ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ КУЛЬТУРЫ И АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»



Утратил силу приказом Управления культуры и архива Пензенской области от 07.02.2013г. № 15

УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ И АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от «29» июня 2012г. № 142

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ КУЛЬТУРЫ И АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

Руководствуясь Федеральным Законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с последующими изменениями), постановлениями Правительства Пензенской области от 29.06.2011 № 410-пП «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Пензенской области» (с последующими изменениями), от 24.01.2012 № 30-пП «Об утверждении Реестра государственных услуг Пензенской области» (с последующими изменениями), Положением об Управлении культуры и архива Пензенской области, утверждённым постановлением Правительства Пензенской области от 30.01.2012 № 45-пП «Об утверждении Положения об Управлении культуры и архива Пензенской области» (с последующими изменениями), приказываю:

1. Утвердить административный регламент Управления культуры и архива Пензенской области по предоставлению государственной услуги «Организация работы по рассмотрению обращений граждан», согласно приложению к настоящему приказу.

2.              Опубликовать настоящий приказ в газете «Пензенские губернские ведомости» и разместить на официальном Интернет - портале Правительства Пензенской области, официальном сайте Управления культуры и архива Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3.              Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника Управления

Е.А.ШИЛОВ

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления культуры
и архива Пензенской области

от

29.06.2012 г.

№

142

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Управления культуры и архива Пензенской области

предоставления государственной услуги «Организация работы по рассмотрению обращений граждан»

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления Управлением культуры и архива Пензенской области государственной услуги «Организация работы по рассмотрению обращений граждан» (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности предоставления государственной услуги «Организация работы по рассмотрению обращений граждан» (далее – государственная услуга), обеспечения устранения избыточных административных процедур, упрощения действий и административных процедур, предоставления информации о действиях и об административных процедурах гражданам Российской Федерации и организациям, установления ответственности должностных лиц Управления культуры и архива Пензенской области (далее –  Управление).

1.2. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) Управления, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также его взаимодействия с другими исполнительными органами государственной власти и организациями при предоставлении государственной услуги.

1.3. Заявителями (гражданами) являются:

1.3.1. Граждане Российской Федерации;

1.3.2. Иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Граждане, иностранные граждане и лица без гражданства имеют право обращаться лично, а также направлять по почте или информационным системам общего пользования индивидуальные и коллективные обращения по форме, приведенной в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

От имени заявителей могут также выступать иные лица (представители), в силу наделения их полномочиями на основании доверенности или указания закона.

1.4. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.4.1. Место нахождения Управления: ул. Красная, д. 71, г. Пенза, 440026.

Информирование по вопросам предоставления государственной услуги первично осуществляется специалистами Управления, ответственными  за работу с обращениями граждан, непосредственно в помещении приёмной  Начальника Управления по адресу: ул. Красная, д. 71, г. Пенза, 440026, ежедневно (кроме субботы, воскресенья и нерабочих праздничных дней)  с 09.00 до 18.00, с использованием средств связи по номерам телефонов (8-8412) 56-57-22, 56-63-09 (приёмная  Начальника), другими специалистами Управления (в случае непосредственного обращения граждан по телефону в другие структурные подразделения Управления), а также размещения на официальном сайте  Управления в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (http://www.mk-penza.ru/.) и региональном Портале государственных и муниципальных услуг (http://gosuslugi.ru).

Время предоставления перерыва (с 13.00 до 14.00) для отдыха и питания специалистов Управления, участвующих в предоставлении государственной услуги, установлено правилами Служебного распорядка Управления, утверждённого приказом Управления.

Информирование может осуществляться в письменной и устной форме по вопросам:

-               перечня документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- правильности оформления представляемых документов;

- времени приема, порядке и сроках рассмотрения обращений граждан, а также о ходе рассмотрения.

1.4.2. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты  Управления подробно, в вежливой форме разъясняют гражданам порядок рассмотрения обращений в Управлении.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.

1.4.3. При невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы специалист Управления, принявший телефонный звонок, должен переадресовать (перевести) звонок на другое должностное лицо (специалиста Управления) или же сообщить гражданину номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

1.4.4. Сведения о режиме работы Управления размещаются при входе в приёмную Начальника на специально оборудованном информационном стенде.

Информация об установленных для приёма граждан днях и часах доводится до сведения граждан путём размещения действующих графиков на текущий месяц на специально оборудованном  информационном стенде в помещении Управления.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги – «Организация работы по рассмотрению обращений граждан».

2.2. Государственную услугу предоставляет Управление культуры и архива  Пензенской области

2.3. Результатом предоставления государственной услуги является подготовка и направление ответа заявителю (гражданину) (за исключением случаев, указанных в пункте 2.4. Административного регламента) в виде:

2.3.1. направления специалистом Управления гражданину информации по электронному адресу, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа или на почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, по существу поставленного (поставленных) в письменном обращении вопроса (вопросов), подготовленного исполнителем и подписанного руководителем. По просьбе гражданина письменный ответ на его обращение может быть выдан ему на руки (по предъявлении документа, удостоверяющего личность);

2.3.2. уведомления гражданина в течение семи дней о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

2.3.3. направления сообщения гражданину о недопустимости злоупотребления правом на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления и оставление обращения без ответа по существу при наличии в обращении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи с направлением сообщения гражданину о недопустимости злоупотребления правом;

2.3.4. направления гражданину сообщения о невозможности дать ответ по существу поставленного в нём вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую федеральным законом тайну.

2.3.5. направления разъяснения гражданину в течение семи дней  со дня регистрации  обращения порядка обжалования судебного решения с возвратом его обращения, в котором обжалуется судебное решение;

2.3.6. сообщения гражданину в течение семи дней  со дня регистрации  обращения за подписью Начальника  Управления (первого заместителя Начальника Управления) (если его фамилия и почтовый (электронный) адрес поддаются прочтению), что текст его письменного обращения не поддается прочтению. Такое обращение не подлежит направлению на рассмотрение в иной орган либо должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

2.3.7. уведомление гражданина о безосновательности его очередного обращения по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы, и нецелесообразности (прекращении) дальнейшей переписки с ним, при условии отсутствия в поступившем обращении новых доводов или обстоятельств;

2.3.8. направления разъяснения гражданину его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) Управления (его должностного лица) в установленном порядке в суд с возвратом его обращения;

2.4. Результатом предоставления государственной услуги также может являться:

2.4.1. рассмотрение обращения и оставление его без ответа в случаях:

а) отсутствия в письменном обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

б) если поступившее обращение не содержит конкретных предложений или просьб, в том числе поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения;

в) получения благодарности должностным лицам Управления;

