ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ РЕГЛАМЕНТОВ АРХИВНОГО АГЕНТСТВА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ



Утвержден

1

АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

ПРИКАЗ

от 25 ноября 2010 г № 45

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ РЕГЛАМЕНТОВ АРХИВНОГО АГЕНТСТВА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ

Утратил силу Приказом Архивного агентства Республики Тыва от 29.04.2013 № 18

В соответствии с Постановлением Правительства Республики Тыва от 15 июля 2010 года № 308 «О внесении изменений в Перечень государственных услуг, оказываемых органами исполнительной власти Республики Тыва юридическим и физическим лицам» внесены изменения в части государственных услуг, оказываемых Архивным агентством РТ юридическим и физическим лицам. На основании этого ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые административные регламенты Архивного агентства Республики Тыва по предоставлению государственных услуг по:

- информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных организаций на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов;

- обеспечению доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Нейтрального государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов;

- выдаче архивных документов во временное пользование;

- оказанию методической и практической помощи учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам на договорной основе: упорядочение документов, подготовка нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации работников ответственных за делопроизводство и архив.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на Тажима Л.Д., главного специалиста Архивного агентства Республики Тыва.

Директор                                                                                                                              Р.М. Арчимаева

Утвержден

приказом директора Архивного

агентства Республики Тыва

от 25 ноября  2010 г. № 45

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Центрального государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов»

I. Общие положения

1. Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги по обеспечению доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Центрального государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов (далее – Государственная услуга),  определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного агентства Республики Тыва (далее – Агентство), Центрального государственного архива Республики Тыва (далее - ЦГА РТ) и муниципальных архивов республики при предоставлении государственной услуги.

2. Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993г;

Конституцией Республики Тыва от 06.05.2001г;

Законом РСФСР от 18.10.1991 г. № 1761 -1 «О реабилитации жертв политических репрессий»;

Законом Российской Федерации от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ);

Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 149 –ФЗ «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации»;

Приказом Росархива от 06.07.1998 г. № 51 «Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации»;

Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (далее – Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);

Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел», утвержденным приказом Минкультуры  России, МВД России и ФСБ России от 25.07.2006 г. № 375/584/352;

Законом Республики Тыва от 13 июля 2006 г.  № 1893 ВХ- I «Об Архивном деле в Республике Тыва» (далее – Закон РТ № 1893 ВХ-I);

Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597 «Об утверждении Положения об Архивном агентстве Республики Тыва и его структуры».

3. Предоставление Государственной услуги осуществляет  Агентство.  Непосредственное исполнение Государственной услуги осуществляет Центральный государственный архив Республики Тыва  и муниципальные архивы при наличии  у них соответствующих документов по теме обращения пользователя.

4. Государственная услуга предоставляется путем обеспечения доступа пользователей к архивным документам и в организации работы пользователей в читальных залах  ЦГА РТ и муниципальных архивах республики.

5. Пользователям предоставляются имеющиеся в ЦГА РТ и муниципальных архивах республики научно-справочный аппарат к архивным документам (описи, путеводители, каталоги, обзоры), архивные документы, в том числе фотодокументы, фонодокументы, кинодокументы  (в виде позитивных копий, негативов и позитивов).

6. Результатом предоставления государственной услуги является:

- обеспечение доступа пользователя в читальные залы ЦГА РТ и муниципальных архивов республики;

- предоставление пользователю имеющегося научно-справочного аппарата;

- получение пользователем архивных документов по теме исследования;

- получение пользователем копий  документов по теме исследования;

- рекомендации Агентства, ЦГА РТ и муниципальных архивов о дальнейших путях поиска документов по теме исследования.

7. График работы читальных залов ЦГА РТ и муниципальных архивов республики  устанавливаются приказами руководителей соответствующих архивов.

8. Использование в читальных залах персональной компьютерной техники, принадлежащей пользователям, функционирующей:

- автономно без подключения к сети  ЦГА РТ и муниципальных архивов допускается по согласованию с начальником отдела или специалистом, отвечающим за работу читального зала (далее – заведующим читальным залом);

- с подключением к сети ЦГА РТ и муниципальных архивов допускается с разрешения директора ЦГА РТ и заведующего муниципальных архивов на основании личного заявления пользователя в котором указываются цель, виды работ и наименование техники.

9. Плата за посещение читальных залов ЦГА РТ и муниципальных архивов республики и пользование архивными документами не взимается.

10. Услуги по предоставлению архивных документов пользователям для копирования и их копирование средствами ЦГА РТ и муниципальных архивов республики платные.

11. Требования к местам предоставления государственной услуги

Прием пользователей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.

Для обслуживания пользователей в ЦГА РТ и в муниципальных архивах республики действуют читальный зал.

При отсутствии читального зала обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.

Читальный зал или специальное выделенное помещение должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, правилам противопожарной безопасности, также предусматривается наличие доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды пользователей.

Читальный зал должен быть оборудован столами и стульями. Количество мест определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в читальном зале.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги.

12. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги, информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении Агентства, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет – сайте Агентства  www.arhivtuva.da.ru

Местонахождение  Агентства и его почтовый адрес: 667010, г.Кызыл, ул.Кечил-оола, д. 91.

Электронный адрес  Агентства: arhivtuva@mail.ru.

Телефоны должностных лиц  Агентства, предоставляющих государственную услугу: (394-22) 5-63-15, 5-63-07, 5-64-39.

Информация о местах нахождения, контактных телефонах и адресах ЦГА РТ и муниципальных архивов содержится в приложении № 1.

График работы читального зала ЦГА РТ:

Понедельник – четверг с 08-00 до 16-30

Пятница – санитарный день

Обеденный перерыв с 12-00 до 13-00.

Выдача дел пользователям  читального зала производится с 08-30 до 10-30, с 13-30 до 15-00.

13. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги:

- по телефону

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- при личном обращении граждан;

- на официальном сайте Агентства.

По телефону должностные лица дают исчерпывающую информацию по вопросам получения доступа и обслуживания пользователей в читальных залах.

По письменным обращениям – ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

В электронном виде – ответ направляется заявителю в электронном виде по месту обращения в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

При личном обращении граждан – прием граждан осуществляется  директором Агентства, директором ЦГА РТ, заведующими муниципальных архивов, другими должностными лицами, ответственными за предоставление государственной услуги.

14. Основанием для предоставления государственной услуги является обращение пользователей в адрес Агентства, ЦГА РТ и муниципальные архивы республики.

Поступившее обращение в течение 15 дней со дня регистрации направляются по принадлежности  для решения вопроса о доступе пользователя в читальный зал.

15. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют официальные письма их органов или организаций. Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, предоставляют  личное заявление.

В официальном письме (отношении) с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется – для лиц, ведущих научную работу);

- фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя – для студентов, школьников;

- цель работы, для научных работ – тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана, директора) учебного заведения.

- подпись должностного лица;

- дата отправления.

В личном заявлении указывается:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес заявителя;

- цель работы (документы какого органа или организации необходимо посмотреть и по какому вопросу), для исследований – тема и хронологические рамки исследования;

- дата обращения;

- личная подпись (приложение № 2).

16. Для доступа к архивным документам, содержащим персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

17. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

18. Предоставление пользователям  архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

19. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.

20. Все пользователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

21. Разрешение на допуск пользователя в читальный зал дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь предоставляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

22. Научно-справочный аппарат к архивным документам, в том числе в электронной форме (при наличии)  предоставляются пользователям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.

Описи дел, документов предоставляются пользователям единовременно в количестве до 5 единиц.

23. Предоставление пользователю архивных документов производится по заполненным заказам (требованиям) на выдачу документов (приложение № 3).

24. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

25. Предоставление архивных документов пользователю производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 3 рабочих дней с момента оформления им заказа (требования). Срок предоставления пользователю архивных документов может быть увеличен в индивидуальном порядке по договоренности с пользователем.

26. Архивные документы предоставляются пользователю сроком до 1 месяца, особо ценные документы – сроком до 2 недель, уникальные документы – на 1 рабочий день по специальному разрешению директора ЦГА РТ и заведующего муниципальным архивом.

При необходимости продления срока работы с документами пользователь должен обратиться к заведующему читальным залом. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке.

27. Одновременно у пользователя могут находиться не более 10 дел.

28. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии на них микрокопий и технических средств для их просмотра, а также при наличии электронных образов  документов и фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение технологического анализа и т.д.), вопрос об их предоставлении и копировании решается директором ЦГА РТ и заведующим муниципальных архивов в индивидуальном порядке.

29. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копировании документов (приложение № 4)

30. Отказ в предоставлении архивных документов пользователям допускается в случаях:

- неудовлетворительного физического состояния архивных документов;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- отсутствия у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию и иную охраняемую законом тайну;

- ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.

31. Отказ в предоставлении пользователям подлинников архивных документов допускается при наличии:

- микрокопий документов на бумажной основе и технических средств для работы с ними;

- фонда пользования особо ценных документов.

32. Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов допускается в случаях:

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и т.д.);

- предоставления дел и документов во временное пользование иным органам и организациям;

- предоставления архивных документов другому пользователю;

- экспонирования архивных документов на выставке.

33. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:

-  неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;

- наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- наличии  ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов.

Копирование  каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится.

Допустимые объемы копирования согласуются с руководством ЦГА РТ и муниципальных архивов в каждом конкретном случае.

III. Административные процедуры.

34. Реализация государственной услуги заключается в обеспечении допуска к архивным документам, в предоставлении пользователю научно-справочного аппарата и архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования, копированию ему архивных документов и включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация пользователей;

- рассмотрение заявления руководством ЦГА РТ и муниципальных архивов;

- регистрация пользователя в читальном зале, анализ тематики обращения пользователя;

- предоставление научно-справочного аппарата;

- оформление требования на выдачу архивных документов по теме запроса пользователя;

- предоставления пользователю архивных документов;

- копирование архивных документов.

35. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют заведующему читальным залом письма направивших их органов и организаций.

Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальные залы на основании личных заявлений.

36. Впервые пришедшим пользователям выдается для заполнения анкета установленного образца (приложение № 5). Занесенные в анкету данные сверяются с личным документом пользователя (паспортом или документов, его заменяющим). Оформляется личное дело пользователя.

37. Специалисты ЦГА РТ и заведующий муниципальным архивом знакомят пользователей с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации и дают полную информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условии их предоставления.

38. При предоставлении услуги пользователи должны соблюдать Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации.

39. Пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала при каждом посещении.

40. Пользователям предоставляются:

- имеющийся в архиве научно-справочный аппарат (путеводители, справочники,  описи, каталоги, обзоры), дела и документы на различных видах носителей по теме исследования;

- консультации специалистов архива о составе и содержании фондов в соответствии с темой исследования.

41. При определении перечня архивных документов, дел, необходимых пользователю для исследований, заполняется бланк заказа (требования) установленного образца (приложение № 3).  При заполнении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

42. На основании заказа пользователю из архивохранилищ в читальный зал выдаются архивные дела, документы на различных видах носителей.

43. При работе с архивными документами, делами пользователь заполняет листы использования  просмотренных дел (приложение № 6), указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.)

44. Дела, подготовленные специалистами ответственными за выдачу дел из архивохранилищ, выдаются сотрудникам читального зала под роспись в соответствующем журнале.

