Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Рассмотрение и организация исполнения обращений (запросов) граж...



Проект

Р О С С И Й С К А Я  Ф Е Д Е Р А Ц И Я

АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ПРИКАЗ

От 26.06.2012 № 22

Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Рассмотрение и организация исполнения обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области»

Утратил силу. Приказом от 26.02.2015 №57

(Текст изменен)

{Изменен. Приказом от 30.07.2012 №30}

В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие  с действующим законодательством, в соответствии с постановлением администрации Магаданской области от 16 декабря 2010 г. № 710-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги «Рассмотрение и организация исполнения обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области» в редакции согласно приложению.              

2. Направить приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

3. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника отдела 

Т.М.Романова

Приложение

  к приказу архивного отдела

администрации Магаданской

области от  26.06.2012 № 22

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

архивного отдела администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение и организация исполнения обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области»

I. Общие положения

Предмет регулирования  Административного регламента

1. Административный регламент архивного отдела администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение и организация исполнения обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области» (далее – административный регламент) определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Магаданской области (далее – архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Магаданской области» (ОГКУ «ГАМО»), органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги.

.

Круг заявителей

2. Государственная услуга исполняется в отношении граждан  Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее – граждане) и организации, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

Требования к порядку информирования о правилах предоставления государственной услуги

3. Информация о порядке предоставления государственной услуги сообщается при личном или письменном обращении, либо обращении в электронной форме получателей государственной услуги непосредственно в архивный отдел администрации Магаданской области, с использованием средств массовой информации, телефонной, почтовой связи, электронного информирования, посредством использования сведений, размещенных в сети Интернет в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» www.gosuslugi.ru, на официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области www.magadanarchive.ru, на Портале государственных и муниципальных услуг Магаданской области www.pgu.magadan.ru.

4. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: просп. Карла Маркса, д. 60, г. Магадан, 685000.

5. Электронный адрес архивного отдела: magadanarchive@mail.ru.

6.Справочные телефоны:

организация исполнения запросов - (4132) 65-13-99;

консультация по организации исполнения запросов - (4132) 65-40-93, 65-12-78;

факс архивного отдела: - (4132) 65-13-99.

7. Прием граждан должностными лицами архивного отдела осуществляется в соответствии с графиком приема, размещенным на официальном сайте архивного отдела  и информационном стенде в помещении архивного отдела.

8. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресе подведомственного архивному отделу ОГКУ «ГАМО», а также архивных отделов администраций районов Магаданской области содержится в приложении № 1 и на Интернет-сайте архивного отдела.

9. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные обращения заявителей, требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников архивного отдела с заявителями:

1) При ответах на телефонные звонки и на личном приеме сотрудники архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов в отношении граждан.  Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2) Если сотрудник, принявший звонок, не может ответить на вопрос, самостоятельно, то он сообщает заявителю телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

10.  При информировании по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня поступления обращения.

11. Для ознакомления заявителей с порядком предоставления государственной услуги присутственные места оборудуются информационными стендами.

На информационных стендах размещается следующая информация:

- текст настоящего регламента с приложениями (перечень документов, необходимых для получения государственной услуги, а также требования, предъявляемые к этим документам);

- график приема граждан;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги.

12. На Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)» www.gosuslugi.ru, Портале государственных и муниципальных услуг Магаданской области www.pgu.magadan.ru, а также на официальном сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru размещаются:

- порядок предоставления государственной услуги;

- адрес официального сайта архивного отдела;

- почтовый адрес, по которому осуществляется прием заявлений о предоставлении государственной услуги;

- сведения о телефонных номерах для получения информации о предоставляемой государственной услуге;

- административный регламент с приложениями;

- нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги;

- график (режим) работы архивного отдела;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

II   Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

13. Государственная услуга по рассмотрению и организации исполнения обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области.

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

14. Предоставление государственной услуги осуществляет архивный отдел администрации Магаданской области (далее – архивный отдел).

Сведения о месте нахождения архивного отдела, почтовом адресе для направления обращений, о телефонных номерах и адресах электронной почты указаны в пунктах 3-6 настоящего Административного регламента.

15. Непосредственное исполнение обращений (запросов) граждан и организаций, осуществляют: областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Магаданской области» (ОГКУ «ГАМО), органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения социально-правовых запросов.

