Основная информация
| Дата опубликования: | 27 апреля 2010г. |
| Номер документа: | RU49000201000206 |
| Текущая редакция: | 3 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Магаданская область |
| Принявший орган: | Архивный отдел администрации Магаданской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
Приложение 2
Р О С С И Й С К А Я Ф Е Д Е Р А Ц И Я
АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ПРИКАЗ
От 27 апреля 2010 №22
Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области»
Утратил силу. Приказом от 06.07.2012 №28
(Текст изменен)
{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}
{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 19.08.2011 №24}
В связи с изменением структуры архивного отдела администрации Магаданской области в соответствии с постановлением администрации Магаданской области от 24.09.2009 № 475-па «О создании областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области», в целях приведения нормативных актов в соответствие с действующим законодательством п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области» в новой редакции.
2. Направить приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.
3. Признать утратившим силу п. 1.1 приказа архивного отдела администрации Магаданской области от 27.06.2008 № 17 «Об утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг».
4. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник отдела
О.Е.Кононова
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного отдела
администрации Магаданской области
от 27.04.2010 № 22
Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги
«Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области»
{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}
I. Общие положения
Наименование государственной услуги
1. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области» (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Магаданской области (далее – архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с областным государственным учреждением «Государственный архив Магаданской области» (далее – ОГУ «ГАМО»), органами государственной власти и местного самоуправления, гражданами и организациями (далее – органы и организации) при предоставлении государственной услуги.
Организация исполнения запросов российских граждан включает в себя организацию исполнения поступающих в архивный отдел от российских граждан социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
Нормативно - правовое регулирование предоставления государственной услуги
2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФЗК, от 30.12.2008 № 7-ФЗК) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст.445; 2009, № 1, ст.1; 2009, № 1, ст.2);
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. Федерального закона от 18.07.2009 № 180-ФЗ) "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768; 2009, № 29, ст. 3617);
Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 16.02.2009 № 7, ст. 776);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст.2060);
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч.1, ст. 3448);
Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74; 1997, № 3, ст. 367; 2000, № 36, ст. 3636);
Положение об архивном отделе администрации Магаданской области, утвержденное постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па;
Постановление администрации Магаданской области от 24.09.2009 № 475-па «О создании областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области»;
Устав областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области», утвержденный приказом архивного отдела от 30.10.2009 № 32;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009));
Приказ архивного отдела от 02.04.2010 № 20 "Об утверждении Регламента внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области";
Приказ архивного отдела от 21.12.2009 № 39 «Об утверждении Положения о порядке досудебного обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».
Орган по предоставлению государственной услуги
3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской осуществляет архивный отдел администрации Магаданской области.
Работу по исполнению запросов российских граждан осуществляют: ОГУ «ГАМО», органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения социально-правовых запросов.
II. Требования к порядку предоставления государственной услуги
Порядок информирования о предоставлении государственной услуги
Государственная услуга по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области предоставляется архивным отделом в виде: информационных писем; информационных писем с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
5. Место нахождения архивного отдела администрации Магаданской области и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр.К.Маркса, 60.
6. Электронный адрес: magadanarchive@mail.ru, сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru.
7. Справочные телефоны: тел: (8-4132) 65-12-78 тел./ факс – 65-13-99.
8. Прием граждан начальником архивного отдела осуществляется в соответствии с графиком приема.
9. Место нахождения областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области» и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К.Маркса, 60.
Справочные телефоны: тел.: (8-4132) 62-29-14, тел./факс- 62-80-33.
10. Местонахождение, почтовый адрес, контактные телефоны архивных отделов администраций районов Магаданской области указаны в Приложении № 1.
11. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения гражданина;
12. При консультировании граждан по телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений (запросов), связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
13. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
14. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
Основание для предоставления государственной услуги
15. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение (запрос) заявителя в адрес архивного отдела, в том числе поступившее по электронной почте.
Пользователь информацией имеет право обращаться в архивный отдел с запросом как непосредственно, так и через своего представителя, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
16. В поступившем в архивный отдел обращении (запросе) заявителя должны быть указаны:
- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения, содержания запроса;
- фамилия, имя и отчество гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица) общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию;
- интересующий заявителя вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личная подпись гражданина или должностного лица;
- дата отправления.
Анонимные запросы не рассматриваются.
