Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, поступившими в Министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области



Р О С С И Й С К А Я  Ф Е Д Е Р А Ц И Я

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ, ИНВЕСТИЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ И ИННОВАЦИЙ

МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

От 28.12.2016 № 99

Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, поступившими в Министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области

             

(Текст изменен)

{Изменен: Приказом от 13.02.2017 №16}

В соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в целях повышения качества работы по рассмотрению письменных и устных обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, совершенствования организации работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с обращениями граждан, поступившими в Министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области (далее – Инструкция).

2Щербакову П.В., главному специалисту управления инвестиционной политики, копию настоящего приказа направить в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

   И.С. Пеньевская

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу министерства

экономического развития,

инвестиционной политики

и инноваций Магаданской области

от «___»________20__ г. №___

ИНСТРУКЦИЯ

по работе с обращениями граждан,

поступившими в министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан, поступившими в министерство экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением губернатора Магаданской области от 28 ноября 2016 г. № 247-п «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, поступившими в Правительство Магаданской области, в целях повышения качества работы по рассмотрению письменных и устных обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан.

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации рассмотрения и учета обращений граждан, поступивших в адрес министерства экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области (далее – Министерство) в письменной форме, в форме электронного документа, а также устных обращений граждан.

1.3. Понятия и термины, применяемые в настоящей Инструкции, используются в тех же значениях, что и в Федеральном законе от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.4. Рассмотрение обращений граждан в Министерстве осуществляется министром экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области.

1.5. Организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан и их регистрация осуществляются секретарем отдела финансового, кадрового и технического обеспечения Министерства (далее – Секретарь).

1.6. Секретарь располагается по адресу: каб. 412, ул. Горького, д. 6, г. Магадан. Почтовый адрес для направления обращений: ул. Горького, д. 6, г. Магадан, 685000.

Информация по рассмотрению обращений граждан предоставляется при личном обращении или по телефону. Также данная информация размещается в региональной информационной системе «Предоставление информации о деятельности исполнительных органов государственной власти Магаданской области в сети Интернет» по адресу: http://economy.49gov.ru/ (далее – официальный сайт Министерства).

(в ред. Приказа от 13.02.2017 №16)

II. Порядок получения гражданами информации по вопросам рассмотрения обращений

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан размещается в региональной информационной системе «Предоставление информации о деятельности исполнительных органов государственной власти Магаданской области в сети Интернет» по адресу: http://economy.49gov.ru/ (далее – официальный сайт Министерства), а также предоставляется непосредственно Секретарем при личном обращении или по телефону.

2.2. На официальном сайте Министерства размещается следующая информация:

порядок и время приема граждан;

порядок рассмотрения обращений граждан в Министерстве;

график приема граждан в Министерстве;

нормативные правовые акты, регулирующие рассмотрение обращений граждан;

справочный телефон и электронная почтаСекретаря;

ответы на часто задаваемые вопросы.

2.3. На информационных стендах Министерства размещается следующая информация:

порядок направления обращений граждан в Министерство, а также порядок и сроки их рассмотрения;

график приема граждан в Министерстве;

график работы Министерства.

2.4. По справочному телефону Секретаря предоставляется следующая информация:

порядок и сроки рассмотрения обращений, требования, предъявляемые к оформлению письменного обращения и обращения, направляемого в электронной форме, установленные Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

почтовый адрес, номер факса для направления письменных обращений в Министерство;

порядок записи на личный прием к Министру экономического развития, инвестиционной политики и инноваций Магаданской области (далее – Министр), его заместителям;

график и место проведения личного приема Министром, его заместителями;

иная информация, касающаяся прав граждан на обращение в Министерство.

2.5. С момента регистрации письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, гражданин имеет право на получение информации о ходе рассмотрения соответствующего обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.

