ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКО...



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

ПРИКАЗ

ОТ 26 СЕНТЯБРЯ 2008 ГОДА № 17

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ТЕРРИТОРИИ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ»

Администрация Президента и Правительства Республики Бурятия

Зарегистрировано в реестре нормативных правовых актов

органов исполнительной власти Республики Бурятия:

Номер государственной регистрации: № 032008239

от 25 ноября 2008 года

Утратил силу. Приказ Управления по делам архивов Республики Бурятия:

НГР ru04000201200997 (от 30.10.2012 № 37)

Изменения в ред. Приказа Управления по делам архивов Республики Бурятия:

НГР ru04000200900695 (от 16.11.2009 № 49)

В соответствии с постановлением Правительства Республики Бурятия от 28.04.2008г. № 205 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций предоставления государственных услуг» и Планом разработки Административных регламентов по предоставлению государственных услуг Управления по делам архивов в 2007-2008 гг.

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Управления по делам архивов Республики Бурятия по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Бурятия».

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Зам. начальника Управления

В.Ц. Лыксокова

Приложение №1 к приказу

Управления по делам архивов РБ

от 26.09.2008г. №17

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Управления по делам архивов Республики Бурятия по исполнению государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Бурятия»

1.1. Административный регламент (далее - Регламент) Управления по делам архивов Республики Бурятия (далее - Управление) по исполнению государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Бурятия» (далее-государственная функция) разработан в целях повышения качества ведения государственного учета документов Архивного фонда Республики Бурятия, определяет последовательность и сроки действий (административных процедур) Управления.

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета, 25.12.1993, № 237);

- Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);

- Законом Республики Бурятия от 23.11.2006 № 1957-III «Об архивном деле в Республике Бурятия» (газета «Бурятия» 25.11.2006, №222), Собрание законодательства РБ, №10-11 (91-92), 2006г;

-Законом Республики Бурятия от 06.07.2006 №1805-II «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Бурятия государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Бурятия;

В редакции Приказа Управления по делам архивов Республики Бурятия от 16.11.2009 № 49

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059).

1.3. Государственную функцию исполняет Управление по делам архивов Республики Бурятия (далее - Управление) при взаимодействии с архивными учреждениями Республики Бурятия указанными в приложении №1 к регламенту. Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется отделом организационно-методической работы Управления, который обеспечивает ведение государственного учета документов архивных фондов Республики Бурятия, являющихся составной частью документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук, ведение государственного учета архивных фондов Республики Бурятия, являющихся составной частью документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, ведение государственного учета архивных фондов Республики Бурятия, являющихся составной частью документов архивного фонда Республики Бурятия, находящихся на постоянном хранении в муниципальных архивах.

1.4. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления государственными архивами, муниципальными архивными органами и учреждениями в Управление, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных установлены нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти - Федерального архивного агентства (далее - Росархив).

1.5 Результатом исполнения государственной функции является заполнение в электронном и документальном виде Фондового каталога субъекта Федерации и представляет собой Сводную базу данных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Бурятия и направление Сводных учетных документов государственного учета и Сводной базы данных в Росархив для занесения данных в Центральный Фондовый каталог Федеральной архивной службы.

2.1. Сведения о месте нахождения и графике работы архивных учреждений Республики Бурятия, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Правительства Республики Бурятия . (приложение № 1.)

2.2.. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: 670000, г.Улан-Удэ, ул. Сухэ-Батора, 9а;.

2.3. Электронный адрес Управления: narb@pochta.ru

2.4. Телефоны специалистов Управления, исполняющих государственную функцию:

(3012)21-02-93, факс (3012) 21-46-34

График работы Управления:

понедельник - четверг 8.30 - 17.30

пятница 8.30 - 16.15

суббота-воскресенье выходные дни.

. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения.

2.5. При ответах на телефонные звонки специалисты Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

2.6. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

2.7. При информировании посредством личного обращения специалисты Управления обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

2.8. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.9. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

2.10. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.

2.11. Сбор документов государственного учета, учетных баз данных архивных учреждений Республики Бурятия для включения в Сводные документы государственного учета и Сводные учетные базы данных осуществляется до 20 декабря т.г.

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

3.1. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1. Прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение в Отдел организационно-методической работы Управления;

3.1.2. Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета специалистами Отдела организационно-методической работы Управления.

3.1.3. Анализ учетных баз данных и пополнение Сводной учетной базы данных в Отделе по организационно-методической работе Управления;

3.1.4.Направление Сводной учетной базы данных в Росархив. Блок- схема исполнения государственной функции предусматривается в приложении № 2 к настоящему Регламенту.

Прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение специалистам Управления

3.2. Прием и регистрацию документов государственного учета осуществляет секретарь Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

3.3. После регистрации тот же день документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение специалистам Управления.

3.4. Прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных осуществляется в день поступления документов.

Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в архивных учреждениях Республики Бурятия

3.5. Специалист Управления, ответственный за проведение анализа документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета совместно с руководителями архивных учреждений Республики Бурятия готовит Сводные документы государственного учета.

3.6. Заместитель начальника Управления - начальник Отдела Управления проверяет комплектность документов государственного учета, правильность их оформления.

3.7. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета начальник Отдела Управления информирует об этом руководителей архивных учреждений Республики Бурятия, представивших документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

3.8. Начальник Отдела Управления проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

3.9. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета начальник Отдела Управления действует в соответствии с пунктом 2.6. настоящего Регламента.

3.10. После проведенного анализа специалист Управления составляет Сводные документы государственного учета.

3.11. Начальник отдела Управления представляет Сводные документы государственного учета начальнику Управления для подписания.

3.12. Сводные документы государственного учета, подписанные начальником Управления и Сводная учетная база данных направляются в Росархив, ответственный за государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, до 15 февраля года, следующего за отчетным.

Анализ учетных баз данных и пополнение Сводной учетной базы данных Управления.

3.13. Поступившие от архивных учреждений Республики Бурятия учетные базы передаются специалисту Управления, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных.

3.14. Специалист Управления, ответственный за проведение анализа осуществляет внутреннюю регистрацию учетных баз данных, проверяет их структуру, правильность заполнения.

3.15 При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных специалист Управления информирует об этом руководителей архивных учреждений Республики Бурятия, представивших учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

3.16.Начальник Отдела Управления проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.

3.17. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных специалист и начальник Отдела Управления действуют в соответствии с пунктом 3.18 настоящего Регламента.

3.19. После проведенного анализа учетной базы данных специалист Управления вносит ее в Сводную учетную базу данных Управления (в электронном и документальном виде), не позднее 25 января следующего за отчетным годом

Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета.

3.20. Начальник Отдела Управления проверяет комплектность документов государственного учета, правильность оформления.

3.21. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета начальник Отдела Управления информирует об этом руководителей архивных учреждений республики Бурятия, представивших документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

3.22. Начальник отдела Управления проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

3.23. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета начальник Отдела Управления действует в соответствии с пунктом 2.19. настоящего Регламента.

3.24. После проведенного анализа специалист Управления составляет Сводные документы государственного учета.

3.25. Начальник Отдела Управления представляет Сводные документы государственного учета начальнику Управления для подписания.

3.26. Сводные документы государственного учета, подписанные начальником Управления, направляются в Росархив, до 15 февраля года, следующего за отчетным.

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений осуществляет начальник Управления, заместитель начальника Управления.

4.2. Контроль за надлежащим исполнением государственной функции Управлением осуществляют Президент Республики Бурятия, Правительство Республики Бурятии.

4.3. За невыполнение решений принимаемых в ходе исполнения государственной функции государственные гражданские служащие Управления по делам архивов Республики Бурятия несут ответственность установленную их должностными регламентами.

4.4. Граждане, общественные объединения, организации вправе осуществлять контроль за исполнением государственной функции на любой ее стадии путем получения информации в порядке, определенном разделом II настоящего Регламента.

5.1. Физические и юридические лица (далее - Заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Отдел Управления или непосредственно к начальнику Управления или его заместителю. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

5.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 25-30 дней со дня регистрации в зависимости от сложности вопроса

5.3. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применению мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента, которые повлекли за собой жалобу.

5.4. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.5. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.6.. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в адрес Президента Республики Бурятия, Правительства Республики Бурятия.

5.5. Действия (бездействие) осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции могут быть обжалованы в судебном порядке установленном Федеральным законодательством.

