ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ОТДЕЛА ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОСТАВЛЕНИЮ АПОСТИЛЯ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРЕДНАЗНА...



ОТДЕЛ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ (ОТДЕЛ ЗАГСа РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ)

ПРИКАЗ

от 23 августа 2013 года № 80

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ОТДЕЛА ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОСТАВЛЕНИЮ АПОСТИЛЯ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРЕДНАЗНАЧЕННЫХ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЗА ГРАНИЦЕЙ В ПОРЯДКЕ, ПРЕДУСМОТРЕННОМ ДЕЙСТВУЮЩИМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

{Акт утратил силу: приказом Министерства юстиции Республики Марий Эл от 16 октября 2015 года № 249}

В соответствии с постановлениями Правительства Республики Марий Эл от 3 августа 2011 г. № 237 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных услуг и административных регламентов исполнения государственных функций», от 30 апреля 2009 г. № 106 «О порядке государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Марий Эл» приказываю:

1. Утвердить Административный регламент Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

2. Представить в установленном порядке данный приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Марий Эл.

3. Разместить данный приказ с указанием даты и номера его государственной регистрации на официальном сайте Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл, в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации его в Министерстве юстиции Республики Марий Эл.

В течение пяти календарных дней со дня официального опубликования приказа разместить на своём официальном сайте сведений об источниках его официального опубликования.

4. Приказ Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл от 30 декабря 2008 года № 60 считать утратившим силу.

5. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. руководителя Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл Н.А. Карнаухова

УТВЕРЖДЕН

приказом Отделом записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл от «23» августа 2013 г. № 80

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ОТДЕЛА ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОСТАВЛЕНИЮ АПОСТИЛЯ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРЕДНАЗНАЧЕННЫХ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЗА ГРАНИЦЕЙ В ПОРЯДКЕ, ПРЕДУСМОТРЕННОМ ДЕЙСТВУЮЩИМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования регламента

1.1.1. Настоящий Административный регламент Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации (далее – Административный регламент) определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур, связанных с осуществлением полномочий по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу и создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Государственная услуга по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации (далее – государственная услуга) предоставляется физическими и юридическим лицам (далее – заявители), предъявившим документ (справку) о государственной регистрации акта гражданского состояния, выданный органами записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл, подлежащий вывозу за границу (далее – документ о регистрации акта гражданского состояния).

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении

государственной услуги

1.3.1. Государственную услугу предоставляет Отдел записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (далее – Отдел ЗАГСа), расположенный по адресу: г. Йошкар-Ола, ул. Советская, д. 173.

График работы Отдела ЗАГСа:

понедельник- пятница - с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);

дни, непосредственно предшествующие нерабочим праздничным дням – 9.00 – 17.30 (перерыв с 13.00 до 14.00);

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни – выходные.

1.3.2. Информирование о порядке и сроках предоставления государственной услуги осуществляется бесплатно.

1.3.3. Справочную информацию о месте нахождения, графике работы Отдела ЗАГСа, порядке получения информации по вопросам предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием республиканской государственной информационной системы «Портал государственных услуг Республики Марий Эл», можно получить по справочному телефону 8(8362) 64-20-63, факс – 8(8362) 64-20-63, а также по электронной почте по адресу: zags@mari-el.ru .

1.3.4. Информация о местонахождении, графике работы и справочном телефоне, адресе электронной почты Отдела ЗАГСа, порядке предоставления государственной услуги размещается на официальном сайте Отдела ЗАГСа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу: http://portal.mari.ru/zags (далее – официальный сайт), в республиканской государственной информационной системе «Портал государственных услуг Республики Марий Эл» по адресу: http://pgu.gov.mari.ru (далее – Портал), а также на информационных стендах по месту нахождения Отдела ЗАГСа (Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола, ул. Советская, д. 173 и Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола, ул. Кремлёвская, д. 2).

1.3.5. Основными требованиями к информированию заявителей о порядке предоставления государственной услуги являются удобство и доступность получения информации о процедуре, достоверность предоставляемой информации, полнота и четкость в изложении информации, полнота информирования.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

2.1.1. Государственная услуга по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

2.2. Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

2.2.1 Предоставление государственной услуги осуществляет Отдел записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл.

2.2.2. При предоставлении государственной услуги Отдел ЗАГСа взаимодействует с отделами записи актов гражданского состояния администраций муниципальных образований Республики Марий Эл (далее – орган ЗАГС).

2.3. Описание результата предоставления государственной услуги

2.3.1. Результат предоставления государственной услуги:

- выдача документа о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем заявителю либо отправка ему указанного документа по почте;

- отказ заявителю в предоставлении государственной услуги.

2.4. Срок предоставления государственной услуги, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги

2.4.1. Срок предоставления государственной услуги:

- при личном обращении заявителя с заявлением на оказание государственной услуги (далее – заявление) и приложенными к нему документами, указанными в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента (далее совместно именуемые – документы), проставление апостиля на документе о регистрации акта гражданского состояния, в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный документ о регистрации акта гражданского состояния, и (или) истребование образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит документ о регистрации акта гражданского состояния, не должен превышать трёх рабочих дней, следующих за датой регистрации документов.

Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный документ о регистрации акта гражданского состояния, и (или) истребования образца оттиска печати органа ЗАГС, от которого исходит документ о регистрации акта гражданского состояния, не должен превышать тридцать дней со дня регистрации документов.

Решение об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги сообщается заявителю в течение двух рабочих дней, следующих за датой регистрации документов.

Выдача документа о регистрации акта гражданского состояния заявителю осуществляется непосредственно после проставления апостиля.

- при письменном обращении заявителя с документами, либо при поступлении в Отдел ЗАГСа заявления поданного в электронной форме (далее – электронное заявление) апостилированный документ о регистрации акта гражданского состояния высылается посредством почтовой связи по указанному заявителем адресу в течение тридцати дней со дня регистрации документов либо выдаётся заявителю при его личном обращении в Отдел ЗАГСа.