III. Прием и регистрация обращений граждан

3.1. Обращение в Министерство может быть:

- направлено в письменном виде почтовым отправлением по адресу: ул. Горького, д. 6, г. Магадан, 685000;

- направлено в форме электронного документа через официальный сайт Министерстваhttp://www.49gov.ru/;

- передано лично непосредственно заявителем или его представителем Секретарю;

- передано в ходе личного приема должностным лицам;

- опущено в ящик для писем и обращений, расположенный в холле главного входа в здание Правительства Магаданской областипо адресу: ул. Горького, д. 6, г. Магадан, 685000.

3.2. Все обращения граждан, направленные в письменной форме или в форме электронного документа, направленного через электронную почту либо официальный сайт Министерства, и материалы, связанные с их рассмотрением, поступают Секретарю.

3.3. Все поступающие в Министерство обращения граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в системе автоматизации делопроизводства электронного документооборота «Дело» (далее – система САДД) в течение трех дней с момента поступления в Министерство в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Делопроизводство в части рассмотрения обращений граждан ведется в Министерстве, отдельно от других видов делопроизводства.

(в ред. Приказа от 13.02.2017 №16)

Конверты к обращениям граждан сохраняются только в том случае, если в письме не указан автор обращения и его адрес.

3.4. Полученное обращение регистрируется в регистрационной карточке (далее – РК). На полученном обращении проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации, его порядкового входящего номера.

При регистрации документа порядковый номер и дата регистрации проставляются в РК в автоматическом режиме. Регистрация поступивших обращений производится с вводом информации о них в систему САДД путем заполнения РК, в которую вносятся сведения о заявителе, от которого поступило обращение (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес), фиксируется краткое содержание обращения, указывается кому обращение адресовано. Обращение подлежит сканированию и прикреплению к РК отсканированной копии обращения.

Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

3.5. Повторными считаются обращения, поступившие в Министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению.

3.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается порядковый номер, в регистрационной карточке в разделе «Связки» делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

3.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным, о чем делается отметка в регистрационной карточке.

IV. Направление письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа на рассмотрение

4.1. В течение одного дня со дня регистрации поступившие письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа, Секретарем передаются на рассмотрение Министру.

4.2. Министр дает поручение в виде резолюции о рассмотрении обращения заместителям, руководителям управлений, начальникам отделов Министерства, в компетенцию которых входит разрешение вопросов, содержащихся в обращении,далее рассмотрение обращения может быть передано руководителями (начальниками) соответствующих структурных подразделений Министерства узким специалистам своего подразделения (далее – исполнители).

(в ред. Приказа от 13.02.2017 №16)

Поручение (резолюция) должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, дату и регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение (резолюция) может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие исполнения поручения.

4.3. В тексте поручения (резолюции) может присутствовать информация об установлении сокращенных сроков предоставления промежуточной информации по результатам рассмотрения обращения, в том числе «Срочно» («Незамедлительно») или «Оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный и 10-дневный сроки исполнения со дня его подписания; поручения по рассмотрению обращения «Зайдите» и «Прошу переговорить» - в течение 3 дней с даты подписания поручения (резолюции) Министром.

4.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу указанных органов, решение или действия (бездействие) которых обжалуется.

4.5. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 4.4 настоящей Инструкции, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

4.6. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующим должностным лицам указанных органов, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Ответ гражданину о переадресации обращения, в котором указан только адрес электронной почты, направляется ему на адрес электронной почты.

В остальных случаях ответ о переадресации обращения дается в письменной форме на почтовый адрес.

4.7. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц указанных органов, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам указанных органов.

4.8. В государственные органы, органы местного самоуправления Министром может быть направлен запрос о принятых мерах по результатам рассмотрения обращения в порядке обеспечения гарантий защиты прав заявителя.

V. Рассмотрение обращений

5.1. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации, то есть с момента присвоения регистрационного номера и занесения обращения и сопроводительных документов в информационную систему САДД, за исключением случаев, предусмотренных статьей 11, частями 1.1, 2 статьи 12 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

5.2. В случае, если в поручении (резолюции) рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, поручено нескольким исполнителям, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа гражданину осуществляет ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым (если не указан иной), либо исполнитель, в отношении которого в резолюции сделаны особые отметки. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа (за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления).

