Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия) государственной функции по рассмотрению обращений граждан



РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПРИКАЗ

от 22 декабря 2009 года №01-07/547

Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия) государственной функции по рассмотрению обращений граждан

ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

(Приказ Министерства профессионального образования, подготовки и расстановки кадров РС (Я):

от 22.11.2011 №01-07/651

от 01.03.2012 №01-07/69).

В целях реализации распоряжения Президента РС(Я) от 30.03.2006 г. №123-РП «О мероприятиях по проведению административной реформы в РС(Я)» и постановления Правительства РС(Я) от 12.04.2007 г. №140 «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения министерством науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия) государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

2. Всем работникам Министерства при осуществлении своей деятельности руководствоваться положениями административного регламента.

3. Считать утратившим силу приказ МНиПО РС (Я) от 17 января 2008 года №01-07/9 «Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции по рассмотрению обращений и приема граждан.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

А.А. Пахомов

Зарегистрировано Департаментом по государственно-правовым вопросам Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) 12 апреля 2010 года за номером RU140212010099

УТВЕРЖДАЮ

Приказом МНиПО РС(Я)

от « 22 » декабря 2009 года

№01-07/547

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения Министерством науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия) государственной функции по рассмотрению обращений и приему граждан

Глава 1: Общие положения исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

1.1. Министерство науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия), (далее по тексту –Министерство) является органом исполнительной власти, обеспечивающим проведение целенаправленной единой государственной политики в области науки и профессионального образования на территории Республики Саха (Якутия) и осуществляющим функции по нормативно-правовому регулированию в сфере профессионального образования, научной, научно-технической и инновационной деятельности, а также в сфере социальной поддержки и социальной защиты обучающихся и воспитанников профессиональных образовательных учреждений.

1.2. Министерство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Конституцией (Основным законом) Республики Саха (Якутия), федеральными и республиканскими конституционными законами, федеральными и республиканскими законами, актами Президента и Правительства Российской Федерации, актами Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), нормативными правовыми актами Министерства науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия), Положением о Министерстве науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия).

1.3. Министерство организует свою деятельность с учетом директивных и нормативных документов федеральных органов управления профессиональным образованием и осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, государственными органами Республики Саха (Якутия), органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, общественными объединениями и иными организациями.

1.4. Министерство, являясь органом государственного управления, осуществляет выполнение возложенных на него задач, касающихся деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, занимающихся вопросами профессионального образования и науки, независимо от их ведомственной принадлежности.

1.5. Установленный настоящим регламентом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

1.6. Решения Министерства в пределах полномочий Республики Саха (Якутия), установленных Конституцией Республики Саха (Якутия), Законом Российской Федерации «Об образовании», Федеральным законом от 02.05.2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», Постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 12.04.2007 г. №140 «О порядке разработки и утверждения государственных функций (предоставления государственных услуг)» и федеральным договором по вопросам, входящим в его компетенцию, обязательны для исполнения всеми органами республиканской исполнительной власти, органами исполнительной власти муниципальных районов и поселений, городских округов, а также юридическими и физическими лицами.

Глава 2: Требования к порядку исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1. Информация об исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется непосредственно государственными гражданскими служащими (далее – должностные лица), исполняющими государственную функцию:

с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.2. Информация о местонахождении Министерства, ее подразделений, занимающихся рассмотрением обращений граждан, контактные телефоны, номера факсов и телефоны для справок, адресах сайтов в сети Интернет и адресах электронной почты, требования к письменным обращениям и обращениям, направляемым по электронной почте, размещаются на :

- официальном сервере органов государственной власти Республики Саха (Якутия (http://www. minnauki.sakha.ru);

2.3. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется должностными лицами Министерства, исполняющими государственную функцию (далее - должностные лица), в ходе личного приема, с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно с 9 до 18 часов, в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 до 17 часов. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) должностные лица подробно и корректно информируют обратившихся о порядке и сроках исполнения государственной функции, основаниях для отказа в исполнении государственной функции, а также предоставляют иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения государственной функции, при этом ответ следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности работника.

