Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государс...



Приложение к приказу Комитета по управлению архивами Курганской области от 4 апреля 2010 года № ___

Приказ

Комитета по управлению архивами Курганской области

от 29 июня 2012 года №56

Об утверждении Административного регламента

по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области, и осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области

г.Курган

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Правительства Курганской области от 12 июля 2011 года №344 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Курганской области» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области, и осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу:

Приказ Комитета по управлению архивами Курганской области от 4 мая 2010 года №28 «Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области, и осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области».

3. Опубликовать настоящий приказ в областной общественно-политической газете «Новый мир».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета                                                                                                                                                 В.М. Ломакин

Приложение к приказу Комитета по управлению

архивами Курганской области от 29.06.2012 №56

«Об утверждении Административного регламента

по исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению состава документов,

подлежащих приему в государственные и

муниципальные архивы Курганской области,

и осуществлению контроля за соблюдением

установленного порядка передачи документов

в государственные архивы Курганской области»

Административный регламент по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области, и осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области

I. Общие положения

1. Административный регламент по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области и осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области и по осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области (далее - государственная функция) и определяет сроки и последовательность действий, а так же порядок взаимодействия с другими организациями и ведомствами при осуществлении полномочий Комитета по управлению архивами Курганской области по исполнению государственной функции.

2. Государственная функция исполняется Комитетом по управлению архивами Курганской области (далее - Комитет).

Технологическое обеспечение государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области, осуществляется организационно-аналитическим отделом Комитета путем подготовки вопроса об утверждении описей дел (или их годовых разделов) постоянного срока хранения и о согласовании описей дел по личному составу, по которым определяется состав архивных документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией при Комитете (далее - ЭПК) в соответствии с ее компетенцией.

Технологическое обеспечение государственной функции по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области осуществляется специалистами организационно-аналитического отдела Комитета, в должностные обязанности которых входит осуществление плановых проверок работы государственных архивов Курганской области.

При исполнении государственной функции Комитет взаимодействует с:

1) подведомственными Комитету государственными архивами Курганской области (приложение 1 к Регламенту) (далее - государственные архивы);

2) структурными подразделениями органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Курганской области или муниципальными учреждениями, осуществляющими хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (приложение 2 к Регламенту) (далее – муниципальные архивы);

3) органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, бюджетными учреждениями различных уровней и иными юридическими лицами при наличии у Комитета полномочий закрепленных действующим законодательством.

3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:

1) Конституцией Российской Федерации («Российская газета» от 25 декабря 1993 года № 237);

2) Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 6 октября 2003 года № 40 ст. 3822);

3) Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 года № 43 ст. 4169);

4) Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 года № 19 ст. 2060);

5) постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» («Российская газета» от 24 июня 2009 года № 113);

6) приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» («Российская газета» от 7 февраля 2006 года № 24);

7) приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года № 20);

8) Законом Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» («Новый мир» от 23 сентября 2005 года № 176);

9) Законом Курганской области от 3 ноября 2005 года № 86 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Курганской области отдельными государственными полномочиями Курганской области по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Курганской области» («Новый мир» от 12 ноября 2005 года № 210);

10) постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 27 ноября 2006 года № 409 «Об утверждении Положения о комитете по управлению архивами Курганской области» («Новый мир» от 14 декабря 2006 года № 41);

11) постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № 480 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»;

12) постановлением Правительства Курганской области от 12 июля 2011 года № 344 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Курганской области» («Новый мир» от 26 июля 2011 года № 53).

4. В качестве получателей результата исполнения государственной функции выступают государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, организации, включенные в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в установленном порядке (далее – организации) в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Курганской области и документы по личному составу подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

5. От имени организаций при взаимодействии с Комитетом, государственными и муниципальными архивами выступают официальные представители, либо иные лица, уполномоченные организациями в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее – представители организаций).

6. Предметом государственного контроля осуществляемого Комитетом является проверка соблюдения установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

7. Права и обязанности должностных лиц Комитета при осуществлении государственного контроля.