г) повторного поступления обращения гражданина, содержащего вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу, и при этом в обращении не приводятся  новые доводы и обстоятельства, при условии, что дальнейшая переписка с гражданином по данному вопросу  признана нецелесообразной и прекращена, о чем гражданин, направивший обращение, своевременно письменно уведомлялся. Такое обращение списывается должностным лицом Управления «В дело»;

2.4.2. оставление без рассмотрения по существу и (или) ответа в случае направления гражданином письменного (в форме электронного документа) заявления о прекращении рассмотрения его зарегистрированного обращения;

2.4.3. направление обращения  в государственный орган в соответствии с его компетенцией, если в поступившем письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, но содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершим;

2.4.4. информирование граждан о принятом решении в ходе личного приёма в устной форме (с их согласия), в случае, если изложенные в устном обращении граждан факты и обстоятельства, являются очевидными и не требуют дополнительной проверки. Запись о принятом решении заносится в регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК), форма которой приведена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту. Порядок заполнения РКК приведён в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту. В иных случаях исполнитель (должностное лицо), направляет гражданину письменный ответ по существу поставленных в устном обращении вопросов.

2.5. Срок предоставления государственной услуги:

2.5.1. Проведение личного приёма граждан осуществляется в день их обращения в порядке общей очереди.

Ответ на устное обращение, с согласия гражданина, даётся непосредственно в ходе проведения личного приёма, если факты, изложенные в его обращении, являются очевидными и не требуют дополнительной проверки.

В случае необходимости проведения проверки ответ на обращение направляется в течение 30 дней;

2.5.2. письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения с учётом времени подготовки исполнителями ответа гражданину (за исключением случаев, указанных в подпунктах 2.3.2., 2.3.5., 2.3.6. пункта 2.3. настоящего Административного регламента).

Срок рассмотрения обращений, поступивших непосредственно в Управление, в исключительных случаях может быть продлён Начальником Управления или его  первым заместителем, но не более, чем на 30 дней, с обязательным письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, подготовленным и направленным ему исполнителем.

Срок рассмотрения письменных обращений, поступивших на рассмотрение в Управление из других органов и учреждений, в исключительных случаях может быть продлён с разрешения руководителя органа (учреждения) направившего обращение на рассмотрение в Управление, но не более, чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, подготовленным и направленным ему исполнителем;

2.5.3. Обращения граждан, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий, возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций при поступлении в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, рассматриваются безотлагательно, не позднее трех дней со дня обращения гражданина.

2.6. Правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

2.6.1. Конституцией Российской Федерации (с поправками) («Российская газета», № 7, 21.01.2009);

       2.6.2. Федеральным законом от  27.07. 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с последующими изменениями) («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

2.6.3.Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с последующими изменениями) («Российская газета», № 95, 05.05.2006) (далее – Закон);

2.6.4. Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с последующими изменениями) («Российская газета», № 75, 08.04.2011);

2.6.5. Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с последующими изменениями)  («Российская газета», № 165, 29.07.2006);

2.6.6. Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с последующими изменениями) («Российская газета», № 165, 29.07.2006);

2.6.7. Законом Пензенской области от 04.09.2007 № 1332-ЗПО «О порядке рассмотрения обращений граждан органами государственной власти Пензенской области» (с последующими изменениями)  («Пензенские губернские ведомости», 14.09.2007, № 31, с.2.) (далее – Закон Пензенской области);

2.6.8. Постановлением Правительства Пензенской области  от 29.06. 2011 №410-пП «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Пензенской области» (с последующими изменениями) (Пензенские губернские ведомости», 09.07.2011, № 56, с. 21.);

2.6.9. Постановлением Правительства Пензенской области  от 24.01. 2012  № 30-пП «Об утверждении Реестра государственных услуг Пензенской области» (с последующими изменениями) («Пензенские губернские ведомости», 31.01.2012, № 5, с. 1.);

2.6.10. Постановлением Правительства Пензенской области от 30.01.2012                         № 45-пП «Об утверждении Положения об Управлении культуры и архива Пензенской области» (с последующими изменениями) («Пензенские губернские ведомости», 31.01.2012, №5, с.33).

2.6.11. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённым постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (М., ИПК Издательство стандартов, 2003) (далее - ГОСТ Р 6.30-2003);

2.6.12. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утверждённым  приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных  органов исполнительной власти №39, 19.09.2011, с. 3).

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.7.1. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

Лица без определённого места жительства и занятий могут обратиться в Управление без предоставления документа, удостоверяющего их личность.

2.7.2. Письменное обращение гражданина, оформленное по форме, приведенной в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту, должно обязательно содержать наименование государственного органа (Управление), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) обратившегося гражданина, его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения. В обращении должна быть ясно изложена суть предложения, заявления или жалобы, проставлена личная подпись (для письменных обращений) и дата.

Заявитель (гражданин) вправе предоставлять иные документы (копии документов) для подтверждения доводов, изложенных в обращении.

2.8. Федеральное законодательство не содержит нормы для отказа в приеме обращения.

2.9. Приём письменных обращений непосредственно от граждан либо от представителей общественных и (или) иных организаций в интересах третьих лиц производится в приёмной начальника Управления. По просьбе обратившихся специалист  приемной начальника  Управления выдаёт расписку по форме, приведённой в приложении № 4 к настоящему Административному регламенту.

2.10. Гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения в ходе личного приёма, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

2.11. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Время ожидания в очереди для получения от работника Управления информации о процедуре проведения приёма, а также время ожидания в очереди при личном обращении гражданина или для подачи письменного обращения, не должно превышать 30 минут.

Отдельные категории граждан, перечень которых приведён в приложении № 5 к настоящему Административному регламенту, которым в соответствии со статьей 5 Закона Пензенской области от 04.09.2007 № 1332-ЗПО «О порядке рассмотрения обращений граждан органами государственной власти Пензенской области» (с последующими изменениями) предоставлены дополнительные гарантии, принимаются в Управлении вне очереди.

Перечень категорий граждан, имеющих право на первоочередной приём, обнародован на информационном стенде в помещении Управления.

2.13. Специалист приемной начальника  Управления вносит сведения о поступившем обращении в электронно-справочную базу и регистрирует его не позднее трёх дней с момента поступления обращения  в Управление.

Регистрация устных обращений осуществляется в день приема.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга:

2.14.1. Приём граждан специалистами Управления в соответствии с распределением обязанностей по мере поступления обращений осуществляется в оборудованном помещении Управления.

2.14.2. Вход в помещение Управления для инвалидов, использующих кресла-коляски, осуществляется с внутреннего двора в здание Управления позволяющий обеспечить беспрепятственный доступ в помещение для проведения приёма;

2.14.3. Рабочее место специалистов приёмной начальника Управления, участвующих в предоставлении государственной услуги оснащено настольной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности;

2.14.4. Места ожидания приёма оборудованы стульями (кресельными секциями, скамьями).