В запросе, составленном в письменной форме, указывается также наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляется запрос, либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.
17. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
Условия и сроки предоставления государственной услуги
18. Запросы социально-правового характера граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений, поступившие в архивный отдел, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем архивный отдел уведомляет заявителя.
19. При рассмотрении архивным отделом запросов органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, архивный отдел дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов, архивный отдел в течение семи дней со дня регистрации уведомляет орган об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного федеральным законодательством срока для ответа на запрос.
20. При поступлении в архивный отдел запросов социально-правового характера, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
21. Прием граждан осуществляется начальником архивного отдела и его заместителем по рабочим дням без предварительной записи.
22. Предоставление государственной услуги по непосредственному исполнению запросов социально-правового характера осуществляется ОГУ «ГАМО». Прием граждан проводится заместителем директора по работе с документами по личному составу ежедневно с 9.00 до 12.00 кроме пятницы.
23. На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;
- образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;
- схема размещения специалистов и режим приема ими граждан.
24. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину или представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информирование о ходе оказания государственной услуги осуществляется специалистами при личном контакте с юридическими и физическими лицами, а также с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается при подаче заявления, а в случае сокращения срока – по указанному в заявлении телефону или электронной почте.
25. Конечным результатом оказания государственной услуги могут являться:
- архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, архивная справка подписывается директором архива и исполнителем, заверяется гербовой печатью архива;
- архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела или архива по запросу физического и юридического лица или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по конкретному запросу;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
26. Обращения (запросы) организаций и общественных объединений социально-правового характера рассматриваются в архивном отделе в течение 30 дней со дня их регистрации.
Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме обращения об ошибке в изложенной информации.
27. Потребителями результатов оказания государственной услуги являются: граждане Российской Федерации, органы государственной власти, местного самоуправления, организации и общественные объединения.
28. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на получение государственной услуги не должно превышать 30 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 15 минут.
29. Предоставление государственной услуги осуществляется в здании (помещении) с учетом пешеходной доступности (не более 5 минут пешком) от остановок общественного транспорта. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела и ОГУ «ГАМО», оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов предоставления государственной услуги к парковочным местам является бесплатным.
30. Вход в здание, в котором располагается архивный отдел и ОГУ «ГАМО», оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении и режиме работы архивного отдела и ОГУ «ГАМО».
31. Места для ожидания оборудованы информационным стендом, содержащим:
- адреса архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области с указанием телефонных номеров и адреса электронной почты;
- режим работы архивного отдела и ОГУ «ГАМО».
32. Для удобства приема заявителей помещения для непосредственного взаимодействия специалистов ОГУ «ГАМО» и потребителей государственной услуги расположены на первом этаже здания.
33. Должностное лицо, предоставляющее государственную услугу, обязано предложить лицу воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих услугу, оборудуются компьютером (один компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по наличию архивных документов. Должностным лицам архивного отдела и ОГУ «ГАМО» выделяется бумага и канцелярские товары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.
34. Учет поступающих обращений (запросов) осуществляется в пределах календарного года.
35. С начала календарного года в ОГУ «ГАМО» заводится новый «Журнал регистрации запросов физических и юридических лиц», отдельно на письменные обращения и обращения, полученные в ходе личного приема граждан. Обращению (запросу) присваивается порядковый номер в Журнале, который формируется в порядке возрастания и указывается в графе 1 Журнала. В графе 2 указывается фамилия, имя, отчество заявителя, в графе 3 – адрес юридического или физического лица, в графе 4 – дата поступления запроса, в графе 5 – откуда поступил запрос, содержание запрашиваемой информации отражается в графе 6. В графе 7 указывается, куда направлен ответ, в графе 8 – подпись в получении запроса, в графе 9 – дата исполнения запроса, в последней графе 10 - примечание может содержаться следующая информация:
- положительный ответ,
- отрицательный ответ;
- ответ об отсутствии документов в архиве по запрашиваемой информации;
- рекомендация, куда следует обратиться для получения необходимой информации;
- о продлении срока исполнения обращения (запроса).
Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
36. Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы.
37. Отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
38. Обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя, не рассматриваются.
39. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, начальник архивного отдела, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
40. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
(пункт 40 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
41. В случае получения письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивного отдела, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги
42. Архивный отдел осуществляет предоставление государственной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов бесплатно.
