Основная информация
| Дата опубликования: | 29 августа 2014г. |
| Номер документа: | RU35000201400831 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Вологодская область |
| Принявший орган: | Департамент природных ресурсов и охраны окружающей среды Вологодской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ПОРЯДОК
ДЕПАРТАМЕНТ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ
И ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
П Р И К А З
от 29 августа 2014 г. № 342
г.Вологда
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В ДЕПАРТАМЕНТЕ
Приказ утратил силу в ред. Приказа Департамента природных ресурсов и охраны окружающей среды области от 04.12.2014 № 464
В целях обеспечения четкой организации работы структурных подразделений Департамента по реализации федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
ПРИКАЗЫВАЮ
Утвердить и Порядок работы с обращениями граждан в Департаменте природных ресурсов и охраны окружающей среды области (приложение).
Начальникам структурных подразделений департамента обеспечить строгое соблюдение требований, предусмотренных приказом.
Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела государственной гражданской службы (Сакалову Н.Ю.)
Исполняющий обязанности
начальник департамента Д.А.Банников
УТВЕРЖДЕН
приказом начальника департамента
от 29 августа 2014 г. №342
(приложение)
ПОРЯДОК
работы с обращениями граждан в Департаменте природных ресурсов и охраны окружающей среды
Вологодской области
Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила учета, регистрации, рассмотрения письменных обращении граждан, определяет систему контроля за сроками их исполнения.
1.2. Письменные обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и жалоб.
Предложения- обращения, направленные на улучшение деятельности государственных органов, совершенствование социально-экономических отношений и действующего законодательства в Российской Федерации.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.
Жалобы* - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.
1.3. Работа с письмами осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", соответствующими распорядительными и инструктивными документами Правительства области, должностными Инструкциями и настоящим Порядком.
Документы на подпись начальнику департамента сдаются в приемную не позднее, чем за 3 дня до контрольного срока ответа. Документы, направленные на подпись в день, указанный окончанием срока ответа, считаются просроченными.
1.4. Делопроизводство по письмам граждан ведется в управлениях и отделах отдельно от других видов делопроизводства.
1.5. Личную ответственность за состояние делопроизводства по письмам в департаменте несет начальник отдела государственной гражданской службы (далее - Отдел).
* далее предложения, заявления и жалобы граждан именуются письмами.
Прием и регистрация писем граждан
2.1. Прием писем возлагается на отдел государственной гражданской службы департамента.
2.2. При приеме письменных обращений проверяется правильность их адресования. Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому предприятию связи невскрытыми для направления адресату.
При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документы подклеиваются). Поступившие документы (фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка с сообщением заявителю, которая прилагается к конверту).
2.3. Письма граждан с пометкой на конверте "лично" не вскрываются, а передаются по назначению.
2.4.На письмах граждан, принятых на личном приеме, проставляется дата и делается отметка "с личного приема", принятых на выездном приеме делается отметка "с выездного приема", а затем они направляются для регистрации. Рассмотрение их по существу осуществляется лицами, ведущими прием, ответ автору направляется только за их подписью.
2.5. Регистрация писем возлагается на специалиста приемной отдела государственной гражданской службы.
2.6. Все виды поступающих письменных обращений должны быть централизованно зарегистрированы в течение суток со дня их поступления в регистрационно-контрольных карточках.
Регистрационный индекс письма указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом верхнем углу сопроводительного письма или на первой странице письма заявителя. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквенного обозначения (например, 157гр).
Pегистрационно-контрольная карточка заполняется автоматизированным способом с пометкой «гр».
В регистрационно-контрольнои карточке:
- указываются фамилия и инициалы автора обращения и дата поступления письма;
- фамилия с инициалами заявителя заполняются в именительном падеже.
Если письмо подписано двумя и более авторами, то указывается первые три, например, Сидоров, Иванов, Петров и др. Общее число авторов указывается в "Аннотации" письма. Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также бесфамильные обращения, подступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний. Коллективные обращения в регистрационно-контрольной карточке отмечаются индексом "коллективное".
