданские служащие Департамента, осуществляющие прием и консультирование, обязаны относиться к обратившимся заявителям корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
2.1.7. Заявитель с учетом графика (режима) работы Департамента с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения:
- о должностных лицах Департамента, которым поручено рассмотрение обращения;
- о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- о невозможности рассмотрения обращения по существу с указанием оснований для этого (в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);
- о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого (в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).
2.2. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении государственной функции
2.2.1. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются государственными гражданскими служащими Департамента, обеспечивающими исполнение государственной функции.
2.2.2. Консультации предоставляются по вопросам:
- требований к оформлению письменного обращения;
- требований к заявителю, пришедшему на прием;
- мест и графиков личного приема должностными лицами Департамента для рассмотрения устных обращений;
- порядка и сроков рассмотрения обращений;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.
2.2.3. Основными требованиями при консультировании являются:
- компетентность;
- четкость в изложении материала;
- полнота консультирования.
2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием информационных систем общего пользования (в том числе почты, телефонной связи и электронной почты).
2.3. Общий срок исполнения государственной функции
2.3.1. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.
2.3.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления, другому должностному лицу срок рассмотрения обращения заявителя может быть продлен не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся заявителю (письменно, в личной беседе, по телефону) и обоснованием необходимости продления сроков.
2.3.3. Сокращенные сроки рассмотрения обращений могут устанавливаться, если обращение не требует проверки или наоборот требует срочного вмешательства, а также в иных случаях в соответствии с действующим законодательством.
2.4. Требования к присутственным местам
2.4.1. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах).
2.4.2. Присутственные места включают места для ожидания, информирования, приема заявителей.
2.4.3. Помещения Департамента должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03»[5].
2.4.4. Присутственные места оборудуются:
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой кондиционирования воздуха.
2.4.5. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.
2.4.6. Присутственные места должны иметь туалет со свободным доступом к нему в рабочее время.
2.4.7. В период с октября по май в местах ожидания размещаются специальные напольные и (или) настенные вешалки для одежды.
2.5. Требования к местам для информирования заявителей
Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами;
- стульями и столами для оформления документов.
2.6. Требования к местам для ожидания и приема заявителей
2.6.1. Прием заявителей должностными лицами Департамента осуществляется в специально отведенном для этого помещении (приемная граждан).
2.6.2. Место для ожидания и приема заявителей должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.
2.6.3 В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях должностным лицом Департамента одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения заявителей.
2.7. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.
3. Административные процедуры
3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменного обращении
3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация и обработка обращения;
- рассмотрение обращения должностным лицом Департамента;
- рассмотрение обращения государственным гражданским служащим, ответственным за выполнение поручений по конкретному обращению (далее - исполнитель);
- направление ответа заявителю;
- контроль, оформление дела по обращению, хранение;
- анализ обращений заявителей.
3.1.2. Прием, регистрация и обработка обращения
3.1.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения заявителя в Департамент.
3.1.2.2. Обращение может поступить в Департамент одним из следующих способов:
- доставлено лично заявителем;
- доставлено нарочным;
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- специальной связью;
- по электронной почте.
3.1.2.3. Прием обращений проводится специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства. Для приема обращений заявителей в форме электронных обращений (интернет-обращений) применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение.
3.1.2.4 Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:
1) содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию Департамента;
2) содержащие вопросы, которые относятся к компетенции Департамента;
3) содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;
4) повторные обращения;
5) многократные обращения (три и более раз);
6) обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;
7) анонимные обращения.
3.1.2.5. Первичная обработка и регистрация обращений заявителей (проверка правильности адресования корреспонденции, наличие приложений к обращению, в том числе документов, фотографий, денежных знаков), чтение, определение содержания вопросов обращения, проверка истории обращений заявителя, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, направление обращения должностному лицу Департамента осуществляется специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, в течение трех рабочих дней с даты поступления в Департамент.
3.1.2.6. Регистрация обращений осуществляется с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений заявителей. При регистрации в «журнал документов» электронной базы данных вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата поступления обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- данные об обратившемся заявителе: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);
- данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- тема (темы) обращения.
3.1.2.7. Датой поступления считается дата, указанная на штампе Департамента.
3.1.2.8. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.
3.1.2.9. Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством 30-дневный (календарный) срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) – по одному и тому же вопросу, по которому заявителю даны ответы по существу соответствующими компетентными органами.
3.1.2.10.На стадии предварительной обработки поступивших обращений специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»:
- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения;
- обращения, текст которых не поддается прочтению, или смысл которых не ясен;
- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;
- обращения, в которых обжалуются судебные решения.
3.1.2.11. По первым трем названным группам обращений специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов и передает его для подписания начальнику Департамента. Подписанное уведомление (разъяснение) направляется заявителю. Максимальный срок подготовки и отправки уведомления – 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
3.1.2.12. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, готовит:
- сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении;
- уведомление заявителю, направившему обращение, о переадресации обращения.
3.1.2.13. В случае, когда специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, затрудняется в определении органа власти, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов, он вправе обратиться за консультацией к государственным гражданским служащим Департамента.