Решение об отказе в предоставлении услуги сообщается заявителю, обратившемуся посредством почтовой связи или подавшему электронное заявление, по указанному заявителем адресу в течение тридцати дней со дня регистрации документов.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

2.5.1. Отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги, регулируются следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993 г., № 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009 г., № 4, ст. 445; № 1, ст. 1, ст. 2);

Конституцией Республики Марий Эл («Марийская правда», 07.07.1995 г.);

Гаагской конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г. (далее – Конвенция);

Налоговым кодексом Российской Федерации (часть вторая) («Собрание законодательства Российской Федерации», 07.08.2000 г., № 32, ст. 3340);

Федеральным законом от 4 августа 1994 г. № 16-ФЗ «О ратификации Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994 г., № 15, ст. 1684);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009 г., № 7, ст. 776);

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010 г., № 31, ст. 4179);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» («Ведомости СНД и ВС СССР», 1991 г., № 27, ст. 784);

Постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»;

Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 6 декабря 2005 г. № 281 «О типовых регламентах взаимодействия органов исполнительной власти Республики Марий Эл и внутренней организации органов исполнительной власти Республики Марий Эл» (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2006 г., № 1 (часть II), ст. 36);

Положением об Отделе ЗАГСа, утвержденным постановлением Правительства Республики Марий Эл от 1 марта 2006 г. № 40 «Вопросы Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл» («Собрание законодательства Республики Марий Эл», № 4 (II), 26.04.2006 г., ст.149);

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими правоотношения в сфере проставления апостиля.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению гражданами, способы их получения гражданами, в том числе в электронной форме, порядок их представления

2.6.1. Предоставление государственной услуги осуществляется на основании заявления (приложение № 1 к настоящему Административному регламенту) (представляется заявителем безвозвратно).

2.6.2. Заявитель обязан дополнительно предоставить самостоятельно:

- документ о регистрации акта гражданского состояния (представляется на всё время оказания государственной услуги);

- документ, удостоверяющий личность лица, представившего документ о регистрации акта гражданского состояния (представляется на время необходимое для идентификации заявителя и проверки правильности указания паспортных данных в заявлении);

- квитанция об уплате государственной пошлины (приложение № 5 к настоящему Административному регламенту) (представляется безвозвратно). В случаях предусмотренных пунктом 2.11.6. настоящего Административного регламента, представляется документ, являющийся основанием для предоставления льгот по уплате государственной пошлины (представляется на время необходимое для до оформления заявления и (или) снятия ксерокопии). В этом случае на обороте заявления указывается статья и пункт Налогового кодекса Российской Федерации, дающие право на льготу, указываются реквизиты документа, являющегося основанием для предоставления льготы и (или) прилагается к заявлению заверенная Отделом ЗАГСа ксерокопия данного документа.

2.6.3. Заявления заполняется разборчиво от руки или с помощью печатного устройства, на русском языке. При заполнении заявления не допускается использование сокращений слов. Заявление заверяется личной подписью заявителя.

Прилагаемые к заявлению документы должны быть надлежащим образом оформлены, при необходимости иметь подписи и печати, чётко напечатаны или разборчиво написаны синими или черными чернилами (пастой) от руки. Подчистки и исправления в документах не допускаются.

Заявление, документ о регистрации акта гражданского состояния, а также квитанция об уплате государственной пошлины представляются в подлинном экземпляре.

2.6.4. В электронной форме предусматривается подача электронного заявления в соответствии с требованиями изложенными в разделе 2.17. настоящего Административного регламента.

2.6.5. Отдел ЗАГСа не вправе требовать от заявителя:

- предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, необходимых для получения государственной услуги, которые находятся в распоряжении Отдела ЗАГСа или осуществления действий, связанных с обращением в иные государственные органы и организации.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления

2.7.1. Документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении органов, участвующих в предоставлении государственных услуг, и в которые заявитель вправе представлять, не имеется.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.8.1. При обращении заявителя за получением государственной услуги с использованием электронного заявления и (или) направления документов в электронной форме, подписанных усиленной квалификационной подписью, отказ в приёме документов возможен в случае выявления несоблюдение установленных условий признания квалификационной подписи действительной.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

2.9.1. При поступлении электронного заявления предоставление государственной услуги приостанавливается до момента поступления документов, указанных в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента, в Отдел ЗАГСа от заявителя при личном обращении либо посредством почтовой связи.

2.9.2. В предоставлении государственной услуги отказывается:

- отсутствие полного пакета документов;

- документ о регистрации акта гражданского состояния, не соответствует требованиям, предъявляемым к ним Федеральным законом от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» и иными нормативными правовыми актами;

- на документе о регистрации акта гражданского состояния отсутствует подпись должностного лица, от которого исходит данный документ, и (или) оттиск печати органа ЗАГС либо они не соответствуют имеющимся записям актов гражданского состояния;

- подписавшее документ о регистрации акта гражданского состояния должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;

- документ о регистрации акта гражданского состояния содержит исправления, приписки, подчистки, имеются нечитаемые детали подписи должностного лица, от которого исходит данный документ, и (или) оттиска печати органа ЗАГС;

- если сведения, указанные в первом и втором экземплярах записи акта гражданского состояния идентичны и не соответствуют сведениям, указанным в документе о регистрации акта гражданского состояния;

- документ о регистрации акта гражданского состояния выдан органами записи актов гражданского состояния других субъектов Российской Федерации или консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;

- в случае если в результате проверки усиленной квалифицированной подписи будет выявлено несоблюдение установленных статьёй 11 Федерального закона «Об электронной подписи» условий признания её действительности.

2.9.3. Письменный отказ в предоставлении государственной услуги выдаётся по требованию заявителя в день обращения.

2.9.4. После получения отказа в предоставлении государственной услуги заявитель вправе обратиться повторно с заявлением, устранив нарушения, которые послужили основанием для отказа в первичном предоставлении государственной услуги.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

2.10.1. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведений о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги, не имеется.

2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.11.1. За предоставление государственной услуги взимается государственная пошлина, факт уплаты которой подтверждается квитанцией об уплате государственной пошлины.

2.11.2. Размер и порядок взимания государственной пошлины установлены статьями 333.18, 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации.