Результат предоставления государственной услуги

16. Конечным результатом предоставления государственной услуги могут являться:

ответ на все поставленные в обращении (устном, в письменной форме или в форме электронного документа) вопросы или уведомление о переадресовании обращения в соответствующий государственный орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;

отказ в рассмотрении обращения (устного, в письменной форме или в форме электронного документа) с изложением причин отказа.

Срок предоставления государственной услуги

17. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководством архивного отдела, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и с указанием причин продления.

18. При поступлении в архивный отдел обращений, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

19. При информировании по письменным обращениям граждан и организаций, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по электронной почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

20. В случае если поставленные в обращениях вопросы не входят в компетенцию архивного отдела, специалист, на которого возложены обязанности по работе с обращениями, направляет такие обращения в 7-дневный срок по принадлежности и информирует об этом заявителей.

21. В случае, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

22. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; № 1, ст. 1; № 1, ст. 2; № 29, ст. 3671);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 15.11.2010) "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235; 1997, № 41, ст. 4673; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, № 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055; 2007, № 49, ст. 6079; 2010, № 47, ст. 6033; 1996, № 15, ст. 1768; 2002, № 52 (2 ч.), ст. 5288; 2003, № 6, ст. 549);

Федеральный Закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства  Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179; 2011, № 15, ст. 2038);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. 27.07.2010) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);

Федеральный закон от 27.04.1993 № 4866-1 (ред. от 09.02.2009 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (Российская газета, 1993, № 89; 1995, № 245; 2009, № 25; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 51, ст. 4970, 2009, № 7, ст. 772);

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст. 74; 1997, № 3, ст. 367; 2000, № 36, ст. 3636);

"Основы законодательства Российской Федерации о культуре", утвержденные  Верховным  Советом  Российской Федерации  от 09.10.1992 № 3612-1 (ред.08.05.2010; Ведомости СНД и ВС РФ, 1992, № 46, ст.2615; (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 26, ст. 3172; 2004, №  35, ст.3607; 2006, № 1, ст. 10; 2006, № 45, ст. 4627; 2007, № 1 (ч. I), ст. 21; 2008, № 30 (ч. II), ст. 3616; 2001, № 1 (ч. I), ст. 2; 2001, № 53 (ч. I), ст. 5030; 2002, № 52 (ч. I), ст. 5132; 2003, № 52 (ч.1), ст. 5038);

постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации,  2011, № 22, ст.3169);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009));

постановление администрации Магаданской области от 16 декабря 2010 года № 710-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области» (с изменениями и дополнениями с 06.10.2011 (с изм. от 06.10.2011);

положение об архивном отделе администрации Магаданской области, утвержденное постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па;

приказ архивного отдела от 16.02.2012 № 10 «Об утверждении Положения о порядке досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) архивного отдела администрации Магаданской области, должностного лица либо государственного служащего архивного отдела при предоставлении государственных услуг».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

23. Основанием для предоставления государственной услуги является обращение, направленное:

в письменном виде по почте в архивный отдел;

в письменном виде по факсу в архивный отдел;

электронной почтой в архивный отдел;

на официальный сайт архивного отдела;

лично в архивный отдел.

24. При письменном обращении в обязательном порядке указывается либо наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение (архивный отдел), либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, излагается суть предложения, заявления или жалобы, ставится личная подпись и дата.

25. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин (организация) вправе приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии. К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

26. Гражданин при устном обращении сообщает фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), место жительства, суть обращения.

27. Запрещается требовать от заявителя:

предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области и муниципальными правовыми актами.

28. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

29. Оснований для отказа в приеме документов на предоставление государственной услуги отсутствуют.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

   30. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

31. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную  и иную охраняемую законом тайну  или конфиденциальную информацию. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

       32. Обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя, не рассматриваются.

       33. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, начальник архивного отдела, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

34. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем  в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

35.  В случае получения письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивного отдела, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

36. Основания для отказа в рассмотрении обращения гражданина (организации) в форме электронного обращения (далее – Интернет-обращение):

Абзац исключен Приказом от 30.07.2012 №30

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня.

Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление государственной услуги

37. Предоставление государственной услуги в архивном отделе осуществляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

38. Срок ожидания заявителя в очереди при подаче заявления и документов не должен превышать 10 минут.

39. Срок ожидания заявителя в очереди при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 10 минут.

Сроки регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

40. Письменные обращения в течение трех дней с момента поступления в архивный отдел подлежат обязательной регистрации уполномоченным на то лицом. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и

мультимедийной информации

41. На входе в здание, в котором располагается архивный отдел, размещается табличка (вывеска), содержащая информацию о наименовании архивного отдела.

42. В правом крыле второго этажа здания, занимаемом  архивным отделом, в коридоре размещается информационный стенд, содержащий информацию о режиме приема граждан, административный регламент предоставления настоящей государственной услуги, порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги.

Двери рабочих кабинетов оборудованы табличками с наименованием должности, фамилии, имени, отчества должностных лиц архивного отдела.

43. Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками.

44. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднения для лиц с ограниченными возможностями.

Показатели доступности и качества государственной услуги

45. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

расположенность в зоне доступности к основным транспортным магистралям, хорошие подъездные дороги;

наличие полной и понятной информации о местах, порядке и сроках предоставления государственной услуги в общедоступных местах в помещении архивного отдела, в информационно-коммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), средствах массовой информации;

наличие необходимого и достаточного количества гражданских служащих, а также помещений, в которых осуществляются прием документов от заявителей (их представителей), выдача результата предоставления государственной услуги, в целях соблюдения установленных Регламентом сроков предоставления государственной услуги;

46. Гражданин (организация) на стадии рассмотрения его обращения архивным отделом, при  желании, имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению, либо обращаться с просьбой об их истребовании;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает прав, свобод и законных интересов других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную тайну;

получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту.

47. Должностные лица архивного отдела обеспечивают:

объективное, всесторонне и своевременное рассмотрение письменных обращений в отношении граждан, в случае необходимости – с участием граждан, направивших обращения;

получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан (организаций) документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

48. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам архивного отдела при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам, в том числе, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан.

49. Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений в архивный отдел являются:

достоверность представляемой заявителям информации о ходе рассмотрения обращения;

полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;

наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения;

отсутствие очередей при приеме документов от заявителей (их представителей) и выдаче результата предоставленной государственной услуги заявителю (его представителю);

отсутствие жалоб на действия (бездействие) государственных гражданских служащих архивного отдела;

отсутствие жалоб на некорректное, невнимательное отношение государственных гражданских служащих к заявителям (их представителям).

50. Получение государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

51. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте архивного отдела и на едином портале государственных и муниципальных услуг.

52. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте архивного отдела и на едином портале государственных и муниципальных услуг форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.

53. Обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственной услуги предоставлять документы в электронном виде с использованием официального сайта архивного отдела и единого портала государственных и муниципальных услуг.

54. Обеспечение при направлении заявителем обращения в форме электронного документа предоставления заявителю электронного сообщения, подтверждающего поступление обращения в архивный отдел.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

55. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:

прием и регистрация письменного обращения;

рассмотрение обращения руководством архивного отдела и передача на исполнение уполномоченному лицу;

анализ тематики поступивших обращений;

уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений;

направление обращения на исполнение в подведомственный архив (ОГКУ «ГАМО»), районные архивные отделы, организации по принадлежности;

уведомление заявителя о направлении обращения на исполнение по принадлежности.

56. Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги по рассмотрению и организации исполнения обращений (запросов) граждан и организаций в архивном отделе приведена в приложении № 2 Регламента. 

Последовательность действий должностных лиц архивного отдела при предоставлении государственной услуги

Прием и регистрация письменного обращения

57. Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

58. Поступившие в архивный отдел письменные и полученные при личном обращении запросы граждан (организаций) регистрируются специалистом, ответственным за прием и регистрацию обращений.

59. При поступлении в архивный отдел обращения заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте обращения, не требующего последующих действий архивного отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником архивного отдела по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

Рассмотрение обращения руководством архивного отдела и передача на исполнение уполномоченному лицу

60. Поступившие в архивный отдел обращения (запросы) после регистрации докладываются руководству архивного отдела и передаются на рассмотрение уполномоченному сотруднику.

61. Максимальный срок исполнения процедуры – 1 рабочий день.

