ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ...



ГУБЕРНАТОР КАМЧАТСКОГО КРАЯ

РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ПРИКАЗ

от 21 ноября 2011 года № 47

г. Саранск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПОЛНОМОЧИЙ ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В СОБСТВЕННОСТИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ И ХРАНЯЩИХСЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, А ТАКЖЕ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФИНАНСОВЫХ СРЕДСТВ И МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ, ПРЕДОСТАВЛЕННЫХ ИМ ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПОЛНОМОЧИЙ

(в ред. приказов Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52, от 09.07.2015 г. № 62)

В целях повышения качества исполнения государственной функции по контролю за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий, и определения порядка и сроков исполнения Республиканской архивной службой Республики Мордовия государственной функции

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по контролю за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий.

2. Аппарату Республиканской архивной службы Республики Мордовия начать внедрение вышеназванного Административного регламента в работу с 25 ноября 2011 года.

Начальник

Республиканской архивной службы

Республики Мордовия

Ю.Ф. Юшкин

Утвержден

приказом Республиканской архивной

службы Республики Мордовия

от 21 ноября 2011 г. № 47

(в ред. приказов Республиканской архивной

службы РМ от 09.06.2015 г. № 52, от 09.07.2015 г. № 62)

Приложение

к приказу Республиканской архивной

службы Республики Мордовия

от 9 июня 2015 г. № 52

Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по контролю за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий

1. Общие положения

Подраздел 1. Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по исполнению государственной функции по контролю за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции по контролю за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий, и определяет порядок и сроки исполнения Республиканской архивной службой Республики Мордовия государственной функции.

Подраздел 2. Предмет и объект исполнения государственной функции

2. Предметом исполнения государственной функции по контролю за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий, является соблюдение обязательных требований в области хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Мордовия и других архивных документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами, целевое расходование субвенций из республиканского бюджета.

3. Объектом исполнения государственной функции по контролю за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий, являются архивные документы, находящиеся в государственной собственности Республики Мордовия и хранящиеся в муниципальных архивах, а также финансовые средства и материальные ресурсы.

4. Должностные лица Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее – Архивная служба Республики Мордовия), уполномоченные на осуществление государственного контроля (надзора), имеют право:

запрашивать сведения по предоставленным:

- ежеквартальному отчёту о показателях работы по исполнению переданных государственных полномочий в сфере архивного дела (приложение 1 к Административному регламенту);

- ежеквартальному отчёту о расходовании субвенций местному бюджету из республиканского бюджета на осуществление переданных государственных полномочий в сфере архивного дела (приложение 2 к Административному регламенту);

- списку архивных фондов, находящихся в государственной собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальном архиве на 01.01.текущего года (приложение 3 к Административному регламенту);

- перечню вопросов по проверке исполнения переданных государственных полномочий в сфере архивного дела (приложение 4 к Административному регламенту);

запрашивать и получать документы основного и вспомогательного учета архивных документов и иную необходимую для проведения мероприятия по контролю информацию;

проводить осмотр архивных документов и мест их хранения;

проводить проверку наличия установленных Правилами (инструкциями) учетных обозначений (архивных шифров) на архивных документах;

проводить выборочную проверку наличия и состояния архивных документов;

осуществлять иные, не противоречащие законодательству и соответствующие полномочиям Архивной службы Республики Мордовия, мероприятия.

5. Должностные лица Архивной службы Республики Мордовия, уполномоченные на осуществление государственного контроля (надзора), обязаны:

соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы органа местного самоуправления, проверка которого проводится;

проводить проверку на основании приказа начальника (заместителя начальника) Архивной службы Республики Мордовия о ее проведении;

проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа начальника (заместителя начальника) Архивной службы Республики Мордовия о проведении проверки;

не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю органа местного самоуправления присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю органа местного самоуправления, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

ознакомить перед началом проведения проверки руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя органа местного самоуправления по их просьбе с положениями Административного регламента, в соответствии с которым проводится проверка;

по требованию руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя органа местного самоуправления, подлежащего проверке, предоставлять информацию об Архивной службе Республики Мордовия, а также об экспертах, экспертных организациях, привлеченных к проведению проверки, в целях подтверждения своих полномочий;

знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя органа местного самоуправления с результатами проверки;

учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, не допускать необоснованное ограничение прав органа местного самоуправления;

доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании органами местного самоуправления в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

соблюдать сроки проведения проверки, установленные приказом начальника (заместителя начальника) Архивной службы Республики Мордовия;

не требовать от органа местного самоуправления документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия;

осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок органа местного самоуправления, проводимых органами государственного контроля (надзора).

6. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель органа местного самоуправления, в отношении которого проводятся мероприятия по контролю, имеют право:

непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

получать от должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), информацию, которая относится к предмету проверки;

знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия;

представлять в Архивную службу Республики Мордовия в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений;

обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), повлекшие за собой нарушение прав организации, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель органа местного самоуправления, в отношении которого проводятся мероприятия по контролю, обязаны:

обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей органа местного самоуправления;

предоставить должностным лицам Архивной службы Республики Мордовия, проводящим проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом проверки, а также обеспечить доступ проводящих проверку должностных лиц и участвующих в проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые органом местного самоуправления при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемому организацией оборудованию, к архивным документам.

Раздел 2. Порядок исполнения государственной функции

Подраздел 1. Основные положения порядка исполнения государственной функции

8. Наименование государственной функции – контроль за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий (далее – государственная функция).

9. Результатом исполнения государственной функции являются

 акт проверки;

 предписание об устранении выявленных нарушений;

 подготовка законопроекта о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела в соответствии со ст. 11 Закона Республики Мордовия «Об архивном деле Республики Мордовия».

10. Общий срок исполнения государственной функции не может превышать 20 рабочих дней.

Подраздел 2. Наименование исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, исполняющего государственную функцию

11. Исполнение государственной функции осуществляет Архивная служба Республики Мордовия.

Подраздел 3. Правовые основания исполнения государственной функции

12. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях («Собрание законодательства Российской Федерации» 2002 г., № 1 (ч.1), ст.1);

Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003 г., № 40, ст. 3822);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 05.11.2007);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., № 20);

Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. № 10-З «Об архивном деле Республики Мордовия» («Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия», 2005 г., № 11(63), ст.373);

постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 ноября 2013 г. № 505 «Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия и состава ее коллегии» («Известия Мордовия», 22 ноября2013 г. № 174-64).

(абзац 9 изложен в ред. приказа Республиканской архивной службы РМ от 09.07.2015 г. № 62)

Подраздел 4. Порядок информирования об исполнении государственной функции

13. Место нахождения Архивной службы Республики Мордовия: г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 4.

График работы Архивной службы Республики Мордовия: понедельник – пятница с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00. Суббота, воскресенье - выходные дни.

14. Справочные телефоны (8-834-2) 47-22-29 (приемная), (8-834-2) 47-22-51 (специалисты организационно-методического отдела Архивной службы Республики Мордовия). Факс: (8-834-2) 48-07-73.

15. Адрес страницы Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/powerbody/view/6.

Адрес электронной почты Архивной службы Республики Мордовия: arhrm@e-mordovia.ru.

16. Информация о порядке исполнения государственной функции, о ходе исполнения государственной функции может предоставляться: на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям по почте, по электронной почте, через региональную государственную информационную систему «Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Прием звонков и личный прием лиц по вопросу информирования о порядке исполнения государственной функции, о ходе исполнения государственной функции осуществляются в соответствии с графиком работы Архивной службы Республики Мордовия.

17. При осуществлении информирования на личном приеме или по телефону должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия:

представляется, указав фамилию, имя, отчество, должность;

отвечает на заданные вопросы;

в случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 30 минут), может предложить обратиться письменно, либо назначить для получения информации другое удобное для обратившегося время;

в случае если обратившийся не удовлетворен предоставленной информацией, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

Продолжительность приема у должностного лица – не более 30 минут. Продолжительность информирования по телефону – не более 15 минут.

18. Письменный запрос на получение информации может быть:

направлен по почте;

передан по факсу;

направлен по электронной почте;

доставлен в Архивную службу Республики Мордовия нарочно.

19. При информировании по письменным запросам ответ направляется в адрес руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя органа местного самоуправления в течение 10 рабочих дней с момента поступления письменного запроса.

20. Ответ на письменный запрос подписывается начальником Архивной службы Республики Мордовия с указанием наименования должности, фамилии, имени, отчества и контактных данных специалиста Архивной службы Республики Мордовия, подготовившего ответ на письменный запрос.

21. В случае, когда запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Архивной службы Республики Мордовия, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия информирует заявителя устно или письменно (соответственно форме обращения) о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы на поставленные вопросы.

22. Всю необходимую информацию о государственной функции органы местного самоуправления могут получить из информационных материалов, размещенных на информационных стендах в помещении Архивной службы Республики Мордовия, на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://arhiv.e-mordovia.ru/, а также в региональной государственной информационной системе «Республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

На странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия и информационных стендах Архивной службы Республики Мордовия размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

текст Административного регламента с приложениями.

