Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции по рассмотрению устных и письменных обращений граждан в департа-мент лесного комплекса Тюменской области



Утвержден приказом от 23

Департамент лесного комплекса Тюменской области

Приказ

От 23.01.2009 № 2

Об  утверждении   административного регламента исполнения государственной функции по рассмотрению устных и письменных обращений граждан в департа-мент лесного комплекса Тюменской области

Признан утратившим силу распоряжением департамента лесного комплекса Тюменской области от 06.09.2011 № 1 рлк (НГР:  ru 72000201101138)

В соответствии с решением Комиссии по проведению административной реформы в Тюменской области (протокол от 02.04.2008 №9),

Приказываю:

1.              Утвердить административный регламент              исполнения

государственной функции по рассмотрению устных и              письменных

обращений граждан в департаменте лесного комплекса              Тюменской

области, согласно приложению к настоящему приказу.

2.              Контроль за исполнением приказа возложить на Громову Г.В.,

заместителя директора департамента

Директор департамента

А. А. Мединцев

Утвержден приказом от 23.01.2009 № 2

Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению устных и письменных обращений граждан в департаменте лесного комплекса Тюменской области.

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Настоящий административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению по ним ответов в установленный законодательством Российской Федерации и Тюменской области срок, разработан в целях повышения качества оказания и доступности государственной функции по предоставлению государственной функции и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) при исполнении государственной функции.

Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

1.2. Наименование органа исполнительной власти, исполняющего государственную функцию

Государственную функцию исполняет департамент лесного комплекса Тюменской области (далее - Департамент).

Государственная функция исполняется должностными лицами Департамента (далее – должностные лица).

1.3. Нормативно-правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993 № 237)

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения

обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060)

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448);

- Постановлением Правительства Тюменской области от 09.07.2007 № 153-п «Об утверждении положения о департаменте лесного комплекса Тюменской области» (в редакции от 26.05.2008).

1.4. Результаты исполнения государственной функции

Конечным результатом исполнения государственной функции является принятие решений и направление по ним ответов по рассмотренным обращениям, а также обращениям, принятым на личном приеме заявителей или мотивированный отказ в рассмотрении обращений, уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Процедура рассмотрения обращения завершается путем направления гражданину результата рассмотрения обращения в письменной форме.

1.5. Заявители, имеющие право на взаимодействие с Департаментом при исполнении государственной функции

Государственная функция исполняется в отношении граждан Российской Федерации (далее - граждане).

Порядок исполнения государственной функции распространяется также на иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Гражданами, имеющими право на взаимодействие с Департаментом при исполнении государственной функции являются граждане, обратившиеся лично и (или) направившие индивидуальные и коллективные обращения в Департамент, а также, чьи обращения поступили из соответствующих органов государственной власти, муниципальных органов власти и из общественных организаций.

II. Порядок исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

- непосредственно в помещениях Департамента,

- по телефонам для справок,

- по электронной почте,

- на странице Департамента на официальном Портале органов государственной власти Тюменской области в сети Интернет http://www.admtyumen.ru,

- на информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема граждан.

2.1.2. Департамент располагается по адресу : г.Тюмень, ул.Первомайская , д.34/1, 3 этаж.

Почтовый адрес: 625000, г. Тюмень, ул.Первомайская , д.34/1

Контактные телефоны: (3452) 69-03-55; факс: (3452) 69-05-03.

Электронный адрес (E-mail):lesouprava@mail.ru

2.1.3. График работы Департамента:

с понедельника по четверг с 08-45 до 18-00, обед с 12-30 до 13-30, пятница с 9-00 до 17-00, обед с 12-30 до 13-30.

2.1.4. Адрес месторасположения, телефон для справок и консультаций, адрес электронной почты Департамента, сведения о графике (режиме) работы Департамента сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются на странице Департамента на официальном Портале органов государственной власти Тюменской области: http://www.admtyumen.ru

2.1.5 Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются должностными лицами Департамента, обеспечивающими исполнение государственной функции.

2.1.6. Консультации предоставляются по вопросам:

- требований к оформлению письменного обращения;

- требований к заявителю, пришедшему на прием;

- мест и графиков личного приема должностными лицами Департамента для рассмотрения устных обращений;

- порядка и сроков рассмотрения обращений;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

2.1.7. Основными требованиями при консультировании являются:

- компетентность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования.

