Об утверждении порядка рассмотрения обращений граждан в департаменте пожарной безопасности и гражданской защиты Оренбургской области



ДЕПАРТАМЕНТ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ГРАЖДАНСКОЙ ЗАЩИТЫ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

22.02.2018 № 33

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ГРАЖДАНСКОЙ ЗАЩИТЫ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и постановлением Правительства Оренбургской области от 12 декабря 2007    № 428-п «Об утверждении порядка рассмотрения обращений граждан в Правительстве Оренбургской области», приказываю:

1. Утвердить порядок рассмотрения обращений граждан в департаменте пожарной безопасности и гражданской защиты Оренбургской области согласно приложению.

2. Главному специалисту отдела по надзорной деятельности и чрезвычайным ситуациям Соколову В.Н. организовать размещение порядка рассмотрения обращений граждан на Портале официального опубликования нормативных правовых актов Оренбургской области и органов исполнительной власти Оренбургской области (www.pravo.orb.ru).

3. Приказ главного управления по делам гражданской обороны, пожарной безопасности и чрезвычайным ситуациям Оренбургской области от 29.11.2012 № 146 считать утратившим силу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Приказ вступает в силу после его официального опубликования на Портале официального опубликования нормативных правовых актов Оренбургской области и органов исполнительной власти Оренбургской области (www.pravo.orb.ru).

Директор                                                                                              И.В. Слепцов

Приложение

к приказу департамента ПБ и ГЗ Оренбургской области

от 22.02.2018 № 33

Порядок

рассмотрения обращений граждан в департаменте пожарной безопасности и гражданской защиты Оренбургской области

(далее – порядок)

1. Общие положения

              1.1. Настоящий порядок разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением Правительства Оренбургской области от 12 декабря 2007    № 428-п «Об утверждении порядка рассмотрения обращений граждан в Правительстве Оренбургской области», правилами внутреннего распорядка в департаменте пожарной безопасности и гражданской защиты Оренбургской области (далее – департамент).

Для целей настоящего регламента используются следующие термины:

обращение гражданина (далее обращение) – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления;

коллективное обращение – обращение двух и более граждан по общему для них вопросу.

1.2. В департаменте рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении и отнесенным к компетенции департамента.

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится директором департамента или лицом его замещающим. Делопроизводство по письменным обращениям граждан осуществляет ведущий специалист (специалист по общим вопросам).

Объективное, всестороннее рассмотрение обращений граждан и своевременное принятие мер по ним является служебной обязанностью руководителей структурных подразделений департамента, которые несут персональную ответственность за организацию данной работы.

1.4. Все служащие департамента, работающие с обращениями граждан, несут личную ответственность за сохранность находящихся у них документов, связанных с рассмотрением письменных и устных обращений граждан. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.5. При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, назначается служебное разбирательство, о результатах которого информируется директор департамента. Лица, по результатам разбирательства признанные виновными в утрате письменных обращений граждан и документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности.

1.6. При уходе в отпуск, исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан и документы временно замещающему его специалисту.

В связи с переводом на другую работу или освобождением от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан и документы работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Поступившие по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают ведущему специалисту (специалисту по общим вопросам) и проходят первичную обработку.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресата, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт. Не принимаются документы, на которых отсутствуют фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, подпись гражданина и дата.

2.3. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) прикладываются впереди текста письма.

2.4. Обращения граждан с пометкой «Лично», поступившие на имя должностного лица департамента, не вскрываются и передаются адресату.  

Если обращения, поступившие с пометкой «Лично», не являются письмами личного характера, они передаются адресатом для регистрации ведущему специалисту (специалисту по общим вопросам).

2.5. Обращения и ответы о результатах их рассмотрения, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются для регистрации ведущим специалистом (специалистом по общим вопросам).

3. Порядок регистрации поступивших обращений

3.1. На поступивших обращениях на первой странице в нижнем правом углу письма проставляется регистрационный штамп «Входящий номер №___».

3.2. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя и его адрес.

В случае если письмо подписано двумя и более авторами или поступило от трудового коллектива, общественной организации, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ или первые две фамилии. Такое обращение считается коллективным.

Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило.

Поручения о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, ставятся на контроль.

Ведущий специалист (специалист по общим вопросам) проверяет обращение на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом; составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение. От письма отделяются подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии и возвращаются заявителю).

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. После составления аннотации обращение передается на рассмотрение директору департамента.

