ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СТАНДАРТА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРИЕМУ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, ХРАНЕНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА В СИСТЕМЕ АГРОПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ



Министерство сельского хозяйства Ставропольского края

Министерство сельского хозяйства Ставропольского края

ПРИКАЗ

29 декабря 2009 г. № 331

Об утверждении стандарта государственной услуги по приему, комплектованию, хранению, учету и использованию документов ведомственного архива в системе агропромышленного комплекса Ставропольского края

{Утратило силу:

Приказ министерства сельского хозяйства Ставропольского края от 29 февраля 2012 г. № 65, НГР: ru26000201200128}

В соответствии с постановлением Правительства Ставропольского края от 18 мая 2009 г. № 131-п «О Порядке формирования и финансового обеспечения выполнения государственного задания, осуществляемого за счет средств бюджета Ставропольского края»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый стандарт государственной услуги по приему, комплектованию, хранению, учету и использованию документов ведомственного архива в системе агропромышленного комплекса Ставропольского края (далее - стандарт).

2. Руководителю государственного учреждения «Государственный объединенный междуведомственный архив министерства сельского хозяйства Ставропольского края» обеспечить реализацию стандарта, утвержденного настоящим приказом.

3. Отделам делопроизводства и финансово-экономического обеспечения и контроля обеспечить контроль за выполнением государственным учреждением «Государственный объединенный междуведомственный архив министерства сельского хозяйства Ставропольского края» стандарта, утвержденного настоящим приказом.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра сельского хозяйства Ставропольского края Ялового А.В. и заместителя министра сельского хозяйства Ставропольского края Брееву Т.М.

5. Настоящий приказ вступает в силу с 01 января 2010 года, но не ранее чем по истечении 10 дней со дня его официального опубликования.

Министр сельского хозяйства

Ставропольского края

А.В. Манаков

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства

сельского хозяйства

Ставропольского края

от 29 декабря 2009 г. № 331

СТАНДАРТ государственной услуги по приему, комплектованию, хранению, учету и пользованию документов ведомственного архива в системе агропромышленного комплекса Ставропольского края

Раздел 1. Общие положения

1. Настоящий стандарт распространяется на государственную услугу по приему, комплектованию, хранению, учету и использованию документов ведомственного архива в системе агропромышленного комплекса Ставропольского края (далее соответственно - стандарт, государственная услуга) и устанавливает основные положения, определяющие объем, качество, порядок и условия предоставления государственной услуги.

2. Получателями государственной услуги являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические и физические лица (далее - заявители, получатели).

3. Государственная услуга предоставляется государственным учреждением "Государственный объединенный междуведомственный архив министерства сельского хозяйства Ставропольского края" (далее - Учреждение).

4. Оказание государственной услуги предусматривает прием, комплектование, хранение, учет и использование документов получателями, обращающимися на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

5. В основе настоящего стандарта лежат следующие нормативные документы:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае";

Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263;

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. N 57;

приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

приказ Федеральной архивной службы России от 17 ноября 1997 г. N 61 "О введении в действие инструкции о порядке заполнения паспорта архива";

приказ Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказ Министерства культуры Российской 'Федерации от 12 января 2009 г. N 3 "Об утверждении "Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

Стандарт ГОСТ Р 50646-94 "Услуги населению. Термины и определения".

Раздел 2. Основные требования к объему и качеству государственной услуги

6. Годовой объем государственной услуги составляет не менее 11000 человеко/часов.

7. Учреждение предоставляет государственную услугу в соответствии с:

уставом Учреждения;

правилами, инструкциями, методиками, которые должны регламентировать процесс предоставления государственной услуги, определять методы (способы) их предоставления и его контроля, а также предусматривать меры совершенствования работы Учреждения;

государственными стандартами и настоящим стандартом, которые должны составлять нормативную основу практической работы Учреждения;

штатным расписанием, правилами внутреннего трудового распорядка.

8. Здание (строение), в котором расположено Учреждение, должно быть оборудовано входом для свободного доступа получателей в помещение. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью, оборудованы противопожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

Центральный вход в Учреждение должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании Учреждения. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

Помещения Учреждения должны соответствовать требованиям оптимальных условий для хранения документов.

9. Места для информирования получателей и заполнения необходимых документов оборудуются стульями и столами.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов Учреждения, участвующих в предоставлении государственной услуги (далее - специалисты).