43. ОГУ «ГАМО» осуществляет исполнение социально-правовых запросов бесплатно.
III. Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
44. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
- регистрация обращений (запросов), рассмотрение поступивших обращений (запросов) начальником архивного отдела и передача на исполнение должностному лицу архивного отдела;
- анализ тематики социально-правовых запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса;
- направление по результатам рассмотрения социально-правовых запросов на исполнение по принадлежности в ОГУ «ГАМО», органы и организации;
- подготовка и направление ответов пользователям.
Блок-схема последовательности действий архивного отдела по предоставлению государственной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел, приведена в Приложении № 2.
Регистрация обращений (запросов) заявителей и передача их на исполнение
45. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
Поступившие в архивный отдел письменные обращения (запросы) заявителей регистрируются должностным лицом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции архивного отдела, в течение трех дней с момента поступления в архивный отдел, докладываются начальнику архивного отдела.
Регистрация осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело», в базе данных «Обращения российских граждан», т.е. создаются регистрационные карточки (РК), в которых автоматически проставляется регистрационный номер, дата регистрации, заполняются все необходимые поля.
46. Депутатские запросы о предоставлении информации рассматриваются начальником архивного отдела в день поступления.
47. При поступлении в архивный отдел Интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Анализ тематики обращений (запросов)
48. Должностное лицо архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) заявителей, осуществляет анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) заявителей. При этом определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера;
- степень полноты сведений, содержащихся в обращении (запросе) заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
49. Архивный отдел письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
Направление по результатам рассмотрения
социально-правовых запросов на исполнение по принадлежности
в ОГУ «ГАМО», органы и организации
50. Архивный отдел по итогам анализа тематики обращений (запросов) направляет их на исполнение по принадлежности в ОГУ «ГАМО», органы и организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения обращений (запросов).
Если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо архивного отдела направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
51. ОГУ «ГАМО» по результатам рассмотрения социально-правовых запросов, поступивших из архивного отдела, готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляет их в адрес заявителя.
52. Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации по социально-правовым запросам, готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес заявителя.
53. В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.
Подготовка и направление ответов заявителям
54. Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о рассмотрении и (или) направлении запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
55. Должностное лицо архивного отдела:
- анализирует полученные ответы из ОГУ «ГАМО», иных органов и организаций, оценивает полноту полученной информации;
- готовит информационное письмо или информационное письмо с приложением поступивших из ОГУ «ГАМО» информационных материалов (информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий), для ответа на запрос заявителя;
- при отсутствии запрашиваемых сведений в ОГУ «ГАМО» информирует об этом автора обращения (запроса) и, по возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;
- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
56. Рассмотрение обращения (запроса) считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
57. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области и принятием решений, осуществляется должностным лицом архивного отдела, ответственным за организацию работы по ее предоставлению.
58. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
Архивный отдел осуществляет мониторинг исполнения социально-правовых запросов, поступивших в архивный отдел, а также контроль за работой ОГУ «ГАМО» по рассмотрению направленных архивным отделом в его адрес запросов граждан.
59. Контроль за предоставлением государственной услуги архивным отделом и ОГУ «ГАМО» может осуществляться органами прокуратуры, иными надзорными органами в пределах их компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими их деятельность.
60. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия( бездействие) должностных лиц архивного отдела.
61. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению заявителя.
62. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие архивного отдела.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента
63. Заявитель вправе обжаловать действие (бездействие) должностных лиц архивного отдела, специалистов ОГУ «ГАМО» в досудебном или судебном порядке.
64. Действия (бездействие) и решения, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе исполнения государственными гражданскими служащими Архивного отдела, специалистами ОГУ «ГАМО» административных регламентов, могут быть обжалованы заявителями путем направления жалоб в адрес архивного отдела администрации Магаданской области.
65. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично, в письменной форме или в форме электронного документа или направить письменное обращение, жалобу.
(п.65 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)
66. В соответствии с Регламентом внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области личный прием граждан осуществляется начальником или заместителем начальника архивного отдела. Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан на информационных стендах, интернет-сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.
В случае, если во время приема заявителя решение вопросов по жалобе невозможно, принимается письменное обращение.
67. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты заявителя, иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
68. Письменная жалоба рассматривается начальником архивного отдела, в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с уведомлением об этом заявителя, направившего жалобу, в течение двух календарных дней с момента принятия решения.
69. Обращение, поступившее в архивный отдел в форме электронного документа, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
Ответ на обращение, поступившее в архивный отдел или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении
(п.69 введен Приказом от 19.08.2011 №24)
70. Архивный отдел:
1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
2) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
71. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
72. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
73. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.
(пункт 72 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
74. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.
75. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.
(пункт 74 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
76. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.
77. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.
78. При рассмотрении обращения заявителя на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения административного регламента, с целью выявления и устранения нарушений прав заявителя, архивным отделом могут проводиться проверки.
Проверки осуществляются на основании приказов архивного отдела.
79. Для проведения проверки формируется комиссия, председателем которой является начальник архивного отдела, членам комиссии – специалисты архивного отдела, ОГУ «ГАМО», ответственные за предоставление государственной услуги.
80. Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Магаданской области, иным нормативными правовым актами Магаданской области, приказами архивного отдела.
81. Результат рассмотрения жалобы направляется заявителю в виде письменного ответа на фирменном бланке письма архивного отдела за подписью руководителя.
82. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:
Администрацию Магаданской области по адресу: пл. Горького, 6, г. Магадан, 685000;
Дальневосточное Управление Росохранкультуры по адресу: ул. Ленина, 4, г. Хабаровск, 680000;
Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132.
83. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
(п.70-83 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)
Приложение № 1
Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах архивных отделов администраций районов Магаданской области, предоставляющих государственную услугу по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон:(8-413-41)257-14;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: (8-413-46) 916-74;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: (8-413-48) 221-12;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: (8-413-47) 947-59;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: (8-413-45) 223-23;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: (8-413-44) 227-21;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: (8-413-42) 936-95;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон: (8-413-43) 221-80.
Приложение № 2
Блок-схема последовательности действий архивного отдела администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел
Уведомление заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации по их дальнейшему поиску
Уведомление заявителя об отказе в получении информации, содержащей сведения конфиденциального характера при отсутствии у него на это права и разъяснение о его дальнейших действиях
Приложение 2
Р О С С И Й С К А Я Ф Е Д Е Р А Ц И Я
АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ПРИКАЗ
От 27 апреля 2010 №22
Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области»
Утратил силу. Приказом от 06.07.2012 №28
(Текст изменен)
{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}
{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 19.08.2011 №24}
В связи с изменением структуры архивного отдела администрации Магаданской области в соответствии с постановлением администрации Магаданской области от 24.09.2009 № 475-па «О создании областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области», в целях приведения нормативных актов в соответствие с действующим законодательством п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области» в новой редакции.
2. Направить приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.
3. Признать утратившим силу п. 1.1 приказа архивного отдела администрации Магаданской области от 27.06.2008 № 17 «Об утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг».
4. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник отдела
О.Е.Кононова
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного отдела
администрации Магаданской области
от 27.04.2010 № 22
Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги
«Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области»
{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}
I. Общие положения
Наименование государственной услуги
1. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области» (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Магаданской области (далее – архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с областным государственным учреждением «Государственный архив Магаданской области» (далее – ОГУ «ГАМО»), органами государственной власти и местного самоуправления, гражданами и организациями (далее – органы и организации) при предоставлении государственной услуги.
Организация исполнения запросов российских граждан включает в себя организацию исполнения поступающих в архивный отдел от российских граждан социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
Нормативно - правовое регулирование предоставления государственной услуги
2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФЗК, от 30.12.2008 № 7-ФЗК) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст.445; 2009, № 1, ст.1; 2009, № 1, ст.2);
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. Федерального закона от 18.07.2009 № 180-ФЗ) "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768; 2009, № 29, ст. 3617);
Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 16.02.2009 № 7, ст. 776);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст.2060);
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч.1, ст. 3448);
Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74; 1997, № 3, ст. 367; 2000, № 36, ст. 3636);
Положение об архивном отделе администрации Магаданской области, утвержденное постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па;
Постановление администрации Магаданской области от 24.09.2009 № 475-па «О создании областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области»;
Устав областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области», утвержденный приказом архивного отдела от 30.10.2009 № 32;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009));
Приказ архивного отдела от 02.04.2010 № 20 "Об утверждении Регламента внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области";
Приказ архивного отдела от 21.12.2009 № 39 «Об утверждении Положения о порядке досудебного обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».
