Об утверждении административного регламента исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края"



АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КАМЧАТСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 29 октября 2009 года №34-п

Об утверждении административного регламента исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края»

{Изменения:

Приказ Агентства по делам архивов Камчатского края от 26.04.2010 №28-п}

В соответствии с постановлением Правительства Камчатского края от 05.02.2008 № 11-П «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Камчатского края» и п.1.3. Протокола заседания комиссии по проведению административной реформы в Камчатском крае от 08.10.2009 № 19

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить административный регламент исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края» (Приложение № 1);

2. Главному специалисту Кривошлик Н.А. обеспечить размещение утвержденного административного регламента на официальном сайте исполнительных органов государственной власти Камчатского края (раздел «Административная реформа», действующие административные регламенты) и опубликовать в газете «Официальные ведомости», организовать работу по внедрению данного регламента в подведомственном государственном учреждении и муниципальных архивных органах Камчатского края.

3. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней со дня его официального опубликования.

Руководитель Агентства

Е.Г. Кузнецова

Приложение № 1 к приказу Агентства

по делам архивов Камчатского края

от 29.10.2009 №34-п

Административный регламент исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края»

1. Общие положения

1.1.Административный регламент исполнения государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края» (далее - регламент).

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст.4169);

- Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

- Приказом Федерального архивного агентства от 09.03.2005 № 17 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный № 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005);

- Приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

- Постановлением Правительства Камчатского края от 19.12.2008 № 428-П «Об утверждении положения об Агентстве по делам архивов Камчатского края» (Официальные ведомости, № 7-9, 15.01.2009).

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется Агентством по делам архивов Камчатского края (далее - Агентство).

Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется специалистами Агентства.

1.4. Административный регламент разработан в целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края и других архивных документов, хранящихся в государственных архивах Камчатского края, муниципальных архивах Камчатского края, государственных музеях и библиотеках Камчатского края, государственных органах, органах местного самоуправления и организациях - источниках комплектования Архивного фонда Камчатского края.

1.5. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета, хранящихся в государственных, муниципальных архивах Камчатского края, государственных музеях и библиотеках Камчатского края, органах и организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Камчатского края и отражение этого количества и состава в сводных документах государственного учета для обеспечения организационной упорядоченности и возможности адресного поиска документов.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1. Местонахождение Агентства, его почтовый адрес и телефоны: просп. К. Маркса, 33, Петропавловск - Камчатский, 683031, (841522) 5-17-73, 5-17-71

2.2. Режим работы Агентства:

- понедельник - четверг: с 9.00 до 17.15

- пятница: с 9.00 до 16.00

- обед: с 13.00 до 13.48

- суббота, воскресенье: выходные дни.

2.3. В процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие со следующими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями:

- Федеральным архивным агентством;

- краевым государственным учреждением «Государственный архив Камчатского края» (далее - КГУ ГАКК)

- архивными отделами (архивными секторами) администраций муниципальных районов и муниципальными архивами Камчатского края (далее - муниципальные архивы);

- государственными музеями и библиотеками, хранящими документы Архивного фонда Российской Федерации.

2.4. Процедура взаимодействия с вышеуказанными органами и организациями определяется настоящим регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.

2.5. Информация об исполняемой Агентством государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Агентства, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на официальном сайте исполнительных органов государственной власти Камчатского края в сети «Интернет».

2.6. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефонам Агентства;

- по письменным обращениям в Агентство;

- по электронной почте по адресу archivotdel@mail.ru;

- посредством личного обращения в Агентство.

2.7. При ответах на телефонные звонки сотрудники Агентства подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.8. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Агентства).

2.9. При информировании посредством личного обращения сотрудник Агентства обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Агентства.

2.10. При информировании по письменным обращениям ответ дается в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.11. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

2.12. Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

Порядок исполнения государственной функции

2.13. КГУ ГАКК, муниципальные архивы, государственные музеи и библиотеки Камчатского края (далее - исполнители) в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, ведут основные и вспомогательные учетные документы, на основании которых составляют документы государственного учета и в установленные сроки представляют их в Агентство.

2.14. Агентство на основании полученной от исполнителей информации об объеме, составе и условиях хранения документов Архивного фонда Камчатского края составляет сводные документы государственного учета и в установленные сроки представляет их в Федеральное архивное агентство.

2.15. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются в традиционной (на бумажных носителях) и электронной (в виде учетных баз данных) формах.