Каждый исполнитель несет персональную ответственность за подготовку ответа на обращение в пределах его полномочий.

5.3. Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает сохранность находящихся у него на рассмотрении обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением;

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- осуществляет в случае необходимости выезд к заявителю или на место, указанное в обращении;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

             

VI. Подготовка и направление ответов на обращения граждан

6.1. Ответы на обращения граждан дает (подписывает) Министр.

6.2. Текст ответа должен излагаться четко, на высоком стилистическом уровне, последовательно, кратко, исчерпывающе на все поставленные в обращении вопросы.

6.3. Письменный ответ на коллективное обращение дается на имя гражданина, чья фамилия указана при регистрации обращения, с пометкой «для сведения заявителей».

6.4. Ответы заявителям в письменной форме печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Министерстве (далее – инструкция по делопроизводству).

Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, возвращаются Министром исполнителю для доработки до истечения срока рассмотрения обращения.

6.5. Регистрация ответа осуществляется Секретарем.

6.6. После регистрации ответа, подписанного Министром, секретарь направляет ответ автору обращения почтовым отправлением либо по электронной почте (в случае, если в обращении указан только адрес электронной почты). Отправление ответов без регистрации не допускается.

6.7. Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы по существу на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры.

6.8. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

6.9. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

VII. Организация проведения личного приема граждан в Министерстве

7.1. Личный прием граждан в Министерстве проводят Министр, его заместители (далее – должностные лица) в соответствии с графиком приема.

Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах, доводится до сведения граждан в порядке, установленном разделом 2 настоящей Инструкции.

Прием граждан может проводиться в муниципальных образованиях Магаданской области.

7.2. Запись граждан на личный прием к должностным лицам осуществляется Секретарем.

7.3. Подготовительная работа по проведению личного приема должностными лицами возлагается на Секретаря, исполнителей Министерства. При подготовке к приему проверяется наличие ранее направленных в адрес Министерства обращений, осуществляется подборка всех имеющихся материалов, если гражданин обращался ранее, в случае необходимости запрашиваются материалы в исполнительных органах государственной власти Магаданской области, органах местного самоуправления, к компетенции которых относится рассмотрение вопроса.

7.4. Информация о месте и времени приема заявителя на личный прием, доводится до его сведения Секретарем не позднее чем за один день до назначенной даты приема посредством:

- телефонной связи;

- факсимильной связи;

- использования электронных систем связи или другими способами.

7.5. Обращение, поступившее в ходе личного приема в устной форме, подлежит регистрации в системе САДД в день его поступления в Министерство.

Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших на личном приеме, аналогичны срокам рассмотрения письменных обращений граждан.

7.6. Контроль за исполнением поручений, данных во время приема граждан, осуществляется должностными лицами, ведущими прием, и ответственными за рассмотрение письменных обращений.

7.7. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

7.8. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с федеральным законодательством и настоящей Инструкцией.

7.9. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться для рассмотрения данного обращения по существу.

7.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении устного обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

7.11. Должностные лица при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции могут:

- приглашать на прием специалистов Министерства, деятельность которых связана с поставленными в обращении вопросами.

- создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях;

- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан;

- принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.

7.12. В ходе приема должностное лицо, ведущее прием, уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения.

VIII. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав, свобод и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

8.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет Секретарь.

8.3. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан осуществляют должностные лица в соответствии с их компетенцией.

Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя:

- проведение проверок (в том числе с выездом на место);

- выявление и устранение причин нарушения прав заявителей;

- рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Министерства,органов местного самоуправления Магаданской области;

- принятие решений и подготовку ответов на указанные обращения.

IX. Перечень оснований для отказа

в рассмотрении обращений граждан

9.1. Обращение может быть оставлено без ответа по существу в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

X. Ответственность при рассмотрении обращений граждан

10.1. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

_________________