2.11.3. Оплата государственной пошлины производится по реквизитам получателя платежа. Реквизиты получателя платежа предоставляются заявителю сотрудником Отдела ЗАГСа, ответственному за предоставление государственной услуги (далее – специалист Отдела ЗАГСа), размещаются на официальном сайте, на Портале и на информационных стендах Отдела ЗАГСа.

2.11.4. Квитанция об уплате государственной пошлины остаётся в Отделе ЗАГСа вместе с заявлением.

2.11.5. Плательщиком государственной пошлины является заявитель. Государственная пошлина уплачивается до проставления апостиля на документе о регистрации акта гражданского состояния.

2.11.6. Государственная пошлина не уплачивается в случаях, установленных статьями 333.35 и 333.39 Налогового кодекса Российской Федерации.

2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

2.12.1. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, предусматривающих взимание платы, не имеется.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

2.13.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 15 (пятнадцати) минут.

2.14. Срок и порядок регистрации обращения гражданина о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

2.14.1. Документы регистрируются в день их поступления в Отдел ЗАГСа.

2.14.2. Порядок регистрации документов определён разделом 3.2. настоящего Административного регламента.

2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приёма соискателей лицензии, лицензиатов, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

2.15.1. Помещение, для непосредственного взаимодействия специалиста Отдела ЗАГСа с заявителями должно быть оборудовано стульями, столами (стойками), обеспечено письменными принадлежностями, бланками заявления и квитанций на оплату государственной пошлины.

2.15.2.Заявителям должен быть обеспечен доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Отдела ЗАГСа, нормативным правовым актам, регулирующим предоставление государственной услуги, а так же обеспечен возможностью копирования указанных документов.

2.15.3. Вход и передвижение по помещению, в котором проводится оказывание государственной услуги, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными физическими возможностями.

2.15.4. Рабочие места специалистов Отдела ЗАГСа, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объёме получать справочную информацию по правовым вопросам и организовывать предоставление государственной услуги в полном объёме.

2.15.5. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, должны быть оборудованы автоматической пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

2.15.6. Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационных стендах, а также на официальном сайте Отдела ЗАГСа, на Портале.

2.15.7.На информационном стенде должна содержаться следующая информация о предоставлении государственной услуги:

режим работы Отдела ЗАГСа;

должности, фамилии, имена, отчества должностных лиц, государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в Отделе ЗАГСа (далее – должностные лица Отдела ЗАГСа);

адрес официального сайта Отдела ЗАГСа;

номер телефона для справок, факса, адрес электронной почты Отдела ЗАГСа.

2.15.8. Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации заявителями.

2.16. Показатели доступности и качества государственной услуги, в том числе количество взаимодействий граждан с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

2.16.1. Результат оказания государственной услуги измеряется показателями качества и доступности.

2.16.1.1. Показатели качества предоставления государственной услуги:

- доля заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления услуги;

- количество обоснованных жалоб на качество предоставления услуги от общего числа заявителей.

2.16.1.2. Показатели доступности предоставления государственной услуги:

- доля заявителей, удовлетворенных качеством информации о порядке предоставления услуги.

2.16.2. Заявитель имеет право:

получать информацию о ходе предоставления государственной услуги обратившись в Отдел ЗАГСа лично, по телефону или через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет»;

получать письменный отказ о предоставлении государственной услуги;

обращаться с жалобой на принятое решение или на действие (бездействие) должностных лиц Отдела ЗАГСа в связи с предоставлением государственной услуги в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.16.3. Специалист Отдела ЗАГСа:

обеспечивает своевременное предоставление государственной услуги;

запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для оказания государственной услуги документы в других государственных органах и организациях, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

2.16.4. Предоставление государственной услуги с использованием многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг не осуществляется.

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

2.17.1. Обращение за получением государственной услуги, а также предоставление государственной услуги с 1 июля 2012 г. могут осуществляться с учётом электронных документов, подписанных электронной подписью (с использованием, в том числе, универсальной электронной карты) в соответствии с требованиями федеральных законов от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Электронное заявление подписанное электронной подписью (с использованием, в том числе, универсальной электронной карты), признаётся равнозначным заявлению на бумажном носителе, подписанное собственноручной подписью.

При обращении за получением государственной услуги допускается использование простой электронной подписи для подписания электронного заявления. В случае отсутствия простой электронной подписи, для подписания электронного заявления допускается использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

2.17.2. На основании пункта 2.16.4., настоящего Административного регламента, иных требований учитывающих особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг нет.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Перечень административных процедур при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

приём и регистрация документа о регистрации акта гражданского состояния и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

установление наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

проставление апостиля;

отказ в предоставлении государственной услуги;

выдача документа о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем заявителю либо отправка ему указанного документа по почте.

3.1.2. Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении к настоящему Административному регламенту.

3.2. Приём и регистрация документа о регистрации акта гражданского состояния и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление документов в Отдел ЗАГСа в ходе личного обращения заявители либо поступления их посредством почтовой связи.

Основанием для начала административной процедуры при поступлении электронного заявления является момент предоставление заявителем документов, указанных в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента, в Отдел ЗАГСа при личном обращении либо посредством почтовой связи.

3.2.2. Должностным лицом, ответственным за приём и регистрацию документов является специалист Отдела ЗАГСа – специалист отдела обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела записи актов гражданского состоянии Республики Марий Эл.

3.2.3. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководителем Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (далее – руководитель).

3.2.4. Электронное заявление поступает в Отдел ЗАГСа посредством Портала, официального сайта либо посредством электронной почты Отдела ЗАГСа. При получении электронного заявления проверяется подлинность электронной подписи (при возможности).

Заявление распечатывается, и дальнейшая работа с ним ведётся как с письменным заявлением.

Ответ на электронное заявление направляется в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном заявлении.

3.2.5. Приём и регистрация документов осуществляется в сроки, установленные пунктом 2.14.1. настоящего Административного регламента, в Журнале учёта входящих документов по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (приложение 2 к Административному регламенту) записью о приёме документов, которая содержит следующие разделы:

порядковый номер записи;

дата приёма документов;

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя;

количество документов;

реквизиты документа о регистрации акта гражданского состояния (номер, серия, место и дата выдачи);

фамилию и инициалы специалиста, принявшего документ;

подпись лица, получившего документ.

