ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО...



МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

ПРИКАЗ

от 30 мая 2018 г. № 396

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

(в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 17.08.2018 № 591)

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, постановлением Правительства Республики Тыва от 30 июня 2009 г. № 324 «Об утверждении Перечня государственных услуг, оказываемых органами исполнительной власти Республики Тыва юридическим и физическим лицам» и  постановлением Правительства Республики Тыва от 11 октября 2011 г. № 605 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» приказываю:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Государственного архива Республики Тыва и других архивных документов».

2. Признать утратившим силу приказ от 15 декабря 2016 года № 801«Об утверждении  административного регламента по предоставлению государственной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Государственного архива Республики Тыва и других архивных документов».

3. Опубликовать настоящий приказ на официальном сайте Министерства культуры Республики Тыва в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его подписания.

Министр              А. К. Тамдын

УТВЕРЖДЕН

  приказом министерства культуры

Республики Тыва

от «30» мая 2018 г. № 396

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ  РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Государственным бюджетным учреждением «Государственный архив Республики Тыва» государственной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов»

I. Общие положения

Предмет регулирования регламента

1.1. Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Государственным бюджетным учреждением «Государственный архив Республики Тыва» государственной услуги  «Обеспечение доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов» (далее – Государственная услуга),  определяет сроки и последовательность действий (административных процедур)  по обеспечению доступа к архивным документам и организации работы пользователей в читальных залах Государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов.

Круг заявителей

1.2. Заявителями на предоставление Государственной услуги являются граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени (далее – заявители).

Требования к порядку информирования о правилах предоставления

государственной услуги

Информация о месте нахождения и графике работы Государственного архива, способы получения информации.

1.3. Местонахождение      ГБУ ГА РТ – 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.

контактный телефон: 8 (394–22) 5-64-39; 3-46-30; факс 5-63-15.

электронный адрес: gosarhivrt@mail.ru

интернет сайт: gosarhivrt.ru

График работы: с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, перерыв с 13.00, до 14.00, в пятницу с 9.00 до 13.00.

1.4. Информация о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах муниципальных архивов, оказывающих непосредственное обеспечение заявителей на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов размещена на официальном сайте ГБУ ГА РТ.

1.5. Информация по вопросам предоставления государственной услуги предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан;

- на официальном сайте ГБУ ГА РТ.

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций). (в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 17.08.2018 № 591)

1.6. По письменным запросам заявителей, в том числе направленным по электронной почте ответ направляется почтой или по факсу в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

1.7. По телефону специалисты ГБУ ГА РТ дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов заявителей.

1.8. Личный прием граждан осуществляется:

- в ГБУ ГА РТ – специалистом отдела использования документов, организационно-методической работы, понедельник – четверг с 9-00 до 13-00 час. и с 14-00 до    18-00 час., в пятницу в читальный зал не работает (санитарный день), на втором этаже по ул. Кечил-оола, д. 91;

1.9. График работы читального зала ГБУ ГА РТ устанавливается приказом директора ГБУ ГА РТ.

В случае изменения режима работы ГБУ ГА РТ в целом приказом может быть установлен иной режим приема граждан.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

2.1 Государственная услуга по организации обеспечения доступа к архивным документам и организации работы пользователей в читальных залах Государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов (далее – государственная услуга).

Наименование органа государственной власти,

предоставляющего государственную услугу

2.2. Государственная услуга предоставляется ГБУ ГА РТ, муниципальными архивами Республики Тыва при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов заявителей.

Результат предоставления государственной услуги

2.3. Результатом предоставления Государственной услуги являются:

- обеспечение доступа пользователя в читальный зал ГБУ ГА РТ,

- предоставление пользователю имеющегося научно-справочного аппарата;

- получение пользователем архивных документов по теме исследования;

- получение пользователем копий  документов по теме исследования;

- рекомендации ГБУ ГА РТ о дальнейших путях поиска документов по теме исследования.

Срок предоставления государственной услуги

2.4. Допуск к работе с документами в читальном зале ГБУ ГА РТ производится в день обращения  пользователя.

2.5. Разрешение на допуск пользователя в читальный зал дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь предоставляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

2.6. Научно-справочный аппарат к архивным документам, в том числе в электронной форме (при наличии) предоставляются пользователям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.

Описи дел, документов предоставляются пользователям единовременно в количестве до 5 единиц.

2.7. Предоставление архивных документов пользователю производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 3 рабочих дней с момента оформления им заказа (требования).

