Об утверждении административного регламента министерства культуры Ростовской области по исполнению государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмо...



МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОСТОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

25.08.2010                                                                          № 255

Об утверждении  административного регламента министерства культуры Ростовской области по исполнению государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия решений и направления ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок

В соответствии постановлением Правительства Российской Федерации  от 11.11.2005 № 679 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)», постановлением Администрации Ростовской области от 30.06.2006 №  238 «Об утверждении Программы проведения административной реформы в Ростовской области в 2006-2010 годах и внесении изменений в постановление Администрации Ростовской области от 21.03.2006 № 90» и Положением о министерстве культуры Ростовской области, утвержденном постановлением Администрации Ростовской области от 22.04.2002 № 182 «Об утверждении Положения о министерстве культуры Ростовской области, Положения о коллегии министерства и состава коллегии»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить административный регламент министерства культуры Ростовской области по исполнению государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия решений и направления ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок согласно приложению.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр культуры

Ростовской области      

С.И. Васильева

Приложение к приказу

министерства культуры

Ростовской области

от 25.08.2010 № 255

Административный регламент

министерства культуры Ростовской области по исполнению государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия решений и направления ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок

I. Общие положения

1. Административный регламент министерства культуры Ростовской области по исполнению государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия решений и направления ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества организации работы с письменными и устными обращениями граждан и определяет сроки и последовательность действий при организации работы с обращениями граждан в министерстве культуры Ростовской области.

2. Наименование государственной функции – рассмотрение обращений  граждан (далее – государственная функция).

3. Государственную функцию исполняет министерство культуры Ростовской области.

4. Исполнение государственной функции рассмотрения обращений граждан осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, 1993 г.;

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;   

Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 09.02.2009 №  8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

Уставом Ростовской области (принят Законодательным Собранием Ростовской области 19.04.1996);

Областным законом Ростовской области от 18.09.2006 № 540-ЗС «Об обращениях граждан»;

Областным законом Ростовской области от 25.10.2002 № 273-ЗС «Об административных правонарушениях»;

постановлением Администрации Ростовской области от 29.11.2007 № 468 «О мерах по совершенствованию работы с обращениями  граждан».

5. Результатом исполнения государственной функции является принятие решений по рассмотренным обращениям заявителей с направлением ответов в установленных законодательством Российской Федерации случаях, а также обращениям, принятым на личном приеме заявителей.

6. Заявителями, в отношении которых исполняется государственная функция, являются:

граждане Российской Федерации (далее – граждане);

иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о государственной функции

7. Информирование о местах  нахождения и графике работы структурных подразделений, осуществляющих работу с обращениями  граждан, об установленных днях для  личного  приема граждан руководителями  министерства  осуществляется:

непосредственно в министерстве с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов, размещения их на стендах в помещении министерства.

8. Для получения информации о порядке исполнения государственной функции граждане обращаются:

лично в министерство;

по телефону в министерство;

в письменном виде (почтой) в министерство;

в письменном виде (электронной почтой) в министерство;

в письменном виде (факсимильной связью) в министерство.

9. Местонахождение министерства, справочные  телефоны:

почтовый адрес: 344002, г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, 68, министерство культуры Ростовской области;                              

официальный сайт министерства – http://www.mkro.aaanet.ru/;

электронный адрес – e-mail:  mkro@aaanet.ru;  

телефон: (863)240-42-42, факс: (863) 240-37-99.

10. По телефону предоставляется следующая информация:

контактные телефоны должностных лиц министерства;

график приема граждан министром культуры Ростовской области (далее – министр);

почтовые адреса, адреса электронной почты для направления письменных обращений, месторасположение структурных подразделений министерства;

информация по вопросам регистрации и исполнения обращений граждан,  другая справочная информация.

11. График приема письменных обращений граждан в министерстве:

понедельник                 

9.00 - 18.00 (перерыв 13.00 – 13.45)         

вторник                  

9.00 - 18.00 (перерыв 13.00 – 13.45)         

среда                    

9.00 - 18.00 (перерыв 13.00 – 13.45)         

четверг                  

9.00 - 18.00 (перерыв 13.00 – 13.45)         

пятница                  

9.00 - 16.45 (перерыв 13.00 – 13.45)         

суббота, воскресенье     

Выходные дни                                 

12. Основными требованиями к информированию граждан о порядке исполнения государственной функции являются:

достоверность предоставляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования.

13. Информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется в виде индивидуального и публичного информирования, проводимые в форме устного и письменного информирования.      

14. Индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции обеспечивается государственными гражданскими служащими министерства (далее – должностные лица)  лично или по телефону.

При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности а, принявшего телефонный звонок.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц; может предложить гражданину обратиться за необходимой информацией о порядке исполнения государственной функции в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования о порядке исполнения государственной функции.

15. Индивидуальное письменное информирование о порядке исполнения государственной функции при обращении граждан в министерство осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением (специалист, который готовит ответ на обращение, обеспечивает его отправку), а также электронной почтой или размещением на официальном сайте министерства.

При коллективном обращении граждан в министерство письменное информирование о порядке исполнения государственной функции осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой или размещения на сайте в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес.

16. Публичное информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется  посредством привлечения средств массовой информации – радио, телевидения (далее – СМИ), а также путем размещения информации на официальном сайте министерства.       

17. На стенде по работе с обращениями граждан в министерстве размещается следующая  обязательная  информация:

информация о порядке исполнения государственной функции;

режим работы  министерства;

форма и требования к письменным  обращениям  граждан;

график  личного  приема граждан уполномоченными должностными лицами;

местонахождение, где осуществляется прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;

фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием письменных обращений и устное информирование граждан;

почтовые адреса Администрации Ростовской области, отраслевых федеральных органов государственной власти;

выписки из нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки  рассмотрения обращений граждан;

выписки из нормативных правовых актов, определяющих полномочия и компетенцию министерства;

разъяснительная  информация по текущим и наиболее актуальным  вопросам граждан.

18. Официальный сайт министерства в части реализации государственной функции должен содержать:

сведения о местонахождении, справочные телефоны, факсы, адреса электронной почты министерства;

графики и информацию о порядке приема граждан;

обзоры о количестве и характере обращений  граждан за определенный  период;

размещение нормативных правовых актов, определяющих  порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;

информацию по актуальным вопросам граждан.

19. Ответы на письменные обращения граждан, поступившие почтовой, факсимильной связью, по электронной почте или на официальный сайт министерства, направляются в письменном виде почтовым отправлением.

20. В случае поступления коллективного письменного обращения граждан ответ на обращение направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

21. Ответы на письменные обращения граждан должны содержать: дату документа, регистрационный номер документа, фамилию и инициалы гражданина, его почтовый адрес, текст документа (ответы на поставленные вопросы), наименование должности лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию, подпись, фамилию и номер телефона исполнителя.

Сроки исполнения  государственной  функции

22. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в министерство.

23. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

24. Письменное обращение, поступившее в министерство, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

25. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть в порядке исключения продлен министром, его заместителями, либо уполномоченным на это должностным лицом не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Основания для отказа в исполнении  государственной функции

26. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

27. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

28. Если в указанном выше обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

29. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

30. Если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

31. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

32. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр или его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в министерство или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

33. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

34. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в министерство либо должностному лицу министерства.

Требования к местам исполнения государственной функции

35. Специализированное помещение или иное помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:

комфортное расположение гражданина и должностного лица;

наличие системы кондиционирования воздуха;

возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;

телефонную связь;

возможность копирования документов;

доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции министерства;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение государственной функции;

наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А 4.

Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции

36. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в министерство или к должностному лицу с критикой деятельности или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов, либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

37. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

38. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) министерства или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

39. В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения министерством или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

40. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

III  Административные процедуры

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

41. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в министерство или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

42. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.

43. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную министерства.

44. Работник, ответственный за прием документов – специалист 1 категории отдела кадровой и организационной работы (далее – специалист 1 категории), а в его отсутствие – помощник министра - главный специалист отдела кадровой и организационной работы:

проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: «Письма в адрес министерства нет» с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

составляет акт на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанный акт приобщается к поступившему обращению.