Места для заполнения необходимых документов в приёмной оборудованы столами, стульями, обеспечены канцелярскими принадлежностями, множительной техникой, бланками заявлений-анкет, различным справочно–информационным материалом;

2.14.5. На информационных стендах, размещённых для посетителей в помещении Управления, содержится следующая информация:

а) действующие графики приёма по личным вопросам, номера телефонов специалистов Управления, адрес электронной почты, на который гражданам можно направить обращение, требования к наличию обязательных реквизитов, содержащихся в письменном обращении, в соответствии с Законом;

б) порядок обжалования решения, действия или бездействия должностных лиц и государственных гражданских служащих  Управления, участвующих в рассмотрении обращения;

в) перечень документов, необходимых для получения различных видов государственных услуг, предоставляемых Управлением;

г) извлечения из Административного регламента, регулирующего деятельность Управления по предоставлению государственной услуги;

д) основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

е) перечень категорий граждан, имеющих право на первоочередной приём.

2.15. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

2.15.1. транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги и возможность парковки транспорта;

2.15.2. обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями в помещения, в которых предоставляется государственная услуга;

2.15.3. наличие предварительной записи на приём;

2.15.4. размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном сайте  Управления  в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и на региональном  Портале государственных и муниципальных услуг;

2.15.5. размещение информации о порядке предоставления государственной услуги в средствах массовой информации.

2.16. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

2.16.1. соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

2.16.2.               отсутствие направленных в установленном порядке обоснованных жалоб на решения и действия (бездействие), принятые и осуществлённые при предоставлении государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Предоставление государственной услуги реализуется путём выполнения следующих отдельных административных процедур, имеющих конечный результат:

3.1.1. рассмотрение письменных обращений;

3.1.2. рассмотрение устных обращений.

3.2. Предоставление государственной услуги осуществляют:

3.2.1. Специалисты приемной начальника Управления (далее – специалист), которые организуют работу с письменными обращениями граждан в соответствии с должностным регламентом по должности государственной гражданской службы, замещаемой им в Управлении;

3.2.2. Специалист структурного подразделения Управления, которому в соответствии с резолюцией руководителя поручено рассмотрение обращения гражданина, либо специалист, с учётом компетенции и распределения обязанностей, установленными положениями о структурных подразделениях Управления и должностными регламентами государственных гражданских служащих Управления.

3.3. Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению письменных обращений граждан является получение Управлением письменного индивидуального или коллективного обращения гражданина (граждан), которые могут быть направлены:

а) по почте или доставлены гражданами (гражданином) лично по адресу: ул. Красная, д. 71, г. Пенза, 440026;

б) на официальный сайт  Управления - (http://www.mk-penza.ru/.)

в) на региональном Портале государственных и муниципальных услуг по адресу: http://gosuslugi.ru.

3.3.1. Регистрация письменных обращений граждан:

3.3.1.1. Основанием для начала административного действия регистрации, является получение письменного обращения, доставленного одним из способов, перечисленных в пункте 3.3. настоящего Административного регламента.

3.3.1.2. Специалист Управления, на которого в соответствии с должностным регламентом, возложена функция по организации работы с письменными обращениями граждан:

а) производит вскрытие конвертов и первичную сортировку письменных обращений граждан.

Конверты к письмам сохраняют в тех случаях, когда только по ним  можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях по решению начальника Управления;

б) проставляет регистрационный штамп «Управление культуры и архива Пензенской области. ПОЛУЧЕНО. Дата, входящий номер». Место проставления штампа установлено ГОСТом 6.30-2003. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.

Регистрационный индекс письменных обращений состоит из начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера поступившего обращения (например, А-210, где «А» - начальная буква фамилии автора, 210 – порядковый номер).

Повторным обращениям при их поступлении присваивают очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе (графах) РКК указывают регистрационный индекс предыдущих обращений. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб и на РКК делают отметку «Повторно». При поступлении повторного обращения специалистом к нему подбирается вся предшествующая переписка.

Специалисты формируют материалы по рассмотрению повторных обращений в течение одного календарного года в одно дело.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Управление, учитывают под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-201/1, Д-201/2, Д-201/3).

При получении дубликата обращения, ответ на которое уже направлен заявителю с необходимыми разъяснениями, направленного законодательным, исполнительным или иным органом  государственной власти без запроса о предоставлении информации о результатах рассмотрения, специалист после его регистрации без получения дополнительной резолюции Начальника, готовит проект ответа заявителю со ссылкой на дату и номер (индекс) направленного ранее разъяснения, за подписью начальника  Управления (первого заместителя начальника Управления).

При направлении для рассмотрения такого обращения в Управление законодательным, исполнительным или иным органом с запросом о предоставлении информации о результатах рассмотрения, в адрес направившего органа направляется сообщение за подписью должностного лица с информацией о рассмотрении обращения с приложением копии ответа заявителю;

в) вносит сведения о поступившем обращении в электронно-справочную базу и регистрирует его не позднее трёх дней с момента поступления почтовой корреспонденции в Управление;

г) распечатывает РКК в одном экземпляре для создания пофамильной картотеки граждан в день регистрации обращения;

3.3.1.3. Обращение гражданина, поступившее по информационным системам общего пользования, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке и сроки, установленном настоящим Административным регламентом для письменных обращений.

3.3.1.4. Специалист проводит предварительное рассмотрение обращений граждан (знакомится с содержанием обращения с целью определения характера поставленных в нём вопросов) и передает руководителю (должностному лицу) для наложения резолюции:

а) Начальнику (в его отсутствие – лицу, исполняющему обязанности начальника) – обращения граждан, направленные для рассмотрения в Управление с личной резолюцией Губернатора Пензенской области, Вице – губернатора Пензенской области, Председателя Правительства Пензенской области, Председателя Законодательного Собрания Пензенской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Пензенской области, Главного федерального инспектора по Пензенской области, Прокурора Пензенской области, а также обращения граждан, содержащие жалобы на решения или действия (бездействие)  первого заместителя начальника Управления,  заместителей начальников Управления или руководителей государственных  бюджетных учреждений, подведомственных Управлению, и обращения граждан, адресованные начальнику Управления с пометкой «Лично»;

б) первому заместителю  начальника Управления (заместителям начальника Управления) (в соответствии с распределением обязанностей) – обращения граждан, направленные в Управление для рассмотрения органами законодательной и исполнительной власти Российской Федерации и Пензенской области, аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, Прокуратурой Пензенской области, а также обращения граждан, содержащие жалобы на решения или действия (бездействие) начальников отделов и иных государственных гражданских служащих Управления, и письменные обращения граждан, поступившие на рассмотрение в Управление непосредственно от заявителей повторно;

в) начальникам отделов Управления (в соответствии с распределением обязанностей) – обращения граждан, направленные в Управление иными органами и должностными лицами, а также письменные обращения граждан, поступившие на рассмотрение в Управление непосредственно от заявителей впервые;

3.3.1.5. Результатом выполнения административного действия регистрации письменного обращения является внесение данных о заявителе в электронную базу Управления и распечатка РКК;

3.3.2. Рассмотрение письменных обращений граждан:

3.3.2.1. Основанием для начала административного действия по рассмотрению письменного обращения является его регистрация в Управлении;

3.3.2.2. Руководитель не позднее двух рабочих дней с момента получения на рассмотрение письменного обращения гражданина знакомится с его содержанием и накладывает резолюцию, в которой указывает фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя (исполнителей) (в соответствии с распределением обязанностей) и излагает суть поручения.

