Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте финансов Томской области»



ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ от 25.03.2013 г. № 11

Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте финансов  Томской области»

Утратил силу в соответствии с приказом Департамента финансов Томской области от 06.08.2013 г. №31.

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»,   Законом Томской области от 11 января 2007 года №5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» и в целях регламентации исполнения государственной функции «рассмотрение обращений граждан»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте финансов  Томской области» согласно приложению к настоящему приказу.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечение 10 дней со дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Заместитель Губернатора Томской области -

начальник Департамента финансов 

Томской области

А.М. Феденев

Приложение

к приказу Департамента финансов

Томской области

от 25.03.2013  № 11

Административный регламент

исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в Департаменте финансов  Томской области»

1.1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Департаменте финансов Томской области (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - государственная функция), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

Настоящий административный регламент распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации (Российская газета, №237 от 25.12.1993);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №19, ст. 2060);

Федеральным законом от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации,  2009, N 7, ст. 776);

Уставом (Основным Законом) Томской области (Томский вестник, №154 от 30.08.1995);

Законом Томской области от 11 января 2007 года №5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления» (Собрание законодательства Томской области, 31.01.2007, №1(18)).

1.3. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими Департамента финансов Томской области (далее – Департамент).

1.4. Рассмотрение обращений граждан включает в себя рассмотрение обращений граждан в письменной форме, в форме электронного документа, устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, обращений, поступивших по телефону.

1.5. Результат исполнения государственной функции.

1.5.1. Конечными результатами исполнения государственной функции являются:

ответ на поставленные в обращении вопросы;

уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

отказ в рассмотрении обращения по существу вопросов.

1.5.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем направления ответа, уведомления о переадресации письменного обращения или отказа по существу обращения заявителя и получения гражданином результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции.

2.1.1. Информация о государственной функции предоставляется:

непосредственно в помещении, занимаемом  Департаментом;

с использованием средств массовой информации, телефонной связи;

посредством размещения в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет.

2.1.2. Местонахождение Департамента:

пр. Ленина, д. 111, г. Томск.

Адрес официального сайта Департамента в сети Интернет: www.findep.org.

Адрес электронной почты: region@findep.org.

Справочные телефоны Департамента:

приемная - (3822) 712-330, факс - (3822) 712-437.

2.1.3. Департамент работает с 9:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания с 12:30 до 13:30, выходные дни: суббота, воскресенье.

2.1.4. На информационных стендах, размещённых в коридоре помещения, занимаемого Департаментом, и на официальном сайте Департамента в сети Интернет размещается следующая информация:

извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

текст административного регламента, блок-схема (приложение 1 к административному регламенту);

график приема граждан Заместителем Губернатора Томской области – начальником Департамента финансов Томской области, его первым заместителем, заместителем (далее - должностное лицо Департамента).

2.1.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения государственные гражданские служащие Департамента подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения Департамента, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок.

2.1.6. Государственные гражданские служащие Департамента, осуществляющие прием и консультирование, обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

2.1.7. Гражданин с учетом графика (режима) работы Департамента с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения:

о должностных лицах Департамента, которым поручено рассмотрение обращения;

о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

о невозможности рассмотрения обращения по существу с указанием оснований для этого (в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого (в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

2.2. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении государственной функции.

2.2.1. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются государственными гражданскими служащими Департамента, обеспечивающими исполнение государственной функции.

2.2.2. Консультации предоставляются по вопросам:

требований к оформлению письменного обращения;

требований к заявителю, пришедшему на прием;

мест и графиков личного приема должностными лицами Департамента для рассмотрения устных обращений;

порядка и сроков рассмотрения обращений;

порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

2.2.3. Основными требованиями при консультировании являются:

компетентность;

четкость в изложении материала;

полнота консультирования.

2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет, почты и телефонной связи, электронной почты).

2.3. Общий срок исполнения государственной функции.

2.3.1. Общий срок рассмотрения  письменного обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.3.2. В случаях, когда для рассмотрения обращения требуется запросить дополнительные материалы и документы, необходимые для рассмотрения обращения, а также в исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней  Заместителем Губернатора Томской области – начальником Департамента финансов Томской области, его первым заместителем, заместителем. В указанных случаях автору обращения должен быть направлен промежуточный ответ с уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения и его причине.

2.3.3. Сокращенные сроки рассмотрения обращений могут устанавливаться, если обращение не требует проверки или, наоборот, требует срочного вмешательства, а также в иных случаях в соответствии с действующим законодательством.

2.4. Требования к присутственным местам.

2.4.1. Прием граждан осуществляется в служебных кабинетах должностных лиц Департамента.