45. Специалист, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю.

46. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа.

По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никакие отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

47. Обращения, поступившие по факсу, в виде электронного обращения на официальный сайт министерства принимаются, учитываются специалистом и направляются по принадлежности для рассмотрения.

48. Поступившие в адрес руководителей министерства письма с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно помощнику министра. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция регистрируется и направляется по принадлежности для рассмотрения.

Регистрация поступающих обращений граждан

49. Специалист 1 категории обязан сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверить обращение на повторность и зарегистрировать в журнале регистрации входящей корреспонденции.

50. Если обращение является повторным, материалы по предыдущему обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу специалист 1 категории ставит регистрационный штамп с отметкой о приеме, дату поступления письма и регистрационный номер. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

51. Специалист 1 категории обязан:

51.1. прочитать обращение, определить его тематику, выявить поставленные заявителем вопросы;

51.2. проверить обращение на повторность, при необходимости сверить с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

51.3. внести запись в реестр регистрации обращений граждан, который ведется по форме, согласно приложению  2 к настоящему регламенту:

фамилию, инициалы заявителя, наименование населенного пункта;

дату и номер регистрации обращения, сроки рассмотрения;

если от данного автора поступило более одного обращения, то для всех последующих уточняет, являются ли они повторными;

краткое содержание вопроса, с которым обратился заявитель.

52. Специалист 1 категории при поступлении обращений по электронной почте осуществляет печать на принтере сопроводительных  документов и проверяет правильность их редакции.

53. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.

54. Если обращение направлено из другого государственного органа власти или администрации муниципального образования, других организаций, то отмечается:

откуда оно поступило;

регистрационный номер;

дата сопроводительного письма.

55. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация в реестре учета обращений граждан, поступивших в министерство культуры Ростовской области, и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Направление обращений граждан на рассмотрение

56. Основание для начала административной процедуры – регистрация письменного обращения специалистом 1 категории.

57. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в 3-х дневный срок с момента их поступления в министерство и в зависимости от содержания направляются по принадлежности.

58. В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию министерства, такие обращения в 7-дневный срок направляются по принадлежности и заявители информируются об этом. Запрещается направлять обращения для рассмотрения в органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются.

59. Обращения, поступившие в министерство по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящим  Административным регламентом.

60. Прошедшие регистрацию письменные обращения граждан в тот же день направляются министру культуры Ростовской области для  резолюции по организации их рассмотрения (далее – поручение).

В день утверждения поручения по рассмотрению письменного обращения гражданина (не позднее следующего рабочего дня) и после внесения поручения министра культуры Ростовской области в реестр учета обращений граждан, поступивших в министерство культуры Ростовской области, специалист 1 категории передает (направляет) его ответственным исполнителям, указанным в поручении (подлинник передается первому исполнителю, остальным исполнителям передаются копии).

61. Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в министерство и до передачи исполнителю, которому непосредственно поручено рассмотрение письма, не должен превышать трех дней. Срочные обращения передаются незамедлительно.

62. Не допускается передача дела по обращению граждан от одного исполнителя другому, минуя специалиста 1 категории.

Рассмотрение обращений граждан

63. Основание для начала административной процедуры: направление по принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения.

64. Министерство  рассматривает по вопросам своей компетенции индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан,  поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан (далее – обращения).

65. Структурные подразделения и должностные лица министерства:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, муниципальных органах самоуправления, осуществляющих управление в сфере культуры, подведомственных учреждениях и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

готовят письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

передают специалисту 1 категории копии ответов заявителям, оригиналы обращений и контрольные листки с необходимыми отметками.

66. В случаях, когда обращение содержит вопросы, входящие в компетенцию двух и более структурных подразделений министерства, по поручению министра создается комиссии для рассмотрения обращения в целом.

67. Если в поручении по рассмотрению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.

68. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.

69. Соисполнители не позднее 5 дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

70. Персональную ответственность за сохранность материалов дела, до момента передачи его в приемную министра несет исполнитель, указанный первым в поручении.

71. Разъяснение законодательства Российской Федерации и Ростовской области, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются структурными подразделениями министерства по обращениям граждан в случаях, если на них возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

72. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации в министерство, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Административным регламентом.

73. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

73.1. обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

73.2. принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

73.3. дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

74. Должностное лицо на основании направленного в установленном порядке запроса других организаций обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

75. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок с момента получения обращения направляет служебную записку на имя руководителя, давшего  поручение  по  рассмотрению обращения граждан, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

76. Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях министерства является принятие мер по разрешению поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

Порядок продления сроков рассмотрения обращений граждан

77. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения непосредственный исполнитель готовит служебную записку министру культуры Ростовской области, не позднее  5 дней до завершения срока рассмотрения обращения, с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю, давшему  поручение  по  рассмотрению обращения граждан.

78. Руководитель на основании служебной записки непосредственного исполнителя принимают решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Копию служебной  записки с решением  о  продлении срока рассмотрения ответственный  исполнитель предоставляет специалисту 1 категории для внесения изменений контрольных сроков.

79. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения, сообщив о результатах согласования специалисту 1 категории отдела кадровой и организационной работы министерства для внесения измененных сроков в контрольно-регистрационную форму.

80. Контроль за сроками исполнения поручений по обращениям осуществляется специалистом 1 категории, заместителями министра, руководителями структурных подразделений.

Подготовка  ответов на письменные  обращения  граждан

81. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.

82. Ответы на обращения граждан подписываются министром или заместителями министра в пределах  своей  компетенции.      

83. В журнале регистрации входящей корреспонденции отмечаются дата поступления ответа, результаты рассмотрения обращения и реквизиты исходящего письма в адрес заявителя.

84. Ответы в федеральные органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает министр или  его  заместители.

85. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

86. В ответе в вышестоящие органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

87. К ответу прилагаются подлинники документов, направленные заявителем вместе с  письмом. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

88. Ответы заявителям и в вышестоящие органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Администрации Ростовской  области, утвержденной постановлением Администрации Ростовской области от 12.12.2006 № 480 (далее – инструкция по делопроизводству). В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

89. Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

90. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

91. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются исполнителем специалисту 1 категории. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим административным регламентом, возвращаются специалистом 1 категории ответственному исполнителю для доработки.

92. Ответственный исполнитель представляет  специалисту 1 категории подготовленный ответ для регистрации и снятия с контроля, а также текст обращения и копию ответа на него для формирования дела.

93. После регистрации ответа в журнале регистрации исходящей корреспонденции ответственный исполнитель обеспечивает его отправку адресату. Отправление ответов без регистрации в указанном журнале не допускается.

94. Один экземпляр ответа с подлинником обращения исполнителем сдается специалисту 1 категории для формирования и  хранения в отведенном месте (дело №  01-16 «Документы  по работе с обращениям»).

95. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

Организация личного приема граждан

96. Основание для начала административной процедуры: поступление в министерство устной или письменной заявки на личный прием.

97. Личный прием граждан осуществляется министром и его заместителями по вопросам, отнесенным к их ведению.

98. Информация о месте, днях и часах приема доводится до сведения граждан путем размещения на сайте министерства.

99. Запись на прием к министру и его заместителям проводит помощник министра - главный специалист отдела кадровой и организационной работы в журнале регистрации приема граждан, который ведется по форма согласно приложению 3 к настоящему административному регламенту . В просьбе о записи на прием может быть отказано, если затрагиваемый вопрос не относится к ведению министерства.

100. Предварительное собеседование с гражданами, записавшимися на прием, проводится помощником министра. В ходе собеседования уточняются детали проблемы, послужившей причиной обращения гражданина на прием, определяются возможные направления ее решения. Содержание устного обращения заносится в карточку регистрации личного приема гражданина, которая заполняется по форме согласно приложению 4 к настоящему административному регламенту.

101. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе предварительного собеседования, о чем помощником министра делается запись в карточке регистрации личного приема гражданина.

102. Письменное обращение, принятое при записи на прием, в ходе предварительного собеседования или личного приема, подлежит регистрации. На нем дополнительно ставится штамп «КОНТРОЛЬ».