Начальник отдела Управления имеет право передать обращение гражданина на рассмотрение специалисту вверенного ему отдела, наложив соответствующую резолюцию, либо должен рассмотреть обращение лично;

3.3.2.3. Специалист не позднее трёх рабочих дней с момента получения обращения гражданина с резолюцией должностного лица передаёт обращение исполнителю;

3.3.2.4. В случае перечисления в резолюции руководителя 2-х или более исполнителей, ответственным исполнителем является исполнитель, указанный в резолюции первым, который готовит ответ на обращение гражданина с обобщением информации, представленной соисполнителем (соисполнителями);

3.3.2.5. Ответственный исполнитель может направить в адрес соисполнителей конкретные поручения по рассмотрению данного обращения и определить сроки (в случае отсутствия их в резолюции) предоставления необходимой информации.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы по рассмотрению обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную, охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Проект ответа на такое обращение готовит ответственный исполнитель, на которого возлагается контроль за своевременным и полным его рассмотрением.

Проект ответа, представленный на подпись руководителю, должен быть завизирован всеми соисполнителями;

3.3.2.6. В случае, если исполнителем определен руководитель (сотрудник) подведомственного учреждения, то ответ, подготовленный им в адрес Управления, направляется должностному лицу, наложившему резолюцию, для определения специалиста Управления, который будет готовить ответ в адрес заявителя и (или) организации, направившей обращение;

3.3.2.7. При получении обращения на рассмотрение исполнитель проставляет личную подпись на распечатанном экземпляре РКК, который специалист  приемной  начальника Управления хранит в специальной контрольной картотеке по срокам исполнения до завершения работы по обращению, после чего направляет РКК в пофамильную картотеку исполненных обращений;

3.3.2.8. Исполнитель, которому передано на рассмотрение обращение в соответствии с резолюцией должностного лица, обязан:

а) принять обращение гражданина на рассмотрение (под роспись в РКК с указанием даты получения) в соответствии с резолюцией руководителя;

б) обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения гражданина. В случае необходимости, обращение гражданина (граждан) может быть рассмотрено с участием гражданина (граждан), направившего (их) обращение, и (или) с выездом на место;

в) принять меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина (граждан);

г) подготовить проект письменного ответа гражданину по существу всех поставленных в его обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных статьёй 11 Закона;

д) подготовить проект сопроводительного письма в государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении, а также проект письменного уведомления гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в компетентный орган (должностному лицу);

е) подготовить проект письменного ответа должностному лицу, направившему обращение на рассмотрение в Управление, о результатах рассмотрения данного обращения;

3.3.2.9. Исполнитель имеет право запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, учреждениях и у иных должностных лиц, за исключением судов, прокуратуры, органов дознания и предварительного следствия, путем направления письменного (электронного) запроса за подписью должностного лица Управления;

3.3.2.10. Начальник отдела Управления:

а) обеспечивает объективное, своевременное и всестороннее рассмотрение каждого обращения, поступившего во вверенный отдел; а также проверку полноты подготовленного ответа;

б) оказывает исполнителю помощь в сборе и анализе документов и информации, а также помощь в подготовке ответа на обращение гражданина (граждан) по существу всех поставленных в его (их) обращении вопросов;

в) готовит служебную записку на имя руководителя, уполномоченного подписать ответ на обращение гражданина, в которой кратко описывает работу, проведённую по предыдущим обращениям гражданина, и вносит предложение о прекращении переписки с гражданином, а также проект письменного уведомления гражданину о прекращении переписки с ним и (или) информационного письма о прекращении переписки в адрес органа, направившего обращение в Управление;

3.3.2.11. Руководитель, уполномоченный подписать ответ на обращение, имеет право:

а) подписать ответ, направляемый гражданину, в том числе уведомление о переадресации его обращения и уведомление о прекращении переписки с ним;

б) подписать сопроводительное письмо о переадресации обращения, направляемое в государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

в) подписать ответ должностному лицу, направившему обращение на рассмотрение в Управление, о результатах рассмотрения данного обращения;

г) принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином в случае, если в очередном письменном его обращении, поступившем на рассмотрение, содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в своём очередном обращении он не приводит новых доводов или обстоятельств.

3.3.2.12. Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде.

Проект ответа гражданину должен содержать следующую информацию:

а) фамилию, инициалы гражданина, электронный адрес, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;

б) информацию по сути обращения с учётом всех поставленных вопросов;

в) фамилию, инициалы, номер телефона исполнителя;

3.3.2.13. При составлении ответов по рассмотрению обращений граждан необходимо соблюдать следующие требования:

а) в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;

б) ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов (абзацы нумеруются арабскими цифрами и начинаются подзаголовком, отражающим суть поставленного вопроса);

в) в ответе должно быть сообщено о результатах проверки – установленных нарушениях и имеющихся недостатках по каждому вопросу и о мерах по их устранению;

г) при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;

д) при отрицательном решении вопроса, поставленного в обращении, необходимо представлять аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные и иные  нормативные  правовые акты.

