О КОМИССИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ИТОГОВ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ ПРИ КОМИТЕТЕ ЮСТИЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ



КОМИТЕТ ЮСТИЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 23 января 2019 г. № 24-ОД

О КОМИССИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ИТОГОВ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ ПРИ КОМИТЕТЕ ЮСТИЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Положением о Комитете юстиции Псковской области, утвержденным постановлением Администрации области от 17.08.2009 № 308, и в целях организации контроля за сохранностью документов в Государственном казенном учреждении Псковской области «Государственный архив Псковской области» и муниципальных архивах Псковской области приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение о комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при Комитете юстиции Псковской области;

Состав комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при Комитете юстиции Псковской области.

2. Признать утратившим силу приказ Главного государственного управления юстиции Псковской области от 05.05.2015 № 90-ОД «О комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел Главного государственного управления юстиции Псковской области».

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета юстиции Псковской области В.П.Волкову.

Председатель Комитета

С.В.ШЕРСТОБИТОВ

Утверждено

приказом Комитета юстиции

Псковской области

от 23 января 2019 г. № 24-ОД

ПОЛОЖЕНИЕ

о комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при Комитете юстиции Псковской области

1. Общие положения

1.1. Комиссия по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел (далее - Комиссия) при Комитете юстиции Псковской области (далее - Комитет) создается в целях организации контроля за сохранностью документов в Государственном казенном учреждении Псковской области «Государственный архив Псковской области» (далее - ГКУ ПО «ГАПО») и муниципальных архивах Псковской области (далее - муниципальные архивы).

1.2. Комиссия является постоянно действующим совещательным органом. Функции, права и организация работы Комиссии определяются настоящим Положением, которое утверждается приказом Комитета.

Решения Комиссии оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения председателем Комитета. Решения Комиссии являются обязательными для исполнения ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальными архивами.

1.3. Персональный состав Комиссии утверждается приказом Комитета.

В состав Комиссии входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета (далее - отдел контроля Комитета) и ГКУ ПО «ГАПО».

1.4. Председателем Комиссии назначается начальник отдела контроля Комитета.

1.5. В своей работе Комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, а также настоящим Положением.

2. Функции Комиссии

2.1. Комиссия осуществляет следующие функции:

2.1.1. рассматривает предложения ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов и принимает решение:

а) о снятии с учета архивных дел (документов), не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных дел (документов);

б) о снятии с учета неисправимо поврежденных дел (документов).

Документы, указанные в подпунктах а) и б), представляются ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальными архивами в соответствии с Перечнем документов, представляемых ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальными архивами Псковской области в Комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при Комитете юстиции Псковской области, который приведен в приложении к настоящему Положению и является его неотъемлемой частью;

2.1.2. рассматривает планы и отчеты ГКУ ПО «ГАПО», муниципальных архивов о проведении проверки наличия и состояния архивных дел (документов), а также документы, составленные по итогам проверки наличия и состояния архивных дел (документов);

2.1.3. осуществляет методическое руководство работой ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов по проверке наличия и состояния архивных дел (документов) и розыску необнаруженных дел;

2.1.4. организует контроль за своевременным внесением изменений в учетные документы после снятия дел (документов) с учета.

3. Права Комиссии

3.1. Комиссия имеет право:

давать рекомендации в пределах своей компетенции ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальным архивам по вопросам, связанным с проведением работы по проверке наличия и состояния архивных дел (документов), розыском необнаруженных дел (документов), снятием с учета неисправимо поврежденных дел (документов), а также дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

привлекать для рассмотрения отдельных вопросов и приглашать на заседания Комиссии специалистов ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов, не являющихся членами комиссии;

не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, а также документы, представленные не в полном комплекте.

4. Организация работы Комиссии

4.1. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

4.2. Заседание Комиссии и принятые ее решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

4.3. Решения Комиссии принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель Комиссии.

В случае отсутствия члена Комиссии на заседании он вправе представить в письменном виде свое мнение по рассматриваемым вопросам, что учитывается при определении кворума и результатов голосования.

4.4. Особые мнения членов Комиссии отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

4.5. Решения Комиссии, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных архивов.

4.6. Ведение делопроизводства возлагается на секретаря Комиссии.