1) Должностные лица Комитета при осуществлении государственного контроля имеют право:

- на обеспечение всеми необходимыми техническими средствами для осуществления мероприятий по контролю (рабочий стол, канцелярские принадлежности);

- знакомиться со всеми материалами, входящими в предмет государственного контроля осуществляемого Комитетом.

2)              Должностные лица Комитета при осуществлении государственного контроля обязаны:

- проводить мероприятия по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы, не нарушая внутреннего распорядка работы государственного архива;

- при проведении проверок руководствоваться законодательством в сфере архивного дела, соблюдать права и законные интересы государственного архива;

- по результатам мероприятий по контролю подготовить справку по проверке работы государственного архива;

- проводить проверку на основании приказа Комитета;

- проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей;

- не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю государственного архива, присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю государственного архива, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету государственного контроля;

- знакомить руководителя или уполномоченного представителя государственного архива, с результатами проверки;

- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании в установленном порядке;

- соблюдать сроки проведения проверки;

- не требовать от государственного архива документы и иные сведения, не относящиеся к предмету государственного контроля;

- перед началом проведения мероприятий по контролю по просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя государственного архива ознакомить их с положениями настоящего Регламента, в соответствии с которым проводится проверка;

- осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок.

8. Права и обязанности государственных архивов, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю.

1)              Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель государственного архива при проведении проверки имеют право:

- на своевременное ознакомление с приказом Комитета о проведении мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственный архив;

- непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету государственного контроля;

- получать от Комитета, его должностных лиц информацию, которая относится к предмету государственного контроля;

- знакомиться с результатами проверки;

- на возмещение вреда, причиненного при осуществлении государственного контроля;

- обжаловать решения Комитета, а также действия (бездействие) должностных лиц, повлекшие за собой нарушение прав государственного архива, в установленном порядке.

2) Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель государственного архива при проведении проверки обязаны:

- вести журнал учета проверок по типовой форме;

- предоставить должностным лицам Комитета, проводящим проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом проверки, а также обеспечить доступ проводящих проверку должностных лиц на территорию архива.

9. Результатом исполнения государственной функции является:

1) решение ЭПК Комитета об утверждении (согласовании) либо об отказе в утверждении (согласовании) описей дел (или их годовых разделов) постоянного срока хранения (по личному составу), подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК, после утверждения протокола заседания ЭПК председателем Комитета;

2) справка по проверке работы государственного архива, подписанная специалистами Комитета, участвующими в проверке.

Составление документов, указанных в подпунктах 1 и 2 пункта 9 Регламента, является юридическим фактом, которым заканчивается исполнение государственной функции.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

10. Порядок информирования об исполнении государственной функции.

1) Комитет расположен по адресу: 640000, город Курган, улица Комсомольская, дом 39, кабинет 4 (приемная).

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты государственных архивов приводятся в приложении 1 к Регламенту.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты муниципальных архивов приводятся в приложении 2 к Регламенту.

График приема заинтересованных лиц по вопросам исполнения государственной функции в Комитете приводится в приложении 3 к Регламенту.

Способы получения информации о месте нахождения и графике работы Комитета:

- при личном обращении или по справочным телефонам;

- в письменном виде путем направления соответствующего запроса;

- посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) в сети Интернет;

- посредством государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Курганской области» (далее – портал государственных и муниципальных услуг Курганской области) в сети Интернет;

- через официальный сайт Комитета в сети Интернет;

- через электронную почту.

2) Справочные телефоны Комитета: (3522) 42-53–46, 42-53-66; Факс: (3522) 42-53–46.

3) Официальный сайт Комитета в сети Интернет: http://archives.kurganobl.ru. Адрес электронной почты Комитета: arhiv@kurganobl.ru.

4) Порядок получения информации заинтересованными лицами по вопросам исполнения государственной функции, сведений о ходе исполнения государственной функции.

Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции проводят специалисты организационно-аналитического отдела Комитета:

- при личном обращении или по телефонам;

- в письменном виде при поступлении соответствующих запросов;

- через электронную почту.

При обращении за информацией или консультацией в письменной форме, ответ дается в течение 30 дней со дня регистрации обращения в Комитете.

При обращении за информацией или консультацией в электронной форме, ответ дается в течение 10 дней со дня поступления обращения в Комитет.

Максимальное время ожидания заинтересованного лица в очереди для получения консультации при личном обращении не должно превышать 40 минут.

Время разговора в порядке консультирования по телефону ограничивается 10 минутами.

Получить информацию по вопросам исполнения государственной функции, сведения о ходе исполнения государственной функции можно посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет.

Информация по вопросам исполнения государственной функции, сведения о ходе исполнения государственной функции, даются специалистами организационно-аналитического отдела Комитета бесплатно как в устной, так и в письменной форме по следующим вопросам:

- принятие решений по конкретному обращению заинтересованного лица;

- перечень нормативных правовых актов по вопросам исполнения государственной функции (название, дата и номер принятия нормативного правового акта);

- перечень сведений, предоставляемых Комитетом по запросу заинтересованного лица;

- процедура исполнения государственной функции;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

На информационных стендах в Комитете, на официальном сайте Комитета в сети Интернет, на Портале государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет размещаются следующие информационные материалы:

- местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайта и электронной почты Комитета;

- настоящий Регламент;

- блок-схема административных процедур;

- нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции;

- график приема посетителей;

- рекомендации по самостоятельному поиску информации.

При изменении информации об исполнении государственной функции, специалисты организационно-аналитического отдела Комитета в течение 5 дней осуществляют ее обновление на информационных стендах в Комитете, на официальных сайтах Комитета, в сети Интернет. Специалисты Комитета предоставляют указанную информацию в отдел административной реформы Правительства Курганской области для размещения на Портале государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет.

11. Сведения о размере платы за услуги организаций, участвующих в исполнении государственной функции, взимаемой с лица, в отношении которого проводятся мероприятия по контролю.

Участие иных организаций в исполнении государственной функции не предусмотрено. Плата за исполнение государственной функции не взимается.

12. Документы, необходимые для исполнения государственной функции

Для исполнения государственной функции государственные, муниципальные архивы, организации представляют в Комитет с сопроводительным письмом, подписанным руководителем или его заместителем, описи дел постоянного хранения в 4-х экземплярах и описи дел по личному составу (или их годовые разделы) в 3-х экземплярах, образовавшиеся в деятельности организаций, с заключением кураторов архивов.

Описи представляются с научно-справочным аппаратом, при необходимости представляется справка о причинах отсутствия в описи дел постоянного срока хранения (по личному составу), подписанная руководителем организации (или его заместителем).

Государственные, муниципальные архивы представляют в Комитет документы лично или посредством почтовой, курьерской связи.

Документы, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, указанными в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477; в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536; в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19; в Государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года № 65-ст; в Правилах делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области утвержденных постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № 480.

13. Срок исполнения государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации документов в Комитете.

Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для исполнения государственной функции, определены Регламентом работы ЭПК.

О приостановлении исполнения государственной функции по основаниям, перечисленным в пункте 14 Регламента, организации информируется устно при личном контакте или по телефону не позднее 2 дней со дня поступления документов.

Документы, поступающие на повторное рассмотрение ЭПК после устранения замечаний, проходят повторно процедуры, предусмотренные пунктами 16 - 38  Регламента.

Утвержденные (согласованные) документы с грифом утверждения (согласования) могут быть получены не позднее 15 рабочих дней после заседания ЭПК.

Уведомление государственных архивов о проведении мероприятия по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы, производится не позднее 3 дней после подписания приказа Комитета о проведении мероприятия по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы, с приложением состава комиссии и перечня вопросов. 

Подготовка к проведению проверочных мероприятий за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы (анализ отчетно-плановой документации, изучение документов централизованного государственного учета, списков организаций) осуществляется в течение одного рабочего дня, предшествующего дню проведения проверки.