Состав документов государственного учета

2.16. Для ведения государственного учета в Агентство представляются следующие документы государственного учета:

КГУ ГАКК:

- паспорт государственного архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200_ года (приложение 2);

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов на 1 декабря 200_ года (приложение 3) и пояснительную записку к ним;

- карточки фондов (приложение 4);

- копию учетной базы данных «Архивный фонд» на 1 января 200_ года. Муниципальными архивами:

- паспорт муниципального архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200_ года (приложение 2);

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов на 1 декабря 200_ года (приложение 3) и пояснительную записку к ним;

- карточки фондов (приложение 4);

- копию учетной базы данных «Архивный фонд» на 1 января 200_ года. Государственными музеями и библиотеками:

- паспорт государственного музея, библиотеки на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

2.17. Источники комплектования КГУ ГАКК и муниципальных архивов представляют в соответствующий архив:

- паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 200_ года (приложение 5).

Сроки предоставления документов государственного учета

2.18. КГУ ГАКК и муниципальные архивы представляют в Агентство документы государственного учета, перечисленные в п. 2.16 ежегодно до 10 января следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом.

Государственные музеи и библиотеки представляют в Агентство документы государственного учета, перечисленные в п. 2.16 ежегодно до 10 января следующего за отчетным года.

2.19. Источники комплектования КГУ ГАКК и муниципальных архивов представляют в соответствующий архив документы государственного учета, перечисленные в п. 2.17 ежегодно до 15 декабря текущего года.

Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции

2.20. Основанием для приостановления исполнения государственной функции могут служить:

- неполный комплект документов и нарушения в их оформлении;

- недостоверность количественных показателей в представленных документах.

Требования к месту исполнения государственной функции

2.21. Агентство исполняет государственную функцию по месту своего расположения. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции, обозначаются табличками с указанием номера кабинета.

2.22. Место исполнения государственной функции оборудовано столами, стульями, компьютерами, телефоном и другой оргтехникой.

Состав сводных документов государственного учета

2.23. Для ведения государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края Агентство составляет:

- сводный паспорт государственных архивов Камчатского края на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сводный паспорт муниципальных архивов Камчатского края на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования КГУ ГАКК на 1 декабря 200_ года (приложение 3) и пояснительную записку к ним;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов Камчатского края на 1 декабря 200_ года (приложение 3) и пояснительную записку к ним;

- сводный паспорт государственных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- копию учетной базы данных «Фондовый каталог» на 1 января 200_ года.

2.24. Формы сводных документов государственного учета идентичны формам документов государственного учета.

Сроки составления Агентством сводных документов государственного учета

2.25. Агентство ежегодно до 15 февраля следующего за отчетным года составляет сводные документы государственного учета и 1 раз в 3 года до 15 февраля следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом о работе представляет сводные документы государственного учета в Федеральное архивное агентство.

3. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур)

3.1. Исполнение государственной функции включает следующие административные действия (процедуры):

- прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение;

- анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета;

- анализ показателей учетных баз данных «Архивный фонд» и обновление сводной базы данных «Фондовый каталог»;

- регистрация и отправка сводных документов государственного учета и сводной базы данных «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство.

Блок - схема последовательности действий по исполнению государственной функции Агентством по ведению государственного учета документов Архивного фонда Камчатского края приведена в приложении 6.

Прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение

3.2. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет специалист Агентства, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции в день поступления документов.

3.3. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных в течение 1 рабочего дня поступают на исполнение специалистам Агентства.

Анализ документов государственного учета и составление сводных документов

3.4. Специалист Агентства, ответственный за проведение анализа документов государственного учета и подготовку сводных документов государственного учета (далее - ответственный исполнитель Агентства) в течение 3 рабочих дней проверяет их комплектность и правильность оформления.

3.5. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов государственного учета ответственный исполнитель Агентства в течение 1 рабочего дня информирует об этом исполнителей, представивших документы государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

3.6. Исполнители должны устранить выявленные недостатки и представить в Агентство исправленные документы государственного учета по факсу или электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от ответственного исполнителя Агентства с последующим направлением оригинала исправленного документа в адрес Агентства.

3.7. Ответственный исполнитель Агентства в течение 10 календарных дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета.

3.8. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственный исполнитель Агентства действует в соответствии с пунктом 3.5 настоящего регламента.