3.1.2.14. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, направляются главному специалисту-юрисконсульту Департамента для подготовки письменных разъяснений по вопросам обжалования судебных решений, о чем делается отметка в «журнале документов» базы данных.
3.1.2.15. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, принимаются к рассмотрению.
3.1.2.16. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, передает поступившие обращения вместе с поручениями (резолюциями, сопроводительными письмами на переадресацию обращений и необходимыми приложениями) на рассмотрение и подписание начальнику Департамента.
3.1.3. Рассмотрение обращения должностным лицом Департамента
3.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями к начальнику Департамента.
3.1.3.2. Начальник Департамента рассматривает вопрос об отнесении к компетенции Департамента рассмотрения вопросов, содержащихся в обращении, и наличии оснований для переадресации обращения; принимает решение о возвращении заявителю вложенных в конверт подлинников документов, денежных знаков, подарков. По результатам предварительного рассмотрения обращения готовит поручения руководителям отделов Департамента по рассмотрению обращения.
3.1.3.3. По каждому обращению начальник Департамента готовит резолюции, в том числе предложения о постановке обращения на контроль, поручение о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей и органов государственной власти.
3.1.3.3. Повторные обращения заявителей, как правило, ставятся на рабочий контроль независимо от того, к компетенции какого органа относится рассмотрение поставленного вопроса.
3.1.3.4. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, начальник Департамента готовит поручение специалисту, осуществляющему ведение делопроизводства, направить данное обращение в территориальные органы федеральных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией.
3.1.3.5. По многократным обращениям начальник Департамента на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:
- в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;
- в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Предложение о прекращении переписки с заявителем может быть также подготовлено и государственным гражданским служащим Департамента, ответственным за выполнение поручения, непосредственно при рассмотрении обращения. Окончательное решение о прекращении переписки принимает начальник Департамента, о чем заявителю направляется уведомление.
3.1.3.6. Анонимные обращения передаются руководителям отделов Департамента согласно их сфере деятельности для ознакомления.
3.1.3.7. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц начальник Департамента, при подписании поручения о рассмотрении обращения, в своей резолюции указывает наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.
3.1.3.8. Начальник Департамента по результатам ознакомления с текстом обращения и прилагаемыми документами:
- определяет исполнителей, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;
- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место.
3.1.3.9. По результатам рассмотрения обращения начальником Департамента специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, передает обращения и прилагаемые к ним документы с поручением исполнителям.
Максимальный срок для подготовки поручения и передачи обращения с поручением исполнителю - три рабочих дня.
3.1.4. Рассмотрение обращения исполнителем
3.1.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения с резолюцией соответствующего должностного лица Департамента и прилагаемыми документами исполнителю.
3.1.4.2. Государственные гражданские служащие, отвечающие за работу с обращениями заявителей, при получении обращения и поручения к нему уточняют:
- относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов или должностных лиц.
В случае разногласия по содержанию поручения окончательное решение по данному вопросу принимается начальником Департамента.
3.1.4.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:
- по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;
- по совершенствованию деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления;
- по развитию общественных отношений;
- по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.
При проведении оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
- наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Департамента;
- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.
По результатам рассмотрения предложения заявителю готовится ответ. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.
3.1.4.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:
- выделяет действие, на необходимость совершения которого зявитель указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;
- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.
Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.
Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям действующего законодательства.
Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные заявителем, запрашивает дополнительные материалы.
В случае признания заявления обоснованным в ответе заявителю приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.
Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
3.1.4.5. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:
- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов заявителя (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);
- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;
- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;
- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов заявителей в пределах своей компетенции.
В случае признания жалобы, подлежащей удовлетворению, в ответе заявителю указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.
В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.
3.1.4.6. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:
- запросить дополнительную информацию в исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления;
- пригласить на личную беседу заявителя, запросить у него дополнительную информацию;
- инициировать проведение проверки.
Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.
3.1.4.7. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, других организациях исполнителем подготавливается запрос.
Запрос должен содержать:
- данные об обращении, по которому запрашивается информация;
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;
- срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу - не более 15 календарных дней.
Запрос подписывается начальником Департамента. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или организацию.
3.1.4.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
3.1.4.9. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, исполнитель готовит письмо заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде. Письмо заявителю подписывается начальником Департамента и направляется заявителю.
3.1.4.10. В случае необходимости получения дополнительной информации у заявителя, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить заявителя на личную беседу.
Приглашение заявителя на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.
В случае отказа заявителя (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой заявителя на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение заявителя для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
3.1.4.11. При установлении исполнителем невозможности явки заявителя на личную беседу по уважительным причинам (состояние здоровья, семейные обстоятельства, отсутствие средств у заявителя на оплату проезда, отсутствие транспортной доступности) исполнителем принимается решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов. Заявитель уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.
В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.
3.1.4.12. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.
В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через соответствующих должностных лиц Департамента.
3.1.4.13.В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения соответствующего должностного лица Департамента выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.
3.1.4.14. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то исполнитель готовит сообщение заявителю о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Сообщение подписывается начальником Департамента и направляется заявителю.
3.1.4.15. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.