2.4.2. Помещения, занимаемые Департаментом, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (Зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 10.06.2003, регистрационный №4673, Российская газета, №120 от 21.06.2003).

Помещения, занимаемые Департаментом, оборудуются:

системой кондиционирования воздуха;

противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.4.3. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

2.4.4. В местах ожидания размещаются специальные напольные и (или) настенные вешалки для одежды.

2.5. Требования к местам для информирования граждан.

Места, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются:

информационными стендами;

стульями и столами для оформления документов.

2.6. Требования к местам для ожидания и приема граждан.

2.6.1. Прием граждан должностными лицами Департамента осуществляется в служебных кабинетах.

2.6.2. Место для ожидания и приема граждан должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

2.6.3. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом Департамента одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

2.7. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении обращений в письменной форме и в форме электронного документа.

3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация обращения;

рассмотрение обращения должностным лицом Департаментом;

рассмотрение обращения государственным гражданским служащим Департамента, ответственным за выполнение поручений по конкретному обращению (далее - исполнитель);

оформление дела по обращению, хранение;

анализ обращений граждан.

3.1.2. Прием и регистрация обращения.

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в Департамент.

3.1.2.2. Обращение может поступить в Департамент одним из следующих способов:

доставлено лично гражданином;

доставлено нарочным;

почтовым отправлением;

посредством факсимильной связи;

по электронной почте.

3.1.2.3. Прием обращений осуществляет специалист отдела административно-кадровой работы Департамента.

Для приема обращений граждан в форме электронного документа применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином реквизитов в соответствии с частью 3 статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее гражданина о невозможности принять его обращение.

3.1.2.4. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресования корреспонденции, наличие приложений к обращению, в том числе документов, фотографий), чтение, определение содержания вопросов обращения, проверка истории обращений гражданина, формирование электронных карточек данных обращений с присвоением регистрационного номера, направление обращения должностному лицу Департамента осуществляются специалистом отдела административно-кадровой работы Департамента в течение трёх рабочих дней с момента поступления в Департамент.

Регистрация обращений осуществляется с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений граждан.

При регистрации в «журнал документов» электронной базы данных вносится следующая информация о поступившем обращении:

дата поступления обращения;

вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);

данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

тема (темы) обращения.

Датой поступления считается дата, указанная на штампе Департамента.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.

Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

3.1.2.5. На стадии предварительной обработки поступивших обращений специалист отдела административно-кадровой работы Департамента отбирает обращения, предусмотренные статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

По указанным обращениям, за исключением обращений, в которых обжалуются судебные решения, специалист отдела административно-кадровой работы Департамента  готовит проект резолюции должностного лица Департамента в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и после подписания должностным лицом Департамента резолюции делает  отметку в «журнале документов» базы данных.

3.1.2.6. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, направляются в юридический комитет Департамента для подготовки письменных разъяснений по вопросам обжалования судебных решений, о чем делается отметка в «журнале документов» базы данных, и возвращаются гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации.

3.1.2.7. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, принимаются к рассмотрению.

3.1.3. Рассмотрение обращения должностным лицом Департаментом.

3.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями к специалисту отдела административно-кадровой работы Департамента.

3.1.3.2. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента по результатам предварительного рассмотрения обращения готовит предложения должностному лицу Департамента о поручениях по рассмотрению обращения.

Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:

содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию Департамента;

содержащие вопросы, которые относятся к компетенции Департамента;

содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;

повторные обращения;

многократные обращения;

обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

анонимные обращения.

По каждому обращению специалист отдела административно-кадровой работы Департамента готовит проект резолюции, в том числе предложение о постановке обращения на контроль, поручение о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей и органов государственной власти, органов местного самоуправления (по согласованию).

Повторные обращения граждан, как правило, ставятся на рабочий контроль независимо от того, к компетенции какого органа относится рассмотрение поставленного вопроса.

3.1.3.3. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно в день регистрации направляется специалистом  отдела административно-кадровой работы Департамента  в территориальные органы федеральных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией.

3.1.3.4. По многократным обращениям специалист отдела административно-кадровой работы Департамента на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и готовит предложение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Предложение о прекращении переписки с гражданином может быть также подготовлено и государственным гражданским служащим, ответственным за выполнение поручения, непосредственно при рассмотрении обращения.

Окончательное решение о прекращении переписки принимает должностное лицо Департамента, о чем гражданину направляется уведомление.

3.1.3.5. Анонимные обращения направляются должностным лицам Департамента для ознакомления.