2.1.8. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет, почты и телефонной связи, электронной почты).

2.1.9. По телефону предоставляется следующая информация:

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства обращения;

- о ходе исполнения государственной функции;

- сведения о нормативно-правовых актах, на основании которых Департамент осуществляет государственную функцию,

- о необходимости представления дополнительных документов и сведений,

- о месте размещения справочной информации по вопросам исполнения государственной функции.

Информация по иным вопросам предоставляется только на основании письменного обращения.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения, должностные лица Департамента подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При невозможности должностного лица Департамента, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.10. Должностные лица Департамента, осуществляющие прием, консультирование, обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

2.1.11. Гражданин с учетом графика (режима) работы Департамента с момента приема обращения (письменного) имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения при помощи телефона, средств Интернета, электронной почты.

2.1.12. Граждане в обязательном порядке информируются:

- о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;

- о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- о невозможности рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;

- о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.

2.2. Требования к местам исполнения государственной функции

2.2.1. Требования к местам ожидания заявителей.

2.2.1.1. Ожидание приема граждан осуществляется в здании Департамента, в специально выделенных для этих целей помещениях (местах ожидания).

2.2.1.2 Места ожидания должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, и оборудованы:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.2.1.3. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

2.2.1.4. Для ожидания приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями, кресельными секциями.

2.2.2. Требования к местам для информирования

2.2.2.1. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.

2.2.2.1. На информационных стендах размещается следующая информация:

- режим работы Департамента;

- графики личного приема граждан уполномоченными должностными лицами;

- номера кабинетов, где осуществляются прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан; фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;

- адреса официальных сайтов Департамента на официальном Портале органов государственной власти Тюменской области в сети Интернет;

- номера телефонов, факсов, адреса электронной почты Департамента.

2.2.3. Требования к местам приема заявителей

2.2.3.1. Прием граждан должностными лицами Департамента осуществляется в занимаемых ими помещениях.

2.2.3.2. Помещения снабжаются табличками с указанием номера кабинета и должности лица, осуществляющего прием.

2.2.3.3. Место для приема гражданина должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

2.2.3.4. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

2.3. Перечень необходимых для исполнения государственной функции документов:

Личный прием граждан в Департаменте производится при предъявлении документа, удостоверяющий личность заявителя.

2.3.1. Виды письменных обращений, направляемых гражданами в адрес Департамента.

Граждане имеют право направить в адрес Департамента следующие виды письменных обращений:

- заявление;

- предложение;

- жалоба.

При этом к обращениям могут быть приложены копии документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращениях граждан.

2.3.2. Требования к письменному обращению граждан

Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать:

- наименование Департамента, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;

- изложение сути предложения, заявления или жалобы;

- личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

2.4. Сроки исполнения государственной функции

2.4.1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 2 дней с момента поступления его в Департамент. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

2.4.2.Общий срок рассмотрения письменного обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения.

2.4.3. При направлении Департаментом запроса другим государственным органам, органом местного самоуправления или должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, директор Департамента или уполномоченное директором Департамента должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.4.4. Директором Департамента и его заместителями могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращений.

2.4.5. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

2.4.6. В Департаменте проект ответа гражданину, подготовленный должностным лицом Департамента, ответственным за исполнение поручения, согласовывается:

- начальником структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, - в срок не более 1 рабочего дня с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения;

- начальником структурного подразделения - соисполнителя поручения - в срок не более 1 рабочего дня с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения;

- начальником отдела правового обеспечения, либо лицом его замещающим (при необходимости), - в срок не более 2 рабочих дней с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения.

2.4.7. Ответы на обращения граждан подписываются:

директором (исполняющим обязанности директора во время отсутствия последнего, заместителями директора) Департамента - в срок не более 2 рабочих дней с момента получения проекта ответа от должностного лица структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения;

2.4.8. Рассмотрение устного обращения гражданина производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 20 минут.

2.4.9. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Департамента, осуществляющее индивидуальное устное информирование, может предложить гражданам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для граждан время для устного информирования.

2.5. Перечень оснований для приостановления или отказа в исполнении государственной функции.

2.5.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

2.5.2. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.5.3. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Департамента или уполномоченное директором Департамента должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Департамент или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.5.4. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.5.5. Департамент или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.5.6. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается без рассмотрения гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

2.5.7. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.5.8. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является:

- решение суда о приостановлении исполнения государственной функции;

- заявление гражданина или юридического лица о приостановлении исполнения государственной услуги.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан

3.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация обращения.

3.1.1.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в Департамент.

3.1.1.2. Письменное обращение может поступить в Департамент одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- посредством факсимильной связи;

- фельдъегерской связью;

- по электронной почте;

- с использованием иных средств связи;

- при личном обращении в Департамент.

3.1.1.3. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, присвоение регистрационного номера, проверка истории обращения гражданина) осуществляется консультантом, советником-экспертом либо лицом их замещающим (далее – помощник), в системе электронного документооборота в течение 2 дней с даты их поступления.

3.1.1.4. На обращениях граждан, в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте, проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

3.1.1.5. Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного литерой «ПО».

3.1.1.6. На каждое обращение заполняется дело, на обложке которого указываются:

- регистрационный номер;

- фамилия, инициалы, домашний адрес заявителя;

- вопрос, по которому обращается заявитель;

- дата поступления обращения;

- кому из руководителей передано на рассмотрение.

3.1.1.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным.

3.1.1.8. Обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Если обращение повторное – в правом верхнем углу обложки ставится отметка «повторное» и к нему прилагаются все материалы прежних обращений.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные – по одному и тому же вопросу, в которых не приводятся новые доводы или обстоятельства и по которому автору даны исчерпывающие ответы.

3.1.1.9. Не подлежат рассмотрению обращения, выдержанные в некорректной форме, письменные обращения текст которых не поддается прочтению и анонимные. Такие обращения не рассматриваются и направляются в архив с пометкой «Оставить без рассмотрения». Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения.

Анонимным признается обращение, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Исключение составляют анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, которые незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы.

3.1.1.10. Не рассматривается обращение граждан, в котором обжалуется судебное решения. Такое обращение, возвращается гражданину, с разъяснением порядка обжалования судебного решения.

3.1.1.11. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям и прошедшие регистрацию в течение 1 рабочего дня направляются директору или заместителям директора Департамента для подготовки поручений о рассмотрении обращений граждан.

3.1.1.12. Результатом административного действия является регистрация обращения и направление его директору или заместителям директора Департамента.

3.1.2. Рассмотрение письменных обращений руководителями Департамента

3.1.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление сформированного на основании обращения дела в приемную директора, заместителей директора Департамента (далее - руководители).

3.1.2.2. По каждому обращению помощник в течение 1 рабочего дня с момента поступления обращения в приемную руководителя, готовит проект резолюции руководителя, в том числе предложение о постановке обращения на контроль, поручение о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей.

3.1.2.3. Повторные обращения граждан в обязательном порядке ставятся на контроль.

3.1.2.4. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно направляется в срок не более 5 дней со дня регистрации обращения в Департаменте, в территориальные органы федеральных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией.

3.1.2.5. По многократным обращениям, помощники, на основании истории обращения рассматривают вопрос о безосновательности очередного обращения и готовят руководителю предложение (акт) о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

- в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Акт о прекращении переписки подписывает руководитель. Помощники готовят уведомление гражданину о прекращении переписки с ним.

3.1.2.6. Помощники передают поступившие обращения вместе с подготовленными проектами поручений (резолюциями, сопроводительными письмами на переадресацию обращений и необходимыми приложениями) на рассмотрение и согласование руководителю.

3.1.2.7. Руководитель определяет:

- относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

- относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких отделов или должностных лиц;

- соответствует ли подготовленный проект резолюции и поручений поставленным в обращении вопросам, при необходимости дополняет и корректирует резолюцию;

- обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль и других поручений.

3.1.2.8. Руководитель, по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, в течение 2 рабочих дней с момента поступления проекта резолюции:

- определяет исполнителя и соисполнителей поручения, с учетом того, что запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется,

- определяет характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения (срок рассмотрения не более 30 дней с момента регистрации обращения);

- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

- ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на контроль.

3.1.2.9. Решением руководителя является подписанная резолюция для рассмотрения по существу вопросов.

3.1.2.10. Помощники, по результатам рассмотрения обращений руководителем в течение 1 рабочего дня с момента подписания резолюции руководителем:

- вносят в систему электронного документооборота содержание резолюции руководителя, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений, вопрос обращения, по которому необходимо подготовить ответ;

- направляют копию обращения указанному в резолюции должностному лицу-исполнителю вместе с приложенными документами

В случае, если в резолюции о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений Департамента копии обращения также направляются структурным подразделениям Департамента - соисполнителям поручения.

3.1.2.11. Результатом административного действия является выполнение действий по рассмотрению обращений граждан руководителем, определение порядка исполнения и исполнителя (соисполнителей), а также направление обращений к исполнителю (соисполнителям).

3.1.3. Рассмотрение письменных обращений и подготовка ответов на письменные обращения граждан исполнителями (соисполнителями).

3.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление резолюции руководителя и сформированное на основании обращения дела в структурное подразделение Департамента, ответственного за исполнение поручения о подготовке ответа на обращение гражданина.

3.1.3.2. Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения о подготовке ответа на обращение гражданина (далее - исполнитель), исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя.

3.1.3.3. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

В случае, если в резолюции о рассмотрении обращения указаны несколько соисполнителей поручения, соисполнители (не позднее 3 дней до истечения срока исполнения письма) направляют в адрес ответственного исполнителя, указанного в поручении первым или того, за кем закреплен свод свои предложения в соответствии с их компетенцией.

3.1.3.4. Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, изучает обращение гражданина и материалы к обращению гражданина, в том числе в целях установления обоснованности доводов автора обращения и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости подготавливает служебную записку (запрос) в целях получения необходимой информации в ином структурном подразделении Департамента.

В случаях, если для исполнения поручения необходимы проведение выездной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен руководителем, но не более чем на 30 дней.

В этих целях начальник структурного подразделения Департамента, ответственного за исполнение поручения, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя руководителя служебную записку, с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

В случае получения разрешения о продлении срока исполнения поручения в адрес гражданина направляется уведомление с указанием (при необходимости) срока направления ответа на его обращение.

3.1.3.5. Обращения рассматриваются непосредственно ответственным исполнителем (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено конкретному должностному лицу структурного подразделения, ответственному за исполнение поручения. В этом случае к поступившему обращению готовится проект поручения.

3.1.3.6. Поручение должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.1.3.7. В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

3.1.3.8. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (текст ответа излагается четко, последовательно, кратко, с исчерпывающими пояснениями на все поставленные в письме вопросы);

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.1.3.9. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения - исполнитель поручения подготавливает проект ответа, согласовывает его у:

- начальника структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, - в срок не более 1 рабочего дня с момента представления проекта ответа,

- начальника структурного подразделения - соисполнителя поручения - в срок не более 1 рабочего дня с момента представления проекта ответа,

- при необходимости у начальника отдела правового обеспечения в срок не более 2 рабочих дней с момента представления проекта ответа и направляет его на подпись руководителю.

К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

3.1.3.10. Руководитель подписывает проект ответа в срок не более 2 рабочих дней.

После подписания проекта ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются помощникам.

3.1.3.11. Помощник в течение 1 рабочего дня с момента поступления ответа осуществляет его регистрацию и направляет его адресату.

3.1.3.12. Должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу должностного лица, рассматривающего обращение, обязано в течение 15 дней с момента регистрации предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.1.3.13. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по компетенции, он в течение 1 рабочего дня с момента поступления обращения в структурное подразделение Департамента, возвращает это обращение, помощнику указывая при этом отдел, в который, по его мнению, следует направить обращение.

3.1.3.14. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы даются по усмотрению руководителя.

3.1.3.15. Результатом административного действия является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка письменных ответов гражданину по существу поставленных в обращении вопросов либо направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и направление ответа заявителям.

Блок-схема процедуры последовательности действий при исполнении государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан в Департаменте представлена в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции в части осуществления личного приема граждан в Департаменте

3.2.1. Личный прием граждан осуществляется директором и заместителями директора Департамента в соответствии с графиком работы Департамента, указанном в пункте 2.1.3. настоящего Административного регламента.

3.2.2. Учет граждан, принятых на личном приеме, осуществляется помощниками в журналах (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту). При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.2.3. В случае повторного обращения помощник осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.

Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

3.2.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность, с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 20 минут.

Очередность приема граждан формируется в соответствии с предварительной записью осуществляемой помощниками согласно очередности граждан обратившимся для записи на прием или в порядке живой очереди.

Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

3.2.5. В приемной руководителей помощником оформляется карточка личного приема гражданина (приложение N 4 к настоящему Административному регламенту). В карточке личного приема граждан заносятся сведения о нем и краткое содержание проблемы.

3.2.6. При проведении личного приема руководителем могут присутствовать приглашенные должностные лица по соответствующим вопросам.

3.2.7. Во время приема, руководитель вправе, направить заявителя на беседу в соответствующее структурное подразделение Департамента.

3.2.8. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Департамента, гражданину разъясняется, куда ему следует обратиться.

3.2.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема.

3.2.10. Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов.

Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Административным регламентом порядке. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке личного приема.

3.2.11. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также где он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

3.2.12. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

3.2.13. Помощники после приема гражданина записывают в карточку личного приема граждан поручения руководителя, ведущего прием, с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения, подписывает карточку у руководителя.

3.2.14. Помощник вводит в систему электронного документооборота информацию с личного приема и не позднее 1 рабочего дня с момента поступления карточки направляет ответственному исполнителю карточку личного приема граждан или письмо-поручение.

3.2.15. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

Блок-схема процедуры последовательности действий при исполнении государственной функции в части осуществления личного приема граждан в Департаменте представлена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции должностными лицами структурного подразделения Департамента, ответственного за исполнение поручения о подготовке ответа на обращение гражданина, осуществляется начальником соответствующего структурного подразделения.

4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.4. Поручения о рассмотрении обращений граждан снимаются с контроля в Департаменте после направления помощниками, ответов гражданам на их обращения.

Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления ответов гражданам.

4.5. Начальник структурного подразделения Департамента, ответственного за исполнение поручения о подготовке ответа на обращение гражданина, при проведении выездных проверок проверяют состояние работы с обращениями граждан.

Должностные лица структурных подразделений Департамента, принимающие участие в проведении выездных проверок оказывают необходимую практическую помощь в рассмотрении обращений граждан.

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют помощники.

4.6. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником структурного подразделения Департамента, ответственного за исполнение поручения о подготовке ответа на обращение гражданина.

4.7. По результатам проверок должностное лицо, осуществляющее текущий контроль, дает указания по устранению выявленных отклонений и нарушений и контролирует их исполнение.

4.8. По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица и принимаемого им решения при исполнении государственной функции

5.1. Граждане могут обращаться в Департамент с жалобами на решения, действия (бездействие) должностных лиц Департамента в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента.

Граждане могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, устно или письменно в Департамент. Если заявители не удовлетворены решением, принятым в ходе рассмотрения обращения, или решение не было принято, то заявители вправе обратиться письменно почтовым отправлением в Департамент.

5.2. Граждане могут обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Департамента.

5.3. Способы передачи и направления жалоб гражданами, а также требования к письменным жалобам, необходимые для исполнения государственной функции, изложены соответственно в подпунктах 2.5.2, 3.1.1.2. настоящего Административного регламента.

5.4. Порядок рассмотрения письменных жалоб граждан в Департаменте осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.настоящего Административного регламента.

5.5. Порядок подачи и рассмотрения устного личного обращения граждан в Департамент, осуществляется в соответствии с пунктом 3.2. настоящего Административного регламента.

5.6. Если в результате их рассмотрения жалобы признаются обоснованными, то принимаются решения о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента, повлекшие за собой жалобы граждан.

Гражданину направляется сообщение о принятом решении в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения.

5.7. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса.

5.8. Жалоба не подлежит рассмотрению в случаях, если:

- в жалобе не указаны фамилия гражданина, её направившего, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в жалобе обжалуется судебное решение (жалоба возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);

- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст жалобы не поддаётся прочтению;

- в жалобе содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства,

- отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии, бездействии ( в чем выразилось, кем принято), о фамилии, имени, отчестве получателя государственной функции;

- ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан в случае, если разглашаются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.9. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляются получателю государственной функции не позднее 30 дней с момента ее регистрации.

5.10. Граждане вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействия должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, в судебном порядке (в суде общей юрисдикции), в сроки установленные действующим законодательством.