Проверки соблюдения установленного порядка передачи документов в государственные архивы и по их результатам контрольные проверки проводятся в течение 3 - 5 дней.

Справка по проверке соблюдения установленного порядка передачи документов в государственные архивы составляется в течение 7 рабочих дней после окончания проверки.

14. Комитет вправе приостановить исполнение государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы Курганской области, либо отказаться от её исполнения в случае:

1) непредставления либо несвоевременного представления документов указанных в пункте 12 Регламента;

2) несоблюдения требований к документам закрепленных в нормативно-правовых актах указанных в пункте 12 Регламента.

Основания для отказа в исполнении государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы Курганской области не предусмотрены.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

15. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) Определение состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы:

- прием и регистрация документов, передача их на рассмотрение на заседании ЭПК;

- подготовка рассмотрения представленных документов к утверждению (согласованию) на заседании ЭПК;

- рассмотрение документов на заседании ЭПК;

- оформление результатов рассмотрения документов на заседании ЭПК.

Порядок определения состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы, указан в блок-схеме (приложение 4 к Регламенту).

2) Осуществление контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы:

- утверждение приказа Комитета о проведении мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы и уведомление государственного архива о предстоящей проверке;

- проведение мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы;

- подготовка справки по результатам проверки работы государственного архива.

Порядок осуществления контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы закрепляется в блок-схеме (приложение 5 к Регламенту).

Прием и регистрация документов, передача их на рассмотрение на заседании ЭПК

16. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление в Комитет документов из организаций с заключениями кураторов, закрепленных государственными, муниципальными архивами за организациями.

17. Секретарь ЭПК, назначаемый приказом председателя Комитета из числа сотрудников Комитета, принимает (не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК) представленные документы и проверяет их комплектность, правильность оформления.

18. При выявлении нарушений в составе или в оформлении документов, секретарь ЭПК по телефону информирует куратора, закрепленного государственным, муниципальным архивом за организацией, в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

19. В случае если по истечении 14 дней в адрес ЭПК не поступят необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в осуществлении государственных функций за подписью председателя Комитета, которое не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения срока ожидания) направляется в организацию (через куратора, закрепленного государственным, муниципальным архивом за организацией).

20. Секретарь ЭПК в день поступления материалов регистрирует их в журнале регистрации поступивших на рассмотрение ЭПК документов.

21. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю Комитета, после получения его резолюции документ поступает в организационно-аналитический отдел Комитета – председателю ЭПК.

22. Председатель ЭПК определяет сотрудника (эксперта ЭПК), ответственного за подготовку рассмотрения документов и передает материалы секретарю ЭПК.

Подготовка рассмотрения представленных документов к утверждению (согласованию) на заседании ЭПК;

23. Председатель ЭПК организует рецензирование (экспертизу) поступивших документов экспертами ЭПК.

24. Эксперт ЭПК готовит заключение на представленные документы.

25. Срок подготовки заключения - не более 4 рабочих дней.

26. В ходе подготовки заключения эксперт проверяет документы, поступившие на рассмотрение ЭПК, на соответствие требованиям, указанным в пункте 12  Регламента.

27. При выявлении в ходе проверки документов некомплектности и (или) несоответствий требованиям, указанным в пункте 12 Регламента, эксперт ЭПК готовит сопроводительное письмо в адрес организации и вместе с заключением о необходимости доработки представляет его секретарю ЭПК, о чем секретарь ЭПК делает соответствующую отметку в регистрационном журнале.

28. Рекомендованные к утверждению (согласованию) документы эксперт вместе с заключением передает секретарю ЭПК.

29. Секретарь ЭПК формирует повестку дня очередного заседания ЭПК не позднее чем за 1 день до заседания и передает весь комплекс рассматриваемых документов председателю ЭПК.

Рассмотрение документов на заседании ЭПК

30. Основанием для начала исполнения административной процедуры является очередное заседание ЭПК.

