Основная информация
| Дата опубликования: | 29 апреля 2013г. |
| Номер документа: | RU17000201300221 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Республика Тыва |
| Принявший орган: | Архивное агентство Республики Тыва |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
ПРИКАЗ
от 29 апреля 2013 г. № 17
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
АРХИВНЫМ АГЕНТСТВОМ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
Утратил силу приказом Архивного агентства Республики Тыва от 28.08.2013 № 27
Во исполнение требований Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Постановления Правительства Республики Тыва от 11 октября 2011 года № 605 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить административный регламент по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»
Признать утратившим силу приказ Архивного агентства Республики Тыва от 25 ноября 2010 № 45 «Об утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг Архивным агентством Республики Тыва».
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор Р.М. Арчимаева
Утвержден
приказом директора Архивного
агентства Республики Тыва
от 29 апреля 2013 г. № 17
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ АГЕНТСТВОМ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ»
Общие положения
Предмет регулирования регламента
1.1.Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва (далее –Агентство) Государственной услуги по выдаче архивных документов во временное пользование (далее – Государственная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) по использованию архивных документов в случаях предусмотренных действующим законодательством в области архивного дела.
Круг заявителей
Потенциальные получатели государственной услуги:
1.2. пользователи читального зала архива и работники архива для служебного пользования;
1.3. фондообразователи (юридические и физические лица);
1.4. судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы;
1.5. специализированные организации (для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки, для экспонирования на выставках).
Требования к порядку информирования о правилах предоставления государственной услуге
Информация о месте нахождения и графике работы Агентства, способы получения информации
1.6. Место нахождения Агентства и его почтовый адрес:
667010, г.Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91. т. 8 (394 22) 5-63-03
Электронная почта Агентства: arhivtuva@mai.ru
Интернет-сайт Агентства: www.arhivagentstvo.ru
1.7. Телефоны структурного подразделения Агентства, Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Республики Тыва» (далее – ГБУ ГА РТ), в том числе и муниципальных архивов, предоставляющих государственную услугу представлены в приложении № 1.
Электронная почта ГБУ ГА РТ mail@gosarhivrt.ru
интернет-сайт ГБУ ГА РТ www.gosarhivrt.ru
1.8. Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:
Понедельник–четверг: 8.00-17.00 час.
Пятница: 8.00-12.00 час.
Перерыв на обед: 12.00-13.00 час.
Суббота–воскресенье: выходной.
1.9. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:
- при личном обращении,
- при письменном обращении,
- по телефону,
- по электронной почте,
- в сети Интернет,
- на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.
- на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва
1.10. Информирование при личном обращении и по телефону:
1.10.1.Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются должностными лицами, оказывающими государственную услугу.
1.10.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.
1.10.3. Если должностное лицо не может дать ответ самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного (дополнительного) времени, он обязан предложить один из трех вариантов дальнейших действий:
- изложить суть обращения в письменной форме;
- назначить другое удобное время для консультации;
- дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному гражданином.
1.10.4. Личный приём граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
2.1.Государственная услуга по выдаче архивных документов во временное пользование (далее – Государственная услуга).
Наименование органа государственной власти,
предоставляющего государственную услугу
2.2. Государственная услуга оказывается Агентством. Непосредственное обеспечение государственной услуги осуществляет Государственное бюджетное учреждение Государственный архив Республики Тыва и муниципальные архивы.
Результат предоставления государственной услуги
2.3. Конечным результатом предоставления государственной услуги является одно из следующих решений:
а) выдача запрашиваемых архивных документов во временное пользование;
б) отказ в выдаче запрашиваемых архивных документов во временное пользование.
Срок предоставления государственной услуги
2.4.Государственная услуга предоставляется в день обращения заявителя ( пользователя).
Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.
Выдача описей, дел, документов и других материалов осуществляется в срок не более трех рабочих дней со дня оформления заказа.
Передача документов архивом во временное пользование осуществляется в течение одного месяца со дня получения заявления (в зависимости от количества выдаваемых документов).
2.5. Сроки выдачи архивных документов во временное пользование:
2.5.1. Пользователям в читальный зал и работникам архива – до одного месяца (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);
2.5.2. Фондообразователям - до трех месяцев;
2.5.3.Судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до шести месяцев.
2.5.4. Для экспонирования – на срок, определенный договором о проведении выставки;
2.5.5. Для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки – в соответствии с планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ с организациями, осуществляющими указанную деятельность.
2.6. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
2.7. Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.(Российская федерация от 25.12.1993 г. №237.);
Конституцией Республики Тыва от 6 мая 2001 г.(Тувинская правда, Шын);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ)(Парламентская газета от 27.10.2004 г. №201, Российская газета от 27.10.200 №237);
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ)(Парламентская газета от 11.05.2006 г. №70-71, Российская газета от 05.05.2006 №95);
Законом Республики Тыва от 13 июля 2006 г. № 1893 ВХ-I «Об архивном деле в Республике Тыва» (далее – Закон РТ № 1893 ВХ-I)(Тувинская правда, Шын); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» (далее – Правила)(Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.05.2007 г. №20);
Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597(Тувинская правда, Шын).
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами
для предоставления государственной услуги
2.8.Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги (далее - документы):
2.8.1. Для пользователей читального зала:
- заявление на имя директора о предоставлении архивных документов приложение № 2, в котором указывается тема исследования (вопроса), хронология запрашиваемой информации, дата и подпись пользователя, который визируется руководителем архива.
- Заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.
.2.8.2. Для работников архива в служебных целях:
- Заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов (приложение № 3), копий фонда пользования, описей дел, документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения.
2.8.3. Для фондообразователей - юридических лиц, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:
- письмо–запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;
- гарантийное письмо;
- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
2.8.4. Для фондообразователей – физических лиц:
- заявление о выдаче архивных документов во временное пользование;
- гарантийное письмо;
- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
2.8.5. Для специализированных организаций:
- заявление о выдаче архивных документов во временное пользование
- договор о проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработки архивных документов или выставки.
- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
2.8.6. Заявитель может представить дополнительную необходимую информацию для предоставления государственной услуги.
2.9. Общие требования к оформлению документов, необходимых для предоставления государственной услуги, порядок их приема:
2.9.1. Заявление должно содержать:
- наименование архива;
- наименование юридического лица;
- почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;
- контактный телефон;
- изложение существа запроса;
- подпись дата;
- иные сведения, являющиеся основанием для осуществления исполнения запроса.
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги
2.10.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
2.10.1. Архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;
2.10.2. Проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя государственной услуги;
2.10.3. Нарушение получателем государственной услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины при предыдущем получении услуги;
2.10.4. Невозвращение получателем государственной услуги архивных документов, выданных во временное пользование, в государственные архивы;
2.10.5. Хищение или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа);
2.10.6. Архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, в том числе документы по личному составу, архивно-следственные дела;
2.10.7. Заявитель представил неполный комплект документов или сообщил недостоверные сведения о себе или организации.
Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги,
в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых)
организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги
2.11. Других услуг, которые являются необходимыми для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации и Республики Тыва не предусмотрено.
Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги
2.12. Выдача архивных документов во временное пользование осуществляется на безвозмездной основе.
Максимальный срок ожидания в очереди при подачи заявления о предоставлении государственной услуги
и при получении результата предоставления государственной услуги
2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги составляет 15 минут, продолжительность приема у должностного лица по каждому заявлению о предоставлении государственной услуги – 10 минут.
Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении государственной услуги
2.14. Датой обращения и представления документов является день регистрации документов должностным лицом, ответственным за прием документов.
2.15. Прием заявителей (пользователей) для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы архива, предоставляющего государственную услугу.
2.16. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:
- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);
- принимает и регистрирует заявление;
- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя ( при личном обращении)
- направляет документы на визирование руководству архива.
2.17 .Условия предоставления государственной услуги.
2.17.1. Предоставление государственной услуги осуществляется в случае поступления в адрес архива заполненного соответствующим образом заявления. Заявление пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в заявлении юридического лица, также Ф.И.О. физического лица, почтового или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
2.17.2. Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Республики Тыва и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.
2.18. Архивные документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения:
- заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) – пользователям в читальный зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;
- руководителя архива или его заместителя – фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них, организациям – для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; специализированным организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки при наличии соответствующего договора.
2.19. Выдача архивных документов вышеупомянутым пользователям из архивохранилищ муниципального архива осуществляется с письменного разрешения заведующего муниципальным архивом.
2.20. Заявление на выдачу дел во временное пользование подлежит обязательной регистрации в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архива.
2.21. Выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение;
2.22. Объем и тематика архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должен соответствовать цели запроса.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления таких услуг
2.23. Требования к местам предоставления государственной услуги
2.23.1. Центральный вход в здание должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование и режим работы Агентства, ГБУ ГА РТ.
2.23.2. Помещения для приема заявителей должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности, наличие доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей.
2.23.3. Место для ожидания должно находиться в холле или ином специально приспособленном помещении, которое должно быть оборудовано стульями или скамьями.
2.23.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.
2.24. Размещение информации в местах предоставления услуги:
2.24.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.
2.24.2. На информационных стендах размещается информация, содержащая перечень требуемых документов, режим приёма граждан, почтовый адрес и номер контактного телефона архива.
Показатели доступности и качества государственной услуги
2.25. Показателями доступности государственной услуги являются:
А) расположенность помещений в зоне доступа общественного транспорта;
Б) наличие необходимого количества специалистов для оказания государственной услуги;
В) возможность подачи заявления для оказания услуги в электронном виде.
2.26. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:
А) соблюдение сроков приема и рассмотрения документов;
Б) соблюдение срока получения результата государственной услуги;
В) наличие прецедентов (обоснованных жалоб) на нарушение настоящего Регламента, совершенных ответственными специалистами (отношение числа прецедентов, жалоб к общему числу должностных лиц, участвующих в предоставлении услуги)
Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме
2.27. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Агентства и ГБУ ГА РТ, на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва.
2.28. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте Архивного агентства РТ и ГБУ ГА РТ и на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.
2.29. Обеспечение при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса.
2.30. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование.
рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги.
Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование.
Выдача архивных документов во временное пользование.
Прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище.
Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении № 4 к настоящему Административному регламенту.
Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги
3.2. Административная процедура «Прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование»
Основание для начала административного действия по приему и регистрации заявления для предоставления государственной услуги является личное обращение заявителя к должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, либо получение указанным должностным лицом документов по почте (электронной почте).
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:
- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);
- принимает и регистрирует заявление;
- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя ( при личном обращении)
- направляет документы на визирование руководству архива.