3.9. После проведенного анализа ответственный исполнитель в течение 5 календарных дней составляет сводные документы государственного учета.

3.10. Сводные документы государственного учета визируются ответственным исполнителем и представляются руководителю Агентства для подписания. Руководитель Агентства подписывает документы не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

3.11. После подписания руководителем Агентства сводных документов государственного учета один экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел, а второй экземпляр в течение 3 рабочих дней с момента подписания руководителем Агентства отправляется в Федеральное архивное агентство.

Анализ показателей учетных баз данных «Архивный фонд» и обновление сводной базы данных «Фондовый каталог»

3.12. Ответственный исполнитель Агентства в течение 5 рабочих дней проверяет структуру и правильность заполнения поступивших учетных баз данных.

3.13. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных ответственный исполнитель Агентства в течение 1 рабочего дня информирует об этом по телефону исполнителей, представивших учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

3.14. Исполнители должны устранить выявленные недостатки и представить в Агентство исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 3 дней с момента получения информации от ответственного исполнителя Агентства.

3.15. Ответственный исполнитель Агентства в течение 5 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных.

3.16. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных ответственный исполнитель Агентства действует в соответствии с пунктом 3.13 настоящего административного регламента.

3.17. После проведенного анализа учетной базы данных ответственный исполнитель Агентства в течение 5 рабочих дней вносит ее информационный массив в сводную учетную базу данных «Фондовый каталог» (далее - сводная учетная база данных).

3.18. После внесения информационных массивов учетных баз данных в сводную учетную базу данных, копии массивов данных сводной учетной базы данных, предварительно заархивированные, в течение 1 рабочего дня передаются по электронной почте в Федеральное архивное агентство.

3.19. Отправку копии массивов данных сводной учетной базы данных в Федеральное архивное агентство осуществляет специалист Агентства, ответственный за техническое сопровождение базы данных.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе выездных проверок), анализ и проверку документов государственного учета, а также отчетной документации, выявление и устранение ошибок и неточностей, принятие соответствующих решений.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений осуществляет руководитель Агентства.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

5.1. Юридические лица (далее - заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно руководителю Агентства.

5.2. в письменной жалобе указываются: либо наименование государственного органа - Агентство по делам архивов Камчатского края, либо фамилия, имя, отчество должностного лица Агентства, либо должность должностного лица Агентства, а также свои фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложена суть предложения, заявления или жалобы, поставлена личная подпись и дата.

(пункт 5.2 раздела 5 в редакции приказа Агентства по делам архивов Камчатского края от 26.04.2010 №28-п)

5.3. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

5.4. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции нарушения.

5.5. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.7. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Федеральное архивное агентство и Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

_________________________________

Наименование и адрес получателя

к Административному регламенту

исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края

государственной функции по ведению государственного

учета документов Архивного фонда Камчатского края

Кем представляется___________________

_________________________________

Паспорт _____________________________архива на 1 января 200__года

1 .Состав и объем архивных документов

Показатели

Код строки

Количество фондов

Количество ед.хр.

Кол-во ед.хр.,   принятых на временное хранение

Всего

В том числе

Внесенных в описи

секретных

учтенных особо   ценных

А

Б

1

2

3

4

5

6

Документы на   бумажной основе. Всего:

101

в том числе:

Управленческая

документация

102

Документы личного   происхождения

103

X

нтд

104

Документы по л/с

105

X

Кинодокументы

106

Фотодокументы

107

Фотодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформы на   правах подлинников

111

X

Итого:

112

___________________________________________________________________

Сведения гр.4 представляются отдельно в установленном порядке

Показатели

Код строки

Количество ед.   учета

Всего

в том числе   внесенных в описи

А

Б

2

3

Кинодокументы

106

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

ПО

Микроформы на   правах подлинников (кадров)

111

Документы л/п, не   внесенные в описи (документов)

103

2 Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели

Код строки

Количество ед. хр.

Объем страхового   фонда

скопированных для   страхового фонда

имеющих фонд   пользования

Кол-во кадров   негатива

Кол-во ед.хр.   страхового фонда

А

Б

1

2

3

4

Документы на бумажной   основе. Всего:

201

в том числе:   Управленческая документация

202

Документы личного   происхождения

203

НТД

204

Документы по л/с

205

X

X

X

Кинодокументы

206

X

Фотодокументы

207

X

Фонодокументы

208

X

Видеофонограммы

209

X

МЧД

210

X

Микроформы на   правах подлинников

211

Итого:

212

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

3.1 Описи. Каталоги. Базы данных

Показатели

Код строки

Кол-во описей   (книг учета и описания)

Закаталогизировано

Создано баз данных   о составе и содержании документов

Всего

Из них в полном   комплекте

Кол- во фондов

Кол-во ед. хр.