45. Дела и другие материалы выдаются пользователям сотрудниками читального зала под роспись на бланке заказа за каждую единицу хранения.

46. После завершения работы пользователи передают дела сотрудникам читального зала для возвращения их в архивохранилища по принадлежности.

47. Проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном заде, осуществляет работник читального зала.

48. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- уникальные документы и особо ценные документы;

- архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

49. При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документов (ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование).

50. Заказы на копирование оформляются пользователями в специальном бланке и передаются заведующему читальным залом. При заполнении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

51. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях указанных в пункте 33 настоящего административного регламента.

52. Изготовление копий архивных документов осуществляется в порядке оказания платных услуг после оплаты заказа и предоставления документа, подтверждающего его оплату.

53. Изготовленные копии заведующий читальным залом регистрирует в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело пользователя.

54. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у ЦГА РТ и муниципальных архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

55. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства ЦГА РТ и муниципальных архивов республики, в его помещении и под контролем заведующего читальным залом.

Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами  пользователя, ЦГА РТ и муниципальные архивы не несут.

56. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам или высылаются в адрес пользователя.

57.  Копии архивных документов, изготовленные ЦГА РТ и муниципальными архивами, выдаются пользователю без их специального заверения. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа проставляется штамп «Копия верна» и поисковые данные архивного документа.

58. Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются.

VI. Порядок и формы контроля за совершением действия и принятием решений.

59. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по предоставлению государственной услуги осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

60. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.

61. Агентство осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги ЦГА РТ и муниципальными архивами республики.

62. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы не решения, действия (бездействие) должностных лиц Агентства, ЦГА РТ и муниципальных архивов.

63. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей,  к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

64. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

65. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Агентства. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых  в ходе предоставления Государственной услуги

66. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебной и судебной порядке.

67.  Досудебное обжалование.

67.1. Заявители (пользователи) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу директору Архивного агентства Республики Тыва, директору ЦГА РТ .

67.2. В письменном обращении указываются:

- наименование архива;

- фамилия, имя, отчество заявителя  или фамилия, имя. Отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;

-  полное наименование юридического лица, в случае обращения от юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

- суть письменного обращения;

- личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.

68. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, а также принимаемые им решения при предоставлении государственной услуги.

69. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

- отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя (пользователя), по которому должен быть направлен ответ;

- содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может  быть  сообщено о недопустимости  злоупотребления правом).

- не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя (пользователя);

70. Если в письменном обращении заявителя (пользователя) содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства,  директор Агентства, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

71. О данном  решении уведомляется заявитель (пользователь), направивший уведомление.

72. Ответ на жалобу подписывается директором Агентства или уполномоченным на то лицом.

73. Жалоба, поступившая в архив, подлежит обязательной регистрации в течение 30 дней со дня регистрации.

74. В исключительных случаях директор Агентства или уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

75. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению  сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

76. Судебное жалование.

76.1. В случае, когда заявитель (пользователь) считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) архива в суд.

76.2. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления государственной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.

1

                                                        Приложение  № 1

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Обеспечение доступа к архивным документам

и организация работы пользователей в читальных

залах Центрального государственного архива

и муниципальных архивах республики на основе

документов Архивного фонда Республики Тыва

                                                          и других архивных документов»

Информация

о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Центрального государственного архива Республики Тыва и муниципальных архивов, оказывающих непосредственно исполнение государственной услуги

Центральный государственный архив Республики Тыва:

Адрес: ул. Кечил-оола, 91, г. Кызыл, 667010

Телефон: 8 (39422) 5-63-07, 5-64-39

Архивный отдел администрации Бай-Тайгинского района:

           Адрес: с.Тээли Бай-Тайгинский  район, 668010

Телефон / факс 8 (39442) 2-11-58

Архивный отдел администрации Барун-Хемчикского района:

          Адрес: с. Кызыл - Мажалык, Барун-Хемчикский  район, 668040

Телефон / факс 8 (39441) 2-18-61

     4.  Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:

          Адрес: г.Чадан, Дзун-Хемчикский район, 668110

Телефон / факс 8 (39434) 2-12-05

Архивный отдел администрации Каа-Хемского района:

           Адрес: с. Сарыг-Сеп, Каа-Хемский  район, 668410

Телефон / факс 8 (39432) 2-21-32

Архивный отдел администрации Кызылского района:

           Адрес: с. Каа-Хем, Кызылский  район, 668070

Телефон / факс 8 (39422) 9-11-31

Архивный отдел администрации Монгун-Тайгинского района:

           Адрес: с. Мугур-Аксы,  Монгун-Тайгинский  район, 668020

Телефон / факс 8 (39451) 2-24-17

Архивный отдел администрации Овюрского района:

           Адрес: с. Хандагайты, Овюрский   район, 668130

Телефон / факс 8 (39444)2-17-33

Архивный отдел администрации Пий-Хемского района:

           Адрес: г. Туран, Пий-Хемский  район, 668510

Телефон / факс 8 (39435) 2-12-45

Архивный отдел администрации Сут-Хольский  района:

           Адрес: с. Суг-Аксы, Сут-Хольский  район, 668118

Телефон / факс 8 (39445) 2-12-71

Архивный отдел администрации Тандыского района:

           Адрес: с. Бай-Хаак, Тандынский  район, 668310

Телефон / факс 8 (39437) 2-13-41

Архивный отдел администрации Тере-Хольского района:

           Адрес: с. Кунгуртуг, Тере-Хольский  район, 667903

Телефон / факс 8 (39454) 2-02-22

Архивный отдел администрации Тес-Хемского района:

           Адрес: с. Самагалтай, Тес-Хемский   район, 668360

Телефон / факс 8 (39438) 2-18-09

Архивный отдел администрации Тоджинского района:

           Адрес: с. Тоора-Хем, Тоджинский район, 668530

Телефон / факс 8 (39450) 2-12-48

Архивный отдел администрации Улуг-Хемского района:

           Адрес: г. Шагонар, Улуг-Хемский район, 668210

Телефон / факс 8 (39436) 2-15-41

Архивный отдел администрации Эрзинского района:

           Адрес: с. Эрзин, Эрзинский  район, 668380

Телефон / факс 8 (39439) 2-24-08

Архивный отдел администрации Чаа-Хольского района:

           Адрес: с. Чаа-Хол, Чаа-Хольский  район, 668211

Телефон / факс 8 (39443) 2-12-18

Архивный отдел администрации Чеди-Хольского района:

           Адрес: п. Хову-Аксы, Чеди-Хольский  район, 668330

Телефон / факс 8 (39452) 2-23-16

Архивный отдел администрации г.Ак- Довурак Барун-Хемчикского района:

           Адрес: г. Ак-Довурак, Барун-Хемчикский район, 668040

Телефон / факс 8 (39433) 2-11-39

    Приложение  № 2

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Обеспечение доступа к архивным документам

и организация работы пользователей в читальных

залах Центрального государственного архива

и муниципальных архивах республики на основе

документов Архивного фонда Республики Тыва

                                                          и других архивных документов »

Заявление

Директору __________________________

                          (наименование архива)

____________________________________

от __________________________________

проживающего по адресу:

_____________________________________

_____________________________________

Заявление

Прошу разрешить просмотр архивных документов в читальном зале по теме: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Подпись, дата _________________________

                                                             Приложение  № 3

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Обеспечение доступа к архивным документам

и организация работы пользователей в читальных

залах Центрального государственного архива

и муниципальных архивах республики на основе

документов Архивного фонда Республики Тыва

                                                          и других архивных документов»

ТРЕБОВАНИЕ НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ

                                                                                                            РАЗРЕШАЮ

  Директор ___________________

_______________________________

«____» __________________200__г.

ТРЕБОВАНИЕ

на выдачу документов

Для кого (фамилия, инициалы) __________________________________________________

Цель и тема занятий ____________________________________________________________

№ фон- да

№ описи

№ дела

Заголовок дела

Количество

листов

Дата выдачи и расписка исследователя в получении

Дата и расписка зав. читальным залом в получении

Дата и расписка в возвращении дела в хранилище

__________________________                                                         Подпись ______________________

                 ( дата)

                                                                                      

                                                       Приложение  № 4

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Обеспечение доступа к архивным документам

и организация работы пользователей в читальных

залах Центрального государственного архива

и муниципальных архивах республики на основе

документов Архивного фонда Республики Тыва

                                                          и других архивных документов »

Бланк заказа на копирование документов

                                                                                                                   РАЗРЕШАЮ

                                                                   Директор __________________________________________

                                                                                                        (название государственного архива)             

                                                                  Подпись   _________  Расшифровка подписи ___________                             

        Дата

    ЗАКАЗ_____________НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Структурное подразделение____________________________________________________________________

Фамилия заказчика____________________________________________________________________________

Адрес, телефон_______________________________________________________________________________        

Основание___________________________________________________________________________________

                                         (запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива,          ____________________________________________________________________________________________

                                                                     договор, служебное задание) 

Тема_______________________________________________________________________________________

Количество кадров, листов ________________________Формат_____________ Тираж__________________

В соответствии с перечнем:

№

п/п

Номер

фонда

Номер

описи

Год

Номер

дело

Номера

листов с

оборотом

Кол-во

листов

Краткое содержание или указание состав документов

Примечание

   Особые отметки____________________________________________________________________________

   Документы не содержат сведений ограниченного доступа      

   Заказчик _________________                               ____________________________             Дата________________

                                   (подпись)                                                          (расшифровка подписи)                         

Руководитель структурного

подразделения                       ________________              ______________________               Дата____________

                                                                         (подпись)                                          (расшифровка подписи)     

Заказ принял                                    ________________              ______________________                Дата___________

                                                                        (подпись)                                 (расшифровка подписи)

Заказ получил                     ________________              ______________________                Дата___________

                                                                         (подпись)                                 (расшифровка подписи) 

    Приложение  № 5

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Обеспечение доступа к архивным документам

и организация работы пользователей в читальных

залах Центрального государственного архива

и муниципальных архивах республики на основе

документов Архивного фонда Республики Тыва

                                                          и других архивных документов»

АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ

                                     Центральный государственный архив Республики Тыва 

                                                                                                                                     Личное дело № ____

АНКЕТА

исследователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия__________________________________________________________________________

2. Имя______________________________________________________________________________

3. Отчество__________________________________________________________________________

4. Год рождения______________________________________________________________________

5. Место работы______________________________________________________________________

    Должность________________________________________________________________________

6. Образование, ученая степень и звание _________________________________________________

    __________________________________________________________________________________

7. Адрес исследователя________________________________________________________________

    № телефона ____________________________

8. Домашний ________________________________________________________________________     

    № телефона ___________________________

«______»__________________________20__г.   Подпись ____________________________________

Работу по теме: ______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Разрешаю _____________________________________________________________________

Директор государственного архива _______________________________________________

«______» ____________20___г.

ПОДПИСКА

Я, нижеподписавшийся, _______________________________________________________________

________________________________________________________________________ознакомился  с

Правилами работы  пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации и обязуюсь их выполнять.

«_____»__________20___г.