3.1.4.16. Письма заявителей, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений заявителей.
Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений заявителей.
3.1.4.17. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:
- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;
- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный при его регистрации в Департаменте, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.
Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось соответствующим должностным лицом Администрации Томской области на контроль, исполнитель должен направить в его адрес информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные сроки либо направить копию ответа, данного заявителю.
Начальник Департамента:
- рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения, подписывает ответ заявителю (в орган, обратившийся в интересах заявителя);
- дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;
определяет вид и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности лиц - в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;
- при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена, ответ дан не на все вопросы) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.
3.1.4.18. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение является:
- оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;
- противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;
- необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;
- ответ дан не на все вопросы обращения.
3.1.4.19. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:
- устранить выявленные нарушения;
- провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.
3.1.4.20. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает начальник Департамента.
Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ заявителю (лицу, органу, обратившемуся в интересах заявителя).
В этом случае начальник Департамента снимает обращение с контроля, списывая с визой «В дело» ответы, полученные от исполнителей, и подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.
3.1.5. Направление ответа заявителю
3.1.5.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление подготовленного исполнителем и подписанного начальником Департамента ответа заявителю.
3.1.5.1.2. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, направляет заявителю в порядке делопроизводства подписанный начальником Департамента ответ. По желанию заявителя ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте и, электронной почтой.
3.1.6. Контроль, оформление дела по обращению, хранение
3.1.6.1. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям заявителей, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Томской области и от депутатов всех уровней.
3.1.6.2. Контроль за сроками рассмотрения обращений заявителей осуществляется посредством автоматизированной системы. Государственный гражданский служащий Департамента, осуществляющий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, ежедневно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, за пять календарных дней до окончания установленного срока рассмотрения обращений заявителей осуществляет напоминание исполнителям.
3.1.6.3 Государственный гражданский служащий Департамента, осуществляющий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, формирует дело по обращению заявителя, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.
Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата ответа заявителю, дата отправки ответа на запрос корреспондента или дата списания с визой «В дело» ответа, полученного от исполнителя.
Обращения заявителей, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.
3.1.6.4 Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается государственным гражданским служащим Департамента, осуществляющим контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, в течение пяти лет, после чего передаются на государственное хранение.
3.1.7. Анализ обращений заявителей
Аналитическая работа по обращениям заявителей ведется государственным гражданским служащим Департамента, осуществляющим контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Департамента.
Информация о результатах рассмотрения обращений заявителей предоставляется Департаментом в отдел по работе с личными обращениями граждан Комитета по общим вопросам Администрации Томской области для проведения анализа (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) ежеквартально и по итогам года.
3.2. Последовательность административных действий (процедур) при личном приеме заявителей
3.2.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация устного обращения;
- рассмотрение устного обращения должностным лицом Департамента;
- рассмотрение обращения исполнителем;
- направление ответа заявителю;
- контроль, оформление дела по устному обращению, хранение;
- анализ устных обращений граждан.
3.2.2. Прием, регистрация устного обращения
3.2.2.1. Основанием для начала исполнения функции является устное обращение заявителя к начальнику Департамента либо к специалисту Департамента, осуществляющему ведение делопроизводства.
Устные обращения заявителей могут также поступать при проведении «прямых эфиров» на радио и телевидении, разговоров по телефону.
3.2.2.2. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства:
- проверяет у заявителя документ, удостоверяющий личность;
- готовит контрольно-регистрационную карточку, распечатывает ее, заносит сведения в базу данных;
- при необходимости распечатывает историю обращений заявителя, которая передается должностному лицу Департамента, осуществляющему личный прием.
3.2.2.3. Устные обращения, поступившие в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, государственный гражданский служащий, ответственный за организацию и проведение «прямого эфира», направляет для регистрации и контроля специалисту Департамента, осуществляющему ведение делопроизводства.
Максимальный срок передачи обращений на регистрацию - три рабочих дня с даты проведения «прямого эфира».
3.2.3. Рассмотрение устного обращения должностным лицом Департамента
3.2.3.1. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, обеспечивающим организацию приема, с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения заявителя.
3.2.3.2. На личном приеме заявителей, который ведет начальник Департамента, присутствует специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства.
Начальник Департамента выслушивает устное обращение заявителя, при необходимости дает соответствующие поручения, которые фиксируются в контрольно-регистрационной карточке обращения.
3.2.3.3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке. В остальных случаях начальником Департамента дается соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
Во время личного приема начальником Департамента не допускается рассмотрение служебных вопросов.
При поступлении устного обращения в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, по которому требуются лишь разъяснения поставленных вопросов, ответ дается непосредственно в «прямом эфире», по телефону.
3.2.3.4. В случае, когда в обращении, поступившем на личном приеме («прямой эфир», разговор по телефону), содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.2.3.5. Во время личного приема заявитель имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.
3.2.3.6. В ходе личного приема заявителю на основании пункта 6 статьи 13 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.2.3.4.7. Начальник Департамента во время командировок (поездок) проводит личные приемы заявителей непосредственно по месту жительства.
Все административные процедуры при проведении выездных личных приемов соответствуют данному разделу административного регламента.