При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося к другому должностному лицу или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно или назначить другое удобное для гражданина время консультации.

При ответе на письменные обращения необходимо указать фамилию, инициалы и номер служебного телефона должностного лица, при этом ответ подписывается министром, первыми заместителем и заместителями министра.

Срок исполнения государственной функции

2.4. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации.

В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других органов государственной власти, органов местного самоуправления, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно.

2.5. Уполномоченные должностные лица вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений, имеющих общесоциальное значение, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций.

Требования к письменному обращению граждан

2.6. Обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо его должность, а также фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) обратившегося гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В коллективных обращениях в скобках указываются 2-3 фамилии, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

2.7. Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее- при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

(Пункт 2.7 в редакции Приказа Министерства профессионального образования, подготовки и расстановки кадров РС (Я) от 01.03.2012 №01-07/69).

Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления государственной функции

2.8. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

2.9. Рабочие места должностных лиц оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции, обеспечивается доступ в сеть Интернет, присваивается электронный адрес, выделяются расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

2.10. Места проведения личного приема граждан оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.11. Места ожидания личного приема граждан оборудуются стульями, столами, информационными стендами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

Результаты исполнения государственной функции

2.12. Результатами исполнения государственной функции могут являться:

решение вопросов, поставленных в обращении;

разъяснение вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с действующим законодательством;

направление обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

оставление обращения без ответа в соответствии с действующим законодательством;

отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с действующим законодательством.

Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения гражданами ответов на обращения в устной либо письменной форме.

Основания для отказа в исполнении государственной функции

2.13. Обращение не рассматривается по существу в следующих случаях:

а) в письменном обращении поставлен вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые сведения.

Должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в один и тот же орган исполнительной власти или одному и тому же должностному лицу. О принятом решении уведомляется гражданин, направивший обращение. Обращение подлежит списанию «В дело» в порядке, установленном законодательством.

б) в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

В этом случае должностные лица вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

в) текст письменного обращения не поддается прочтению.

В этом случае ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

(подпункт «в» пункта 2.13. в редакции приказа Министерства профессионального образования, подготовки и расстановки кадров РС (Я) от 22.11.2011 №01-07/651).

г) от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

д) по вопросам, поставленным в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

е) ответ на вопрос, поставленный в обращении, не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.14. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

2.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

(пункт 2.15. в редакции приказа Министерства профессионального образования, подготовки и расстановки кадров РС (Я) от 22.11.2011 №01-07/651).

2.15. В случае если по вопросам, поставленным в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа гражданину, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления решения суда в законную силу.

2.16. В случае если устранены причины, по которым ответ по существу поставленных вопросов в обращении не дан, гражданин вправе вновь обратиться в орган государственной власти, орган местного самоуправления или к должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Ответственность должностных лиц при исполнении государственной функции

2.17. Персональная ответственность должностных лиц при исполнении государственной функции предусматривается должностными регламентами в соответствии с законодательством Российской Федерации и республиканским законодательством.

Должностное лицо, ответственное за регистрацию обращений, несет персональную ответственность за соблюдение порядка приема и правильность учета обращений.

2.18. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

2.19. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

Глава 3. Административные действия (процедуры) при исполнении государственной функции

Последовательность административных действий (процедур)

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и первичная обработка письменных и устных обращений;

- регистрация и аннотирование обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Администрации;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением государственной функции.

Прием и первичная обработка письменных и устных обращений граждан

3.2. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в адрес Министра науки и профессионального Республики Саха (Якутия), его первого заместителя или заместителей, или поступление обращения гражданина с сопроводительным письмом из других органов государственной власти для рассмотрения по поручению.

3.3. Письменные и устные обращения поступают по компетенции в отделы и управления Министерства.

3.4. Обращения граждан, поступившие в другие структурные подразделения Министерства, подлежат передаче для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан либо уполномоченному лицу. В случае если обращение, поступившее с пометкой «лично», не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации уполномоченному лицу.

3.5. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются работниками, ответственными за прием обращений. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для получения информации о регистрации обращения.