Подпись _______________

1

                                                          Приложение  № 6

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Обеспечение доступа к архивным документам

и организация работы пользователей в читальных

залах Центрального государственного архива

и муниципальных архивах республики на основе

документов Архивного фонда Республики Тыва

                                                          и других архивных документов»

         Лист использования документов

______________________________

       (название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ______________ Опись № __________________ Дело № _____________________________

Заголовок дела ____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Дата

исполь-зования

Кому выдано

фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)

Номера использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

Приложение  № 7

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Обеспечение доступа к архивным документам

и организация работы пользователей в читальных

залах Центрального государственного архива

и муниципальных архивах республики на основе

документов Архивного фонда Республики Тыва

                                                          и других архивных документов»

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий Агентства

по предоставлению государственной услуги

Обращение пользователей в архив

Прием и регистрация пользователей

Рассмотрение заявления руководством ЦГА РТ и

заведующим муниципальным архивом

Доступ к архивным документам

Регистрация пользователей в читальном зале

Предоставление НСА

Оформление требования на выдачу архивных документов

по теме запроса пользователя

Предоставление пользователю архивных документов

Возвращение архивных документов

Предоставление государственной услуги завершено

Утвержден

приказом директора Архивного

агентства Республики Тыва

от 25 ноября  2010 г. № 45

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва

Государственной услуги «Оказание методической и практической помощи учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам на договорной основе: упорядочение документов, подготовка нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации работников ответственных за делопроизводство  и архив»

1.Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги

              Административный регламент (далее – Регламент) по исполнению Архивным агентством Республики Тыва (далее – Агентство) Государственной услуги (далее – Государственная услуга) по оказанию методической и практической помощи учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам на договорной основе:  упорядочение документов, подготовка нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации работников, ответственных за  делопроизводство и архив разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления  государственной услуги «Оказание методической и практической помощи учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам на договорной основе: упорядочение документов, подготовка нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, повышения квалификации работников ответственных за делопроизводство и архив», создания комфортных условий для получателей государственной услуги (далее - Заявитель), и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур)  Агентства  при предоставлении государственной услуги.

             

1.2. Нормативно-правовое регулирование исполнения

Государственной услуги

              Исполнение Государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

-Конституцией Российской Федерации, («Российская газета», 25 декабря 1993 года № 237);

- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 « О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997 № 41, ст.8220-8235);

              - Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004,           № 43, ст. 4169);

-Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,(Собрание законодательства Российской Федерации. От 31 июля 2006 года, №3 ч.1,ст.3448);

              - приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный № 9059 от 6 марта 2007 г.);

- Основными  правилами работы  ведомственных  архивов,  утвержденными  приказом  Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263;

- приказом Федерального архивного агентства от 9 марта 2005 г. № 17 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства» (Бюллетень нормативных актов  федеральных  органов   исполнительной   власти,  2005, № 29; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13 июля 2005 г., регистрационный  № 6784);

         - приказом Министерства юстиции Российской Федерации от  4 мая 2007 г.         № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Российская газета 2007, № 108; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 мая 2007 г., регистрационный № 9449);

         - Законом Республики Тыва от 3 июля 2006 г. № 1893 ВХ-1 «Об архивном деле в Республике Тыва»;

         - Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597.

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 Согласованный Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Зарегистрированный в Минюсте РФ 27 сентября 2007 г. N 10194;

- Приказом Росархива от 19 января 1995 года № 2 «О примерном положении о постоянно действующей Экспертной комиссии организации»;

- Положением об Экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Архивного агентства Республики Тыва.

1.3.Органы и организации, участвующие в исполнении

Государственной услуги

              Исполнение Государственной услуги  осуществляет  Агентство при участии Центрального государственного архива Республики Тыва (далее – ЦГА РТ), архивных учреждений Республики Тыва, архивов организаций.

ЦГА РТ, архивные учреждения Республики Тыва, архивы организаций  ежегодно до 1 ноября представляют обоснованные предложения о включении в список нормативно-методических документов, подлежащих разработке на следующий за календарным год.  

Агентство обеспечивает исполнение Государственной услуги путем подготовки вопроса о включении предложений в список нормативно-методических документов, подлежащих разработке, на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК).

ЭПМК Агентства принимает решение об утверждении списка нормативно-методических документов, подлежащих разработке, на следующий за календарным год, в соответствии со своей компетенцией, определенной Положением об ЭПМК, и включает утвержденный список в годовой план работы ЭПМК.

1.4. Заявители

Заявителями государственной услуги являются органы власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов государственной власти, заключившие Соглашения об отношениях и сотрудничестве с Агентством и архивом,  юридические лица различных организационно-правовых форм и форм собственности - источники комплектования архива, а также организации, находящиеся в стадии ликвидации (банкротства).

Требования к порядку предоставления государственной услуге

2.1. Порядок информирования о Государственной услуге

- Предоставление государственной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур: приём и регистрацию, поступивших от организаций, учреждений, а также государственных и федеральных структур, находящихся на территории Республики Тыва; передачу их на рассмотрение экспертам; подготовка заключений на представленные документы к согласованию; рассмотрение заключений на заседании ЭПМК; согласование; заключение договора об оказании платных услуг, предоставление описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению дел с истёкшими сроками хранения;  акта-приёма передачи дел на постоянное хранение и по личному составу...

- Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Агентством.             

     Место нахождения Агентства: г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д.91.

       Почтовый адрес для направления документов и обращений: 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.

      Телефоны: 5-63-03, 5-63-07, 5-63-53.

      Факс: 5-63-15.

      Электронная почта: e – mail: arhivtuva@mail.ru.

      Интернет-сайт Агентства: www.arhivtuva.da.ru.

      График работы Агентства:

      Понедельник–четверг: 8.00-17.00 час.

      Пятница: 8.00-12.00 час.

      Перерыв на обед: 12.00-13.00 час.

      Суббота – воскресенье: выходной.

- Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной  услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Агентства.

- При ответах на телефонные звонки сотрудник Агентства подробно в вежливой форме информирует обратившегося по интересующему его вопросу. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. Для подготовки ответа, требующего времени, сотрудник может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования по интересующему вопросу.

- По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

- По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

- Приём сотрудников организаций, учреждений, находящихся на территории Республики Тыва осуществляется специалистами Агентства по адресу: г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91 по рабочим дням с 8:00 до 17:00, пятница с 8:00 до 12:00.

-  Сведения о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Центрального государственного архива Республики Тыва и архивных учреждениях Республики Тыва указаны в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

- Информирование посредством личного общения осуществляется по предварительному договору по телефону. Сотрудник Агентства обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день по устному договору сторон.

- Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте Агентства.

2.2. Сроки предоставления государственной услуги

- Срок предоставления государственной услуги на бесплатной основе, общий срок осуществления процедуры по предоставлению государственной услуги 30 (тридцать) дней со дня подачи (поступления) письменного запроса.

- Срок предоставления государственной услуги на платной основе регулируется договором на оказание платных услуг.

- В общий срок осуществления процедуры по предоставлению государственной услуги не входят периоды времени, затраченные заявителем на исправление и доработку документов.

- Время ожидания в очереди на прием к специалистам для подачи документов или для получения консультации заявителями не должно превышать 30 (тридцати) минут.

- При необходимости  консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела  проводятся в организации – получателе государственной услуги.

2.3. Перечень оснований для приостановления либо отказа в предоставлении государственной  услуги

Основаниями для приостановления либо отказа в предоставлении государственной  услуги являются:

- представление необходимых документов не в полном комплекте.

- не подлежат рассмотрению документы, подготовленные с нарушением действующих нормативных требований к их составлению и оформлению, порядка представления документов, установленных настоящим Административным регламентом.

- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций – источников комплектования архива);

- отсутствие у потребителя документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности

-отказа упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

-обращения (запросы) заявителя, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.4.  Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

- Основанием, для рассмотрения заведующим архивным отделом вопроса о предоставлении государственной услуги лицам,  является письменное обращение заявителя.

- Для принятия решения о предоставлении государственной услуги в агентство и архив  заявителем представляются следующие документы (или часть документов, рассмотрение которых возможно вне связи с другими документами):

- положение об ЭК в 2-х экземплярах;

- положение об архиве организации в 2-х экземплярах;

- индивидуальная номенклатура дел в 2-х экземплярах по форме приложения № 2 к Административному регламенту;

- описи (или разделы описей) дел постоянного хранения в 4-х экземплярах по форме приложения № 3 к Административному регламенту;

- описи (или разделы описей) дел по личному составу в 3-х экземплярах по форме приложения № 4 к Административному регламенту;

- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, по форме приложения № 5 к Административному регламенту, в 2-х экземплярах с приложением справки о проведении розыска дел;

- акт о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения по форме приложения № 6 к Административному регламенту с приложением заключения лаборатории дезинфекции, реставрации и микрофильмирования документов в произвольной форме;

- Форма паспорта архива организации в 2-х экземплярах;

- выписки из протоколов заседаний ЭК организаций (решение ЭК, копия протокола заседания ЭК) о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК.

Если организация впервые представляет номенклатуру дел, либо впервые описывает документы постоянного хранения и по личному составу, то представляется историческая справка к архивному фонду; при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации представляется дополнение к исторической справке.

Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в Архив следующие документы:

-заявление о приеме документов;

-документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица, или прекращения предпринимательской деятельности ;

-описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

-сдаточные описи архивных документов с не истекшими сроками временного хранения (в 3-х экземплярах);

-историческую справку о юридическом лице;

-справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления государственной  услуги.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст и Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года).

Должностное лицо Агентства не вправе требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом.

Прием документов по предоставлению государственной  услуги осуществляется по адресу: Россия, Республики Тыва, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.

Архивы не вправе  требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом.

2.5. Требования к местам предоставления государственной услуги

Центральный вход в здание должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование и режим работы Агентства.

Помещения для приема заявителей должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам  и нормативам, а также  правилам противопожарной безопасности, наличие доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей.

Место для ожидания должно находиться в холле или ином специально  приспособленном помещении, которое  должно быть оборудовано стульями или скамьями, столом.

Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.

2.6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

Государственная  услуга представляется на безвозмездной основе и на платной основе согласно договору об оказании платных услуг.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования, осуществляет взаимодействие с архивными и экспертными службами этих организаций. В этих целях сотрудники архива  оказывают указанным службам методическую и практическую помощь:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

-по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования.

Консультирование проводится по мере обращения работников организаций - источников комплектования архивного отдела, а также организаций, находящиеся в стадии ликвидации (банкротства).

2.7. Требования к оформлению документов, представляемых заявителями

Обращение (запрос) заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации.

Заявление должно содержать наименование юридического лица

( для граждан - фамилии, имени, отчества), почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на государственное  хранение;

Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств;

Заявление может быть оформлено как получателями государственной услуги, так и специалистами Архивов.

Заявление обязательно подписывается лично получателем государственной услуги;

Нормативно-методические документы: номенклатура дел, описи дел постоянного срока хранения и  по личному составу, акты о выделении дел с истёкшими сроками хранения, паспорт архива, положения об архиве и ЭК организации, должны быть оформлены в соответствии с требованиями.

Документ, подтверждающий факт ликвидации (прекращения предпринимательской деятельности) Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства.

Документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть копия «Свидетельства о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя», решения суда о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении деятельности данного лица в качестве индивидуального предпринимателя в принудительном порядке.