Письма, подписанные членами одной семьи считаются индивидуальными. В графе Ф.И.0. заявителя пишутся фамилия и инициалы одного из членов семьи.
Адрес заполняется с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции (если указан почтовый индекс, то он заносится на карточку). Слова "область", "город", "край", "дом", корпус", "квартира" писать не рекомендуется. Например, 160007, Вологодская, Вожега (но г. Грязовец), ул. Горького, 14-34. Необходимо также пользоваться общепринятыми сокращениями при обозначении адресата: "п" - поселок, "с" - село, "ст." - станица, "cт-я" -станция, "пер" - переулок, "пр-т" - проспект, "б-р" - бульвар, "наб" - набережная, "мкр"- микрорайон, "туп" - тупик. Если автор проживает в административном центре области, то его наименование писать не рекомендуется (например, г. Вологда). Если адрес отсутствует и в письме и на конверте, то при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.
2.7. Перед регистрацией письма проверяются наличие обращений от данного автора в течение текущего и предыдущих 2-х лет.
2.8. На каждое вновь поступившее в текущем году письмо от одного автора заводится регистрационно-контрольная карточка с указанием даты поступления.
Письму присваивается номер, под которым были зарегистрированы ранее поступившие в текущем календарном году письма, и через дробь указывается кратность его поступления.
2.9. При повторном поступлении письма к нему подбирается имеющаяся переписка.
2.10. Если поступило несколько писем одного содержания от одного и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационно-контрольной карточке (2, 3 и т.д.).
Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.
Повторными следует считать письма, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Письма одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в одно и то же учреждение, а также письма, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения, повторными не считаются.
2.11. Письма, бессмысленные по содержанию, а также некорректные по тону, списываются начальником департамента или его заместителем в дело.
2.12. Письменные обращения граждан, в которых нет подписи, не указана или написана неразборчиво фамилия, не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы адресата, признаются анонимными. В регистрационно-контрольной карточке в графе "ФИО" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких писем аннотируется так же, как и у других обращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат.
2.13. Регистрационно-контрольные карточки ведутся в одном экземпляре и помещаются в картотеку
На рассмотрение в управления и отделы департамента письма передаются под роспись в контрольно-регистрационной карточке с указанием фамилии исполнителя, даты, а при необходимости и времени передачи письма, которая хранится у специалиста приемной.
2.14. Письма, направленные в департамент Губернатором области, его заместителями, полномочным представителем Президента Российской Федерации, депутатами Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, из Администрации Президента Российской Федерации, требующими сообщить результаты их рассмотрения, берутся на "особый контроль".
3. Рассмотрение писем граждан
3.1. Все поступившие в департамент письма граждан прочитываются начальником отдела государственной гражданской службы или специалистом приемной и определяются по принадлежности их исполнения.
3.2. Письма граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации, их Комитетов и комиссий, депутатов Государственной Думы и Советов Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной Прокуратуры Российской Федерации с поручением сообщить о результатах их рассмотрения, в день их поступления направляются начальнику департамента, а в его отсутствие заместителю, исполняющему его обязанности.
3.3. Письма по вопросам, не относящимся к ведению департамента, направляются для рассмотрения по принадлежности в соответствующие организации и учреждения, к ведению которых относится разрешение данного вопроса, с обязательным уведомлением об этом автора письма.
Запрещается пересылать жалобы на рассмотрение тем лицам и учреждениям, действия которых обжалуются.
Когда данных, указанных в жалобе, недостаточно для вынесения окончательного решения, департаментом востребуются необходимые материалы для заключения об обоснованности принятого решения. В случае необходимости для проверки жалобы на месте могут быть командированы работники департамента.
3.4. Письма передаются исполнителю с отметкой в регистрационно-контрольной карточке.
Если в резолюции руководителя указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение всех поставленных в письме вопросов является исполнитель, указанный в списке первым.
Если письмо рассматривалось работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ. Проект письма готовится ответственным исполнителем, согласовывается с другими исполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись. Ответственность за своевременное и правильное исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
3.5. Вопрос о передаче письма из одного отдела в другой решается начальником департамента или его заместителем. В случае разногласий между отделами о принадлежности письма окончательное решение по этому вопросу принимается начальником департамента.
