Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области»



Утвержден

1

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МАГАДАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

ДЕПАРТАМЕНТ ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА И ТРАНСПОРТА АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

От 28.02.2011 №18

Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области»

Утратил силу: Приказом от 01.10.2013 №94

(Текст изменен)

{Изменено: Приказом от 06.05.2013 №36}

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 №227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» п р и к а з ы в а ю

Утвердить административный регламент по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан в департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области» (прилагается).

Главному специалисту по кадрам и делопроизводству Н.К. Патрушевой направить извещение о внесении изменений в административный регламент:

- в газету «Магаданская правда»

- на официальный сайт администрации Магаданской области.

3. Приказы департамента от 04.02.2010 №08, от 19.07.2010 №56 и от 01.09.2010 №72 считать утратившими силу.

4. Приказ за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник                                                                                   С.Б.Волобуев

Утвержден

приказом департамента

дорожного хозяйства и транспорта

администрации Магаданской области

от 28 февраля 2011 года № 18

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан в Департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в Департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области (далее - государственная функция), создания благоприятных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции; определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

1.2. Рассмотрение обращений граждан в Департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области (далее - Департамент) осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом Магаданской области, настоящим Административным регламентом.

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется начальником Департамента, заместителями начальника Департамента в соответствии с распределением обязанностей, руководителями и специалистами структурных подразделений Департамента в соответствии с их компетенцией.

1.4. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение обращений граждан в письменной форме, в форме электронного документа, а также устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан.

1.5. Уполномоченное должностное лицо  Департамента организует учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, в том числе анализ следующих данных:

а) количество и характер рассмотренных обращений граждан;

б) количество и характер решений, принятых по обращениям граждан Департаментом в пределах его полномочий.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

"Рассмотрение обращений граждан в Департаменте дорожного хозяйства и транспорта администрации Магаданской области"

Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.

2.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях Департамента;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.2. График приема граждан:

Начальник департамента                                                                      среда с 17.00 до 18-00

Первый заместитель начальника департамента                            пятница с 17.00 до 18-00

(абзац 4 исключен Приказом от 06.05.2013 №36)

Заместитель начальника департамента -

начальник транспортного отдела                                                        четверг с 17.00 до 18-00

2.3. Информация о работе Департамента предоставляется при личном или письменном обращении, обращении в форме электронного документа а также по телефону.

2.4. При индивидуальном устном информировании граждан по телефону должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно назвать свои фамилию, имя, отчество, должность, а также сообщить график приема граждан в Департаменте, точный почтовый адрес Департамента (при необходимости - способ проезда к нему), требования к письменному обращению, установленные Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2.5. Телефонные звонки от граждан принимаются в соответствии с графиком работы Департамента. Во время разговора должностное лицо, принявшее телефонный звонок, должно произносить слова четко, избегать "параллельных" разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине звонка на другой телефонный аппарат. Разговор по телефону не должен продолжаться более 10 минут. Телефонный разговор может быть прекращен, если в разговоре содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного лица.

2.6. Если специалист, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Требования к письменному обращению гражданина.

2.7. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать либо наименование исполнительного органа государственной власти, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

2.8. Обращение, поступившее  в форме электронного документа, должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обратившегося лица, адрес электронной почты ( в случае, если ответ должен быть направлен  в форме электронного документа), почтовый адрес (в случае, если ответ должен быть направлен  в письменной форме.

В случае необходимости к обращению гражданина в форме электронного документа  прилагаются  документы и материалы в электронной форме, либо указанные  документы и материалы или их копии направляются гражданином в письменной форме.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур).

              Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан и обращений  граждан, поступивших в форме электронного документа;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;

- направление обращений граждан на рассмотрение;

- рассмотрение обращений граждан в структурных подразделениях Департамента;

- личный прием граждан;

- занесение устного обращения гражданина в карточку личного приема гражданина;

- постановка письменных, устных обращений граждан, обращений поступивших в форме электронного документа на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

- порядок и формы контроля за исполнением рассмотрения обращений граждан.

3.2. Делопроизводство по работе с обращениями граждан.

3.2.1. Делопроизводство по письменным, обращениям, поступившим в форме электронного документа и устным обращениям граждан ведется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом департамента от 1 июня 2012 №50.

(п.3.2.1 в ред. Приказа от 06.05.2013 №36)

3.2.2. Все поступающие в Департамент обращения граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в приемной Департамента в течение 3-х дней в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

3.2.3. Конверты к обращениям граждан сохраняются только в том случае, если в письме не указан автор обращения и его адрес.

3.2.4. Поступившие и зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение начальнику Департамента или лицу, исполняющему обязанности начальника Департамента.

3.2.5. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

3.2.6. Повторными обращениями считаются те, в которых один и тот же автор, не удовлетворившись ответом на предыдущее обращение, просит еще раз рассмотреть его обращение.

3.2.7. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается порядковый номер, и делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

3.2.8. Если обращение подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным, о чем делается отметка в учетной карточке.

3.2.9. Если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если руководителем принято иное решение, то письмо направляется для проверки.

3.2.10. Если в обращении поступившем в форме электронного документа не указана  фамилия гражданина, направившего обращение, адрес электронной почты и (или) почтовый, ответ  на обращение не дается.