3.1.3.6. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, специалист отдела административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области готовит:

сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении;

уведомление гражданину, направившему обращение, о переадресации обращения.

3.1.3.7. В случае, когда специалист отдела административно-кадровой работы Департамента затрудняется в определении органа власти, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов, он вправе обратиться за консультацией в юридический комитет Департамента.

3.1.3.8. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента передает поступившие обращения вместе с подготовленными проектами поручений (резолюциями), сопроводительными письмами на переадресацию обращений и необходимыми приложениями на рассмотрение и согласование должностному лицу Департамента с учетом тематики обращений и сферы их деятельности.

3.1.3.9. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, должностное лицо Департамента, подписывающее поручение о рассмотрении обращения, в своей резолюции указывает наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.

3.1.3.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией должностного лица Департамента, которому передано для рассмотрения обращение, исполнитель готовит письмо гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

Письмо гражданину подписывается должностным лицом Департамента, принявшим решение о невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, и направляется гражданину.

3.1.3.11. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то по решению (в соответствии с резолюцией) должностного лица Департамента исполнитель готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Сообщение подписывается должностным лицом Департамента, принявшим такое решение, и направляется гражданину.

3.1.3.12. По результатам предварительного рассмотрения обращения специалист отдела административно-кадровой работы Департамента:

вносит в базу данных содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

направляет обращения и прилагаемые к ним документы исполнителям.

Максимальный срок предварительной подготовки обращений на рассмотрение должностному лицу Департамента - три рабочих дня с момента регистрации обращения в Департаменте.

3.1.3.13. Руководители структурных подразделений Департамента  при получении обращения и поручения к нему уточняют:

относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов или должностных лиц.

3.1.3.14. Руководитель структурного подразделения Департамента по результатам ознакомления с текстом обращения, резолюцией, прилагаемыми документами:

определяет исполнителей и сроки рассмотрения обращения;

дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место.

Максимальный срок для подготовки поручения и передачи обращения с поручением исполнителю - три рабочих дня.

3.1.4. Рассмотрение обращения исполнителем.

3.1.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения с резолюцией должностного лица Департамента и прилагаемыми документами руководителю структурного подразделения Департамента финансов Томской области и определение исполнителя.

3.1.4.2. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:

по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;

по совершенствованию деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления;

по развитию общественных отношений;

по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении оценки учитываются следующие обстоятельства:

нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Департамента;

возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

3.1.4.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:

выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Департамента и должностных лиц.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям действующего законодательства.

Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.

В случае признания заявления обоснованным в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений, сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

3.1.4.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);

устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан в пределах своей компетенции.

В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе аргументированно даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

3.1.4.5. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

запросить дополнительную информацию в исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления;

пригласить на личную беседу гражданина, запросить у него дополнительную информацию;

инициировать проведение проверки. Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.

3.1.4.6. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления исполнителем подготавливается запрос.

Запрос должен содержать:

данные об обращении, по которому запрашивается информация;

вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу, - не более 15 календарных дней.

Запрос подписывается должностным лицом Департамента, давшим поручение руководителю структурного подразделения Департамента по рассмотрению обращения. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления.

3.1.4.7. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

3.1.4.8. При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по уважительным причинам (состояние здоровья, семейные обстоятельства, отсутствие средств у гражданина на оплату проезда, отсутствие транспортной доступности) исполнителем принимается решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.

3.1.4.9. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляются через соответствующих должностных лиц Департамента.

3.1.4.10. В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения соответствующего должностного лица Департамента выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

3.1.4.11. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

3.1.4.12. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений граждан.

3.1.4.13. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться), должно быть указано куда (кому) было адресовано обращение (в случае если рассматривалось в порядке переадресации);

если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный специалистом отдела административно-кадровой работы Департамента, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось соответствующим должностным лицом Департамента финансов Томской области на контроль, исполнитель должен представить  информацию специалисту отдела административно-кадровой работы Департамента о результатах рассмотрения обращения в установленные сроки либо направить копию ответа на обращение.

Должностное лицо Департамента, давшее поручение по обращению:

рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения, подписывает ответ заявителю (в орган, организацию, обратившийся в интересах заявителя);

дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;

определяет вид и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;

при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена, ответ дан не на все вопросы) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.

3.1.4.14. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение является:

оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

ответ дан не на все вопросы обращения.

3.1.4.15. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

устранить выявленные нарушения;

провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

3.1.4.16. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает должностное лицо Департамента.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ гражданину (лицу, органу, обратившемуся в интересах гражданина).

В этом случае должностное лицо Департамента снимает обращение с контроля, списывая с визой «Снять с контроля» ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.