Оформление описей дел. Описи дел оформляются строго по установленной форме (приложение № 3) Описи выполняются машинописным способом или распечатываются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта № 12. Описи дел подписываются составителем и утверждаются руководителем организации (физическим лицом-пользователем муниципальной услугой), заверяются печатью организации. Справочно-поисковые средства к описи состоят из титульного листа, содержания (оглавления),списка сокращений, указателей.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официального принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации (для государственных и муниципальных организаций), местонахождения (город(село) район, область), крайних дат существования.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания.

Номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в архиве.

Оформление исторической справки.

Историческая справка выполняется машинописным способом или распечатывается посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта № 14.

Сведения по истории юридического лица включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации - предшественника и правопреемника.

Сведения о физическом лице - фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные(фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности).

Сведения о физическом лице, занимавшемся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, включают: даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности.

Сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц   (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду

Историческая справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом – пользователем государственной услуги.

Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в Архивы, в случае, если отдельные виды не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица (для граждан- фамилии, имени, отчества) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия.

Справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом - пользователем государственной услуги.

Административные процедуры

Реализация Государственной услуги  проводится для:

- оказания методической помощи организациям, являющимся источниками комплектования архивных учреждений республики, при разработке ими индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов с целью совершенствования работы по вопросам архивного дела и организации делопроизводства;

- оказание платных услуг по составлению номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических документов для организации делопроизводства и архивного дела в организации; а так же научно-техническая обработка документов, хранящихся в организации; при истечении срока временного хранения документов, последующая сдача документов  в Архив.

Реализация Государственной услуги  включает в себя следующие административные процедуры:

Составление списка нормативно-методических документов, подлежащих разработке на следующий за календарным год, на основании поступивших предложений. Примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы включаются в список нормативно-методических документов, подлежащих разработке на следующий за календарным год, после рассмотрения и утверждения на заседании ЭПМК и включении в годовой план работы ЭПМК;

Составление списка организаций – источников комплектования архива для научно-техниечксой обработки документов; составление списка организаций, предприятий, находящихся в стадии  ликвидации (банкротства) для приёма документов на постоянное хранение, по личному составу и составление акта о выдлелении к уничтожению дел с истёкшими сроками хранения.

регистрация юридических и физических лиц обратившихся в Агентство за консультативной и методической помощью по телефону и на личном приеме;

регистрация писем, личных заявлений, поступивших от юридических и физических лиц и передача их на исполнение;

консультирование юридических и физических лиц по вопросам делопроизводства и архивного дела;

оказание методической помощи юридическим и физическим лицам в организации делопроизводства и архивного дела.

Регистрация консультативной и методической помощи юридическим и физическим лицам осуществляется в соответствующих журналах регистрации (обращений телефонных и на личном приеме).

Регистрация писем, личных заявлений и передача их на исполнение.
            Поступившие     в     Агентство     письма, личные заявления  регистрируются     в  день поступления уполномоченными специалистами Агентства и Архива в установленном порядке.

              Регистрация писем, личных заявлений считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации письма, личные заявления передаются руководителю или его заместителям (при отсутствии руководителя) в пределах их компетенции для написания резолюции. С резолюцией руководителя материалы направляются специалисту Агентства или в Архив.

При поступлении интернет-обращения (письма, личного заявления), оно распечатывается и в дальнейшем работа ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ осуществляется уполномоченным специалистом, принимающего интернет-обращения.

              Оказание методической и консультативной помощи юридическим и физическим лицам проводится на личном приеме или по телефону.

              Специалисты Агентства и Архива  консультируют юридических и физических лиц по телефону и на личном приеме по следующей схеме:

              поступает звонок от юридического или физического лица с просьбой о консультации;

              консультацию осуществляет специалист Агентства или Архива, ответственный за проведение консультаций;

              консультация осуществляется в ходе телефонного разговора или оговаривается время и место ее проведения;

              консультируют юридические и физические лица по вопросам делопроизводства и архивной работы.

              Результат фиксируется в журнале учета консультаций.

              Специалисты Агентства или Архива   оказывают методическую помощь юридическим и физическим лицам по телефону и на личном приеме:

              о нормативно-правовых актах и методических документах, регламентирующих их действия по составлению организационно-распорядительных и локальных нормативных документов по делопроизводству и архивному делу;

              проводят обучающие, ознакомительные занятия по организации делопроизводства и архивного дела;

              оказывают методическую помощь в составлении и оформлении инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах,  номенклатур дел, описей и др.;

              оказывают методическую помощь физическим лицам в формировании личных фондов и подготовке их к передаче на государственное хранение.

              Оказывают практическую помощь на основании договора о платных услугах.

              Оказание методической помощи фиксируется в журнале учета предоставления методической помощи.

Направление методических рекомендаций в письменной форме юридическим и физическим лицам.

Методические рекомендации в письменной форме Агентство или Архив направляет юридическим и физическим лицам по указанным ими адресам.

При поступлении интернет-обращения юридического и физического лица с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Рецензирование представленных примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов проводится   экспертами ЭПМК до заседания ЭПМК, и их письменные заключения отражаются в листе согласования;

Рассмотрение примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных нормативно-методических документов проводится  на заседании ЭПМК в установленные планом работы сроки, выносится решения о согласовании или доработке представленных документов;

регистрирует данный нормативно-методический документ в электронной базе данных «СИФ», проставляет на бумажном носителе регистрационный номер и  индекс по рубрикатору;

систематизирует нормативно-методические документы на бумажных носителях по их видам, в систематизированном виде документы хранятся в  СИФе Агентства;

ежегодно включает в номенклатуру Агентства дело «Нормативно-методические пособия (перечни документов, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству)» со сроком хранения «До замены новыми»;

специалисты Архива, согласно договору о научно-технической обработке на заседание  предоставляют описи дел, акты о выделение к уничтожению дел с истёкшими сроками хранения;

согласно договора об оказании образовательных платных услуг специалисты Архива проводят семинары в организациях, учреждениях и предприятиях города Кызыла;

специалисты Архива, согласно договору о платных услугах составляет индивидуальные номенклатуры дел, положения об архиве и ЭК, описи дел, акты на уничтожение и паспорта архивов.

Сведения о разработанных примерных номенклатурах дел, инструкциях по делопроизводству и иных нормативно-методических документах являются открытыми.

Разработанные примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы, согласованные на заседании ЭПМК, по ее решению включаются в очередной номер информационно-методического бюллетеня Агентства, который издается  раз в год, и направляется во все архивные учреждения республики. Разработанные примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы, согласованные на заседании ЭПМК, могут рассылаться во все архивные учреждения республики  с сопроводительным письмом для использования в работе.

По решению ЭПМК примерные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и иные нормативно-методические документы могут быть размещены на Интернет-сайте, востребованные наиболее широким кругом организаций.       

Доступ к разработанным нормативно-методическим документам осуществляется также и по запросам заявителей. Запросы поступают в Агентство в письменной или устной форме.

4.  Результат исполнения функции

Конечными результатами  является:

-заключение договора об оказании платных услуг  Архивным агентством РТ, Центральным государственным архивом РТ и организацией, расположенной на территории Республики Тыва или заключение договора между архивом и ликвидационной комиссией (ликвидатором);

-определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивы;

-акты приема-передачи архивных документов в  Центральный государственный архив РТ;
Решение ЭПМК Архивного агентства:

- о согласовании положений об экспертной комиссии организации,  архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел по личному составу, положений об архивах организаций, актов о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения  – источников комплектования, оформленных с учетом требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 № 25, ст. 3060) в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- о согласовании описей дел постоянного хранения, описей дел научно-технической документации, актов о выделении дел к уничтожению  – в виде грифа согласования, расположенного ниже реквизита «Подпись» в левой части последнего листа описи в соответствии с  Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

-  О согласовании номенклатур дел организаций;

-  Решение об отказе согласования (возвращении на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПМК.

5. Порядок и формы контроля за совершением действий и
принятием решений.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами Агентства, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается индивидуальными правовыми актами Агентства.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем Агентства.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав юридических и физических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Агентства.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав юридических и физических лиц, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) Агентства.

Проверки могут быть плановыми  и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты Архива.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде заключений, справок или актов, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,

осуществляемых (принятых) в ходе исполнения Государственной

услуги на основании настоящего Регламента

Заявители, физические и юридические лица, направившие запросы о примерных номенклатурах дел, инструкциях по делопроизводству и иных нормативно-методических документах в Агентство, разработанных в соответствии с планом работы ЭПМК, и согласованных на ее заседаниях, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения Государственной услуги, на основании настоящего Регламента (далее – жалоба), устно или письменно в Агентство непосредственно к директору Агентства или директору ЦГА РТ. В письменной жалобе указываются: 

- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись.

Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 10 рабочих дней с момента поступления.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения в ходе исполнения Государственной услуги на основании настоящего Регламента.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.

                                                                                    _________________

1

                                     Приложение № 1

                                                                     к Административному регламенту

                                                            по предоставлению Архивным агентством

                                                           Республики Тыва Государственной услуги

                                                         «Оказание методической и практической                                          помощи учреждениям, организациям,

предприятиям и гражданам на договорной основе:

упорядочение документов, подготовка нормативных

и методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации

работников ответственных за делопроизводство  и архив»

Информация

о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Центрального государственного архива Республики Тыва и архивных учреждениях Республики Тыва, оказывающих непосредственно информационное обеспечение  заявителей на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов

Центральный государственный архив Республики Тыва:

Адрес: ул. Кечил-оола, 91, г. Кызыл, 667010

Телефон: 8 (39422) 5-63-07, 5-64-39

Архивный отдел администрации Бай-Тайгинского района:

           Адрес: с.Тээли Бай-Тайгинский  район, 668010

Телефон / факс 8 (39442) 2-11-58

Архивный отдел администрации Барун-Хемчикского района:

          Адрес: с. Кызыл - Мажалык, Барун-Хемчикский  район, 668040

Телефон / факс 8 (39441) 2-18-61

     4.  Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:

          Адрес: г.Чадан, Дзун-Хемчикский район, 668110

Телефон / факс 8 (39434) 2-12-05

Архивный отдел администрации Каа-Хемского района:

           Адрес: с. Сарыг-Сеп, Каа-Хемский  район, 668410

Телефон / факс 8 (39432) 2-21-32

Архивный отдел администрации Кызылского района:

           Адрес: с. Каа-Хем, Кызылский  район, 668070

Телефон / факс 8 (39422) 9-11-31

Архивный отдел администрации Монгун-Тайгинского района:

           Адрес: с. Мугур-Аксы,  Монгун-Тайгинский  район, 668020

Телефон / факс 8 (39451) 2-24-17

Архивный отдел администрации Овюрского района:

           Адрес: с. Хандагайты, Овюрский   район, 668130

Телефон / факс 8 (39444)2-17-33

Архивный отдел администрации Пий-Хемского района:

           Адрес: г. Туран, Пий-Хемский  район, 668510

Телефон / факс 8 (39435) 2-12-45

Архивный отдел администрации Сут-Хольский  района:

           Адрес: с. Суг-Аксы, Сут-Хольский  район, 668118

Телефон / факс 8 (39445) 2-12-71

Архивный отдел администрации Тандыского района:

           Адрес: с. Бай-Хаак, Тандынский  район, 668310

Телефон / факс 8 (39437) 2-13-41

Архивный отдел администрации Тере-Хольского района:

           Адрес: с. Кунгуртуг, Тере-Хольский  район, 667903

Телефон / факс 8 (39454) 2-02-22

Архивный отдел администрации Тес-Хемского района:

           Адрес: с. Самагалтай, Тес-Хемский   район, 668360

Телефон / факс 8 (39438) 2-18-09

Архивный отдел администрации Тоджинского района:

           Адрес: с. Тоора-Хем, Тоджинский район, 668530

Телефон / факс 8 (39450) 2-12-48

Архивный отдел администрации Улуг-Хемского района:

           Адрес: г. Шагонар, Улуг-Хемский район, 668210

Телефон / факс 8 (39436) 2-15-41

Архивный отдел администрации Эрзинского района:

           Адрес: с. Эрзин, Эрзинский  район, 668380

Телефон / факс 8 (39439) 2-24-08

Архивный отдел администрации Чаа-Хольского района:

           Адрес: с. Чаа-Хол, Чаа-Хольский  район, 668211

Телефон / факс 8 (39443) 2-12-18

Архивный отдел администрации Чеди-Хольского района:

           Адрес: п. Хову-Аксы, Чеди-Хольский  район, 668330

Телефон / факс 8 (39452) 2-23-16

Архивный отдел администрации г.Ак- Довурак Барун-Хемчикского района:

           Адрес: г. Ак-Довурак, Барун-Хемчикский район, 668040

Телефон / факс 8 (39433) 2-11-39

                                  Приложение № 2

                                                                     к Административному регламенту

                                                            по предоставлению Архивным агентством

                                                           Республики Тыва Государственной услуги

                                                         «Оказание методической и практической                                          помощи учреждениям, организациям,

предприятиям и гражданам на договорной основе:

упорядочение документов, подготовка нормативных

и методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации

работников ответственных за делопроизводство  и архив»

Номенклатура дел

наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                                          Наименование должности

__________ № __________                                            руководителя организации

_______________________                        

    (место составления)                                                    Подпись                Расшифровка

                                                                                                                         подписи

На ____________ год                                                      Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

Кол-во

ед.хр.

Срок хранения и № статей по перечню

примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

службы документационного обеспечения

управления (ДОУ) организации                                      Подпись                      Расшифровка

                                                                                                                                   подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

        СОГЛАСОВАНО                                                                        СОГЛАСОВАНО

Протокол Центральной экспертной                 Протокол Экспертно-проверочной комиссии(ЦЭК)                                                                     комиссии (ЭПК) архивного

                                                                                                учреждения                                                                        

от ________№ _____________                                           от __________ № _______________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящие

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого

Наименование должности руководителя

службы ДОУ                                                           Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего

сведения                                                                  Подпись             Расшифровка подписи

Дата

                             Приложение № 3

                                                                     к Административному регламенту

                                                            по предоставлению Архивным агентством

                                                           Республики Тыва Государственной услуги

                                                         «Оказание методической и практической                                          помощи учреждениям, организациям,

предприятиям и гражданам на договорной основе:

упорядочение документов, подготовка нормативных

и методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации

работников ответственных за делопроизводство  и архив»

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

организации                (Формат А4 )

(наименование организации)

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                     Наименование должности

Фонд № __________________                                      руководителя организации

ОПИСЬ № ________________                        Подпись                                 Расшифровка                                                                                                          подписи

дел постоянного хранения                              Дата

за ____________________ год

№
пп

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние
даты

Количество

листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _________________________ по № _______________________ , в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                                  Подпись                                          Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации                                                Подпись                                       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                        УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) __________                    Протокол ЭПК ________________________

(наименование                                                                           (наименование уполномоченного

___________________________                           _____________________________________

организации)                                                         органа исполнительной власти в области

_________________________________                   ___________________________________________

                                архивного дела, федерального архива)

от ______________ № _______                           от ______________ № ____________

                                     Приложение № 4

                                                                     к Административному регламенту

                                                            по предоставлению Архивным агентством

                                                           Республики Тыва Государственной услуги

                                                         «Оказание методической и практической                                          помощи учреждениям, организациям,

предприятиям и гражданам на договорной основе:

упорядочение документов, подготовка нормативных

и методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации

работников ответственных за делопроизводство  и архив»

Форма годового раздела описи дел по личному составу  (Формат А4 )

(наименование организации)

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                     Наименование должности

Фонд № __________________                                      руководителя организации

ОПИСЬ № ________________                        Подпись                                 Расшифровка                                                                                                          подписи

дел по личному составу                                    Дата

за ___________________ год

___________________________________________________________________________

Название раздела

№
пп

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние
даты

Количество

листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _________________________ по № _______________________ , в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                                             Подпись                                          Расшифровка подписи

Дата

Начальник отдела кадров

(инспектор по кадрам)                          Подпись                              Расшифровка подписи

Дата 

СОГЛАСОВАНО                                        УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) __________                    Протокол ЭПК ________________________

(наименование                                                                           (наименование уполномоченного

___________________________                           _____________________________________

организации)                                                         органа исполнительной власти в области

_________________________________                   ___________________________________________

                                архивного дела, федерального архива)

от ______________ № _______                           от ______________ № ____________

                            Приложение № 5

                                                                     к Административному регламенту

                                                            по предоставлению Архивным агентством

                                                           Республики Тыва Государственной услуги

                                                         «Оказание методической и практической                                          помощи учреждениям, организациям,

предприятиям и гражданам на договорной основе:

упорядочение документов, подготовка нормативных

и методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации

работников ответственных за делопроизводство  и архив»

Форма акта о необнаружении документов,

пути розыска которых исчерпаны

(название архива)

                    АКТ                                                            УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________                                 Директор ___________________________

      (дата)                                                                                                            (название архива)

о необнаружении доку-                                               Подпись                                          Расшифровка

ментов, пути розыска кото-                                                                                                подписи

рых исчерпаны                                                              Дата

                                                                                        Фонд № ____________

В результате ______________________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску поло-

жительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

№ пп

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов
(время звучания, метраж)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

Итого __________________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Заведующий отделом                                     Подпись                                              Расшифровка подписи

Заведующий хранилищем                                     Подпись                                   Расшифровка подписи

Главный хранитель                                                 Подпись                                   Расшифровка подписи

_______ __________________

(№ и дата приказа руководителя

         архива о снятии с учета

необнаруженных документов,

пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                                                                Подпись                                    Расшифровка подписи

Дата

                                   Приложение № 6

                                                                     к Административному регламенту

                                                            по предоставлению Архивным агентством

                                                           Республики Тыва Государственной услуги

                                                         «Оказание методической и практической                                          помощи учреждениям, организациям,

предприятиям и гражданам на договорной основе:

упорядочение документов, подготовка нормативных

и методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела, повышение квалификации

работников ответственных за делопроизводство  и архив»

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

(название архива)

                    АКТ                                                        УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________                            Директор ___________________________

      (дата)                                                                                                         (название архива)

о неисправимых повреждениях                             Подпись                                          Расшифровка

документов                                                                                                                        подписи

                                                                                    Дата

                                                                                    Фонд № ____________

Название фонда _______________________________________________________

______________________________________________________________________

В фонде обнаружены _________________________ единиц хранения, признанные

неисправимо поврежденными

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок поврежденной
ед. хр.

Крайние даты

Количество лис-
тов (время звучания, метраж)

Сущность и причины
повреждения

1

2

3

4

5

6

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Заведующий отделом ___________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Хранитель фондов _____________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные документы подлежат списанию ввиду _______________________

______________________________________________________________________

Эксперты: _____________________________________________________________

(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)

_______ _____________________________

(№ и дата приказа руководителя архива о

снятии неисправимо поврежденных архивных

документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                                                          Подпись                                          Расшифровка подписи

Дата

Блок – схема

Прием и регистрация юридических и физических лиц обратившихся в Агентство по вопросам предоставления государственной услуги.

Передача поступивших документов на исполнение.

Заключение договора об оказании государственной услуги.

Консультирование по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Оказание методической и практической помощи в организации делопроизводства и архивного дела.

Рецензирование представленных документов экспертами ЭПМК Агентства.

Рассмотрение на заседании ЭПМК Агентства представленных документов.

Решение ЭПМК Агентства  о согласовании или о доработке представленных документов

Утвержден

приказом директора Архивного

агентства Республики Тыва

от 25 ноября  2010 г. № 45

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва

Государственной услуги «Выдача архивных документов во

временное пользование»

I. Общие положения

1. Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги по выдаче архивных документов во временное пользование (далее –  Государственная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) по использованию архивных документов в случаях предусмотренных действующим законодательством в области архивного дела.

Нормативно-правовое регулирование предоставления

государственной услуги

2. Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.;

Конституцией Республики Тыва от 6 мая 2001 г.;

              Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ);

              приказом Федеральной архивной службы России от 28 апреля 2001 г. № 33 «Об утверждении Перечня информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги» (далее – приказ Федеральной архивной службы России № 33);

              Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других  архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» (далее – Правила);

              Законом Республики Тыва от 13 июля 2006 г. № 1893 ВХ-I «Об архивном деле в Республике Тыва» (далее – Закон РТ № 1893 ВХ-I);

              Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597.

3. Орган по предоставлению Государственной услуги

Государственная услуга оказывается Агентством. Непосредственное обеспечение государственной услуги осуществляет Центральный государственный архив Республики Тыва и муниципальные архивы.

4. Конечным результатом предоставления государственной услуги является одно из следующих решений:

а) выдача запрашиваемых архивных документов во временное пользование;

б) отказ в выдаче запрашиваемых архивных документов во временное пользование.

5.  Потенциальные получатели государственной услуги:

5.1. пользователи читального зала архива и работники архива для служебного пользования;

5.2. фондообразователи (юридические и физические лица);

5.3. судебные, правоохранительные  и иные уполномоченные органы;

5.4. специализированные организации (для  создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки, для экспонирования на выставках).

II. Требования к порядку предоставления Государственной услуги

Порядок информирования о Государственной услуге

6. Место нахождения Агентства и его почтовый адрес:

667010, г.Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91. т. 8 (394 22) 5-63-03

  Электронный адрес Агентства: arhivtuva@mail.ru

7. Телефоны структурного подразделения Агентства, в том числе и муниципальных архивов, предоставляющих  государственную услугу представлены в приложении № 1.

Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:

Понедельник–четверг: 8.00-17.00 час.

Пятница: 8.00-12.00 час.

Перерыв на обед: 12.00-13.00 час.

Суббота–воскресенье: выходной.

8. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:

- при личном обращении,

- при письменном обращении,

- по телефону,

- по электронной почте,

- в сети Интернет,

- на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

9. Информирование при личном обращении и по телефону:

9.1. Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются должностными лицами, оказывающими государственную услугу.

9.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

9.3. Если должностное лицо не может дать ответ самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного (дополнительного) времени, он обязан предложить один из трех вариантов дальнейших действий:

-  изложить суть обращения в письменной форме;

- назначить другое удобное время для консультации;

-  дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному гражданином.

9.4. Личный приём граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.

10. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети Интернет производится на официальном Интернет – сайте Агентства.

11. Размещение информации в местах предоставления услуги:

11.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

11.2. На информационных стендах размещается информация, содержащая перечень требуемых документов, режим приёма граждан, почтовый адрес и номер контактного телефона архива.