Приложение

к Положению о комиссии по рассмотрению итогов

проверки наличия и розыска необнаруженных

дел при Комитете юстиции Псковской области

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, представляемых ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальными архивами Псковской области в Комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при Комитете юстиции Псковской области

1. Для рассмотрения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, в Комиссию представляются:

1.1. Сопроводительное письмо-справка за подписью директора ГКУ ПО «ГАПО» (для муниципальных архивов - за подписью Главы Администрации города (района), в котором должно быть отражено следующее:

в какой период проводилась и завершена ли сплошная проверка наличия и состояния дел в архиве;

с какого года ведется цикличная проверка наличия и состояния дел;

организационные и методические мероприятия по повышению качества и эффективности работы по проверке наличия и состояния архивных дел (документов);

практическая работа по розыску необнаруженных дел, ее результаты:

- количество необнаруженных дел по состоянию на _________, из них:

- количество найденных дел, пути их розыска (где были найдены);

- количество необнаруженных дел, отсутствие которых подтверждено документально;

- количество необнаруженных дел, оставленных к розыску;

- количество необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, и предлагаемых к списанию;

- меры по устранению причин, приведших к необнаружению дел, намеченные к реализации и реализованные по результатам проведенного анализа.

1.2. Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, установленной формы.

1.3. Справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду, подписанные начальником отдела, ответственного за хранение документов, заведующим архивохранилищем и сотрудником, осуществлявшим розыск (для муниципальных архивов - начальником архивного отдела и сотрудником, проводившим розыск (при его наличии), в которых указываются:

- №, название и категория фонда;

- объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;

- крайние даты документов;

- краткая история фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

- ход и пути розыска необнаруженных документов;

- предполагаемые причины отсутствия документов;

- возможность восполнения утраченной информации;

- наличие копий фонда пользования необнаруженных документов.

1.4. Справка от учреждения-источника комплектования о причинах утраты (в случае утраты дел в организации, получившей дела во временное пользование).

1.5. Копии актов проверок наличия и состояния дел фондов, в которых не обнаружены дела.

1.6. Перечень документов, представленных к списанию, по форме:

№ п/п

№ описи

№ дела

№ и название фонда, заголовок дела (документа), крайние даты

С какого времени числится необнаруженным

Предполагаемая причина отсутствия <*>

1

2

3

4

5

6

--------------------------------

<*> В графе 6 указывается предполагаемая причина отсутствия дела и возможность восполнения содержащейся в нем информации, даются ссылки на подтверждающие документы.

В конце Перечня указывается общее количество дел и документов, предлагаемых к списанию.

Перечень подписывается директором ГКУ ПО «ГАПО» (в муниципальных архивах - Главой Администрации города (района)).

2. Для исключения из состава Архивного фонда Российской Федерации неисправимо поврежденных документов в Комиссию представляются:

2.1. Сопроводительное письмо за подписью директора ГКУ ПО «ГАПО» (для муниципальных архивов - за подписью Главы Администрации города (района)).

2.2. Акт о неисправимых повреждениях архивных документов установленной формы.

2.3. Экспертное заключение о физическом состоянии документов, в котором указывается:

- №, название и категория фонда;

- объем фонда;

- условия хранения;

- подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации;

- причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов;

- наличие страховых копий (копий фонда пользования) неисправимо поврежденных документов.

Заключение составляется реставраторами и специалистами отдела, ответственного за хранение документов ГКУ ПО «ГАПО».

3. Документы представляются на Комиссию только после рассмотрения их на Экспертно-методической комиссии ГКУ ПО «ГАПО» (для муниципальных архивов - на экспертной комиссии Администрации города (района)).

Утвержден

приказом Комитета юстиции

Псковской области

от 23 января 2019 г. № 24-ОД

СОСТАВ

комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при Комитете юстиции Псковской области

Волкова

Валерия Павловна

-

начальник отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета юстиции Псковской области - председатель комиссии

Егорова

Наталья Александровна

-

консультант отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета юстиции Псковской области - секретарь комиссии

Зимина

Ирина Григорьевна

-

главный хранитель фондов ГКУ ПО «ГАПО»

Ильина

Светлана Анатольевна

-

заместитель начальника отделения документов новейшей истории и по личному составу ГКУ ПО «ГАПО»

Мудряк

Валентина Алексеевна

-

начальник отдела обеспечения сохранности дел и фондов ГКУ ПО «ГАПО»

Соколова

Татьяна Алексеевна

-

начальник отделения страхового фонда и аудиовизуальных документов ГКУ ПО «ГАПО»

__________