О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ ОТ 27.11.2019 № 16-Н «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ (СПИСКОВ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ГОСУДАР...



ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

ПРИКАЗ

22.07.2020

№ 10-н   

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ ОТ 27.11.2019 № 16-Н «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ (СПИСКОВ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫМ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ НА ТЕРРИТОРИИ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ, В НОВОЙ РЕДАКЦИИ»

В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» и приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.03.2020 № 310 «О признании утратившими силу приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и приказа Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» приказываю:

Внести изменения в Приложение № 1 «Проверочный лист (список контрольных вопросов) для муниципальных архивных учреждений Республики Крым» к приказу Государственного комитета по делам архивов Республики Крым от 27.11.2019 № 16-н «Об утверждении проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Республики Крым, в новой редакции», изложив его в новой редакции (прилагается).

Отделу правового обеспечения, государственной гражданской службы, кадровой работы и противодействия коррупции (Левина Ю.А.) обеспечить направление копии настоящего приказа в:

2.1. Прокуратуру Республики Крым в электронном и бумажном видах.

2.2. Аппарат Совета министров Республики Крым в электронном виде в формате «pdf» и в виде текста в одном из следующих форматов: «doc», «docx», «odt», «rtf» в 3-дневный срок после дня первого официального опубликования настоящего приказа с указанием сведений об источниках его официального опубликования.

Управлению информационной политики и документационного обеспечения (Розанов П.П.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственного комитета по делам архивов Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Мусияченко О.В.

Председатель                                                                                                                 О.В. Лобов

Приложение

к приказу Государственного комитета

по делам архивов Республики Крым

от  22.07.2020 №  10-н

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ

(список контрольных вопросов)

для муниципальных архивных учреждений Республики Крым

Государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Крым

вид государственного контроля

вид (виды) деятельности государственных органов, юридических лиц, органов местного самоуправления, в отношении которых применяется данная форма проверочного листа

Учетный номер проверки: _______________________________________________________________________________

Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок: ____________________________________

Реквизиты приказа о проведении проверки: ____________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы лиц Государственного комитета по делам архивов Республики Крым, проводивших проверку:

Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого проводится проверка:

Место проведения проверки:

В соответствии с

реквизиты нормативного правового акта об осуществлении государственного контроля

за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Крым

предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данной форме проверочного листа.

№ п/п

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований

Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Выполнено

Не

выполнено

Примечание

1

2

3

4

5

6

Организационно-распорядительные документы, регулирующие архивное дело

1.1.

Наличие организационно-распорядительных документов, в которых закреплены функции и полномочия органа местного самоуправления по созданию муниципального архива:

– устав органа местного самоуправления/устав муниципального архива;

– положение о соответствующем муниципальном архивном учреждении*;

– должностные инструкции/должностные регламенты сотрудников соответствующего муниципального архивного учреждения

статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон);

пункт 17 части 1 статьи 14, пункт 16 части 1 статьи 15, пункт 22 части 1 статьи 16 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации»;

статьи 11, 12 Закона Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым» (далее – Закон Республики Крым);

часть 1 статьи 5 Закона Республики Крым от 09.12.2014 № 28-ЗРК/2014 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела»

1.2.

Наличие правового акта органа местного самоуправления о предоставлении соответствующему муниципальному архивному учреждению здания и (или) помещения, отвечающего нормативным требованиям

части 1, 2 статьи 15 Федерального закона;

статья 11, 12, 16 Закона Республики Крым;

пункт 3.1–3.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила)

1.3.

Наличие утвержденной индивидуальной инструкции по делопроизводству

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44

Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица

1.4.

Наличие согласованной Экспертно-проверочной комиссией Госкомархива и утвержденной руководителем муниципального архивного учреждения номенклатуры дел установленной формы

пункты 4.14–4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила архивов организаций)

Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица

Хранение документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов

2.1.

Размещение архива в помещении, соответствующем нормативным требованиям. Соблюдение противопожарного режима

пункты 3.1–3.3,  5.1 Правил;

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 (далее – Специальные правила)

Наличие пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: «Ответственный за противопожар-ное состояние» и «О пожаре звонить по телефону» и др.

2.2.

Наличие и размещение в доступных для обозрения местах правового акта об установлении противопожарного режима и инструкции о пожарной безопасности

пункт 5.1 Правил;

пункт 1.9 Специальных правил

2.3.

