ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 2013 ГОДА В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИ...



ДЕПАРТАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 27.07.2017 № 301-пр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 2013 ГОДА В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И (ИЛИ) ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОБ ОБЪЕКТАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ (РЕГИСТРАЦИОННЫХ КНИГ, РЕЕСТРОВ, КОПИЙ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ТОМУ ПОДОБНОГО), ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОПИЙ УКАЗАННЫХ ДОКУМЕНТОВ И СОДЕРЖАЩИХСЯ В НИХ СВЕДЕНИЙ

(с изменениями, внесенными приказом Департамента государственного имущества Пензенской области от 23.04.2019 № 228-пр)

В соответствии с частями 2.2., 2.7 статьи 45 Федерального закона  от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О кадастровой деятельности», в соответствии с подпунктом 29 пункта 1 статьи 11 Закона Пензенской области от 22.12.2005 № 906-ЗПО «О Правительстве Пензенской области» (с последующими изменениями), руководствуясь Положением о Департаменте государственного имущества Пензенской области, утвержденным постановлением Правительства Пензенской области от 26.01.2012 №35-пП (с последующими изменениями) приказываю:

1. Утвердить Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий указанных документов и содержащихся в них сведений (далее – Порядок).

2. Настоящий приказ разместить (опубликовать) на официальном сайте Департамента государственного имущества Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. Начальника

А.С. УШЕНИН

Утвержден приказом

Департамента

государственного имущества

Пензенской области

от ___________  № ______

Порядок

постоянного хранения и использования технических

паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию

на 1 января 2013 года в органах и организациях

по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий указанных документов и содержащихся в них сведений

(с изменениями, внесенными приказом Департамента государственного имущества Пензенской области от 23.04.2019 № 228-пр)

1. Общие положения.

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация) и предоставления копий указанных документов и содержащихся в них сведений.

1.2. Постоянное хранение и использование учетно-технической документации осуществляются организацией, заключившей с органом исполнительной власти Пензенской области, уполномоченным на организацию работы по постоянному хранению и использованию учетно-технической документации (далее - уполномоченный орган), договор хранения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - уполномоченная организация).

1.3. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченная организация выполняет следующие функции:

- обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

- осуществляет учет и использование документов;

- осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение;

- осуществляет предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

2. Организация хранения учетно-технической документации

2.1. Для хранения учетно-технической документации в уполномоченной организации создается архив (далее - архив). Ведение архива осуществляется уполномоченной организацией согласно Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации, утвержденной приказом Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 12 января 1971 года № 13.

2.2. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архива и его оборудованию, определяются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектации, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526.

2.3. В архиве хранится учетно-техническая документация, содержащая сведения об учтенном по состоянию на 1 января 2013 года недвижимом имуществе на территории Пензенской области.

2.4. В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности учетно-технической документации не реже одного раза в 3 года производится инвентаризация.

Инвентаризация производится уполномоченной организацией с участием представителя уполномоченного органа в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года № 49, в результате которой:

1) устанавливается фактическое наличие, полнота единиц хранения и соответствие учетным документам;

2) выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

3) выявляются отсутствующие документы и организуется их розыск;

4) выявляются, учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки, и намечаются сроки их обновления путем обследования объекта и/или камеральной обработки;

5) выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

Итоги инвентаризации материалов основного хранения оформляются утверждаемым руководителем уполномоченной организации актом о результатах инвентаризации и представляются в уполномоченный орган.

2.5. По результатам инвентаризации, при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документации, не относящейся к документам, подлежащим хранению, неучтенных документов составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются членами инвентаризационной комиссии, утверждаются руководителем уполномоченной организации и согласовываются уполномоченным органом.

2.6. Если в процессе инвентаризации учетно-технической документации установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется со дня выявления их отсутствия и проводится в течение 6 месяцев. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем уполномоченной организации и согласовывается с уполномоченным органом. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате документов руководителем уполномоченной организации по согласованию с уполномоченным органом принимается решение о снятии утраченных документов с учета.