103. По окончании личного приема гражданину с его согласия дается устный ответ по существу поставленных в обращении вопросов либо дается поручение должностному лицу о принятии необходимых мер и подготовке в определенный срок письменного ответа. Информация о принятом решении вносится помощником министра в карточку учета личного приема гражданина.

104. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

IV. Контроль  за  рассмотрением  обращений  граждан

105. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями граждан.

106. Контроль за исполнением обращений граждан включает:

постановку поручений по исполнению обращений граждан на контроль;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

снятие обращений с контроля.

107. На контроль ставятся все зарегистрированные обращения граждан, за исключением анонимных.

108. Контроль за сроками рассмотрения осуществляет специалист 1 категории; за полноту ответов несут ответственность начальники структурных подразделений, заместитель министра, ответственный за работу отдела.

109. Обращения снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты меры и даны письменные ответы, в частности, по следующим основаниям:

направление письменного ответа гражданину на поставленные в его обращении вопросы или предоставление ему разъяснений о порядке защиты его прав и законных интересов (при представлении исполнителем копии ответа гражданину по существу обращения);

представление исполнителем информации о личной встрече и бесед с гражданином и решении вопросов, изложенных в обращении гражданина;

переадресация обращения гражданина в другой государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (исполнителем представляются проект письма о направлении обращения по принадлежности для подписания министром, его заместителями о переадресации и ответ гражданину).

110. Ответственные исполнители несут ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции в соответствии с их должностными регламентами.

111. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и принятием решений ответственными исполнителями осуществляется руководителями структурных подразделений министерства.

112. Результатом исполнения государственной функции является принятие решений по рассмотренным обращениям заявителей с направлением ответов в установленных законодательством Российской Федерации случаях, а также обращениям, принятым на личном приеме заявителей.

Проведение аналитической  работы

113. Руководители структурных подразделений министерства обеспечивают учет и анализ количества и характера рассмотренных обращений граждан, принятых по ним решений, а также вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

114. Руководители структурных подразделений министерства организуют учет и анализ этих вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области правового регулирования.

115. Специалист 1 категории подготавливает информацию с анализом количества и характера  обращений граждан, поступивших в министерство за соответствующий период и  информирует министра и Администрацию Ростовской области в установленном порядке.

Предоставление справочной информации в ходе рассмотрения обращения

116. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

117. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет специалист 1 категории отдела кадровой и организационной работы. Справки предоставляются при личном обращении или по телефону по следующим вопросам:

о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

об отказе в рассмотрении обращения;

о продлении срока рассмотрения обращения;

о результатах рассмотрения обращения.

118. При получении запроса по телефону специалист 1 категории отдела кадровой и организационной работы министерства или ответственный исполнитель:

118.1. называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

118.2. представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

118.3. предлагает абоненту представиться;

118.4. выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

118.5. вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

118.6. при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

118.7. к назначенному сроку ответственный специалист подготавливает ответ.

119. По  просьбе заявителя специалист  1 категории обязан:

119.1. принимать дополнительные документы и материалы по заявлению гражданина для приобщения к делу по его обращению;

119.2. изымать и предоставлять по письменному заявлению гражданина документы и материалы, приобщенные им ранее к письму, принятого к рассмотрению;

119.3. знакомить его с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

119.4. принимать заявление от гражданина о прекращении рассмотрения обращения.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) министерства культуры Ростовской области, а также должностных лиц, государственных служащих министерства культуры Ростовской области

120. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) ответственными исполнителями в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы вышестоящему должностному лицу министерства в устном порядке  или министру культуры Ростовской области – в письменной форме.

121. Способы передачи и направления жалоб гражданами, а также требования к письменным жалобам, необходимые для исполнения государственной функции, указаны в настоящем административном регламенте.

122. Порядок рассмотрения письменных жалоб граждан, поступивших в министерство культуры Ростовской области, осуществляется в соответствии с настоящим административным регламентом.

123. Порядок подачи и рассмотрения устного личного обращения граждан в министерство культуры Ростовской области осуществляется в соответствии с положениями настоящего административного регламента.

124. Если в результате их рассмотрения жалобы признаются обоснованными, то принимаются решения о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего административного регламента, повлекшие за собой жалобы граждан.

