Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующ...



1

Приказ

Управления записи актов гражданского состояния Курганской области

от 27 июня 2012 года №70

Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета

(с изменениями от 16 марта 2016 года)

г.Курган

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Приказ Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

В целях приведения нормативных правовых актов Управления записи актов гражданского состояния Курганской области в соответствие с действующим законодательством ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Административный регламент исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета.

Признать утратившим силу приказ Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 17.12.2009 года №180 «Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета».

Опубликовать настоящий приказ в Курганской областной общественно- политической газете «Новый мир».

Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Управления - начальника отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Сибиряева Е.М.

Начальник Управления записи актов гражданского состояния

Курганской области                                                                                                                                Л.А. Кудимова

Приложение

к приказу Управления записи актов гражданского состояния Курганской области

от27.06.2012г. №70

«Об утверждении Административного регламента исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

осуществлению в случаях, установленных действующим

законодательством, формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета»

Административный регламент исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета

I. Общие положения

Административный регламент исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов исполнения государственной функции по осуществлению формирования и хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - актовых книг) и их учета (далее — государственная функция), определяет сроки и последовательность административных процедур (действий) при осуществлении государственной функции, а также порядок взаимодействия Управления записи актов гражданского состояния Курганской области (далее — Управление) с другими организациями и ведомствами при осуществлении государственной функции.

Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану и отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления записи актов гражданского состояния Курганской области, в должностные обязанности которых входит формирование и хранение актовых книг (блок-схема последовательности действий при осуществлении государственной функции приведена в приложении 1 к настоящему Регламенту).

Специалисты сектора хранения и выдачи документов отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления, в должностные обязанности которых входит формирование и хранение актовых книг, (далее — специалист отдела) формируют актовые книги из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных на территории муниципального образования город Курган.

Специалисты сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, в должностные обязанности которых входит формирование и хранение актовых книг, (далее — специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления), формируют актовые книги из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных на территории Курганской области.

При исполнении государственной функции специалистами отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления осуществляется взаимодействие со специалистами отдела, отделами записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления муниципальных образований Курганской области (далее - орган ЗАГС), Государственным учреждением «Государственный архив Курганской области» (далее - ГУ «ГАКО»).

(Пункт 2 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета» от 25 декабря 1993 года №237);

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях («Российская газета» от 31 декабря 2001 года №256);

Федеральным законом от 15 ноября 1997 года №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» («Российская газета» от 20 ноября 1997 года №224);

Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» («Российская газета» от 8 октября 2003 года № 202);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Российская газета» от 27 октября 2004 года №237);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» («Российская газета» от 29 июля 2006 года №165);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета» от 29 июля

2006 года № 165);

постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 года №709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния» («Российская газета» от 28 августа 1998 года № 165);

постановлением Правительства Российской Федерации от 17 апреля 1999 года №432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» («Российская газета» от 1-5 мая 1999 года №85-86);

приказом Росархива и Министерства юстиции Российской Федерации от 2 августа 1999 года №38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг» («Российская газета» от 27 октября 1998 года №314);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года № 20);

Основными правилами работы архивов организаций (одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года);

Законом Курганской области от 30 декабря 2005 года №108 «О наделении органов местного самоуправления полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния» («Новый мир - Документы» от 16 января 2005 года №1);

постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 10 июля года №313 «Об Управлении записи актов гражданского состояния Курганской области» («Новый мир - Документы» от 20 июля 2007 года № 49);

постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 22 мая 2007 года №210 «О комиссии по досудебному обжалованию» («Новый мир - Документы» от 1 июня 2007 года № 36);

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Курганской области по вопросам регистрации актов гражданского состояния.

Конечным результатом исполнения государственной функции являются актовые книги, систематизированные по географическому, хронологическому и номинальному признакам (по видам: о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти) и переданные по истечении срока их хранения в ГУ «ГАКО».

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Информирование о порядке исполнения государственной функции предоставляется непосредственно Управлением по телефону, электронной почте, сети Интернет, при устном или письменном обращении, по месту нахождения Управления: 640000, г. Курган, ул. Советская, 98.

График работы : в будние дни: с 8.00 часов до 17.00 часов, обеденный перерыв с 12.00 часов до 13.00 часов в среду: с 9.00 часов до 18.00 часов, обеденный перерыв с 13.00 часов до 14.00 часов, суббота, воскресенье — выходной.