2.7. Ответственность за сохранность документов несет руководитель уполномоченной организации в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

2.8. Хранящаяся в архиве учетно-техническая документация на объекты государственного технического учета и технической инвентаризации является собственностью Пензенской области.

3. Порядок использования учетно-технической документации,

предоставления копий такой документации

и содержащихся в ней сведений

3.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными.

Предоставление сведений, содержащихся в учетно-технической документации, отнесенных к сведениям, составляющим государственную тайну, или иной информации ограниченного доступа осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне и законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации.

3.2. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются следующим заявителям (далее - заявитель):

- собственнику, владельцу (пользователю) или его представителю (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности), наследникам по закону или по завещанию (при предъявлении документов, подтверждающих факт смерти наследодателя, копии нотариально удостоверенного завещания или справки нотариуса, подтверждающей вступление заявителя в наследство); 

- правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);

- органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области;

- органов прокуратуры;

- налоговых органов;

- органов государственной статистики (сведения, включенные в формы федерального государственного статистического наблюдения);

-органа, осуществляющего государственный кадастровый учет и государственную регистрацию прав, ведение Единого государственного реестра недвижимости и предоставление сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости (далее по тексту - орган регистрации прав);

- службы судебных приставов (по находящимся в их производстве делам);

- иных лиц и органов, определенных законодательством Российской Федерации;

- органов, предоставляющих муниципальные и государственные услуги, многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг.

3.3. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, выдаются в виде:

- копий технических паспортов, содержащихся в инвентарных делах зданий, сооружений, помещений, объектов незавершенного строительства;

- копий отдельных разделов технических паспортов объектов;

- копий поэтажных планов объектов недвижимости и экспликаций к ним;

- копий ситуационных планов (схем) земельных участков;

- справок об инвентаризационной стоимости объектов недвижимости и иных справок, содержащих описание объектов недвижимости и сведения об их принадлежности;

-копий учетно-технической документации, содержащих сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объекта капитального строительства, помещения;

- копий проектно-разрешительной документации, технического или экспертного заключения или иной документации, содержащейся в архиве;

- копий правоустанавливающего (правоудостоверяющего) документа, хранящегося в материалах инвентарного дела;

-  выписки из реестровой книги о праве собственности на объект капитального строительства, помещение (до 1998 года);

- справки, содержащей сведения о наличии (отсутствии) права собственности на объекты недвижимости;

              - справки, содержащей сведения о характеристиках объекта государственного технического учета;

- копий иных документов, содержащихся в инвентарных делах, хранящихся в архиве.

3.4. Для получения сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий документов заявители подают в уполномоченную организацию запрос о выдаче информации.

В запросе о предоставлении сведений указываются:

- наименование объекта, в отношении которого необходимо предоставить сведения;

- адрес места нахождения соответствующего объекта;

- сведения о заявителе (для физического лица: фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес места жительства, реквизиты документа, удостоверяющего личность; для юридического лица: полное наименование, адрес места нахождения, ОГРН, ИНН; для органа государственной власти (иного государственного органа), органа местного самоуправления: полное наименование соответствующего органа, адрес места нахождения);

- сведения о представителе заявителя физического или юридического лица (фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес места жительства, реквизиты документа, удостоверяющего личность) с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия такого представителя (при подаче запроса представителем физического или юридического лица).

3.5. Запрос о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, может быть подан лично, через представителя или почтовым отправлением.

3.6. К запросу прилагается документ, подтверждающий личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица - документ, подтверждающий полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации,   а также документ, подтверждающий внесение платы в соответствии с пунктом 3.7 настоящего Порядка (за исключением случаев, когда сведения предоставляются бесплатно).

3.7. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются заявителям за плату в размере, утвержденном приказом Управления по регулированию тарифов и энергосбережению Пензенской области от 22.12.2016 №164 «Об установлении размеров платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной документации (регистрационных книг, реестров, правоустанавливающих документов и тому подобного), являющихся собственностью Пензенской области, и содержащихся в них сведений и установлении Порядка взимания и возврата такой платы», за исключением случаев, установленных действующим законодательством.

3.8. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.

3.9. Запрос регистрируется в день его поступления в уполномоченную организацию.