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги (далее - документы):

12.1. Для пользователей читального зала:

- заявление на имя директора о предоставлении архивных документов (приложение № 2), в котором указывается тема исследования (вопроса), хронология запрашиваемой информации, дата и подпись пользователя, который визируется руководителем архива.

- Заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.

12.2. Для работников архива  в служебных целях:

- Заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов (приложение № 3), копий фонда пользования, описей дел, документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения.

12.3. Для фондообразователей  - юридических лиц, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:

- письмо–запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;

- гарантийное письмо;

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.

12.4. Для фондообразователей – физических лиц:

-  заявление о выдаче архивных документов во временное пользование;

-  гарантийное письмо;

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.

12.5. Для специализированных организаций:

- заявление о выдаче архивных документов во временное пользование

- договор о проведении  работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработки архивных документов или выставки.

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.

12.6. Заявитель может представить дополнительную необходимую информацию для предоставления государственной услуги.

13. Общие требования к оформлению документов, необходимых для предоставления государственной услуги, порядок их приема:

13.1. Заявление должно содержать:

     - наименование архива;

     - наименование юридического лица;

     - почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;

     - контактный телефон;

     - изложение существа запроса;

     - подпись дата;

     - иные сведения, являющиеся основанием для осуществления исполнения запроса.

13.2. Датой обращения и представления документов является день регистрации документов должностным лицом, ответственным за прием документов.

13.3. Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы архива, предоставляющего государственную услугу.

14. Условия предоставления государственной услуги.

14.1. Предоставление государственной услуги осуществляется в случае поступления в адрес архива заполненного соответствующим образом заявления. Заявление пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в заявлении юридического лица, также Ф.И.О. физического лица,  почтового или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

14.2. Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Республики Тыва и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.

14.3. Архивные документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения:

  - заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) – пользователям в читальный зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;

  - руководителя архива или его заместителя – фондообразователям, судебным, правоохранительным  и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них, организациям – для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; специализированным организациям  для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки при наличии соответствующего договора.

14.4. Выдача архивных документов вышеупомянутым пользователям из архивохранилищ муниципального архива осуществляется с письменного разрешения заведующего муниципальным архивом.

14.5. Заявление на выдачу дел во временное пользование подлежит обязательной регистрации в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архива.

15. Сроки выдачи архивных документов во временное пользование

15.1. Пользователям в читальный зал и работникам архива – до одного месяца (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

15.2. Фондообразователям - до трех месяцев;

15.3. Судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до шести месяцев.

15.4. Для экспонирования – на срок, определенный договором о проведении выставки;

15.5. Для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки – в соответствии с планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ с организациями, осуществляющими указанную деятельность.

15.6. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

15.7. Передача документов архивом во временное пользование осуществляется в течение одного месяца со дня получения заявления ( в зависимости от количества выдаваемых  документов).

17. Основание для отказа в предоставлении государственной услуги

17.1. Выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение;

17.2. Объем и тематика архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должен соответствовать цели запроса.

17.3. Архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;

17.4. Проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя государственной услуги;

17.5. Нарушение получателем государственной услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины при предыдущем получении услуги;

17.6. Невозвращение получателем государственной услуги архивных документов, выданных во временное пользование, в государственные архивы;

17.7. Хищение или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа);

17.8. Архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, в том числе документы по личному составу, архивно-следственные дела;

17.9. Заявитель представил неполный комплект документов или  сообщил недостоверные сведения о себе или организации.

18.  Требования к местам предоставления государственной услуги

18.1. Центральный вход в здание должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование и режим работы Агентства.

18.2. Помещения для приема заявителей должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам  и нормативам, а также  правилам противопожарной безопасности, наличие доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей.

18.3. Место для ожидания должно находиться в холле или ином специально  приспособленном помещении, которое  должно быть оборудовано стульями или скамьями.

18.4.  Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.

19. Выдача архивных документов во временное пользование осуществляется на безвозмездной основе.

III. Административные процедуры

20. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Предоставление государственной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:

прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование.

рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги.

Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование.

Выдача архивных документов во временное пользование.

Прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище.

Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении № 4 к настоящему Административному регламенту.

20.1. Административная процедура «Прием  и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование»

Основание для начала административного действия по приему и регистрации заявления для предоставления государственной услуги является личное обращение заявителя к должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, либо получение указанным должностным лицом документов по почте (электронной почте).

Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:

- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);

- принимает  и регистрирует заявление;

- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя ( при личном обращении)

- направляет документы на визирование руководству архива.

Результат исполнения административного действия является:

- при личном обращении заявителя является отметка о принятии документов;

- при направлении документов по почте, в том числе электронной – регистрация заявления в журнале входящих документов.

20.2. Административная процедура  «Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги».

Основанием для начала административного действия служит получение заявления руководством архива.

Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной  услуги:

- проверяет наличие документов, предусмотренных пунктом 12 административного регламента

- проверяет соответствие сведений, содержащихся в заявлении требованиям, установленным в подпункте 13.1. пункта 13 настоящего  Административного регламента.

В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, установленных в пункте 17  Административного регламента, должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги готовит документы об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

Результатом исполнения административного действия является информирование заявителя о выдаче (отказе) документов во временное пользование.

20.3. Административная процедура «Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование».

Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование и соответствующая регистрация заявление в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архива.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

- проводит сверку архивного шифров и заголовка (аннотаций) дел с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

- заменяет при наличии исправлений  обложку и титульный лист дела с сохранением при необходимости старой обложки;

- проводит полистную проверку архивных дел и нумерацию листов в делах;

- оформляет акт о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 5)

Результатом исполнения административного действия является составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

20.4. Административная процедура «Выдача архивных документов во временное пользование»

Основанием для начала административного действия служит выверка книг выдачи архивных документов и истечение срока выдачи документов во временное пользование.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

- сверяет архивный шифр и заголовки выдаваемых дел с описью дел;

- регистрирует выдачу архивных документов в книгах выдачи архивных документов из хранилища;

- направляет исполненный заказ (требование) пользователя в читальный зал вместе с выданными архивными документами;

- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных документов и регистрация данного факта в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.

20.5. Административная процедура «Прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище».

Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование, завершение работ по подбору и подготовке требуемых документов к выдаче и возвращение выданных архивных документов в архивохранилище.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

- не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит выверку книг выдачи архивных документов;

- переоформляет выдачу, если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования;

- в установленном порядке осуществляет сверку возвращаемых документов с учетными документами архива, их полистную проверку, проверку физического состояния архивных документов при их возвращении в архивохранилище;

- делает отметку о возвращении архивных документов в книге выдачи архивных документов в присутствии возвративших их работников или фондообразователя;

- возвращают архивные документы в архивохранилище;

- при выявлении повреждения возвращаемых архивных документов, составляет акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы и представляет акт на рассмотрение руководства архива;

- в случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа). Должностные лица, отвечающие за предоставление государственной услуги, обращаются с соответствующим заявлением в органы внутренних дел по месту расположения архива и принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Результатом исполнения административной процедуры является заполнение соответствующих разделом книги выдачи архивных документов во временное пользование и возвращение их на место в архивохранилище.

IV. Порядок и форма контроля за совершением действий и принятием решений

21. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по предоставлению государственной услуги осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

22. Текущий контроль за  совершением действий по предоставлению государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется директором Агентства.

23. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.

24. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

25. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

26. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Агентства.

  27. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых  в ходе предоставления Государственной услуги

28. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

29.  Досудебное обжалование.

29.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу директору Архивного агентства Республики Тыва.

29.2. В письменном обращении указываются:

- наименование архива;

- фамилия, имя, отчество заявителя  или фамилия, имя. Отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;

-  полное наименование юридического лица, в случае обращения от юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

- суть письменного обращения;

- личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.

30. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностного лица архива, а также принимаемые им решения при предоставлении государственной услуги.

31. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

- отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

- содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может  быть  сообщено о недопустимости  злоупотребления правом).

- не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя;

32. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

33. О данном  решении уведомляется заявитель, направивший уведомление.

34. Ответ на жалобу подписывается директором Агентства или уполномоченным на то лицом.

35. Жалоба, поступившая в архив, подлежит обязательной регистрации в течение 30 дней со дня регистрации.

36. В исключительных случаях директор Агентства или уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

37. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению  сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

38. Судебное жалование.

38.1. В случае, когда заявитель считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) архива в суд.

38.2. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления государственной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.

Приложение № 1

  к Административному регламенту 

  по предоставлению Архивным агентством

  Республики Тыва Государственной услуги

  «Выдача архивных документов во временное пользование»

Информация

о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Центрального государственного архива Республики Тыва и муниципальных архивов, оказывающих непосредственно исполнение государственной услуги

Центральный государственный архив Республики Тыва:

Адрес: ул. Кечил-оола, 91, г. Кызыл, 667010

Телефон: 8 (39422) 5-63-07, 5-64-39

Архивный отдел администрации Бай-Тайгинского района:

           Адрес: с.Тээли Бай-Тайгинский  район, 668010

Телефон / факс 8 (39442) 2-11-58

Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:

          Адрес: с. Кызыл - Мажалык, Барун-Хемчикский  район, 668040

Телефон / факс 8 (39441) 2-18-61

     4.  Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:

          Адрес: г.Чадан, Дзун-Хемчикский район, 668110

Телефон / факс 8 (39434) 2-12-05

Архивный отдел администрации Каа-Хемского района:

           Адрес: с. Сарыг-Сеп, Каа-Хемский  район, 668410

Телефон / факс 8 (39432) 2-21-32

Архивный отдел администрации Кызылского района:

           Адрес: с. Каа-Хем, Кызылский  район, 668070

Телефон / факс 8 (39422) 9-11-31

Архивный отдел администрации Монгун-Тайгинского района:

           Адрес: с. Мугур-Аксы,  Монгун-Тайгинский  район, 668020

Телефон / факс 8 (39451) 2-24-17

Архивный отдел администрации Овюрского района:

           Адрес: с. Хандагайты, Овюрский   район, 668130

Телефон / факс 8 (39444)2-17-33

Архивный отдел администрации Пий-Хемского района:

           Адрес: г. Туран, Пий-Хемский  район, 668510

Телефон / факс 8 (39435) 2-12-45

Архивный отдел администрации Сут-Хольский  района:

           Адрес: с. Суг-Аксы, Сут-Хольский  район, 668118

Телефон / факс 8 (39445) 2-12-71

Архивный отдел администрации Тандыского района:

           Адрес: с. Бай-Хаак, Тандынский  район, 668310

Телефон / факс 8 (39437) 2-13-41

Архивный отдел администрации Тере-Хольского района:

           Адрес: с. Кунгуртуг, Тере-Хольский  район, 667903

Телефон / факс 8 (39454) 2-02-22

Архивный отдел администрации Тес-Хемского района:

           Адрес: с. Самагалтай, Тес-Хемский   район, 668360

Телефон / факс 8 (39438) 2-18-09

Архивный отдел администрации Тоджинского района:

           Адрес: с. Тоора-Хем, Тоджинский район, 668530

Телефон / факс 8 (39450) 2-12-48

Архивный отдел администрации Улуг-Хемского района:

           Адрес: г. Шагонар, Улуг-Хемский район, 668210

Телефон / факс 8 (39436) 2-15-41

Архивный отдел администрации Эрзинского района:

           Адрес: с. Эрзин, Эрзинский  район, 668380

Телефон / факс 8 (39439) 2-24-08

Архивный отдел администрации Чаа-Хольского района:

           Адрес: с. Чаа-Хол, Чаа-Хольский  район, 668211

Телефон / факс 8 (39443) 2-12-18

Архивный отдел администрации Чеди-Хольского района:

           Адрес: п. Хову-Аксы, Чеди-Хольский  район, 668330

Телефон / факс 8 (39452) 2-23-16

Архивный отдел администрации г.Ак- Довурак Барун-Хемчикского района:

           Адрес: г. Ак-Довурак, Барун-Хемчикский район, 668410

Телефон / факс 8 (39433) 2-11-39

       Приложение  № 2

      к Административному регламенту

    по предоставлению Архивным агентством

      Республики Тыва Государственной услуги

      «Выдача архивных документов во

временное пользование»

Заявление

Директору ____________________

                      (наименование архива)

______________________________

От ___________________________ ______________________________

проживающего по адресу:

______________________________

______________________________

Заявление

Прошу разрешить просмотр архивных документов в читальном зале по теме: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Подпись, дата _________________________

Приложение № 3

к Административному регламенту 

по предоставлению Архивным агентством

Республики Тыва Государственной услуги

«Выдача архивных документов во

временное пользование»

    ТРЕБОВАНИЕ НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ

                            Центральный государственный архив Республики Тыва

                                                                                                            РАЗРЕШАЮ

Директор ЦГА Республики Тыва

_______________________________

«____» __________________200__г.