Орган по предоставлению государственной услуги
3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской осуществляет архивный отдел администрации Магаданской области.
Работу по исполнению запросов российских граждан осуществляют: ОГУ «ГАМО», органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения социально-правовых запросов.
II. Требования к порядку предоставления государственной услуги
Порядок информирования о предоставлении государственной услуги
Государственная услуга по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области предоставляется архивным отделом в виде: информационных писем; информационных писем с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
5. Место нахождения архивного отдела администрации Магаданской области и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр.К.Маркса, 60.
6. Электронный адрес: magadanarchive@mail.ru, сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru.
7. Справочные телефоны: тел: (8-4132) 65-12-78 тел./ факс – 65-13-99.
8. Прием граждан начальником архивного отдела осуществляется в соответствии с графиком приема.
9. Место нахождения областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области» и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К.Маркса, 60.
Справочные телефоны: тел.: (8-4132) 62-29-14, тел./факс- 62-80-33.
10. Местонахождение, почтовый адрес, контактные телефоны архивных отделов администраций районов Магаданской области указаны в Приложении № 1.
11. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения гражданина;
12. При консультировании граждан по телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений (запросов), связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
13. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
14. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
Основание для предоставления государственной услуги
15. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение (запрос) заявителя в адрес архивного отдела, в том числе поступившее по электронной почте.
Пользователь информацией имеет право обращаться в архивный отдел с запросом как непосредственно, так и через своего представителя, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
16. В поступившем в архивный отдел обращении (запросе) заявителя должны быть указаны:
- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения, содержания запроса;
- фамилия, имя и отчество гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица) общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию;
- интересующий заявителя вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личная подпись гражданина или должностного лица;
- дата отправления.
Анонимные запросы не рассматриваются.
В запросе, составленном в письменной форме, указывается также наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляется запрос, либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.
17. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
Условия и сроки предоставления государственной услуги
18. Запросы социально-правового характера граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений, поступившие в архивный отдел, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем архивный отдел уведомляет заявителя.
19. При рассмотрении архивным отделом запросов органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, архивный отдел дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов, архивный отдел в течение семи дней со дня регистрации уведомляет орган об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного федеральным законодательством срока для ответа на запрос.
20. При поступлении в архивный отдел запросов социально-правового характера, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
21. Прием граждан осуществляется начальником архивного отдела и его заместителем по рабочим дням без предварительной записи.
22. Предоставление государственной услуги по непосредственному исполнению запросов социально-правового характера осуществляется ОГУ «ГАМО». Прием граждан проводится заместителем директора по работе с документами по личному составу ежедневно с 9.00 до 12.00 кроме пятницы.
23. На информационных стендах размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;
- образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;
- схема размещения специалистов и режим приема ими граждан.
24. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину или представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информирование о ходе оказания государственной услуги осуществляется специалистами при личном контакте с юридическими и физическими лицами, а также с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается при подаче заявления, а в случае сокращения срока – по указанному в заявлении телефону или электронной почте.
25. Конечным результатом оказания государственной услуги могут являться:
- архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, архивная справка подписывается директором архива и исполнителем, заверяется гербовой печатью архива;
- архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела или архива по запросу физического и юридического лица или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по конкретному запросу;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
26. Обращения (запросы) организаций и общественных объединений социально-правового характера рассматриваются в архивном отделе в течение 30 дней со дня их регистрации.
Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме обращения об ошибке в изложенной информации.
27. Потребителями результатов оказания государственной услуги являются: граждане Российской Федерации, органы государственной власти, местного самоуправления, организации и общественные объединения.
28. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на получение государственной услуги не должно превышать 30 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 15 минут.
29. Предоставление государственной услуги осуществляется в здании (помещении) с учетом пешеходной доступности (не более 5 минут пешком) от остановок общественного транспорта. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела и ОГУ «ГАМО», оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов предоставления государственной услуги к парковочным местам является бесплатным.
30. Вход в здание, в котором располагается архивный отдел и ОГУ «ГАМО», оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении и режиме работы архивного отдела и ОГУ «ГАМО».