10. Специалисты должны быть обеспечены оргтехникой и компьютерным оборудованием, необходимым для полного и качественного оказания государственной услуги.

11. Учреждение должно располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.

12. Каждый специалист, в соответствии с квалификационными требованиями, предъявляемыми к его должности, должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Квалификацию специалистов следует поддерживать на высоком уровне периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными способами.

13. У каждого специалиста должны быть должностные инструкции, устанавливающие их права, обязанности и ответственность. Все специалисты Учреждения должны быть аттестованы в установленном порядке.

14. Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все специалисты Учреждения должны обладать высокими моральными качествами, чувством ответственности.

15. При оказании государственной услуги специалисты Учреждения должны проявлять к получателям максимальную вежливость, внимание, терпение.

16. Информация об Учреждении и оказываемой им государственной услуге должна соответствовать требованиям Закона Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 "О защите прав потребителей".

17. Качественное предоставление государственной услуги заключается в полном и своевременном удовлетворении нужд и потребностей получателей в решении вопросов приема, комплектования, хранения, учета и использования документов, и должно быть направлено на непрерывное повышение качества государственной услуги.

18. Руководитель Учреждения несет персональную ответственность за политику в области качества государственной услуги. Он должен обеспечить разъяснение и доведение этой политики до всех специалистов Учреждения, четко определить полномочия, ответственность и порядок взаимодействия специалистов Учреждения и обеспечить контроль за деятельностью, влияющей на качество государственной услуги.

19. При оценке качества государственной услуги используются следующие критерии:

полнота предоставления государственной услуги в соответствии с требованиями ее предоставления;

результативность (эффективность) предоставления государственной услуги оценивается различными методами, в том числе путем проведения опросов.

Раздел 3. Основные требования к порядку предоставления государственной услуги

20. Государственная услуга предоставляется при личном обращении, по телефону или при обращении в письменной форме.

21. Государственная услуга предоставляется на бесплатной основе.

22. Государственная услуга может быть оказана в следующих формах:

в устной форме - получателям, обратившимся посредством телефонной связи или лично;

в письменной форме - получателям, обратившимся с письменным обращением (заявлением, запросом);

обзорно-ознакомительной форме - на стенде, в информационных местах (ответы на популярные вопросы, обзоры правовых и деловых документов).

23. При оказании государственной услуги руководителем Учреждения может заключаться с получателем договор, определяющий виды, объем и периодичность оказываемых получателю государственных услуг, права, обязанности и ответственность сторон.

24. При предоставлении государственной услуги проводится проверка права получателя на получение услуги, в случае подтверждения такого права получатель принимается на обслуживание.

25. Получатели информируются специалистами обо всех видах услуг, выполняемых в рамках предоставления государственной услуги, а также о контактных реквизитах, по которым они могут подать жалобу на работу специалиста.

26. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с графиком работы Учреждения.

27. Результат оказания государственной услуги фиксируется специалистом в журнале учета оказанных государственных услуг с указанием наименования услуги, выполненной в рамках предоставления государственной услуги, даты оказания государственной услуги и заверяется подписью специалиста и получателя при его личном обращении за оказанием государственной услуги.

28. Журнал учета оказанных государственных услуг должен храниться у специалиста.

Раздел 4. Основные виды услуг, оказываемых в рамках предоставляемой государственной услуги

29. Государственная услуга включает в себя:

услугу по обеспечению сохранности архивных документов юридических и физических лиц, входящих в систему агропромышленного комплекса Ставропольского края;

услугу по учету документов, хранящихся в Учреждении;

услугу по комплектованию архива и экспертизе ценности документов;

услугу по описанию архивных документов и созданию научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в Учреждении;

услугу по использованию документов, хранящихся в Учреждении;

услугу по предоставлению документов, хранящихся в Учреждении, для изучения в читальном зале Учреждения;

услугу по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы по документам, хранящимся в Учреждении;

услугу по подготовке и передаче документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на государственное хранение.

30. Нормативы потребления и качества услуг, оказываемых в рамках государственной услуги, указаны в приложении к настоящему стандарту.