Приложение № 1

к Регламенту

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах архивных учреждений Республики Бурятия по исполнению государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Республики Бурятия»

Наименование   учреждения

Адрес,   телефон

Адрес   электронной почты

e-mail:

1

2

3

Управление по   делам архивов РБ

тел. 21-45-25

670000, г.   Улан-Удэ,

ул. Сухэ-Батора, 9а

narb@pochta.ru

Национальный архив   РБ

тел. 21-41-91

670001, г.   Улан-Удэ,

ул. Ленина, 54

narb@pochta.ru

Государственный   архив документов по личному составу РБ

тел. 37-19-77

670044, г.   Улан-Удэ,

ул. Ключевская, 31

narb@pochta.ru

Филиал   Государственного архива документов по личному составу в г.Закаменск

тел.   8-30137-44-818

671950, г.   Закаменск,

ул. Ленина, 20

admzakam@icm.buryatia.ru

Архивный отдел МО   «Баргузинский район»

тел.   8-30131-41-419

671610, п.   Баргузин,

ул. Красноармейская, 35

admbrg@icm.buryatia.ru

Архивный отдел МО

«Баунтовский   район»

тел.   8-30153-41-712

671510, п.   Багдарин

ул. Комсомольская,   15

admbnt@icm.buryatia.ru

Архивный отдел МО

«Бичурский район»

тел.   8-30133-41-218

671360, с. Бичура

ул. Советская, 43

admbich@icm.buryatia.ru

Архивный отдел МО

«Джидинский район»

тел.   8-30134-41-903

671920,   с.Петропавловка, ул. Свердлова, 41

admdzd@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Еравнинский   район»

тел.   8-30135-21-583

671430, с.   Сосново-

Озерское,

ул. Первомайская

admeravna@icm.buryatia.ru

Архивный отдел   «Заиграевский район»

тел.   8-30136-42-240

671310, п.   Заиграево,

ул. Октябрьская, 2

admzgr@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Закаменский   район»

тел.   8-30137-44-818

671950, г.   Закаменск

ул. Ленина, 20

admzakam@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Иволгинский   район»

тел.   8-30140-21-381

671050, с.   Иволгинск

ул. Ленина, 23

admivl@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Кабанский район»

тел.   8-30138-41-443

671200, с.   Кабанск,

ул. Кирова, 10

admkab@icm.buryatia.ru

archive@kabansk.

Архивный отдел

«Кижингинский   район»

тел.   8-30141-32-418

671450, с.   Кижинга,

ул. Калинина, 2

admkzn@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Курумканский   район»

тел.   8-30149-42-114

671640, с. Курумкан,  

ул. Балдакова, 13

admkrm@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Кяхтинский район»

тел.   8-30142-91-554

671840, г. Кяхта,

ул.Горнозелентуйская,   14

admkht@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Муйский район»

тел.   8-30132-55-313

671560, п. Таксимо,  

ул. Советская,10а

admmsk@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

Мухоршибирский   район»

тел.   8-30143-22-601

671340, с.   Мухоршибирь,

ул. Доржиева, 27

admmhr@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Окинский район»

тел.   8-30150-51-220

671030, с. Орлик,

ул. Советская, 32

admoka@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Прибайкальский   район»

тел.   8-30144-51-961

671260, с.   Турунтаево

ул. 50 лет   Октября, 1а

admprb@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Северобайкальский   район»

тел. 8-30130-48-303

671710, п.   Нижнеангарск

ул. Рабочая, 125

admnrd@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«г.Северобайкальск»

тел.   8-30130-22-688

671700, факс   2-26-88

г.Северобайкальск,  

пр. Ленинградский,   7

admsevbk@icm.buryatia.ru

Архивный отдел «Селенгинский   район»

тел.   8-30145-41-297

671160, г.   Гусиноозерск,

ул. Первомайская,   6

admsel@icm.buryatia.ru

Архивный отдел   «Тарбагатайский район»

тел.   8-30146-55-374

671110, с.   Тарбагатай

ул. Школьная, 1

admtrb@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Тункинский район»

тел.   8-30147-41-319

671010, с. Кырен

ул. Ленина, 107

admtnk@icm.buryatia.ru

Архивный отдел

«Хоринский район»

тел.   8-30148-22-896

671410, с.   Хоринск,

ул. Первомайская,   41

admhrn@icm.buryatia.ru

Архив документов   по личному составу Администрации г.Улан-Удэ

670017, г.   Улан-Удэ,

ул. Фрунзе, 11

тел. 21-03-04

Республиканский   архив ЗАГСа

6700034, г.   Улан-Удэ,

ул.   Красноармейская, 20

тел. 44-43-61

ГУ Объединенный архив   Минсельхоз-прода РБ

670034, г.   Улан-Удэ,

ул.   Красноармейская, 35

тел. 44-16-33

Приложение № 2

к Регламенту

БЛОК-СХЕМА

по исполнению государственных функций «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Бурятия»

*Блок-схема имеется на бумажном носителе в архивном фонде Федерального регистра.

*Опубликовано в газете Бурятия № 228 от 6 декабря 2008 года, Официальный вестник № 130.