4.2. Директор департамента или лицо его замещающее приписывают поручение (резолюции). Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

Документы с резолюцией директора департамента возвращаются ведущему специалисту (специалисту по общим вопросам). В соответствии с резолюцией директора департамента ведущий специалист (специалист по общим вопросам) направляет материалы исполнителю.

4.3. Исполнителям зарегистрированные обращения граждан передаются под роспись.

4.4. В случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к компетенции органов исполнительной власти или организаций Оренбургской области, копия обращения направляется на рассмотрение в соответствующую организацию.

4.5. Обращения, присланные не по принадлежности из других муниципальных или государственных органов, и других организаций возвращаются в направившую организацию.

5. Рассмотрение обращений

5.1. Письменные обращения граждан, поступившие в департамент, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Рассмотрение обращений граждан, содержащих предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

5.2. Обращения граждан могут рассматриваться с выездом на место.

5.3. Рассмотрение обращения может быть поручено нескольким исполнителям, в таком случае контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

5.5. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его ведущему специалисту (специалисту по общим вопросам), указывая в прилагаемой служебной записке подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.6. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган или должностному лицу в письменной форме. Кроме того, на поступившее в государственный орган или должностному лицу обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований о недопущении разглашения сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия, на официальном сайте департамента в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

5.7. Должностные лица, которым направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу;

- обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В необходимых случаях отдел административно-правовой работы направляет такие письма в правоохранительные органы;

- в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес по которому должен быть направлен ответ;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы;

- в случае поступления в департамент или должностному лицу письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 5.6. настоящего порядка на официальном сайте департамента в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в орган государственной власти.

5.8. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело работниками соответствующих структурных подразделений. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело ведущим специалистом (специалистом по общим вопросам). Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

5.9. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя директором департамента. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

7. Требования к оформлению ответов

7.1. Ответы на обращения граждан готовят служащие департамента в пределах своей компетенции и подписывает директор департамента или лицо его замещающее.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в письменном обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по данному обращению.

7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи т.п.). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть рассмотрено на совещании у директора департамента и подготовлены соответствующие предложения в аппарат Губернатора Оренбургской области.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. В левом нижнем углу ответа указывается фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

7.8. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются ведущему специалисту (специалисту по общим вопросам) для оформления в соответствующее дело. Ведущий специалист (специалисту по общим вопросам) вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим порядком и предложить переоформить ответ.

7.9. Отправление ответов без регистрации не допускается.

7.10. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись «В дело», проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.

7.11. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет ведущий специалист (специалист по общим вопросам).

9. Организация работы по приему граждан

9.1. Прием граждан ведут директор департамента и руководители структурных подразделений.

9.2. Организацию личного приема граждан директором департамента осуществляет старший специалист 1 разряда отдела административно-правовой работы. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности согласно составленной записи. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке. Организация приема граждан должностными лицами департамента осуществляется самостоятельно.

9.3. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов учреждений, подведомственных департаменту.

9.4. На каждого гражданина, обратившегося на прием к директору департамента, заполняется карточка личного приема, в которой указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя, цель приема. При повторных обращениях сотрудник, ведущий запись, делает подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям и прикладывает их к карточке. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.5. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление, либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

9.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

9.7. В ходе личного приема директор департамента уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения или разъясняет, в чьей компетенции находится рассмотрение его вопроса.

9.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.9. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает должностное лицо, ведущее прием.

9.10. После завершения личного приема должностным лицом и согласно поручениям ведущий специалист (специалист по общим вопросам)  оформляет рассылку документов.

9.11. При поступлении ответа на обращение по личному приему ведущий специалист (специалист по общим вопросам) на карточке проставляет результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано") и дату.

9.12. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным должностным лицом во время личного приема, направляется ведущим специалистом (специалистом по общим вопросам) руководителю, осуществлявшему прием.

9.13. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка «Контроль» и все направленные документы подлежат возврату ведущему специалисту (специалисту по общим вопросам).

9.14. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление директору департамента. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

10. Обжалование решения, принятого по обращению

10.1. Гражданин вправе обжаловать решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

11. Ответственность за нарушение правил по рассмотрению обращений граждан

11.1. Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений, принятие заведомо необоснованного решения, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни граждан, носящих конфиденциальный характер, без их согласия, утрата письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, влекут за собой дисциплинарную ответственность служащих департамента в соответствии с действующим законодательством.