Телефоны для справок: (8-3522)65-00-58, факс(8-3522)46-27-12.

Электронная почта: (zags@kurganobl.ru).

Сайт: (zags.kurganobl.ru).

(Абзац 2 пункта 5 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Сведения о месте нахождения, о графике работы, о контактных телефонах (телефонах для справок, консультаций), об адресах электронной почты Управления размещаются на официальном сайте Управления.

Информация о ходе исполнения государственной функции предоставляется при личном или письменном обращении заинтересованных лиц, включая обращение по электронной почте, факсу, по номерам телефонов для справок.

На информационных стендах в доступных для ознакомления местах на официальном сайте Управления размещается следующая информация:

-график работы Управления;

-сведения о нормативных правовых актах, регулирующих исполнение государственной функции;

-порядок получения консультаций;

-порядок обжалования результатов исполнения государственной функции, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих государственную функцию.

Плата за исполнение государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета не взимается.

Оснований для отказа в исполнении государственной функции не предусмотрено.

Срок исполнения государственной функции.

Актовые книги хранятся в Управлении в течение 100 лет со дня составления записей актов гражданского состояния в соответствии со статьей 77 Федерального закона от 15 ноября 1997 года №143-Ф3 «Об актах гражданского состояния».

Течение срока хранения актовых книг начинается с года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния, и оканчивается 31 декабря последнего (сотого) года их хранения.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

Исполнение государственной функции сектором хранения и выдачи документов отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления включает в себя следующие административные процедуры:

- прием первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- формирование актовых книг;

- составление описи актовых книг;

- размещение актовых книг на хранение;

- составление алфавитных книг.

Исполнение государственной отделом организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления включает в себя следующие административные процедуры:

- прием вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- формирование актовых книг;

- составление описи актовых книг;

- размещение актовых книг на хранение;

- составление алфавитных книг;

- передача актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в ГУ «ГАКО».

(Пункт 13 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Описание последовательности действий при осуществлении государственной

функции сектором хранения и выдачи документов отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления

Прием первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

Основанием для начала процедуры приема первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния является их поступление в последний рабочий день месяца специалисту сектора хранения и выдачи документов отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану (далее - специалист отдела).

Специалист отдела проверяет наличие первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, проставляет в акте составленного по форме, приведенной в приложении 2 к настоящему Регламенту, количество принятых записей актов гражданского состояния и удостоверяет своей подписью.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 рабочий день.

Результатом административной процедуры является подписанный акт приема- передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

Формирование актовых книг

Основанием для начала процедуры по формированию актовых книг является получение первых экземпляров записей актов гражданского состояния специалистом отдела.

Формирование актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния осуществляется в первом квартале года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния.

Специалист отдела согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее - Основные правила), группирует первые экземпляры записей актов гражданского состояния:

- по номинальному признаку (по видам): о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти;

- по хронологическому признаку (по дате регистрации и порядковому номеру записи акта гражданского состояния).

Максимальный срок выполнения действия составляет 7 рабочих дней.

Специалист отдела сгруппированные первые экземпляры записей актов гражданского состояния в пределах одного календарного года брошюрует в актовые книги.

В соответствии с Основными правилами каждая актовая книга содержит не более 250 листов.

Если количество записей актов гражданского состояния одного вида превышает 250 листов, то формируется несколько актовых книг

В соответствии с Основными правилами каждая актовая книга начинается соответствующей обложкой по форме, приведенной в приложении 4 к настоящему Регламенту.

После обложки в соответствии с Основными правилами специалист отдела оформляет внутреннюю опись актовой книги по форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Регламенту.

Во внутренней описи в алфавитном порядке указываются номера записей актов гражданского состояния и номера листов книги.

В конце актовой книги специалист отдела в соответствии с Основными правилами составляет лист-заверитель по форме, приведенной в приложении 6 к настоящему Регламенту, в котором указывает цифрами и прописью количество пронумерованных листов актовой книги, количество листов внутренней описи, оговаривает особенности нумерации актовой книги (наличие литерных номеров, пропущенных номеров).

Лист-заверитель дела подписывается специалистом отдела, составившим его, и заверяется печатью.

На корешке актовой книги вверху специалист отдела проставляет номер актовой книги по порядку в соответствии с описью, год составления записей актов гражданского состояния, условный знак вида записи акта гражданского состояния в соответствие с приложением 7 к настоящему Регламенту.