31. Места для ожидания оборудованы информационным стендом, содержащим:
- адреса архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области с указанием телефонных номеров и адреса электронной почты;
- режим работы архивного отдела и ОГУ «ГАМО».
32. Для удобства приема заявителей помещения для непосредственного взаимодействия специалистов ОГУ «ГАМО» и потребителей государственной услуги расположены на первом этаже здания.
33. Должностное лицо, предоставляющее государственную услугу, обязано предложить лицу воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих услугу, оборудуются компьютером (один компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по наличию архивных документов. Должностным лицам архивного отдела и ОГУ «ГАМО» выделяется бумага и канцелярские товары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.
34. Учет поступающих обращений (запросов) осуществляется в пределах календарного года.
35. С начала календарного года в ОГУ «ГАМО» заводится новый «Журнал регистрации запросов физических и юридических лиц», отдельно на письменные обращения и обращения, полученные в ходе личного приема граждан. Обращению (запросу) присваивается порядковый номер в Журнале, который формируется в порядке возрастания и указывается в графе 1 Журнала. В графе 2 указывается фамилия, имя, отчество заявителя, в графе 3 – адрес юридического или физического лица, в графе 4 – дата поступления запроса, в графе 5 – откуда поступил запрос, содержание запрашиваемой информации отражается в графе 6. В графе 7 указывается, куда направлен ответ, в графе 8 – подпись в получении запроса, в графе 9 – дата исполнения запроса, в последней графе 10 - примечание может содержаться следующая информация:
- положительный ответ,
- отрицательный ответ;
- ответ об отсутствии документов в архиве по запрашиваемой информации;
- рекомендация, куда следует обратиться для получения необходимой информации;
- о продлении срока исполнения обращения (запроса).
Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
36. Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы.
37. Отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
38. Обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя, не рассматриваются.
39. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, начальник архивного отдела, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
40. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
(пункт 40 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
41. В случае получения письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивного отдела, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги
42. Архивный отдел осуществляет предоставление государственной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов бесплатно.
43. ОГУ «ГАМО» осуществляет исполнение социально-правовых запросов бесплатно.
III. Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
44. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
- регистрация обращений (запросов), рассмотрение поступивших обращений (запросов) начальником архивного отдела и передача на исполнение должностному лицу архивного отдела;
- анализ тематики социально-правовых запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса;
- направление по результатам рассмотрения социально-правовых запросов на исполнение по принадлежности в ОГУ «ГАМО», органы и организации;
- подготовка и направление ответов пользователям.
Блок-схема последовательности действий архивного отдела по предоставлению государственной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел, приведена в Приложении № 2.
Регистрация обращений (запросов) заявителей и передача их на исполнение
45. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
Поступившие в архивный отдел письменные обращения (запросы) заявителей регистрируются должностным лицом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции архивного отдела, в течение трех дней с момента поступления в архивный отдел, докладываются начальнику архивного отдела.
Регистрация осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело», в базе данных «Обращения российских граждан», т.е. создаются регистрационные карточки (РК), в которых автоматически проставляется регистрационный номер, дата регистрации, заполняются все необходимые поля.
46. Депутатские запросы о предоставлении информации рассматриваются начальником архивного отдела в день поступления.
47. При поступлении в архивный отдел Интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Анализ тематики обращений (запросов)
48. Должностное лицо архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) заявителей, осуществляет анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) заявителей. При этом определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера;
- степень полноты сведений, содержащихся в обращении (запросе) заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
49. Архивный отдел письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
Направление по результатам рассмотрения
социально-правовых запросов на исполнение по принадлежности
в ОГУ «ГАМО», органы и организации
50. Архивный отдел по итогам анализа тематики обращений (запросов) направляет их на исполнение по принадлежности в ОГУ «ГАМО», органы и организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения обращений (запросов).
Если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо архивного отдела направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
51. ОГУ «ГАМО» по результатам рассмотрения социально-правовых запросов, поступивших из архивного отдела, готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляет их в адрес заявителя.
52. Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации по социально-правовым запросам, готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес заявителя.
53. В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.