125. Гражданину направляется сообщение о принятом решении в течение пяти рабочих дней со дня принятия решения.

126. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса.

127. Граждане вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействия должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, в судебном порядке в установленный законодательством срок.

128. В случае если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения министерством культуры Ростовской области или его должностными лицами, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

Приложение 1

к административному регламенту

министерства культуры Ростовской области

по исполнению государственной функции

по организации приема граждан, обеспечению

своевременного и полного рассмотрения

устных и письменных обращений граждан,

принятия решений и направления ответов

заявителям в установленный законодательством

Российской Федерации срок, утвержденному

приказом минкультуры Ростовской области

от 25.08.2010 № 255

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий при исполнении государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан в министерстве культуры Ростовской области

Гражданин направляет обращение в министерство культуры Ростовской области

Специалист 1 категории отдела кадровой и организационной работы:

- осуществляет прием и первичную обработку обращений граждан;

- регистрирует поступившие обращения граждан;

- направляет министру культуры Ростовской области поступившие письменные обращения граждан для  резолюции по организации их рассмотрения;

- вписывает поручение министра культуры Ростовской области в реестр учета обращений граждан, поступивших в министерство культуры Ростовской области и направляет обращения граждан на рассмотрение ответственным исполнителям;

- регистрирует ответ заявителю после подписания его министром и делает отметку  в реестре учета обращений граждан, поступивших в министерство культуры Ростовской области, о его исполнении.

Должностные лица министерства культуры Ростовской области, ответственные за исполнение поручения:

- принимают меры по разрешению поставленных в обращениях вопросов;

- подготавливают проект ответа заявителю и передают его на подпись министру;

- направляют подписанный и зарегистрированный в установленном порядке ответ заявителю.

Приложение 2

к административному регламенту

министерства культуры Ростовской области

по исполнению государственной функции

по организации приема граждан, обеспечению

своевременного и полного рассмотрения

устных и письменных обращений граждан,

принятия решений и направления ответов

заявителям в установленный законодательством

Российской Федерации срок, утвержденному

приказом минкультуры Ростовской области

от 25.08.2010 № 255

ФОРМА

реестра учета обращений граждан, поступивших в министерство культуры Ростовской области

РЕЕСТР

учета обращений граждан, поступивших в министерство культуры Ростовской области

Входящий номер

Ф.И.О., дата,

наименование населенного пункта

Краткое содержание вопроса, с которым обратился заявитель

Содержание поручения,  исполнитель, срок исполнения

Подпись

исполнителя о получении

документов

Отметка

об исполнении

Приложение 3

к административному регламенту

министерства культуры Ростовской области

по исполнению государственной функции

по организации приема граждан, обеспечению

своевременного и полного рассмотрения

устных и письменных обращений граждан,

принятия решений и направления ответов

заявителям в установленный законодательством

Российской Федерации срок, утвержденному

приказом минкультуры Ростовской области

от 25.08.2010 № 255

ФОРМА

журнала регистрации приема граждан

ЖУРНАЛ

регистрации приема граждан

начат __________________

окончен ________________

№

п/п

Дата

приема

Ф.И.О. заявителя

Адрес заявителя

Краткое содержание заявления

Фамилия ведущего прием

Результат рассмотрения заявления

Приложение 4

к административному регламенту

министерства культуры Ростовской области

по исполнению государственной функции

по организации приема граждан, обеспечению

своевременного и полного рассмотрения

устных и письменных обращений граждан,

принятия решений и направления ответов

заявителям в установленный законодательством

Российской Федерации срок, утвержденному

приказом минкультуры Ростовской области

от 25.08.2010 № 255

ФОРМА

карточки регистрации личного приема граждан

Лицевая сторона карточки

КАРТОЧКА

РЕГИСТРАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

№ ______ «______» _____________ 20___ г.

___________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Место работы, занимаемая должность ________________________________

Адрес ___________________________________________________________

Краткое содержание заявления ______________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Фамилия ведущего прием ___________________________________________

Оборотная сторона карточки

Кому и что поручено, дата ___________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Результат рассмотрения заявления ___________________________________

______________________________________________________________________

Когда и кем дан ответ ______________________________________________

______________________________________________________________________