Результат исполнения административного действия является:
- при личном обращении заявителя является отметка о принятии документов;
- при направлении документов по почте, в том числе электронной – регистрация заявления в журнале входящих документов.
3.3. Административная процедура «Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги».
Основанием для начала административного действия служит получение заявления руководством архива.
Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги:
- проверяет наличие документов, предусмотренных пунктом 2.8. административного регламента
- проверяет соответствие сведений, содержащихся в заявлении требованиям, установленным в подпункте 2.9.1. пункта 2.9. настоящего Административного регламента.
В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, установленных в пункте 2.10. Административного регламента, должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги готовит документы об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
Результатом исполнения административного действия является информирование заявителя о выдаче (отказе) документов во временное пользование.
3.4. Административная процедура «Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование».
Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование и соответствующая регистрация заявление в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архива.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- проводит сверку архивного шифров и заголовка (аннотаций) дел с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
- заменяет при наличии исправлений обложку и титульный лист дела с сохранением при необходимости старой обложки;
- проводит полистную проверку архивных дел и нумерацию листов в делах;
- оформляет акт о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 5)
Результатом исполнения административного действия является составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование.
Административная процедура «Выдача архивных документов во временное пользование»
Основанием для начала административного действия служит выверка книг выдачи архивных документов и истечение срока выдачи документов во временное пользование.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- сверяет архивный шифр и заголовки выдаваемых дел с описью дел;
- регистрирует выдачу архивных документов в книгах выдачи архивных документов из хранилища;
- направляет исполненный заказ (требование) пользователя в читальный зал вместе с выданными архивными документами;
- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных документов и регистрация данного факта в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.
3.6. Административная процедура «Прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище».
Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование, завершение работ по подбору и подготовке требуемых документов к выдаче и возвращение выданных архивных документов в архивохранилище.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит выверку книг выдачи архивных документов;
- переоформляет выдачу, если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования;
- в установленном порядке осуществляет сверку возвращаемых документов с учетными документами архива, их полистную проверку, проверку физического состояния архивных документов при их возвращении в архивохранилище;
- делает отметку о возвращении архивных документов в книге выдачи архивных документов в присутствии возвративших их работников или фондообразователя;
- возвращают архивные документы в архивохранилище;
- при выявлении повреждения возвращаемых архивных документов, составляет акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы и представляет акт на рассмотрение руководства архива;
- в случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив вместе с обращением в органы внутренних дел и принятием других мер к возмещению ущерба, должен в трехдневный срок проинформировать специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
Результатом исполнения административной процедуры является заполнение соответствующих разделом книги выдачи архивных документов во временное пользование и возвращение их на место в архивохранилище.
IV. Порядок и форма контроля за предоставлением государственной услуги
4.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по предоставлению государственной услуги осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.2. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется директором Агентства.
4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.
4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.6. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Агентства.
4.7. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V. Досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействий) Агентства, а также должностных лиц Агентства
5.1. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.
5.2. Досудебное обжалование.
5.2.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу директору Архивного агентства Республики Тыва.
5.2.2. В письменном обращении указываются:
- наименование архива;
- фамилия, имя, отчество заявителя или фамилия, имя. Отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;
- полное наименование юридического лица, в случае обращения от юридического лица;
- почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;
- суть письменного обращения;
- личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.
5.3. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностного лица архива, а также принимаемые им решения при предоставлении государственной услуги.
5.4. По результатам рассмотрения жалобы, архив предоставляющую услугу принимает одно из следующих решений:
-удовлетворяет жалобу;
-отказывает в удовлетворении жалобы.
Результатом рассмотрения жалобы может явиться решение о ее удовлетворении, либо об отказе в удовлетворении. Возможность отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения не предусмотрена.
Основанием для отказа в удовлетворении жалобы являются:
- если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, и если текст письменного обращения не поддается прочтению;
- содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.5. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
5.6. О данном решении уведомляется заявитель, направивший уведомление.
5.7. Ответ на жалобу подписывается директором Агентства или уполномоченным на то лицом.
5.8. Жалоба поступившая в архив подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений- в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.9. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.10. Судебное обжалование.
5.10.1. В случае, когда заявитель считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) архива в суд.
5.10.2. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления государственной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.
