Основная информация
| Дата опубликования: | 18 апреля 2011г. |
| Номер документа: | RU52000201100597 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Нижегородская область |
| Принявший орган: | Инспекция административно-технического надзора Нижегородской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
Включен в Реестр нормативных
Инспекция административно-технического надзора Нижегородской области
ПРИКАЗ
от 18.04.2011 № 45
Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области"
УТРАТИЛ СИЛУ:
Приказ инспекции административно-технического надзора НО от 12.08.2011г. № 75
В соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 22 ноября 2007 года № 430 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Нижегородской области", в целях повышения эффективности и результативности деятельности инспекции административно-технического надзора Нижегородской области
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент инспекции административно-технического надзора Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" (далее - Административный регламент).
2. Отделу правовой и государственной гражданской службы инспекции административно-технического надзора Нижегородской области (далее - Инспекция):
- осуществлять исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом;
- внести необходимые дополнения в соответствии с требованиями законодательства в должностные регламенты (должностные инструкции) лиц, ответственных за осуществление административных процедур в соответствии с Административным регламентом и контролирующих исполнение государственной функции.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель инспекции
И.Б. Броницкий
УТВЕРЖДЕН
приказом инспекции
административно-технического
надзора Нижегородской области
от 18 апреля 2011 года № 45
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИНСПЕКЦИИ АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ ИНСПЕКЦИИ АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ"
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Наименование государственной функции.
Административный регламент инспекции административно-технического надзора Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества ведения личных дел и определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по исполнению государственной функции.
1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции.
Исполнение государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" (далее - государственная функция) осуществляется в соответствии с:
- Трудовым кодексом Российской Федерации ("Российская газета" от 31 декабря 2001 года № 256; "Парламентская газета" от 5 января 2002 года № 2-5; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 7 января 2002 года № 1 (ч. 1, ст. 3));
- Федеральным законом от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" ("Парламентская газета" от 31 мая 2003 года № 98; "Российская газета" от 31 мая 2003 года № 104; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 2 июня 2003 года № 22, ст. 2063);
- Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" ("Российская газета" от 31 июля 2004 года № 162; "Парламентская газета" от 31 июля 2004 года № 140-141; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 2 августа 2004 года № 31, ст. 3215);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года № 165; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 31 июля 2006 года № 31 (1 ч.), ст. 3451; "Парламентская газета" от 3 августа 2006 года № 126-127);
- Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 6 июня 2005 года № 23, ст. 2242; "Российская газета" от 7 июня 2005 года № 120);
- Законом Нижегородской области от 10 мая 2006 года № 40-З "О государственной гражданской службе Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 13 мая 2006 года № 83(3495); "Правовая среда" от 13 мая 2006 года № 35-37(708-710));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 8 июля 2009 года № 474 "Об утверждении Положения об инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 29 октября 2009 года № 196(4328); "Правовая среда" от 29 октября 2009 года № 109(1095)).
1.3. Наименование органа исполнительной власти, непосредственно исполняющего государственную функцию.
Исполнение государственной функции осуществляет инспекция административно-технического надзора Нижегородской области (далее - Инспекция).
Должностным лицом, ответственным за исполнение государственной функции, является руководитель Инспекции.
Нормативно-методическое и организационное обеспечение ведения личных дел государственных гражданских служащих Инспекции возлагается на структурное подразделение по вопросам государственной службы и кадров Инспекции - группу государственной гражданской службы отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции (далее - кадровая группа).
Местонахождение Инспекции:
603001, г. Нижний Новгород, ул. Рождественская, д. 19.
Телефоны: 430-53-17, 431-32-52, 431-37-24 (факс).
Официальный сайт Инспекции: www.iatn.nnov.ru.
Адрес электронной почты Инспекции: official@iatn.kreml.nnov.ru.
График работы Инспекции: понедельник - четверг: с 9.00 до 18.00, пятница: с 9.00 до 17.00, перерыв для отдыха и питания: с 12.30 до 13.18, суббота - воскресенье: выходные дни.
Исполнение государственной функции распространяется на государственных гражданских служащих Инспекции (далее - гражданские служащие), для которых руководитель Инспекции является представителем нанимателя.
II. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
2.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции.
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:
- оформление личных дел на гражданских служащих (далее - личные дела) при поступлении их на государственную гражданскую службу Нижегородской области (далее - гражданская служба) в соответствии с требованиями законодательства о гражданской службе (далее - оформление личных дел);
- формирование личных дел гражданских служащих на основе персональных данных и иных сведений, определенных Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609, (далее - Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- ведение личных дел в соответствии с требованиями действующего законодательства (далее - ведение личных дел);
- приобщение к личным делам, предусмотренных Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы в соответствии с требованиями действующего законодательства (далее - приобщение документов к личным делам);
- ознакомление гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по их просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством (далее - ознакомление);
- передачу надлежаще оформленного личного дела гражданского служащего по новому месту замещения должности гражданской службы при переводе на должность гражданской службы или поступлении на гражданскую службу в другой государственный орган (далее - передача личного дела в другой государственный орган);
- учет, хранение личных дел уволенных гражданских служащих в течение срока, установленного действующим законодательством, в отделе правовой и государственной гражданской службы Инспекции (далее - отдел) и передачу их в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области, в соответствии с требованиями действующего законодательства (далее - передача в архив личных дел);
- учет личных дел и обеспечение их сохранности;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, и защиты указанных сведений от несанкционированного доступа, уничтожения и копирования, а также от иных неправомерных действий в соответствии с действующим законодательством.