3.3.2.14. В ответах на обращения граждан не допускается:

а) взаимоисключающая по содержанию информация;

б) формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;

в) отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков (при их наличии);

г) отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она не совпадает с мнением и доводами заявителя;

в) отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;

г) отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется) с сообщением об этом авторам письма;

3.3.2.15. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов направляется ответ;

3.3.2.16. В случае, если вопросы, поставленные в обращении гражданина направленного по почте (через электронные каналы), входят в компетенцию других государственных органов, органов местного самоуправления или иных должностных лиц, должностное лицо (специалист Управления), получившие письменное обращение гражданина, принимает решение о переадресации обращения и накладывает резолюцию, в которой даёт поручение исполнителю подготовить сопроводительное письмо в компетентный орган (должностному лицу) и письменное уведомление гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в компетентный орган (должностному лицу) в срок в течение семи дней со дня регистрации обращения;

3.3.2.17. На обращения граждан, содержащих запросы архивных данных, сведений конфиденциального характера, а также сведений, отнесённых к категории государственной или иной, охраняемой законом тайне, специалистом Управления по кадровым вопросам его автору направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных выше сведений;

3.3.2.18. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, без получения резолюции руководителя направляется   главному специалисту- юрисконсульту Управления для подготовки (в течение семи дней со дня регистрации обращения) письменного разъяснения порядка обжалования данного судебного решения;

3.3.2.19. Рассмотрение жалобы может быть прекращено при подаче гражданином заявления о прекращении рассмотрения его обращения;

3.3.2.20. Исполнитель обращения, поступившего в Управление по информационным системам без указания фамилии, имени, отчества (инициалов) и (или) почтового адреса, после его регистрации запрашивает по электронному адресу, указанному в обращении, необходимые реквизиты (сведения). Ответ заявителю на такое обращение исполнитель направляет в форме электронного документа (сканированный вид письменного ответа) на адрес электронной почты, указанный в обращении или в письменной форме по почтовому адресу, если заявитель его укажет в своём ответе на запрос;

3.3.2.21. Критические публикации средств массовой информации (далее - СМИ) по следам рассмотрения ими обращений граждан в редакции газет и иных СМИ, регистрируются в порядке, установленном для письменных обращений и передаются для дальнейшего контроля за рассмотрением, подготовкой ответа и направлением их в СМИ главному специалисту Управления, осуществляющему взаимодействие со СМИ.

Ответ на обращение направляется ответственным исполнителем в печатное СМИ, в котором было опубликовано обращение, и (или) орган, направивший публикацию для рассмотрения;

3.3.2.22. Мониторинг обращений граждан, опубликованных в печатных СМИ Пензенской области, проводит главный специалист Управления, осуществляющий взаимодействие со СМИ;

3.3.2.23. Начальник Управления (в его отсутствие – лицо, исполняющее обязанности начальника) подписывает:

а) ответы, подготовленные в два адреса (заявителю и органу (должностному лицу), направившему обращение), направленные для рассмотрения в Управление с запросом ответа в свой адрес, с личной резолюцией Губернатора Пензенской области, Вице – губернатора Пензенской области, Председателя Правительства Пензенской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Пензенской области, Председателя Законодательного Собрания Пензенской области, Главного федерального инспектора по Пензенской области, Прокурора Пензенской области;

б) ответы на обращения граждан, содержащие жалобы на решения или действия (бездействие) первого заместителя начальника Управления, заместителей начальника Управления и начальников  отделов Управления;

в) ответы на повторные обращения граждан, по которым ранее были даны ответы за подписью первого заместителя Начальника, заместителей Начальника.

Проект ответа, представляемого на подпись Начальнику, исполнитель (исполнители) обязан предварительно согласовать с вышестоящими руководителями – начальником своего отдела, а также  первым заместителем  начальника Управления (заместителем начальника Управления) (в соответствии с распределением обязанностей и структурой подчинённости.

3.3.2.24. Ответы на письменные обращения граждан, адресованные начальнику с пометкой «Лично», подписывает Начальник или первый заместитель начальника (в соответствии с резолюцией и по поручению Начальника);

3.3.2.25.  Первый заместитель Начальника, заместители Начальника (в соответствии с распределением обязанностей) подписывают:

а) ответы, подготовленные в два адреса (заявителю и органу (должностному лицу), направившему обращение), направленные для рассмотрения в Управление с запросом ответа в свой адрес, направленные в Управление для рассмотрения органами законодательной и исполнительной власти Российской Федерации и Пензенской области, аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, Прокуратурой Пензенской области;

б) ответы на обращения граждан, содержащие жалобы на решения или действия (бездействие) начальников отделов Управления и иных государственных гражданских служащих Управления или руководителей государственных учреждений, подведомственных Управлению;

в) ответы на повторные обращения граждан, по которым ранее были даны ответы за подписью начальника отдела Управления .

Проект ответа, представляемого на подпись  первому заместителю Начальника Управления, исполнитель (исполнители) обязан предварительно согласовать с вышестоящими руководителями – начальником своего отдела и (или)  заместителем начальника Управления (в соответствии с распределением обязанностей и структурой подчиненности);

3.3.2.26. Начальники отделов Управления (в соответствии с распределением обязанностей) подписывают (за исключением случаев, указанных в подпунктах 3.3.2.23. - 3.3.2.25.):

а) ответы на обращения граждан, поступившие на рассмотрение в Управление непосредственно от заявителей впервые;

б) ответы на обращения граждан, направленные в Управление на рассмотрение  в порядке переадресации.

Проект ответа, представляемого на подпись начальнику Управления, исполнитель обязан предварительно согласовать с начальником своего отдела;

3.3.2.27. Руководитель, получивший на согласование проект ответа на обращение гражданина, обязан проверить своевременность рассмотрения обращения, полноту и обоснованность подготовленного ответа и завизировать личной подписью экземпляр ответа, передаваемый на хранение  специалисту приемной начальника Управления, либо вернуть проект ответа исполнителю с замечаниями;

3.3.2.28. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению письменного обращения гражданина (граждан) является полный (подготовленный по всем поставленным вопросам) и подписанный руководителем письменный ответ заявителю (органу (организации), направившему обращение).

3.3.3. Направление ответа заявителю (органу (организации), направившему обращение) и формирование архива по письменным обращениям граждан:

3.3.3.1. Основанием для начала выполнения административного действия является подписанное должностным лицом сообщение о результатах рассмотрения обращения, которое передаётся специалисту для оформления обязательных реквизитов (дата, №, проставление необходимых отметок в РКК) и направления гражданину по почтовому адресу, указанному в его обращении;

3.3.3.2. В случае устного разъяснения автору обращения всех поставленных им вопросов (в ходе личной встречи, по телефону) в материалы по рассмотрению обращения прилагается справка о ходе и результатах рассмотрения за подписью исполнителя, с визой курирующего  первого заместителя начальника Управления,  заместителя начальника Управления «В дело», с обязательным указанием в тексте справки даты и формы устного разъяснения автору.

Справка о результатах рассмотрения с визой курирующего первого заместителя начальника Управления, заместителя начальника Управления,  с приложением к ней заявления автора обращения об отказе в получении письменного ответа является основанием для снятия обращения с контроля исполнения;

3.3.3.3. На РКК специалист делает соответствующую запись с отметкой руководителя, наложившего резолюцию о снятии документа с контроля и направлении его «В ДЕЛО»;

3.3.3.4. Обращения считаются разрешёнными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

3.3.3.5. Обращения со всеми материалами по их рассмотрению возвращают после их разрешения специалисту для централизованного формирования дел и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается;

3.3.3.6. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, специалисты формируют в отдельные дела.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют самостоятельную группу;

3.3.3.7. При формировании дел специалист проверяет их полноту (комплектность), правильность направления документов «В дело».