Соблюдение охранного режима

пункты 5.3–5.10 Правил

В т. ч. наличие охранной сигнализации, инструкции о пропускном и внутриобъекто-вом режимах, дверей с повышенной технической укрепленностью

2.4.

Соблюдение температурно-влажностного режима

пункты 5.12–5.16 Правил

2.5.

Наличие и размещение контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима

пункт 5.17 Правил

2.6.

Соблюдение светового режима хранения документов

пункты 5.18–5.20 Правил

2.7.

Соблюдение санитарно-гигиенического режима

пункты 5.22–5.24 Правил

2.8.

Соответствие организации хранения и размещения архивных документов нормативным требованиям. Наличие специальных средств хранения (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.)

пункты 4.1–4.4,  6.1–6.5 Правил

2.9.

Соблюдение условий хранения электронных документов

пункты 7.1–7.2 Правил

Заполняется при наличии электронных документов

2.10.

Наличие утвержденного плана (схемы) размещения архивных фондов

пункт 8.1 Правил

2.11.

Наличие и размещение карточек (листов) постеллажного и пофондового топографических указателей

пункт 8.4 Правил

2.12.

Соблюдение порядка проведения и периодичности проверок наличия и состояния архивных документов

пункты 10.1–10.3 Правил

Заполняется в случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов

2.13.

Наличие листов и актов проверки наличия и состояния архивных документов, наличие и соответствие записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов

пункты 10.4–10.6 Правил

2.14.

Наличие картотеки (книги) учета физического (технического) состояния архивных документов

пункт 11.9 Правил

2.15.

Наличие составленного и согласованного в установленном порядке акта о неисправимых повреждениях архивных документов

пункты 13.2,  26.1 Правил

Заполняется при выявлении подобных случаев

2.16.

Наличие приказа руководителя о снятии неисправимо поврежденных документов с учета

пункт 13.2 Правил

Заполняется при выявлении подобных случаев

2.17.

Осуществление учета необнаруженных архивных документов

пункт 10.7 Правил

2.18.

Наличие справок о проведении розыска и акта о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны

пункт 10.8 Правил

2.19.

Наличие письменного решения Госкомархива о снятии с учета необнаруженных документов, возможности розыска которых исчерпаны

пункт 10.9 Правил

2.20.

Наличие книг выдачи архивных документов из архивохранилища

пункт 14.8 Правил

Ведутся в каждом архивохрани-лище раздельно по целям выдачи

2.21.

Соблюдение порядка и срока выдачи архивных документов из архивохранилища

пункты 14.1–14.4,  14.6,  14.9,  14.11–14.12 Правил

2.22.

Наличие листов использования, листов-заверителей и карт-заместителей при выдаче архивных дел из архивохранилища

пункты 14.5,  14.10 Правил

2.23.

Наличие актов о выдаче архивных документов во временное пользование

пункт 14.7 Правил

Учет документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов

3.1.

Наличие паспорта архива

статья 19 Федерального закона;

статья 16 Закона Республики Крым;

пункты 21.1,  23.1 Правил;

пункты 2.2, 2.4 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11.03.1997  № 11 (далее – Регламент государственного учета)

3.2.

Наличие утвержденной схемы учета архивных документов

пункт 21.2 Правил

3.3.

Наличие и ведение книги учета поступлений документов

пункты 23.1–23.2,  26.2 Правил

3.4.

Наличие и ведение списка фондов

пункты 23.1–23.2,  26.2–26.3 Правил

3.5.

Наличие и ведение листов фондов

пункты 23.1–23.2,  26.2 Правил

3.6.

Наличие и ведение карточек фондов

пункты 2.2.2, 2.4.1 Регламента государственного учета

3.7.

Наличие и ведение реестра описей

пункты 21.3,  23.1–23.2,  26.2–26.3 Правил

3.8.

Наличие и ведение листов учета аудиовизуальных документов

пункты 23.1,  23.3,  26.2 Правил

Заполняется при наличии электронных документов

3.9.

Соблюдение порядка учета аудиовизуальных и электронных документов

пункты 22.2,   22.6,   22.7–22.8,   23.3,   29.1–29.2,  30.1–30.2 Правил

Заполняется при наличии электронных документов

3.10.

Наличие и ведение описей дел

пункты 23.1–23.2,  26.4,  41.1–41.2 Правил

3.11.

Наличие паспорта архивохранилища

пункты 23.1–23.2 Правил

3.12.