В течение 10 рабочих дней со дня регистрации запроса уполномоченная организация принимает одно из следующих решений:

- о предоставлении заявителю документов (копии документов), содержащих запрашиваемую информацию;

- о предоставлении заявителю справки об отсутствии в архиве уполномоченной организации запрашиваемой информации;

- об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации с указанием причин отказа.

Сроки предоставления сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации для отдельных категорий заявителей, на которые не распространяется действие настоящего пункта, устанавливаются в соответствии с действующим законодательством.

3.10. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации принимается, если:

- запрос не содержит сведений, предусмотренных пунктом 3.4 настоящего Порядка, или к заявлению не приложены документы, предусмотренные пунктом 3.6 настоящего Порядка;

- содержание запроса не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

- запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен федеральным законом.

3.11. По запросу органа регистрации прав копии документов и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня регистрации такого запроса.

По запросу другого органа государственной власти или органа местного самоуправления копии документов и содержащиеся в них сведения предоставляются бесплатно в течение пяти рабочих дней со дня регистрации  такого запроса

(абзац введен приказом Департамента государственного имущества Пензенской области от 23.04.2019 № 228-пр)

3.12. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, справка об отсутствии в архиве уполномоченной организации запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении, в течение трех дней со дня принятия одного из решений, указанных в пункте 3.9 настоящего Порядка.

3.13. Выдача инвентарных дел, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в уполномоченной организации, правоохранительным органам, органам прокуратуры, судам осуществляется на основании запроса или постановления (определения) правоохранительных органов, органов прокуратуры и судов.

Факт выдачи инвентарного дела фиксируется в акте приема-передачи. Акт приема-передачи инвентарных дел составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается уполномоченным лицом уполномоченной организации, ответственным за сохранность документов, и представителем получателя документов.

3.14. Представители правоохранительных органов, органов прокуратуры или судов при получении документов обязаны представить запрос или постановление (определение), оформленное в установленном порядке, наделяющее их полномочиями на получение соответствующих документов.

3.15. Выдача инвентарного дела регистрируется в журнале приема-выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под подпись.

3.16. С выдаваемых документов изготавливаются копии, подлежащие заверению в установленном порядке, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Выдача подлинников и замена их на копии отражается в соответствующей инвентарной книге.

3.17. Для учета выдачи и возврата материалов на каждое инвентарное дело заводится карточка учета, форма которой приведена в приложении № 1 к настоящему Порядку. Карточка учета хранится в этом деле или в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц.

3.18. Контроль выдачи и возврата дел ведется по записям в Журнале учета выдачи и возврата инвентарных дел, форма которого приведена в приложении № 2 к настоящему Порядку.

Приложение № 1

к Порядку

постоянного хранения и использования

технических паспортов, оценочной и иной хранившейся

по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях

по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации

об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий

правоустанавливающих документов и тому подобного),

предоставления копий указанных документов

и содержащихся в них сведений

КАРТОЧКА

учета выдачи и возврата инвентарного дела

Адрес:

___________________________________________________________________________

(город, поселок, иное)

___________________________________________________________________________

(улица, переулок, иное)

___________________________________________________________________________

(дом №)

Подпись лица, принявшего дело в архив

Дата выдачи

Кому выдано

Подпись лица, получившего дело

Дата возврата

1

2

3

4

5

Оборотная сторона карточки

I группа

II группа

III группа

N п/п

Наименование документа

Количество листов

N п/п

Наименование документа

Количество листов

N п/п

Наименование документа

Количество листов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Составлена  "____"________________20__г.                              Исполнитель

Приложение № 2

к Порядку

постоянного хранения и использования

технических паспортов, оценочной и иной хранившейся

по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях

по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации

об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий

правоустанавливающих документов и тому подобного),

предоставления копий указанных документов

и содержащихся в них сведений

ЖУРНАЛ

учета выдачи и возврата инвентарных дел

Дата выдачи

Инвентарный номер

Подпись лица, получившего дело

Дата возврата дела

Подпись лица, принявшего дело в архив

1

2

3

4

5