Изъятие документов из дел не допускается.

Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается;

3.3.3.8. Дела во временное пользование выдаются специалистам структурных подразделений под роспись, информация о выданном во временное пользование деле заносится в журнал учета выдачи дел во временное пользование установленной формы (приложение № 6 к настоящему Административному регламенту);

3.3.3.9. Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТом 17914-72;

3.3.3.10. Специалист осуществляет хранение обращений, использование их в справочных и других целях;

3.3.3.11. Ответственность за сохранность документов по обращениям возлагается на специалиста;

3.3.3.12. Срок хранения обращений и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением – 5 лет;

3.3.3.13. В необходимых случаях комиссией Управления может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан;

3.3.3.14. Решения комиссии об увеличении сроков хранения документов по обращениям и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению Начальником;

3.3.3.15. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив Управления через год после завершения делопроизводства по ним;

3.3.3.16. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Росархивом;

3.3.3.17. Результатом выполнения административного действия по направлению ответа заявителю является сформированные дела и пофамильная картотека;

3.3.3.18. Максимальный  срок исполнения административного действия – 3 рабочих дня;

3.3.3.19. Результатом выполнения административной процедуры рассмотрение письменных обращений является подготовка и направление ответа заявителю за исключением случаев, указанных в пункте 2.4. настоящего Административного регламента;

3.3.3.20. Срок исполнения административной процедуры – 30 дней (за исключением случаев, указанных в подпунктах 2.3.2., 2.3.5., 2.3.6.). В исключительных случаях срок исполнения может быть продлен, но не более, чем на 30 дней

3.4. Рассмотрение устных обращений граждан:

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению устных обращений граждан на личном приёме является:

3.4.1.1. Личное обращение гражданина непосредственно в Управление;

3.4.1.2. Личное обращение гражданина по телефону (телефон приёмной Управления, (88412)-56-57-22, 56-63-09).

3.4.2. Приём граждан исполнителями осуществляется ежедневно (кроме субботы, воскресенья и нерабочих праздничных дней) с 9.00 до 18.00 (обед с 13.00 до 14.00) в порядке общей очереди в соответствии с действующими графиками приёма граждан по личным вопросам.

Время предоставления перерыва для отдыха и питания работников Управления, участвующих в предоставлении государственной услуги, установлено правилами Служебного распорядка Управления, утверждённого приказом Управления;

3.4.3. Специалист  приемной начальника Управления:

3.4.3.1. обеспечивает в порядке очереди организацию личного приёма граждан;

3.4.3.2. осуществляет разъяснения о порядке проведения приёма в Управлении по телефону (88412) 56-57-22, 56-63-09;

3.4.3.3. даёт гражданину разъяснение в ходе личного приёма (разговора по телефону), куда и в каком порядке следует ему обратиться в случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления (должностного лица);

3.4.4. Регистрация и запись на приём к специалистам Управления осуществляется ежедневно в день приёма специалистом Управления в приёмной начальника Управления в порядке общей очереди.

Время ожидания гражданином в очереди приёма не может превышать 30 минут.

Отдельные категории граждан, перечисленные в приложении № 5 к настоящему Административному регламенту в соответствии со статьей 5 Закона Пензенской области, имеют право обратиться на личный приём вне очереди (перечень категорий граждан вывешен в вестибюле приёмной граждан);

3.4.5. Запись на приём к первому заместителю начальника,  заместителям Начальника осуществляется специалистом в течение недели, предшествующей дню приёма, в помещении приёмной граждан в порядке общей очереди и по телефону (88412) 56-57-22;

3.4.6. Запись на приём к Начальнику осуществляется специалистом в течение недели, предшествующей дню приёма, в помещении приёмной граждан в порядке общей очереди и по телефону (88412) 56-57-22.

3.4.7. Для проведения приёма Начальником:

3.4.7.1. специалист  приемной начальника Управления формирует имеющиеся материалы по рассмотрению предшествующих обращений гражданина;

3.4.7.2.специалист (специалисты), ранее рассматривавший (рассматривающие) обращения данного гражданина, не позднее 1 дня до проведения приёма представляет специалисту подробную письменную информацию на имя Начальника, подписанную руководителем структурного подразделения, ранее рассматривавшего обращения. Письменная информация должна содержать сведения о результатах рассмотрения его предыдущих обращений, принимаемых (принятых) ранее решениях (мерах), а также заключение с юридическим обоснованием возможностях (отсутствия таковых) решения поставленного вопроса;

3.4.8. Регистрацию устного обращения гражданина во время проведения личного приёма осуществляет специалист с предъявленного гражданином документа, удостоверяющего личность;

3.4.9. Специалист вносит в электронную базу сведения личного характера о гражданине (фамилия, имя, отчество), почтовый адрес, по которому при необходимости ему может быть направлен письменный ответ, суть обращения (краткое содержание) и другие необходимые для рассмотрения сведения.

После внесения необходимых сведений специалист распечатывает РКК (приложение № 2 к настоящему Административному регламенту) в одном экземпляре, в которой в дальнейшем исполнители проставляют отметки о ходе и результатах рассмотрения обращения;

3.4.10. Регистрационный индекс устного обращения дополняется литером «ЛПР», указывающим на то, что гражданин обратился в Управление на личный приём, (например, А-210-ЛПР);

3.4.11. Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для письменных обращений;

3.4.12. После заполнения и распечатки РКК специалист приглашает в приёмную исполнителя (руководителя), в компетенцию которого входит решение вопроса, поставленного в обращении гражданина;

3.4.13. В случае получения тех или иных документов от гражданина в ходе проведения личного приёма исполнитель, осуществляющий приём, обязан сверить сведения, указанные гражданином в принимаемых им документах с паспортными данными и другими подлинными документами;

3.4.14. Исполнитель, проводивший приём, после проставления необходимых отметок в РКК о результатах рассмотрения, передает РКК специалисту для дальнейшей обработки и хранения;

3.4.15. Максимально допустимое время проведения личного приёма не должно превышать 40 минут;

3.4.16. Заполненная специалистом и исполнителем (должностным лицом, осуществлявшим приём) РКК после внесения результатов рассмотрения в электронную базу, помещается в специальную пофамильную картотеку личных обращений граждан;

3.4.17. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, поступившие во время личного приёма граждан, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Управления;

3.4.17. Обращение гражданина, принятое по «Телефону доверия», подлежит регистрации и рассмотрению в порядке регистрации и рассмотрения,

установленном настоящим Административным регламентом для устных обращений. Регистрационный индекс обращений, поступивших по «Телефону доверия», дополняется литером «ТД», указывающим на то, что гражданин обратился в Управление по телефону доверия (например, А-210-ТД).