3.2.6. Максимальный срок выполнения действия составляет 5 (пять) минут на каждый документ о регистрации акта гражданского состояния, подлежащий апостилированию.

3.3. Установление наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

3.3.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление документов специалисту Отдела ЗАГСа после их регистрации в Журнале учёта входящих документов по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.

Специалист Отдела ЗАГС:

- устанавливает личность заявителя, проверяя документ, удостоверяющий личность;

- проверяет правильность заполнения заявления;

- проверяет наличие полного пакета документов, а также соответствие представленных документов установленным требованиям, удостоверяясь, что:

соблюдена подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомятся с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на документ о регистрации акта гражданского состояния, документ о регистрации акта гражданского состояния выдан органом ЗАГС другого субъекта Российской Федерации или консульским учреждением Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, специалист Отдела ЗАГСа сообщает заявителю, к каким должностным лицам и в какой орган ему следует обратиться;

тексты документов написаны разборчиво;

в документах нет подчисток, приписок, исправлений, зачеркнутых слов;

документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

документ о регистрации акта гражданского состояния имеет в наличии реквизиты, которые согласно законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, дата, подпись, печать).

При подаче заявления и (или) документов, предусмотренных пунктом 2.6.2. настоящего Административного регламента, посредством почтовой связи специалист Отдела ЗАГСа устанавливает личность заявителя на основании приложенной копии документа, удостоверяющего личность, (при наличии) либо на основании данных указанных в заявлении.

При подаче электронного заявления специалист Отдела ЗАГСа устанавливает личность заявителя на основании приложенного к данному заявлению копии документа, удостоверяющего личность, в электронной форме и заверенного электронной подписью (при наличии) либо при представлении заявителем документов, указанных в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента, в Отдел ЗАГСа при личном обращении.

Специалист Отдела ЗАГСа проверяет, имеются ли основания для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренные пунктом 2.9.2. настоящего Административного регламента.

Дальнейшая проверка наличия или отсутствия оснований для принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги осуществляется путём поиска записи акта гражданского состояния в Отделе ЗАГСа, а также сличение предъявленного заявителем документа о регистрации акта гражданского состояния, проверка соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа ЗАГС на представленном документе имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи документа о регистрации акта гражданского состояния.

В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати органа ЗАГС на документе о регистрации акта гражданского состояния, имеющемуся образцу, специалист Отдела ЗАГСа, проверяет отсутствие подчисток, приписок, исправлений, а также обращают особое внимание на:

равномерность и насыщенность цветового тона оттиска;

чёткость изображения элементов оттиска;

отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска;

отсутствие искажений деталей оттиска, «смазываний», «стираний».

Максимальный срок выполнения действия составляет 30 (тридцать) минут.

3.3.2. При отсутствии в Отделе ЗАГСа записи акта гражданского состояния, образцов подписи и оттиска печати органа ЗАГС специалист Отдела ЗАГСа, оформляет официальный запрос на получение записи акта гражданского состояния, образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный документ о регистрации акта гражданского состояния, и истребование образца оттиска печати органа ЗАГС, из которого исходит данный документ (далее – запрос).

Максимальный срок выполнения действия составляет 30 (тридцать) минут

3.3.3. В случае необходимости выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 3.3.2 настоящего Административного регламента, специалист Отдела ЗАГСа, передаёт в порядке делопроизводства оформленный запрос на подписание руководителю.

Максимальный срок выполнения – в течение одного рабочего дня с момента оформления запроса специалистом Отдела ЗАГСа.

3.3.4. Руководитель подписывает запрос и в порядке делопроизводства передаёт для отправки по назначению.

Максимальный срок выполнения – в течение одного рабочего дня, следующего за днём поступления запроса на подпись руководителю.

При исполнении данного запроса возможно использование региональной системы межведомственного взаимодействия.

3.3.5. Специалист Отдела ЗАГСа информирует заявителя о направлении запроса и о сроке предоставления государственной услуги, предусмотренном пунктом 3.7.3. Административного регламента, на личном приёме или по телефону для справок при обращении заявителя за информацией о ходе предоставления государственной услуги.

3.3.6. При получении от запрашиваемого органа ЗАГС записи акта гражданского состояния, образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный документ о регистрации акта гражданского состояния, образца оттиска печати органа ЗАГС, из которого исходит данный документ, специалист Отдела ЗАГСа, осуществляют действия, предусмотренные пунктом 3.3.1. настоящего Административного регламента, а также в порядке делопроизводства помещает полученные образцы подписи и оттиска печати в дело с образцами подписей и оттисков печатей органов ЗАГС.

Максимальный срок выполнения действий составляет 40 (сорок) минут.

3.3.7. По результатам проведенной проверки специалист Отдела ЗАГСа, принимает решение:

о проставлении апостиля;

об отказе в проставлении апостиля, то есть об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги.

Решение об отказе в проставлении апостиля и об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги принимается в день окончания проведения проверки.

3.3.8. Общий срок проверки составляет один рабочий день с даты получения специалистом Отдела ЗАГСа документов, указанных в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента. При наличии у специалиста Отдела ЗАГСа, необходимости истребования образцов подписи и оттиска печати органа ЗАГС, выдавшего документ о регистрации акта гражданского состояния, проверка должна быть завершена в течение одного рабочего дня, следующего за днём поступления запрашиваемых образцов.

При принятии положительного решения о проставлении апостиля специалист Отдела ЗАГСа, проставляет на документе о регистрации акта гражданского состояния апостиль.

При принятии отрицательного решения о проставлении апостиля специалист Отдела ЗАГСа, формирует отказ в предоставлении государственной услуги.

3.4. Проставление апостиля

3.4.1. Критериями принятия решения в рамках настоящего административного действия является отсутствие оснований для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги в соответствии с настоящим Административным регламентом.