Срок предоставления пользователю описей, дел, документов может быть увеличен по согласованию сотрудниками читального зала (кроме уникальных документов), уникальных и особо ценных документов – согласуется с руководством ГБУ ГА РТ.

2.8. Описи, другие архивные справочники предоставляются пользователю на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы – до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива – на один день, дела и микрокопии, печатные издания – на один месяц.

2.9. Одновременно у пользователя могут находиться не более 20 дел.

2.10. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии на них микрокопий и технических средств для их просмотра, а также при наличии электронных образов  документов и фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение технологического анализа и т.д.), вопрос об их предоставлении и копировании решается директором ГБУ ГА РТ  в индивидуальном порядке.

2.11. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов (приложение № 3)

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения,

возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

2.12.Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. № 6-ФКЗ) (Российская газета 1993 г. № 237; 2009, № 7; 2008, № 267);

Законом РСФСР от 18 октября 1991 г. № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» (Опубликован в Ведомостях СНД и ВС РСФСР 31.10.1991 г. №44 ст.1428);

Федеральным законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательств Российской Федерации 1997 г. № 1, ст. 8220-8235; 1997 г. № 41, ст. 4673; 2002 г. № 52 ч. 2, ст. 5288; 2003 г. № 6, ст. 549, 2003 г. № 27 ч. 1, ст. 2700;2003 г. № 46 ч. 2, ст. 4449; 2004 г. № 27, ст. 2711; 2004 г. № 35, ст. 3607; 2007 г. № 49, ст. 6055; 2007 г. № 49, ст. 6079; 2009 г. № 29, ст. 3617; 2010 г. № 47, ст. 6032; 2011 г. № 30 ч. 1, ст. 4590, ст. 4596, № 46, ст. 6407);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательств Российской Федерации, 2004 г. № 43, ст. 4169; 2006 г. № 50, ст. 5280; 2007 г. № 49, ст. 6079; 2008 г. № 20, ст. 2253; 2010 г. № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; «Парламентская газета» от 27.10.2004 г. № 201, «Российская газета» от 27.10.2004 № 237);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательств Российской Федерации 2006 г. № 19, ст. 2060; 2010 г. № 27, ст. 3410, № 31,ст. 4196; «Парламентская газета» от 11.05.06 г. № 70-71, «Российская газета» от 05.05.06 г. № 95);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательств Российской Федерации 2006 г. № 31, ч.1, ст. 3448; 2010 г. № 31, ст. 4196; 2011 г. № 15, ст. 2038, № 30 ч. 1, ст. 4600);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893; «Российская газета, 2009 г. № 89);

Конституцией Республики Тыва от 6 мая 2001 г. («Тувинская правда», 2001 г. № 55; «Шын», 2001 г. № 55-56);

Законом Республики Тыва от 13 июля 2006 г. № 1893 ВХ-I «Об архивном деле в Республике Тыва» (далее – Закон Республики Тыва № 1893 ВХ-I);

Постановлением Правительства Республики Тыва от 30 июня.2009 г. N 324 «Об утверждении Перечня государственных услуг, оказываемых органами исполнительной власти Республики Тыва юридическим и физическим лицам» («Тувинская правда», 2009, N 110; «Шын», 2009, N 139-141);

Постановлением Правительства Республики Тыва от 19 октября 2012 г. N 576 «Об утверждении положения о Министерстве культуры Республики Тыва и его структуры («Нормативные акты Республики Тыва», 2012, № 39; Приложение к газете «Тувинская правда», 2012, № 39).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых

в соответствии с нормативными правовыми актами

для предоставления государственной услуги

2.13. Основанием для предоставления государственной услуги является обращение заявителей в адрес ГБУ ГА РТ.

2.14. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.              

В официальном письме (отношении) с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется – для лиц, ведущих научную работу);

- фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя – для студентов, школьников;

- цель работы, для научных работ – тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана, директора) учебного заведения.

- подпись должностного лица;

- дата отправления.

В личном заявлении указывается:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес заявителя;

- цель работы (документы какого органа или организации необходимо посмотреть и по какому вопросу), для исследований – тема и хронологические рамки исследования;

- дата обращения;

- личная подпись (приложение № 1).

2.15. Для доступа к архивным документам, содержащим персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.16. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

2.17. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

2.18. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.

2.19. Все пользователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.20. Предоставление пользователю архивных документов производится по заполненным заказам (требованиям) на выдачу документов (приложение № 2).