2.2. Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия.
Основанием для оформления и ведения личного дела гражданского служащего является приказ Инспекции о приеме гражданина на гражданскую службу Нижегородской области и назначении его на должность гражданской службы Нижегородской области в Инспекцию (далее - приказ).
Основания для формирования личного дела и приобщения к нему предусмотренных персональных данных и иных сведений, определяются Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
Основаниями для приобщения документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, к личным делам являются издание приказов Инспекции, распоряжений Губернатора Нижегородской области и Правительства Нижегородской области, иных нормативных правовых актов, составление иных документов, связанных с прохождением гражданской службы, а также представление гражданскими служащими документов или копий документов, содержащих их персональные данные.
Последующее приобщение к личному делу гражданского служащего иных документов осуществляется в связи с изменением его анкетных персональных данных, переводом на другую должность, поощрением, применением к нему дисциплинарных взысканий, увольнением с гражданской службы, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.
Основанием для ознакомления гражданского служащего с документами своего личного дела является его письменное или устное обращение, а также иные основания, предусмотренные действующим законодательством.
Основаниями для передачи личного дела гражданского служащего являются его перевод на должность гражданской службы или поступление вновь на гражданскую службу в другой государственный орган и поступление официального запроса от этого органа о передаче личного дела, которое хранится в отделе.
Основанием для передачи личного дела в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области (далее - архив), является истечение установленного срока их хранения.
2.3. Должностное лицо, ответственное за выполнение действия.
Административные действия, направленные на реализацию государственной функции, исполняются специально уполномоченными сотрудниками кадровой группы (далее - сотрудники).
Ответственность за оформление, формирование и ведение личных дел, приобщение к ним установленных документов, ознакомление, передачу личных дел в другой государственный орган, передачу в архив личных дел, сохранность личных дел и защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты несут сотрудники, непосредственно исполняющие административные действия, а также должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции.
2.4. Содержание административного действия, продолжительность и максимальный срок его выполнения.
Максимальный срок оформления личного дела - 10 рабочих дней с даты поступления гражданина на гражданскую службу Нижегородской области и назначения его на должность гражданской службы Нижегородской области в Инспекции.
Максимальный срок приобщения документов, копий документов и выписок из документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, её прохождением и увольнением (далее - документы), к личному делу, брошюровка материалов, приобщенных к личному делу, нумерация его страниц, заполнение описи к личному делу - 10 рабочих дней с даты поступления указанных документов в группу.
Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела производится под роспись не реже одного раза в год в соответствии с графиком ознакомления, а по просьбе гражданского служащего - в течение десяти служебных дней после письменного или устного обращения об этом.
При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в этот государственный орган в течение 14 рабочих дней со дня поступления запроса о передаче личного дела.
При поступлении гражданина, личное дело которого хранится в делопроизводстве отдела, на гражданскую службу вновь в другой государственный орган личное дело передается в этот государственный орган в течение 14 рабочих дней со дня поступления запроса о передаче личного дела.
При расторжении служебного контракта, освобождении от замещаемой должности гражданской службы и увольнении гражданского служащего его личное дело хранится в течение 75 лет со дня увольнения.
Учёт и сохранность личных дел, конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, а также защита указанных сведений от несанкционированного доступа и копирования, а также от иных неправомерных действий обеспечиваются сотрудниками, непосредственно исполняющими государственную функцию, и должностным лицом, ответственным за ее исполнение, постоянно, в том числе после увольнения с замещаемых ими должностей.
Передача личных дел уволенных гражданских служащих в архив производится по предварительному согласованию не позднее месячного срока со дня истечения установленного срока их хранения в отделе.
2.5. Права и обязанности в процессе исполнения государственной функции.
2.5.1. Руководитель Инспекции
а) имеет право:
- определять круг лиц из числа сотрудников отдела, уполномоченных на выполнение и осуществление административных действий;
- возлагать на сотрудников отдела обязанности по выполнению и осуществлению административных действий;
- назначать должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, и лицо, ответственное за прием и рассмотрение жалоб, поступивших в процессе исполнения государственной функции;
б) обязан:
- обеспечивать защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты;
- принимать необходимые организационные и технические меры для обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных, содержащихся в личных делах, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;
- организовывать проведение проверок надлежащего оформления, ведения, хранения и передачу личных дел гражданских служащих в соответствии с требованиями действующего законодательства.