Приложение № 1
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во временное пользование»
Информация
о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Государственное бюджетное учреждение «государственный архив Республики Тыва» и муниципальных архивов, оказывающих непосредственно исполнение государственной услуги
Государственное бюджетное учреждение «государственный архив Республики Тыва»:
Адрес: ул. Кечил-оола, 91, г. Кызыл, 667010
Телефон: 8 (39422) 5-63-07, 5-64-39
Архивный отдел администрации Бай-Тайгинского района:
Адрес: с.Тээли Бай-Тайгинский район, 668010
Телефон / факс 8 (39442) 2-11-58
Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:
Адрес: с. Кызыл - Мажалык, Барун-Хемчикский район, 668040
Телефон / факс 8 (39441) 2-18-61
4. Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:
Адрес: г.Чадан, Дзун-Хемчикский район, 668110
Телефон / факс 8 (39434) 2-12-05
Архивный отдел администрации Каа-Хемского района:
Адрес: с. Сарыг-Сеп, Каа-Хемский район, 668410
Телефон / факс 8 (39432) 2-21-32
Архивный отдел администрации Кызылского района:
Адрес: с. Каа-Хем, Кызылский район, 668070
Телефон / факс 8 (39422) 9-11-31
Архивный отдел администрации Монгун-Тайгинского района:
Адрес: с. Мугур-Аксы, Монгун-Тайгинский район, 668020
Телефон / факс 8 (39451) 2-24-17
Архивный отдел администрации Овюрского района:
Адрес: с. Хандагайты, Овюрский район, 668130
Телефон / факс 8 (39444)2-17-33
Архивный отдел администрации Пий-Хемского района:
Адрес: г. Туран, Пий-Хемский район, 668510
Телефон / факс 8 (39435) 2-12-45
Архивный отдел администрации Сут-Хольский района:
Адрес: с. Суг-Аксы, Сут-Хольский район, 668118
Телефон / факс 8 (39445) 2-12-71
Архивный отдел администрации Тандыского района:
Адрес: с. Бай-Хаак, Тандынский район, 668310
Телефон / факс 8 (39437) 2-13-41
Архивный отдел администрации Тере-Хольского района:
Адрес: с. Кунгуртуг, Тере-Хольский район, 667903
Телефон / факс 8 (39454) 2-02-22
Архивный отдел администрации Тес-Хемского района:
Адрес: с. Самагалтай, Тес-Хемский район, 668360
Телефон / факс 8 (39438) 2-18-09
Архивный отдел администрации Тоджинского района:
Адрес: с. Тоора-Хем, Тоджинский район, 668530
Телефон / факс 8 (39450) 2-12-48
Архивный отдел администрации Улуг-Хемского района:
Адрес: г. Шагонар, Улуг-Хемский район, 668210
Телефон / факс 8 (39436) 2-15-41
Архивный отдел администрации Эрзинского района:
Адрес: с. Эрзин, Эрзинский район, 668380
Телефон / факс 8 (39439) 2-24-08
Архивный отдел администрации Чаа-Хольского района:
Адрес: с. Чаа-Хол, Чаа-Хольский район, 668211
Телефон / факс 8 (39443) 2-12-18
Архивный отдел администрации Чеди-Хольского района:
Адрес: п. Хову-Аксы, Чеди-Хольский район, 668330
Телефон / факс 8 (39452) 2-23-16
Архивный отдел администрации г.Ак- Довурак Барун-Хемчикского района:
Адрес: г. Ак-Довурак, Барун-Хемчикский район, 668410
Телефон / факс 8 (39433) 2-11-39
Приложение № 2
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во
временное пользование»
Заявление
Директору ___________________________
(наименование архива)
___________________________
от___________________________________________________
проживающего по адресу:
______________________________________________________
Заявление
Прошу разрешить просмотр архивных документов в читальном зале по теме: ______________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Подпись, дата _________________________
Приложение № 3
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во
временное пользование»
ТРЕБОВАНИЕ НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ
Государственный архив Республики Тыва
РАЗРЕШАЮ
Директор ГБУ ГА Республики Тыва
_______________________________
«____» __________________200__г.
ТРЕБОВАНИЕ
на выдачу документов
Для кого (фамилия, инициалы) _____________________________________________________________________
Цель и тема занятий _____________________________________________________________________
№ фон- да
№ описи
№ дела
Заголовок дела
Количество
листов
Дата выдачи и расписка исследователя в получении
Дата и расписка зав. читальным залом в получении
Дата и расписка в возвращении дела в хранилище
__________________________ Подпись _______________
( дата)
Приложение № 4
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во временное пользование »
Блок – схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги
Заявление заявителя
Начало предоставления государственной услуги: в архив поступило заявление
Прием заявления о выдаче архивных документов во временное пользование
Согласование заявления с руководством архива
Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги
Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (выемка архивных документов, полистная проверка наличия и состояния архивных дел)
Оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование
Выдача архивных документов во временное пользование (сверка архивного шифра и заголовков с описью дел, передача получателю государственной услуги) и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива
Прием архивных документов от получателя государственной услуги (сверка с учетными документами, полистная проверка физического состояния документов, отметка о возвращении архивных документов в Книге выдачи архивных документов во временное пользование)
Возвращение архивных документов в архивохранилище
Приложение № 5
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во временное пользование »
Акт о выдаче архивных документов во временное пользование
_____________________________
(название архива)
__________________________________
(почтовый индекс, адрес)
АКТ
________________ № _______________
(дата)
о выдаче архивных документов
во временное пользование
__________________________________
(наименование организации)
__________________________________
(почтовый индекс, адрес)
Основание ______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы ____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда ______________________________________________________________________
(название, номер)
Номер
описи
Номер
ед.хр.
Заголовок единиц хранения
Количество листов (время звучания,
метраж)
Примечание
1
2
3
4
5
Всего выдается __________(_________,________,____________) ед.хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________________________________________________________________
Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не представлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.
Документы выдал
Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Директор архива Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать архива
Документы принял
Наименование
должности работника
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель
организации – получателя Подпись Расшифровка подписи
Печать
организации-получателя
Дата
_______________
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
ПРИКАЗ
от 29 апреля 2013 г. № 17
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
АРХИВНЫМ АГЕНТСТВОМ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
Утратил силу приказом Архивного агентства Республики Тыва от 28.08.2013 № 27
Во исполнение требований Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Постановления Правительства Республики Тыва от 11 октября 2011 года № 605 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить административный регламент по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»
Признать утратившим силу приказ Архивного агентства Республики Тыва от 25 ноября 2010 № 45 «Об утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг Архивным агентством Республики Тыва».