Подраздел 5. Сведения о размере платы за услуги организации (организаций), участвующей (участвующих) в исполнении государственной функции, взимаемой с лица, в отношении которого проводятся мероприятия по контролю (надзору)

23. Государственная функция исполняется бесплатно.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

24. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры

формирование ежегодного плана проведения проверок;

организация проведения плановой проверки;

организация проведения внеплановой проверки;

проведение проверки и оформление ее результатов;

принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки;

выдача предписания об устранении выявленных нарушений и контроль за его исполнением;

подготовка законопроекта о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Блок-схема последовательности административных действий по исполнению государственной функции приведена в приложении 5 к настоящему Административному регламенту.

Подраздел 1. Формирование ежегодного плана проведения проверок

25. Юридическим фактом, являющимся основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения проверок (далее – план проверок), является истечение 2-х лет со дня:

государственной регистрации органа местного самоуправления;

окончания проведения последней плановой проверки органа местного самоуправления.

26. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за составление плана проверок, до 25 августа года, предшествующего году проведения плановых проверок, составляет проект ежегодного плана проведения проверок по типовой форме, устанавливаемой Правительством Российской Федерации, и передает проект плана проведения проверок на рассмотрение начальнику Архивной службы Республики Мордовия. К проекту ежегодного плана проведения проверок прилагается проект сопроводительного письма о направлении проекта плана в орган прокуратуры.

27. Начальник Архивной службы Республики Мордовия принимает решение о согласовании проекта ежегодного плана проведения проверок в форме подписания проекта сопроводительного письма о направлении проекта плана проведения проверок в орган прокуратуры, и передает данные документы должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, для отправки в орган прокуратуры в срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок.

28. После внесения органом прокуратуры предложений о проведении плановых проверок должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за подготовку плана, рассматривает данные предложения и вносит соответствующие изменения в проект ежегодного плана проведения проверок.

29. Не позднее 25 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за подготовку проекта плана, готовит проект приказа начальника Архивной службы Республики Мордовия об утверждении ежегодного плана проведения проверок, проект сопроводительного письма о направлении данного плана в орган прокуратуры и представляет на рассмотрение начальнику Архивной службы Республики Мордовия.

30. Начальник архивной службы Республики Мордовия принимает решение об утверждении проекта указанного плана путем подписания приказа об утверждении ежегодного плана проведения проверок и проекта сопроводительного письма о направлении плана проверок в орган прокуратуры и передает приказ об утверждении ежегодного плана проведения проверок вместе с сопроводительным письмом о направлении данного документа в орган прокуратуры должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, для отправки в орган прокуратуры в срок до 1 октября года, предшествующего году проведения плановых проверок.

31. Утвержденный ежегодный план направляется в орган прокуратуры на бумажном носителе (с приложением копии в электронном виде)

32. Результатом исполнения административной процедуры является план проверок, размещенный на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://arhiv.e-mordovia.ru/ не позднее 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок.

Подраздел 2. Организация проведения плановой проверки

33. Юридическим фактом, являющимся основанием для организации и проведения плановой проверки, является её включение в ежегодный план проверок.

34. При наступлении срока не менее чем за 10 рабочих дней до даты начала плановой проверки, в соответствии с ежегодным планом проверок должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение плановой проверки, составляет проект приказа о проведении плановой проверки в 2-х экземплярах и передаёт его начальнику Архивной службы Республики Мордовия на подпись. Срок подготовки проекта приказа и его подписания – 2 дня.

35. После подписания начальником Архивной службы Республики Мордовия приказа о проведении проверки должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за делопроизводство, регистрирует приказ о проведении проверки и передает его должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение плановой проверки. Срок регистрации приказа – в день подписания.

36. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение плановой проверки, уведомляет орган местного самоуправления о проведении проверки не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.

37. Результатом выполнения административной процедуры по организации проведения плановой проверки является издание приказа о проведении проверки и уведомление органа местного самоуправления о проведении проверки.

38. Плановая проверка проводится в порядке, установленном пунктами 50-60 Административного регламента.

(в ред. приказа Республиканской архивной службы РМ от 09.07.2015 г. № 62)

Подраздел 3. Организация проведения внеплановой проверки

39. Юридическими фактами, являющимися основаниями для проведения внеплановой проверки является:

поступление в Архивную службу Республики Мордовия поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

поступление в Архивную службу Республики Мордовия требования Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора Республики Мордовия о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям;

поступление в Архивную службу Республики Мордовия обращений и заявлений граждан, юридических лиц, а также информации от государственных органов о фактах нарушений законодательства Российской Федерации, влекущих возникновение чрезвычайных ситуаций, угрозу жизни и здоровью граждан, а также массовые нарушения прав граждан.

40. Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Архивную службу Республики Мордовия, а также обращения и заявления, не содержащие сведений о фактах нарушений законодательства Российской Федерации, влекущих возникновение чрезвычайных ситуаций, угрозу жизни и здоровью граждан, а также массовых нарушениях прав граждан, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки.