2.5.2. Начальник отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции:
а) имеет право:
- проводить проверки надлежащего оформления, ведения, хранения и передачи личных дел;
б) обязан:
- осуществлять контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, принимать и передавать на рассмотрение руководителя Инспекции обращения о нарушениях в ходе выполнения Административного регламента, поступившие в процессе исполнения государственной функции;
- контролировать своевременность передачи личных дел в архив;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- принимать необходимые организационные и технические меры для обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных, содержащихся в личных делах, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;
- информировать руководителя Инспекции о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.5.3. Руководитель группы государственной гражданской службы отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции:
а) имеет право:
- запрашивать необходимые документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные, от гражданских служащих в объеме, необходимом для осуществления государственной функции;
б) обязан:
- выполнять предусмотренные настоящим Административным регламентом действия и соблюдать сроки их выполнения;
- своевременно в пределах установленного максимального срока оформлять личные дела;
- приобщать к личным делам установленные документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы;
- приобщать к личным делам документы в объеме, предусмотренном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- вести личные дела в соответствии с требованиями действующего законодательства;
- обеспечивать ознакомление гражданских служащих с их личными делами не реже одного раза в год, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством;
- обеспечивать сохранность личных дел;
- контролировать сроки передачи личного дела гражданского служащего в другой государственный орган, при назначении его на должность в этом государственном органе;
- обеспечивать учет и хранение личных дел в течение срока, установленного действующим законодательством, в делопроизводстве отдела;
- контролировать своевременность передачи личных дел в архив;
- принимать необходимые организационные и технические меры для обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных, содержащихся в личных делах, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;
- обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- информировать начальника отдела о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.5.4. Сотрудники кадровой группы:
а) имеют право:
- запрашивать необходимые документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные, от гражданских служащих в объеме, необходимом для осуществления государственной функции;
б) обязаны:
- выполнять предусмотренные настоящим Административным регламентом действия и соблюдать сроки их выполнения;
- своевременно в пределах установленного максимального срока оформлять личные дела;
- приобщать к личным делам установленные документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы;
- приобщать к личным делам документы в объеме, предусмотренном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- вести личные дела гражданских служащих в соответствии с требованиями действующего законодательства;
- знакомить гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством;
- обеспечивать учет и хранение личных дел в течение срока, установленного действующим законодательством, в делопроизводстве отдела;
- обеспечивать сохранность личных дел;
- соблюдать сроки, установленные для передачи личного дела в другой государственный орган, при назначении его на должность в этом государственном органе;
- обеспечивать своевременность передачи личных дел в архив;
- обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- информировать руководителя группы гражданской службы о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.6. Способ фиксации результата выполнения действия, в том числе в электронной форме.
Личное дело гражданского служащего ведется в группе государственной гражданской службы отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции.
Личное дело формируется после издания приказа о назначении на должность гражданской службы.
Личное дело формируется из документов, поступивших на бумажных носителях, в отдельной папке (папке-скоросшивателе) с указанием порядкового номера.
В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Инспекции.
К личным делам приобщаются документы установленные Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области.
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются в хронологическом порядке, к личному делу прилагается опись.
Приобщение к личному делу иных документов фиксируется соответствующей записью в описи к личному делу с указанием даты внесения записи.
Нумерация документов, включенных в личное дело, осуществляется простым карандашом, листы документов нумеруются сверху вниз путем проставления цифр в правом верхнем углу листа.
Оформленное личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.
Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела производится под роспись в листе ознакомления с личным делом, приобщенном к нему и расположенном в конце личного дела.
Передача личного дела при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган осуществляется путем составления акта приема-передачи личного дела и направления заказного письма в этот орган с уведомлением о вручении или иным способом.
Письмо о передаче личного дела в другой государственный орган оформляется и направляется адресату в соответствии с требованиями, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, к оформлению служебных писем.
Передача личного дела гражданского служащего в государственный орган по месту замещения новой должности фиксируется актом приёма-передачи личного дела с отметкой на нем должностного лица, получившего личное дело.
В журнале учета личных дел делается соответствующая отметка о передаче личного дела в другой государственный орган на основании оформленного акта приема-передачи.
Учет и сохранность личных дел подтверждается их наличием в закрываемых на ключ и опечатываемых металлических сейфах (шкафах) в соответствии с данными журнала учета личных дел в помещении кадровой группы, а также проставлением на обложке каждого личного дела порядкового номера, фамилии, имени и отчества гражданского служащего. Хранение личных дел гражданских служащих проходящих гражданскую службу и личных дел уволенных осуществляется раздельно.
Запрос о согласовании передачи личных дел в архив оформляется и направляется адресату в соответствии с требованиями, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, к оформлению служебных писем.
Передача личных дел уволенных гражданских служащих в архив оформляется актом приёма-передачи личных дел на архивное хранение с отметкой должностного лица архивной службы, получившего личные дела уволенных сотрудников.
В журнале учета личных дел делается соответствующая отметка о передаче личного дела в архив.
Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, и защита указанных сведений от несанкционированного доступа и копирования обеспечиваются их неразглашением сотрудниками, непосредственно исполняющим государственную функцию, и должностным лицом, ответственным за ее исполнение, а также хранением личных дел в закрываемых на ключ и опечатываемых металлических сейфах (шкафах).