Передача писем производится через специалиста приемной с пометкой об этом в регистрационно-контрольной карточке.
3.6. Результаты рассмотрения письма сообщаются автору письма, а в необходимых случаях - в контролирующий орган.
По письмам, взятым на контроль, ответ автору письма направляется лишь при наличии специального поручения контролирующего органа.
Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в письме.
Если просьба, изложенная в письме не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.
В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, волокиты, бюрократизма, в случаях их подтверждения сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений, и в отношении виновных лиц.
На лицевой стороне последнего листа ответа в вышестоящий органы указываются фамилия и инициалы исполнителя, и номер его телефона.
3.7. Проект подготовленного ответа на письмо визируется на его копии исполнителем с указанием даты в левом нижнем углу и передается на подпись начальнику департамента.
Исполнитель несет ответственность (одновременно с лицами подписавшими) за содержание, ясность и четкость изложения ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.
3.8. Ответы на письма подписывает начальник департамента, его заместитель в соответствии с Положением о департаменте.
О результатах рассмотрения писем, поступивших из вышестоящих органов и от депутатов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, взятых на "особый" контроль, сообщает начальник департамента, в его отсутствие заместитель, исполняющий его обязанности.
З.9. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме. В случае устного ответа его содержание излагается в справке, которая составляется должностным лицом, беседовавшим с автором письма, и докладывается начальнику департамента или его заместителю.
При проверке писем с выездом на место результаты проверки оформляются актом. При необходимости принимаются меры по привлечению нарушителей к административной ответственности.
3.10. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без раз-решения должностного лица, подписавшего его, запрещается.
3.11. Письмо считается разрешенным, если рассмотрены все по-ставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору письма дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.
3.12. Полученные от автора письма документы возвращаются ему вместе с ответом, если нет иного поручения контролирующего органа.
3.13. Перед передачей ответа для отправки проверяется наличие в нем подписей, виз на копии ответа, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.
3.14. Оформленный надлежащим образом ответ на письмо вместе с имеющейся перепиской передается на отправку в приемную начальника департамента, второй экземпляр ответа со всеми материалами подшивается в дело.
Сроки рассмотрения писем и контроль за их соблюдением
4.1. Письма по вопросам, не относящимся к ведению департамента, пересылаются по принадлежности в 7-х дневный срок с обязательным извещением об этом автора письма.
Письма рассматриваются в срок до 30 дней, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. Письма военнослужащих и членов их семей разрешаются в срок до 15 дней.
По письмам, требующим проверки, письма-запросы в соответствующие органы направляются в 3-х дневный срок.
Для соблюдения установленных сроков в письмах-запросах обязательно указывается ожидаемый срок получения ответа.
В тех случаях, когда для разрешения писем необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения письма могут быть в порядке исключения продлены начальником департамента, но не более чем на 30 дней, а письма военнослужащих или членов семей военнослужащих - не более чем на 15 дней.
4.2. Срок рассмотрения письма исчисляется со дня регистрации его в департаменте.
4.3. Письма, рассмотрение которых контролируется органами, направившими их в департамент, рассматриваются в сроки, установленные контролирующими органами, или в сроки, установленные руководством департамента.
Если контролирующим органом срок не указан, то письма рас-сматриваются в сроки, приведенные в п. 4.1 настоящего Порядка.
4.4. Контроль за сроками рассмотрения писем в департаменте, а также за сроками представления ответов структурных подразделений, взятыми на контроль, осуществляет специалист приемной.
4.5. Письма снимаются с контроля только после полного рассмотрения поставленных в них вопросов. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю, а в соответствующих случаях - в контролирующий орган.
Учет и анализ писем
5.1. Учет писем ведется специалистом приемной.
5.2. Поступающие в департамент письма анализируются по временным интервалам, в тематическом, социальном и региональном аспектах.
5.3. Специалисты, рассматривающие письма, постоянно ведут отбор и накопление материалов для написания аналитических записок.