41. При наступлении обстоятельств, указанных в п. 39 Административного регламента начальник Архивной службы Республики Мордовия даёт письменное поручение об организации внеплановой проверки должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение внеплановой проверки.

42. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение внеплановой проверки, в тот же день готовит проект письма в орган прокуратуры для согласования проведения внеплановой проверки и передает его начальнику Архивной службы Республики Мордовия на подпись.

43. После подписания начальником Архивной службы Республики Мордовия проекта письма, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, регистрирует письмо и направляет его в орган прокуратуры.

44. В случае получения из органа прокуратуры отказа в согласовании проведения внеплановой проверки внеплановая проверка не проводится.

45. В случае получения из органа прокуратуры письма о согласовании проведения внеплановой проверки должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение внеплановой проверки, в тот же день готовит проект приказа о проведении внеплановой проверки в двух экземплярах и передаёт его начальнику Архивной службы Республики Мордовия на подпись.

46. После подписания начальником Архивной службы Республики Мордовия проекта приказа, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, регистрирует приказ и передает его должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение внеплановой проверки.

47. Должностное лицо, ответственное за проведение внеплановой проверки, уведомляет орган местного самоуправления посредством направления копии приказа о проведении проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, телефонограммой, по факсу или фактической передачей по принадлежности не менее чем за 24 часа до начала проведения внеплановой выездной проверки.

48. Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктами 50 – 60 Административного регламента.

49. Результатом выполнения административной процедуры по организации проведения внеплановой проверки является приказ о проведении внеплановой проверки, уведомление органа местного самоуправления о проведении проверки.

Подраздел 4. Проведение проверки и оформление ее результатов

50. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала проведения проверки, является получение должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, ответственным за проведение проверки, приказа о проведении (плановой или внеплановой) проверки.

51. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, выезжает по месту нахождения органа местного самоуправления и (или) по месту фактического осуществления его деятельности.

52. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, предъявляет служебное удостоверение и вручает под расписку представителю органа местного самоуправления копию приказа о проведении выездной проверки, знакомит со своими полномочиями и Административным регламентом.

53. Представители органа местного самоуправления обязаны:

предоставить должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение выездной проверки, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом проверки;

обеспечить доступ должностного лица Архивной службы Республики Мордовия, проводящего проверку, на территорию, в используемые при осуществлении деятельности здания, сооружения, помещения к объектам выполняемых работ, предоставляемых услуг по обслуживанию общего имущества.

54. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, осуществляет действия:

по рассмотрению документов органа местного самоуправления для проверки исполнения переданных государственных полномочий в сфере архивного дела;

по рассмотрению правильности и обоснованности расходования выделенных субвенций в соответствии с Планом проверки расходования субвенций;

по обследованию используемых органом местного самоуправления при осуществлении деятельности зданий, строений, сооружений, помещений.

55. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, непосредственно после её завершения оформляет акт проверки по форме в соответствии с приложениями 7 или 8 к Административному регламенту в 2-х экземплярах, делает запись о проведённой проверке в журнале учета проверок органа местного самоуправления. Запись содержит сведения о проведённой проверке, о наименовании контролирующего органа, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях. В журнале также указываются фамилии, имена, отчества и должности лиц, ответственных за проведение проверки, проводящих проверку, и их подписи.

При отсутствии у органа местного самоуправления журнала учета проверок должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, делает соответствующую запись в акте проверки.

56. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, вручает акт проверки с копиями приложений представителю органа местного самоуправления под расписку об ознакомлении, либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.

57. В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя органа местного самоуправления, а также в случае отказа органа местного самоуправления дать расписку в ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, передаёт акт проверки должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, для направления заказным почтовым отправлением.

58. При поступлении уведомления о вручении должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за делопроизводство, передает его должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение проверки, для приобщения к экземпляру акта проверки.

59. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, в течение одного месяца после завершения проверки размещает на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://arhiv.e-mordovia.ru информацию о результатах проведенной проверки деятельности органа местного самоуправления, в том числе о выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении с указанием сроков устранения.

60. Результатом исполнения административной процедуры по проведению проверки является акт проверки, размещенная на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://arhiv.e-mordovia.ru информация о результатах проведенной проверки деятельности органа местного самоуправления, в том числе о выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении с указанием сроков устранения.

Подраздел 5. Принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки

61. В случае выявления нарушений органом местного самоуправления обязательных требований законодательства должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки:

составляет и вручает лицу, допустившему нарушения, предписание об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения (приложение 9 к Административному регламенту);

контролирует выполнение предписания об устранении выявленных нарушений, способствовавших совершению административного правонарушения;

в случае невыполнения предписания в установленные сроки готовит законопроект о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 11 Закона Республики Мордовия «Об архивном деле Республики Мордовия».