3.6. Должностное лицо, ответственное за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

-проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

- прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письмо отсутствует", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один из экземпляров акта хранится в подразделении по работе с обращениями граждан, второй - приобщается к поступившему обращению.

3.7. Должностное лицо, ответственное за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю.

3.8. Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования на официальный интернет-сайт Министерства в сети Интернет, принимаются и регистрируются в канцелярии.

3.9. Результатом выполнения административных действий (процедур) по приему и первичной обработке обращений является запись в журнал учета обращений и передача обращений исполнителю.

Регистрация и аннотирование обращений

.

3.10. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Министерство.

3.11. Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему обращению. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием даты и номера регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Должностные лица, осуществляющие регистрацию:

- в регистрационной карточке указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, электронная почта и т.п.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;

- передает письма для ознакомления работнику, на которого возложена подготовка информационных и аналитических материалов, а затем работникам, осуществляющим аннотацию и предварительное рассмотрение обращений.

3.12. Должностные лица, составляющие аннотацию обращения:

прочитывают обращение, определяют его тематику и тип, выявляют поставленные в обращении вопросы;

проверяют обращение на повторность, при необходимости сопоставляют с находящейся в архиве перепиской.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.

Не считаются повторными обращения, поступившие от одного и того же гражданина по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) либо должностными лицами даны исчерпывающие ответы;

- заполняют рубрикатор в программе электронного делопроизводства, составляют и вводят аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют исполнителя рассмотрения обращения;

- сканирует письменные обращения , а также документы, приложенные к ним;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляют штамп «Контроль», на поручениях Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) и его заместителей - штамп «особый контроль».

3.13. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в системе электронного делопроизводства и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Направление обращения на рассмотрение

3.14. Должностное лицо, ответственное за регистрацию обращения:

- после составления аннотации принимает решение о передаче обращения на рассмотрение, подготавливает, редактирует и распечатывает сопроводительное письмо и уведомление заявителю. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения, независимо от того, на чье имя оно адресовано.

- в случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в орган местного самоуправления муниципального образования (далее - орган местного самоуправления);

- в случае если вопрос находится в ведении территориального исполнительного органа государственной власти Российской Федерации, государственного органа или государственного учреждения Республики Саха (Якутия), осуществляющих отдельные функции государственного управления Республики Саха (Якутия) (далее - государственные органы) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), регулирующими их деятельность, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующий государственный орган;

- письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения;

- письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке личного приема граждан министром науки и профессионального образования, его заместителями, а обращения списываются «в дело» как исполненные;

- в случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Министерства, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию;

- в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Сопроводительные письма к обращениям, направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления и другие организации со статусом контроля, подписываются министром, его заместителем.

Сопроводительные письма в федеральные органы о возврате ошибочно присланных обращений подписываются министром, его заместителем

3.15. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем под расписку в структурных подразделениях Министерства либо направление обращений для рассмотрения в государственные органы и органы местного самоуправления, должностным лицам.

Рассмотрение обращений

3.16. Основанием для рассмотрения письменного обращения в Министерстве является поступившее и зарегистрированное в установленном порядке обращение.

3.17. Обращение, поступившее в Министерство, подлежит обязательному рассмотрению.

3.18. Письменные обращения, зарегистрированные в установленном порядке, направляются должностным лицам в соответствии с их компетенцией для обеспечения рассмотрения обращений по существу.

3.19. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения.

3.20. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения, прилагаемых к нему документов и материалов направляются на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Необходимое количество копий подготавливается структурным подразделением Министерства, руководителю которого дано поручение. Контроль за сроками исполнения обращения, подготовку ответа гражданину, а также при необходимости - в федеральные органы государственной власти осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.21. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 2.13. Административного регламента;

уведомляет гражданина о направлении обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.22. Должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязано в течение 15 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления.

3.23. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в канцелярию, указывая орган государственной власти, структурное подразделение, в которое следует направить обращение.

3.24. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), исполнитель вправе не направлять ответ.

3.25. На обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ не направляется.

3.26. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в пункте 2.13. Административного регламента.

3.27. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.28. Результатом выполнения административных действий (процедур) по рассмотрению обращений является решение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов гражданам, а также ответ гражданину в письменной или устной форме.

