Об утверждении Порядка организации работы с обращениями граждан в Министерстве культуры и информационных коммуникаций КБР



МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ИНФОРМАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

27 июля 2006 № 205

Об утверждении Порядка организации работы с обращениями граждан в Министерстве культуры и информационных коммуникаций КБР

В целях установления правил приема, регистрации, учета и рассмотрения обращений граждан в Министерстве культуры и информационных коммуникаций КБР, а также организации контроля исполнения поручений по обращениям граждан

Приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации работы с обращениями граждан в министерстве

3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на начальника отдела по общим вопросам и кадровой работе МК и ИК КБР Самойленко А.Д.

Основание: Указ президента КБР от 31 марта 2006г. № 38-УП

Министр

З.Тутов

Утвержден приказом Министерства

культуры и информационных

коммуникаций КБР

№ 205 2006 года

ПОРЯДОК

организации работы с обращениями граждан в Министерстве культуры и информационных коммуникаций Кабардино-Балкарской Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет правила приема, регистрации, учета и рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (далее граждане) в Министерстве культуры и информационных коммуникаций КБР (далее министерство).

1.2. Работа с обращениями граждан в Министерстве осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Кабардино-Балкарской Республики, Федеральным законом от 02.05.06г. №59 ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики а также настоящим Порядком.

1.3. Секретарь приемной министра обеспечивает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, адресованных министру, или его заместителям.

Прием граждан ведут:

Министр - первая и третья среда месяца с 14 до, 16.00

Зам.министра - первый вторник месяца с 14 до 16.00

Зам.министра - первый четверг месяца с 14 до 16.00

Зам.министра - первая среда месяца с 14 до, 16.00

1.4. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Организация учета, прохождения и хранения обращений граждан осуществляется секретарем приемной министра.

II. Прием, регистрация и учет обращений граждан

2.1.Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат обязательной регистрации в Приемной министра.

2.2.При приеме обращений, поступивших по почте:

проверяется правильность адресования корреспонденции. Письменные обращения граждан, доставленные не по назначению, возвращаются почтовому отделению без вскрытия для направления адресату;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются). Конверты сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителей;

поступившие с обращением документы прилагаются к нему (в случае отсутствия указанных в тексте приложений составляется соответствующая справка, которая прилагается к обращению);

в случае получения письма с материальными ценностями, личными документами (ценными бумагами, деньгами, паспортами, трудовыми книжками и т.п.) составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к регистрационной карточке, а второй пересылается вместе с письмом исполнителю. При этом указанные материальные ценности, личные документы возвращаются отправителю:

в нижнем правом углу первого листа письменного обращения, телеграммы или ином месте листа, обеспечивающем прочтение текста, проставляется штамп с указанием даты поступления, регистрационного номера, состоящего из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера, и количества листов.

2.3.Обращения граждан регистрируются в учетных карточках, журналах учета или на электронных носителях.

2.4. Повторные (многократные) обращения, то есть, неоднократные обращения гражданина (граждан) в министерство к одному и тому же должностному лицу по вопросам, которые по его (их) обращениям ранее рассматривались, не подлежат рассмотрению, если в них не приводятся новые доводы или обстоятельства, а по предыдущим обращениям давались письменные ответы. По таким обращениям гражданину сообщается о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки поданному вопросу.

Повторность (многократность) обращения проверяется перед его регистрацией, и ему присваивается очередной регистрационный номер с указанием в учетной карточке или в журнале учета регистрационного номера первого обращения.

Решение о прекращении переписки по повторным (многократным) обращениям принимает соответственно начальник отдела по общим вопросам и кадровой работе по согласованию с министром или его заместителями.

2.5. Обращения одного автора по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в министерство, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера через дробь (например. Л-12/1, Л-12/2 и т.д.).

2.6. Обращения граждан направляются на рассмотрение в отделы министерства не позднее трех дней со дня их регистрации и подлежат рассмотрению в сроки, установленные статьей 12 Федерального закона от 02.05.06г. №59 ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

2.7. Должностные лица, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в обращениях граждан, в том числе в жалобах на действия и решения судебных и правоохранительных органов, в пятидневный срок со дня регистрации на личном приеме разъясняют заявителям куда и в каком порядке им следует обратиться. В случае извещения по телефону или при личном приеме в учетную карточку (журнал) заносится соответствующая запись.

III. Работа с отдельными видами письменных обращений

3.1. Обращения с просьбами о личном приеме рассматриваются как обычные обращения.

3.2. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.4. Министерство или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

3.5. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностным лицам в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.6. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган либо одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

3.7. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.8. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в министерство или соответствующему должностному лицу.

3.9. При поступлении коллективных письменных обращений граждан (при наличии более одной тысячи подписей) министр направляет соответствующую информацию Руководителю Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики для последующего, в случае необходимости, информирования Президента Кабардино-Балкарской Республики.

IV. Организации работы по приему граждан

4.1.Прием граждан осуществляется на двух уровнях: Министром и заместителями министра.

4.2. Личный прием граждан должностными лицами министерства ведется в соответствии с утверждаемыми графиками приема граждан. Личный прием ведется в установленные дни и часы.