Кол-во   составленных карточек

Кол-во БД

Информ.

объем (в Мбайт)

ед.уче та

Всего

из них включен, в   каталоги

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Документы на   бумажной основе. Всего:

301

в том числе: Управленческая   документация

302

Документы личного   происхождения

303

НТД

304

Документы по л/с

305

Кинодокументы

306

Фотодокументы

307

Фонодокументы

308

Видеофонограммы

309

МЧД

310

Микроформы на   правах подлинников

311

Итого:

312

3.2. Справочно-информационные издания:

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Изданные   справочники. Всего:

314

в т.ч.:

Путеводители,   краткие справочники по фондам

315

Других типов

316

По   административному делению

317

По истории   учреждений

318

4.Состав и объем научно-справочной библиотеки

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Книги и брошюры

401

Газеты

402

Журналы

403

Др. виды печатной   продукции

404

5. Условия хранения документов

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Зданий (помещения)   архива. Всего

501

в т.ч.:   специальные

502

приспособленные

503

Протяженность   стеллажных полок (в пог. м). Всего

504

в т.ч.   металлических

505

деревянных

506

смешанных

507

Степень   загруженности (в

%)

508

Оснащенность   зданий сигнализацией (в %): охранная

509

пожарная

510

Закартонировано   ед.хр.

511

Руководитель

_____________________________

подпись расшифровка

___________ дата ______________________

______________________________________

фамилия и телефон исполнителя

Приложение № 2 к Административному регламенту

исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края

государственной функции по ведению государственного

учета документов Архивного фонда Камчатского края

СВЕДЕНИЯ

об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01...г.

№№

№ фонда

Категория фонда

Название фонда

Поступило

Выбыло

Общее количество   ед. хр. в фонде на 01.01... г.

Имеющие страховые   копии ед. хр.

Примечание

Название описи,   аннотация док-ов

Годы

Название описи, аннотация   док-тов

Годы

Внесённых в опись   ед. хр.

Не описан ных ед.   хр.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Итого: за...год поступило.. фондов,......ед.хр.

выбыло... фондов....ед. хр.

созданы страховые копии на....ед. хр.

На 01.01 ...г. в архиве по списку фондов числится с №... .по №..... номеров фондов,

в том числе: номеров, числящихся в наличии...фондов...ед.хр,

номеров фондов, переданных и объединённых (дела которых использовались и номер занимать нельзя)....,

утраченных......фондов,

свободных номеров ........

Директор, начальник органа управления

архивным делом муниципального района ........ .......

Дата (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение № 3 к Административному регламенту

исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края

государственной функции по ведению государственного

учета документов Архивного фонда Камчатского края.

Кому представляется ________________________________

наименование и адрес получателя

Кем представляется ___________________

наименование и адрес

____________________________________________

отчитывающейся организации

СВЕДЕНИЯ

о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов ____________области на 1 декабря .....года.

I. Сведения об организациях, передавших в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

Показатели

Код строки

Всего

Из них имеют:

согласованные с   архивным учреждением:

Помещения ДЛЯ   хранения док-ов

Штатных работников

Полностью   подготовили документы к передаче на постоянное хранение (утвердили описи на   ЭПМК Агентства)

Номенклатуры дел

Инструкции по   делопроизводству

А

Б

1

2

3

4

5

6

Общее количество   организаций

101

Количество   негосударственных организаций

102

Количество   организаций профиля комплектования госархивов (всего)

103

Количество   негосударственных организаций профиля комплектования госархивов

104

Количество   организаций профиля комплектования районных, городских архивов (всего)

105

Количество   негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских   архивов

106

Количество   объединённых ведомственных архивов

107

Количество архивов   по личному составу при администрациях

108

2.Сведения об управленческой документации

Показатели

Код строки

Документы   постоянного срока хранения

Документы по   личному составу

Образуется в год   постоянного хранения

Всего единиц   хранен.