3.1.4.17. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации томской области, от депутатов всех уровней.

Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется посредством автоматизированной системы. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента, ответственный за контроль и организацию рассмотрения обращений граждан, поставленных на контроль, ежедневно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, за пять календарных дней до окончания установленного срока рассмотрения обращений граждан (30 календарных дней) осуществляет напоминание исполнителям.

3.1.5. Оформление дела по обращению, хранение.

3.1.5.1. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента направляет гражданину в порядке делопроизводства подписанный должностным лицом Департамента ответ. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте, электронной почтой.

3.1.5.2. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента формирует дело по обращению гражданина, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.

Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата ответа заявителю, дата отправки ответа на запрос корреспондента или дата списания с визой «В дело» ответа, полученного от исполнителя.

Максимальный срок рассмотрения обращения с момента его регистрации не может превышать 30 календарных дней, за исключением случаев, предусмотренных законом, с уведомлением об этом заявителя.

Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом административно-кадровой работы Департамента в течение пяти лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

3.1.6. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях.

Аналитическая работа по обращениям граждан ведется отделом административно-кадровой работы Департамента во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Департамента.

Анализ поступивших в Департамент обращений (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) проводится по итогам года.

В этих целях структурные подразделения Департамента предоставляют в отдел административно-кадровой работы Департамента информацию о результатах рассмотрения обращений граждан  в срок до 15 января года, следующего за отчетным.

Свод информации о результатах рассмотрения обращений граждан  направляется Заместителю Губернатора Томской области – начальнику Департамента финансов Томской области в срок до 01 февраля года, следующего за отчетным.

3.2. Последовательность административных действий (процедур) при личном приеме граждан.

3.2.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация устного обращения;

рассмотрение устного обращения должностным лицом Департамента;

рассмотрение устного обращения исполнителем;

контроль и оформление дела по устному обращению;

анализ устных обращений граждан.

3.2.2. Регистрация устного обращения.

3.2.2.1. Основанием для начала исполнения функции является устное обращение гражданина к должностному лицу Департамента, специалисту отдела административно-кадровой работы Департамента.

3.2.2.2. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента обеспечивающий организацию рассмотрения устных обращений:

проверяет у гражданина документ, удостоверяющий личность;

готовит контрольно-регистрационную карточку, распечатывает ее, заносит сведения в базу данных.

При необходимости распечатывает историю обращений гражданина, которая передается должностному лицу Департамента, осуществляющему личный прием.

3.2.3. Рассмотрение устного обращения должностным лицом Департамента.

3.2.3.1. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется специалистом отдела административно-кадровой работы Департамента  с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения посетителя.

3.2.3.2. Должностное лицо Департамента, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение гражданина, при необходимости дает соответствующие поручения, которые фиксируются в контрольно-регистрационной карточке обращения.

3.2.3.3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке. В остальных случаях должностным лицом Департамента  дается соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.

Во время личного приема должностным лицом Департамента не допускается рассмотрение служебных вопросов.

3.2.3.4. В случае когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица Департамента, ведущего личный прием, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.2.3.5. Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

3.2.3.6. В ходе личного приема гражданину на основании пункта 6 статьи 13 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.3.7. Должностные лица Департамента во время командировок (поездок) проводят личные приемы граждан непосредственно по месту жительства.

Все административные процедуры при проведении выездных личных приемов соответствуют данному разделу административного регламента.

3.2.4. Рассмотрение устного обращения исполнителем.

3.2.4.1. Рассмотрение устного обращения и подготовка письменного ответа осуществляются в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 3.1.4.1 - 3.1.4.6, 3.1.4.9 - 3.1.4.11 и 3.1.4.13 настоящего административного регламента.

3.2.4.2. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, возлагается на специалиста  отдела административно-кадровой работы Департамента.

3.2.4.3. Подготовленный исполнителем ответ на обращение гражданина, поступившее в ходе личного приема (письменное обращение, переданное во время личного приема), передается на подпись должностному лицу Департамента, проводившему прием.

3.2.5. Контроль и оформление дела по устному обращению.

3.2.5.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление подготовленного исполнителем проекта ответа по обращению гражданина на рассмотрение должностному лицу Департамента, проводившему прием.

3.2.5.2. Должностное лицо Департамента, проводившее прием, рассматривает проект ответа, дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина, определяет вид и порядок привлечения к ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан.

3.2.5.3. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение может являться:

оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

необходимость дополнительного рассмотрения обращения.

3.2.5.4. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

устранить выявленные нарушения;

провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов.

3.2.5.5. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает должностное лицо Департамента, проводившее прием.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину.