Подготовка и направление ответов заявителям
54. Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о рассмотрении и (или) направлении запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
55. Должностное лицо архивного отдела:
- анализирует полученные ответы из ОГУ «ГАМО», иных органов и организаций, оценивает полноту полученной информации;
- готовит информационное письмо или информационное письмо с приложением поступивших из ОГУ «ГАМО» информационных материалов (информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий), для ответа на запрос заявителя;
- при отсутствии запрашиваемых сведений в ОГУ «ГАМО» информирует об этом автора обращения (запроса) и, по возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;
- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
56. Рассмотрение обращения (запроса) считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
57. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Магаданской области и принятием решений, осуществляется должностным лицом архивного отдела, ответственным за организацию работы по ее предоставлению.
58. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
Архивный отдел осуществляет мониторинг исполнения социально-правовых запросов, поступивших в архивный отдел, а также контроль за работой ОГУ «ГАМО» по рассмотрению направленных архивным отделом в его адрес запросов граждан.
59. Контроль за предоставлением государственной услуги архивным отделом и ОГУ «ГАМО» может осуществляться органами прокуратуры, иными надзорными органами в пределах их компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими их деятельность.
60. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия( бездействие) должностных лиц архивного отдела.
61. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению заявителя.
62. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие архивного отдела.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента
63. Заявитель вправе обжаловать действие (бездействие) должностных лиц архивного отдела, специалистов ОГУ «ГАМО» в досудебном или судебном порядке.
64. Действия (бездействие) и решения, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе исполнения государственными гражданскими служащими Архивного отдела, специалистами ОГУ «ГАМО» административных регламентов, могут быть обжалованы заявителями путем направления жалоб в адрес архивного отдела администрации Магаданской области.
65. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично, в письменной форме или в форме электронного документа или направить письменное обращение, жалобу.
(п.65 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)
66. В соответствии с Регламентом внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области личный прием граждан осуществляется начальником или заместителем начальника архивного отдела. Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан на информационных стендах, интернет-сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.
В случае, если во время приема заявителя решение вопросов по жалобе невозможно, принимается письменное обращение.
67. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты заявителя, иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
68. Письменная жалоба рассматривается начальником архивного отдела, в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с уведомлением об этом заявителя, направившего жалобу, в течение двух календарных дней с момента принятия решения.
69. Обращение, поступившее в архивный отдел в форме электронного документа, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
Ответ на обращение, поступившее в архивный отдел или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении
(п.69 введен Приказом от 19.08.2011 №24)
70. Архивный отдел:
1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
2) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
71. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
72. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
73. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.
(пункт 72 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
74. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.
75. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.
(пункт 74 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)
76. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.
77. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.
78. При рассмотрении обращения заявителя на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения административного регламента, с целью выявления и устранения нарушений прав заявителя, архивным отделом могут проводиться проверки.
Проверки осуществляются на основании приказов архивного отдела.
79. Для проведения проверки формируется комиссия, председателем которой является начальник архивного отдела, членам комиссии – специалисты архивного отдела, ОГУ «ГАМО», ответственные за предоставление государственной услуги.
80. Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Магаданской области, иным нормативными правовым актами Магаданской области, приказами архивного отдела.
81. Результат рассмотрения жалобы направляется заявителю в виде письменного ответа на фирменном бланке письма архивного отдела за подписью руководителя.
82. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:
Администрацию Магаданской области по адресу: пл. Горького, 6, г. Магадан, 685000;
Дальневосточное Управление Росохранкультуры по адресу: ул. Ленина, 4, г. Хабаровск, 680000;
Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132.
83. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
(п.70-83 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)
Приложение № 1
Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах архивных отделов администраций районов Магаданской области, предоставляющих государственную услугу по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон:(8-413-41)257-14;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: (8-413-46) 916-74;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: (8-413-48) 221-12;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: (8-413-47) 947-59;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: (8-413-45) 223-23;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: (8-413-44) 227-21;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: (8-413-42) 936-95;
Архивный отдел администрации муниципального образования «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон: (8-413-43) 221-80.
Приложение № 2
Блок-схема последовательности действий архивного отдела администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел
Уведомление заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации по их дальнейшему поиску
Уведомление заявителя об отказе в получении информации, содержащей сведения конфиденциального характера при отсутствии у него на это права и разъяснение о его дальнейших действиях
Дополнительные сведения
| Рубрики правового классификатора: | 120.030.040 Архивный фонд. Архивы (см. также 200.030.040) |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