В целях обеспечения сохранности, все листы актовой книги (кроме листа- заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой (сплошной порядковой) нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

В соответствии с Основными правилами листы с собственной нумерацией могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в актовой книге.

В случаях обнаружения специалистом отдела большого числа ошибок в нумерации листов актовой книги проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце актовой книги составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в актовой книге.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 45 рабочих дней.

Результатом административной процедуры является сформированные актовые

книги.

Составление описи актовых книг

Основанием для начала процедуры составления описи актовых книг являются сформированные актовые книги.

Специалист отдела в соответствии с Основными правилами составляет опись актовых книг по форме, приведенной в приложении 8 к настоящему Регламенту, содержащую систематизированный перечень актовых книг и предназначенную для их учета и раскрытия содержания.

При составлении описи актовых книг учитывается следующее:

- каждая актовая книга вносится специалистом отдела в опись под самостоятельным порядковым номером (если записи актов гражданского состояния одного вида состоят из нескольких актовых книг, то каждая книга вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации в описи — валовый за несколько лет;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку актовой книги;

- при внесении специалистом отдела в опись подряд актовых книг с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первой актовой книги, а все остальные однородные актовые книги обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния актовых книг, иных особенностях.

В конце описи вслед за последней описательной статьей специалист отдела заполняет итоговую запись, в которой указывает (цифрами и прописью) количество актовых книг, первый и последний номер актовых книг по описи, а также оговаривает особенности нумерации актовых книг в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись актовых книг подписывается специалистом отдела, составившим ее, с указанием его должности.

Максимальный срок выполнения действия составляет 14 рабочих дней.

Результатом административной процедуры является подписанная специалистом отдела опись актовых книг

Размещение актовых книг на хранение

Основанием для начала процедуры размещения актовых книг являются оформленные соответствующим образом и внесенные в опись актовые книги.

Специалист отдела размещает актовые книги по видам записей актов гражданского состояния на стеллажах архивохранилища отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления с соответствующим видовым указателем в хронологическом порядке в соответствии с порядковым номером условных знаков видов записей актов гражданского состояния.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

Результатом административной процедуры является размещение актовых книг в архивохранилище отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану.

Составление алфавитных книг

Основанием для составления алфавитных книг являются актовые книги, оформленные в соответствии с пунктами 17-29 настоящего Регламента.

Алфавитные книги составляются специалистом отдела по виду записей актов гражданского состояния в рамках одного календарного года по форме, приведенной в приложении 9 к настоящему Регламенту.

Сведения в алфавитных книгах систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

Максимальный срок выполнения действия составляет 2 рабочих дня.

Результатом административной процедуры являются алфавитные книги.

Описание последовательности действий при осуществлении государственной функции отделом организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления

(Наименование раздела в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Прием вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

Основанием для начала процедуры приема вторых экземпляров записей актов гражданского состояния является их поступление в сектор учета и хранения записи актов гражданского состояния отдел организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления.

(Пункт 40 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

В соответствии со статьей 76 Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» органы ЗАГС ежемесячно, до 5 числа следующего за отчетным месяца, направляют вместе с актом приема-передачи с приложением описей по каждому муниципальному району в разрезе сельских администраций по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Административному регламенту, в Управление - вторые экземпляры записей актов гражданского состояния о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти.

В соответствии с порядком представления ведомственной отчетности специалист отдела, ежемесячно, не позднее 5 числа следующего за отчетным месяца, направляет вместе с актом приема-передачи по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Регламенту, специалисту отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления вторые экземпляры записей актов гражданского состояния о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти.

(Пункт 42 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления проверяет наличие вторых экземпляров записей актов гражданского состояния по описи к акту приема-передачи по форме, приведенной в приложении 3 к настоящему Регламенту, проставляет в нем количество принятых записей актов гражданского состояния, удостоверяет своей подписью.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 рабочий день.

(Пункт 43 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Результатом административной процедуры является подписанный акт приема- передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

Формирование актовых книг

Основанием для начала процедуры по формированию актовых книг является получение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления.

(Пункт 45 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Формирование актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния осуществляется в первом квартале года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния.

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления согласно Основным правилам работы группирует вторые экземпляры записей актов гражданского состояния:

- по географическому признаку (согласно административно-территориальному делению Курганской области), в алфавитном порядке;

- по номинальному признаку (по видам): о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти;

- по хронологическому признаку (по дате регистрации и порядковому номеру записи акта гражданского состояния).