ТРЕБОВАНИЕ

на выдачу документов

Для кого (фамилия, инициалы) __________________________________________________

Цель и тема занятий ____________________________________________________________

№ фон- да

№ описи

№ дела

Заголовок дела

Количество

листов

Дата выдачи и расписка исследователя в получении

Дата и расписка зав. читальным залом в получении

Дата и расписка в возвращении дела в хранилище

__________________________                                                         Подпись _______________

                 ( дата)

                                                   Приложение № 4

к Административному регламенту

по предоставлению Архивным агентством

Республики Тыва Государственной услуги

«Выдача архивных документов во временное пользование »

Блок – схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Заявление заявителя

Начало предоставления государственной  услуги: в архив поступило заявление

Прием заявления о выдаче архивных документов во временное пользование

Согласование заявления с руководством архива

Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги

Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (выемка архивных документов, полистная проверка наличия и состояния архивных дел)

Оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование

Выдача архивных документов во временное пользование (сверка архивного шифра и заголовков с описью дел, передача получателю государственной услуги) и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива

Прием архивных документов от получателя государственной услуги (сверка с учетными документами, полистная проверка физического состояния документов, отметка о возвращении архивных документов в Книге выдачи архивных документов во временное пользование)

Возвращение архивных документов в архивохранилище

                                                  Приложение № 5

к Административному регламенту

по предоставлению Архивным агентством

Республики Тыва Государственной услуги

«Выдача архивных документов во временное пользование »

Акт о выдаче архивных документов во временное пользование

_____________________________

         (название архива)

__________________________________

      (почтовый индекс, адрес)

    АКТ

________________ № _______________

         (дата)

о выдаче архивных документов

во временное пользование

__________________________________

       (наименование организации)

__________________________________

     (почтовый индекс, адрес)

Основание ____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы _____________________________________________

_____________________________________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда ____________________________________________

                                                                                     (название, номер)

Номер

описи

Номер

ед.хр.

Заголовок единиц хранения

Количество листов (время звучания,

метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выдается __________(_________,________,____________)  ед.хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________________________________________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не представлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Документы выдал

Наименование должности

работника архива                                             Подпись                                             Расшифровка подписи

Дата

Директор архива                                          Подпись                                               Расшифровка подписи 

Дата                                                               Печать архива

Документы принял

Наименование

должности работника

организации-получателя                            Подпись                                               Расшифровка подписи

Дата

Руководитель

организации – получателя                          Подпись                                               Расшифровка подписи

                                                                      Печать

                                                             организации-получателя

Дата                 

                                                                                   

Утвержден

приказом директора Архивного

агентства Республики Тыва

от 25 ноября  2010 г. № 45

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ  РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда

Республики Тыва и других архивных документов»

I. Общие положения

1. Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва государственной услуги  «Информационное обеспечение граждан, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов (далее – Государственная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного агентства Республики Тыва (далее – Агентство), а также порядок взаимодействия Агентства с федеральными органами государственной власти, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления,  Центральным государственным архивом Республики Тыва (далее -  ЦГА РТ), муниципальными архивами и организациями Республики Тыва при осуществлении предоставления Государственной услуги.

Нормативно-правовое регулирование

предоставления Государственной услуги

2. Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.;

Конституцией Республики Тыва от 6 мая 2001 г.;

Законом РСФСР от 18 октября 1991 г. № 1761 «О реабилитации жертв политических репрессий»;

Федеральным законом от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Законом Республики Тыва  от 13 июля 2006 г. № 1893 ВХ-I «Об архивном деле в Республике Тыва»;

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059);

Положением об Архивном агентстве Республики  Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597 «Об утверждении Положения об Архивном агентстве Республики  Тыва и его структуры».

Орган по предоставлению Государственной услуги

3. Государственная услуга предоставляется Агентством во взаимодействии с  ЦГА РТ, муниципальными архивами и организациями Республики Тыва при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения обращений (запросов).

Результаты предоставления

Государственной услуги

              4. Конечным результатом предоставления Государственной услуги являются:

- предоставление заявителям информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов;

- отказ в предоставлении Государственной услуги.

Заявители на предоставление Государственной услуги

             

              5. Заявителями на предоставление Государственной услуги являются граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения (далее – заявители): физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени.

II. Требования к порядку предоставления Государственной услуги

Порядок информирования о предоставлении Государственной услуги

6.  Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги, информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении Агентства, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет – сайте Агентства  www.arhivtuva.da.ru

7. Местонахождение  Агентства и его почтовый адрес: 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.

8. Электронный адрес  Агентства: arhivtuva@mail.ru.

сайт Агентства: www.arhivtuva.da.ru

9. Местонахождение и телефоны структурных подразделений Агентства, предоставляющих Государственную услугу:

ЦГА РТ – 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91. (394–22) 5-63-07; 5-64-39;             (факс) 5-63-15.

Информация о местонахождении, почтовых  и электронных адресах, справочных телефонах  муниципальных архивов, оказывающих непосредственное обеспечение заявителей на основе документов Архивного фонда Республики Тыва  и других архивных документов приведена в приложении № 1 к Регламенту и размещена на официальном сайте Агентства.

10. Информация по вопросам предоставления государственной услуги предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан;

- на  официальном сайте Агентства.

11. По письменным обращениям, в том числе направленным по электронной почте ответ направляется почтой или по факсу в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

12. По телефону должностные лица Агентства дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения  обращений (запросов).

13. Личный прием граждан осуществляется:

- в ЦГА РТ – специалистом отдела использования, информации и публикации архивных документов,   понедельник – четверг с  8-00 до 12-00 час. и с 13-00 до    17-00 час. в кабинете на первом этаже  по ул. Кечил-оола, д. 91.

- в муниципальных архивах – заведующим муниципальным архивом, понедельник – четверг с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00.

В случае изменения режима работы Агентства, ЦГА РТ, муниципальных архивов  в целом приказом может быть установлен иной режим приема граждан.

14. Место ожидания граждан оборудуется местами для сидения (кресла, диваны), столами для оформления необходимых документов, оснащается информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- перечень платных услуг;

- образец заполнения заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

15. При приеме граждан должностное лицо, осуществляющее прием обращений (запросов), ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации в документах Агентства в т.ч. муниципальных архивах, ЦГА РТ, о  сроках и условиях предоставления Государственной услуги, а также проверяет наличие в заявлении сведений, дающих право на получение архивных справок (выписок, копий):

- паспортных данных заявителя;

- данных свидетельства о браке (в случае изменения фамилии заявителя);

- данных, подтверждающих родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

- доверенности (при запросе сведений на других лиц, с целью соблюдения ограничений в использовании документов, предусмотренных архивным законодательством, если исполнение запроса заявителя требует обращения к документам, содержащим информацию конфиденциального характера).

16. При  личном приеме заявителя  заполняется анкета-заявление о выдаче архивной справки (приложение № 2).

Основание для предоставления Государственной услуги

17. Основанием для предоставления Государственной услуги является письменное обращение (запрос) в адрес Агентства, в том числе переданный по электронной почте.

В обращении (запросе) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане (юридические лица) должны указать следующее:

- наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;

- фамилия, имя, отчество заявителя (полное наименование юридического лица);

- почтовый адрес места жительства заявителя (юридический или фактический адрес);

- перечень запрашиваемых сведений;

- дата;

- личная подпись.

Интернет-обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- изложение существа обращения;

- фамилию, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства;

- электронный адрес;

- дату отправления письма.

18. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Условия и сроки предоставления Государственной услуги

19. Обращения (запросы) заявителей, поступившие в Агентство, рассматриваются в течение   30 дней со дня их регистрации. В случаях направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления, ЦГА РТ, муниципальные архивы, организации Республики Тыва  директор Агентства либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

20. При поступлении обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений и уточнений, Агентство в течение 7 дней с момента их регистрации запрашивает у заявителей необходимые для его исполнения сведения.

21. Обращения (запросы), поступившие в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации Республики Тыва, исполняются в соответствии с действующим законодательством.

22. Обращения (запросы), поступившие в ЦГА РТ и муниципальные архивы, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае  направления запроса в органы государственной власти, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, организации Республики Тыва  руководитель архива вправе продлить срок рассмотрения обращения (запроса)  не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

23. Обращения (запросы) не относящиеся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или  заявителю дается соответствующая рекомендация.

24. Запросы депутатов  Верховного Хурала (парламента) Республики Тыва,  связанные с реализацией прав и свобод граждан, исполняются в течение 15 дней, письма  и запросы Правительства Республики Тыва – в течение 10 дней (поставленные на контроль).

25. Выдача заявителям готовых документов в ЦГА РТ, муниципальных архивах, в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях Республики Тыва осуществляются в установленные ими дни и часы приема.

Перечень оснований для отказа в предоставлении Государственной услуги

26.  Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения граждан:

- отсутствие в обращении (запросе) наименования юридического лица (для гражданина – фамилии, имени и отчества), почтового адреса заявителя, указание темы, хронологии запрашиваемой информации;

- обращения (запросы), не поддающиеся прочтению;

- отсутствие у заявителей документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию;

- обращения (запросы), содержащие ненормативную лексику, оскорбительные высказывания и угрозы.

Другие положения, характеризующие требования

к предоставлению Государственной услуги

27.  Запросы социально- правового характера, связанные с реализацией прав и социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

28. В порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) по обращениям (запросам) граждан, организаций и общественных организаций, связанных с подготовкой архивных копий, архивных справок и тематических перечней по истории учреждений, архивных справок для граждан по краеведческим и генеалогическим запросам.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при

предоставлении Государственной услуги

29. Организация предоставления Государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- консультирование заявителей по вопросам предоставления Государственной услуги;

-  прием и регистрация обращений (запросов), рассмотрение и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших обращений  (запросов);

- направление по результатам рассмотрения обращений (запросов) на исполнение;

- подготовка, оформление и направление ответов гражданам и юридическим лицам (заявителям).