5.4. Отделом государственной гражданской службы ведется специальный учет жалоб, заявлений и предложений
5.5. По работе с обращениями граждан готовятся:
оперативные справки;
полугодовые и годовые отчеты.
Хранение писем
6.1. Ответственность за хранение писем и материалов по ним до их решения несет начальник отдела государственной гражданской службы
Хранение исполненных писем и материалов по ним обеспечивается отделом государственной гражданской службы в течение двух лет, после чего письма и материалы по ним передаются в архив департамента, где хранятся в течение пяти лет.
6.2. По истечении указанного срока хранения переписки подлежат уничтожению в установленном порядке.
7. Организация личного приема граждан
7.1. Основанием для начала личного приема заявителей является непосредственное обращение заявителя в Департамент.
7.2. Начальник Департамента (лицо, его замещающее) проводит личный прием граждан по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с графиком личного приема граждан в Департаменте.
Организацию личного приема граждан осуществляет должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство (далее - должностное лицо приемной).
Запись на личный прием производится должностными лицами приемной с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно с 08.00 до 17.00, в предпраздничные дни - с 08.00 до 16.00, перерыв - с 12.30 до 13.30, выходные дни - суббота, воскресенье.
Время ожидания личного приема не должно превышать 30 минут от назначенного времени приема.
Запись на повторный личный прием производится не ранее получения заявителем ответа на предыдущее обращение по тому же вопросу.
В случае отсутствия по уважительной причине на рабочем месте должностных лиц, проводящих прием в дни, установленные графиком личного приема граждан в Департаменте, дата личного приема переносится по согласованию с должностным лицом, указанным в графике личного приема. Заявители, записавшиеся на личный прием, оповещаются о переносе даты должностными лицами приемной не менее чем за 2 рабочих дня до даты проведения личного приема.
Личный прием граждан проводится начальником Департамента с участием должностного лица приемной Департамента, которое организует исполнение требований безопасности при приеме граждан в соответствии с Инструкцией о первоочередных действиях руководителей, сотрудников и персонала при угрозе совершения террористических актов.
7.3. Для обеспечения рассмотрения обращений заявителей, записанных на личный прием к начальнику Департамента, должностными лицами приемной Департамента за два рабочих дня до даты проведения личного приема оформляется карточка личного приема (приложение 3 к административному регламенту).
7.4. Во время проведения личного приема должностным лицом, осуществляющим личный прием, в карточку личного приема заносится результат рассмотрения обращения или поручение о дальнейшем его рассмотрении. Карточка личного приема заполняется во время его проведения, которая после проведения личного приема направляется должностными лицами приемной Департамента на рассмотрение в соответствии с поручением должностного лица, проводившего личный прием, в соответствующее структурное подразделение Департамента в установленном порядке.
7.5. По окончании личного приема должностное лицо, осуществляющее личный прием, доводит до сведения заявителя решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.
В случае если в устном обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.
7.6. Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема заявителей, подлежит регистрации в порядке, установленном настоящим Порядком. О принятии письменного обращения заявителя делается запись в карточке личного приема.
7.7. В случае выявления оснований для отказа в рассмотрении обращения при личном приеме заявителя должностное лицо приемной готовит проект отказа в рассмотрении обращения с указанием причин, послуживших основанием для отказа, и передает его на подпись начальнику Департамента в установленном порядке.
Приложение
к Порядку рассмотрения обращений граждан
КАРТОЧКА
приема гражданина
┌───────────────────┬────────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────┬─────────────┐
│1. Фамилия │ │2. Имя │3. Отчество │ │
├───────────────────┴────────────────────────────────┴─────────────┴─────────────────────┴─────────────┤
│ │
├───────────────────┬──────────────────────────────────────────────┬─────────────────────┬─────────────┤
│4. Место жительства│ │5. Контактный телефон│ │
├───────────────────┴──────────────────────────────────────────────┴─────────────────────┴─────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│6. Вид обращения │ │
├────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│7. Краткое содержание обращения │ │
├────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│8. Результаты рассмотрения обращения │ │
├────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│9. Ф.И.О., должность осуществившего консультирование│ │
└────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘
ПОРЯДОК
ДЕПАРТАМЕНТ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ
И ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
П Р И К А З
от 29 августа 2014 г. № 342
г.Вологда
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В ДЕПАРТАМЕНТЕ
Приказ утратил силу в ред. Приказа Департамента природных ресурсов и охраны окружающей среды области от 04.12.2014 № 464
В целях обеспечения четкой организации работы структурных подразделений Департамента по реализации федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
ПРИКАЗЫВАЮ
Утвердить и Порядок работы с обращениями граждан в Департаменте природных ресурсов и охраны окружающей среды области (приложение).