Личный прием граждан

3.29. Министр науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия), его первый заместитель, заместители, руководители подразделений Министерства, а также специалисты проводят личный прием граждан по вопросам, входящим в их компетенцию.

По обращениям руководителей органов власти, народных депутатов Республики Саха (Якутия), руководителей предприятий, учреждений, организаций, представителей общественности и отдельных граждан по общественно значимым вопросам жизни республики в соответствии с рабочим планом министра может быть организован личный прием министра. Организация личного приема граждан возлагается на помощника министра.

3.30. Личный прием граждан министром проводится в Министерстве науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия), расположенному по адресу: Якутск, ул. Курашова, 36, каб.303.

3.31. Первый заместитель министра, заместители министра ведут личный прием граждан в соответствии с графиком личного приема на текущий месяц, руководители подразделений и специалисты– ежедневно с 9.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 17.00.

3.32. График приема граждан руководителями составляется ежемесячно специалистом приемной, согласуется с заместителями министра. Замены руководителей, заявленных в графике, проводятся по согласованию.

3.33. График личного приема размещается на официальном интернет-сайте Министерства в сети Интернет.

3.34. Предварительная запись на прием производится специалистом приемной. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 9.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 17.00.

3.35. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.36. Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

3.37. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также кем ему будет дан ответ, либо разъясняет в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.38. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

3.39. После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, канцелярия оформляет рассылку документов исполнителям. Сопроводительные письма к поручениям оформляются на специальных бланках.

3.40. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным руководителями во время личного приема, направляется исполнителем руководителю, осуществлявшему прием. Руководитель на ответе исполнителя указывает результат рассмотрения поручения («Удовлетворено», «Разъяснено», «Отказано», «Поставить на дополнительный контроль»), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и расписывается.

3.41. Материалы с личного приема хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.42. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

Постановка обращений граждан на контроль

3.43. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также имеющие общесоциальное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе Министерства, получения материалов для аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей.

3.44. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) и его заместителей о рассмотрении обращений граждан.

3.45. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять специалист по работе с обращениями граждан.

3.46. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют должностные лица по поручению руководителя.

3.47. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.

Продление срока рассмотрения обращений граждан

3.48. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

3.49. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, по поручению которого рассматривается обращение.

3.50. Руководители структурных подразделений на основании служебной записки ответственного исполнителя принимают решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом или Администрацией Президента и Правительства республики Саха (Якутия), то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения.

3.51. Результатом выполнения административных действий (процедур) по продлению срока рассмотрения обращения является принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения в случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу и направление уведомления гражданину о принятом решении.

Оформление ответа на обращение граждан

3.52. Ответы гражданам даются, как правило, на языке обращения и подписываются министром либо его заместителями в пределах своей компетенции.

Ответы на поручения Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан подписывает министр либо его первый заместитель.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу Правительства Республики Саха (Якутия), ответ подписывается этим должностным лицом.

3.53. В ответе в четкой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме должны излагаться все разъяснения поставленных в обращении вопросов. При подтверждении сведений, изложенных в обращении, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению. При ответе должна быть ссылка на регистрационный номер обращения.

3.54. В ответе в федеральные органы государственной власти указывается, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения обращения. В ответах на коллективное обращение указывается, кому из обратившихся граждан дан ответ.

3.54. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт (например, об оказании материальной помощи). Экземпляр данного правового акта направляется заявителю.

3.55. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

3.56. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.57. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.58. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в канцелярию либо уполномоченному лицу, где проверяется правильность оформления ответа и краткое содержание ответа заносится в программу «Контроль обращений граждан». Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

3.59. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись «В дело», указывает результат рассмотрения («Удовлетворено», «Разъяснено», «Отказано»), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль правильности списания письма в дело осуществляет руководитель структурного подразделения либо уполномоченное лицо.

3.60. После регистрации ответа в программе «Контроль обращений граждан» отдел по работе с обращениями граждан либо уполномоченное лицо передает его на отправку в Управление документационного обеспечения. Отправление ответов без регистрации в подразделении по работе с обращениями граждан не допускается.

