ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, АДРЕСОВАННЫХ В КОМИТЕТ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕС...



КОМИТЕТ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

КОМИТЕТ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 27.11.2009 №54/од

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, АДРЕСОВАННЫХ В КОМИТЕТ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

(с изменениями от 10.09.2010г., приказ Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия №45/од, НГР RU19000201000409)

(утратил силу приказом Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия от 18.04.2012 № 16/од, НГР RU19000201200376)

В целях реализации Программы административной реформы в Республике Хакасия в 2006-2010 годах, утвержденной постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.06.2006 г. № 169 «О программе административной реформы в Республики Хакасия в 2006-2010 годах» (с последующими изменениями), приказываю:

1. Утвердить Административный регламент по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Комитет записи актов гражданского состояния (приложение).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Комитета записи актов гражданского состояния Л.Н. Обедину.

Председатель Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия  М.Л.Лыткина

Приложение

к приказу Комитета записи актов

гражданского состояния при

Правительстве Республики Хакасия

от 27.11.2009 №54/од

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Комитет записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия

1. Общие положения

1. Административный регламент по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, (далее – Административный регламент) адресованных в Комитет записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия, (далее – Комитет), направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в Комитет и разработан в целях защиты конституционных прав и законных интересов граждан, повышения качества исполнения государственной функции Комитетом по рассмотрению обращений граждан (далее – функция по рассмотрению обращений граждан).

Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при осуществлении полномочий при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Комитет.

2. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Комитете записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации 1;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»2;

- Конституцией Республики Хакасия;

- постановлением Правительства Республики Хакасия от 14.10.2009 № 440 «Об утверждении Положения о Комитете записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия»;

- постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.02.2008 № 55 «О досудебном обжаловании в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия»5;

- постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.2003 № 118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов САНПИН 2.2.2/2.4.1340-03»6;

- постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (с последующими изменениями)7;

- постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 г. № 304 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти»;

- распоряжением Председателя Правительства Республики Хакасия от 02.07.2009 № 95-рп «Об утверждении административного регламента Аппарата Правительства Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Правительство Республики Хакасия».

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется председателем Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия (далее председатель Комитета).

Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный прием граждан.

4. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан, подготовка и проведение личного приема граждан председателем Комитета возложена на специалиста, ведущего делопроизводство.

Конечным результатом исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по их решению.

5. Заявителями, в отношении которых исполняется государственная функция по рассмотрению обращений граждан, являются:

- граждане Российской Федерации (далее граждане), обратившиеся лично, а также через своих представителей;

- иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.

________________________

1. «Российская газета», 25.12.1993, №237, 2009, №7

2. Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, №19, ст. 2060

3. «Вестник Хакасии» 1995г. №25, 1998, №5-6, №31-32, 2000, №48-49, №69-70; 2001, №53-54; 2003, №13, №48-49; 2004, №12; 2005, №34; 2006, №36; 2007, №26

4. «Вестник Хакасии», 2009, №83

5. «Вестник Хакасии», 2008, №11

6. «Российская газета», 21.06.2003, №120

7. Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №47, ст. 4933; 2007, №50, ст. 6285; 2008, №18, ст. 2063; 2009, №41, ст.4765

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

1. Порядок информирования населения об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

6. Информация о порядке исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Комитете, об установленных для личного приема граждан днях и часах, а также требованиям к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, сообщаются по телефону сотрудниками Комитета:

- непосредственно специалистом, ведущим делопроизводство;

- посредством размещения в соответствующем разделе Портала органов государственной власти Республики Хакасия в сети Интернет (www.rhlider.ru), публикации в средствах массовой информации;

- на информационных стендах в Комитете и его отделах.

7. Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Комитета и его отделов, справочные телефоны, электронный адрес изложены в приложении №1 к настоящему Административному регламенту.

8. При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения, специалист по работе с обращениями граждан обязан подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется Комитетом на безвозмездной основе.

2. Срок исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

9. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Комитете осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок исполнения функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Председатель Комитета записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия (далее - председатель Комитета), вправе устанавливать сокращенные контрольные сроки рассмотрения обращений граждан.

10. Утратил силу приказом Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия от 10.09.2010г. №45/од, НГР RU19000201000409.