3.2.4. Рассмотрение устного обращения исполнителем
3.2.4.1. Рассмотрение устного обращения и подготовка письменного ответа осуществляются в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 3.1.4.1. – 3.1.4.9., 3.1.4.12. – 3.1.4.15. и 3.1.4.17. – 3.1.4.20. настоящего административного регламента.
3.2.4.2 Рассмотрение обращений, поступивших по «прямому эфиру», в ходе телефонного разговора, осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пункте 3.2.4.1. настоящего административного регламента.
3.2.5. Направление ответа заявителю
Направление письменного ответа заявителю осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 3.1.5.1. – 3.1.5.2. настоящего административного регламента
3.2.6.Контроль, оформление дела по устному обращению, хранение
3.2.6.1. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема заявителей, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, возлагается на специалиста Департамента, осуществляющего ведение делопроизводства.
3.2.6.2. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, формирует дело по обращению заявителя, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.
Обращения заявителей, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами.
Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных устных обращений также вкладываются в папки с материалами рассмотрения устных обращений.
3.2.4.3. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, в течение пяти лет, после чего передаются на государственное хранение.
3.2.7. Анализ устных обращений заявителей
Аналитическая работа по вопросам, поднимаемых в устных обращениях заявителей (личный прием, «прямой эфир», разговор по телефону) проводится специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Департамента.
4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включают в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, принятие решений.
Контроль осуществляется начальником Департамента.
4.2. Начальник Департамента несет персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения (в том числе поступившего на личном приеме заявителей), компетентность подписываемого ответа.
4.3. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, несет персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений.
4.4. Государственный гражданский служащий Департамента, осуществляющий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, несет персональную ответственность за обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения, а также за организацию и контроль исполнения поручений начальника Департамента, данных по рассмотрению обращений заявителей.
4.5. Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.
4.6. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
4.7. Персональная ответственность должностных лиц, государственных гражданских служащих Департамента закрепляется в соответствующих положениях должностных регламентов.
5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица Департамента, а также принимаемых им решений в ходе исполнения государственной функции
5.1. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие), решения, нарушающие его права и свободы, к вышестоящему в порядке подчиненности исполнительному органу государственной власти Томской области, должностному лицу Администрации Томской области, государственному гражданскому служащему.
Кроме того, заявитель вправе обжаловать действия и решения, нарушающие его права и свободы, в суде в установленном порядке.
Приложение
к административному регламенту
Блок-схема исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области»
Заявитель
Направление обращения
Почтой
Лично
Электронной почтой
Факсом
В ходе личного приема
Прием, регистрация и обработка
Прием, регистрация
Рассмотрение обращения должностным лицом
Рассмотрение обращения исполнителем
Направление ответа заявителю
Контроль, оформление дела по обращению, хранение
Анализ обращений заявителей
[1] Российская газета, № 237 от 25.12.1993
[2] Собрание законодательства Российской Федерации 2006, № 19, ст. 2060
[3] Томский вестник, № 154 от 30.08.1995
[4] Собрание законодательства Томской области, 31.01.2007, № 1 (18)
[5] Зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 10.06.2003, регистрационный № 4673 Российская газета, № 120 от 21.06.2003
ДЕПАРТАМЕНТ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ДЕПАРТАМЕНТ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Приказ № 2 от 18.01.2010 г.
Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области»
Утратил силу в соответствии с приказом Департамента общего образования Томской области от 03.05.2011 г. № 28.
В соответствии с постановлением Администрации Томской области от 06.09.2006 года № 111а «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»,
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить административный регламент исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области» (Приложение 1).
2. Величутину А.В. – специалисту 1 категории - программисту, разместить административный регламент на сайте Департамента общего образования Томской области.
3. Мелёхиной Ю.А. – старшему специалисту - инспектору по контролю, ознакомить работников Департамента, ответственных за исполнение данного регламента, под роспись
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника организационного и правового обеспечения Чубарову А.К.
Начальник Департамента
Л.Э. Глок
УТВЕРЖДЁН
Приказом Департамента общего
образования Томской области
от 18.01.2010 № 2
Административный регламент исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области»
1. Общие положения
1.1. Административный регламент исполнения государственной функции «рассмотрения обращений заявителей в Департаменте общего образования Томской области» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений заявителей, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений заявителей (далее – государственная функция), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений заявителей.
1.2. Настоящий административный регламент распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений, поступающих в Департамент общего образования Томской области (далее – Департамент) от заявителей.
1.3. Заявителями являются граждане, органы и организации.
1.4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;[1]
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;[2]
- Уставом (Основным Законом) Томской области;[3]
- Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления».[4]
1.5. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими Департамента общего образования Томской области.
1.6. Рассмотрение обращений заявителей включает в себя рассмотрение письменных обращений заявителей, в том числе поступивших по информационным системам общего пользования, устных обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема, обращений, поступивших по телефону и во время проведения «прямых эфиров» на радио и телевидении.
1.7. Результат исполнения государственной функции
1.7.1 Конечными результатами исполнения государственной функции являются:
- ответ на поставленные в обращении вопросы;
- уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- отказ в рассмотрении обращения по существу вопросов.
