ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ»



1

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

ПРИКАЗ

от 30 мая 2018 г. № 398

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ»

(в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 31.08.2018 № 614/1)

(в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 11.09.2018 № 639)

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, постановлением Правительства Республики Тыва от 30 июня 2009 г. № 324 «Об утверждении Перечня государственных услуг, оказываемых органами исполнительной власти Республики Тыва юридическим и физическим лицам» и  постановлением Правительства Республики Тыва от 11 октября 2011 г. № 605 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» приказываю:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование».

2. Признать утратившим силу приказ от 15 декабря 2016 года № 801 «Об утверждении  административного регламента по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование».

3. Опубликовать настоящий приказ на официальном сайте Министерства культуры Республики Тыва в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его подписания.

Министр                                                                                        А. К. Тамдын

УТВЕРЖДЕН

  приказом министерства культуры

Республики Тыва

от «30» мая 2018 г. № 398

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Государственным бюджетным учреждением «Государственный архив Республики Тыва» государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование»

(в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 31.08.2018 № 614/1)

I. Общие положения

Предмет регулирования регламента

1.1. Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Государственным бюджетным учреждением «Государственный архив Республики Тыва» государственной услуги «Выдача архивных документов во временное пользование» (далее – Государственная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур)  по использованию архивных документов в случаях предусмотренных действующим законодательством в области архивного дела.

Круг заявителей

1.2. Заявителями на предоставление Государственной услуги являются следующие лица:

- пользователи читального зала архива и сотрудники архива в служебных целях;

- фондообразователи (юридические и физические лица);

- судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы;

- специализированные организации (для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки, для экспонирования на выставках) (далее – заявители).

Требования к порядку информирования о правилах предоставления

государственной услуги

Информация о месте нахождения и графике работы Государственного архива, способы получения информации.

1.3. Местонахождение      ГБУ ГА РТ – 667010, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, д. 91.

контактный телефон: 8 (394–22) 5-64-39; 3-46-30; факс 5-63-15.

электронный адрес: gosarhivrt@mail.ru

интернет сайт: gosarhivrt.ru

График работы: с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, перерыв с 13.00, до 14.00, в пятницу с 9.00 до 13.00.

1.4. Информация о местонахождении, почтовых и электронных адресах, справочных телефонах муниципальных архивов, оказывающих непосредственное обеспечение заявителей на основе документов Архивного фонда Республики Тыва и других архивных документов размещена на официальном сайте ГБУ ГА РТ.

1.5. Информация по вопросам предоставления государственной услуги предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан;

- на официальном сайте ГБУ ГА РТ;

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций). (в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 31.08.2018 № 614/1)

- Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций). (в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 11.09.2018 № 639)

1.6. По письменным запросам заявителей, в том числе направленным по электронной почте ответ направляется почтой или по факсу в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

1.7. По телефону специалисты ГБУ ГА РТ дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов заявителей.

1.8. Личный прием граждан осуществляется:

- в ГБУ ГА РТ – специалистом отдела использования документов, организационно-методической работы и (или) специалистом отдела государственного учета и обеспечения сохранности архивных документов, понедельник – четверг с 9-00 до 13-00 час. и с 14-00 до    18-00 час. в читальном зале на втором этаже по ул. Кечил-оола, д. 91;

В случае изменения режима работы ГБУ ГА РТ в целом приказом может быть установлен иной режим приема граждан.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

2.1 Государственная услуга по организации выдачи архивных документов во временное пользование (далее – государственная услуга).

Наименование органа государственной власти,

предоставляющего государственную услугу

2.2. Государственная услуга предоставляется ГБУ ГА РТ, муниципальными архивами и организациями Республики Тыва при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов заявителей.

Результат предоставления государственной услуги

2.3. Результатом предоставления Государственной услуги является выдача архивных документов во временное пользование.