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор Р.М. Арчимаева
Утвержден
приказом директора Архивного
агентства Республики Тыва
от 29 апреля 2013 г. № 17
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ АГЕНТСТВОМ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ»
Общие положения
Предмет регулирования регламента
1.1.Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва (далее –Агентство) Государственной услуги по выдаче архивных документов во временное пользование (далее – Государственная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) по использованию архивных документов в случаях предусмотренных действующим законодательством в области архивного дела.
Круг заявителей
Потенциальные получатели государственной услуги:
1.2. пользователи читального зала архива и работники архива для служебного пользования;
1.3. фондообразователи (юридические и физические лица);
1.4. судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы;
1.5. специализированные организации (для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки, для экспонирования на выставках).
Требования к порядку информирования о правилах предоставления государственной услуге
Информация о месте нахождения и графике работы Агентства, способы получения информации
1.6. Место нахождения Агентства и его почтовый адрес:
667010, г.Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91. т. 8 (394 22) 5-63-03
Электронная почта Агентства: arhivtuva@mai.ru
Интернет-сайт Агентства: www.arhivagentstvo.ru
1.7. Телефоны структурного подразделения Агентства, Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Республики Тыва» (далее – ГБУ ГА РТ), в том числе и муниципальных архивов, предоставляющих государственную услугу представлены в приложении № 1.
Электронная почта ГБУ ГА РТ mail@gosarhivrt.ru
интернет-сайт ГБУ ГА РТ www.gosarhivrt.ru
1.8. Прием по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в соответствии со следующим графиком:
Понедельник–четверг: 8.00-17.00 час.
Пятница: 8.00-12.00 час.
Перерыв на обед: 12.00-13.00 час.
Суббота–воскресенье: выходной.
1.9. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:
- при личном обращении,
- при письменном обращении,
- по телефону,
- по электронной почте,
- в сети Интернет,
- на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.
- на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва
1.10. Информирование при личном обращении и по телефону:
1.10.1.Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются должностными лицами, оказывающими государственную услугу.
1.10.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.
1.10.3. Если должностное лицо не может дать ответ самостоятельно, либо подготовка ответа требует продолжительного (дополнительного) времени, он обязан предложить один из трех вариантов дальнейших действий:
- изложить суть обращения в письменной форме;
- назначить другое удобное время для консультации;
- дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному гражданином.
1.10.4. Личный приём граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
Наименование государственной услуги
2.1.Государственная услуга по выдаче архивных документов во временное пользование (далее – Государственная услуга).
Наименование органа государственной власти,
предоставляющего государственную услугу
2.2. Государственная услуга оказывается Агентством. Непосредственное обеспечение государственной услуги осуществляет Государственное бюджетное учреждение Государственный архив Республики Тыва и муниципальные архивы.
Результат предоставления государственной услуги
2.3. Конечным результатом предоставления государственной услуги является одно из следующих решений:
а) выдача запрашиваемых архивных документов во временное пользование;
б) отказ в выдаче запрашиваемых архивных документов во временное пользование.
Срок предоставления государственной услуги
2.4.Государственная услуга предоставляется в день обращения заявителя ( пользователя).
Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.
Выдача описей, дел, документов и других материалов осуществляется в срок не более трех рабочих дней со дня оформления заказа.
Передача документов архивом во временное пользование осуществляется в течение одного месяца со дня получения заявления (в зависимости от количества выдаваемых документов).
2.5. Сроки выдачи архивных документов во временное пользование:
2.5.1. Пользователям в читальный зал и работникам архива – до одного месяца (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);
2.5.2. Фондообразователям - до трех месяцев;
2.5.3.Судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - до шести месяцев.
2.5.4. Для экспонирования – на срок, определенный договором о проведении выставки;
2.5.5. Для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки – в соответствии с планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ с организациями, осуществляющими указанную деятельность.
2.6. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
2.7. Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.(Российская федерация от 25.12.1993 г. №237.);
Конституцией Республики Тыва от 6 мая 2001 г.(Тувинская правда, Шын);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ)(Парламентская газета от 27.10.2004 г. №201, Российская газета от 27.10.200 №237);
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ)(Парламентская газета от 11.05.2006 г. №70-71, Российская газета от 05.05.2006 №95);
Законом Республики Тыва от 13 июля 2006 г. № 1893 ВХ-I «Об архивном деле в Республике Тыва» (далее – Закон РТ № 1893 ВХ-I)(Тувинская правда, Шын); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» (далее – Правила)(Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.05.2007 г. №20);
Положением об Архивном агентстве Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 14 мая 2007 г. № 597(Тувинская правда, Шын).
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами
для предоставления государственной услуги
2.8.Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги (далее - документы):
2.8.1. Для пользователей читального зала:
- заявление на имя директора о предоставлении архивных документов приложение № 2, в котором указывается тема исследования (вопроса), хронология запрашиваемой информации, дата и подпись пользователя, который визируется руководителем архива.
- Заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.
.2.8.2. Для работников архива в служебных целях:
- Заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов (приложение № 3), копий фонда пользования, описей дел, документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения.
2.8.3. Для фондообразователей - юридических лиц, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:
- письмо–запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;
- гарантийное письмо;
- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
2.8.4. Для фондообразователей – физических лиц:
- заявление о выдаче архивных документов во временное пользование;
- гарантийное письмо;
- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
2.8.5. Для специализированных организаций:
- заявление о выдаче архивных документов во временное пользование
- договор о проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработки архивных документов или выставки.
- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
2.8.6. Заявитель может представить дополнительную необходимую информацию для предоставления государственной услуги.
2.9. Общие требования к оформлению документов, необходимых для предоставления государственной услуги, порядок их приема:
2.9.1. Заявление должно содержать:
- наименование архива;
- наименование юридического лица;
- почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;
- контактный телефон;
- изложение существа запроса;
- подпись дата;
- иные сведения, являющиеся основанием для осуществления исполнения запроса.
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги
2.10.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
2.10.1. Архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;
2.10.2. Проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя государственной услуги;
2.10.3. Нарушение получателем государственной услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины при предыдущем получении услуги;
2.10.4. Невозвращение получателем государственной услуги архивных документов, выданных во временное пользование, в государственные архивы;
2.10.5. Хищение или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа);
2.10.6. Архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, в том числе документы по личному составу, архивно-следственные дела;
2.10.7. Заявитель представил неполный комплект документов или сообщил недостоверные сведения о себе или организации.
Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги,
в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых)
организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги
2.11. Других услуг, которые являются необходимыми для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации и Республики Тыва не предусмотрено.
Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги
2.12. Выдача архивных документов во временное пользование осуществляется на безвозмездной основе.
Максимальный срок ожидания в очереди при подачи заявления о предоставлении государственной услуги
и при получении результата предоставления государственной услуги
2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги составляет 15 минут, продолжительность приема у должностного лица по каждому заявлению о предоставлении государственной услуги – 10 минут.
Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении государственной услуги
2.14. Датой обращения и представления документов является день регистрации документов должностным лицом, ответственным за прием документов.
2.15. Прием заявителей (пользователей) для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы архива, предоставляющего государственную услугу.
2.16. Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:
- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);
- принимает и регистрирует заявление;
- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя ( при личном обращении)
- направляет документы на визирование руководству архива.
2.17 .Условия предоставления государственной услуги.
2.17.1. Предоставление государственной услуги осуществляется в случае поступления в адрес архива заполненного соответствующим образом заявления. Заявление пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в заявлении юридического лица, также Ф.И.О. физического лица, почтового или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
2.17.2. Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Республики Тыва и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.
2.18. Архивные документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения:
- заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) – пользователям в читальный зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;
- руководителя архива или его заместителя – фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них, организациям – для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; специализированным организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки при наличии соответствующего договора.
2.19. Выдача архивных документов вышеупомянутым пользователям из архивохранилищ муниципального архива осуществляется с письменного разрешения заведующего муниципальным архивом.
2.20. Заявление на выдачу дел во временное пользование подлежит обязательной регистрации в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архива.
2.21. Выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение;
2.22. Объем и тематика архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должен соответствовать цели запроса.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления таких услуг
2.23. Требования к местам предоставления государственной услуги
2.23.1. Центральный вход в здание должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование и режим работы Агентства, ГБУ ГА РТ.
2.23.2. Помещения для приема заявителей должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности, наличие доступных мест общего пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей.
2.23.3. Место для ожидания должно находиться в холле или ином специально приспособленном помещении, которое должно быть оборудовано стульями или скамьями.
2.23.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.
2.24. Размещение информации в местах предоставления услуги:
2.24.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.
2.24.2. На информационных стендах размещается информация, содержащая перечень требуемых документов, режим приёма граждан, почтовый адрес и номер контактного телефона архива.
Показатели доступности и качества государственной услуги
2.25. Показателями доступности государственной услуги являются:
А) расположенность помещений в зоне доступа общественного транспорта;
Б) наличие необходимого количества специалистов для оказания государственной услуги;
В) возможность подачи заявления для оказания услуги в электронном виде.
2.26. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:
А) соблюдение сроков приема и рассмотрения документов;
Б) соблюдение срока получения результата государственной услуги;
В) наличие прецедентов (обоснованных жалоб) на нарушение настоящего Регламента, совершенных ответственными специалистами (отношение числа прецедентов, жалоб к общему числу должностных лиц, участвующих в предоставлении услуги)
Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме
2.27. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Агентства и ГБУ ГА РТ, на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва.
2.28. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте Архивного агентства РТ и ГБУ ГА РТ и на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.
2.29. Обеспечение при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса.
2.30. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование.
рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги.
Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование.
Выдача архивных документов во временное пользование.
Прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище.
Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении № 4 к настоящему Административному регламенту.
Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги
3.2. Административная процедура «Прием и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование»
Основание для начала административного действия по приему и регистрации заявления для предоставления государственной услуги является личное обращение заявителя к должностному лицу, ответственному за прием и регистрацию документов, либо получение указанным должностным лицом документов по почте (электронной почте).
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений, принимает заявление, выполняя при этом следующие действия:
- устанавливает личность заявителя (в случае личного обращения заявителя);
- принимает и регистрирует заявление;
- на втором экземпляре обращения ставит отметку и дату приема документов от заявителя ( при личном обращении)
- направляет документы на визирование руководству архива.
Результат исполнения административного действия является:
- при личном обращении заявителя является отметка о принятии документов;
- при направлении документов по почте, в том числе электронной – регистрация заявления в журнале входящих документов.
3.3. Административная процедура «Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги».
Основанием для начала административного действия служит получение заявления руководством архива.
Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги:
- проверяет наличие документов, предусмотренных пунктом 2.8. административного регламента
- проверяет соответствие сведений, содержащихся в заявлении требованиям, установленным в подпункте 2.9.1. пункта 2.9. настоящего Административного регламента.
В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, установленных в пункте 2.10. Административного регламента, должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги готовит документы об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
Результатом исполнения административного действия является информирование заявителя о выдаче (отказе) документов во временное пользование.
3.4. Административная процедура «Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование».
Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование и соответствующая регистрация заявление в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архива.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- проводит сверку архивного шифров и заголовка (аннотаций) дел с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
- заменяет при наличии исправлений обложку и титульный лист дела с сохранением при необходимости старой обложки;
- проводит полистную проверку архивных дел и нумерацию листов в делах;
- оформляет акт о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 5)
Результатом исполнения административного действия является составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование.
Административная процедура «Выдача архивных документов во временное пользование»
Основанием для начала административного действия служит выверка книг выдачи архивных документов и истечение срока выдачи документов во временное пользование.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- сверяет архивный шифр и заголовки выдаваемых дел с описью дел;
- регистрирует выдачу архивных документов в книгах выдачи архивных документов из хранилища;
- направляет исполненный заказ (требование) пользователя в читальный зал вместе с выданными архивными документами;
- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных документов и регистрация данного факта в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.
3.6. Административная процедура «Прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище».
Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование, завершение работ по подбору и подготовке требуемых документов к выдаче и возвращение выданных архивных документов в архивохранилище.
Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:
- не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит выверку книг выдачи архивных документов;
- переоформляет выдачу, если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования;
- в установленном порядке осуществляет сверку возвращаемых документов с учетными документами архива, их полистную проверку, проверку физического состояния архивных документов при их возвращении в архивохранилище;
- делает отметку о возвращении архивных документов в книге выдачи архивных документов в присутствии возвративших их работников или фондообразователя;
- возвращают архивные документы в архивохранилище;
- при выявлении повреждения возвращаемых архивных документов, составляет акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы и представляет акт на рассмотрение руководства архива;
- в случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив вместе с обращением в органы внутренних дел и принятием других мер к возмещению ущерба, должен в трехдневный срок проинформировать специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
Результатом исполнения административной процедуры является заполнение соответствующих разделом книги выдачи архивных документов во временное пользование и возвращение их на место в архивохранилище.
IV. Порядок и форма контроля за предоставлением государственной услуги
4.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по предоставлению государственной услуги осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.2. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется директором Агентства.
4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.
4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.6. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Агентства.
4.7. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V. Досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействий) Агентства, а также должностных лиц Агентства
5.1. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, должностными лицами архива, могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.
5.2. Досудебное обжалование.
5.2.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, лично (устно) или направить письменное обращение, заявление или жалобу директору Архивного агентства Республики Тыва.
5.2.2. В письменном обращении указываются:
- наименование архива;
- фамилия, имя, отчество заявителя или фамилия, имя. Отчество уполномоченного представителя, в случае письменного обращения представителя;
- полное наименование юридического лица, в случае обращения от юридического лица;
- почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;
- суть письменного обращения;
- личная подпись заявителя или его уполномоченного представителя и дата.
5.3. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) должностного лица архива, а также принимаемые им решения при предоставлении государственной услуги.
5.4. По результатам рассмотрения жалобы, архив предоставляющую услугу принимает одно из следующих решений:
-удовлетворяет жалобу;
-отказывает в удовлетворении жалобы.
Результатом рассмотрения жалобы может явиться решение о ее удовлетворении, либо об отказе в удовлетворении. Возможность отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения не предусмотрена.
Основанием для отказа в удовлетворении жалобы являются:
- если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, и если текст письменного обращения не поддается прочтению;
- содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.5. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
5.6. О данном решении уведомляется заявитель, направивший уведомление.
5.7. Ответ на жалобу подписывается директором Агентства или уполномоченным на то лицом.
5.8. Жалоба поступившая в архив подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений- в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.9. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заинтересованному лицу и применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу заявителя. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.10. Судебное обжалование.
5.10.1. В случае, когда заявитель считает, что его обращение в архив не разрешено и письменные ответы на запросы его не удовлетворяют, т.е. по мнению заявителя, его права нарушены, он вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) архива в суд.
5.10.2. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставления государственной услуги рассматриваются судами общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства.