2.21. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или

отказа в предоставлении государственной услуги

2.22. Отказ в предоставлении архивных документов пользователям допускается в случаях:

- отсутствия запрашиваемых архивных документов (копий), справочно-поисковых средств к ним;

- неудовлетворительного физического состояния архивных документов;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- отсутствия у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию и иную охраняемую законом тайну;

- ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.

2.23. Отказ в предоставлении пользователям подлинников архивных документов допускается при наличии:

- микрокопий документов на бумажной основе и технических средств для работы с ними;

- фонда пользования особо ценных документов.

2.24. Основания для приостановления предоставления государственной услуги допускается в случаях:

- наличия ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирования заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

2.25. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:

-  неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;

- наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- наличии  ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

- возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов.

Копирование  каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится.

Допустимые объемы копирования согласуются с руководством ГБУ ГА РТ в каждом конкретном случае.

2.26. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

2.27. Других услуг, которые являются необходимыми для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации и Республики Тыва не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины

или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.28. Государственная пошлина за предоставление государственной услуги не взимается.

2.29. Доступ к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале государственного архива осуществляется бесплатно.

2.30. Копирование архивных документов на различных видах носителей осуществляется на возмездной основе в соответствии с прейскурантом цен выполняемых на платной основе работ и оказания услуг   Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Республики Тыва», утвержденным приказом директора.

Максимальный срок ожидания в очереди при

подачи заявления о предоставлении государственной услуги

и при получении результата предоставления государственной услуги

2.31. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги составляет 15 минут, продолжительность приема у должностного лица по каждому заявлению о предоставлении государственной услуги – 10 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя

о предоставлении государственной услуги

2.32. Рассмотрение запроса заявителя о предоставлении государственной
услуги при личном обращении осуществляется в течение 10 минут.

2.33. Запросы, адресованные ГБУ ГА РТ, полученные посредством почтовой, факсимильной связи, по электронной почте в электронной форме, через Министерство культуры Республики Тыва, или иным способом, регистрируются специалистом в журнале регистрации запросов в течение 3 дней с момента поступления. 

2.34. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Требования к помещениям, в которых  предоставляется

государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей,

размещению и оформлению визуальной, текстовой информации

о порядке предоставления таких услуг

2.35. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

2.36. Место ожидания граждан оборудуется местами для сидения (кресла, диваны), столами для оформления необходимых документов, оснащается информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- перечень платных услуг;

- образец заполнения заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

2.37. При обслуживании граждан с ограниченными возможностями возле входной двери должен быть установлен пандус, для помощи въезда в здание ГБУ ГА РТ и дальнейшего обслуживания. При необходимости, сотрудниками архива оказывается помощь инвалидам в передвижении по помещениям архива.

Показатели доступности и качества государственной услуги

2.38. Показателями доступности государственной услуги являются:

А) расположенность помещений в зоне доступа общественного транспорта;

Б) наличие необходимого количества специалистов для оказания государственной услуги;

В) возможность подачи заявления для оказания услуги в электронном виде.

2.39. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

А) соблюдение сроков приема и рассмотрения документов;

Б) соблюдение срока получения результата государственной услуги;

В) наличие прецедентов (обоснованных жалоб) на нарушение настоящего Регламента, совершенных ответственными специалистами (отношение числа прецедентов, жалоб к общему числу должностных лиц, участвующих в предоставлении услуги)

Иные требования, в том числе учитывающие особенности

предоставления государственных услуг в электронной форме

2.40. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте ГБУ ГА РТ, на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва.

2.41. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте ГБУ ГА РТ и на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.

2.42. Обеспечение при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса.

2.43. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Реализация государственной услуги заключается в обеспечении доступа к архивным документам (копиям), справочно-поисковым средствам к ним  в соответствии с целью работы, темой исследования, копированию ему архивных документов и включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация пользователей;

- рассмотрение заявления руководством ГБУ ГА РТ;

- регистрация пользователя в читальном зале, анализ тематики обращения пользователя;

- предоставление научно-справочного аппарата;

- оформление требования на выдачу архивных документов по теме запроса пользователя;

- предоставления пользователю архивных документов;

- копирование архивных документов.

3.2. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

3.3. Впервые пришедшим пользователям выдается для заполнения анкета установленного образца (приложение № 4). Занесенные в анкету данные сверяются с личным документом пользователя (паспортом или документов, его заменяющим). Оформляется личное дело пользователя.