31. Заседание ЭПК проводится ежемесячно в последний рабочий день месяца.

32. Рассмотрение документов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК, утвержденным приказом председателя Комитета.

Оформление результатов рассмотрения документов на заседании ЭПК

33. Основанием для начала исполнения административной процедуры является принятие решения ЭПК по результатам рассмотрения документов на заседании ЭПК.

34. Секретарь ЭПК в течение 10 рабочих дней со дня заседания ЭПК оформляет, подписывает и передает председателю ЭПК на подпись протокол ЭПК.

35. Председатель ЭПК в день получения протокола ЭПК подписывает его и передает председателю Комитета для утверждения.

36. Председатель Комитета в день получения протокола ЭПК утверждает его и передает секретарю ЭПК.

37. Секретарь ЭПК в течение 3-х дней со дня утверждения протокола ЭПК председателем Комитета ставит на документы грифы утверждения (согласования) и готовит выписки из протокола ЭПК.

38. Оформленные документы, выписки из протокола ЭПК, заключения с обоснованием отказа в утверждении (согласовании) проекта представленного документа, секретарь ЭПК передает куратору, закрепленному государственным, муниципальным архивом за организацией, для направления в адрес организации.

Утверждение приказа Комитета о проведении мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы и уведомление государственного архива о предстоящей проверке

39. Основанием для начала исполнения административного действия является утверждение председателем Комитета плана работы Комитета на очередной год.

Мероприятия по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы проводятся на основании приказа председателя Комитета (далее - приказ).

40. После утверждения приказа, не позднее следующего рабочего дня, с ним знакомятся специалисты Комитета, задействованные в мероприятии по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

41. Уведомление о проведении мероприятия по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы, вместе с приказом направляется в адрес государственного архива почтовой связью не позднее трех дней после утверждения приказа председателем Комитета.

Проведение мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы

42. Проведение мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы не должны нарушать внутренний распорядок работы государственного архива.

43. При проведении проверок специалисты Комитета руководствуются законодательством в сфере архивного дела.

44. При проведении мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы предъявляются следующие требования:

1) в области  организации приема-передачи и хранения документов:

- соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук при приеме-передаче документов в государственный архив из организаций по описям дел, утвержденным  ЭПК  Комитета; 

- определение фондовой принадлежности архивных документов и правильность отнесения их к архивному фонду соответствующего фондообразователя;

- соблюдение нормативных условий хранения архивных документов, которые обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов, созданием оптимальных (нормативных) режимов: противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического в здании и помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки);

- соблюдение нормативных условий хранения документов государственной части архивного фонда Курганской области.

2) в области организации учета документов Архивного фонда Курганской области и других документов:

- соблюдение порядка ведения документов государственного учета архивных документов (книги учета поступлений документов, списка фондов, листов фондов, описей дел и дел фондов);

- соответствие схемы учета архивных документов предъявляемым требованиям – соблюдение порядка операций и единовременность заполнения всех учетных документов.

45. Специалисты Комитета, указанные в приказе, являются ответственными лицам за выполнение данного административного действия.

46. Срок выполнения административного действия определяется приказом, но не более 3-5 дней.

Подготовка справки по результатам проверки работы государственного архива

47. Основанием для начала исполнения административного действия является факт проведения проверки за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

48. Не позднее, чем через 7 дней после окончания проверки специалисты Комитета, участвующие в проведении мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы, готовят справку по результатам проверки работы государственных архивов.

49. Справка по результатам проверки работы государственных архивов должна быть краткой, конкретной, с четкой квалификацией выявленных нарушений, выводами и рекомендациями и является основополагающим документом для принятия решения должностными лицами, осуществляющими проверку.

50. В справке по результатам проверки работы государственных архивов указываются:

1) дата, время и место составления акта;

2) наименование органа осуществляющего государственный контроль;

3) дата и номер приказа, на основании которого проведено мероприятие по контролю;

4) вид проверки;

5) период проверки (дата начала и окончания проверки);

6) наименование проверяемого государственного архива;

7) при наличии - перечень выявленных недостатков в работе государственного архива и рекомендации для устранения недостатков в работе с обязательным указанием сроков исполнения.

