ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ПРИМЕНЯЕМОЙ АППАРАТОМ АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ ЗА ...



  Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа

ПРИКАЗ

от 26 декабря 2019 г. № 70

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ПРИМЕНЯЕМОЙ АППАРАТОМ АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ТЕРРИТОРИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

В соответствии с частью 11.3 статьи Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Общими требованиями к разработке и утверждению проверочных листов (списков контрольных вопросов), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.02.2017 № 177, ПРИКАЗЫВАЮ:             

1. Утвердить форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую при проведении плановых проверок при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Ненецкого автономного округа согласно Приложению.

2. Архивному отделу Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа разместить настоящий приказ на официальном сайте Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Исполняющий обязанности

руководителя Аппарата Администрации

Ненецкого автономного округа

А.А. Блощинский

Приложение

к приказу Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа

от 26.12.2019 № 70

«Об утверждении формы проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемой Аппаратом Администрации Ненецкого автономного округа
при осуществлении регионального государственного контроля
за соблюдением законодательства
об архивном деле в Российской Федерации на территории Ненецкого автономного округа»

Форма проверочного листа

(списка контрольных вопросов),

применяемая при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле
в Российской Федерации на территории Ненецкого автономного округа

Настоящая форма проверочного листа (списка контрольных вопросов) (далее – проверочный лист) применяется в ходе плановых проверок, проводимых в отношении органов государственной власти Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления муниципальных образований Ненецкого автономного округа, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (далее – организация), осуществляющих в соответствии
с действующим законодательством хранение, комплектование, учет
и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации, других архивных документов, подлежащих региональному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на территории  Ненецкого автономного округа.

Предмет плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в форме проверочного листа.

1. Наименование органа государственного контроля (надзора): Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа.

2. Проверочный лист утвержден приказом Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа от __________ № ___ «Об утверждении формы проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемой Аппаратом Администрации Ненецкого автономного округа
при осуществлении регионального государственного контроля
за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Ненецкого автономного округа».

3. Наименование органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления, юридического лица, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя___________________________________________________

__________________________________________________________________

4. Реквизиты распоряжения Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа о проведении проверки___________________________

__________________________________________________________________

5. Учетный номер плановой проверки и дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок____________________________

__________________________________________________________________

6. Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Должность, фамилия и инициалы должностного (ых) лица (лиц) Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, проводящего
(их) проверку_______________________________________________________

__________________________________________________________________

8. Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований, составляющих предмет проверки:

№

Вопросы, отражающие содержание обязательных требований

Реквизиты нормативных правовых актов,

с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Ответы на вопросы*

Примечание

Организация архива

Имеется ли организационно-распорядительный документ о создании архива организации?

статьи 5, 13, 17 Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации» (далее –Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ); пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов
в органах государственной власти, органах местного самоуправления
и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 31.03.2015 № 526
(далее - Правила
от 31.03.2015 № 526)

требования данного пункта являются обязательными для органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления

Имеется ли правовой акт

организации о назначении ответственного лица за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации, их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы?

статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ;

пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил от 31.03.2015
№ 526

приказ, должностные инструкции (регламенты), положение
о структурном подразделении организации
и другие локальные правовые акты,
на основании которых
за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности
по обеспечению сохранности архивных документов,
их учету, комплектованию
и использованию

Имеется ли Положение
об архиве организации?

пункт 1.5 Правил
от 31.03.2015 № 526

Утвержден ли организационно-распорядительным документом руководителя организации состав экспертной комиссии?

пункты 4.7, 4.8 Правил
от 31.03.2015 № 526

Имеется ли Положение об экспертной комиссии, утвержденное руководителем организации?

пункты 4.8, 4.9 Правил
от 31.03.2015 № 526

Имеется ли согласованная с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) и утвержденная руководителем организации

номенклатура дел, закрепляющая порядок формирования и учета дел в делопроизводстве?

пункты 4.14 – 4.18 Правил от 31.03.2015 № 526

Организация хранения и обеспечения сохранности документов Архивного Фонда

Российской Федерации и архивных документов

Соответствует ли архивохранилище основным нормативным требованиям?