Подраздел 6. Выдача предписания об устранении выявленных нарушений и контроль за его исполнением

62. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения административной процедуры, является выявление при проведении проверки нарушений обязательных требований законодательства.

63. Предписание об устранении выявленных нарушений, оформляется должностным лицом Архивной службы Республики Мордовия, ответственным за проведение проверки, непосредственно после завершения проверки в 2-х экземплярах, один из которых с актом проверки вручается представителю органа местного самоуправления под расписку.

64. В случае отсутствия представителя органа местного самоуправления, а также в случае отказа проверяемого лица в получении предписания, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, в течение 1 дня передает предписание должностному лицу, ответственному за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, для направления заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

65. При поступлении уведомления о вручении должностное лицо, ответственное за делопроизводство в Архивной службе Республики Мордовия, в течение 1 дня передает его должностному лицу Архивной службы Республики Мордовия, ответственному за проведение проверки, для приобщения к экземпляру предписания.

66. Результатом выполнения административной процедуры является выдача предписания об устранении нарушений лицам, допустившим нарушения обязательных требований.

Подраздел 7. Подготовка законопроекта о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела

67. В случае если по истечении срока исполнения органом местного самоуправления ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения, предписание не исполнено, должностное лицо Архивной службы, ответственное за проведение проверки, готовит проект Закона Республики Мордовия о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 11 Закона Республики Мордовия «Об архивном деле Республики Мордовия».

68. Должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за проведение проверки, передаёт проект Закона Республики Мордовия о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела начальнику Архивной службы Республики Мордовия для визирования.

69. Начальник Архивной службы Республики Мордовия визирует проект Закона Республики Мордовия о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела и в установленные сроки вносит предложение о включении законопроекта в План законодательной инициативы Правительства Республики Мордовия.

70. Результатом выполнения административной процедуры является проект Закона Республики Мордовия о прекращении осуществления органом местного самоуправления переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Подраздел 1. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента, в том числе осуществление текущего контроля, проведение плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции

71. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений осуществляют должностные лица Архивной службы Республики Мордовия, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.

72. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав органов местного самоуправления, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения органов местного самоуправления, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

73. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (в связи с обращением органа местного самоуправления либо получением информации о нарушениях прав органа местного самоуправления в процессе исполнения государственной функции).

74. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

75. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции начальник Архивной службы Республики Мордовия создает комиссию и утверждает ее состав приказом.

76. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Подраздел 2. Ответственность должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения государственной функции

77. Государственные служащие Архивной службы Республики Мордовия несут административную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, исполняющего государственную функцию, а также их должностных лиц,

государственных служащих

Подраздел 1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

78. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы в досудебном порядке.

79. Предметом обжалования могут служить:

решение о проведении внеплановой проверки;

акт и (или) выданное предписание об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельные положения;

решение о прекращении осуществления органом местного самоуправления государственных полномочий в сфере архивного дела.

Подраздел 2. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

80. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление обращения (жалобы) в Архивную службу Республики Мордовия.

81. Обращения (жалобы) могут направляться на имя начальника Архивной службы Республики Мордовия по почте или представляться лично в Архивную службу Республики Мордовия по адресу, указанному в п. 13 настоящего Административного регламента.

Факт поступления обращения (жалобы) регистрируется в системе документооборота Архивной службы Республики Мордовия в день поступления.

82. В обращении (жалобе) в обязательном порядке заявитель указывает наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество либо наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации обращения), излагает суть заявления или жалобы, ставит личную подпись, печать (для юридических лиц) и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

83. Дополнительно могут быть указаны:

причины несогласия с обжалуемыми действиями (бездействием), решением;

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

84. В случае если в письменном обращении (жалобе) не указаны фамилия заявителя, направившего обращение (жалобу), и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается.

85. При получении письменного обращения (жалобы), в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе оставить обращение (жалобу) без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение (жалобу), о недопустимости злоупотребления правом.

86. В случае если текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, ответ на обращение (жалобу) не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения (жалобы) сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

87. В случае если в письменном обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в Архивную службу Республики Мордовия. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу).

88. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) начальник Архивной службы Республики Мордовия или уполномоченное в установленном порядке должностное лицо в соответствии с распределением обязанностей принимает решение об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении требований заявителя.

89. Письменное обращение (жалоба), поступившее в Архивную службу Республики Мордовия, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы).

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения обращения (жалобы) заявителя, направившего обращение.

90. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения (жалобы), направляется автору обращения (жалобы) в течение 1 рабочего дня с момента его подготовки.

91. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Мордовия по адресу: 430000, г. Саранск, ул. Советская, 35.

Приложение 1

к Административному регламенту

Отчёт

(название муниципального архива)

о показателях работы по исполнению переданных государственных

полномочий в сфере архивного дела за ______ год

№

п/п

Показатели

Ед.

измерения

Год

1

квартал

2

квартал

3

квартал

4

квартал

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

Сумма выделенных субвенций

тыс. руб.

2.

Объём архивных документов, относящихся к государственной собственности, хранящихся в муниципальном архиве на 01.01.текущего года

ед. хр.

3.

Объём архивных документов, относящихся к государственной собственности, хранящихся в муниципальном архиве, в т.ч.:

ед. хр.

3.1.

Объём документов постоянного хранения, относящихся к государственной собственности, принятых в муниципальный архив

ед. хр.

3.2.

Объём документов по личному составу (долговременного хранения), относящихся к государственной собственности, принятых в муниципальный архив от ликвидированных организаций

ед. хр.

4.

Объём документов постоянного хранения, относящихся к государственной собственности, подготовленных к приёму в муниципальный архив

(утверждение ЭПК описей)

ед. хр.

5.

Объём документов по личному составу (долговременного хранения) ликвидирующихся организаций, относящихся к государственной собственности, подготовленных к приёму в муниципальный архив

(согласование ЭПК описей)

ед. хр.

6.

Количество фондов, относящихся к государственной собственности, включённых в общероссийскую автоматизированную систему государственного учёта БД «Архивный фонд»

фонд

7.

Количество описей, включённых в общероссийскую автоматизированную систему государственного учёта БД «Архивный фонд»

опись

8.

Количество пользователей архивной информацией по документам, относящимся к государственной собственности

пользо

ватель

9.

Объём документов, относящихся к государственной собственности, выданных всем категориям пользователей

ед. хр.

10.

Количество исполненных запросов социально-правового характера по документам, относящимся к государственной собственности, в установленные сроки, в т. ч.:

запрос

10.1.

с положительным результатом

запрос

Наименование

должностного лица             

муниципального архива                            (Подпись)                            (Расшифровка подписи)

Дата

( приложение 1 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение 2

к административному регламенту

Отчет о расходах муниципального бюджета по использованию субвенций на реализацию государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах администрации ___________________муниципального района за __________(квартал,полугодие,9 мес., год) 201... года_

рублей с копейками

Наименование статьи экономической классификации

КОСГУ

План на год

Профинансировано

Кассовый расход

Примечание

Всего по муниц. архиву

в т.ч. субвенции

Всего по муниц. архиву

в т.ч. субвенции

Всего по муниц. архиву

в т.ч. субвенции

Заработная плата

211

Прочие выплаты

212

Начисления на выплаты по оплате труда

213

Услуги связи

221

Транспортные услуги

222

Коммунальные услуги

223

Арендная плата

224

Работы, услуги по содержанию имущества

225

Прочие работы, услуги

226

Прочие расходы

290

Увеличение стоимости основных средств

310

Увеличение стоимости материальных запасов

340

ИТОГО

Глава администрации муниципального района Республики Мордовия

Главный бухгалтер

( приложение 2 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение 3

к Административному регламенту

Список архивных фондов, находящихся в государственной собственности,

и хранящихся в _____________________ муниципальном архиве на 01.01. _____ года

№

п/п

№

фонда

Наименование фонда

Принято в отчётном году

ед. хр. государственной собственности

Количество единиц хранения, находящихся в государственной собственности на 01.01._____ года

Всего

в том числе

пост. хр.

Всего

в том числе

пост. хр.

ед. хр.

крайние даты

ед. хр.

крайние даты

ед. хр.

крайние даты

ед. хр.

крайние даты

1

2

3

5

6

7

8

9

10

11

12

Итого на 01.01._____ года____________________________фондов_________________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило за ____г. _(отчётный год)______________________фондов_________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

выбыло за _______ г. _(отчётный год)_________________________фондов__________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

( приложение 3 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение № 4

к Административному регламенту

Перечень вопросов по проверке исполнения (название муниципального архива) переданных государственных полномочий в сфере архивного дела

1. Хранение и комплектование муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, относящимися к государственной собственности

 обеспечение нормативных условий хранения архивных документов, находящихся в государственной собственности;

 ведение списка архивных фондов, находящихся в государственной собственности и хранящихся в муниципальном архиве на 01.01.текущего года;

 объём архивных документов, находящихся в государственной собственности и хранящихся в муниципальном архиве на конец предыдущего квартала текущего года;

 результаты выборочной проверки последних поступлений архивных документов, находящихся в государственной собственности;

 контроль за сохранностью и упорядочением архивных документов в организациях – источниках комплектования архива, относящихся к государственной собственности (соблюдение сроков приёма и упорядочения дел).

2. Государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к государственной собственности

 ведение основных учётных документов в архиве;

 ведение БД «Архивный фонд».

3. Оказание государственных услуг по использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к государственной собственности

 основные формы предоставления архивом информационных услуг пользователям;

 исполнение запросов социально-правового характера по документам, находящимся в государственной собственности.



( приложение 4 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение 5

к Административному регламенту

Блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции

( приложение 5 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение 6

к Административному регламенту

Утвержден

приказом Республиканской

архивной службы

Республики Мордовия

от ____________ № __

План проведения проверок осуществления органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, а также за использованием финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий

Наименование органа местного самоуправления, должностного лица местного самоуправления

Адрес места нахождения органа местного самоуправления, должностного лица местного самоуправления

Цель проведения

проверки

Основание проведения проверки

Дата начала проведения проверки

Срок проведения плановой проверки

Наименование органа контроля (надзора), с которым проверка проводится совместно

( приложение 6 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение 7

к Административному регламенту

Республиканская архивная служба Республики Мордовия

Акт проверки исполнения государственных полномочий

по хранению, комплектованию, учёту и использованию

документов Архивного фонда Российской Федерации,

относящихся к государственной собственности

__________201_ г. п._______________

Мною, (указывается ф.и.о. и должность должностного лица Архивной службы Республики Мордовия, ответственного за проведение проверки),__________ 201_ г. в соответствии со ст. 16 Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п. 2 части 2 статьи 7 Закона Республики Мордовия от 07.02.2005 № 10-З «Об архивном деле Республики Мордовия» (в ред. Закона от 28.11.2005 № 86-З) проведена проверка исполнения Администрацией ________________ муниципального района Республики Мордовия государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности.

В ходе проверки установлено следующее.

Наименование показателя

Документы, определяющие

нормативные требования

Соблюдение норм и правил

1. Хранение

1.1 Соблюдение:

противопожарного режима (наличие пожарной сигнализации, огнетушителей)

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (М., 2009)

температурно-влажностного режима (t 17-19 градусов, влажность 50-55%)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007)

светового режима (наличие светозащитных штор или коробок)

-//-

санитарно-гигиенического режима (защитная обработка от грызунов, насекомых, плесени, грибка)

-//-

Обеспеченность:

стеллажами

-//-

шкафами (сейфами)

-//-

папками

-//-

наличие специального или приспособленного для архивных документов помещения

-//-

2. Комплектование

Соблюдение сроков приема архивных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Соблюдение сроков упорядочения архивных документов

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

3. Учёт

Осуществление учёта документов в соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (М., 1997)

4. Использование

Исполнение запросов по документам

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007)

Подготовка информационных мероприятий и публикаций по архивным документам

-//-

Выводы и рекомендации:

____________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Акт составил

(должность) подпись расшифровка подписи

С актом ознакомлены:

Глава администрации

__________________муниципального

района Республики Мордовия подпись расшифровка подписи

дата

Начальник архивного

отдела администрации

_________________ муниципального

района Республики Мордовия подпись расшифровка подписи

дата

( приложение 7 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение 8

к Административному регламенту

А К Т

Проверки использования фонда компенсаций на выплату субвенции на реализацию государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в архивном отделе администрации ________ муниципального района Республики Мордовия за 20_ год и на 01.____2014 г., произведенной начальником отдела финансово-бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером Республиканской архивной службы Республики Мордовия __________

«___»_____ 201__ года

Проверкой установлено

В Законе Республики Мордовия от ____ года № ___ «О Республиканском бюджете Республики Мордовия на 201_ год и на плановый период 201_ и 201_ годов» (приложение № __) (с изменениями) и от _____201_ № __-З « О республиканском бюджете Республики Мордовия на 201_ год и на плановый период 201_ и 201_ годов» размер субвенций на реализацию государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в архивном отделе администрации __________ муниципального района Республики Мордовия утвержден на 201_ год в сумме ___ тыс.рублей, на 201_ год в сумме ____ тыс.рублей.

Бухгалтерский (бюджетный) учет хозяйственной деятельности муниципального архива ведет бухгалтерия Администрации.

Согласно смете расходов субвенции распределены по разделу 01 «Общегосударственные вопросы» подраздел 04 «Функционирование Правительства Российской Федерации, высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, местных администраций» целевая статья 0537701 «Реализация государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах « вид расходов 530 «Субвенции».

Учет кассовых расходов ведется в карточке поступлений и выбытий средств.