Приложение № 1
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во временное пользование»
Информация
о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах Государственное бюджетное учреждение «государственный архив Республики Тыва» и муниципальных архивов, оказывающих непосредственно исполнение государственной услуги
Государственное бюджетное учреждение «государственный архив Республики Тыва»:
Адрес: ул. Кечил-оола, 91, г. Кызыл, 667010
Телефон: 8 (39422) 5-63-07, 5-64-39
Архивный отдел администрации Бай-Тайгинского района:
Адрес: с.Тээли Бай-Тайгинский район, 668010
Телефон / факс 8 (39442) 2-11-58
Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:
Адрес: с. Кызыл - Мажалык, Барун-Хемчикский район, 668040
Телефон / факс 8 (39441) 2-18-61
4. Архивный отдел администрации Дзун-Хемчикского района:
Адрес: г.Чадан, Дзун-Хемчикский район, 668110
Телефон / факс 8 (39434) 2-12-05
Архивный отдел администрации Каа-Хемского района:
Адрес: с. Сарыг-Сеп, Каа-Хемский район, 668410
Телефон / факс 8 (39432) 2-21-32
Архивный отдел администрации Кызылского района:
Адрес: с. Каа-Хем, Кызылский район, 668070
Телефон / факс 8 (39422) 9-11-31
Архивный отдел администрации Монгун-Тайгинского района:
Адрес: с. Мугур-Аксы, Монгун-Тайгинский район, 668020
Телефон / факс 8 (39451) 2-24-17
Архивный отдел администрации Овюрского района:
Адрес: с. Хандагайты, Овюрский район, 668130
Телефон / факс 8 (39444)2-17-33
Архивный отдел администрации Пий-Хемского района:
Адрес: г. Туран, Пий-Хемский район, 668510
Телефон / факс 8 (39435) 2-12-45
Архивный отдел администрации Сут-Хольский района:
Адрес: с. Суг-Аксы, Сут-Хольский район, 668118
Телефон / факс 8 (39445) 2-12-71
Архивный отдел администрации Тандыского района:
Адрес: с. Бай-Хаак, Тандынский район, 668310
Телефон / факс 8 (39437) 2-13-41
Архивный отдел администрации Тере-Хольского района:
Адрес: с. Кунгуртуг, Тере-Хольский район, 667903
Телефон / факс 8 (39454) 2-02-22
Архивный отдел администрации Тес-Хемского района:
Адрес: с. Самагалтай, Тес-Хемский район, 668360
Телефон / факс 8 (39438) 2-18-09
Архивный отдел администрации Тоджинского района:
Адрес: с. Тоора-Хем, Тоджинский район, 668530
Телефон / факс 8 (39450) 2-12-48
Архивный отдел администрации Улуг-Хемского района:
Адрес: г. Шагонар, Улуг-Хемский район, 668210
Телефон / факс 8 (39436) 2-15-41
Архивный отдел администрации Эрзинского района:
Адрес: с. Эрзин, Эрзинский район, 668380
Телефон / факс 8 (39439) 2-24-08
Архивный отдел администрации Чаа-Хольского района:
Адрес: с. Чаа-Хол, Чаа-Хольский район, 668211
Телефон / факс 8 (39443) 2-12-18
Архивный отдел администрации Чеди-Хольского района:
Адрес: п. Хову-Аксы, Чеди-Хольский район, 668330
Телефон / факс 8 (39452) 2-23-16
Архивный отдел администрации г.Ак- Довурак Барун-Хемчикского района:
Адрес: г. Ак-Довурак, Барун-Хемчикский район, 668410
Телефон / факс 8 (39433) 2-11-39
Приложение № 2
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во
временное пользование»
Заявление
Директору ___________________________
(наименование архива)
___________________________
от___________________________________________________
проживающего по адресу:
______________________________________________________
Заявление
Прошу разрешить просмотр архивных документов в читальном зале по теме: ______________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Подпись, дата _________________________
Приложение № 3
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во
временное пользование»
ТРЕБОВАНИЕ НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ
Государственный архив Республики Тыва
РАЗРЕШАЮ
Директор ГБУ ГА Республики Тыва
_______________________________
«____» __________________200__г.
ТРЕБОВАНИЕ
на выдачу документов
Для кого (фамилия, инициалы) _____________________________________________________________________
Цель и тема занятий _____________________________________________________________________
№ фон- да
№ описи
№ дела
Заголовок дела
Количество
листов
Дата выдачи и расписка исследователя в получении
Дата и расписка зав. читальным залом в получении
Дата и расписка в возвращении дела в хранилище
__________________________ Подпись _______________
( дата)
Приложение № 4
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во временное пользование »
Блок – схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги
Заявление заявителя
Начало предоставления государственной услуги: в архив поступило заявление
Прием заявления о выдаче архивных документов во временное пользование
Согласование заявления с руководством архива
Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги
Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (выемка архивных документов, полистная проверка наличия и состояния архивных дел)
Оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование
Выдача архивных документов во временное пользование (сверка архивного шифра и заголовков с описью дел, передача получателю государственной услуги) и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива
Прием архивных документов от получателя государственной услуги (сверка с учетными документами, полистная проверка физического состояния документов, отметка о возвращении архивных документов в Книге выдачи архивных документов во временное пользование)
Возвращение архивных документов в архивохранилище
Приложение № 5
к Административному регламенту
по предоставлению Архивным агентством
Республики Тыва Государственной услуги
«Выдача архивных документов во временное пользование »
Акт о выдаче архивных документов во временное пользование
_____________________________
(название архива)
__________________________________
(почтовый индекс, адрес)
АКТ
________________ № _______________
(дата)
о выдаче архивных документов
во временное пользование
__________________________________
(наименование организации)
__________________________________
(почтовый индекс, адрес)
Основание ______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы ____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда ______________________________________________________________________
(название, номер)
Номер
описи
Номер
ед.хр.
Заголовок единиц хранения
Количество листов (время звучания,
метраж)
Примечание
1
2
3
4
5
Всего выдается __________(_________,________,____________) ед.хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________________________________________________________________
Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не представлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.
Документы выдал
Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Директор архива Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать архива
Документы принял
Наименование
должности работника
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель
организации – получателя Подпись Расшифровка подписи
Печать
организации-получателя
Дата
_______________
Дополнительные сведения
| Рубрики правового классификатора: | 120.030.040 Архивный фонд. Архивы (см. также 200.030.040), 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