Время проведения телефонного разговора не может превышать 10 минут;

3.4.18. Устные обращения, поступившие начальнику,  его первому заместителю и заместителям при проведении «прямых линий» по телефону, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для рассмотрения устных обращений;

3.4.19. Организация проведения «прямых линий» и внесение персональных данных обратившихся во время прямых линий в РКК, осуществляется специалистом Управления, осуществляющим взаимодействие со СМИ.

Заполненные РКК, содержащие суть обращения и результатах их рассмотрения во время проведения «прямой линии», передаются специалистом, осуществляющим взаимодействие со СМИ, специалисту для дальнейшей их регистрации.

Регистрационный индекс обращений, поступивших по телефону во время проведения «прямых линий» дополняется литером «ПЛ», указывающим на то, что гражданин обратился к руководителям и специалистам Управления по телефону во время проведения ими «прямой линии», которому поручено рассмотрение данного обращения либо рассмотревшему его (например, А-410-ПЛ).

3.5. Результатом выполнения административных действий в ходе проведения личного приема является разъяснение заявителю поставленных вопросов или направления ему письменного ответа.

3.6. Максимальный срок выполнения административных действий в ходе проведения личного приема не может превышать 1 часа.

3.6. Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении № 7 к настоящему Административному регламенту.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятие ими решений:

4.1.1. специалист осуществляет текущий контроль за своевременным рассмотрением обращений, который ведётся по РКК, хранящимся в контрольной картотеке;

4.1.2. специалист ставит на особый контроль обращения, направленные для рассмотрения в Управление органами законодательной и исполнительной власти Российской Федерации и Пензенской области, с указанием срока исполнения и направления в их адрес результатов рассмотрения (на РКК, в месте, установленном ГОСТом 6.30-2003, проставляет знак контроля «К» и вносит соответствующую отметку в электронную картотеку);

4.1.3. обращения, на которые направлены промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Контроль завершается после принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения, вынесения должностным лицом решения о снятии с контроля в связи с исполнением, и направления соответствующего сообщения гражданину;

4.1.4. руководитель, получивший на согласование проект ответа на обращение, обязан проверить своевременность рассмотрения обращения, полноту и обоснованность подготовленного ответа и завизировать личной подписью экземпляр ответа, передаваемый на хранение специалисту, либо вернуть проект ответа исполнителю с замечаниями;

4.1.5. специалистом проверяется правильность оформления ответа, его соответствие требованиям к составлению ответов при рассмотрении обращений граждан, установленных пунктами 3.3.2.11. – 3.3.2.14. настоящего Административного регламента, делается отметка о снятии обращений граждан с контроля в системе электронного учёта обращений граждан с указанием результатов рассмотрения, а также заполняется оборотная сторона РКК;

При невыполнении установленных требований к ответу специалист возвращает исполнителю ответ на доработку.

4.1.6. Организация контроля и исполнения решений, принятых по результатам приёма граждан, возлагается на ответственного специалиста Управления, а также государственное учреждение, подведомственное Управлению, в компетенцию которого входит решение вопроса, поставленного в обращении гражданина;

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги:

4.2.1. специалист не реже двух раз в месяц направляет контрольные напоминания исполнителям о состоянии исполнения обращений граждан;

4.2.2. должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения свобод и законных интересов граждан.

4.3. Ответственность должностных лиц (исполнителей) Управления за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги:

4.3.1. ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями граждан и осуществление текущего контроля за своевременным их рассмотрением в Управлении возложена на специалиста 1 разряда

архивного отдела Управления;

4.3.2. ответственность за соблюдение требований, установленных Законом, по предоставлению государственной услуги и рассмотрению в сроки, установленные действующим законодательством и настоящим Административным регламентом, возложена на специалиста 1 разряда архивного отдела и исполнителей Управления;

4.3.3. ответственность за осуществление контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений, проведения анализа содержания поступающих обращений, принятие мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения свобод и законных интересов граждан, возлагается на должностных лиц Управления в пределах своей компетенции;

4.3.4. ответственность за соблюдение установленного настоящим Административным регламентом порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан возлагается на специалиста 1 разряда архивного отдела Управления;

4.3.5. исполнители, осуществляющие предоставление государственной услуги несут ответственность:

а) за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, в пределах, определенных Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

б) за некачественное и (или) несвоевременное рассмотрение обращений граждан и подготовку ответов заявителям;

в) за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, определённых административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность исполнителей закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями действующего законодательства.

4.4. Внеплановая проверка осуществляется в связи с жалобой заявителя на нарушение его прав и законных интересов, действия (бездействие) должностных лиц уполномоченных органов, связанные с невыполнением им (ими) обязательных требований при предоставлении государственной услуги, а также при получении иной информации, подтверждаемой документами и иными доказательствами, свидетельствующими о наличии признаков таких нарушений;

Для внеплановой проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются должностные лица Управления;

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.5. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, определены действующим законодательством.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) Управления, а также его должностных лиц, принятых в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия)  и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги размещена на информационном стенде в помещении Управления на доступном для них месте.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем являются решения и действия (бездействие) Управления, должностных лиц Управления, либо государственных служащих, участвующих в предоставлении государственной услуги.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение гражданина (представителя), содержащее информацию о несогласии с действием или решением (бездействием) Управления, должностных(ого) лиц(а) Управления, либо государственного(ых)  служащего(их) в результате предоставления государственной услуги.

5.4. Заявитель имеет право на обжалование решений и действий (бездействия) Управления, должностного(ых) лиц(а) и государственных служащих Управления, предоставляющих государственную услугу, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.5. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушения срока регистрации запроса о предоставлении государственной услуги;

2) нарушения срока предоставления государственной услуги;

3) требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, для предоставления государственной услуги;

4) отказа в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области, для предоставления государственной услуги;

5) отказа в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральным законами и принятыми в соответствии с ними иными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области;

6) затребование с заявителя (представителя) при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Пензенской области;

7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги.

5.6. Заявитель может направить жалобу на:

5.6.1. государственного служащего структурного подразделения Управления – руководителю структурного подразделения Управления;

5.6.2. руководителя структурного подразделения Управления –  первому заместителю начальника (заместителю начальника) Управления культуры и архива Пензенской области  (по направлению деятельности);

5.6.3. первого заместителя начальника (заместителя начальника) Управления культуры и архива Пензенской области – начальнику Управления культуры и архива Пензенской области.

5.6.4. Начальника Управления культуры и архива Пензенской области – в установленном законодательством порядке.

5.7. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в Управление и может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Управления и регионального Портала государственных и муниципальных услуг Пензенской области, а также может быть принята при личном приёме заявителя.