пункты 2.14, 2.16, 2.17 Правил от 31.03.2015
№ 526

наличие отдельного помещения

для размещения архивных документов – архивохранилище, изолированность рабочих комнат сотрудников архива от архивохранилища, недопустимость размещения архива

в подвальных

и чердачных помещениях, отсутствие труб водоснабжения

и канализации, технических

или бытовых выводов воды в архивохранилище

Имеет ли архивохранилище естественную или искусственную вентиляцию?

пункт 2.19 Правил
от 31.03.2015 № 526

Обеспечивается

ли оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов?

пункты 2.14, 2.15, 2.21, 2.24, 2.35 Правил
от 31.03.2015 № 526

металлические стеллажи,

архивные короба

Обеспечивается

ли оснащение помещения архива средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией?

пункты 2.14, 2.15, 2.17, 2.22 Правил от 31.03.2015
№ 526

Соблюдается ли

охранный режим

в архивохранилище?

пункты 2.15, 2.20, 2.23 Правил от 31.03.2015
№ 526

Применяются ли на окнах в архивохранилище светорассеиватели, защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия?

пункты 2.15, 2.24 Правил
от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли

световой режим

в архивохранилище?

пункты 2.15, 2.24 Правил
от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли

в архивохранилище нормативный температурно-влажностный режим?

пункты 2.15, 2.25, 2.26 Правил от 31.03.2015
№ 526

для хранения документов

на бумажном носителе – температура

17 – 19 °C, относительная влажность воздуха – 50 – 55%;

для документов

на магнитных дисках и дисковых накопителях –

8 – 18 °C

и 45 – 65%;

для документов

на оптических дисках –

10 – 23 °C

и 20 – 50%;

для документов

на кинопленке:

с нитроосновой – черно-белые: температура не выше 10 °C, цветные: температура

не выше – 5 °C;

с безопасной основой –

черно-белые: температура не выше 15 °C, цветные: температура не выше -5 °C;

для фотодокументов:

черно-белые – температура не выше 15 °C;

цветные – температура не выше -5 °C.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов

на кинопленке

и фотодокументов, составляет 40 – 50%.

Имеются ли в архивохранилище средства измерения и контроля температурно-влажностного режима?

пункты 2.15, 2.25, 2.26 Правил от 31.03.2015
№ 526

Фиксируются ли показания контрольно-измерительных приборов в регистрационных журналах?

пункты 2.15, 2.25, 2.26 Правил от 31.03.2015
№ 526

Проводятся ли

в архивохранилище  санитарно-гигиенические мероприятия?

пункты 2.15, 2.27, 2.28, 2.29 Правил от 31.03.2015
№ 526

Соответствует ли порядок размещения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах установленным требованиям?

пункты 2.34, 2.35, 2.36 Правил
от 31.03.2015 № 526

Проводятся ли в архиве проверки наличия
и состояния документов?

пункты 2.14, 2.39-2.43 Правил от 31.03.2015
№ 526

на бумажных носителях – не реже одного раза в 10 лет, на электронных носителях – не реже одного раза в 5 лет

Разработаны ли планы конкретных мероприятий и нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов?

пункт 2.49 Правил
от 31.03.2015 № 526

Ознакомлены ли с содержанием планов мероприятий и нормативных документов, определяющих работу архива при чрезвычайных ситуациях, сотрудники архива?

пункт 2.49 Правил
от 31.03.2015 № 526

Учет документов Архивного Фонда Российской Федерациии и других архивных документов

Ведется ли учет всех хранящихся в архиве документов, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов?

пункт 3.1 Правил
от 31.03.2015 № 526

Ведутся ли в архиве организации основные (обязательные) учетные документы?

пункты 3.6 – 3.11, приложения № 11 – 19 Правил от 31.03.2015
№ 526

книга учета поступления

и выбытия дел, документов;

список фондов

(для организаций, хранящих документы более одного фонда);

лист фонда;

описи дел, документов;

реестр описей

(при наличии двух

и более описей дел)

Оформляется ли итоговая запись в учетных документах?

пункты 3.7-3.10 Правил
от 31.03.2015 № 526

Составляются ли ежегодно к 30 декабря отчетного года паспорт архива

по состоянию

на 1 декабря?