1.7.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем направления ответа, уведомления о переадресации письменного обращения или отказа по существу обращения заявителя и получения заявителем результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме.
2. Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции
2.1.1.Информация о государственной функции предоставляется:
- непосредственно в Департаменте;
- с использованием средств телефонной связи;
- посредством размещения в информационных системах общего пользования, в том числе в сети интернет.
2.1.2. Местонахождение Департамента:
- 634069, г. Томск, проспект Ленина, 111;
- контактный телефон (телефон для справок): 8(3822) 51-25-30;
- интернет-адрес: www.edu.tomsk.gov.ru
- адрес электронной почты: k48@obluo.tomsk.gov.ru.
Здание (строение), в котором расположен Департамент, находится в пешеходной доступности для заявителя от остановок общественного транспорта.
Центральный вход в здание Департамента оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:
наименование;
место нахождения;
2.1.3. Сведения о графике (режиме) работы Департамента сообщаются по телефонам, а также размещаются на информационном стенде в здании, в котором расположен Департамент.
2.1.4. На информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема заявителей, и в сети интернет размещается следующая информация:
- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;
- текст административного регламента, блок-схема (приложение к административному регламенту): полная версия – на интернет-сайте Департамента, извлечения – на информационных стендах;
- график приема заявителей начальником Департамента и заместителями начальника Департамента (далее – должностное лицо Департамента).
2.1.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения, государственные гражданские служащие Департамента подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Департамента, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок.
2.1.6. Государственные гражданские служащие Департамента, осуществляющие прием и консультирование, обязаны относиться к обратившимся заявителям корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
2.1.7. Заявитель с учетом графика (режима) работы Департамента с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения:
- о должностных лицах Департамента, которым поручено рассмотрение обращения;
- о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- о невозможности рассмотрения обращения по существу с указанием оснований для этого (в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);
- о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого (в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).
2.2. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении государственной функции
2.2.1. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются государственными гражданскими служащими Департамента, обеспечивающими исполнение государственной функции.
2.2.2. Консультации предоставляются по вопросам:
- требований к оформлению письменного обращения;
- требований к заявителю, пришедшему на прием;
- мест и графиков личного приема должностными лицами Департамента для рассмотрения устных обращений;
- порядка и сроков рассмотрения обращений;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.
2.2.3. Основными требованиями при консультировании являются:
- компетентность;
- четкость в изложении материала;
- полнота консультирования.
2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием информационных систем общего пользования (в том числе почты, телефонной связи и электронной почты).
2.3. Общий срок исполнения государственной функции
2.3.1. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.
2.3.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления, другому должностному лицу срок рассмотрения обращения заявителя может быть продлен не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся заявителю (письменно, в личной беседе, по телефону) и обоснованием необходимости продления сроков.
2.3.3. Сокращенные сроки рассмотрения обращений могут устанавливаться, если обращение не требует проверки или наоборот требует срочного вмешательства, а также в иных случаях в соответствии с действующим законодательством.
2.4. Требования к присутственным местам
2.4.1. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах).
2.4.2. Присутственные места включают места для ожидания, информирования, приема заявителей.
2.4.3. Помещения Департамента должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03»[5].
2.4.4. Присутственные места оборудуются:
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой кондиционирования воздуха.
2.4.5. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.
2.4.6. Присутственные места должны иметь туалет со свободным доступом к нему в рабочее время.
2.4.7. В период с октября по май в местах ожидания размещаются специальные напольные и (или) настенные вешалки для одежды.
2.5. Требования к местам для информирования заявителей
Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами;
- стульями и столами для оформления документов.
2.6. Требования к местам для ожидания и приема заявителей
2.6.1. Прием заявителей должностными лицами Департамента осуществляется в специально отведенном для этого помещении (приемная граждан).
2.6.2. Место для ожидания и приема заявителей должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.
2.6.3 В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях должностным лицом Департамента одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения заявителей.
2.7. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.
3. Административные процедуры
3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменного обращении
3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация и обработка обращения;
- рассмотрение обращения должностным лицом Департамента;
- рассмотрение обращения государственным гражданским служащим, ответственным за выполнение поручений по конкретному обращению (далее - исполнитель);
- направление ответа заявителю;
- контроль, оформление дела по обращению, хранение;
- анализ обращений заявителей.
3.1.2. Прием, регистрация и обработка обращения
3.1.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения заявителя в Департамент.
3.1.2.2. Обращение может поступить в Департамент одним из следующих способов:
- доставлено лично заявителем;
- доставлено нарочным;
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- специальной связью;
- по электронной почте.
3.1.2.3. Прием обращений проводится специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства. Для приема обращений заявителей в форме электронных обращений (интернет-обращений) применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение.
3.1.2.4 Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:
1) содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию Департамента;
2) содержащие вопросы, которые относятся к компетенции Департамента;
3) содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;
4) повторные обращения;
5) многократные обращения (три и более раз);
6) обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;
7) анонимные обращения.