3.4. Специалисты ГБУ ГА РТ знакомят пользователей с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и дают полную информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условии их предоставления.

3.5. При предоставлении услуги пользователи должны соблюдать Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

3.6. Пользователь регистрируется в журнале посещений читального зала при каждом посещении.

3.7. Пользователям предоставляются:

- имеющийся в архиве научно-справочный аппарат (путеводители, справочники,  описи, каталоги, обзоры), дела и документы на различных видах носителей по теме исследования;

- консультации специалистов архива о составе и содержании фондов в соответствии с темой исследования.

3.8. При определении перечня архивных документов, дел, необходимых пользователю для исследований, заполняется бланк заказа (требования) установленного образца (приложение № 2).  При заполнении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

3.9. На основании заказа пользователю из архивохранилищ в читальный зал выдаются архивные дела, документы на различных видах носителей.

3.10. При работе с архивными документами, делами пользователь заполняет листы использования  просмотренных дел (приложение № 5), указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.)

3.11. Дела, подготовленные специалистами ответственными за выдачу дел из архивохранилищ, выдаются сотрудникам читального зала под роспись в соответствующем журнале.

3.12. Дела и другие материалы выдаются пользователям сотрудниками читального зала под роспись на бланке заказа за каждую единицу хранения.

3.13. После завершения работы пользователи передают дела сотрудникам читального зала для возвращения их в архивохранилища по принадлежности.

3.14. Проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном заде, осуществляет работник читального зала.

3.15. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

- уникальные документы и особо ценные документы;

- архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

- несброшюрованные архивные документы;

- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

- дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

3.16. При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документов (ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование).

3.17. Заказы на копирование оформляются пользователями в специальном бланке и передаются заведующему читальным залом. При заполнении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

3.18. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях указанных в пункте 2.25. настоящего административного регламента.

3.19. Изготовленные копии заведующий читальным залом регистрирует в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело пользователя.

3.20. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у ГБУ ГА РТ допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

3.21. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства ГБУ ГА РТ , в его помещении и под контролем заведующего читальным залом.

Ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами  пользователя, ГБУ ГА РТ не несет.

3.22. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам или высылаются в адрес пользователя.

3.23. Копии архивных документов, изготовленные ГБУ ГА РТ  выдаются пользователю без их специального заверения. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа проставляется штамп «Копия верна» и поисковые данные архивного документа.

3.24. Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.2. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению Государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется директором ГБУ ГА РТ.

4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению Государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения Государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц ГБУ ГА РТ.

4.5. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы ГБУ ГА РТ) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.7. Для проверки полноты и качества исполнения Государственной услуги директором ГБУ ГА РТ формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты ГБУ ГА РТ.

4.8. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

(в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 17.08.2018 № 591)

Информация для заявителя о его праве на досудебное

(внесудебное) обжалование действий (бездействия)

и решений, принятых (осуществляемых)

в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Действия (бездействие) должностных лиц ГБУ ГА РТ и решения, принятые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, могут быть обжалованы заявителями (заинтересованными лицами) в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а также в досудебном (внесудебном) порядке.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, является:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва для предоставления государственной услуги;

отказ ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений;

отказ ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва для предоставления государственной услуги у заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва;

затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва;

нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления государственной услуги;

приостановления предоставления государственной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Республики Тыва и иными нормативными правовыми актами Республики Тыва.

Органы государственной власти и должностные лица,

которым может быть направлена жалоба заявителя

в досудебном (внесудебном) порядке

5.3. В случае несогласия заявителя с решением или действием (бездействием) должностных лиц ГБУ ГА РТ в связи с предоставлением государственной услуги подается жалоба в Министерство культуры Республики Тыва (в пределах компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими деятельность), Правительство Республики Тыва в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Порядок подачи и рассмотрения жалобы

5.4. Жалоба должна содержать:

Наименование ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ либо специалиста ГБУ ГА РТ, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ, либо специалиста ГБУ ГА РТ ;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ либо специалиста ГБУ ГА РТ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявители имеют право обратиться с жалобой лично (устно) или направить письменное предложение, заявление или жалобу.