3.4.2. Результатом административного действия является проставление, на оригинале документа о регистрации акта гражданского состояния, специального оттиска штампа «Апостиль» (приложение 3 к Административному регламенту), форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

Штамп «Апостиль» должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 1010 см. Заголовок штампа «Апостиль» должен содержать текст «APOSTILLE/Convention de la Haye du 5 octobre 1961» на французском языке.

Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа «Апостиль» способом не допускается.

3.4.3. Оттиск штампа «Апостиль» проставляется в документе о регистрации акта гражданского состояния на свободном от текста месте либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

В случае проставления оттиска штампа «Апостиль» на отдельном листе, листы документа о регистрации акта гражданского состояния и лист с оттиском штампа «Апостиль» нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист указанного документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно на «звездочке» и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов, подписью специалиста Отдела ЗАГСа и гербовой печатью.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 (десять) минут.

3.4.4. Специалист Отдела ЗАГСа, заполняет проставленный им оттиск штампа «Апостиль».

В строке 2 оттиска штампа «Апостиль» указывается в родительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего документ о регистрации акта гражданского состояния, представленный для проставления апостиля.

Если представленный к проставлению апостиля документ о регистрации акта гражданского состояния подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить её не представляется возможным, в строке 2 оттиска штампа «Апостиль» после слова «подписан» вместо фамилии указывается «должностным лицом».

В строке 3 оттиска штампа «Апостиль» указывается должность лица, подписавшего документ о регистрации акта гражданского состояния.

В строке 4 оттиска штампа «Апостиль» указывается официальное наименование органа ЗАГС, выдавшего документ о регистрации акта гражданского состояния.

В строке 5 оттиска штампа «Апостиль» в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 оттиска штампа «Апостиль» цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 оттиска штампа «Апостиль» указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ о регистрации акта гражданского состояния.

В строке 8 оттиска штампа «Апостиль» указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Журнале регистрации апостиля (приложение 4 к Административному регламенту).

Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа «Апостиль» не допускается.

Максимальный срок выполнения действия составляет 20 (двадцать) минут.

3.4.5. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 3.4.3. – 3.4.4. настоящего Административного регламента, специалист Отдела ЗАГСа подписывает штамп «Апостиль» и проставляет гербовую печать.

Максимальный срок выполнения действия – в течение 10 (десять) минут.

3.4.6. Оформленный документ о регистрации акта гражданского состояния специалист Отдела ЗАГСа вносит в Журнал регистрации апостиля, форма которого определена согласно приложению 4 к настоящему Административному регламенту, запись, в которой указывается:

порядковый номер записи (строка 8 оттиска штампа «Апостиль»);

дата проставления апостиля (строка 6 оттиска штампа «Апостиль»);

наименование документа о регистрации акта гражданского состояния, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи);

фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ о регистрации акта гражданского состояния (строки 2 и 3 оттиска штампа «Апостиль» соответственно);

фамилия, инициалы, должность лица, проставившего апостиль (строки 7, 10 оттиска штампа «Апостиль»);

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя;

данные документа, удостоверяющего личность заявителя;

страна предъявления документа о регистрации акта гражданского состояния с апостилем (указывается согласно заявлению);

реквизиты квитанции об уплате государственной пошлины.

Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины в соответствии с пунктом 2.11.6. настоящего Административного регламента, в графе 9 Журнала регистрации апостиля, указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 (пять) минут на каждый документ о регистрации акта гражданского состояния с апостилем.

3.4.7. Специалист Отдела ЗАГСа сообщает заявителю по телефону или электронной почте о том, что документ о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем готов к выдаче и согласует с заявителем дату и время личного обращения заявителя за получением указанного документа либо иной порядок выдачи документа о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 (десять) минут.

3.5. Отказ в предоставлении государственной услуги

3.5.1. При наличии правовых оснований для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги, указанных в пунктах 2.8.1. и 2.9.2. настоящего Административного регламента, специалист Отдела ЗАГСа принимает решение об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги.

3.5.2. Отказ заявителю в предоставлении государственной услуги, с разъяснением оснований отказа, может быть осуществлён в устной, в письменной форме, а также в виде электронного уведомления.

3.5.3. Решение об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги сообщается устно заявителю, лично обратившемуся в Отдел ЗАГС, в течение двух дней со дня регистрации заявления.

3.5.4. Отказ заявителю в предоставлении государственной услуги осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию заявителя. Для этого, специалист Отдела ЗАГСа, готовит проект и представляет его на подпись руководителю.

Руководитель подписывает отказ заявителю в предоставлении государственной услуги и в порядке делопроизводства возвращает его специалисту Отдела ЗАГСа для передачи заявителю.

Специалист Отдела ЗАГСа, уведомляет заявителя об оформлении решения об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги в письменной форме и выдаёт отказ заявителю при его личном обращении, к которому прилагается представленный, документ о регистрации акта гражданского состояния либо направляет указанные документы посредством почтовой связи с уведомлением по адресу указанному заявителем в течение трёх рабочих дней следующих за днём подписания отказа руководителем.

3.5.5. В случае поступления документов посредством почтовой связи специалист Отдела ЗАГСа в течение тридцати дней со дня их регистрации оформляет решение об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги, в письменной форме и высылает его по адресу, указанному заявителем посредством почтовой связи с уведомлением.

3.5.6. В случае поступления электронного заявления решение об отказе заявителю в предоставлении государственной услуги сообщается в течение трёх рабочих дней со дня регистрации заявления, путём направления заявителю уведомления об этом в электронной форме с указанием оснований послуживших для принятия данного решения. Такое уведомление подписывается усиленной квалифицированной подписью специалиста Отдела ЗАГСа и направляется по адресу электронной почты заявителя либо в его личный кабинет на Портале.

3.5.7. В случае если в результате проверки квалифицированной подписи будет выявлено несоблюдение установленных условий признания её действительности, в течение трёх рабочих дней со дня завершения проведения такой проверки заявителю направляется решение об отказе в предоставлении государственной услуги в виде уведомления об этом в электронной форме с указанием пунктов статьи 11 Федерального закона «Об электронной подписи», которые послужили основанием для принятия указанного решения. Такое уведомление подписывается усиленной квалифицированной подписью и направляется по адресу электронной почты заявителя либо в его личный кабинет на Портале.