Максимальный срок выполнения действия составляет 15 рабочих дней.

(Пункт 47 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления сгруппированные вторые экземпляры записей актов гражданского состояния в пределах одного календарного года брошюрует по муниципальным районам (городскому округу), а внутри муниципального района в алфавитном порядке по городским (сельским) поселениям.

(Пункт 48 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

В соответствии с Основными правилами каждая актовая книга содержит не более 250 листов.

Если количество записей актов гражданского состояния одного вида по муниципальному району не превышает 250 листов, то актовые книги формируются в следующей последовательности: записи актов гражданского состояния органа ЗАГС органа местного самоуправления муниципального района, записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления городских (сельских) поселений.

Если количество записей актов гражданского состояния одного вида по муниципальному району превышает 250 листов, то формируется актовая книга, состоящая из записей актов гражданского состояния отдела ЗАГС органа местного самоуправления муниципального района, и актовая книга, состоящая из записей актов гражданского состояния органов местного самоуправления городских (сельских) поселений.

Записи актов гражданского состояния одного вида, составленные органами местного самоуправления городских (сельских) поселений брошюруются специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления в одной актовой книге (разрыву не подлежат).

(Пункт 49 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

В соответствии с Основными правилами каждая актовая книга начинается соответствующей обложкой по форме, приведенной в приложении 4 к настоящему Регламенту.

После обложки в соответствии с Основными правилами специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления оформляет внутреннюю опись актовой книги по форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Регламенту.

Во внутренней описи в алфавитном порядке указываются наименования муниципального района, городских (сельских) поселений, по которым составлены записи актов гражданского состояния, номера записей актов гражданского состояния, номера листов книги и примечание.

(Пункт 51 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

В конце актовой книги специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления в соответствии с Основными правилами составляет лист-заверитель по форме, приведенной в приложении 6 к настоящему Регламенту, в котором указывает цифрами и прописью количество пронумерованных листов актовой книги, количество листов внутренней описи, оговаривает особенности нумерации актовой книги (наличие литерных номеров, пропущенных номеров).

Лист-заверитель дела подписывается специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, составившим его, и заверяется печатью.

(Пункт 52 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

На корешке актовой книги вверху специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления проставляет номер актовой книги в соответствии с описью, год составления записей актов гражданского состояния, условный знак вида записи акта гражданского состояния в соответствие с приложением 7 к настоящему Регламенту.

(Пункт 53 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

В целях обеспечения сохранности, все листы актовой книги (кроме листа- заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой (сплошной порядковой) нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

В соответствии с Основными правилами листы с собственной нумерацией могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в актовой книге.

В случаях обнаружения специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления большого числа ошибок в нумерации листов актовой книги проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце актовой книги составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в актовой книге.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 45 рабочих дней.

(Пункт 56 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Результатом административной процедуры являются сформированные актовые книги.

Составление описи актовых книг

Основанием для начала процедуры составления описи актовых книг являются сформированные актовые книги.

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления в соответствии с Основными правилами составляет опись актовых книг по форме, приведенной в приложении 8 к настоящему Регламенту, содержащую систематизированный перечень актовых книг и предназначенную для их учета и раскрытия содержания.

При составлении описи актовых книг учитывается следующее:

- каждая актовая книга вносится специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления в опись под самостоятельным порядковым номером (если записи актов гражданского состояния одного вида состоят из нескольких актовых книг, то каждая книга вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации в описи — валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку актовой книги;

- при внесении специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления в опись подряд актовых книг с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первой актовой книги, а все остальные однородные актовые книги обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния актовых книг, иных особенностях.

В конце описи вслед за последней описательной статьей специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления заполняет итоговую запись, в которой указывает (цифрами и прописью) количество актовых книг, первый и последний номер актовых книг по описи, а также оговаривает особенности нумерации актовых книг в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

(Пункт 59 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

Опись актовых книг подписывается специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, составившим ее, с указанием его должности.

Максимальный срок выполнения действия составляет 14 рабочих дней.

(Пункт 60 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

Результатом административной процедуры является опись актовых книг, подписанная специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления.

Размещение актовых книг на хранение

Основанием для начала процедуры размещения актовых книг являются оформленные соответствующим образом и внесенные в опись актовые книги.