3.1.2.5. Первичная обработка и регистрация обращений заявителей (проверка правильности адресования корреспонденции, наличие приложений к обращению, в том числе документов, фотографий, денежных знаков), чтение, определение содержания вопросов обращения, проверка истории обращений заявителя, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, направление обращения должностному лицу Департамента осуществляется специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, в течение трех рабочих дней с даты поступления в Департамент.
3.1.2.6. Регистрация обращений осуществляется с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений заявителей. При регистрации в «журнал документов» электронной базы данных вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата поступления обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- данные об обратившемся заявителе: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);
- данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- тема (темы) обращения.
3.1.2.7. Датой поступления считается дата, указанная на штампе Департамента.
3.1.2.8. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.
3.1.2.9. Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством 30-дневный (календарный) срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) – по одному и тому же вопросу, по которому заявителю даны ответы по существу соответствующими компетентными органами.
3.1.2.10.На стадии предварительной обработки поступивших обращений специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»:
- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения;
- обращения, текст которых не поддается прочтению, или смысл которых не ясен;
- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;
- обращения, в которых обжалуются судебные решения.
3.1.2.11. По первым трем названным группам обращений специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов и передает его для подписания начальнику Департамента. Подписанное уведомление (разъяснение) направляется заявителю. Максимальный срок подготовки и отправки уведомления – 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
3.1.2.12. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, готовит:
- сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении;
- уведомление заявителю, направившему обращение, о переадресации обращения.
3.1.2.13. В случае, когда специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, затрудняется в определении органа власти, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов, он вправе обратиться за консультацией к государственным гражданским служащим Департамента.
3.1.2.14. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, направляются главному специалисту-юрисконсульту Департамента для подготовки письменных разъяснений по вопросам обжалования судебных решений, о чем делается отметка в «журнале документов» базы данных.
3.1.2.15. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, принимаются к рассмотрению.
3.1.2.16. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, передает поступившие обращения вместе с поручениями (резолюциями, сопроводительными письмами на переадресацию обращений и необходимыми приложениями) на рассмотрение и подписание начальнику Департамента.
3.1.3. Рассмотрение обращения должностным лицом Департамента
3.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями к начальнику Департамента.
3.1.3.2. Начальник Департамента рассматривает вопрос об отнесении к компетенции Департамента рассмотрения вопросов, содержащихся в обращении, и наличии оснований для переадресации обращения; принимает решение о возвращении заявителю вложенных в конверт подлинников документов, денежных знаков, подарков. По результатам предварительного рассмотрения обращения готовит поручения руководителям отделов Департамента по рассмотрению обращения.
3.1.3.3. По каждому обращению начальник Департамента готовит резолюции, в том числе предложения о постановке обращения на контроль, поручение о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей и органов государственной власти.
3.1.3.3. Повторные обращения заявителей, как правило, ставятся на рабочий контроль независимо от того, к компетенции какого органа относится рассмотрение поставленного вопроса.
3.1.3.4. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, начальник Департамента готовит поручение специалисту, осуществляющему ведение делопроизводства, направить данное обращение в территориальные органы федеральных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией.
3.1.3.5. По многократным обращениям начальник Департамента на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:
- в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;
- в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Предложение о прекращении переписки с заявителем может быть также подготовлено и государственным гражданским служащим Департамента, ответственным за выполнение поручения, непосредственно при рассмотрении обращения. Окончательное решение о прекращении переписки принимает начальник Департамента, о чем заявителю направляется уведомление.
3.1.3.6. Анонимные обращения передаются руководителям отделов Департамента согласно их сфере деятельности для ознакомления.
3.1.3.7. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц начальник Департамента, при подписании поручения о рассмотрении обращения, в своей резолюции указывает наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.
3.1.3.8. Начальник Департамента по результатам ознакомления с текстом обращения и прилагаемыми документами:
- определяет исполнителей, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;
- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место.
3.1.3.9. По результатам рассмотрения обращения начальником Департамента специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, передает обращения и прилагаемые к ним документы с поручением исполнителям.
Максимальный срок для подготовки поручения и передачи обращения с поручением исполнителю - три рабочих дня.
3.1.4. Рассмотрение обращения исполнителем
3.1.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения с резолюцией соответствующего должностного лица Департамента и прилагаемыми документами исполнителю.
3.1.4.2. Государственные гражданские служащие, отвечающие за работу с обращениями заявителей, при получении обращения и поручения к нему уточняют:
- относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов или должностных лиц.
В случае разногласия по содержанию поручения окончательное решение по данному вопросу принимается начальником Департамента.
3.1.4.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:
- по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;
- по совершенствованию деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления;
- по развитию общественных отношений;
- по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.
При проведении оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;
- наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Департамента;
- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;
- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.
По результатам рассмотрения предложения заявителю готовится ответ. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.
3.1.4.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:
- выделяет действие, на необходимость совершения которого зявитель указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;
- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.
Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.
Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям действующего законодательства.
Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные заявителем, запрашивает дополнительные материалы.
В случае признания заявления обоснованным в ответе заявителю приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.
Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
3.1.4.5. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:
- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов заявителя (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);
- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;
- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;
- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов заявителей в пределах своей компетенции.