Приложение

к стандарту государственной услуги по приему,

комплектованию, хранению, учету и использованию

документов ведомственного архива в системе

агропромышленного комплекса Ставропольского края

НОРМАТИВЫ ПОТРЕБЛЕНИЯ И КАЧЕСТВА УСЛУГ, ОКАЗЫВАЕМЫХ В РАМКАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРИЕМУ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, ХРАНЕНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА В СИСТЕМЕ АГРОПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

|---|------------------|--------------|----------------|-------------------|

| N |  Наименование    |    Сроки     |   Результат    |Особые требования к|

|п/п|     услуги       |  оказания    |оказания услуги | качеству оказания |

|   |                  |   услуги     |                |      услуги       |

|---|------------------|--------------|----------------|-------------------|

| 1 |        2         |      3       |       4        |         5         |

|---|------------------|--------------|----------------|-------------------|

1.  Услуга по          в              создание         наличие помещения,

     обеспечению        соответствии   оптимальных      оборудованного

     сохранности        с годовым      условий для      средствами

     архивных           календарным    хранения         пожаротушения,

     документов         планом         документов;      охранной и

     юридических и                     размещение       противопожарной

     физических лиц,                   документов в     сигнализацией;

     входящих в                        хранилищах       создание

     систему                                            оптимального

     агропромышленного                                  температурно-

     комплекса                                          влажностного и

     Ставропольского                                    светового режима

     края

2.  Услуга по учету    постоянно      составление      применение единых

     документов,                       топографических  единиц учета;

     хранящихся в                      указателей,      обеспечение

     Учреждении                        карточек и       сохранности

                                       листов учета     документов и

                                       фондов           контроль за их

                                                        наличием

3.  Услуга по          в              комплектование,  документы должны

     комплектованию     соответствии   экспертиза       иметь практическое

     архива и           с годовым      ценности         значение и

     экспертизе         календарным    документов       научно-историческую

     ценностей          планом         оформляется      ценность для

     документов                        протоколами и    качественного

                                       актами           пополнения

                                       приема-передачи  Учреждения

                                       документов       документами

4.  Услуга по          постоянно      опись архивных   дифференцированный

     описанию архивных                 документов и     подход в выборе

     документов и                      поддержание в    документов для

     созданию научно-                  актуальном       описания и

     справочного                       состоянии        подготовки

     аппарата к                        научно-          научно-справочного

     документам,                       справочного      аппарата;

     хранящимся в                      аппарата к       оперативный поиск

     Учреждении                        документам,      документов и

                                       хранящимся в     наиболее полное

                                       Учреждении       использование

                                                        содержащейся в них

                                                        информации;

                                                        своевременный и

                                                        точный отбор дел

5.  Услуга по          в течение 15   предоставление   информация должна

     использованию      календарных    информации       быть оперативной и

     документов,        дней со дня    заявителям в     достоверной

     хранящихся в       регистрации    соответствии с

     Учреждении         обращения      их запросами

                        (в случае

                        сложности

                        вопросов,

                        отраженных в

                        обращении,

                        срок оказания

                        услуги может

                        быть продлен

                        руководителем

                        Учреждения до

                        15

                        календарных

                        дней)

6.  Услуга по          постоянно      предоставление   общедоступность и

     предоставлению                    документов для   открытость

     документов,                       изучения в       документной

     хранящихся в                      читальном зале   информации,

     Учреждении, для                   Учреждения       законность ее

     изучения в                                         поиска, получения и

     читальном зале                                     использования

     Учреждения

7.  Услуга по выдаче   в течение 30   выдача архивных  информация,

     архивных справок,  календарных    справок          содержащаяся в

     архивных копий,    дней со дня    архивных копий,  архивных справках,

     архивных выписок   регистрации    архивных         архивных копиях и

     о подтверждении    запроса        выписок с целью  архивных выписках

     трудового стажа и                 обеспечения      должна

     размеров                          прав и законных  соответствовать

     заработной платы                  интересов        сведениям,

     по документам,                    граждан          содержащимся в

     хранящимся в                                       документах,

     Учреждении                                         находящихся на

                                                        хранении в

                                                        Учреждении

8.  Услуга по          истечение      подготовка и     передача документов

     подготовке и       предельных     передача         должна

     передаче           сроков         документов,      производиться по

     документов,        хранения       относящихся к    описям; обеспечение

     относящихся к      документов в   Архивному фонду  сохранности

     Архивному фонду    Учреждении     Российской       документов, имеющих

     Российской                        Федерации, на    научное, социально-

     Федерации, на                     государственное  культурное и

     государственное                   хранение         историческое

     хранение                                           значение и

                                                        являющихся

                                                        источниками

                                                        пополнения новыми

                                                        документами