2.7. Результат действия и порядок передачи результата.
Результатом исполнения государственной функции является:
- правильное и своевременное оформление и ведение личных дел;
- приобщение к личным делам документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы;
- ознакомление гражданских служащих с их личными делами;
- учет и хранение личных дел;
- защита персональных данных гражданских служащих содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты;
- передача надлежаще оформленного личного дела гражданского служащего в другой государственный орган по месту замещения должности гражданской службы в строгом соответствии соблюдения сроков и процедур;
- использование сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, для формирования реестра государственных гражданских служащих Инспекции;
- возможность организации проверки достоверности представленных гражданскими служащими персональных данных, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных законодательством;
- передача надлежаще оформленных личных дел уволенных гражданских служащих в архив;
- совершенствование кадровой работы в части ведения личных дел гражданских служащих.
III. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
3.1. Контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, полнотой и своевременностью оформления личных дел, приобщения документов к личным делам, правильностью ведения личных дел, внесения сведений в личные дела, соблюдения срока ознакомления и передачи личных дел по запросам других государственных органов и в архив, а также организацией учёта и хранения личных дел осуществляется начальником отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции.
3.2. Контроль осуществляется в визуальной форме путем осмотра помещений и запираемых металлических (несгораемых) шкафов, в которых хранятся личные дела, пересчета общего количества личных дел, проверки приобщенных документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, к личным делам, а также сопоставления документов, приобщенных к личному делу, с записями, внесенными в опись к личному делу в соответствии с действующим законодательством.
3.3. Сотрудники, уполномоченные на выполнение административных действий, на оформление, ведение и хранение личных дел гражданских служащих, привлекаются к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел в соответствии с действующим законодательством.
3.4. Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за исполнение государственной функции, закреплена в их должностных регламентах (должностных инструкциях) в соответствии с требованиями законодательства.
IV. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) И РЕШЕНИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ (ПРИНЯТЫХ) В ХОДЕ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
4.1. Гражданские служащие (далее - заявители) вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, путем обращения на имя руководителя Инспекции, в вышестоящий орган государственной власти, вышестоящему должностному лицу или в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2. Заявители имеют право направить в Инспекцию письменное обращение, предложение, заявление или жалобу (далее - письменное обращение). Предметом обжалования могут быть в том числе:
- нарушение своих прав и законных интересов;
- противоправные решения, действия или бездействие должностных лиц;
- нарушения положений настоящего Административного регламента;
- некорректное поведение или нарушение служебной этики.
4.3. Ответственным лицом за рассмотрение обращений (жалоб) о нарушении положений Административного регламента является начальник отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции.
Телефоны: 430-53-17, 431-32-52, 431-37-24 (факс).
График работы лица, ответственного за рассмотрение обращений:
понедельник - четверг: с 9.00 до 18.00; пятница: с 9.00 до 17.00;
перерыв для отдыха и питания: с 12.30 до 13.18,
суббота и воскресенье: выходные дни.
4.4. Рассмотрение обращения руководителем Инспекции, вышестоящим органом (вышестоящим должностным лицом) производится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
4.5. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное, или в форме электронного документа обращение (жалобу).
4.6. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает наименование государственного органа, в который направляет обращение (жалобу), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы), излагает суть (обращения) жалобы, ставит подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению (жалобе) документы и материалы либо их копии.
4.7. Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также настоящим Административным регламентом. В обращении заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
4.8. Обращение (жалоба), содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении (жалобе) вопросов, с уведомлением лица, направившего обращение (жалобу), о переадресации обращения (жалобы).
4.9. Письменное обращение (жалоба) подлежит обязательной регистрации посредством единой системы электронного документооборота и делопроизводства Нижегородской области в течение трех дней с момента поступления.
4.10. Обращение (жалоба) рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы). В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель Инспекции либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив заявителя, направившего обращение (жалобу), о продлении срока его рассмотрения.
4.11. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимается решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении обращения (жалобы).
Мотивированный письменный ответ по поставленным в обращении (жалобе) вопросам, содержащий результаты рассмотрения обращения (жалобы), направляется заявителю.
Ответ на обращение подписывается руководителем Инспекции.
Ответ на обращение, поступившее в государственный орган или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.12. Отдельные обращения (жалобы) заявителей рассматриваются в следующем порядке.
В случае, если в письменном обращении (жалобе) не указаны фамилия заявителя (наименование юридического лица), направившего обращение (жалобу), и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается.
Обращение (жалоба), в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение (жалобу), с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
В случае, когда в письменном обращении (жалобе) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
В случае, если текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, ответ на обращение (жалобу) не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения (жалобы) сообщается заявителю, направившему обращение (жалобу), если его фамилия (наименование юридического лица) и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае, если в письменном обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Инспекции либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в Инспекцию. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу).
В случае, если ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение (жалобу) в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу.