Крайние даты

Из них внесены в   описи, утверждённые ЭПМК Агентства

Крайние даты

Хранится сверх   установленного срока

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

Всего хранения

Из них внесено в   описи, согласованные ЭПМК

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Во всех   организациях

201

В   негосударственных организациях

202

В организациях   профиля комплектования госархивов (всего)

203

В   негосударственных организациях профиля комплектования госархивов

204

В организациях   профиля комплектования районных, городских архивов

205

В   негосударственных организациях профиля комплектования районных, городских   архивов

206

В объединённых   ведомственных архивах

207

В архивах   документов по личному составу при администрациях

208

3. Сведения об организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно-технической документацией

Показатели

Код строки

Количество   организаций

Количество единиц   хранения (томов, папок)

Всего

Имеющих помещения   для хранения документов

Имеющих

штатных работников

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи,   утверждённые ЭПМК

Крайние даты

Хранится сверх   установленного срока

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации

301

В том числе негосударственные   организации

302

4. Сведения о кинофотодокументах

Виды организаций

Код строки

Количество   организаций, состоящих на учёте архивных учреждений

Количество единиц   хранения

Всего

Из них имеют:

Всего

Крайние даты

Из них внесено в   описи, утверждённые ЭПК архивного управления

Хранится сверх   установленного срока

Помещения для   хранения док-ов

Штатных работников

Начальная

Конечная

Всего

Крайние даты

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации,   хранящие кинодокументы (всего)

401

В т.ч.   негосударственные организации, хранящие кинодокументы

402

Организации,   хранящие фотодокументы (всего)

403

В т.ч.   негосударственные организации, хранящие фотодокументы

404

Организации,   хранящие фонодокументы (всего)

405

В т.ч.   негосударственные организации, хранящие фонодокументы

406

Организации,   хранящие видеозаписи (всего)

407

В т.ч.   негосударственные организации, хранящие видеозаписи

408

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов

Показатели

Код строки

Всего единиц   хранения

Количество единиц   хранения

Крайние даты

Из них

Крайние даты

Начальная

Конечная

внесено в описи,   книги учёта и описания

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

Научно-   техническая документация

502

Кинодокументы

503

Фотодокументы

504

Фонодокументы

505

Видеозаписи

506

Документы на   машинных носителях

507

Код строки

Количество   организаций

Всего

Из них имеют

Помещения для   хранения документов

Штатных работников

А

1

2

3

501

..... ..... 200 года .....

(подпись руководителя)

исполнитель

Приложение № 4 к Административному регламенту

исполнения Агентством по делам архивов Камчатского края

государственной функции по ведению государственного

учета документов Архивного фонда Камчатского края

Карточка фонда

Дата первого   поступления фонда

Дата получения   карточки фонда

Место хранения   фондов

№ фонда

категория

форма   собственности

срок хранения   (только для негосударственной части Архивного фонда

Крайние даты   каждого названия фонда

Название фонда

Объём фонда на 1   -ое января

годы

кол-во ед.хр.   (документов)

крайние даты

в т.ч. неописанных   ед.хр.

имеющих страховые   копии

Кому представляется _______________________________________

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется _______________________________________

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

_______________________________________

(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ НА 1 ДЕКАБРЯ 200_ ГОДА

1. Общие сведения

Код стр.

Кол-во фондов

Площадь   архивохранилища (в кв. метрах)

Загруженность   архивохранилища (в процентах)

А

1

2

3

101

2. Сведения о документах

Показатели

Код стр.

Количество единиц   хранения

всего

крайние даты

из них внесено в   описи, утв. (согл.) ЭПК архв. учр.

Хранится сверх   установленного срока

Образуется в год   дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного   хранения

201

По личному составу

202

X

3. Кадры

Код строки

Количество штатных   работников

Условия хранения   документов (нужное подчеркнуть):

А

1

2

301

Хранилище: есть,   нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное,   отсутствует

Стеллажи:   металлические, деревянные, комбинированные; нет

Шкафы: деревянные,   металлические; отсутствуют

Сигнализация:   пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет

Читальный зал:   есть, нет

Температурно-влажностный   режим: соблюдается, не соблюдается

«______»___________200___г.

Руководитель

_____________________________

(фамилия и телефон исполнителя)

Приложение № 6 к Административному регламенту

исполнения Агентством по делам архивов

Камчатского края государственной функции по

ведению государственного учета документов

Архивного фонда Камчатского края

Блок-схема

последовательности действий по исполнению государственной функции Агентством по делам архивов Камчатского края по ведению государственного учёта документов Архивного фонда Камчатского края

Блок-схема