Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда...



УПРАВЛЕНИЕ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

Документ признан утратившим силу на основании приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 18 ноября 2011 года № 441.

УПРАВЛЕНИЕ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПО КУЛЬТУРЕ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ

ПРИКАЗ

от 20 июля 2010 года № 238

Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края»

Во исполнение постановления Администрации Алтайского края от 09.04.2008 № 142 «Об утверждении Программы проведения административной реформы в Алтайском крае в 2008-2010 годах» приказываю:

1. Утвердить Административный регламент по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края».

2. Признать утратившим силу приказ управления архивного дела Алтайского края от 28.09.2009 № 127 «Об утверждении административного регламента по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела по делам архивов Антоненко В.В.

Начальник управления                                          А.И. Ломакин

УТВЕРЖДЕН

приказом управления

Алтайского края по культуре

и архивному делу

от 20 июля 2010 года № 238

Административный регламент

по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края»

I Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края» (далее - «государственная функция») определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - «Управление») по приёму и регистрации, рассмотрению и анализу, составлению сводных документов государственного учета и их отправке.

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением непосредственно и во взаимодействии с краевым государственным учреждением «Государственный архив Алтайского края» (далее - «КГУ ГААК»), муниципальными архивами, государственными музеями и библиотеками.

3. КГУ ГААК, муниципальные архивы представляют в Управление документы государственного учета в отношении хранящихся у них документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов и документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов, находящихся на хранении в организациях - источниках комплектования КГУ ГААК и муниципальных архивов. %

Государственные музеи, библиотеки представляют в Управление документы государственного учета в отношении хранящихся у них документов Архивного фонда Алтайского края.

4. Исполнение государственной функции путем рассмотрения и анализа документов государственного учета, представленных КГУ ГААК, муниципальными архивами, государственными музеями и библиотеками, составления сводных документов государственного учета, анализа копий информационных массивов баз данных «Архивный фонд» и объединения их в сводную базу данных «Фондовый каталог» осуществляет отдел по делам архивов Управления (далее - «Отдел по делам архивов»):

Нормативное правовое регулирование исполнения государственной функции

5. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43. Ст. 4169);

постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (Собрании законодательства Российской Федерации. 2005. № 47. Ст. 4933);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС, 12 октября 2005 г. № 66-ЗС и 6 апреля 2009 г. № 24-ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, 'июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114, «Алтайская правда», 16.04.2009, № 108-109);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20) (далее - «Правила»);

приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от сентября 1997 г., № 17) (далее - «Регламент государственного учета»);

Положением об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 24 декабря 2009 г. № 537 «Об утверждении Положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу».

Результат исполнения государственной функции

6. Конечным результатом исполнения государственной функции является составление Управлением сводных документов государственного учёта:

сводного паспорта государственного архива;

сводного паспорта муниципальных архивов;

сводного паспорта государственных музеев, библиотек;

сводной базы данных «Фондовый каталог», с описаниями архивных фондов КГУ ГААК и муниципальных архивов;

сводных сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов;

сводных сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования КГУ ГААК и муниципальных архивов.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции

7. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Ленина, 41, г. Барнаул, 656049.

Электронный адрес Управления: komcul@itt.ru.

Место нахождения и телефоны структурного подразделения Управления, обеспечивающего исполнение государственной функции:

Отдел по делам архивов - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2) 63-73-86, 63-79-52, 63-77-52;

Электронный адрес: alt_archives@mail.ru.

официальный сайт Управления: http://www.culture 22.ru.

8. График работы Управления:

понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,

пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,

суббота и воскресенье - выходные дни.

9. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, Отдела по делам архивов, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте Управления, на официальном сайте Алтайского края в подразделе «Административные регламенты».

10. Информирование представителей КГУ ГААК, муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек по процедуре исполнения государственной функции производится любым доступным способом:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Управление, Отдел по делам архивов.

11. При ответах на телефонные звонки специалист Отдела по делам архивов подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует представителей КГУ ГААК, муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста Отдела по делам архивов, принявшего телефонный звонок.

12. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист Отдела по делам архивов, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю КГУ ГААК, муниципального архива, государственного музея и библиотеки обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя КГУ ГААК, муниципального архива, государственного музея и библиотеки время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

13. При информировании посредством личного обращения специалист Отдела по делам архивов обязан принять представителя КГУ ГААК, муниципального архива, государственного музея и библиотеки в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

14. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес КГУ ГААК, муниципального архива, государственного музея и библиотеки.

15. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте Управления в разделе «интернет - приемная».

16. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес КГУ ГААК, муниципального архива (администрации района, города), государственного музея и библиотеки.

17. Информирование по письменному обращению КГУ ГААК, муниципального архива, государственного музея и библиотеки осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.

Условия и сроки исполнения государственной функции

18. КГУ ГААК ежегодно представляет в Управление с сопроводительным письмом:

паспорт государственного архива на 1 января ____ г. с объяснительной запиской к паспорту;

копию информационного массива базы данных «Архивный фонд»;

сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственного архива на 1 декабря ______ г.

19. Муниципальные архивы ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом:

паспорт муниципального архива на 1 января ______ г. с объяснительной запиской к паспорту;

копии информационных массивов баз данных «Архивный фонд» или сведения по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд»;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января … года;

сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования муниципального архива на 1 декабря ______ г.

20. Государственные музеи, библиотеки ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом:

паспорт государственного музея, библиотеки, хранящего документы Архивного фонда Алтайского края, на 1 января ______ г.

21. Состав и формы документов государственного учета, сводных документов государственного учета документов, организация работы по ведению государственного учета документов устанавливаются Регламентом государственного учета, перечень реквизитов учетных баз данных устанавливается Федеральным архивным агентством (далее - «Росархив»).

22. Срок исполнения государственной функции - в течение 45 дней со дня регистрации поступивших документов государственного учета в Управлении.

23. Периодичность и сроки представления документов государственного учета в Росархив устанавливаются Регламентом государственного учета, в иные сроки, установленные Росархивом.

24. Сроки представления документов государственного учета в Управление устанавливаются Управлением.

Основание для приостановления исполнения государственной функции

25. Основаниями для приостановления исполнения государственной функции (принятия решения о возврате представленных документов государственного учета на доработку) являются:

- ненадлежащее оформление документов, перечисленных в пунктах 18-20 настоящего Регламента;

- некомплектность документов, перечисленных в пунктах 18-20 настоящего Регламента;

- несбалансированность или несоответствие показателей документов, перечисленных в пунктах 18, 19 настоящего Регламента, данным взаимосвязанных документов государственного учета, планово-отчетной документации, базе данных «Архивный фонд».

Требования к удобству и комфорту места приема представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек

26. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется специалистами Отдела по делам архивов на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 8 настоящего Регламента).

27. В день назначенной встречи по прибытии представителя муниципального архива, государственного музея и библиотеки по адресу места нахождения Отдела по делам архивов специалист Отдела по делам архивов обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

III Административные процедуры

28. Реализация государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов государственного учета;

- рассмотрение и анализ документов государственного учета;

- составление сводных документов государственного учета;

- отправка сводных документов государственного учета.

Прием и регистрация документов государственного учета

29. Прием документов государственного учета, поступивших от КГУ ГААК, муниципальных архивов, государственных музеев, библиотек осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

30. Документы государственного учета регистрируются сотрудником Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме в течение 3 рабочих дней с момента поступления, после чего документы направляются на рассмотрение в Отдел по делам архивов.

Рассмотрение и анализ документов государственного учета

31. Рассмотрение и анализ документов государственного учета, поступивших из КГУ ГААК, муниципальных архивов, государственных музеев, библиотек, осуществляют специалисты Отдела по делам архивов (далее - «Исполнители») в соответствии с распределением обязанностей в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

32. При выявлении в ходе рассмотрения и анализа некомплектности, ненадлежащего оформления, несоответствия показателей документов государственного учета Исполнители информируют об этом КГУ ГААК, муниципальный архив, государственный музей, библиотеку, их представившую, в целях устранения выявленных недостатков.

33. КГУ ГААК, муниципальный архив, государственный музей, библиотека, в течение 5 рабочих дней с момента уведомления устраняет выявленные недостатки и представляет в Управление исправленный документ государственного учета.