4.13. В ходе личного приема гражданину отказывают в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Включен в Реестр нормативных
Инспекция административно-технического надзора Нижегородской области
ПРИКАЗ
от 18.04.2011 № 45
Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области"
УТРАТИЛ СИЛУ:
Приказ инспекции административно-технического надзора НО от 12.08.2011г. № 75
В соответствии с постановлением Правительства Нижегородской области от 22 ноября 2007 года № 430 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Нижегородской области", в целях повышения эффективности и результативности деятельности инспекции административно-технического надзора Нижегородской области
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент инспекции административно-технического надзора Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" (далее - Административный регламент).
2. Отделу правовой и государственной гражданской службы инспекции административно-технического надзора Нижегородской области (далее - Инспекция):
- осуществлять исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом;
- внести необходимые дополнения в соответствии с требованиями законодательства в должностные регламенты (должностные инструкции) лиц, ответственных за осуществление административных процедур в соответствии с Административным регламентом и контролирующих исполнение государственной функции.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель инспекции
И.Б. Броницкий
УТВЕРЖДЕН
приказом инспекции
административно-технического
надзора Нижегородской области
от 18 апреля 2011 года № 45
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИНСПЕКЦИИ АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ ИНСПЕКЦИИ АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКОГО НАДЗОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ"
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Наименование государственной функции.
Административный регламент инспекции административно-технического надзора Нижегородской области по исполнению государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества ведения личных дел и определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по исполнению государственной функции.
1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции.
Исполнение государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" (далее - государственная функция) осуществляется в соответствии с:
- Трудовым кодексом Российской Федерации ("Российская газета" от 31 декабря 2001 года № 256; "Парламентская газета" от 5 января 2002 года № 2-5; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 7 января 2002 года № 1 (ч. 1, ст. 3));
- Федеральным законом от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" ("Парламентская газета" от 31 мая 2003 года № 98; "Российская газета" от 31 мая 2003 года № 104; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 2 июня 2003 года № 22, ст. 2063);
- Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" ("Российская газета" от 31 июля 2004 года № 162; "Парламентская газета" от 31 июля 2004 года № 140-141; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 2 августа 2004 года № 31, ст. 3215);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года № 165; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 31 июля 2006 года № 31 (1 ч.), ст. 3451; "Парламентская газета" от 3 августа 2006 года № 126-127);
- Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 6 июня 2005 года № 23, ст. 2242; "Российская газета" от 7 июня 2005 года № 120);
- Законом Нижегородской области от 10 мая 2006 года № 40-З "О государственной гражданской службе Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 13 мая 2006 года № 83(3495); "Правовая среда" от 13 мая 2006 года № 35-37(708-710));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 8 июля 2009 года № 474 "Об утверждении Положения об инспекции административно-технического надзора Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 29 октября 2009 года № 196(4328); "Правовая среда" от 29 октября 2009 года № 109(1095)).
1.3. Наименование органа исполнительной власти, непосредственно исполняющего государственную функцию.
Исполнение государственной функции осуществляет инспекция административно-технического надзора Нижегородской области (далее - Инспекция).
Должностным лицом, ответственным за исполнение государственной функции, является руководитель Инспекции.
Нормативно-методическое и организационное обеспечение ведения личных дел государственных гражданских служащих Инспекции возлагается на структурное подразделение по вопросам государственной службы и кадров Инспекции - группу государственной гражданской службы отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции (далее - кадровая группа).
Местонахождение Инспекции:
603001, г. Нижний Новгород, ул. Рождественская, д. 19.
Телефоны: 430-53-17, 431-32-52, 431-37-24 (факс).
Официальный сайт Инспекции: www.iatn.nnov.ru.
Адрес электронной почты Инспекции: official@iatn.kreml.nnov.ru.
График работы Инспекции: понедельник - четверг: с 9.00 до 18.00, пятница: с 9.00 до 17.00, перерыв для отдыха и питания: с 12.30 до 13.18, суббота - воскресенье: выходные дни.
Исполнение государственной функции распространяется на государственных гражданских служащих Инспекции (далее - гражданские служащие), для которых руководитель Инспекции является представителем нанимателя.
II. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
2.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции.
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:
- оформление личных дел на гражданских служащих (далее - личные дела) при поступлении их на государственную гражданскую службу Нижегородской области (далее - гражданская служба) в соответствии с требованиями законодательства о гражданской службе (далее - оформление личных дел);
- формирование личных дел гражданских служащих на основе персональных данных и иных сведений, определенных Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609, (далее - Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- ведение личных дел в соответствии с требованиями действующего законодательства (далее - ведение личных дел);
- приобщение к личным делам, предусмотренных Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы в соответствии с требованиями действующего законодательства (далее - приобщение документов к личным делам);
- ознакомление гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по их просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством (далее - ознакомление);
- передачу надлежаще оформленного личного дела гражданского служащего по новому месту замещения должности гражданской службы при переводе на должность гражданской службы или поступлении на гражданскую службу в другой государственный орган (далее - передача личного дела в другой государственный орган);
- учет, хранение личных дел уволенных гражданских служащих в течение срока, установленного действующим законодательством, в отделе правовой и государственной гражданской службы Инспекции (далее - отдел) и передачу их в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области, в соответствии с требованиями действующего законодательства (далее - передача в архив личных дел);
- учет личных дел и обеспечение их сохранности;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, и защиты указанных сведений от несанкционированного доступа, уничтожения и копирования, а также от иных неправомерных действий в соответствии с действующим законодательством.