51. Справка по результатам проверки работы государственного архива подписывается специалистами Комитета участвующими в проверке, со справкой знакомятся директор проверяемого государственного архива и председатель Комитета.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением Регламента

52. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по исполнению государственной функции и принятием решений специалистами организационно-аналитического отдела Комитета, осуществляется председателем Комитета, заместителем председателя Комитета – начальником организационно-аналитического отдела.

53. Председатель Комитета, заместитель председателя Комитета – начальник организационно-аналитического отдела несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции.

Ответственность за осуществление административных процедур и принятые решения несут специалисты организационно-аналитического отдела Комитета, участвующие в исполнении государственной функции.

Ответственность соответствующих должностных лиц закрепляется в должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

54. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, осуществляется путем проведения председателем Комитета, заместителем председателя Комитета – начальником организационно-аналитического отдела, проверок соблюдения специалистами организационно-аналитического отдела Комитета положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Курганской области. 

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Регламентом, также осуществляется в форме постоянного мониторинга соблюдения специалистами организационно-аналитического отдела Комитета, настоящего Регламента и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции.

55. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заинтересованных лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заинтересованных лиц, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.

56. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заинтересованного лица. Для проверки полноты и качества исполнения государственной функции, проверка может быть поручена специалисту Комитета, либо сформированной рабочей группе, в состав которой включаются специалисты Комитета. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

57. По результатам проверок, в случае выявления нарушений прав заинтересованных лиц, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, исполняющего государственную функцию, а также его должностных лиц

58. Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения государственной функции, должностных лиц Комитета в досудебном и судебном порядке.

59. Заинтересованные лица вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Комитета председателю Комитета;

60. Жалоба на решения и действия (бездействие) Комитета, должностного лица Комитета подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, а также может быть принята при личном приеме заинтересованного лица.

Жалобы на решения, принятые руководством Комитета, подаются в Правительство Курганской области по адресу: ул. Гоголя, 56, г. Курган, 640024, kurgan@kurganobl.ru.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием сети Интернет, официального сайта Комитета, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг Курганской области в сети Интернет.

61. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения государственной функции, должностных лиц Комитета является поступление жалобы в Комитет.

62. Поступившее обращение заинтересованного лица с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в установленном порядке в день поступления и направляется на рассмотрение председателю Комитета.

63. Жалоба рассматривается председателем Комитета.

64. Информация о личном приеме председателя Комитета размещается на информационных стендах Комитета, а также на официальном сайте Комитета в сети Интернет.

65. Председатель Комитета:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заинтересованного лица, направившего жалобу;

2) в соответствии с действующим законодательством запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) по результатам рассмотрения жалобы организует работу, направленную на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заинтересованного лица.

66. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица Комитета, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заинтересованного лица - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заинтересованного лица - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заинтересованному лицу;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Комитета, должностного лица Комитета;

4) доводы, на основании которых заинтересованное лицо не согласено с решением и действием (бездействием) Комитета, должностного лица Комитета. Заинтересованным лицом могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заинтересованного лица, либо их копии.

67. Жалоба, поступившая в Комитет, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Комитета, должностного лица Комитета, в приеме документов у заинтересованного лица либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

68. Жалобы на действия (бездействие), решения Комитета, по которым принято к рассмотрению в судебном порядке заявление о том же предмете, не рассматриваются по существу.

69. Ответ на жалобу не дается в случаях:

1) Если в жалобе не указаны заинтересованное лицо, направивший жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) Если в жалобе заинтересованного лица содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

70. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

71. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, Комитетом принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заинтересованного лица, и решение о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществленные (принятые) в ходе исполнения государственной функции и повлекшие за собой поступление жалобы.

72. Если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

73. По результатам рассмотрения жалобы заинтересованному лицу направляется мотивированный ответ.