3.6. Выдача документа о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем заявителю либо отправка ему указанного документа по почте

3.6.1. Специалист Отдела ЗАГСа выдаёт заявителю документ о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем, при этом знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов и с текстом штампа «Апостиль».

3.6.2. При получении документов посредством почтовой связи либо электронного заявления специалист Отдела ЗАГСа высылает документ о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем по адресу, указанному заявителем посредством почтовой связи с уведомлением по адресу указанному заявителем в течение тридцати дней со дня регистрации документов, вместе с сопроводительным письмом.

3.6.3. При личном обращении заявителя документ о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем вручаются заявителю лично.

По согласованию с заявителем, указанные документы могут быть направлены заявителю посредством почтовой связи с уведомлением непосредственно после проставления апостиля.

3.6.4. Заявитель расписывается в получении документа о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем либо делается отметка специалистом Отдела ЗАГСа о направлении указанного документа заявителю посредством почтовой связи в графе Журнала регистрации апостиля.

3.6.5. Результатом административного действия является выдача документа о регистрации акта гражданского состояния с проставленным оттиском штампа «Апостиль» заявителю либо направление его заявителю посредством почтовой связи.

3.6.6. Оставшиеся документы после выполнения административных действий указанных в пунктах 3.4. – 3.6. настоящего Административного регламента специалистом Отдела ЗАГСа подшиваются в дело.

3.7. Сроки выполнения административных процедур

3.7.1. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 3 (три) рабочих дня, следующих за днём поступления от заявителя заявления и (или) документов, указанных в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента, в Отдел ЗАГСа.

3.7.2. Срок выдачи (отправки) документа о регистрации акта гражданского состояния с проставленным апостилем заявителю не должен превышать 3 (три) рабочих дня, следующих за днём поступления от заявителя заявления и (или) документов, указанных в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента, в Отдел ЗАГСа.

3.7.3. Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости направления запроса, предусмотренного пунктом 3.3.2. настоящего Административного регламента не должен превышать 33 (тридцать три) рабочих дня, следующих за днём поступления от заявителя заявления и (или) документов, указанных в пункте 2.6.2. настоящего Административного регламента, в Отдел ЗАГСа.

3.8. Требования к порядку выполнения административных действий

3.8.1. Специалист Отдела ЗАГСа обеспечивает своевременное и полное предоставление государственной услуги.

3.8.2. Заявление не может быть оставлено без исполнения или исполнено с нарушением срока по причине продолжительного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) или увольнения специалиста Отдела ЗАГСа. В указанных случаях специалист Отдела ЗАГСа обязан передать все имеющиеся у него на исполнении заявления, и прилагаемые к заявлениям документы, руководителю.

3.9. Особенности выполнения административных действий

в электронной форме

3.9.1. Заявителям предоставляется возможность получения формы заявления на официальном сайте, а так же с использованием Портала.

Заявителям должна быть обеспечена возможность осуществления в электронной форме следующих действий:

получать информацию о государственной услуге и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;

направлять заявление посредством Портала, официального сайта и электронной почты Отдела ЗАГСа;

получать сведения о ходе исполнения государственной услуги при помощи электронной почты Отдела ЗАГСа;

получать ответ на обращение в электронной форме с использованием электронной почты Отдела ЗАГСа, в случае направления его заявителем в Отдел ЗАГСа в форме электронного документа;

иные действия, необходимые для предоставления государственной услуги, в том числе связанные с проверкой действительности электронной подписи, в том числе усиленной квалифицированной, заявителя, использованной при обращении за получением государственной услуги, а также с установлением перечня классов средств удостоверяющих центров, которые допускаются для использования в целях обеспечения указанной проверки и определяются на основании утверждаемой федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Федеральной службой безопасности Российской Федерации модели угроз безопасности информации в информационной системе, используемой в целях приёма заявления.

3.9.2. В случае подачи электронного заявления оно должно соответствовать требованиям, изложенным в разделе 2.17. настоящего Административного регламента и подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

4. 1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений

4.1.1 Контроль за рассмотрением обращений осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

4.1.2. Контроль за рассмотрением обращений осуществляется в форме текущего контроля.

Текущий контроль за соблюдением и исполнением Отделом ЗАГСа и должностных лиц Отдела ЗАГСа положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги включает:

постановку поручений по рассмотрению обращений на контроль;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям;

снятие обращений с контроля.

4.1.3. Ответственность за осуществление текущего контроля за рассмотрением обращений заявителей несёт должностное лицо Отдела ЗАГСа, назначенное руководителем в качестве исполнителя данного обращения (далее – исполнитель).

Снятие с контроля исполнения обращений осуществляется исполнителем при регистрации ответа заявителю.

Датой снятия с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю посредством почтовой связи с уведомлением по адресу указанному заявителем либо на личном приёме.

4.1.4. На основании решения руководителя могут проводиться проверки предоставления государственной услуги (плановой или внеплановой) на предмет полноты и качества предоставления государственной услуги.

4.1.5. Для обеспечения текущего контроля используется служебная корреспонденция Отдела ЗАГСа, устная и письменная информация по предмету обращения.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

4.2.1. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Отдела ЗАГСа, а также проверку исполнения положений настоящего Административного регламента..

4.2.2. Целью проведения плановых и внеплановых проверок является выявление нарушений порядка предоставления государственной услуги, в том числе своевременности и полноты рассмотрения обращений заявителей, обоснованности и законности принятия по ним решений.

4.2.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании «Годового плана работы Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл») и внеплановыми.

Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственных услуг может быть сформирована комиссия.

Результаты проверки оформляются в акте, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению либо фиксируется факт отсутствия недостатков.

4.2.4. Плановые проверки качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании отчёта Отдела ЗАГСа «Сведения о состоянии работы с обращениями граждан поступивших в Отдел ЗАГСа Республики Марий Эл».

Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги устанавливается в соответствии с утверждаемым руководителем «Планом работы Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл на ______ год».

4.2.5. Внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся в случаях наличия информации о несоблюдении или неисполнении должностными лицами Отдела ЗАГСа положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, несоблюдении прав заявителей, обратившихся в Отдел ЗАГСа, совершении противоправных действий.

4.2.6. Внеплановая проверка предоставления государственной услуги проводится на основании приказа Отдела ЗАГСа, в котором указываются предмет и срок ее проведения, уполномоченные на её проведение должностные лица Отдела ЗАГСа. По результатам проверки предоставления государственной услуги непосредственно после её завершения составляется акт проверки с отражением фактов и обстоятельств, выявленных в рамках предмета проверки. В отношении виновных должностных лиц Отдела ЗАГСа применяются меры ответственности, предусмотренные федеральными законами.

4.3. Ответственность должностных лиц Отдела ЗАГСа за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

4.3.1. Специалист Отдела ЗАГСа несёт персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, в том числе за несоблюдение или неисполнение положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, несоблюдение прав заявителей, обратившихся в Отдел ЗАГСа, совершение противоправных действий.

Ответственность специалиста Отдела ЗАГСа закрепляется в его должностном регламенте в соответствии с требованиями законодательства.

4.3.2. Руководитель обязан регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения обращений, принимать меры по устранению причин нарушений.

4.3.2. О мерах, принятых в отношении виновных должностных лиц Отдела ЗАГСа, руководитель в письменной форме сообщает заявителю, права и (или) законные интересы которого нарушены, в десятидневный срок со дня принятия таких мер.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

4.4.1. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны руководителя должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

4.4.2. Заявителями может осуществляться контроль за предоставлением государственной услуги на основании:

устной информации, полученной в Отделе ЗАГСа по справочному телефону указанного в разделе 1.3. настоящего Административного регламента;

информации, полученной из Отдела ЗАГСа по запросу в письменной или электронной форме.

4.4.3. Заявители, их объединения и организации вправе также направлять замечания и предложения по улучшению качества предоставления государственной услуги.

4.4.4. В рамках защиты своих прав и (или) законных интересов заявитель при выявлении фактов несоблюдения или неисполнения должностных лиц Отдела ЗАГСа положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также фактов несоблюдения прав заявителя, совершения противоправных действий, имеют право на обжалование решений и действий (бездействия), принимаемых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги должностными лицами Отдела ЗАГСа в досудебном (внесудебном) порядке в соответствии с разделом V настоящего Административного регламента, а также в судебном порядке.

4.4.5. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий при предоставлении государственной услуги и принятием решений осуществляется руководителем, а также начальником отдела обработки, хранения документов и правового обеспечения деятельности Отдела записи актов гражданского состоянии Республики Марий Эл.

Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения и исполнения специалистом Отдела ЗАГСа положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Марий Эл.

Текущий контроль осуществляется постоянно.

4.4.6. Проверка полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляется на основании приказов Отдела ЗАГСа.

Для проведения проверки исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица Отдела ЗАГСа.

4.4.7. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению либо фиксируется факт отсутствия недостатков.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Отдела ЗАГСа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц, государственных служащих

5.1. Заявитель вправе письменно обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги в досудебном (внесудебном) порядке (далее – жалоба), обратившись с жалобой лично, по почте или электронной почте.

5.2. Предметом жалобы могут являться решения и действия (бездействие) должностных лиц Отдела ЗАГСа, принимаемые (осуществляемые) с несоблюдением или неисполнением положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

5.3. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приёме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Марий Эл;

7) отказ Отдела ЗАГСа, должностного лица Отдела ЗАГСа в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений;

8) некорректного поведения или нарушения служебной этики должностными лицами Отдела ЗАГСа.

5.4. Жалоба может быть подана:

руководителю;

руководителю Управления Минюста России по Республике Марий Эл;

Главе Республики Марий Эл.

5.5. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.

5.5.1. Жалоба на должностных лиц Отдела ЗАГСа подаётся в письменной форме, в форме электронного документа в Отдел ЗАГСа. Жалобы на решения, принятые руководителем, подаются в той же форме в Управление Минюста России по Республике Марий Эл или Главе Республики Марий Эл.

Жалоба должна содержать:

а) наименование Отдела ЗАГСа, должностного лица Отдела ЗАГСа, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б) фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Отдела ЗАГСа, должностного лица Отдела ЗАГСа;

г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Отдела ЗАГСа, должностного лица Отдела ЗАГСа. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии;

д) личная подпись заявителя либо простая (квалифицированная) электронная подпись при подаче жалобы заявителем в электронном виде.

5.5.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (в том числе с помощью официального сайта), Портала, а также может быть подана при личном приёме заявителя руководителем.

5.6. Основанием для начала досудебного обжалования действий (бездействия) должностных лиц Отдела ЗАГСаи принимаемых им решений при предоставлении государственной услуги является поступление лицам, указанным в пункте 5.4. настоящего Административного регламента, жалобы заявителя.

5.7. Срок рассмотрения жалобы в письменной форме не должен превышать 15 (пятнадцать) календарных дней с даты её регистрации. В случае обжалования отказа Отдела ЗАГСа, специалиста Отдела ЗАГСа в приёме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений – в пятидневный срок с даты её регистрации.

5.8. Оснований для приостановления рассмотрения жалобы не имеется.

5.9. Отказывается в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям (при этом в течение семи дней со дня регистрации жалоба возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);

б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.10. Жалоба оставляется без ответа в следующих случаях:

а) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностных лиц Отдела ЗАГСа, а также членов их семей;

б) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

5.11. По результатам рассмотрения жалобы руководителем принимается решение об удовлетворении изложенных в жалобе требований, в том числе в форме отмены принятого решения, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных форма либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днём принятия решения ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме. Кроме того, ответ может быть направлен заявителю в электронной форме, если указание на это содержится в жалобе. Такой ответ подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя и направляется по адресу электронной почты заявителя.

5.12. В ходе личного приёма, если изложенные факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, заявителю с его согласия может быть дан устный ответ на жалобу, о чём делается соответствующая запись в карточке личного приёма.

В остальных случаях специалистом Отдела ЗАГСа направляется заявителю подписанный руководителем ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.13. Решение руководителя по представленной жалобе заявитель может обжаловать в досудебном (внесудебном) порядке путём подачи соответствующей жалобы в Управление Минюста России по Республике Марий Эл или Главе Республики Марий Эл.

5.14. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.15. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.16. Заявителям предоставляется возможность получения информации о порядке подачи и рассмотрения жалобы с использованием справочного телефона, указанного в пункте 1.3.3. настоящего Административного регламента, с использованием электронной почты Отдела ЗАГСа, а также путём информирования заявителей с использованием Портала и официального сайта.

Приложение

к Административному регламенту Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации

Блок-схема

последовательности административных процедур, осуществляемых при предоставлении государственной услуги

Приложение № 1

к Административному регламенту Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации

В Отдел ЗАГСа Республики Марий Эл

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, ___________________________________________________________________________,

(полностью Ф.И.О. заявителя)

имеющий (ая) паспорт серии __________№ ______________код подразделения _________,

_____________________________________________________________________________,

(наименование и реквизиты иного документа, удостоверяющего личность)

выдан "_____" _____________20 ____ г. __________________________________________,

(когда и кем выдан)

проживающий(ая) по адресу _____________________________________________________

(полностью адрес постоянного или преимущественного проживания)

_____________________________________, контактный телефон _____________________,

дата рождения _________, прошу проставить апостиль на официальных документах,

подлежащих предъявлению _____________________________________________________

(страна предъявления апостиля)

В случае отказа в проставлении апостиля прошу выдать отказ в письменной форме.

«____»________________20_____г.

_________________ ______________________________

(подпись заявителя) (полностью Ф.И.О. заявителя)

Приложение № 2

к Административному регламенту Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации

Журнал учёта входящих документов по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу

№ п/п

Дата

приёма документов

Фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя

Количество документов

Реквизиты

документа о регистрации акта гражданского состояния (номер, серия, место и дата выдачи)

Фамилия и инициалы специалиста, принявшего документ

Подпись лица, получившего документ

1

2

3

4

5

6

7

Приложение № 3

к Административному регламенту Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации

Оттиск штампа «Апостиль»

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 1010 см

APOSTILLE * АПОСТИЛЬ

(CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961)

ГААГСКАЯ КОНВЕНЦИЯ ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1961 г.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

НАСТОЯЩИЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

ПОДПИСАН __________________________________________________________

(фамилия)

ВЫСТУПАЮЩИМ В КАЧЕСТВЕ ___________________________________________

(должность)

_________________________________________________________________________

СКРЕПЛЕН ПЕЧАТЬЮ/ ШТАМПОМ ________________________________________

(официальное название учреждения)

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

УДОСТОВЕРЕНО

5. В ГОРОДЕ ____________________________ 6. ____________________________

(дата цифрами)

7. _____________________________________________________________________

(фамилия, должность лица,

_______________________________________________________________________

название удостоверяющего органа)

8. ЗА № ________________________

9. МЕСТО ПЕЧАТИ

10. ПОДПИСЬ

______________

Приложение № 4

к Административному регламенту Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации

Журнал регистрации апостиля

№ № п/п

Дата

проставления апостиля

Наименование документа о регистрации акта

гражданского состояния,

его реквизиты

Фамилия, инициалы,

должность лица,

подписавшего документ о регистрации акта

гражданского состояния

Фамилия, инициалы,

должность лица,

проставившего апостиль

Фамилия, имя,

отчество (при наличии)

заявителя

Данные документа, удостоверяющего личность заявителя

Страна предъявления

документа о регистрации акта гражданского состояния с апостилем

Реквизиты квитанции

об оплате государственной пошлины

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Приложение № 5

к Административному регламенту Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на документах, предназначенных для использования за границей в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации

Квитанция

об уплате государственной пошлины

Извещение-

распоряжение банку

Индекс документа

(101) Статус

Банк «Йошкар-Ола»(ОАО)

Форма № ПД-р (налог)

Ф.И.О.

Адрес

(60)ИНН физического лица

СУММА:

Комиссия

банку:

Итого

к уплате:

БАНК получателя ГРКЦ НБ РЕСП.МАРИЙ ЭЛ БАНКА РОССИИ Й-ОЛА

БИК: 0 4 8 8 6 0 0 0 1

8

8

ГОСПОШЛИНА НА ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ

Получатель УФК по РМЭ (Управление Минюста России по РМЭ)

№ счета получателя

4

0

1

0

1

8

1

0

1

0

0

0

0

0

0

1

0

0

0

1

(61) ИНН получат.

1

2

1

5

1

3

3

6

0

5

(103)КПП

1

2

1

5

0

1

0

0

1

(104) КБК

3

1

8

1

0

8

0

5

0

0

0

0

1

0

0

0

2

1

1

0

(105) ОКАТО

8

8

4

0

1

0

0

0

0

0

0

(106)

Кассир

(107)

(110)

ГП

(4)

Подпись

Квитанция-

плательщику

Индекс документа

(101) Статус

Банк «Йошкар-Ола»(ОАО)

Форма № ПД-р (налог)

Ф.И.О.

Адрес

(60)ИНН физического лица

СУММА:

Комиссия

банку:

Итого

к уплате:

БАНК получателя ГРКЦ НБ РЕСП.МАРИЙ ЭЛ БАНКА РОССИИ Й-ОЛА

БИК: 0 4 8 8 6 0 0 0 1

8

8

ГОСПОШЛИНА НА ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ

Получатель УФК по РМЭ (Управление Минюста России по РМЭ)

№ счета получателя

4

0

1

0

1

8

1

0

1

0

0

0

0

0

0

1

0

0

0

1

(61) ИНН получат.

1

2

1

5

1

3

3

6

0

5

(103)КПП

1

2

1

5

0

1

0

0

1

(104) КБК

3

1

8

1

0

8

0

5

0

0

0

0

1

0

0

0

2

1

1

0

(105) ОКАТО

8

8

4

0

1

0

0

0

0

0

0

(106 )

Кассир

(107)

(110)

ГП

(4)

Подпись