3.2.5.6. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента направляет гражданину в порядке делопроизводства подписанный ответ. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте, электронной почтой.

3.2.5.7. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента формирует дело по обращению гражданина, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.

Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами.

Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных устных обращений также вкладываются в папки с материалами рассмотрения устных обращений.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом административно-кадровой работы Департамента в течение пяти лет, после чего они уничтожаются в установленном порядке.

3.3. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в устных обращениях граждан, осуществляются в соответствии с пунктом 3.1.6 настоящего административного регламента.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включают в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, принятие решений.

Контроль осуществляется  руководителями структурных подразделений Департамента.

4.2. Специалист отдела административно-кадровой работы Департамента несёт персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения, за организацию и контроль исполнения поручений должностных лиц Департамента, данных по рассмотрению обращений граждан

Должностные лица Департамента несут персональную ответственность за правильность определения структурного подразделения Департамента и исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.

Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Ответственность за своевременное рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан, возлагается на должностных лиц Департамента, проводивших прием.

Персональная ответственность должностных лиц, государственных гражданских служащих Департамента закрепляется в соответствующих положениях должностных регламентов.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, государственного гражданского служащего Департамента, а также принимаемых им решений в ходе исполнения государственной функции

5.1. Гражданин, направивший в Департамент обращение, (далее -  заинтересованное лицо) имеет право обжаловать в досудебном (внесудебном) порядке решения и действия (бездействие) должностных лиц, государственных гражданских служащих  Департамента,  осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции и повлекшие за собой нарушение прав, свобод и законных интересов гражданина.

5.2. Подача и рассмотрение жалобы осуществляются в соответствии с положениями настоящего административного регламента.

5.3. Заинтересованное лицо может  сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц, государственных гражданских служащих Департамента, о нарушении положений настоящего административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики в ходе предоставления государственной функции.

Заинтересованное лицо может обратиться с жалобой, в том числе, в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации жалобы заинтересованного лица об исполнении государственной функции;

2) нарушение срока исполнения государственной функции;

3) требование у заинтересованного лица документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Томской области для исполнения государственной функции;

4) отказ в приеме документов у заинтересованного лица, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Томской области для исполнения государственной функции;

5) отказ в исполнении государственной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Томской области;

6) затребование у заинтересованного лица  при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Томской области;

7) отказ должностных лиц, государственных гражданских служащих Департамента  в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Оснований для приостановления рассмотрения жалобы не имеется.

5.5. Письменный ответ на жалобу не дается в случае несоответствия её требованиям, предусмотренным статьей 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

5.6. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы по основаниям, предусмотренным пунктом 5.3 раздела 5 настоящего административного регламента.

Жалоба, направленная в письменной форме, должна соответствовать требованиям, предусмотренным статьей 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица, государственного гражданского служащего решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства гражданина - физического лица либо наименование, номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ гражданину;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностных лиц, государственных гражданских служащих Департамента;

4) доводы, на основании которых гражданин не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц, государственных гражданских служащих Департамента. Гражданином могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы гражданина, либо их копии.

5) дата и личная подпись.

5.7. Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Департамент по письменному запросу гражданина должен предоставить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы, поданной по основаниям, предусмотренным пунктом 5.3 раздела 5 настоящего административного регламента.

5.8. При рассмотрении жалобы заинтересованное лицо имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться в Департамент с ходатайством об их истребовании;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну и не приводят к нарушению требований, установленных Федеральным законом от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»;

получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

5.9. В случае несогласия заявителя с решением или действием (бездействием) Заместителя Губернатора Томской области – начальника Департамента финансов Томской области в связи с осуществлением государственной функции жалоба подается в Администрацию Томской области на имя Губернатора Томской области.

В случае несогласия заявителя с решением или действием (бездействием) первого заместителя (заместителя) начальника Департамента финансов Томской области. государственного гражданского служащего Департамента   в связи с осуществлением государственной функции жалоба подается в Департамент на имя Заместителя Губернатора Томской области – начальника Департамента финансов Томской области

5.10. Жалоба может быть направлена в письменной или электронной форме, а также с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе официального сайта Департамента в сети Интернет.

5.11. Сроки рассмотрения жалобы.

Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом Департамента  в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.12. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо Департамента принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Томской области, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.13. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.12 настоящего раздела, заинтересованному лицу  в письменной форме и по его желанию в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.14. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо Департамента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.15. Заинтересованные лица  вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Департамента в ходе исполнения государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения в судебном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

к настоящему административному регламенту

БЛОК-СХЕМА

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАНИНА