Об экспертно-проверочной комиссии



Архивное агентство Республики Тыва

Архивное агентство Республики Тыва

Приказ

от 24 декабря 2013 года № 47

Об экспертно-проверочной комиссии

В соответствии с подпунктом 11.2 пункта 3 Положения об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным Постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 года № 597

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Архивного агентства Республики Тыва;

              - Регламент работы ЭПК Архивного агентства Республики Тыва;

              - Состав экспертно-проверочной комиссии Архивного агентства Республики Тыва.

- План работы ЭПК на 2014 год;

2. Признать утратившим силу приказ Архивного агентства Республики Тыва   от 4 апреля 2008 № 7 «Об утверждении Регламента работы ЭПК Архивного агентства Республики Тыва».

3. Контроль за внедрением и исполнением утвержденных настоящим приказом нормативных документов возложить на секретаря ЭПК Дажы-Сегбе А.С.

Директор                                                                                    Р.М. Арчимаева

Утвержден

приказом директора

Архивного агентства

Республики Тыва

от 27 декабря 2014 г. № 47

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертно–проверочной комиссии (ЭПК)

Архивного агентства Республики Тыва

1.Общее положение

1.1. Экспертно-проверочная комиссия Архивного агентства Республики Тыва (далее – ЭПК), является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственном, муниципальных архивах и архивах организаций Республики Тыва

Решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК директором Архивного агентства.

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Тыва,  Положением  Архивного агентства Республики Тыва, правилами, установленными Федеральным архивным агентством, решениями ЦЭПК при нем, настоящим Положением.

1.3. Состав ЭПК утверждается директором  Архивного агентства Республики Тыва

1.4. В состав ЭПК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Архивного агентства Республики Тыва и ГБУ «Государственный архив Республики Тыва» (далее – ГБУ ГА РТ).

1.5. Председателем ЭПК является директор Архивного агентства Республики Тыва. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК, председательствует на заседаниях ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.

1.6. Председатель ЭПК имеет право приглашать на заседание ЭПК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению, специалистов архивных и других организаций в качестве консультантов и экспертов.

1.7. Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников Архивного агентства Республики Тыва или ГБУ ГА РТ.

2. Основные задачи ЭПК

2.1. Основными задачами   ЭПК являются:

2.1.1. Определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

2.1.2. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;

2.1.3. Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных организаций и муниципальных архивов.

2.1.4.Осуществление методического руководства деятельностью ЭПК администраций муниципальных образований,  экспертных комиссий (далее – ЭК) государственных организаций.

3. Основные функции ЭПК

3.1. Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:

3.1.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации;

3.1.2. переработанных и усовершенствованных описей дел постоянного хранения;

3.1.3. описей электронных документов;

3.1.4. описей дел (документов) личного происхождения;

3.1.5. описей объединенных архивных фондов (ОАФ);

3.1.6. описей особо ценных дел и документов;

3.1.7.актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению в государственных и муниципальных архивах;

3.1.8. перечней проектов НТД, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы;

3.1.9. перечней номеров особо ценных дел, документов (номерник).

3.1.10. Листов учета и описания документов ГБУ ГА РТ и муниципальных архивов Республики Тыва, подлежащих включению в Реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.1.11. Перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников.

3.2. Рассмотрение и вынесение решений о согласовании:

3.2.1. списков организаций – источников комплектования ГБУ ГА РТ и муниципальных архивов Республики Тыва, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документацией, изменений и дополнений к спискам;

3.2.2. списков граждан – источников комплектования ГБУ ГА РТ и муниципальных архивов Республики Тыва, изменений и дополнений к ним;

3.2.3. списков фондов ГБУ ГА РТ и муниципальных архивов Республики Тыва, предположительно содержащих особо ценные документы;

3.2.4. описей дел по личному составу и долговременного хранения организаций – источников комплектования ГБУ ГА РТ;

3.2.5. положений об   ЭК организаций, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел организаций – источников комплектования ГБУ ГА РТ;

3.2.6. актов о выделении к уничтожению НТД, кино-видеодокументации с истекшими сроками хранения;

3.2.7. актов о выделении к уничтожению документов 

3.2.8. актов описания документов, переработки описей дел, актов о создании ОАФ;

3.2.9. предложений ЭПК государственных архивов, ЭК организаций – источников комплектования об изменении или установлении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных перечнями, согласованными ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве;

3.2.10. графиков научно-технической обработки документов (упорядочения), предоставления номенклатур дел и описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций – источников комплектования ГБУ ГА РТ;

3.2.11. проектов методических и научно-исследовательских разработок по направлениям и видам выполняемых работ;

3.2.12. предложений ГБУ ГА РТ и муниципальных архивов Республики Тыва о фондировании документов организаций – источников комплектования.

3.3. Вынесение рекомендаций по результатам обсуждения:

3.3.1. предложений ГБУ ГА РТ, муниципальных архивов и организаций по разработке (переработке) методических рекомендаций по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивного фонда Республики Тыва;

3.3.2. предложений ГБУ ГА РТ, муниципальных архивов, организаций об определении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;

3.3.3. информации о работе ЭПК государственных архивов, ЭПК администраций муниципальных образований, ЭК организаций по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;

3.3.4. спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

4. ЭПК имеет право:

4.1. определять состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, по итогам экспертизы ценности документов;

4.2. запрашивать предложения и заключения у государственных и муниципальных архивов и других организаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов и архивов организаций, протоколы заседаний ЭПК государственных архивов, ЭПК администраций муниципальных образований, ЭК организаций по обсуждению указанных вопросов, материалы к ним;

4.3. информировать руководителей государственных архивов, администрации муниципальных образований и организаций по вопросам, относящимся к деятельности их комиссий;

4.4. возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения (п.3.1, 3.2.).

5. ЭПК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы ЭПК

6. ЭПК имеет штампы об утверждении, согласовании и одобрении документов согласно пп. 3.1.,3.2.,3.3.

Утвержден

приказом директора

Архивного агентства

Республики Тыва

от 24 декабря 2014 г. № 47

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ

экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)

Архивного агентства

Республики Тыва

ЭПК Архивного агентства Республики Тыва осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного приказом директора Архивного агентства Республики Тыва.

ЭПК Архивного агентства Республики Тыва на своих заседаниях рассматривает методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих хранению государственными и муниципальными архивами Республики Тыва; экспертизой ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов Республики Тыва и архивов организаций, а также осуществляет методическое руководство деятельностью экспертно-проверочных комиссий государственных архивов, экспертно-проверочных комиссий администраций муниципальных образований, экспертных комиссий организаций – источников комплектования.

Планирование работы ЭПК.

1.1. ЭПК организует свою работу в соответствии с планом.

1.2. Секретарь ЭПК по указанию председателя организует работу по формированию плана работы ЭПК на год.

1.3.Секретарь ЭПК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЭПК, обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, их регистрацию и учет.

1.4. По указанию председателя приглашает на заседание ЭПК не входящих в состав ЭПК экспертов государственных и муниципальных архивов, представителей организаций, направляет выписки из протоколов заседаний ЭПК заинтересованным лицам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК.

1.5. При внесении в план работы ЭПК методических и организационных вопросов учитываются решения ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве, предложения муниципальных образований, экспертно-проверочных комиссий государственных архивов и экспертно-проверочных комиссий администраций муниципальных образований, ЭК организаций – источников комплектования, членов ЭПК. Предложения к плану работы ЭПК на следующий год представляются до 1 декабря текущего года секретарю ЭПК.

1.6. Объемы работы определяются на основе графиков упорядочения документов и предоставления описей и номенклатур дел на рассмотрение ЭПК государственными и муниципальными архивами.

1.7. Секретарь ЭПК до конца декабря текущего года составляет план работы ЭПК на следующий год.

1.8. План работы ЭПК после предварительного рассмотрения на заседании комиссии представляется на утверждение директору Архивного агентства Республики Тыва. Секретарь ЭПК на заседаниях комиссии информирует ее членов о выполнении плана.

2. Прием и регистрация документов,

поступивших от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Республики Тыва, местного самоуправления, организаций и граждан.

Проверка комплектности и правильности поступивших документов.

2.1. Прием и регистрацию документов, поступивших от ГБУ ГА РТ и муниципальных архивов, органов государственной власти Республики Тыва и местного самоуправления, организаций и граждан осуществляет в течение 1 рабочего дня секретарь ЭПК.

2.2. При приеме документов секретарь ЭПК проверяет  комплектность поступивших от заявителей документов (приложение №1).

2.3. При выявлении в ходе проверки нарушений секретарь ЭПК готовит уведомление об отказе с указанием основания отказа в рассмотрении документов за подписью директора Агентства и не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации направляет его заявителю по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма. При этом заявителю разъясняется право на повторное обращение при устранении выявленных нарушений.

2.4. Эксперты из числа специалистов архивных отделов администраций муниципальных образований и работников государственного архива Республики Тыва отвечают за подготовку к рассмотрению на ЭПК вопросов и документов, представляемых курируемыми организациями.

2.5. При подготовке к рассмотрению ЭПК эксперт:

- проверяет правильность и полноту представленных документов;

- готовит свое заключение на материалы, подлежащие рассмотрению ЭПК, а также проект решения, при необходимости согласовывает проект решения с заинтересованными лицами, при возникновении разногласий по проекту решения представляет их на рассмотрение председателю ЭПК до заседания ЭПК;

- представляет замечания на рецензируемый документ его автору (курируемой организации) и контролирует устранение недостатков;

- доводит решение ЭПК до сведения руководителя или председателя ЭК курируемой организации.

3. Подготовка представленных документов к рассмотрению на заседании ЭПК.

3.1. После регистрации поступившие от заявителей документы в течение 1 рабочего дня направляются секретарем председателю ЭПК. Председатель ЭПК (в его отсутствии заместитель) рассматривает поступившие документы в течение 3 дней определяет членов ЭПК, ответственных за рассмотрение поступивших документов.

3.2. Члены ЭПК в течение 5 рабочих дней с момента поступления документов осуществляют их предварительную оценку. При отсутствии замечаний на поступившие документы члены ЭПК составляют заключение в течение 2 рабочих дней и представляют документы к рассмотрению на заседании ЭПК.

3.3. Секретарь в течение 3 дней информирует заявителя о выявленных замечаниях. В случае, если по истечении 15 дней заявитель не представит  необходимые и правильно оформленные документы, секретарь готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК.

4. Рассмотрение представленных документов на заседании ЭПК.

4.1. Заседания ЭПК проводятся каждую среду последней недели каждого месяца текущего года по мере поступления документов. 

4.2. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплект рассматриваемых документов передаются секретарем председателю ЭПК не позднее чем за 5 дней до заседания.

4.3. Заседание ЭПК протоколируется секретарем комиссии, протокол подписывается председателем и секретарем комиссии и представляется директору Архивного агентства на утверждение в течение 3 дней после заседания.

4.4. Проекты решений ЭПК доводятся до сведения присутствующих на заседании членов комиссии и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК. Особые мнения членов ЭПК отмечаются в протоколе или приложении к нему.

4.5. Проекты решений ЭПК в течение трех дней после принятия должны быть исполнителем доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представлены на подпись председателю ЭПК.

4.6. Решения ЭПК, подписанные председателем и секретарем, заверяются печатью Архивного агентства и направляются в течение 7 дней адресатам.

4.7. Выездные заседания ЭПК на уровне Архивного агентства Республики Тыва в  муниципальные органы и учреждения планируются на год и включаются в график командировок членов комиссии ЭПК из Архивного агентства Республики Тыва. В них в обязательном порядке участвуют председатель и секретарь ЭПК, специалист – куратор муниципального архива. На заседание приглашаются члены ЭПК, ЭК администраций муниципальных образований, ЭК организаций – источников комплектования, которые представляют описи и номенклатуры   дел.

4.8. Протокол выездного заседания оформляется секретарем ЭПК, подписывается председателем ЭПК и утверждается директором Архивного агентства.

5. Порядок и формы контроля за исполнением решений ЭПК.

5.1. Текущий контроль за исполнением решений осуществляется председателем ЭПК.

5.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения председателем ЭПК проверок соблюдения и исполнения положений настоящего регламента.

5.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления и государственных архивов Республики Тыва

5.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы ЭПК) и внеплановыми. Проверка может проводиться и по конкретному обращению заявителя.

5.6. Для проведения проверки полноты и качества исполнения решения формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления.

5.7. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Утвержден

приказом директора

Архивного агентства

Республики Тыва

от 24 декабря 2014 г. № 47

Состав

экспертно-проверочной  комиссии

Архивного агентства Республики Тыва

1.Арчимаева Р.М., председатель комиссии

2.Дугар-Сюрюн А.М., зам председателя

3.Дажы-Сегбе А.С., секретарь комиссии

Члены комиссии:

1.Кунзек О.С.

2.ЧамзоД.У.

3. Сургутская Н.И.

4.Бондаренко Т.А.

5.Оюн Д.Д.

6.Бондаренко В.В.

7.Базыр Р.Н.

8.Монгуш С.М.

9.Сандак Б.Ю.

10.Чыдым Е.О.

Приложение 1

к Регламенту работы ЭПК

Архивного агентства

Республики Тыва

Перечень основных документов,

представляемых на рассмотрение ЭПК

Архивного агентства

Республики Тыва

1. Государственные и муниципальные архивы направляют:

№

п/п

Виды документов

Необходимые приложения

к основному документу

Примечание

1

2

3

4

1.1.

Списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов

1.1. Справка директоров государственных архивов, руководителей органов управления архивным делом муниципальных образований

1.2. Заключение эксперта

1.3. Проект решения ЭПК о согласовании списка

1.2.

Предложения о внесении в Список организаций – источников комплектования

2.1.Историческая справка с указанием места и значения в отрасли

2.2. Копия Устава или Положения с указанием формы собственности

2.3. Справка эксперта об изучении состава документов с указанием документационных связей в отрасли

2.4. Номенклатура дел организации

2.5. Проект решения ЭПК о внесении организации в Список комплектования с указанием формы приема документов

1.3.

Предложения об исключении из Списка организаций – источников комплектования

3.1. Документ о ликвидации, реорганизации или письмо руководителя с отказом от сотрудничества с изложением мотивов отказа

3.2. Акт о приеме-передаче документов на государственное хранение (в случае ликвидации)

3.3. Развернутое заключение эксперта с приложением оснований для исключения из Списка и указанием крайних дат и мест хранения документов организации

3.4. Проект решения ЭПК об исключении из Списка

1.4.

Проекты методических и научно-исследовательских разработок по направлениям и видам выполняемых работ, разработанные Архивным агентством Республики Тыва государственным и муниципальными архивами

4.1. Справка с обоснованием необходимости разработки или переработки пособий с указанием направлений его применения

4.2. Отзывы и замечания рецензентов

4.3. Проект решения ЭПК

1.5.

Перечни проектов (объектов), проблем (тем), НТД по которым документация подлежит передаче на государственное хранение

5.1. Решение ЭК организации об одобрении

5.2. Заключения эксперта

1.6.

Предложения ЭК организаций – источников комплектования об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями

6.1. Инициативный документ с обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий документов с приложением заключений специалистов

6.2. Решение ЭК организации по этому вопросу

1.7.

Предложения о решении спорных вопросов по отбору документов на государственное хранение

7.1. Справка или письмо с изложением существа спора

7.2. Заключения экспертов

1.8.

Описи дел постоянного хранения предъявляемые учреждениями:

- на управленческую документацию (УД)

- на кинофотофонодокументы

- на НТД

8.1. Историческая справка фондо-образователя (при первом приеме), дополнение к ранее представленной исторической справке или предисловие к описи.

