ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ



МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ

             

ПРИКАЗ

от 29 апреля 2020 г. № СЭД-50-01-05-22

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ

В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказами Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» и от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», Законом Пермского края от 10 апреля 2018 г. № 210-ПК «Об архивном деле в Пермском крае», в целях организации и проведения работы по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края в государственное краевое бюджетное учреждение «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края.

2. Утвердить прилагаемые:

2.1. Положение об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края;

2.2. Положение об экспертной комиссии Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края;

2.3. состав экспертной комиссии Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края.

3. Признать утратившими силу следующие приказы Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края:

от 24 марта 2008 г. № 65 «Об экспертной комиссии Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края»;

от 25 февраля 2009 г. № СЭД-50-01-05-14 «Об утверждении Состава экспертной комиссии Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края»;

от 29 мая 2014 г. № СЭД-50-01-05-52 «О внесении изменений в состав экспертной комиссии Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края, утвержденный приказом от 25 февраля 2009 г. № СЭД-50-01-05-14»;

от 29 сентября 2015 г. № СЭД-50-01-05-93-1 «Об утверждении Положения об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Глава Коми-Пермяцкого округа –

министр Пермского края

В.В. Рычков

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Министерства по делам

Коми-Пермяцкого округа

Пермского края

от 29.04.2020 г. №СЭД-50-01-05-22

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ

КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края (далее - Министерство) разработано на основе примерного положения об архиве организации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42 (далее - Примерное положение).

1.2. Настоящее Положение распространяется на архив Министерства, выступающего источником комплектования государственного краевого бюджетного учреждения «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (далее – ГКБУ «КПОГА»).

1.3. Архив Министерства создается в целях обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов ГКБУ «КПОГА», документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ГКБУ «КПОГА, источником комплектования которого выступает Министерство.

Ответственность за ведение архива Министерства возлагается на отдел правовой и документационной работы Министерства.

1.4. Настоящее Положение подлежит согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) ГКБУ «КПОГА» на предмет его соответствия Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Министерства.

1.5. Архив Министерства в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Пермского края от 10 апреля 2018 г. № 210-ПК «Об архивном деле в Пермском крае», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Пермского края в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, приказами Министерства.

2. Состав документов архива Министерства

Архив Министерства хранит:

2.1. документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Министерства;

2.2. документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(-ов) организаций-предшественников;

2.3. справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Министерства.

3. Задачи архива Министерства

К задачам архива Министерства относятся:

3.1. организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2I настоящего Положения;

3.2. комплектование архива Министерства документами, образовавшимися в деятельности Министерства;

3.3. учет документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

3.4. использование документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

3.5. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Пермского края на постоянное хранение в ГКБУ «КПОГА»;

3.6. методическое руководство и контроль за формированием, оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в архив Министерства.

4. Функции архива Министерства

Архив Министерства осуществляет следующие функции:

4.1. организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком;

4.2. ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

4.3. представляет в ГКБУ «КПОГА» учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Министерства документов ГКБУ «КПОГА" и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.4. систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Министерства, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Министерства;

4.5. осуществляет подготовку и представляет:

4.5.1. на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.5.2. на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПМК Агентства) описи дел постоянного хранения;

4.5.3. на согласование ЭПМК ГКБУ «КПОГА» описи дел по личному составу, номенклатуру дел, инструкции по делопроизводству, положение об архиве и ЭК;

4.5.4. на согласование ЭПМК Агентства акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

4.5.5. на утверждение главе Коми-Пермяцкого округа - министру Пермского края описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПМК Агентства и ЭПМК ГКБУ «КПОГА»;

4.6. организует своевременную передачу документов  в ГКБУ «КПОГА» на постоянное хранение;

4.7. организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Пермского края, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

4.8. проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

4.9. организует информирование руководства и сотрудников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;

4.10. информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

4.11. организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) помещении или во временное пользование;

4.12. исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

4.13. ведет учет использования документов архива Министерства;

4.14. создает фонд пользования архива Министерства и организует его использование;

4.15. осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Министерства;

4.16. участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства;

4.17. оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства и сотрудникам Министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, а также в подготовке документов к передаче в архив Министерства.