30. Порядок предоставления Агентством Государственной услуги  через ЦГА РТ осуществляется в соответствии с блок – схемой (приложение № 3).

Консультирование заявителей по вопросам

предоставления государственной услуги

          31. Основанием для консультирования по вопросам предоставления государственной услуги является обращение заявителя в Агентство.

              32. Должностное лицо ЦГА РТ и заведующий муниципальным архивом, осуществляющий консультирование, устно предоставляет информацию о требуемой государственной услуге и предварительно выясняет наличие права у заявителя на получение государственной услуги, выдает заявителю бланк – заявления  обращения (запроса) для заполнения.

              33. Результатом выполнения административной процедуры по консультированию заявителей  является: разъяснение порядка получения государственной услуги, выдача бланка – заявления. 

Прием и регистрация обращений (запросов) и передача их на исполнение

34. Основанием для начала административной процедуры по приему документов являются личное обращение заявителя с запросом или поступившие в Агентство по почте, в том числе по электронной, письменные обращения (запросы) заявителей о предоставлении архивной информации; 

Запросы, поступившие на имя директора Агентства, рассматриваются им непосредственно, регистрируются специалистом Агентства, после чего с его резолюцией направляются в соответствующее структурное подразделение.

Запросы, поступившие в Агентство от депутатов, из комитетов и комиссий  Верховного Хурала (парламента) Республики Тыва, из органов исполнительной власти, рассматриваются директором Агентства в день поступления.

35. Поступившие  по почте письменные обращения (запросы) заявителей  на имя директора Агентства, регистрируются специалистом Агентства. Обращения (запросы) поступившие на имя директора ЦГА РТ регистрируются специалистом ЦГА РТ в журнале регистрации обращений (запросов) в течение 2 дней с момента поступления.

36. При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса, в течение 3 дней  ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.

              37. При приеме обращения (запроса) лично от заявителя, должностное лицо, осуществляющее прием документов в течение 10 минут устанавливает предмет обращения, личность заявителя, полномочия представителя заявителя и проверяет правильность заполнения бланка-заявления.

38. После регистрации обращения (запросы), относящиеся к компетенции ЦГА РТ передаются на рассмотрение директору ЦГА РТ. Рассмотренные заявления с резолюцией директора ЦГА РТ поступают к начальнику отдела информации, использования и публикации архивных документов  ЦГА РТ.

39.  Начальник отдела использования, информации и публикации архивных документов в течение 3 дней со дня поступления запрос регистрируется  в базе данных «Учет запросов учреждений и заявлений граждан по вопросам наведения справок социально-правового характера», после регистрации распределяет по исполнителям.

40. Обращения (запросы) поступившие в муниципальные архивы принимаются и  регистрируются  согласно п. 34-37 настоящего Регламента. 

41. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению Государственной услуги.

Анализ тематики поступивших запросов

42. Специалисты структурного подразделения Агентства осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося  научно-справочного аппарата в ЦГА РТ, муниципальных архивах и информационного материала. При этом определяется:

- правомочность  получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

- адреса органов и организаций, куда по принадлежности следует направить обращение (запрос) на исполнение.

Направление запросов на исполнение

43. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

44. При необходимости Агентство направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, муниципальные архивы.

45. В случае, если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, Агентство  направляет в соответствующие организации для исполнения копии запроса, указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес заявителя.

Подготовка, оформление и направление ответов заявителям

46. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации, муниципальные архивы, Агентство  письменно уведомляет об этом граждан (заявителей).

47.  В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке Агентства, ЦГА РТ, в муниципальных архивах на бланке органа местного самоуправления с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной справки (выписки) приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Агентства, ЦГА РТ (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью его директора или уполномоченного должностного лица.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса,  составляется ответ на бланке с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Отрицательные ответы, архивные справки, архивные копии, архивные выписки высылаются в адрес заявителей почтой.

48. Рассмотрение обращения (запроса) гражданина считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры и автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением

действий и принятием решений

49. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

50. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению Государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется  директором Агентства.

51. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению Государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

52.  Агентство осуществляет контроль за предоставлением Государственной услуги ЦГА РТ, муниципальными архивами.

53. Контроль за полнотой и качеством исполнения Государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Агентства.

54. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

55. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

56. Для проверки полноты и качества исполнения Государственной услуги  директором Агентства  формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Агентства.

57.  Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,

осуществляемых в ходе предоставления Государственной

услуги на основании настоящего  Регламента

58. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

59. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

60. Директор Агентства:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

61. Ответ на жалобу подписывается директором Агентства.

62. Ответ на жалобу, поступившую в Агентство, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

63. Письменная жалоба, поступившая в Агентство, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях директор Агентства вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

64. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Агентство при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес не поддаются прочтению, ответ на жалобу не дается.

65. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Агентства, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Агентство. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение

Приложение № 1

к Административному регламенту

по предоставлению Архивным агентством РТ

государственной услуги « Информационное

обеспечение граждан, органов государственной власти,

органов местного самоуправления, организаций

и общественных объединений на основе документов

архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов»

Информация

о местонахождении, контактных телефонах Центрального государственного архива Республики Тыва и муниципальных архивов, оказывающих непосредственно информационное обеспечение  заявителей на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов

Центральный государственный архив Республики Тыва:

Адрес: ул. Кечил-оола, 91, г. Кызыл, 667010

Телефон: 8 (39422) 5-63-07, 5-64-39

Адрес электронной почты: arhivtuva@mail.ru

Архивный отдел администрации Бай-Тайгинского района:

           Адрес: с.Тээли Бай-Тайгинский  район, 668010

Телефон / факс 8 (39442) 2-11-58

Архивный отдел администрации Барун-Хемчикский района:

          Адрес: с. Кызыл - Мажалык, Барун-Хемчикский  район, 668040

Телефон / факс 8 (39441) 2-18-61

     4.  Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:

          Адрес: г.Чадан, Дзун-Хемчикский район, 668110

Телефон / факс 8 (39434) 2-12-05

Архивный отдел администрации Каа-Хемского района:

           Адрес: с. Сарыг-Сеп, Каа-Хемский  район, 668410

Телефон / факс 8 (39432) 2-21-32

Архивный отдел администрации Кызылского района:

           Адрес: с. Каа-Хем, Кызылский  район, 668070

Телефон / факс 8 (39422) 9-11-31

Архивный отдел администрации Монгун-Тайгинского района:

           Адрес: с. Мугур-Аксы,  Монгун-Тайгинский  район, 668020

Телефон / факс 8 (39451) 2-24-17

Архивный отдел администрации Овюрского района:

           Адрес: с. Хандагайты, Овюрский   район, 668130

Телефон / факс 8 (39444)2-17-33

Архивный отдел администрации Пий-Хемского района:

           Адрес: г. Туран, Пий-Хемский  район, 668510

Телефон / факс 8 (39435) 2-12-45

Архивный отдел администрации Сут-Хольский  района:

           Адрес: с. Суг-Аксы, Сут-Хольский  район, 668118

Телефон / факс 8 (39445) 2-12-71

Архивный отдел администрации Тандыского района:

           Адрес: с. Бай-Хаак, Тандынский  район, 668310

Телефон / факс 8 (39437) 2-13-41

Архивный отдел администрации Тере-Хольского района:

           Адрес: с. Кунгуртуг, Тере-Хольский  район, 667903

Телефон / факс 8 (39454) 2-02-22

Архивный отдел администрации Тес-Хемского района:

           Адрес: с. Самагалтай, Тес-Хемский   район, 668360

Телефон / факс 8 (39438) 2-18-09

Архивный отдел администрации Тоджинского района:

           Адрес: с. Тоора-Хем, Тоджинский район, 668530

Телефон / факс 8 (39450) 2-12-48

Архивный отдел администрации Улуг-Хемского района:

           Адрес: г. Шагонар, Улуг-Хемский район, 668210

Телефон / факс 8 (39436) 2-15-41

Архивный отдел администрации Эрзинского района:

           Адрес: с. Эрзин, Эрзинский  район, 668380

Телефон / факс 8 (39439) 2-24-08

Архивный отдел администрации Чаа-Хольского района:

           Адрес: с. Чаа-Хол, Чаа-Хольский  район, 668211

Телефон / факс 8 (39443) 2-12-18

Архивный отдел администрации Чеди-Хольского района:

           Адрес: п. Хову-Аксы, Чеди-Хольский  район, 668330

Телефон / факс 8 (39452) 2-23-16

Архивный отдел администрации г.Ак- Довурак Барун-Хемчикского района:

           Адрес: г. Ак-Довурак, Барун-Хемчикский район, 668040

Телефон / факс 8 (39433) 2-11-39

Приложение № 2

к Административному регламенту

по предоставлению Архивным агентством РТ

государственной услуги « Информационное

обеспечение граждан, органов государственной власти,

органов местного самоуправления, организаций

и общественных объединений на основе документов

архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов»

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

Фамилия _____________________________________Девичья_________________________

Имя ______________________________Отчество __________________________________________ 

      (обязательно указать все происшедшие изменения)

Адрес ____________________________________ телефон________________________________

_____________________________________________________________________________________________

Для какой цели нужна справка, какому учреждению (кому) её представить (указать адрес) (заработная плата или трудовой стаж)
_____________________________________________________________________________________________

Правильное наименование организации,

Когда трудился

На какой должности

начало

конец

Заявитель ____________________________________________________________________

(если не лично, то указать фамилию, имя, отчество, адрес)

Подпись ___________Дата заполнения _______________Срок исполнения_____________

ФИО (как в документе) _________________________________________________________

Должность  (как в документе)____________________________________________________

Месяц \ год

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

1

Приложение № 3

к Административному регламенту

по предоставлению Архивным агентством РТ

государственной услуги « Информационное

обеспечение граждан, органов государственной власти,

органов местного самоуправления, организаций

и общественных объединений на основе документов

архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов»

Архивная справка

__________________________________

                          (название архива)

__________________________________

                   (почтовый индекс, адрес,

__________________________________                                           Адресат

                            телефон, факс)

         Архивная справка

__________________  № __________

         (дата)

на  № __________ от ______________

Основание:

Руководитель организации                    Подпись                     Расшифровка подписи

                                                                  Печать

Исполнитель

Телефон

                                                                                    ______________

Приложение № 4

к Административному регламенту

по предоставлению Архивным агентством РТ

государственной услуги « Информационное

обеспечение граждан, органов государственной власти,

органов местного самоуправления, организаций

и общественных объединений на основе документов

архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов»

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий Агентства

по предоставлению государственной услуги

Условные обозначения

Начало или завершение административной процедуры

Операция, действие, мероприятие

Ситуация выбора, принятие решения

Внешний документ (передача документа)

Запрос заявителя

Начало предоставления государственной услуги: в Агентство поступил запрос

Регистрация запросов

Рассмотрение запросов директором

Передача запроса на исполнение в структурное подразделение

Анализ тематики запроса

Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений

для исполнения запроса или об отсутствии запрашиваемых сведений

Направление запроса на исполнение непосредственно исполнителю

Направление заявителю архивной справки, архивной копии,

архивной выписки, ответа об отсутствии сведений

Снятие запросов с контроля

Предоставление государственной услуги завершено