5.8. Жалоба должна содержать:

5.8.1. наименование органа, должностного лица (специалиста) органа, предоставляющего государственную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

5.8.2. фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

5.8.3. сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления,  должностного(ых) лица(лиц)  либо государственных служащих Управления;

5.8.4. доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного(ых) лица(лиц) и государственных служащих Управления, предоставляющих государственную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.9. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.10. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного(ых) лица(лиц) Управления, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации

5.11. По результатам рассмотрения жалобы Управление, принимает одно из следующих решений:

5.11.1. удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной  услуги документов;

5.11.2. отказывает в удовлетворении жалобы.

5.12. Результатом рассмотрения обращения, содержащего жалобу, является направление гражданину письменного ответа Управление по существу поставленных вопросов.

5.13. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.14. Решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления, принятые в рамках предоставления государственной услуги организации работы с обращениями граждан по вопросам охраны здоровья, социальной защиты населения и социальной поддержки отдельных категорий граждан в жилищной сфере могут быть обжалованы заявителями путём обращения в суд в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

к Административному регламенту

Управления культуры и архива Пензенской области

Образец заполнения письменного

обращения (заявление, предложение, жалоба)

Управление культуры и архива Пензенской области (либо наименование должности и (или) фамилия и инициалы должностного лица)

Фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии) (для письменных обращений) гражданина, почтовый (электронный) адрес, по которому гражданину должен быть направлен ответ на обращение

ЗАЯВЛЕНИЕ

(ЖАЛОБА, ПРЕДЛОЖЕНИЕ)

Изложение сути обращения (в произвольной форме)

                                                                               Личная подпись, дата

                                                                                                                                   (для письменных обращений)

Приложение № 2

к Административному регламенту

Управления культуры и архива Пензенской области

ФОРМА

регистрационно - контрольной  карточки

Управление культуры и архива Пензенской области

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Автор (корреспондент)_________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Ф.,И., О. адрес, телефон, другие сведения

Предыдущее обращение

от______________

№ ______________

от______________

№ ______________

от______________

№ ______________

Вид документа ______________________________________НА ________ЛИСТАХ_________________

Автор, дата, индекс

сопроводительного письма______________________________________________________________

Дата поступления, индекс обращения ___________________________________________________

Краткое содержание ___________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Резолюция или результаты рассмотрения ________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Срок рассмотрения_____________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

ХОД  ИСПОЛНЕНИЯ

(оборотная сторона)

Дата

Исполнитель

(кому сделано напоминание)

Отметка

о промежуточном ответе

Контрольные отметки

Дата и индекс исполнения_________________________________________________________________

Адресат__________________________________________________________________________________

Содержание_______________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

С контроля снял__________________________________________________________________________

Подпись контролера_______________________________________________________________________

ФОНД_____________________ ОПИСЬ__________________ ДЕЛО_________________ ТОМ______________

Приложение № 3

к Административному регламенту

Управления культуры и архива Пензенской области

ПОРЯДОК   ЗАПОЛНЕНИЯ   РКК

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

11.1. Корреспондент – фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя (заявителей), для писем без подписи делается запись – «без подписи». А также другие сведения, имеющие значение при рассмотрении (семья военнослужащего, инвалид ВОВ и т.п.)

11.2. Предыдущие обращения – даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

11.3. Вид документа – предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме и количество листов в них.

11.4. Автор, дата, индекс сопроводительного письма – наименование организации, переславшей  предложение, заявление, жалобу.

11.5. Дата, индекс поступления – дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.

11.6. Краткое содержание – предложения, заявления, жалобы.

11.7. Ответственный исполнитель – наименование учреждения или структурного подразделения Управления, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

11.8. Резолюция – переносится с документа или записывается на личном приеме.

11.9. Автор резолюции – должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

11.10. Срок исполнения – указывается в соответствии с резолюцией руководителя или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков исполнения производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение об его изменении.

11.11. В правом верхнем углу проставляются отметки «ПОВТОРНО» (при регистрации повторных обращений), «КОНТРОЛЬ».

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

11.12.  Ход исполнения – графа «Дата передачи на исполнение» - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

11.13. Графа «Исполнитель» - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа):

11.14. Графа «Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе» - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

11.15. Графа «Контрольные отметки» - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

11.16. Дата, индекс исполнения – дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

11.17. Адресат – указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

11.18. Содержание – заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

11.19. С контроля снял – должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

11.20. Подпись контролера – подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

11.21. Дело…, том…, листы…, - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).

11.22. Фонд…, опись…, дело…, - проставляются после сдачи дела в архив.

11.23. Размеры карточки установлены А5 (148 х 210)

Приложение № 4

к Административному регламенту

Управления культуры и архива Пензенской области

РАСПИСКА

Выдана ______________________________________________________,

проживающему(ей): ___________________________________________________, 

в том, что _____________20__  его(её)  письменное обращение на  _________л.

поступило в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Управления культуры и архива Пензенской области Телефон для справок (88412) 56-57-22.

       Специалист

Управления культуры и

архива Пензенской области                                         

Приложение № 5

к Административному регламенту

Управления культуры и архива Пензенской области

ПЕРЕЧЕНЬ

категорий граждан, имеющих право

на первоочередной личный  приём

(в соответствии со ст. 5 Закона Пензенской области от 04.09.2007 № 1332-ЗПО

«О порядке рассмотрения обращений граждан органами государственной власти

Пензенской области» (с последующими изменениями))

1. Лица, имеющие такое право в соответствии с федеральным законодательством.

2. Инвалиды войны, ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий.

3. Инвалиды Ι и ΙΙ групп;

4. Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие чернобыльской и других радиационных аварий и катастроф.

5. Родители, супруги погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий, военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы.

6. Бывшие узники концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны.

7. Реабилитированные лица и лица, признанные пострадавшими от политических репрессий.

8. Граждане, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР».

9. Лица, удостоенные звания «Почетный гражданин Пензенской области»;

10. Многодетные родители (лица, их заменяющие), воспитывающие несовершеннолетних детей.

11. Родители (лица, их заменяющие) ребёнка-инвалида;

12. Родители – воспитатели детских домов семейного типа, опекуны (попечители), приемные родители;

13. Беременные женщины;

14. Дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей;

15. Лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

Приложение № 6

к Административному регламенту

Управления культуры и архива Пензенской области

ЖУРНАЛ

учета выдачи дел во временное пользование

№ дела

Ф.И.О. заявителя

Дата выдачи

Получатель, роспись

Дата возврата

Приложение № 7

к Административному регламенту

Управления культуры и архива Пензенской области

БЛОК-СХЕМА

по предоставлению государственной услуги