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления размещает актовые книги по административно- территориальному делению Курганской области на стеллажах архивохранилища Управления с соответствующим географическим указателем в хронологическом порядке в соответствии с порядковым номером условных знаков видов записей актов гражданского состояния.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

(Пункт 63 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

Результатом административной процедуры является размещение актовых книг в архивохранилище Управления.

Составление алфавитных книг

Основанием для составления алфавитных книг являются актовые книги, оформленные в соответствии с пунктами 45-57 настоящего Регламента.

Алфавитные книги составляются специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления по виду записей актов гражданского состояния в соответствии с административно-территориальным делением Курганской области в рамках одного календарного года и включают фамилии, имена, отчества граждан, номера записей актов гражданского состояния и актовых книг по форме, приведенной в приложении 9 к настоящему Регламенту.

Сведения в алфавитных книгах систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

(Пункт 66 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Результатом административной процедуры являются алфавитные книги.

Передача актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в ГУ «ГАКО»

Основанием для передачи актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, является истечения срока их хранения.

На основании Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, и метрических книг (далее — Правила передачи), утвержденных приказом Росархива и Минюста России от 2 августа 1999 года № 38/230, специалист отдела передает актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и справочно-поисковые материалы к ним специалисту сектора по акту по форме, приведенной в приложении 10 к настоящему Регламенту.

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления приступает к сверке актовых книг, которая производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.

(Пункт 70 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

В соответствие с Правилами передачи в случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления вносит соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае содержит:

- реквизиты документа, на основании которого они были внесены;

- указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния.

Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью начальника Управления и печатью.

(Пункт 71 в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

В случае если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не достает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления расшивает эти актовые книги, дополняет недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяет в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления изымает из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

(Пункт 72 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Ha листе-заверителе специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления производит отметку о проведении сверки по форме, приведенной в приложении 11 к настоящему Регламенту, которая заверяется подписью начальника Управления и печатью.

(Пункт 73 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

В случае если актовая книга расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, специалист сектора вновь ее прошивает, нумерует, заверяет подписью начальника Управления и печатью.

Отметка о проведении сверки в таком случае содержит сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния по форме, приведенной в приложении 12 к настоящему Регламенту.

Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются специалистом отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления на основании акта по форме, приведенной в приложении 13 к настоящему Регламенту.

Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. He допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.

(Пункт 75 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления составляет:

- в четырех экземплярах описи передаваемых в ГУ «ГАКО» актовых книг по формам, приведенным в приложениях 8 и 14 к настоящему Регламенту;

- в двух экземплярах акт о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в ГУ «ГАКО» по форме, приведенной в приложении 15 к настоящему Регламенту.

Описи подлежат утверждению председателем экспертно-проверочной комиссии ГУ «ГАКО».

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления три экземпляра описи и один экземпляр акта передает вместе с актовыми книгами в ГУ «ГАКО», один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в Управлении.

(Пункт 76 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016Г. №21: НГР RU45000201600201)

Доставка актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в ГУ «ГАКО» осуществляется специалистом сектора.

Актовые книги передаются и принимаются поединично.

Для передачи и приема актовых книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану и сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, в должностные обязанности которых входит формирование и хранение актовых книг, и ГУ «ГАКО».

Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется специалистом сектора.

Результатом административной процедуры является подписанный акт о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в ГУ «ГАКО».

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

Текущий контроль за              соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений              специалистами Управления осуществляется должностными лицами Управления.

Должностные лица Управления несут персональную ответственность за правильность и обоснованность принятого решения, за законность применяемых мер по устранению выявленных нарушений и их предупреждению, соблюдение порядка их применения и соответствие применяемых мер совершенным нарушениям.

Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется путем проведения должностными лицами Управления, ответственными за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения государственными гражданскими служащими отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану и сектора учета и хранения записи актов гражданского состояния отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления, в должностные обязанности которых входит формирование и хранение актовых книг, положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником Управления.

Должностные лица Управления организуют и осуществляют контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок:

- сроков исполнения государственной функции;

- соблюдения специалистами отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления и специалистами отдела административных процедур по формированию, учету и обеспечению сохранности актовых книг;

- соблюдения нормативных режимов хранения, размещения актовых книг.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений положений настоящего Регламента осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

(Пункт 85 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

специалисты  отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления и отдела несут ответственность за:

- несоблюдение техники безопасности, правил охранно-пожарной безопасности;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов.

Персональная ответственность специалистов отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления и специалистов отдела закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

(Пункт 86 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании планов работы Управления) и внеплановыми. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки).