Срок предоставления государственной услуги

2.4. Государственная услуга предоставляется в следующие сроки:

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

Выдача описей, дел, документов и других материалов осуществляется в срок не более 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

Передача документов архивом во временное пользование осуществляется в течение 30 дней со дня получения заявления.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения,

возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

2.5. Предоставление Государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30 декабря 2008 г. № 6-ФКЗ) (Российская газета 1993 г. № 237; 2009, № 7; 2008, № 267);

Законом РСФСР от 18 октября 1991 г. № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» (Опубликован в Ведомостях СНД и ВС РСФСР 31.10.1991 г. №44 ст.1428);

Федеральным законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательств Российской Федерации 1997 г. № 1, ст. 8220-8235; 1997 г. № 41, ст. 4673; 2002 г. № 52 ч. 2, ст. 5288; 2003 г. № 6, ст. 549, 2003 г. № 27 ч. 1, ст. 2700;2003 г. № 46 ч. 2, ст. 4449; 2004 г. № 27, ст. 2711; 2004 г. № 35, ст. 3607; 2007 г. № 49, ст. 6055; 2007 г. № 49, ст. 6079; 2009 г. № 29, ст. 3617; 2010 г. № 47, ст. 6032; 2011 г. № 30 ч. 1, ст. 4590, ст. 4596, № 46, ст. 6407);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательств Российской Федерации, 2004 г. № 43, ст. 4169; 2006 г. № 50, ст. 5280; 2007 г. № 49, ст. 6079; 2008 г. № 20, ст. 2253; 2010 г. № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; «Парламентская газета» от 27.10.2004 г. № 201, «Российская газета» от 27.10.2004 № 237);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательств Российской Федерации 2006 г. № 19, ст. 2060; 2010 г. № 27, ст. 3410, № 31,ст. 4196; «Парламентская газета» от 11.05.06 г. № 70-71, «Российская газета» от 05.05.06 г. № 95);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательств Российской Федерации 2006 г. № 31, ч.1, ст. 3448; 2010 г. № 31, ст. 4196; 2011 г. № 15, ст. 2038, № 30 ч. 1, ст. 4600);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893; «Российская газета, 2009 г. № 89);

Конституцией Республики Тыва от 6 мая 2001 г. («Тувинская правда», 2001 г. № 55; «Шын», 2001 г. № 55-56);

Законом Республики Тыва от 13 июля 2006 г. № 1893 ВХ-I «Об архивном деле в Республике Тыва» (далее – Закон Республики Тыва № 1893 ВХ-I);

Постановлением Правительства Республики Тыва от 30 июня.2009 г. N 324 «Об утверждении Перечня государственных услуг, оказываемых органами исполнительной власти Республики Тыва юридическим и физическим лицам» («Тувинская правда», 2009, N 110; «Шын», 2009, N 139-141);

Постановлением Правительства Республики Тыва от 19 октября 2012 г. N 576 «Об утверждении положения о Министерстве культуры Республики Тыва и его структуры («Нормативные акты Республики Тыва», 2012, № 39; Приложение к газете «Тувинская правда», 2012, № 39).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых

в соответствии с нормативными правовыми актами

для предоставления государственной услуги

2.6. Основанием для предоставления Государственной услуги является следующее:

2.6.1. Для пользователей читального зала:

- заявление на имя директора о предоставлении архивных документов (приложение № 1), в котором указывается тема исследования (вопроса), хронология запрашиваемой информации, дата и подпись пользователя, который визируется руководителем архива.

- заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.

2.6.2. Для работников архива  в служебных целях:

- заполненный заказ (требование) на выдачу архивных документов (приложение № 2), копий фонда пользования, описей дел, документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения.

2.6.3. Для фондообразователей - юридических лиц, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:

- письмо–запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;

- гарантийное письмо;

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.

2.6.4. Для фондообразователей – физических лиц:

-  заявление о выдаче архивных документов во временное пользование;

-  гарантийное письмо;

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.

2.6.5. Для специализированных организаций:

- заявление о выдаче архивных документов во временное пользование

- договор о проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработки архивных документов или выставки.

- документ, удостоверяющий личность получателя государственной услуги и его право на получение архивных документов.

2.7. Заявитель может представить дополнительную необходимую информацию для предоставления государственной услуги.