Начальникам структурных подразделений департамента обеспечить строгое соблюдение требований, предусмотренных приказом.
Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела государственной гражданской службы (Сакалову Н.Ю.)
Исполняющий обязанности
начальник департамента Д.А.Банников
УТВЕРЖДЕН
приказом начальника департамента
от 29 августа 2014 г. №342
(приложение)
ПОРЯДОК
работы с обращениями граждан в Департаменте природных ресурсов и охраны окружающей среды
Вологодской области
Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила учета, регистрации, рассмотрения письменных обращении граждан, определяет систему контроля за сроками их исполнения.
1.2. Письменные обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и жалоб.
Предложения- обращения, направленные на улучшение деятельности государственных органов, совершенствование социально-экономических отношений и действующего законодательства в Российской Федерации.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.
Жалобы* - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.
1.3. Работа с письмами осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", соответствующими распорядительными и инструктивными документами Правительства области, должностными Инструкциями и настоящим Порядком.
Документы на подпись начальнику департамента сдаются в приемную не позднее, чем за 3 дня до контрольного срока ответа. Документы, направленные на подпись в день, указанный окончанием срока ответа, считаются просроченными.
1.4. Делопроизводство по письмам граждан ведется в управлениях и отделах отдельно от других видов делопроизводства.
1.5. Личную ответственность за состояние делопроизводства по письмам в департаменте несет начальник отдела государственной гражданской службы (далее - Отдел).
* далее предложения, заявления и жалобы граждан именуются письмами.
Прием и регистрация писем граждан
2.1. Прием писем возлагается на отдел государственной гражданской службы департамента.
2.2. При приеме письменных обращений проверяется правильность их адресования. Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому предприятию связи невскрытыми для направления адресату.
При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документы подклеиваются). Поступившие документы (фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка с сообщением заявителю, которая прилагается к конверту).
2.3. Письма граждан с пометкой на конверте "лично" не вскрываются, а передаются по назначению.
2.4.На письмах граждан, принятых на личном приеме, проставляется дата и делается отметка "с личного приема", принятых на выездном приеме делается отметка "с выездного приема", а затем они направляются для регистрации. Рассмотрение их по существу осуществляется лицами, ведущими прием, ответ автору направляется только за их подписью.
2.5. Регистрация писем возлагается на специалиста приемной отдела государственной гражданской службы.
2.6. Все виды поступающих письменных обращений должны быть централизованно зарегистрированы в течение суток со дня их поступления в регистрационно-контрольных карточках.
Регистрационный индекс письма указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом верхнем углу сопроводительного письма или на первой странице письма заявителя. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквенного обозначения (например, 157гр).
Pегистрационно-контрольная карточка заполняется автоматизированным способом с пометкой «гр».
В регистрационно-контрольнои карточке:
- указываются фамилия и инициалы автора обращения и дата поступления письма;
- фамилия с инициалами заявителя заполняются в именительном падеже.
Если письмо подписано двумя и более авторами, то указывается первые три, например, Сидоров, Иванов, Петров и др. Общее число авторов указывается в "Аннотации" письма. Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также бесфамильные обращения, подступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний. Коллективные обращения в регистрационно-контрольной карточке отмечаются индексом "коллективное".
Письма, подписанные членами одной семьи считаются индивидуальными. В графе Ф.И.0. заявителя пишутся фамилия и инициалы одного из членов семьи.