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Управления.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии и руководителем проверяемого структурного подразделения Управления.

Специалист отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления и начальник отдела записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления ежегодно включает в информационно-аналитическую справку о работе структурного подразделения сведения о проведенных мероприятиях в рамках исполнения государственной функции начальнику Управления.

(Пункт 89 приложения в редакции приказа Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

Начальник Управления включает в годовую информационно-аналитическую справку о работе Управления сведения о проведенных мероприятиях в рамках исполнения государственной функции Правительству Курганской области.

Показателем результата исполнения государственной функции являются сформированные и учтенные актовые книги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, а также его должностных лиц

Обжалование действий (бездействия) должностных лиц Управления и принимаемых ими решений при исполнении государственной функции может

осуществляться в досудебном и судебном порядке.

Предметом досудебного обжалования является решение или действие (бездействие) Управления, должностного лица Управления, принятое (осуществляемое) в ходе исполнения государственной функции.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решения или действия (бездействия) должностного лица Управления является поступление в Управление жалобы заявителя, изложенной в письменной или электронной форме с учетом требований, предусмотренных настоящим Регламентом, о его несогласии с решением или действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления, принятое (осуществляемое) в ходе исполнения государственной функции.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Управление. Жалоба на решение, принятое начальником Управления, подается в Правительство Курганской области.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно- телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Управления, единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята на личном приёме заявителя.

В жалобе в обязательном порядке указываются наименование государственного органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагается суть жалобы, ставится подпись и дата.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заинтересованное лицо может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Жалоба, поступившая в Управление, подлежит обязательной регистрации в течение 3 календарных дней с момента поступления в Управление.

Срок рассмотрения жалобы не должен превышать тридцати календарных дней с момента регистрации жалобы. В исключительных случаях начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Жалоба, содержащая вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления в соответствии с действующим законодательством, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в жалобе вопросов, с уведомлением лица, направившего жалобу, о переадресации жалобы.

Управление при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить лицу, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

(Пункты 103, 104 приложения исключены приказом Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 16.03.2016г. №21: НГР RU45000201600201)

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе осуществления государственной функции, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Ответ на жалобу, поступившую в Управление или должностному лицу Управления в форме электронного документа, направляется должностным лицом, ответственным за организацию государственной функции, в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, не позднее тридцати дней со дня регистрации жалобы в Управлении.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан действиями (бездействием) должностных лиц Управления, участвующих в исполнении государственной функции, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Начальник Управления записи

актов гражданского состояния Курганской области                                                                                                                           Л.А. Кудимова

Приложение 1

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Блок-схема

последовательности действий при осуществлении государственной функции отделом записи актов гражданского состояния по городу Кургану Управления

                            да

                            да

              да

              да

Блок-схема

последовательности действий при осуществлении государственной функции сектором учета и хранения записи актов гражданского состояния отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления

              да

да

              да

              да

              да

Приложение 2

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма акта АКТ

приема-передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

В соответствии с Административным регламентом исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета____________________________________________________________________________

должность, Ф.И.О специалиста

передает, а__________________________________________________________________

должность, Ф.И.О специалиста

принимает записи актов гражданского состояния за________20_____________года.

Итого принято записей актов гражданского состояния________________________

______________________________________________________________________

цифрами и прописью

в том числе: первых экземпляров__________________________________________

                                                                    цифрами и прописью

вторых экземпляров_____________________________________________________

                                                                     цифрами и прописью

Передачу произвел:                                                           Прием произвел:

______________________________                             __________________________

(должность,                                                                                           (должность,

_____________________________                              ___________________________

название структурного подразделения)                         название структурного подразделения)

_________________________________                     _____________________________

Подпись      расшифровка подписи                                 подпись                 расшифровка подписи

« ______» __________20_____ г.                                  « ____»___________20_____ г.

Приложение 3

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма акта

АКТ

приема-передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния

за_________________20______________год

В соответствии с Административным регламентом исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению в случаях, установленных действующим законодательством, формирования, хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния и их учета_____________________________________________________________________________

должность, Ф.И.О специалиста

передает, а__________________________________________________________________

                          должность, Ф.И.О специалиста

принимает вторые экземпляры записей актов гражданского состояния за _____20______года:

№

п/п

Вид

записи акта гражданского состояния

Вторые экземпляры

с № по №

1

О рождении

1

2

О заключении брака

2

3

О расторжении брака

3

4

Об усыновлении

4

5

Об установлении отцовства

5

6

О перемене имени

6

7

О смерти

7

Итого

х

Итого принято ______________________________________ записей актов

                                              цифрами и прописью

гражданского состояния.

Приложение: опись передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на_____л.

Передачу произвел:                                                    Прием произвел:

____________________________                           _______________________________

(должность Ф.И.О специалиста              (должность, Ф.И.О. специалиста

___________________________                              _______________________________________

название органа ЗАГС)              название структурного подразделения Управления)

______________________________                        _______________________________________

Подпись расшифровка подписи                                  подпись расшифровка подписи

« ____»_________________20 г.                                «____ »________________20 г.

Опись

передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния за_______20________года составленных

_______________________________________________________________________________

(наименование органа ЗАГС)

Наименование городского (сельского) поселения

Записи акта о рождении

Записи акта о заключении брака

Записи акта о расторжении брака

Записи акта об усыновлении

Записи акта об установлении отцовства

Записи акта о перемене имени

Записи акта о смерти

с № по №

об­щее кол- во

с № по №

об­щее кол- во

с № по №

об­щее кол- во

с № по №

с № по №

об­щее кол- во

с № по №

об­щее кол- во

с № по №

об­щее кол- во

Итого

х

х

х

х

х

х

х

Приложение 4

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Образец обложки дела постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения

______________________________________________________________________

Ф.№______________

Оп.№ ____________

Д.№______________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

(Наименование государственного архива Курганской области)

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(Наименование органа исполнительной власти Курганской области и структурного подразделения)

ДЕЛО №_____________ТОМ №___________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________________________________

(Крайние даты)

Ф.№___________

Оп.№ ________

Д.№__________

                                                 На _________________ листах

                                                Хранить _________________

Приложение 5

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции по

Осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма внутренней описи актовой книги

№ п/п

Наименование района (города), сельских советов, по которым составлены записи актов гражданского состояния

Номера листов

Приложение 6

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма листа-заверителя

Лист-заверитель актовой книги №             

В деле прошито и пронумеровано              листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов              ;

пропущенные номера листов             

+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

1

Наименование должности                                       Подпись                                 Расшифровка подписи

                                              М.П.

Дата

Приложение 7

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Условные знаки видов записей актов гражданского состояния

Р

- запись

акта

о рождении

С

- запись

акта

о смерти

Бр

- запись

акта

о заключении брака

Р/бр

- запись

акта

о расторжении брака

У

- запись

акта

об усыновлении (удочерении)

УО

- запись

акта

об установлении отцовства

П

- запись

акта

о перемене фамилии, имени, отчества

Приложение 8

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма описи актовых книг

______________________________________________________________

наименование органа ЗАГС

______________________________________________________________

(в случае изменения наименования органа ЗАГС, указываются:

______________________________________________________________

прежнее наименование и крайние даты его существования)

Фонд № __________________,

Опись №___________

дел постоянного хранения за______год(ы)

№ п/п

Индексы дел

Заголовки дел

Наименование района, города, сельского совета

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

В данный раздел описи внесено_____________________________дел

                                                                  (цифрами и прописью)

с №_________по №_________________, в том числе:

литерные номера:_____________________________;

пропущенные номера__________________________.

Опись составлена

Наименование должности                      Подпись                                     Расшифровка подписи

« _______»______________20 г.

Примечание:

дело — актовая книга;

индекс дела — порядковый номер актовой книги; заголовок дела — наименование актовой книги.

Приложение 9

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма алфавитной книги

номер актовой книги

Фамилия

Имя

Отчество

№ записи акта гражданского состояния

Приложение 10

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма акта

Акт

о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним в сектор хранения и учета записи актов гражданского состояния отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления записи актов гражданского состояния Курганской области

_____________________________________________________________________________________

наименование органа ЗАГС

______________________________________________________________________________________

передал в сектор хранения и учета записи актов гражданского состояния отдела организации и контроля деятельности органов ЗАГС Управления записи актов гражданского состояния Курганской области для проведения сверки и последующей передачи в Государственное учреждение «Государственный архив Курганской области» актовые книги и справочно-поисковые материалы к ним:

№ п/п

№ книги

Наименование актовой книги

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего передано___________актовых книг.

№ п/п

Наименование справочно-поисковых материалов

Вид носителя

Кол-во (лист/штука)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего передано_____________единиц справочно-поисковых материалов.