2.2. Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия.
Основанием для оформления и ведения личного дела гражданского служащего является приказ Инспекции о приеме гражданина на гражданскую службу Нижегородской области и назначении его на должность гражданской службы Нижегородской области в Инспекцию (далее - приказ).
Основания для формирования личного дела и приобщения к нему предусмотренных персональных данных и иных сведений, определяются Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
Основаниями для приобщения документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, к личным делам являются издание приказов Инспекции, распоряжений Губернатора Нижегородской области и Правительства Нижегородской области, иных нормативных правовых актов, составление иных документов, связанных с прохождением гражданской службы, а также представление гражданскими служащими документов или копий документов, содержащих их персональные данные.
Последующее приобщение к личному делу гражданского служащего иных документов осуществляется в связи с изменением его анкетных персональных данных, переводом на другую должность, поощрением, применением к нему дисциплинарных взысканий, увольнением с гражданской службы, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.
Основанием для ознакомления гражданского служащего с документами своего личного дела является его письменное или устное обращение, а также иные основания, предусмотренные действующим законодательством.
Основаниями для передачи личного дела гражданского служащего являются его перевод на должность гражданской службы или поступление вновь на гражданскую службу в другой государственный орган и поступление официального запроса от этого органа о передаче личного дела, которое хранится в отделе.
Основанием для передачи личного дела в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области (далее - архив), является истечение установленного срока их хранения.
2.3. Должностное лицо, ответственное за выполнение действия.
Административные действия, направленные на реализацию государственной функции, исполняются специально уполномоченными сотрудниками кадровой группы (далее - сотрудники).
Ответственность за оформление, формирование и ведение личных дел, приобщение к ним установленных документов, ознакомление, передачу личных дел в другой государственный орган, передачу в архив личных дел, сохранность личных дел и защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты несут сотрудники, непосредственно исполняющие административные действия, а также должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции.
2.4. Содержание административного действия, продолжительность и максимальный срок его выполнения.
Максимальный срок оформления личного дела - 10 рабочих дней с даты поступления гражданина на гражданскую службу Нижегородской области и назначения его на должность гражданской службы Нижегородской области в Инспекции.
Максимальный срок приобщения документов, копий документов и выписок из документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, её прохождением и увольнением (далее - документы), к личному делу, брошюровка материалов, приобщенных к личному делу, нумерация его страниц, заполнение описи к личному делу - 10 рабочих дней с даты поступления указанных документов в группу.
Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела производится под роспись не реже одного раза в год в соответствии с графиком ознакомления, а по просьбе гражданского служащего - в течение десяти служебных дней после письменного или устного обращения об этом.
При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в этот государственный орган в течение 14 рабочих дней со дня поступления запроса о передаче личного дела.
При поступлении гражданина, личное дело которого хранится в делопроизводстве отдела, на гражданскую службу вновь в другой государственный орган личное дело передается в этот государственный орган в течение 14 рабочих дней со дня поступления запроса о передаче личного дела.
При расторжении служебного контракта, освобождении от замещаемой должности гражданской службы и увольнении гражданского служащего его личное дело хранится в течение 75 лет со дня увольнения.
Учёт и сохранность личных дел, конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, а также защита указанных сведений от несанкционированного доступа и копирования, а также от иных неправомерных действий обеспечиваются сотрудниками, непосредственно исполняющими государственную функцию, и должностным лицом, ответственным за ее исполнение, постоянно, в том числе после увольнения с замещаемых ими должностей.
Передача личных дел уволенных гражданских служащих в архив производится по предварительному согласованию не позднее месячного срока со дня истечения установленного срока их хранения в отделе.
2.5. Права и обязанности в процессе исполнения государственной функции.
2.5.1. Руководитель Инспекции
а) имеет право:
- определять круг лиц из числа сотрудников отдела, уполномоченных на выполнение и осуществление административных действий;
- возлагать на сотрудников отдела обязанности по выполнению и осуществлению административных действий;
- назначать должностное лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, и лицо, ответственное за прием и рассмотрение жалоб, поступивших в процессе исполнения государственной функции;
б) обязан:
- обеспечивать защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты;
- принимать необходимые организационные и технические меры для обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных, содержащихся в личных делах, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;
- организовывать проведение проверок надлежащего оформления, ведения, хранения и передачу личных дел гражданских служащих в соответствии с требованиями действующего законодательства.