62. Фиксация результата выполнения административной процедуры  производится посредством внесения резолюции начальника (заместителя начальника) архивного отдела о назначении исполнителя в электронную регистрационную карточку.

Анализ тематики поступивших обращений

63. Уполномоченный государственный гражданский служащий архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших обращений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов.

64. В результате анализа определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в обращении и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения;

место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить обращение на исполнение по принадлежности.

65. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – не более 5 рабочих дней.

Уведомление заявителя  о предоставлении дополнительных сведений

66. При отсутствии в запросе информации, необходимой для исполнения запроса, составляется ответ, в котором излагается просьба о предоставлении заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен.

Направление обращения на исполнение в подведомственный архив (ОГКУ «ГАМО»), районные архивные отделы, организации  по принадлежности

67. Специалист архивного отдела в зависимости от содержания поступившего письменного обращения:

направляет обращения  или их копии с соответствующими письмами на исполнение в ОГКУ «Государственный архив Магаданской области», в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, для рассмотрения и письменного ответа автору обращения:

направляют письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного отдела или подведомственного ему ОГКУ «ГАМО», в соответствующий орган или организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

68. Максимальный срок исполнения процедуры – не более 2 рабочих дней.

69. Фиксация результата выполнения данной административной процедуры производится посредством внесения записи в электронном журнале исходящих документов.

Уведомление заявителя о направлении обращения на исполнение по принадлежности

70. При направлении запроса на исполнение по принадлежности специалист архивного отдела в письменной форме уведомляет об этом  заявителя.

71. Письменное обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по адресу, указанному в письменном обращении.

72. В случае поступления  коллективного письменного обращения, ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении  не указан иной адресат для ответа.

Организация и проведение личного приема граждан

73. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела (в том числе при наличии у них ответа руководителя подведомственного архива), проводится должностными лицами архивного отдела по рабочим дням в соответствии с утвержденным в установленном порядке графиком, как правило, в специально оборудованных помещениях с соблюдением мер безопасности.

Проход в помещение архивного отдела осуществляется по пропуску. Заказ разового пропуска осуществляется при входе на вахте. Пропуск оформляется при наличии у заявителя документа, удостоверяющего личность.

74. В случае если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, от заявителя принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение уполномоченному сотруднику архивного отдела.

75. Начальник архивного отдела осуществляет прием граждан по вторникам  с 16.00 до 18.00.

Заместитель начальника архивного отдела осуществляет прием граждан по четвергам с 16.00 до 18.00.

76. В случае если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию архивного отдела, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти.

IV.Формы контроля за  исполнением Административного регламента

77. Контроль за рассмотрением письменных обращений осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений,  хода и результатов работы с обращениями граждан.

78. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Административного регламента должностными лицами архивного отдела.

79. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений осуществляется уполномоченным специалистом архивного отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Текущий контроль за исполнением письменных обращений включает:

постановку поручений по исполнению письменных обращений на контроль, в том числе с использованием системы электронного документооборота;

контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами исполнения государственной функции, принятием решений ответственными исполнителями;

информирование ответственных исполнителей о соблюдении установленных сроков рассмотрения письменных обращений;

снятие письменных обращений с контроля.

80. Письменные обращения снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

81. Архивный отдел осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги подведомственным ОГКУ «ГАМО».

Контроль за предоставлением государственной услуги архивным отделом и ОГКУ «ГАМО» включает в себя установленную администрацией Магаданской области полугодовую отчетность о ходе исполнения социально-правовых запросов, рассмотрение вопроса о ходе работы по исполнению социально-правовых запросов на заседаниях коллегии архивного отдела, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, сотрудников ОГКУ «ГАМО».

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги

82. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги проводится в виде плановых и внеплановых проверок.

83. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества предоставления государственной услуги принимается начальником архивного отдела в следующих случаях:

- в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги;

- обращений заявителей с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) государственных служащих архивного отдела, специалистов ОГКУ «ГАМО».