Сдал__________________________________________

наименование должности

М.П.

______________________________________________

подпись, инициалы, фамилия

Принял________________________________________

наименование должности

М.П.

____________________________________________

подпись, инициалы, фамилия

« ______»___________________________________г

Приложение 11

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма отметки

Проведена сверка.

Начальник Управления ЗАГС Курганской области

М.П._______________________

подпись, инициалы, фамилия

«______ »_________________________г

Приложение 12

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма отметки

Проведена сверка.

Настоящая актовая книга дополнена следующими записями актов гражданского

состояния: №_________________________________________________________.

В настоящей актовой книге заменены следующие записи актов гражданского состояния: №_____________________________________________________________.

               Начальник Управления ЗАГС Курганской области

М.П.      _________________________________________

                       подпись, инициалы, фамилия

                                «____ »___________г

Приложение 13

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма акта

Наименование организации                                          УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                                                               ___________________________

                                                                               (должность руководителя организации)

от__________№_____________                      _______________________________

                                                                                     (подпись)         (расшифровка подписи)

г Курган

                                                                                      «___________»_______________20__________г.

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг, утвержденных приказом Росархива и Министерства юстиции Российской Федерации от 2 августа 1999 года № 38/230, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы

№

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по

номенклатуре и номер дела по описи

Кол-во единиц хранения

Сроки хранения и номера статьей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого_______________________единиц хранения за______________________годы.

              (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за________________годы утверждены, согласованы с экспертно-

проверочной методической комиссией Государственного учреждения «Государственный архив Курганской области» (протокол от «____»____года №____).

_______________________________________________________       _____________      __________________

(должность лица, проводившего экспертизу ценности документов)           (подпись)                      (расшифровка подписи)

г.

«________ »_____________________г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ________________г.

Приложение 14

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма описи

Утверждаю

Председатель экспертно-проверочной комиссии

архивного органа

______________________________________

подпись, инициалы, фамилия

протокол № ___________________________

« _____»____________________________г.

Фонд №_______________________________

__________________________________________________

наименование органа ЗАГС

Опись №__________________

дел постоянного хранения

за__________________________год(ы)

№ п/п

Индексы дел

Заголовки дел

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

5

6

7

8

В данный раздел описи внесено___________________________________________________. дел

(цифрами и прописью)

1

С № _____по №_______, в том числе:

литерные номера:____________________________________________________________;

пропущенные номера_________________________________________________________.

Опись составлена

_________________________                                               ____________________

наименование должности                                                              подпись, инициалы, фамилия

« ____»_____________г.

Члены комиссии:

_________________________                                               ____________________

наименование должности                                                              подпись, инициалы, фамилия

_________________________                                               ____________________

наименование должности                                                              подпись, инициалы, фамилия

_________________________                                               ____________________

наименование должности                                                              подпись, инициалы, фамилия

« _________»____________г.

Примечание:

дело - актовая книга;

индекс дела - номер, присваиваемый актовой книге в соответствии с типом записей актов гражданского состояния и ее порядковый номер;

заголовок дела - наименование актовой книги.

Приложение 15

к Административному регламенту исполнения

Управлением записи актов гражданского состояния

Курганской области государственной функции

по осуществлению в случаях,

установленных действующим законодательством,

формирования, хранения книг государственной

регистрации актов гражданского состояния и их учета

Форма акта Акт

о сдаче документов в Государственное учреждение «Государственный архив Курганской области»

Наименование органа ЗАГС

Наименование государственного архива

Основание сдачи

Название фонда: книги государственной регистрации актов гражданского состояния

№ п/п

Количество экземпляров описей

Крайние даты (даты начала и окончания)

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Всего описей____________________________________________________

цифрами и прописью

№ п/п

Наименование справочно-поисковых материалов

Вид носителя

Кол-во (лист/штука)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего дел_______________________________________

цифрами и прописью

состояние документов и описей_________________________

Всего единиц справочно-поисковых материалов Состояние справочно-поисковых материалов

Сдал_______________________________

наименование должности

___________________________________

подпись, инициалы, фамилия

___________________________________

наименование должности

___________________________________

подпись, инициалы, фамилия

печать                                                                                                                                                           Принял____________________________

государственного                                                                                                                                                                                                                             наименование должности

органа                                                                                                                                                           _______________________________________

                                                                                                                                                                                        подпись, инициалы, фамилия

«____»____________________г.»