В случае признания жалобы, подлежащей удовлетворению, в ответе заявителю указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.
В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.
3.1.4.6. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:
- запросить дополнительную информацию в исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления;
- пригласить на личную беседу заявителя, запросить у него дополнительную информацию;
- инициировать проведение проверки.
Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.
3.1.4.7. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, других организациях исполнителем подготавливается запрос.
Запрос должен содержать:
- данные об обращении, по которому запрашивается информация;
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;
- срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу - не более 15 календарных дней.
Запрос подписывается начальником Департамента. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или организацию.
3.1.4.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
3.1.4.9. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, исполнитель готовит письмо заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде. Письмо заявителю подписывается начальником Департамента и направляется заявителю.
3.1.4.10. В случае необходимости получения дополнительной информации у заявителя, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить заявителя на личную беседу.
Приглашение заявителя на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.
В случае отказа заявителя (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой заявителя на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение заявителя для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
3.1.4.11. При установлении исполнителем невозможности явки заявителя на личную беседу по уважительным причинам (состояние здоровья, семейные обстоятельства, отсутствие средств у заявителя на оплату проезда, отсутствие транспортной доступности) исполнителем принимается решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов. Заявитель уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.
В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.
3.1.4.12. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.
В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через соответствующих должностных лиц Департамента.
3.1.4.13.В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения соответствующего должностного лица Департамента выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.
3.1.4.14. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то исполнитель готовит сообщение заявителю о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Сообщение подписывается начальником Департамента и направляется заявителю.
3.1.4.15. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.
3.1.4.16. Письма заявителей, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений заявителей.
Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений заявителей.
3.1.4.17. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:
- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;
- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный при его регистрации в Департаменте, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.
Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось соответствующим должностным лицом Администрации Томской области на контроль, исполнитель должен направить в его адрес информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные сроки либо направить копию ответа, данного заявителю.
Начальник Департамента:
- рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения, подписывает ответ заявителю (в орган, обратившийся в интересах заявителя);
- дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;
определяет вид и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности лиц - в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;
- при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена, ответ дан не на все вопросы) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.
3.1.4.18. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение является:
- оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;
- противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;
- необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;
- ответ дан не на все вопросы обращения.
3.1.4.19. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:
- устранить выявленные нарушения;
- провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.
3.1.4.20. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает начальник Департамента.
Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ заявителю (лицу, органу, обратившемуся в интересах заявителя).
В этом случае начальник Департамента снимает обращение с контроля, списывая с визой «В дело» ответы, полученные от исполнителей, и подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.
3.1.5. Направление ответа заявителю
3.1.5.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление подготовленного исполнителем и подписанного начальником Департамента ответа заявителю.
3.1.5.1.2. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, направляет заявителю в порядке делопроизводства подписанный начальником Департамента ответ. По желанию заявителя ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте и, электронной почтой.
3.1.6. Контроль, оформление дела по обращению, хранение
3.1.6.1. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям заявителей, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Томской области и от депутатов всех уровней.
3.1.6.2. Контроль за сроками рассмотрения обращений заявителей осуществляется посредством автоматизированной системы. Государственный гражданский служащий Департамента, осуществляющий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, ежедневно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, за пять календарных дней до окончания установленного срока рассмотрения обращений заявителей осуществляет напоминание исполнителям.
3.1.6.3 Государственный гражданский служащий Департамента, осуществляющий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, формирует дело по обращению заявителя, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.
Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата ответа заявителю, дата отправки ответа на запрос корреспондента или дата списания с визой «В дело» ответа, полученного от исполнителя.
Обращения заявителей, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.
3.1.6.4 Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается государственным гражданским служащим Департамента, осуществляющим контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, в течение пяти лет, после чего передаются на государственное хранение.
3.1.7. Анализ обращений заявителей
Аналитическая работа по обращениям заявителей ведется государственным гражданским служащим Департамента, осуществляющим контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Департамента.
Информация о результатах рассмотрения обращений заявителей предоставляется Департаментом в отдел по работе с личными обращениями граждан Комитета по общим вопросам Администрации Томской области для проведения анализа (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) ежеквартально и по итогам года.
3.2. Последовательность административных действий (процедур) при личном приеме заявителей
3.2.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация устного обращения;
- рассмотрение устного обращения должностным лицом Департамента;
- рассмотрение обращения исполнителем;
- направление ответа заявителю;
- контроль, оформление дела по устному обращению, хранение;
- анализ устных обращений граждан.
3.2.2. Прием, регистрация устного обращения
3.2.2.1. Основанием для начала исполнения функции является устное обращение заявителя к начальнику Департамента либо к специалисту Департамента, осуществляющему ведение делопроизводства.
Устные обращения заявителей могут также поступать при проведении «прямых эфиров» на радио и телевидении, разговоров по телефону.
3.2.2.2. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства:
- проверяет у заявителя документ, удостоверяющий личность;
- готовит контрольно-регистрационную карточку, распечатывает ее, заносит сведения в базу данных;
- при необходимости распечатывает историю обращений заявителя, которая передается должностному лицу Департамента, осуществляющему личный прием.