По данным годового бюджетного отчета за 201_ год на содержание архива запланировано и использовано ___ тыс. рублей, в том числе субвенций на сумму ___ тыс. рублей , что составляет ___ % общего финансирования. Процент единиц хранения государственных документов, к общему количеству единиц хранения составляет ___%. Кассовые расходы субвенций за 201_ год произведены на сумму ___ тыс.рублей по классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) 211 «Заработная плата» (сумма составила ___%). Все расходы на содержание архива финансировались за счет средств муниципального бюджета: 213 «Начисления на выплаты по оплате труда»- ___ тыс. рублей, 221 «Услуги связи»- ___ тыс.руб., 223 «Коммунальные услуги»- ___ тыс.руб., 310 «Увеличение стоимости основных средств» -___ тыс.руб.( расшифровать ОС), 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»- __тыс.руб.(расшифровать МЗ).

На день проверки поступило денежных средств в сумме ___ тыс. руб. согласно расходных расписаний № …….. от …… 201_ г. на сумму …. тыс.руб., № ………. от …….20…. г. на сумму ……тыс.руб. Запланированные субвенции для муниципального архива на 201_ год в сумме ___ тыс.рублей составляют ___% от общих ассигнований (___ тыс.руб.). Процент наличия дел государственного хранения по сравнению с общим количеством единиц хранения составляет ___. Расходы на архивный отдел запланированы за счет средств муниципального бюджета. Расходование выделенных средств показано в таблице (приложение к акту).             

Ежеквартальный отчет об использовании субвенций по форме как приложение к соглашению за 201_ год и квартальный отчет 201_ года представлены.

Рекомендуем использовать поступающие средства в целях улучшения работы по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов: на ремонт помещения, на приобретение основных средств (стеллажи, огнетушители, шкафы, гигрометры и т.д), материальных запасов (папки, короба для хранения архивных дел, бумаги и т.д. );

произвести работы: по улучшению сохранности архивных документов (установление железных дверей в хранилище, пожарную и охранную сигнализацию ), по усовершенствованию организации учета документов в электронном виде.

Согласно ст.10,гл.2 Закона Республики Мордовия от 07.02.2005 года №10-З «Об архивном деле Республики Мордовия» «органы местного самоуправления представляют ежеквартально в уполномоченный орган отчет об осуществлении переданных государственных полномочий».

В графе « Примечание» формы отчета просьба расписывать расходы, произведенные по соответствующим статьям экономической классификации (КОСГУ).

Руководитель аппарата

Администрации (иное

уполномоченное лицо) _______________

Начальник отдела финансово-бухгалтерского

учета и отчетности - главный бухгалтер __________             

( приложение 8 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)

Приложение 9

к Административному регламенту

Республиканская архивная служба Республики Мордовия

Предписание об устранении выявленных нарушений федерального законодательства и законодательства Републики Мордовия по вопросам осуществления переданных государственных полномочий (расходования субвенций, использования материальных ресурсов) в сфере архивного дела

_____ __________20___г.

г. Саранск                            №_______

В результате проведения проверки (указывается вид проверки) выявлены нарушения федерального законодательства и законодательства Республики Мордовия по вопросам осуществления переданных государственных полномочий, расходования субвенций, использования материальных ресурсов, переданных на осуществление государственных полномочий в сфере архивного дела. Нарушения зафиксированы в акте проверки исполнения (указывается наименование органа местного самоуправления) переданных государственных полномочий в сфере архивного дела (акте проверки расходования администрацией муниципального района, городского округа субвенций местному бюджету из республиканского бюджета и использования материальных ресурсов, переданных на осуществление государственных полномочий в сфере архивного дела) от________ №_____

Руководствуясь п. 5 ст. 10 Закона Республики Мордовия от 07.02.2005 № 10-З «Об архивном деле Республики Мордовия» (в редакции Закона Республики Мордовия от 28.11.2005 № 86-З) Республиканская архивная служба Республики Мордовия предписывает:

_______________________________(наименование должности, фамилия, инициалы лица, которому выдаётся предписание)

№

п/п

Содержание предписания

Срок исполнения

Основание

вынесения

предписания

1

2

3

4

Предписание может быть обжаловано в установленном законом порядке. Обжалование не приостанавливает исполнение настоящего предписания.

Лицо, которому выдано предписание, обязано направить информацию о выполнении пунктов настоящего предписания в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия не позднее ____дней по истечении срока выполнения соответствующих пунктов предписания.

Начальник Республиканской

архивной службы

Республики Мордовия (подпись)              (расшифровка подписи)

Предписание для исполнения получил и с его содержанием ознакомлен:

Дата

Должность с указанием наименования администрации муниципального района, городского округа, муниципального архива

Фамилия, имя, отчество представителя администрации муниципального района, городского округа, муниципального архива, получившего предписание

Подпись, печать

( приложение 9 изложено в ред. Республиканской архивной службы РМ от 09.06.2015 г. № 52)