5.5. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Министерство культуры Республики Тыва, Правительство Республики Тыва.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.6. Жалоба в отношении специалистов ГБУ ГА РТ подается на имя руководителя ГБУ ГА РТ. Жалобы на решения, принятые руководителем, предоставляющим государственную услугу, подаются в Министерство культуры Республики Тыва. Жалобы на решения, принятые министром, предоставляющим государственную услугу, подаются в Правительство Республики Тыва

5.7. Жалоба может быть направлена в Министерство, Правительство Республики Тыва по почте, направлена с использованием официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Тыва" - http://gosuslugi.tuva.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Срок рассмотрения жалобы

5.8. Жалоба, поступившая в ГБУ ГА РТ, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.

Перечень оснований для приостановления рассмотрения Жалобы

5.9. Основания для приостановления рассмотрения жалобы не предусмотрены.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования

5.10. ГБУ ГА РТ по результатам рассмотрения жалобы принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ГБУ ГА РТ опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Порядок информирования заявителя о результатах

рассмотрения жалобы

5.11. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Ответ о результатах рассмотрения жалобы оформляется в порядке, установленном правилами делопроизводства. Документу присваивается исходящий номер.

5.12. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то соответствующим должностным лицом ГБУ ГА РТ принимается решение об устранении недостатков, выявленных по результатам рассмотрения жалобы, и о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации специалиста, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе административных действий, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

Порядок обжалования решения по жалобе

5.13. Заявитель вправе обжаловать решения по жалобе в судебном порядке в соответствии с подведомственностью дел, установленной процессуальным законодательством Российской Федерации.

Право заявителя на получение информации и документов,

необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

5.14. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.15. ГБУ ГА РТ по письменному запросу заявителя должна предоставить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы, поданной по основаниям, предусмотренным настоящим Административным регламентом.

Способы информирования заявителей

о порядке подачи и рассмотрения

5.16. Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы можно получить следующими способами:

1) на официальном сайте ГБУ ГА РТ;

2) по телефонам, указанным в настоящем Административном регламенте;

3) на информационных стендах в здании ГБУ ГА РТ;

4) путем личного общения со специалистами ГБУ ГА РТ.».

2. Разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства культуры Республики Тыва в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»

Приложение  № 1

      к  Регламенту

Заявление

Директору __________________________

                          (наименование архива)

____________________________________

от __________________________________

проживающего по адресу:

_____________________________________

_____________________________________

Заявление

Прошу разрешить просмотр архивных документов в читальном зале по теме: _____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Подпись, дата _________________________

Приложение  № 2

      к  Регламенту

ТРЕБОВАНИЕ НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ

                                                                                                            РАЗРЕШАЮ

  Директор ___________________

_______________________________

«____» __________________200__г.

ТРЕБОВАНИЕ

на выдачу документов

Для кого (фамилия, инициалы) __________________________________________________

Цель и тема занятий ____________________________________________________________

№ фон- да

№ описи

№ дела

Заголовок дела

Количество

листов

Дата выдачи и расписка исследователя в получении

Дата и расписка зав. читальным залом в получении

Дата и расписка в возвращении дела в хранилище

__________________________                                                         Подпись ______________________

                 ( дата)

Приложение  № 3

      к Регламенту

Бланк заказа на копирование документов

                                                                                                                   РАЗРЕШАЮ

                                                                   Директор __________________________________________

                                                                                                        (название государственного архива)             

                                                                  Подпись   _________  Расшифровка подписи ___________                             

        Дата

    ЗАКАЗ_____________НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Структурное подразделение____________________________________________________________________

Фамилия заказчика____________________________________________________________________________

Адрес, телефон______________________________________________________________________________

Основание___________________________________________________________________________

                                         (запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива,          _____________________________________________________________________________________

                                                                     договор, служебное задание) 

Тема________________________________________________________________________________

Количество кадров, листов ________________________Формат_____________

Тираж__________________

В соответствии с перечнем:

№

п/п

Номер

фонда

Номер

описи

Год

Номер

дело

Номера

листов с

оборотом

Кол-во

листов

Краткое содержание или указание состав документов

Примечание

   Особые отметки____________________________________________________________________

   Документы не содержат сведений ограниченного доступа

   Заказчик _________________                               ____________________________             Дата________________

                                   (подпись)                                                          (расшифровка подписи)                         

Руководитель структурного

подразделения                       ________________              ______________________               Дата____________

                                                                         (подпись)                                          (расшифровка подписи)     

Заказ принял                                    ________________              ______________________                Дата___________

                                                                        (подпись)                                 (расшифровка подписи)

Заказ получил                     ________________              ______________________                Дата___________

                                                      (подпись)                                 (расшифровка подписи)