3.2.2.3. Устные обращения, поступившие в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, государственный гражданский служащий, ответственный за организацию и проведение «прямого эфира», направляет для регистрации и контроля специалисту Департамента, осуществляющему ведение делопроизводства.
Максимальный срок передачи обращений на регистрацию - три рабочих дня с даты проведения «прямого эфира».
3.2.3. Рассмотрение устного обращения должностным лицом Департамента
3.2.3.1. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, обеспечивающим организацию приема, с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения заявителя.
3.2.3.2. На личном приеме заявителей, который ведет начальник Департамента, присутствует специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства.
Начальник Департамента выслушивает устное обращение заявителя, при необходимости дает соответствующие поручения, которые фиксируются в контрольно-регистрационной карточке обращения.
3.2.3.3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке. В остальных случаях начальником Департамента дается соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
Во время личного приема начальником Департамента не допускается рассмотрение служебных вопросов.
При поступлении устного обращения в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, по которому требуются лишь разъяснения поставленных вопросов, ответ дается непосредственно в «прямом эфире», по телефону.
3.2.3.4. В случае, когда в обращении, поступившем на личном приеме («прямой эфир», разговор по телефону), содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.2.3.5. Во время личного приема заявитель имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.
3.2.3.6. В ходе личного приема заявителю на основании пункта 6 статьи 13 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.2.3.4.7. Начальник Департамента во время командировок (поездок) проводит личные приемы заявителей непосредственно по месту жительства.
Все административные процедуры при проведении выездных личных приемов соответствуют данному разделу административного регламента.
3.2.4. Рассмотрение устного обращения исполнителем
3.2.4.1. Рассмотрение устного обращения и подготовка письменного ответа осуществляются в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 3.1.4.1. – 3.1.4.9., 3.1.4.12. – 3.1.4.15. и 3.1.4.17. – 3.1.4.20. настоящего административного регламента.
3.2.4.2 Рассмотрение обращений, поступивших по «прямому эфиру», в ходе телефонного разговора, осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пункте 3.2.4.1. настоящего административного регламента.
3.2.5. Направление ответа заявителю
Направление письменного ответа заявителю осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 3.1.5.1. – 3.1.5.2. настоящего административного регламента
3.2.6.Контроль, оформление дела по устному обращению, хранение
3.2.6.1. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема заявителей, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, возлагается на специалиста Департамента, осуществляющего ведение делопроизводства.
3.2.6.2. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, формирует дело по обращению заявителя, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.
Обращения заявителей, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами.
Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных устных обращений также вкладываются в папки с материалами рассмотрения устных обращений.
3.2.4.3. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, в течение пяти лет, после чего передаются на государственное хранение.
3.2.7. Анализ устных обращений заявителей
Аналитическая работа по вопросам, поднимаемых в устных обращениях заявителей (личный прием, «прямой эфир», разговор по телефону) проводится специалистом Департамента, осуществляющим ведение делопроизводства, во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Департамента.
4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включают в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, принятие решений.
Контроль осуществляется начальником Департамента.
4.2. Начальник Департамента несет персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения (в том числе поступившего на личном приеме заявителей), компетентность подписываемого ответа.
4.3. Специалист Департамента, осуществляющий ведение делопроизводства, несет персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений.
4.4. Государственный гражданский служащий Департамента, осуществляющий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений заявителей, несет персональную ответственность за обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения, а также за организацию и контроль исполнения поручений начальника Департамента, данных по рассмотрению обращений заявителей.
4.5. Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.
4.6. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
4.7. Персональная ответственность должностных лиц, государственных гражданских служащих Департамента закрепляется в соответствующих положениях должностных регламентов.
5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица Департамента, а также принимаемых им решений в ходе исполнения государственной функции
5.1. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие), решения, нарушающие его права и свободы, к вышестоящему в порядке подчиненности исполнительному органу государственной власти Томской области, должностному лицу Администрации Томской области, государственному гражданскому служащему.
Кроме того, заявитель вправе обжаловать действия и решения, нарушающие его права и свободы, в суде в установленном порядке.
Приложение
к административному регламенту
Блок-схема исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте общего образования Томской области»
Заявитель
Направление обращения
Почтой
Лично
Электронной почтой
Факсом
В ходе личного приема
Прием, регистрация и обработка
Прием, регистрация
Рассмотрение обращения должностным лицом
Рассмотрение обращения исполнителем
Направление ответа заявителю
Контроль, оформление дела по обращению, хранение
Анализ обращений заявителей
[1] Российская газета, № 237 от 25.12.1993
[2] Собрание законодательства Российской Федерации 2006, № 19, ст. 2060
[3] Томский вестник, № 154 от 30.08.1995
[4] Собрание законодательства Томской области, 31.01.2007, № 1 (18)
[5] Зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 10.06.2003, регистрационный № 4673 Российская газета, № 120 от 21.06.2003
Дополнительные сведения
| Рубрики правового классификатора: | 020.000.000 Основы государственного управления, 020.010.000 Органы исполнительной власти, 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, 020.050.000 Обращения, заявления и жалобы граждан |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