5. Права архива Министерства

Архив Министерства имеет право:

5.1. представлять главе Коми-Пермяцкого округа – министру Пермского края предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Министерства;

5.2. запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

5.3. давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции архива Министерства;

5.4. информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в архив Министерства в соответствии с утвержденным графиком;

5.5. принимать участие в заседаниях ЭПМК Агентства.

СОГЛАСОВАНО

                                    экспертно-проверочной методической

                 комиссией ГКБУ "КПОГА"

                                           (протокол от ___________ № ___________)

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Министерства по делам

Коми-Пермяцкого округа

Пермского края

от 29.04.2020 г. №СЭД-50-01-05-22

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Положение об экспертной комиссии Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края (далее соответственно - ЭК, Министерство) разработано на основе примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43.

1.2. ЭК создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в государственное краевое бюджетное учреждение «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» документов, образовавшихся в деятельности Министерства.

1.3. ЭК является совещательным органом, создается приказом Министерства и действует на основании настоящего Положения.

Министерство, выступающее источником комплектования государственного краевого бюджетного учреждения «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (далее - ГКБУ «КПОГА»), согласовывает настоящее Положение с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) ГКБУ «КПОГА».

1.4. Персональный состав ЭК утверждается приказом Министерства.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители структурных подразделений Министерства, а также представитель ГКБУ «КПОГА» (по согласованию).

Председателем ЭК назначается государственный гражданский служащий, замещающий должность начальника отдела правовой и документационной работы Министерства. Секретарем ЭК назначается лицо, ответственное за архив Министерства.

1.5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Пермского края от 10 апреля 2018 г. № 210-ПК «Об архивном деле в Пермском крае», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Пермского края в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, приказами Министерства, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края (далее - Агентство), настоящим Положением.

2. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Министерства, для хранения и уничтожения;

2.2. рассматривает и принимает решения о согласовании:

2.2.1. описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

2.2.2. перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

2.2.3. описей дел по личному составу;

2.2.4. описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

2.2.5. номенклатуры дел Министерства;

2.2.6. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2.2.7. актов об утрате документов;

2.2.8. актов о неисправимом повреждении архивных документов;

2.2.9. предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов;

2.2.10. проектов локальных нормативных актов и методических документов Министерства по делопроизводству и архивному делу;

2.3. обеспечивает совместно с архивом Министерства, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, представление на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии Агентства (далее - ЭПМК Агентства) согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение;

2.4. обеспечивает совместно с архивом Министерства представление на согласование ЭПМК ГКБУ «КПОГА» согласованных ЭК описей дел по личному составу, номенклатуры дел Министерства, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и экспертной комиссии;

2.5. обеспечивает совместно с архивом Министерства представление на согласование ЭПМК Агентства актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

2.6. совместно с архивом Министерства организует для сотрудников Министерства консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

3. Права ЭК

3. ЭК имеет право:

3.1. давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Министерства;

3.2. запрашивать у руководителей структурных подразделений:

3.2.1. письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

3.2.2. предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3.3. заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив Министерства, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Пермского края, о причинах утраты документов;

3.4. приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций;

3.5. не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах;

3.6. информировать руководство Министерства по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

4. Организация работы ЭК

4.1. ЭК взаимодействует с ЭПМК Агентства  и ЭПМК ГКБУ «КПОГА.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

4.3. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

4.4. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

4.5. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

СОГЛАСОВАНО

                                   экспертно-проверочной методической

                  комиссией ГКБУ " КПОГА"

                              (протокол от _______ N _________)

УТВЕРЖДЕН

приказом

Министерства по делам

Коми-Пермяцкого округа

Пермского края

от 29.04.2020 г. №СЭД-50-01-05-22

СОСТАВ

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ

КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ

Макарова Мария Александровна

-

начальник отдела правовой и документационной работы Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа, председатель комиссии

Лялина Елена Леонидовна

Члены комиссии:

-

главный специалист отдела правовой и документационной работы Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края, секретарь комиссии

Дульцева Ирина Леонидовна

-

ведущий специалист отдела этнокультурного развития Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края

Зубова Татьяна Васильевна

-

главный архивист государственного краевого бюджетного учреждения «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (по согласованию)

Пономарева Людмила Юрьевна

-

главный специалист отдела по работе с территориями Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края

Томилина Надежда Анатольевна

-

главный специалист отдела социально-экономического развития Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края