3.61. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

3.62. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. В архиве структурных подразделений Министерства хранятся обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, списанные в «дело» руководителем подразделения за три последних года. Архивные дела, пятилетний срок хранения которых истек, сотрудники архива по заключению экспертной комиссии уничтожают.

3.63. Результатом выполнения административных действий (процедур) по оформлению ответа на обращение является оформление ответа путем изложения разъяснений всех поставленных в обращении вопросов, а в случае направления промежуточного ответа - указания сроков окончательного решения вопросов.

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения

3.64. С момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.65. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведут руководители подразделений ответственные за работу с обращениями граждан.

3.66. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.67. При получении запроса о ходе рассмотрения обращения (по телефону) должностное лицо, ответственное за предоставление справок, называет наименование органа, в который обратился гражданин, свою фамилию, имя, отчество, предлагает гражданину представиться, уточняет при необходимости суть поставленного вопроса, корректно и лаконично дает ответ.

При невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время, к назначенному сроку подготавливает ответ.

3.68. Во время разговора работник должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат.

3.69. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

3.70. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

3.71. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется путем проведения должностным лицом проверок соблюдения и исполнения Административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается министром либо уполномоченным лицом..

3.72. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных обращений в Министерстве канцелярией и руководителями структурных подразделений Министерства.

Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений, направленных в Министерство, осуществляют руководители ее структурных подразделений.

Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

3.73. Гражданин вправе обжаловать действия и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

3.74. Гражданин имеет право на обжалование действий (бездействия) руководителей и должностных лиц, а также решений, принятых в ходе исполнения государственной функции, в вышестоящие органы и организации в досудебном порядке, предусмотренном федеральным законодательством.

Приложение №1

к Административному регламенту

исполнения Министерством науки и

профессионального образования РС(Я) государственной

функции по рассмотрению обращений граждан

Сведения

о местонахождении, почтовом адресе Министерства науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия) и справочных телефонах

Министерство науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия) располагается по адресу: г. Якутск, ул. Курашова, дом 36.

Почтовый адрес: 677000, Республика Саха (Якутия), г. Якутск, ул. Курашова, дом 36.

Справочные телефоны: 42-35-89, 42-51-59.

Приложение №2

к Административному регламенту

исполнения Министерством науки и профессионального образования РС(Я) государственной функции по рассмотрению обращений граждан

Образец

                                                                                                                ФИО и адрес заявителя

В соответствии с ч.3 ст.8 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений Российской Федерации» Ваше обращение направлено на рассмотрение в _________________________________________ (наименование государственного органа, органа местного самоуправления) Республики Саха (Якутия) с просьбой проинформировать Вас о результатах рассмотрения.

Министр (заместитель)                                           ФИО

ФИО исполнителя

№тел.

Приложение №3

к Административному регламенту

исполнения Министерством науки и профессионального образования РС(Я) государственной функции по рассмотрению обращений граждан

Образец

Наименование государственного органа РС(Я),

органа местного самоуправления РС(Я)

В соответствии с ч.3 ст.8 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений Российской Федерации» направляем на рассмотрение обращение, поступившее в адрес _________________________ (ФИО, должность).

Автор____________________ (ФИО заявителя).

О результатах просим сообщить заявителю.

Приложение: на ____ листе(ах).

Министр (заместитель) ФИО

исполнитель             

№тел.

Приложение №4

к Административному регламенту

исполнения Министерством науки и профессионального образования РС(Я) государственной функции по рассмотрению обращений граждан

Образец

Наименование государственного органа РС(Я),

органа местного самоуправления РС(Я)

Штамп КОНТРОЛЬ

В соответствии с ч.3 ст.8 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений Российской Федерации» направляем на рассмотрение обращение, поступившее на имя________________________________

Автор: ____________________ ФИО заявителя

              Просьба рассмотреть и о результатах сообщить заявителю и Министерство науки и профессионального образования Республики Саха (Якутия).

Приложение: на ___ листе (ах) (подлежит возврату).

Министр (заместитель)                                                         ФИО

ФИО исполнителя

№тел.