Ответ на жалобу, поступившую в Комитет в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе.

Приложение 1

к Административному регламенту по

исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению состава документов,

подлежащих приему в государственные и

муниципальные архивы Курганской области,

и осуществлению контроля за соблюдением

установленного порядка передачи документов

в государственные архивы Курганской области

Подведомственные Комитету государственные архивы Курганской области

Государственные архивы Курганской области

Адрес

Адрес электронной почты и официального сайта в сети Интернет

Контактный телефон

ГКУ «Государственный архив Курганской области»

640003, г. Курган, ул. Свердлова, 11

gako@kurganobl.ru;

http://gako.archives.kurganobl.ru

(8-3522) 44-85-14

ГКУ «Государственный архив в г. Шадринске»

641870, г. Шадринск, ул. Михайловская, 63/65

gash@shadrinsk.net;

http://gash.archives.kurganobl.ru

(8-35253) 6-28-19

ГКУ «Государственный архив общественно-политической документации Курганской области»

640000, г. Курган, ул. Комсомольская, 39

gaopd@kurganobl.ru;

http://opd.archives.kurganobl.ru

(8-3522) 46-24-34

ГКУ «Государственный архив документов по личному составу Курганской области»

640000, г. Курган, ул. Комсомольская, 39

gadls@kurganobl.ru;

http://gadls.archives.kurganobl.ru

(8-3522) 46-61-75

Приложение 2

к Административному регламенту по

исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению состава документов,

подлежащих приему в государственные и

муниципальные архивы Курганской области,

и осуществлению контроля за соблюдением

установленного порядка передачи документов

в государственные архивы Курганской области

Муниципальные архивы Курганской области

Муниципальные архивы Курганской области

Адрес

Адрес электронной почты

Контактный телефон

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Альменевский район»

с. Альменево, Курганская область, 641130

45t00102@kurganobl.ru

(8-35-242) 9-27-25

9-22-76

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Белозерский район»

ул. К. Маркса, 16,

с. Белозерское, Курганская область, 641360

45t00202@kurganobl.ru

(8-35-232) 2-11-95

2-16-95

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Варгашинский район»

ул. Социалистическая, 92,

р.п. Варгаши, Курганская область, 641230

45t00302@kurganobl.ru

(8-35-233) 2-14-49

2-12-86

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Далматовский район»

ул. Энгельса, 7,

г. Далматово, Курганская область, 641730

45t00402@kurganobl.ru

(8-35-252) 2-29-87

9-11-30

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Звериноголовский район»

ул. К. Маркса, 8,

с. Звериноголовское, Курганская область, 641480

45t00502@kurganobl.ru

(8-35-240) 2-12-27

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Каргапольский район»

ул. Горького, 72 б,

р.п. Каргаполье, Курганская область, 641920

45t00602@kurganobl.ru

(8-35-256) 2-13-48

2-14-55

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Катайский район»

ул. Матросова, 66,

г. Катайск, Курганская область, 641700

45t00702@kurganobl.ru

(8-35-251) 2-17-92

2-16-81

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Кетовский район»

ул. Космонавтов, 39,

с. Кетово,

Курганская область, 641310

45t00802@kurganobl.ru

(8-35-231) 2-16-73

2-22-39

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Куртамышский район»

ул.XXII партсъезда,40

г. Куртамыш, Курганская область, 641430

45t01002@kurganobl.ru

(8-35-249) 2-10-36

2-13-94

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Лебяжьевский район»

ул. Лукияновская, 62, р.п. Лебяжье, Курганская область, 641500

45t01102@kurganobl.ru

(8-35-237) 9-10-63

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Макушинский район»

ул. Ленина, 89,

г. Макушино,

Курганская область, 641600

45t01202@kurganobl.ru

(8-35-236) 9-17-18

9-16-42

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Мишкинский район»

ул. Ленина, 30,

р.п. Мишкино, Курганская область, 641040

mish-arhiv@mail.ru

(8-35-247) 2-17-41

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Мокроусовский район»