34. Рассмотренные и проанализированные паспорта государственного и муниципальных архивов на 1 января _____ г. с объяснительной запиской к паспорту, копии информационных массивов баз данных «Архивный фонд», сведения по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд» передаются Исполнителями специалисту Отдела по делам архивов, уполномоченному для ведения базы данных «Архивный фонд» (далее - «Специалист»), который в течение 5 рабочих дней проводит анализ информационных массивов, сведений.

При выявлении в ходе анализа несбалансированности показателей документов государственного учёта информационным массивам баз данных «Архивный фонд» Специалист информирует об этом Исполнителя, который в течение 3 рабочих иней принимает меры по их устранению.

35. Рассмотренные и проанализированные документы государственного учёта, представленные КГУ ГААК, государственными музеями, библиотеками, визируются Исполнителями и передаются заместителю начальника Управления, начальнику Отдела по делам архивов для подготовки сводных документов государственного учета.

36. Рассмотренные и проанализированные документы государственного учёта, Представленные муниципальными архивами, визируются Исполнителями и передаются заместителю начальника Отдела по делам архивов для подготовки сводных документов государственного учета.

Составление сводных документов государственного учета

37. Специалист на основании копий информационных массивов баз данных «Архивный фонд» с описаниями архивных фондов КГУ ГААК, муниципальных архивов, сведений по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд» в течение 5 рабочих дней формирует сводную базу данных «Фондовый каталог».

38. Заместитель начальника Отдела по делам архивов в течение 10 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета, составляет сводные документы государственного учёта муниципальных архивов:

сводный паспорт муниципальных архивов; сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и передает их заместителю начальника Управления, начальнику Отдела по делам архивов.

39. Заместитель начальника Управления, начальник Отдела по делам архивов в течение 10 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей, представленных ему документов государственного учета, и составляет сводные документы государственного учета Алтайского края:

сводный паспорт государственного архива;

сводный паспорт государственных музеев, библиотек;

сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования КГУ ГААК и муниципальных архивов.

40. При выявлении в ходе анализа документов государственного учета недостатков заместитель начальника Управления, начальник Отдела по делам архивов информирует об этом заместителя начальника Отдела по делам архивов, который в течение 3 рабочих дней устраняет выявленные недостатки.

Отправка сводных документов государственного учета

41. Сводные документы государственного учёта подписываются начальником Управления и направляются в Росархив до 15 февраля (или в иной установленный Росархивом срок) со следующей периодичностью:

сводная база данных «Фондовый каталог» - ежегодно;

сводный паспорт государственного архива - один раз в 3 года;

сводный паспорт муниципальных архивов - один раз в 3 года;

сводный паспорт государственных музеев, библиотек - один раз в 3 года;

сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования КГУ ГААК и муниципальных архивов - один раз в 3 года.

42. Регистрацию и отправку сводных документов государственного учёта осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

43. Текущий контроль за совершением действий по исполнению государственной функции, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется заместителем начальника Управления, начальником Отдела по делам архивов.

44. Текущий контроль осуществляется путем проведения заместителем начальника Управления, начальником Отдела по делам архивов проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела по делам архивов положений настоящего Регламента.

45. Контроль за непосредственным исполнением государственной функции Отделом по делам архивов осуществляет начальник Управления.

46. Должностные лица в случае совершения ими нарушений в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей подлежат ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

47. Представители государственного, муниципального архива, государственного музея, библиотеки могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - «жалоба»), устно или письменно непосредственно к начальнику Управления. В письменной жалобе представителем указываются:

- полное наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя юридического лица);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

48. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

49. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Государственному, муниципальному архиву, государственному музею, библиотеке направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.

50. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления.

51. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

52. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

53. Если государственный, муниципальный архив, государственный музей, библиотека не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;

Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630099, г. Новосибирск, Красный проспект, д. 25.

54. Решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия (бездействие) должностных лиц Отдела по делам архивов, Управления могут быть обжалованы в судебном порядке в суде общей юрисдикции в порядке и сроки, установленные процессуальным законодательством Российской Федерации.

Приложение

Блок-схема последовательности действий Управления при исполнении государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края»