пункт 3.12. Правил
от 31.03.2015 № 526, пункты 2.6.1; приложения № 4, 4а, 4б Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива
от 11.03.1997 № 11

для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов

Ведется ли дело фонда, включающее учетные документы, характеризующие изменения фонда и документы, отражающие историю фонда

и фондообразователя?

пункт 3.15 Правил
от 31.03.2015 № 526

Комплектование архива организации документами Архивного Фонда

Российской Федерациии и другми архивными документами

Обеспечивается ли поступление документов

в архив организации

после проведения экспертизы ценности?

пункт 4.3 Правил
от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли сроки передачи архивных документов в архив организации после завершения дел
в делопроизводстве
в установленные сроки?

пункт 4.1 Правил
от 31.03.2015 № 526

не ранее,

чем через один год

и не позднее,

чем через три года

Составляется ли на дела с истекшими сроками хранения акт о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению?

пункты 4.2, 4.9, 4.11 - 4.13 Правил от 31.03.2015
№ 526

Составляются ли в структурных подразделениях организации описи дел постоянного хранения
и по личному составу?

пункты 4.31, 4.32, 5.5, приложения № 23, 24 Правил от 31.03.2015
№ 526

Соблюдаются ли сроки представления описей дел структурных подразделений

организации в архив организации?

пункт 4.31 Правил
от 31.03.2015 № 526

не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве

Проводится ли полное оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу для передачи

в архив?

пункты 4.19 - 4.32, приложения № 8, 27, 28 Правил от 31.03.2015
№ 526

подшивка (переплет) документов дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела

Соответствуют ли сводные описи дел, документов (годовые разделы)

организации, составленные в архиве организации, установленной форме?

пункты 5.4, 5.5, приложения № 14-18 Правил от 31.03.2015
№ 526

Соблюдаются ли организацией

сроки представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на утверждение (согласование) ЭПК?

пункт 5.5 Правил
от 31.03.2015 № 526

не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел

Организация использования документов Архивного Фонда Российской Федерациии

и других архивных документов

Ведется ли архивом организации учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов?

пункты 5.7, 5.8 Правил
от 31.03.2015 № 526

Имеется ли книга выдачи дел (документов)

из архивохранилища?

пункты 2.46, 5.8 Правил
от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли сотрудниками архива установленные сроки выдачи дел (документов) для использования другим сотрудникам организации

и иным пользователям?

пункт 2.45 Правил
от 31.03.2015 № 526

не более одного месяца

Оформляется ли выдача документов из архивохранилища актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче
в сторонние организации?

пункт 2.46, приложение
№ 10 Правил от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли сотрудниками архива установленные сроки выдачи дел (документов) для использования сотрудникам судебных, правоохранительных
и иных уполномоченных органов?

пункт 2.45 Правил
от 31.03.2015 № 526

не более шести месяцев

Оформляются ли акты
об изъятии и возвращении документов с последующим включением их в дело фонда?

пункт 5.17 Правил
от 31.03.2015 № 526

Соблюдается ли порядок регистрации запросов?

пункт 5.10 Правил
от 31.03.2015 № 526

в течение трех рабочих дней

с момента поступления запроса

Перенаправляются ли запросы, не относящиеся

к составу хранящихся

в организации документов (непрофильный запрос),

в течение 7 дней со дня регистрации запроса

в организацию, где могут храниться необходимые документы

с уведомлением об этом заявителя?

пункт 5.10 Правил
от 31.03.2015 № 526

Соблюдаются ли архивом сроки исполнения запросов?

пункт 5.10 Правил
от 31.03.2015 № 526

в течение 30 дней со дня его регистрации

Передача документов Архивного Фонда Российской Федерациии

и других архивных документов на государственное хранение

Соблюдаются ли

организацией

сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение
в государственный (муниципальный) архив?

статья 22 Федерального закона от 22.10.2004
№ 125-ФЗ; пункты 6.1 - 6.6 Правил от 31.03.2015
№ 526

* - указывается «да», «нет», «н/р» - требование не распространяется

должность и ФИО должностного лица, заполнившего проверочный лист

дата

подпись

должность и ФИО должностного лица организации, присутствовавшего
при заполнении проверочного листа

дата

подпись

__________