Наличие и ведение дел фондов

пункты 23.1–23.2,  26.2–26.3 Правил

3.13.

Наличие актов приема-передачи архивных документов на хранение

пункты 26.1,  37.8–37.9 Правил

3.14.

Наличие актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, оформленных в соответствии с нормативными требованиями

пункты 26.1,  36.3–36.6,  36.9 Правил

Заполняется в случае наличия фактов выявления документов, подлежащих уничтожению

3.15.

Наличие актов о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов

пункт 26.1 Правил

3.16.

Наличие актов описания архивных документов, переработки описей

пункт 26.1 Правил

3.17.

Наличие актов о технических ошибках в учетных документах

пункт 26.1 Правил

3.18.

Наличие актов об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных

пункт 26.1 Правил

3.19.

Наличие вспомогательных учетных документов

пункт 23.1 Правил

3.20.

Соблюдение порядка учета печатных изданий, входящих в состав библиотечного фонда

пункт 34.3 Правил

3.21

Соблюдение требований размещения учетных документов

пункт 24.1–24.3 Правил

Комплектование документами Архивного фонда Республики Крым и другими архивными документами

4.1.

Наличие списка организаций – источников комплектования соответствующего муниципального архивного учреждения установленной формы, согласованного с ЭПК и утвержденного руководителем органа местного самоуправления, справок о включении организаций в список источников комплектования или исключении из него

статья 20 Федерального закона;

статья 17 Закона Республики Крым;

пункты 35.1,  35.4–35.7 Правил

4.2.

Наличие и учет договоров о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения юридических лиц (Украины), ликвидирующихся и/или прекративших деятельность на территории Республики Крым, в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации

часть 3 главы 8 Закона Республики Крым

4.3.

Наличие договоров с негосударственными организациями и гражданами при включении их в списки источников комплектования архива

пункт 35.1 Правил

Заполняется в случае осуществления данного вида деятельности

4.4.

Наличие договоров купли-продажи или дарения, документов, подтверждающих факт наследования, решение суда о передаче документов в муниципальное архивное учреждение

часть 3 статьи 21 Федерального закона;

часть 3 статьи 18 Закона Республики Крым

пункт 37.9 Правил

Заполняется в случае поступления архивных документов на основании договоров купли-продажи, дарения, документов, подтвержда-ющих факт наследования, решения суда

4.5.

Наличие и ведение наблюдательных дел организаций – источников комплектования

пункт 35.9 Правил

4.6.

Наличие планов-графиков приема документов на хранение

пункт 37.2 Правил

4.7.

Соблюдение порядка приема архивных документов от организаций и граждан на хранение

пункты 37.1–37.18 Правил

4.8.

Наличие распорядительного документа о составе и утверждении положения об экспертной комиссии муниципального архива, протоколов ее заседания

статья 7 Закона Республики Крым;

пункты 4.7–4.11 Правил архивов организаций;

Примерное положение об экспертной комиссии организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43

Заполняется при проведении проверки в муниципальных архивах, имеющих статус юридического лица

Использование документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов

5.1.

Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в муниципальное архивное учреждение

статья 24–26 Федерального закона;

пункты 45.1–45.3 Правил;

пункты 3.1–3.3 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143 (далее – Порядок использования архивных документов)

Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодатель-ством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их на хранение

5.2.

Соблюдение порядка поступления, рассмотрения и сроков исполнения запросов

пункты 46.1–46.7 Правил

5.3.

Соблюдение порядка оформления и выдачи архивных справок, выписок и копий

статья 26 Федерального закона;

пункты 46.8–46.14 Правил

5.4.

Соблюдение порядка работы пользователей с архивными документами в читальном зале

пункты 48.1–48.6 Правил;

Порядок использования архивных документов

При отсутствии читального зала распространя-ется на специально выделенное помещение для обслуживания пользователей

5.5.

Ведение личных дел пользователей в соответствии с нормативными требованиями

5.6.

Наличие журнала посещений читального зала пользователями

5.7.

Соблюдение порядка экспонирования архивных документов

пункт 49.2 Правил

5.8.

Соблюдение порядка проведения информационных мероприятий

пункты 50.1–50.3 Правил

5.9.

Ведение учета форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов

пункт 51.1 Правил

Ведется на бумажном носителе и/или в электронном виде

(дата)

(подпись проверяющего)

(фамилия и инициалы проверяющего)