Адрес заполняется с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции (если указан почтовый индекс, то он заносится на карточку). Слова "область", "город", "край", "дом", корпус", "квартира" писать не рекомендуется. Например, 160007, Вологодская, Вожега (но г. Грязовец), ул. Горького, 14-34. Необходимо также пользоваться общепринятыми сокращениями при обозначении адресата: "п" - поселок, "с" - село, "ст." - станица, "cт-я" -станция, "пер" - переулок, "пр-т" - проспект, "б-р" - бульвар, "наб" - набережная, "мкр"- микрорайон, "туп" - тупик. Если автор проживает в административном центре области, то его наименование писать не рекомендуется (например, г. Вологда). Если адрес отсутствует и в письме и на конверте, то при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.
2.7. Перед регистрацией письма проверяются наличие обращений от данного автора в течение текущего и предыдущих 2-х лет.
2.8. На каждое вновь поступившее в текущем году письмо от одного автора заводится регистрационно-контрольная карточка с указанием даты поступления.
Письму присваивается номер, под которым были зарегистрированы ранее поступившие в текущем календарном году письма, и через дробь указывается кратность его поступления.
2.9. При повторном поступлении письма к нему подбирается имеющаяся переписка.
2.10. Если поступило несколько писем одного содержания от одного и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационно-контрольной карточке (2, 3 и т.д.).
Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.
Повторными следует считать письма, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Письма одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в одно и то же учреждение, а также письма, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения, повторными не считаются.
2.11. Письма, бессмысленные по содержанию, а также некорректные по тону, списываются начальником департамента или его заместителем в дело.
2.12. Письменные обращения граждан, в которых нет подписи, не указана или написана неразборчиво фамилия, не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы адресата, признаются анонимными. В регистрационно-контрольной карточке в графе "ФИО" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких писем аннотируется так же, как и у других обращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат.
2.13. Регистрационно-контрольные карточки ведутся в одном экземпляре и помещаются в картотеку
На рассмотрение в управления и отделы департамента письма передаются под роспись в контрольно-регистрационной карточке с указанием фамилии исполнителя, даты, а при необходимости и времени передачи письма, которая хранится у специалиста приемной.
2.14. Письма, направленные в департамент Губернатором области, его заместителями, полномочным представителем Президента Российской Федерации, депутатами Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, из Администрации Президента Российской Федерации, требующими сообщить результаты их рассмотрения, берутся на "особый контроль".
3. Рассмотрение писем граждан
3.1. Все поступившие в департамент письма граждан прочитываются начальником отдела государственной гражданской службы или специалистом приемной и определяются по принадлежности их исполнения.
3.2. Письма граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации, их Комитетов и комиссий, депутатов Государственной Думы и Советов Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной Прокуратуры Российской Федерации с поручением сообщить о результатах их рассмотрения, в день их поступления направляются начальнику департамента, а в его отсутствие заместителю, исполняющему его обязанности.
3.3. Письма по вопросам, не относящимся к ведению департамента, направляются для рассмотрения по принадлежности в соответствующие организации и учреждения, к ведению которых относится разрешение данного вопроса, с обязательным уведомлением об этом автора письма.
Запрещается пересылать жалобы на рассмотрение тем лицам и учреждениям, действия которых обжалуются.
Когда данных, указанных в жалобе, недостаточно для вынесения окончательного решения, департаментом востребуются необходимые материалы для заключения об обоснованности принятого решения. В случае необходимости для проверки жалобы на месте могут быть командированы работники департамента.
3.4. Письма передаются исполнителю с отметкой в регистрационно-контрольной карточке.
Если в резолюции руководителя указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение всех поставленных в письме вопросов является исполнитель, указанный в списке первым.
Если письмо рассматривалось работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ. Проект письма готовится ответственным исполнителем, согласовывается с другими исполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись. Ответственность за своевременное и правильное исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
3.5. Вопрос о передаче письма из одного отдела в другой решается начальником департамента или его заместителем. В случае разногласий между отделами о принадлежности письма окончательное решение по этому вопросу принимается начальником департамента.
Передача писем производится через специалиста приемной с пометкой об этом в регистрационно-контрольной карточке.
3.6. Результаты рассмотрения письма сообщаются автору письма, а в необходимых случаях - в контролирующий орган.
По письмам, взятым на контроль, ответ автору письма направляется лишь при наличии специального поручения контролирующего органа.
Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в письме.
Если просьба, изложенная в письме не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.
В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, волокиты, бюрократизма, в случаях их подтверждения сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений, и в отношении виновных лиц.
На лицевой стороне последнего листа ответа в вышестоящий органы указываются фамилия и инициалы исполнителя, и номер его телефона.
3.7. Проект подготовленного ответа на письмо визируется на его копии исполнителем с указанием даты в левом нижнем углу и передается на подпись начальнику департамента.
Исполнитель несет ответственность (одновременно с лицами подписавшими) за содержание, ясность и четкость изложения ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.
3.8. Ответы на письма подписывает начальник департамента, его заместитель в соответствии с Положением о департаменте.
О результатах рассмотрения писем, поступивших из вышестоящих органов и от депутатов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, взятых на "особый" контроль, сообщает начальник департамента, в его отсутствие заместитель, исполняющий его обязанности.
З.9. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме. В случае устного ответа его содержание излагается в справке, которая составляется должностным лицом, беседовавшим с автором письма, и докладывается начальнику департамента или его заместителю.
При проверке писем с выездом на место результаты проверки оформляются актом. При необходимости принимаются меры по привлечению нарушителей к административной ответственности.
3.10. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без раз-решения должностного лица, подписавшего его, запрещается.
3.11. Письмо считается разрешенным, если рассмотрены все по-ставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору письма дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.
3.12. Полученные от автора письма документы возвращаются ему вместе с ответом, если нет иного поручения контролирующего органа.
3.13. Перед передачей ответа для отправки проверяется наличие в нем подписей, виз на копии ответа, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.
3.14. Оформленный надлежащим образом ответ на письмо вместе с имеющейся перепиской передается на отправку в приемную начальника департамента, второй экземпляр ответа со всеми материалами подшивается в дело.
Сроки рассмотрения писем и контроль за их соблюдением
4.1. Письма по вопросам, не относящимся к ведению департамента, пересылаются по принадлежности в 7-х дневный срок с обязательным извещением об этом автора письма.
Письма рассматриваются в срок до 30 дней, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. Письма военнослужащих и членов их семей разрешаются в срок до 15 дней.
По письмам, требующим проверки, письма-запросы в соответствующие органы направляются в 3-х дневный срок.
Для соблюдения установленных сроков в письмах-запросах обязательно указывается ожидаемый срок получения ответа.
В тех случаях, когда для разрешения писем необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения письма могут быть в порядке исключения продлены начальником департамента, но не более чем на 30 дней, а письма военнослужащих или членов семей военнослужащих - не более чем на 15 дней.
4.2. Срок рассмотрения письма исчисляется со дня регистрации его в департаменте.
4.3. Письма, рассмотрение которых контролируется органами, направившими их в департамент, рассматриваются в сроки, установленные контролирующими органами, или в сроки, установленные руководством департамента.
Если контролирующим органом срок не указан, то письма рас-сматриваются в сроки, приведенные в п. 4.1 настоящего Порядка.
4.4. Контроль за сроками рассмотрения писем в департаменте, а также за сроками представления ответов структурных подразделений, взятыми на контроль, осуществляет специалист приемной.
4.5. Письма снимаются с контроля только после полного рассмотрения поставленных в них вопросов. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю, а в соответствующих случаях - в контролирующий орган.
Учет и анализ писем
5.1. Учет писем ведется специалистом приемной.
5.2. Поступающие в департамент письма анализируются по временным интервалам, в тематическом, социальном и региональном аспектах.
5.3. Специалисты, рассматривающие письма, постоянно ведут отбор и накопление материалов для написания аналитических записок.
5.4. Отделом государственной гражданской службы ведется специальный учет жалоб, заявлений и предложений
5.5. По работе с обращениями граждан готовятся:
оперативные справки;
полугодовые и годовые отчеты.