3.2.11. Обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных личных просьб, предложений списываются в дело, о чем в журнале регистрации заявлений делается отметка.

3.2.12. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.2.13. Начальник Департамента, его заместители по каждому обращению граждан дают соответствующие поручения исполнителям, осуществляют контроль за их выполнением.

Если исполнителей несколько, то обобщающие материалы готовит лицо, указанное в поручении (резолюции) первым.

3.2.14. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в организацию или должностному лицу, решение или действия (бездействие) которых обжалуются.

3.2.15. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, т.е. с момента присвоения регистрационного номера.

В тех случаях, когда по обращению необходимо проведение дополнительной проверки либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены начальником Департамента не более чем на 30 дней с уведомлением об этом автора обращения.

3.2.16. Обращения граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации (в том числе от депутатов Государственной Думы), администрации Магаданской области, Магаданской областной Думы, поставленные ими на контроль, рассматриваются начальником Департамента и его заместителями.

3.2.17. Ответы на обращения граждан дают начальник Департамента, его заместители или (по их поручению) руководители структурных подразделений Департамента, а на письма, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Магаданской области, Магаданской областной Думы - начальник Департамента либо лицо, исполняющее обязанности начальника Департамента.

3.2.18. Обращения граждан, поступившие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Административным регламентом.

3.2.19. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

3.2.20. Решение о снятии обращения с контроля принимает должностное лицо, которым было дано поручение по его рассмотрению.

3.2.21. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть сформированы в дело со всеми материалами проверки (справками, информациями и т.д.).

3.2.22. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями вышеназванной Инструкции по делопроизводству в Департаменте.

3.2.23. Преследование гражданина в связи с его обращением в Департамент с критикой его деятельности либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц, запрещается.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Проверка обращений граждан.

Начальник или его заместители при рассмотрении обращений граждан в пределах их полномочий вправе:

- приглашать обратившегося гражданина для личной беседы;

- в случае необходимости в соответствии с установленным действующим законодательством запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у обратившихся граждан и иных юридических и физических лиц;

- создавать комиссии с привлечением компетентных специалистов для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место;

- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан;

- поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности и контролировать ход рассмотрения обращений, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

4.2. Контроль за порядком рассмотрения обращений граждан.

4.2.1. Контроль за сроками и качеством рассмотрения обращений граждан осуществляют начальник Департамента и его заместители.

4.2.2. Заместители начальника Департамента оперативно информируют начальника Департамента обо всех нарушениях настоящего Административного регламента, вносят предложения по устранению выявленных недостатков, а при необходимости предлагают применить меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством, к должностным лицам, которые недобросовестно отнеслись к рассмотрению обращений граждан.

5. Личный прием

5.1. В Департаменте прием граждан проводят начальник Департамента и его заместители в соответствии с утвержденным графиком (график утверждается начальником Департамента ежегодно).

Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах, доводится до сведения граждан следующим образом:

- размещается в сети Интернет на  официальном сайте администрации Магаданской области: www.magadan.ru на странице Департамента ;

- размещается на информационном стенде в Департаменте.

5.1.1. Предварительная запись на прием начальника департамента и его заместителей производится должностным лицом Департамента. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 09.00 до 17.45 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 09.00 до 17.30.

5.1.2. Личный прием граждан начальником или его заместителями производится с учетом числа записавшихся на прием граждан. Расчет времени ожидания в очереди на прием не должно превышать 20 минут.

5.1.3. Учет приема граждан осуществляется по карточке личного приема установленного образца, которая предварительно заполняется должностным лицом Департамента.

Сроки исполнения просьб граждан, высказанных на личном приеме, аналогичны срокам рассмотрения письменных обращений граждан.

5.1.4. Контроль за исполнением поручений, данных во время приема граждан, осуществляется начальником или его заместителями, ведущими прием, и ответственными за рассмотрение письменных обращений.

6. Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

6.1. В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обращение может быть оставлено без ответа по существу в случаях, если:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- В обращении гражданина направленном в виде электронного документа не указана фамилия гражданина, электронный и (или) почтовый адреса по которым должен быть направлен ответ.

- в письменном обращении гражданина обращении направленном в форме электронного документа содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы, ответы в форме электронного документа по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

- в письменном обращении, обращении направленном в форме электронного документа содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Гражданину, направившему обращение, сообщается о  недопустимости  злоупотребления правом;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения или обращения поступившего в форме электронного документа не поддается прочтению. О принятом решении в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый или электронный адрес поддаются прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.1.1. Обратившемуся гражданину письменно, или в форме электронного документа (в случае, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) сообщается об отказе в рассмотрении обращения по существу.

6.1.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, в течение семи дней со дня регистрации.

7. Ответственность специалистов при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

Должностные лица Департамента, работающие с обращениями граждан, несут в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность закрепляется в их должностных регламентах.

7.1. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

7.2. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Департамента.

8. Отчетность по работе с обращениями граждан

              Плановые аналитические справки по работе с обращениями граждан за полугодие и год, обзоры обращений граждан готовят структурные подразделения Департамента, а обобщенную информацию о работе с письменными, устными обращениями граждан, обращениями поступившими в форме  электронного документа, готовит должностное лицо Департамента и направляет в отдел по работе с обращениями граждан администрации Магаданской области.

Департамент в работе с обращениями граждан взаимодействует со средствами массовой информации.