3. Требования к письменным обращениям граждан

11. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия – Комитет записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, электронный адрес (при наличии) по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

12. Обращение, направленное по электронной почте, должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 11 настоящего Административного регламента, за исключением личной подписи гражданина, и рассматривается в порядке, установленном настоящим Административным реламентом.

13. Факсимильное письменное обращение направляется по следующему телефонному номеру: 8(3902) 299-261 и должно содержать все реквизиты, перечисленные в п.11 настоящего регламента.

4. Условия, сроки и время личного приема граждан в Комитете записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия

14. Личный прием граждан в Комитете записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия ведет председатель Комитета.

15. Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан председателем Комитета осуществляет специалист, ведущий делопроизводство, в соответствии с должностным регламентом.

16. Председатель Комитета ведет прием граждан ежедневно (по предварительной записи).

17. Предварительная запись на личный прием граждан проводится специалистом, ведущим делопроизводство. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 9.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предпраздничный день - с 9.00 до 17.00 часов.

18. Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 15 минут.

19. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

20. При проведении личного приема граждан председателем Комитета, специалист по делопроизводству осуществляет заполнение регистрационных карточек в электронной базе данных на каждого гражданина, записавшегося на прием. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом если гражданин обращается в Комитет не в первый раз, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.

Специалист по делопроизводству в ходе личного приема оказывает гражданам информационно- консультативную помощь.

21. Утратил силу приказом Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия от 10.09.2010г. №45/од, НГР RU19000201000409.

5. Требования к местам исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

22. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.

23. Рабочее место специалиста по делопроизводству оборудуется средствами вычислительной техники и оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

24. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны.

25. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются необходимой мебелью (стулья, столы), обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

Вход здания оборудуется пандусом, для беспрепятственного доступа инвалидам и лицам, с ограниченными опорно-двигательными функциями.

6. Порядок рассмотрения отдельных обращений

26. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица Комитета, а также членов его семьи, Комитет вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Комитет. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений..

27. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Комитет.

7. Ответственность сотрудников Комитета при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

28. Сотрудники Комитета, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность сотрудников закреплена в их должностных регламентах.

29. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в письмах и заявлениях граждан, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

30. При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение гражданина, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется председатель Комитета.

31. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.

32. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все числящиеся за ним документы (обращения, материалы и документы к ним) другому специалисту по работе с обращениями граждан.

III. Административные процедуры при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан

1. Последовательность административных процедур при исполнении государственной функции по рассмотрению обращении граждан

33. Административная процедура по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Комитет;

-  регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- рассмотрение обращений граждан председателем Комитета и направление их на исполнение;

- рассмотрение обращений граждан должностными лицами Комитета;

- личный прием граждан;

-  постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответов на обращения граждан и подготовка исполненных обращений к архивному хранению;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.

Блок-схема исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан приведена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Комитет

34. Основанием для начала исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Комитет или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в Комитет. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.

35. Письма, жалобы, заявления граждан, направленные по почте (в том числе телеграммы), документы, связанные с их рассмотрением и обращения, направленные фельдсвязью, первоначально поступают специалисту ответственному за прием корреспонденции, откуда в тот же день передаются на рассмотрение председателю Комитета.

Обращения граждан, поступившие в Комитет по информационным системам общего пользования (электронная почта, телефакс и др.) ежедневно распечатываются специалистом, ведущим делопроизводство, на бумажных носителях и оформляются для рассмотрения председателем Комитета в установленном порядке.

36. Специалист по делопроизводству, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт.

- подкалывает к поступившему письму все прилагаемые документы, при их наличии;

- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2–х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, которые также приобщаются к поступившему обращению;

- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;

- письма, поступившие в Комитет ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.

37. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя председателя Комитета, вскрываются специалистом по делопроизводству, регистрируются и рассматриваются в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Комитет.

38. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие, а также получение обращений по электронной почте, их распечатка, оформление на бумажном носителе и подготовка обращений граждан к регистрации.

3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений

39. Все предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие по почте в адрес Комитета, поступившие по факсу, электронной почте или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления специалистом по делопроизводству. Регистрация производится с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота «Дело» (далее – САДД «Дело»).

Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.