Хранение писем
6.1. Ответственность за хранение писем и материалов по ним до их решения несет начальник отдела государственной гражданской службы
Хранение исполненных писем и материалов по ним обеспечивается отделом государственной гражданской службы в течение двух лет, после чего письма и материалы по ним передаются в архив департамента, где хранятся в течение пяти лет.
6.2. По истечении указанного срока хранения переписки подлежат уничтожению в установленном порядке.
7. Организация личного приема граждан
7.1. Основанием для начала личного приема заявителей является непосредственное обращение заявителя в Департамент.
7.2. Начальник Департамента (лицо, его замещающее) проводит личный прием граждан по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с графиком личного приема граждан в Департаменте.
Организацию личного приема граждан осуществляет должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство (далее - должностное лицо приемной).
Запись на личный прием производится должностными лицами приемной с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно с 08.00 до 17.00, в предпраздничные дни - с 08.00 до 16.00, перерыв - с 12.30 до 13.30, выходные дни - суббота, воскресенье.
Время ожидания личного приема не должно превышать 30 минут от назначенного времени приема.
Запись на повторный личный прием производится не ранее получения заявителем ответа на предыдущее обращение по тому же вопросу.
В случае отсутствия по уважительной причине на рабочем месте должностных лиц, проводящих прием в дни, установленные графиком личного приема граждан в Департаменте, дата личного приема переносится по согласованию с должностным лицом, указанным в графике личного приема. Заявители, записавшиеся на личный прием, оповещаются о переносе даты должностными лицами приемной не менее чем за 2 рабочих дня до даты проведения личного приема.
Личный прием граждан проводится начальником Департамента с участием должностного лица приемной Департамента, которое организует исполнение требований безопасности при приеме граждан в соответствии с Инструкцией о первоочередных действиях руководителей, сотрудников и персонала при угрозе совершения террористических актов.
7.3. Для обеспечения рассмотрения обращений заявителей, записанных на личный прием к начальнику Департамента, должностными лицами приемной Департамента за два рабочих дня до даты проведения личного приема оформляется карточка личного приема (приложение 3 к административному регламенту).
7.4. Во время проведения личного приема должностным лицом, осуществляющим личный прием, в карточку личного приема заносится результат рассмотрения обращения или поручение о дальнейшем его рассмотрении. Карточка личного приема заполняется во время его проведения, которая после проведения личного приема направляется должностными лицами приемной Департамента на рассмотрение в соответствии с поручением должностного лица, проводившего личный прием, в соответствующее структурное подразделение Департамента в установленном порядке.
7.5. По окончании личного приема должностное лицо, осуществляющее личный прием, доводит до сведения заявителя решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.
В случае если в устном обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.
7.6. Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема заявителей, подлежит регистрации в порядке, установленном настоящим Порядком. О принятии письменного обращения заявителя делается запись в карточке личного приема.
7.7. В случае выявления оснований для отказа в рассмотрении обращения при личном приеме заявителя должностное лицо приемной готовит проект отказа в рассмотрении обращения с указанием причин, послуживших основанием для отказа, и передает его на подпись начальнику Департамента в установленном порядке.
Приложение
к Порядку рассмотрения обращений граждан
КАРТОЧКА
приема гражданина
┌───────────────────┬────────────────────────────────┬─────────────┬─────────────────────┬─────────────┐
│1. Фамилия │ │2. Имя │3. Отчество │ │
├───────────────────┴────────────────────────────────┴─────────────┴─────────────────────┴─────────────┤
│ │
├───────────────────┬──────────────────────────────────────────────┬─────────────────────┬─────────────┤
│4. Место жительства│ │5. Контактный телефон│ │
├───────────────────┴──────────────────────────────────────────────┴─────────────────────┴─────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│6. Вид обращения │ │
├────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│7. Краткое содержание обращения │ │
├────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│8. Результаты рассмотрения обращения │ │
├────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┤
│ │
├────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┤
│9. Ф.И.О., должность осуществившего консультирование│ │
└────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘
Дополнительные сведения
| Рубрики правового классификатора: | 020.050.000 Обращения, заявления и жалобы граждан |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