4.3. Графики приема граждан утверждаются министром и подлежат представлению в Приемную Президента и Правительства.

4.4. Графики приема граждан в целях ознакомления с ними помещаются в информационные витрины Приемной Президента и Правительства.

4.5. Запись граждан наличный прием к должностным лицам министерства, указанным в п.4.1 осуществляется после всестороннего изучения поставленных заявителем вопросов в приемной министра.

Последовательность приглашения на личный прием определяется секретарем приемной министра с учетом чрезвычайности обращения, категории льгот обратившегося, удаленности места его проживания.

На всех граждан, записанных па прием, открывается регистрационная карточка (если ранее заявитель обращался, материалы с итогами рассмотрения этих обращений передаются должностному лицу, ведущему прием). При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Секретарь приемной министра заранее знакомит должностное лицо министерства, ведущее прием, с сутью вопросов, по которым обратились заявители. После окончания приема копия регистрационной карточки с резолюцией должностного лица, осуществляющего прием, направляется исполнителю. Оригинал карточки остается для учета и контроля.

4.6. О фактах невыполнения и непредставления должностными лицами в установленные сроки информации по направленным на их рассмотрение обращениям граждан секретарь приемной министра информирует министра.

4.7. Во время личного приема гражданин вправе сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, которое приобщается к карточке учета приема граждан (в карточке делается отметка о количестве листов в обращении).

4.8. Ведущий прием, должен по существу поставленных посетителем вопросов принять решение и оформить резолюцию с соответствующими поручениями исполнителям.

4.9.В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного

самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

V. Работа с обращениями граждан, поставленными на контроль

5.1. Контроль за исполнением поручений по обращениям граждан осуществляется секретарем приемной министра совместно с соответствующими подразделениями министерства. Виды контроля, сроки и порядок отчетности определяются должностным лицом, дающим поручение.

5.2. Работник, осуществляющий контроль за исполнением поручений, через систему специальных письменных и устных напоминаний организует своевременное представление исполнителями информации о выполнении поручений, поставленных на контроль, вносит необходимые сведения в базу данных.

5.3. Поручения с резолюцией "срочно" или "весьма срочно" (или аналогичное) подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения, с резолюцией "оперативно" - в течение десяти дней. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания. Исполнителями в установленные сроки представляется информация о выполнении поручения с приложением первичных материалов.

В исключительных случаях министр, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

5.4. Исполненными считаются обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные в них вопросы, выполнены поручения должностных лиц, рассматривавших данное обращение, авторам даны исчерпывающие ответы.

5.5. К содержанию и оформлению ответов на поручения по обращениям граждан, поставленным на контроль, предъявляются следующие требования:

ответ должен излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования;

в ответе должны быть даны полные разъяснения по всем вопросам, поставленным в обращениях граждан, представлена информация о принятых мерах;

в ответе должны быть сведения об информировании автора о принятом решении но существу его обращения;

в ответе должны быть указаны регистрационный номер и дата письма, на который дается ответ, дата отправки и исходящий номер, фамилия, инициалы имени и отчества, номер телефона исполнителя;

к ответу на поручение прикладывается оригинал рассмотренного обращения гражданина с резолюцией должностного лица, давшего поручение.

Информация о выполнении поручения подписывается исполнителем и направляется на имя должностного лица, давшего поручение. Если документ

адресован министром нескольким лицам, представляется согласованный ответ за подписью лица, указанного в списке исполнителей первым, либо за подписями всех исполнителей.

5.6. Работники, осуществляющие контроль за исполнением поручений, анализируют поступившие ответы и при выявлении их несоответствия требованиям настоящего Порядка возвращают исполнителям для доработки и повторного представления.

VI. Оформление документов по обращениям граждан, формирование дел и их хранение

6.1. Обращения граждан, поставленные на контроль, после их рассмотрения подлежат возврату со всеми относящимися к ним материалами для оформления дел и карточек.

6.2. На каждом рассмотренном обращении должна быть надпись "В дело", дата и личная подпись лица, принявшего это решение.

6.3. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к материалам по рассмотрению первичного обращения.

6.4. Обращения с материалами по их рассмотрению в делах располагаются в хронологическом порядке и группируются по алфавиту фамилий заявителей.

6.5. Нерассмотренные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

6.6. Учетные карточки рассмотренных обращений, хранятся в картотеке обращений граждан, которая комплектуется в хронологическом порядке.

6.7. Рассмотренные обращения и материалы к ним хранятся в течение пяти лет.

6.8.Обращения, которым установлен постоянный срок хранения, направляются для дальнейшего хранения в Центральный государственный архив Кабардино-Балкарской Республики. Остальные обращения уничтожаются в установленном порядке.

VII. Анализ результатов работы но рассмотрению обращений граждан

Секретарем приемной министра ведется информационно-справочная работа по поступившим обращениям граждан, в том числе готовятся статистические материалы, справки:

о характере обращений;

о распределении обращении по корреспондентам, социальным категориям

заявителей, административно-территориальному делению;

о соблюдении сроков рассмотрения обращений;

о количестве обращений, поставленных на контроль.