40. Обращения граждан, направляемые в Комитет по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации и Республики Хакасия, Верховным Советом Республики Хакасия и его депутатами, Прокуратурой Республики Хакасия и др. и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение председателю Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия.

41. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме должностными лицами регистрируются и рассматриваются председателем Комитета в установленном порядке и сроки, аналогично обычным обращениям граждан.

42. В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции Комитета, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением об этом обратившегося гражданина.

43. Специалист по делопроизводству, ответственный за регистрацию обращений граждан:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого СААД «Дело автоматически». В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- заполняет регистрационную карточку в САДД «Дело», указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.

Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид «Кол - порядковый номер обращения»);

- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило (из Правительства Республики Хакасия, Верховного Совета Республики Хакасия, Прокуратуры Республики Хакасия и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;

- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляет шифр темы согласно применяемому в САДД «Дело» классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;

- на поручениях о рассмотрении обращений граждан, поступивших из вышестоящих органов, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, на левом поле документа делает отметку о контроле;

44. Утратил силу приказом Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия от 10.09.2010г. №45/од, НГР RU19000201000409.

45. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему САДД «Дело» и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

4. Рассмотрение обращений граждан председателем Комитета записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия  и направление их на исполнение

46. Зарегистрированные специалистом, ведущим делопроизводство, письма, жалобы и заявления граждан передаются на рассмотрение председателю Комитета.

Обращения граждан передаются на рассмотрение председателю Комитета вместе с регистрационными карточками, в которых предусмотрено поле для написания поручения (резолюции) председателем Комитета.

47. Поручения (резолюции) председателя Комитета вводятся в САДД «Дело». В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируется дата, время, фамилия и инициалы должностных лиц ответственных за исполнение.

Поручение должно содержать: фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись председателя Комитета и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения, если поручение подготовлено председателем Комитета на отдельной карточке для резолюций. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

48. Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются специалистом по делопроизводству в соответствии с пунктом 9 настоящего Административного регламента. Контрольные сроки отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, на свободном поле обращения делается отметка о контроле.

49. В тексте резолюции (поручения) могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты ее написания.

50. Если обращение гражданина переадресовывается на исполнение другим исполнительным органам, специалистом по делопроизводству оформляется сопроводительное письмо, которое подписывается председателем Комитета.

51. Одновременно с направлением обращения на исполнение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу, в соответствии с их компетенцией, заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления оформляются и подписываются председателем Комитета.

Уведомления для писем, поступивших в Комитет по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.

52. Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан председателем Комитета является передача зарегистрированных писем и регистрационных карточек с резолюциями председателя Комитета на исполнение специалистам Комитета, для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов.

5. Рассмотрение обращений граждан должностными лицами Комитета записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия

53. Поступившие в Комитет письменные обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные пунктом 9 настоящего Административного регламента.

54. Обращения исполняются непосредственно в Комитете.

55. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается специалистом по делопроизводству.

Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

56. Проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется для подписания председателю Комитета.

57. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

Для этого председатель Комитета вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов , за исключением случаев, указанных в пункте 26 настоящего Административного регламента;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

58. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

59. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, специалист, ведущий делопроизводство, после ознакомления председателя Комитета с подобным обращением, направляет его в правоохранительные органы.

60. Результатом рассмотрения обращений граждан в Комитете является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка и направление ответов заявителям, а также направление обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

6. Личный прием граждан

61. Прием граждан председателем Комитета осуществляется ежедневно (по предварительной записи), по предъявлению документа, удостоверяющего личность гражданина.

62. Специалист по делопроизводству приглашает прибывшего на прием гражданина на беседу, производит регистрацию заявителя с использованием САДД «Дело», вносит в базу данных сведения о нем – фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Комитет, содержание устного обращения гражданина.

В случае повторного обращения специалист по делопроизводству осуществляет подборку всех имеющихся в архиве материалов, касающихся данного заявителя.

Подобранные материалы представляются председателю Комитета.

63. Во время личного приема председатель Комитета может принять решение о направлении заявителя для дальнейшего решения вопроса в соответствующий орган государственной власти республики, государственное учреждение либо в орган местного самоуправления по подведомственности поставленных в обращении вопросов.