2.5.2. Начальник отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции:
а) имеет право:
- проводить проверки надлежащего оформления, ведения, хранения и передачи личных дел;
б) обязан:
- осуществлять контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, принимать и передавать на рассмотрение руководителя Инспекции обращения о нарушениях в ходе выполнения Административного регламента, поступившие в процессе исполнения государственной функции;
- контролировать своевременность передачи личных дел в архив;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- принимать необходимые организационные и технические меры для обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных, содержащихся в личных делах, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;
- информировать руководителя Инспекции о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.5.3. Руководитель группы государственной гражданской службы отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции:
а) имеет право:
- запрашивать необходимые документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные, от гражданских служащих в объеме, необходимом для осуществления государственной функции;
б) обязан:
- выполнять предусмотренные настоящим Административным регламентом действия и соблюдать сроки их выполнения;
- своевременно в пределах установленного максимального срока оформлять личные дела;
- приобщать к личным делам установленные документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы;
- приобщать к личным делам документы в объеме, предусмотренном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- вести личные дела в соответствии с требованиями действующего законодательства;
- обеспечивать ознакомление гражданских служащих с их личными делами не реже одного раза в год, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством;
- обеспечивать сохранность личных дел;
- контролировать сроки передачи личного дела гражданского служащего в другой государственный орган, при назначении его на должность в этом государственном органе;
- обеспечивать учет и хранение личных дел в течение срока, установленного действующим законодательством, в делопроизводстве отдела;
- контролировать своевременность передачи личных дел в архив;
- принимать необходимые организационные и технические меры для обеспечения конфиденциальности и защиты персональных данных, содержащихся в личных делах, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;
- обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- информировать начальника отдела о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.5.4. Сотрудники кадровой группы:
а) имеют право:
- запрашивать необходимые документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные, от гражданских служащих в объеме, необходимом для осуществления государственной функции;
б) обязаны:
- выполнять предусмотренные настоящим Административным регламентом действия и соблюдать сроки их выполнения;
- своевременно в пределах установленного максимального срока оформлять личные дела;
- приобщать к личным делам установленные документы или копии документов, заверенные надлежащим образом, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы;
- приобщать к личным делам документы в объеме, предусмотренном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- вести личные дела гражданских служащих в соответствии с требованиями действующего законодательства;
- знакомить гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством;
- обеспечивать учет и хранение личных дел в течение срока, установленного действующим законодательством, в делопроизводстве отдела;
- обеспечивать сохранность личных дел;
- соблюдать сроки, установленные для передачи личного дела в другой государственный орган, при назначении его на должность в этом государственном органе;
- обеспечивать своевременность передачи личных дел в архив;
- обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- информировать руководителя группы гражданской службы о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.6. Способ фиксации результата выполнения действия, в том числе в электронной форме.
Личное дело гражданского служащего ведется в группе государственной гражданской службы отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции.
Личное дело формируется после издания приказа о назначении на должность гражданской службы.
Личное дело формируется из документов, поступивших на бумажных носителях, в отдельной папке (папке-скоросшивателе) с указанием порядкового номера.
В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Инспекции.
К личным делам приобщаются документы установленные Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области.
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются в хронологическом порядке, к личному делу прилагается опись.
Приобщение к личному делу иных документов фиксируется соответствующей записью в описи к личному делу с указанием даты внесения записи.
Нумерация документов, включенных в личное дело, осуществляется простым карандашом, листы документов нумеруются сверху вниз путем проставления цифр в правом верхнем углу листа.
Оформленное личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.
Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела производится под роспись в листе ознакомления с личным делом, приобщенном к нему и расположенном в конце личного дела.
Передача личного дела при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган осуществляется путем составления акта приема-передачи личного дела и направления заказного письма в этот орган с уведомлением о вручении или иным способом.
Письмо о передаче личного дела в другой государственный орган оформляется и направляется адресату в соответствии с требованиями, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, к оформлению служебных писем.
Передача личного дела гражданского служащего в государственный орган по месту замещения новой должности фиксируется актом приёма-передачи личного дела с отметкой на нем должностного лица, получившего личное дело.
В журнале учета личных дел делается соответствующая отметка о передаче личного дела в другой государственный орган на основании оформленного акта приема-передачи.
Учет и сохранность личных дел подтверждается их наличием в закрываемых на ключ и опечатываемых металлических сейфах (шкафах) в соответствии с данными журнала учета личных дел в помещении кадровой группы, а также проставлением на обложке каждого личного дела порядкового номера, фамилии, имени и отчества гражданского служащего. Хранение личных дел гражданских служащих проходящих гражданскую службу и личных дел уволенных осуществляется раздельно.
Запрос о согласовании передачи личных дел в архив оформляется и направляется адресату в соответствии с требованиями, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, к оформлению служебных писем.
Передача личных дел уволенных гражданских служащих в архив оформляется актом приёма-передачи личных дел на архивное хранение с отметкой должностного лица архивной службы, получившего личные дела уволенных сотрудников.
В журнале учета личных дел делается соответствующая отметка о передаче личного дела в архив.
Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах, и защита указанных сведений от несанкционированного доступа и копирования обеспечиваются их неразглашением сотрудниками, непосредственно исполняющим государственную функцию, и должностным лицом, ответственным за ее исполнение, а также хранением личных дел в закрываемых на ключ и опечатываемых металлических сейфах (шкафах).
2.7. Результат действия и порядок передачи результата.