84. Результаты проверки полноты и качества предоставления государственной услуги оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

85. При выявлении в ходе текущего контроля нарушений Регламента или требований нормативных правовых актов Российской Федерации гражданский служащий, ответственный за организацию работы по предоставлению государственной услуги, принимает меры по устранению таких нарушений.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

86. Государственные служащие архивного отдела, осуществляющие полномочия по предоставлению государственной услуги, несут ответственность за действия (бездействие) и принимаемые (осуществляемые) решения  в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и их должностными регламентами.

Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

87. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

88. Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности  по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги.

89. Граждане, их объединения и организации могут контролировать  предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела и через справочно-информационный портал «Государственные услуги».

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, ОГКУ «ГАМО», предоставляющих государственную услугу, а также должностных лиц

Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги.

90. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) в ходе предоставления государственной услуги в досудебном порядке.

Предмет досудебного обжалования

91. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, специалиста ОГКУ «ГАМО», принятое или осуществленное им в ходе предоставления государственной услуги.

(п.91 в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

92. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствие с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами  субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

(пп.5 в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области;

7) отказ архивного отдела, должностного лица либо государственных служащих архивного отдела, ОГКУ «ГАМО», специалистов ОГКУ «ГАМО», предоставляющих государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток  и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

93. Поступление жалобы на решения и действия (бездействия) архивного отдела должностных лиц архивного отдела, специалистов ОГКУ «ГАМО», предоставляющих государственную услугу, является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования. 

(в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы

94. Жалоба на решения и действия (бездействие) архивного отдела, должностного лица либо государственного служащего архивного отдела, ОГКУ «ГАМО», специалистов ОГКУ «ГАМО» в ходе предоставления государственных услуг подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в архивный отдел администрации Магаданской области. 

95. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Архивного отдела, единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

96. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, ОГКУ «ГАМО»,  должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего, либо специалистов ОГКУ «ГАМО»;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего или специалиста. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

97. Прием и регистрация жалоб осуществляется государственным служащим архивного отдела в соответствии с должностным регламентом и соответствующим приказом архивного отдела о возложении обязанности по регистрации обращений граждан.

98. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном порядке

99. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, ОГКУ «ГАМО», осуществляющих полномочия по предоставлению государственной услуги:

начальнику архивного отдела администрации Магаданской области; заместителю губернатора Магаданской области, курирующему деятельность архивного отдела;

губернатору Магаданской области.

Сроки рассмотрения жалобы

100. После регистрации жалоба подлежит рассмотрению начальником архивного отдела в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, ОГКУ «ГАМО», предоставляющих государственные услуги в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

101. Заявитель вправе в подтверждение своих доводов приложить к жалобе документы либо их копии, а также получить в архивном отделе информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения

102.  Основания для отказа в рассмотрении жалобы отсутствуют.

103.  Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования

104. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом, ОГКУ «ГАМО», предоставляющими государственные услуги, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственных услуг документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

105. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 104 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

106. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

107. Результат рассмотрения жалобы направляется заявителю в виде письменного ответа на фирменном бланке письма архивного отдела за подписью руководителя и по желанию заявителя в электронной форме.

108. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Магаданской области по адресу: пл. Горького, 6, г. Магадан, 685000;

Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132.

Приложение № 1

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах ОГКУ «ГАМО», архивных отделов администраций районов Магаданской области, предоставляющих государственную услугу по рассмотрению и организации исполнения обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области

1.   Областное государственное казенное учреждение «Государственный

     архив Магаданской области»: пр. Карла Маркса, 60, г. Магадан, 685000,

     телефон: (8-4132) 62-80-33, 62-29-14;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон:      (8-413-41)257-14;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: (8-413-46) 916-74;     электронный адрес:  arhiv-omsuk@mail.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: (8-413-48) 221-12; электронный адрес:  arhiv.evenska@mail.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: (8-413-47) 947-59;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: (8-413-45) 223-23; электронный адрес:      arhiv-ssm@mail.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования       «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: (8-413-44) 227-21; электронный адрес: archiv_tenka@rambler.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: (8-413-42) 936-95; электронный адрес:           arhiv_adm-xr@rambler.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования   «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон: (8-413-43) 221-80; электронный адрес: yagodnoe_arhive@regadm.magadan.ru

Приложение № 2

Блок-схема последовательности действий архивного отдела администрации  Магаданской области по предоставлению государственной услуги по рассмотрению и организации исполнения обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших в архивный отдел