64. Специалист по делопроизводству  консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приема вносит информацию о рассмотрении обращения в САДД «Дело».

В случае если в результате личного приема заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и председатель Комитета принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист по делопроизводству делает соответствующую отметку  «Разъяснено» в базе данных САДД «Дело».

65. Во время личного приема председателем Комитета каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

66. По окончании приема председатель Комитета доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

67. Председатель Комитета по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приема поручений.

68. После завершения личного приема председателем Комитета, согласно его поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, специалист по делопроизводству оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках СААД «Дело». Исполнителям поручений, направляются копии карточек личного приема с поручениями председателя Комитета с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов).

69. Материалы с личного приема хранятся в Комитете 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

70. Результатом личного приема граждан председателем Комитета является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие председателем Комитета решения по разрешению поставленного вопроса.

7. Постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан

71. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение.

72. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан.

73. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения.

74. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются отметки о контроле «К» или «Контроль» и «Подлежит возврату».

75. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

76. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

77. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет председатель Комитета и специалист, осуществляющий делопроизводство.

78. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.

8. Продление срока рассмотрения обращений граждан

79. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления, или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

80. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее председателю Комитета.

81. Специалист по делопроизводству осуществляет подборку документов по данному обращению и вместе со служебной запиской о продлении представляет документы председателю Комитета.

82. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается председателем Комитета. В этом случае специалистом по делопроизводству заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения.

83. Результатом осуществления процедуры продления срока по исполнению обращения является принятие председателем Комитета соответствующего решения и направление письменного уведомления конкретному гражданину (заявителю).

9. Оформление ответов на обращения граждан и подготовка исполненных обращений к архивному хранению

84. Ответы на обращения граждан подписываются председателем Комитета.

85. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.

86. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

87. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.

88. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они хранятся в деле.

89. Ответы заявителям печатаются на бланках Комитета в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

90. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Комитет по информационным системам общего пользования, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении, а также по электронному адресу.

91. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

92. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по делопроизводству, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в САДД «Дело». Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

93. Списание «в дело» исполненных обращений осуществляется специалистом по делопроизводству. При этом отметка «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.

94. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

95. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом по делопроизводству, в соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти.

96. Результатом процедуры по оформлению ответов на обращения граждан и подготовки исполненных обращений к архивному хранению является направление конкретному гражданину официального письма за подписью председателя Комитета по решению поставленных в обращении вопросов, а также, при необходимости, направление информации о результатах рассмотрения обращения в вышестоящие органы и формирование дела.

10. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений

97. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

98. Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведет специалист по делопроизводству. Справочная информация по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется устно, при личном обращении или по телефону.

99. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение определенному поручением (резолюцией) председателя Комитета специалисту;

- абзац утратил силу приказом Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия от 10.09.2010г. №45/од, НГР RU19000201000409;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

100. Звонки от заявителей по вопросу получения справочной информации об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день – с 9.00 до 17.00.

101. При получении запроса по телефону специалист по делопроизводству:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.

102. Во время разговора специалист по делопроизводству должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

103. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Комитет по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.

104. Специалист по делопроизводству регулярно готовит статистические материалы в виде таблиц и диаграмм (ежемесячно) и информационно - аналитические записки (1 раз в полугодие) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их председателю Комитета.

105. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан

106. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

107. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан и принятию решений осуществляется председателем Комитета, а также заведующим приемной по работе с обращениями граждан Аппарата Правительства Республики Хакасия, на основании поступающих в приемную по работе с обращениями граждан ответов и информаций из Комитета по исполнению обращений граждан.

108. Ежегодно, кроме текущего контроля по соблюдению порядка исполнения государственной функции, осуществляются проверки Комитета заведующим приемной по работе с обращениями граждан либо заведующим общим отделом Аппарата Правительства Республики Хакасия.

По итогам проведенных проверок составляются справки, которые представляются Руководителю Аппарата Правительства - заместителю Председателя Правительства Республики Хакасия, курирующему данное направление деятельности, для сведения и принятия мер.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица и решений, принятых при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан

109. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) должностного лица по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством российской Федерации.