8.2. Заключение эксперта

8.3. Акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов

8.4. Предисловие к описи

8.5. Акт о выделении к уничтожению НТД с истекшими сроками хранения

К тематическим коллекциям и сериям фотодокументов представляется справка о дате, месте и сути события или раскрывающая тему, которой посвящена коллекция

1.9.

Описи объединенных архивных фондов (ОАФ)

9.1. Предисловие к ОАФ и исторические справки фондообразователей

9.2. Акт о создании ОАФ

9.3. Описи дел фондов, вошедших в состав ОАФ

9.4. Заключения члена ЭПК – для фондов муниципальных архивов

1.10.

Переработанные и усовершенствованные описи дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

10.1. Историческая справка фондообразователя

10.2. Акт переработки (усовершенствования описи)

10.3. Аннулированная опись

10.4. Заключение члена ЭПК (для муниципальных архивов)

1.11.

Описи дел, прошедших НТО в государственных и муниципальных архивах, в том числе:

- личного происхождения и тематических коллекций

- кинофотодокументов

- НТД

11.1. Историческая справка фондообразователя

11.2. Акт описания

11.3. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и не представляющих исторической ценности

11.4. Заключение эксперта и члена ЭПК (для муниципальных архивов)

1.12.

Перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих хранению на правах подлинников

12.1. Справка согласования главного хранителя фондов государственного архива или руководителя муниципальным архивом

12.2. Заключение эксперта и члена ЭПК (для муниципальных архивов)

1.13.

Перечни документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемые организациями – источниками комплектования

13.1. Решение ЭК организации

13.2. Заключение эксперта и члена ЭПК (для муниципальных архивов)

1.14.

Акты о выделении к уничтожению документов и дел организаций–источников комплектования, имеющих в перечнях отметку ЭПК

14.1. Выписку из протокола ЭК организации

14.2. Заключения эксперта о составе и полноте документов, отобранных на государственное хранение.

1.15.

Акты о выделении к уничтожению дел, образовавшихся после 1945г., хранящихся в государственных и муниципальных архивах

15.1. Справка государственного или муниципального архива о составе и полноте фонда, о первичной и повторной экспертизе (указать даты основания, проведения ЭЦ документов, характер и состав ранее выделенных к уничтожению документов, перечни и другие документы, использованные в ходе экспертизы

15.2. Заключение эксперта и члена ЭПК (для муниципальных архивов)

Примечание см.ниже

1.16.

Акты об утрате и гибели документов, подлежащих передаче на постоянное хранение из архивов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов

16.1. Акт проверки наличия документов

16.2. Справка руководителя организации на бланке по розыску документов о причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых к дальнейшей сохранности документов и к виновным

16.3. Заключение куратора о ходе розыска возможности восполнить утраченную информацию за счет оставшихся документов

16.4. Проект решения ЭПК.

Рассматриваются в присутствии руководителя организации или председателем ЭК организации

1.17.

График научно-технической обработки документов, представления описей и номенклатур дел на рассмотрение ЭПК организациями - источниками комплектования государственных архивов

17.1. Проект решения ЭПК

1.18.

Номенклатуры дел организаций – источников комплектования государственных архивов

18.1. Заключения эксперта

18.2. Устав или Положение организации

18.3. Структура

18.4.Приказ о присвоении индексов

18.5. Выписка из протокола ЭК организации

1.19.

Положения об ЭМК, ЭК, архивах организаций – источников комплектования государственных архивов

19.1.Заключение эксперта

19.2. Выписка из протокола ЭК организации

19.3 Приказ о назначении ЭК организации

1.20.

Инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования

20.1. решения ЭК организации

20.2. заключения эксперта

1.21.

Списки фондов, предположительно содержащих особо ценные документы, описи ОЦД

21.1. Заключения эксперта с визой главного хранителя фондов (для государственных архивов) и члена ЭПК (для муниципальных архивов)

1.22.

Лист учета и описания уникального документа (дела)

22.1. Предложение об отнесении документа (дела) к составу уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

22.2. Заключения экспертов

2. Документы, представленные без перечисленных в графе 3 приложений, на рассмотрение ЭПК не выносятся и подлежат возврату.