ул. Советская, 27,

с. Мокроусово, Курганская область, 641530

admmokr@mail.ru

(8-35-234) 9-15-32

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Петуховский район»

ул. К. Маркса, 28,

г. Петухово, Курганская область, 641640

45t01502@kurganobl.ru

(8-35-235) 2-26-23

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Половинский район»

ул. Победы, 9,

с. Половинное, Курганская область, 641780

45t01602@kurganobl.ru

(8-35-238) 9-11-32

9-10-31

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Притобольный район»

ул. Красноармейская, 19,

с. Глядянское, Притобольный район, Курганская область, 641400

45t01702@kurganobl.ru

(8-35-239) 9-17-93

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Сафакулевский район»

ул. Куйбышева, 35,

с. Сафакулево, Курганская область 641080

safakulevo@bk.ru

(8-35-243) 2-20-13

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Целинный район»

ул. Советская, 66,

с. Целинное, Курганская область, 641150

45t01902@kurganobl.ru

(8-35-241) 2-13-93

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Частоозерский район»

ул. Октябрьская, 126, с. Частоозерье, Курганская область, 641570

45t02002@kurganobl.ru

(8-35-230) 9-16-46

9-13-77

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Шадринский район»

ул. Пионерская, 20,

г. Шадринск, Курганская область, 641870

45t02102@kurganobl.ru

(8-35-253) 6-23-91

5-23-22

Муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Шадринска»

ул. Гагарина, 6, строение 1

г. Шадринск, Курганская область, 641870

45t02602@kurganobl.ru

(8-35-253) 3-35-96

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Шатровский район»

ул. Орловская, 1А,

с. Шатрово, Курганская область, 641960

45t02202@kurganobl.ru

(8-35-257) 9-17-96

9-15-81

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Шумихинский район»

ул. Кирова, 12,

г. Шумиха, Курганская область, 641100

45t02302@kurganobl.ru

(8-35-245) 2-17-51

2-11-47

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Щучанский район»

ул. Советская, 2,

г. Щучье,

Курганская область, 641010

45t02402@kurganobl.ru

(8-35-244) 2-26-75

Архивный отдел Администрации муниципального образования «Юргамышский район»

ул. Ленина, 43,

р.п. Юргамыш, Курганская область, 641200

45t02502@kurganobl.ru

(8-35-248) 9-23-67

Муниципальное учреждение «Муниципальный архив города Кургана»

ул. С. Васильева, 30а,

г. Курган,

640000

arhiv@kurgan-city.ru

(8-3522) 41-14-26

41-15-38

Приложение 3

к Административному регламенту по

исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению состава документов,

подлежащих приему в государственные и

муниципальные архивы Курганской области,

и осуществлению контроля за соблюдением

установленного порядка передачи документов

в государственные архивы Курганской области

График работы Комитета

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Вторник

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Среда

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Четверг

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Пятница

с 08.00 до 15.00

Суббота

Воскресенье

выходной

Приложение 4

к Административному регламенту по

исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению состава документов,

подлежащих приему в государственные и

муниципальные архивы Курганской области,

и осуществлению контроля за соблюдением

установленного порядка передачи документов

в государственные архивы Курганской области

БЛОК-СХЕМА

описания последовательности действий по исполнению Комитетом государственной функции по определению состава документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы

             

             

                                                                                                               

                                                                                                       

  

             

                                                                                                                                                         

Приложение 5

к Административному регламенту по

исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению состава документов,

подлежащих приему в государственные и

муниципальные архивы Курганской области,

и осуществлению контроля за соблюдением

установленного порядка передачи документов в

государственные архивы Курганской области

БЛОК-СХЕМА

описания последовательности действий по исполнению Комитетом государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы

Подписание председателем Комитета приказа о проведении мероприятий по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы и уведомления о проведении мероприятия по контролю за соблюдением установленного порядка передачи документов в государственные архивы

Направление приказа с приложениями и уведомления в адрес государственного архива