110. Заявители могут обжаловать действия или бездействие должностных лиц:

- отделов Комитета ЗАГС и Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия – председателю Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия или в суд;

- председателя Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия – в Апелляционную комиссию по досудебному обжалованию при Правительстве Республики Хакасия (655019, Республика Хакасия г. Абакан, пр. Ленина, 67), или в суд.

111. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменную жалобу посредством почтовой или факсимильной связи, а также электронной почтой.

112. Председатель Комитета ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия проводит личный приём заявителей ежедневно (по предварительной записи). Предварительная запись производится специалистом, ведущим делопроизводство. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 9.00 часов до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предпраздничный день – с 9.00 часов до 17.00 часов. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

113. Сроки рассмотрения жалобы устанавливаются в соответствии с пунктом 9 настоящего Административного регламента.

114. Жалоба должна содержать либо наименование государственного органа, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути жалобы.

В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием) лица, ответственного за исполнение государственной функции, обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права и законные интересы, требования (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

К жалобе могут прилагаться копии документов, подтверждающие изложенные в жалобе обстоятельства. В таких случаях в жалобе указывается перечень прилагаемых документов (копий).

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не были представлены.

Жалоба подписывается подавшим ее заявителем или его доверенным лицом с указанием даты подачи жалобы.

Жалоба  регистрируется в Комитете ЗАГС, назначается должностное лицо (лица), которое рассматривает данную жалобу, и определяются сроки ее рассмотрения.

115. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса другому государственному органу, должностное лицо либо уполномоченное на рассмотрение жалобы вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

116. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо (лица) принимает решение об удовлетворении требований заявителя, о признании неправомерным обжалуемого решения, действия (бездействия), либо об отказе в удовлетворении жалобы.

117. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

118. Заявители вправе обжаловать решения, действия или бездействие должностных лиц, в суд в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Приложение 1

к Административному регламенту

по исполнению государственной

функции по рассмотрению

обращений граждан, адресованных в

Комитет записи актов гражданского

состояния при Правительстве

Республики Хакасия

Сведения о месте нахождения Комитета ЗАГС

и отделов Комитета ЗАГС

Наименование органа: Комитет записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия

Адрес места нахождения: 655019 Республика Хакасия, г. Абакан, пр. Ленина, 67

Контактный телефон: (3902) 299 262

Адреса электронной почты: zags@r-19.ru

Адрес в сети Интернет: www.rhlider.ru

Отделы Комитета ЗАГС

при Правительстве Республики Хакасия

Город (район)

Телефон

Адрес

по г. Абакану

(3902) 29-51-70

655017, г. Абакан,

ул. Крылова, 72

по г. Саяногорску

(39042) 2-13-10

(39042) 2-84-48

655600, г. Саяногорск, Комсомольский

мкр-он, 60

по г. Черногорску

(39031) 2-41-81,

(39031) 6-01-91

655150, г. Черногорск,

пр. Космонавтов, 3

по г. Абазе

(39047) 2-35-46

655750, г. Абаза,

ул. Кулакова, 5

по г. Сорску

(39032) 3-20-22

655111, г. Сорск,

ул. Пионерская, 28

по Алтайскому району

(39041) 2-11-52

655650, с. Белый Яр,

ул. Советская, 4

по Аскизскому району

(39045) 9-12-87

655700, с. Аскиз,

ул. Красноармейская, 16Б

по Бейскому району

(39044) 3-06-46

655770, с. Бея,

ул. Горького, 2

по Боградскому району

(39034) 9-13-61

655340, с. Боград,

ул. Боградская, 78

по Орджоникидзевскому району

(39036) 2-15-42

655250, п. Копьево, ул. Юбилейная, 2

по Таштыпскому району

(39046) 2-11-97

655740, с. Таштып,

ул. Ленина, 35

по Усть-Абаканскому району

8-(39032) 2-15-30

655100 п.г.т. Усть-Абакан, ул. К. Маркса, 9

по Ширинскому району

8-(39035) 9-14-43

655200, п. Шира,

ул. Октябрьская, 80

Приложение 2

к Административному регламенту

по исполнению государственной

функции по рассмотрению

обращений граждан, адресованных в

Комитет записи актов гражданского

состояния при Правительстве

Республики Хакасия

Блок-схема

исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Комитет записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Хакасия

(блок – схема находится в архивном деле)