Результатом исполнения государственной функции является:
- правильное и своевременное оформление и ведение личных дел;
- приобщение к личным делам документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы;
- ознакомление гражданских служащих с их личными делами;
- учет и хранение личных дел;
- защита персональных данных гражданских служащих содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты;
- передача надлежаще оформленного личного дела гражданского служащего в другой государственный орган по месту замещения должности гражданской службы в строгом соответствии соблюдения сроков и процедур;
- использование сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, для формирования реестра государственных гражданских служащих Инспекции;
- возможность организации проверки достоверности представленных гражданскими служащими персональных данных, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных законодательством;
- передача надлежаще оформленных личных дел уволенных гражданских служащих в архив;
- совершенствование кадровой работы в части ведения личных дел гражданских служащих.
III. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
3.1. Контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, полнотой и своевременностью оформления личных дел, приобщения документов к личным делам, правильностью ведения личных дел, внесения сведений в личные дела, соблюдения срока ознакомления и передачи личных дел по запросам других государственных органов и в архив, а также организацией учёта и хранения личных дел осуществляется начальником отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции.
3.2. Контроль осуществляется в визуальной форме путем осмотра помещений и запираемых металлических (несгораемых) шкафов, в которых хранятся личные дела, пересчета общего количества личных дел, проверки приобщенных документов или копий документов, заверенных надлежащим образом, к личным делам, а также сопоставления документов, приобщенных к личному делу, с записями, внесенными в опись к личному делу в соответствии с действующим законодательством.
3.3. Сотрудники, уполномоченные на выполнение административных действий, на оформление, ведение и хранение личных дел гражданских служащих, привлекаются к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел в соответствии с действующим законодательством.
3.4. Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за исполнение государственной функции, закреплена в их должностных регламентах (должностных инструкциях) в соответствии с требованиями законодательства.
IV. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) И РЕШЕНИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ (ПРИНЯТЫХ) В ХОДЕ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
4.1. Гражданские служащие (далее - заявители) вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, путем обращения на имя руководителя Инспекции, в вышестоящий орган государственной власти, вышестоящему должностному лицу или в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2. Заявители имеют право направить в Инспекцию письменное обращение, предложение, заявление или жалобу (далее - письменное обращение). Предметом обжалования могут быть в том числе:
- нарушение своих прав и законных интересов;
- противоправные решения, действия или бездействие должностных лиц;
- нарушения положений настоящего Административного регламента;
- некорректное поведение или нарушение служебной этики.
4.3. Ответственным лицом за рассмотрение обращений (жалоб) о нарушении положений Административного регламента является начальник отдела правовой и государственной гражданской службы Инспекции.
Телефоны: 430-53-17, 431-32-52, 431-37-24 (факс).
График работы лица, ответственного за рассмотрение обращений:
понедельник - четверг: с 9.00 до 18.00; пятница: с 9.00 до 17.00;
перерыв для отдыха и питания: с 12.30 до 13.18,
суббота и воскресенье: выходные дни.
4.4. Рассмотрение обращения руководителем Инспекции, вышестоящим органом (вышестоящим должностным лицом) производится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
4.5. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное, или в форме электронного документа обращение (жалобу).
4.6. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает наименование государственного органа, в который направляет обращение (жалобу), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы), излагает суть (обращения) жалобы, ставит подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению (жалобе) документы и материалы либо их копии.
4.7. Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также настоящим Административным регламентом. В обращении заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
4.8. Обращение (жалоба), содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении (жалобе) вопросов, с уведомлением лица, направившего обращение (жалобу), о переадресации обращения (жалобы).
4.9. Письменное обращение (жалоба) подлежит обязательной регистрации посредством единой системы электронного документооборота и делопроизводства Нижегородской области в течение трех дней с момента поступления.
4.10. Обращение (жалоба) рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы). В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель Инспекции либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив заявителя, направившего обращение (жалобу), о продлении срока его рассмотрения.
4.11. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимается решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении обращения (жалобы).
Мотивированный письменный ответ по поставленным в обращении (жалобе) вопросам, содержащий результаты рассмотрения обращения (жалобы), направляется заявителю.
Ответ на обращение подписывается руководителем Инспекции.
Ответ на обращение, поступившее в государственный орган или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.12. Отдельные обращения (жалобы) заявителей рассматриваются в следующем порядке.
В случае, если в письменном обращении (жалобе) не указаны фамилия заявителя (наименование юридического лица), направившего обращение (жалобу), и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается.
Обращение (жалоба), в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение (жалобу), с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
В случае, когда в письменном обращении (жалобе) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
В случае, если текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, ответ на обращение (жалобу) не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения (жалобы) сообщается заявителю, направившему обращение (жалобу), если его фамилия (наименование юридического лица) и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае, если в письменном обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Инспекции либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в Инспекцию. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу).
В случае, если ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение (жалобу) в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу.
4.13. В ходе личного приема гражданину отказывают в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | Нижегородская правда № 65 (25385) от 21.06.2011 стр. 8 |
| Рубрики правового классификатора: | 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, 020.020.020 Государственная служба субъектов Российской Федерации |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