2.8. Общие требования к оформлению документов, необходимых для предоставления государственной услуги, порядок их приема:

2.8.1. Заявление должно содержать:

- наименование архива;

- наименование юридического лица;

- почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;

- контактный телефон;

- изложение существа запроса;

- подпись дата;

- иные сведения, являющиеся основанием для осуществления исполнения запроса.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или

отказа в предоставлении государственной услуги

2.9.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

2.9.1. Архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;

2.9.2. Проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения получателя государственной услуги;

2.9.3. Нарушение получателем государственной услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины при предыдущем получении услуги;

2.9.4. Невозвращение получателем государственной услуги архивных документов, выданных во временное пользование, в государственные архивы;

2.9.5. Хищение или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа);

2.9.6. Архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, в том числе документы по личному составу, архивно-следственные дела;

2.9.7. Заявитель представил неполный комплект документов или  сообщил недостоверные сведения о себе или организации.

2.10.  Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет - запросы заявителей:

а) если запросы заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

б) если в запросе заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

в) если запрос заявителя не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

г) если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию);

д) если в запросе обжалуется судебное решение;

е) если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение);

ж) если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом);

з) отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.11. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

2.12. Других услуг, которые являются необходимыми для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации и Республики Тыва не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.13. Выдача архивных документов во временное пользование осуществляется на безвозмездной основе.

Запросы социально- правового характера, связанные с реализацией прав и социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при

подачи заявления о предоставлении государственной услуги

и при получении результата предоставления государственной услуги

2.14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги составляет 15 минут, продолжительность приема у должностного лица по каждому заявлению о предоставлении государственной услуги – 10 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя

о предоставлении государственной услуги

2.15. Запросы, адресованные ГБУ ГА РТ, полученные посредством почтовой,

факсимильной связи, по электронной почте в электронной форме, через Министерство культуры Республики Тыва, или иным способом, регистрируются специалистом в журнале регистрации запросов в течение 3 дней с момента поступления. 

2.16. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Требования к помещениям, в которых  предоставляется

государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей,

размещению и оформлению визуальной, текстовой информации

о порядке предоставления таких услуг

2.17. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

2.18. Место ожидания граждан оборудуется местами для сидения (кресла, диваны), столами для оформления необходимых документов, оснащается информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- образец заполнения заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

2.10. При обслуживании граждан с ограниченными возможностями возле входной двери должен быть установлен пандус, для помощи въезда в здание ГБУ ГА РТ и дальнейшего обслуживания. При необходимости, сотрудниками архива оказывается помощь инвалидам в передвижении по помещениям архива.

Показатели доступности и качества государственной услуги

2.20. Показателями доступности государственной услуги являются:

А) расположенность помещений в зоне доступа общественного транспорта;

Б) наличие необходимого количества специалистов для оказания государственной услуги;

В) возможность подачи заявления для оказания услуги в электронном виде.

2.21. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

А) соблюдение сроков приема и рассмотрения документов;

Б) соблюдение срока получения результата государственной услуги;

В) наличие прецедентов (обоснованных жалоб) на нарушение настоящего Регламента, совершенных ответственными специалистами (отношение числа прецедентов, жалоб к общему числу должностных лиц, участвующих в предоставлении услуги)

Иные требования, в том числе учитывающие особенности

предоставления государственных услуг в электронной форме

2.22. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте ГБУ ГА РТ, на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва.

2.23. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте ГБУ ГА РТ и на едином портале государственных и муниципальных услуг Республики Тыва форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.

2.24. Обеспечение при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса.

2.25. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги:

- прием  и регистрация заявления от заявителя о выдаче архивных документов во временное пользование -  прием и регистрация обращений (запросов), рассмотрение и передача их на исполнение;

- рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги - анализ тематики поступивших обращений (запросов);

- подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование;

- выдача архивных документов во временное пользование;

- прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище.

Описание последовательности действий

при предоставлении государственной услуги

3.2. Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомления заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги.

Основанием для начала административного действия служит получение заявления руководством архива.

Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги:

- проверяет наличие документов, предусмотренных пунктом 2.8. административного регламента;

- проверяет соответствие сведений, содержащихся в заявлении требованиям, установленным в подпункте 2.8.1. пункта 2.8. настоящего  Административного регламента.

В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, установленных в пункте 2.9.  Административного регламента, должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги готовит документы об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

Результатом исполнения административного действия является информирование заявителя о выдаче (отказе) документов во временное пользование.

3.3. Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование.

Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование и соответствующая регистрация заявление в книге учета выдачи архивных документов из архивохранилища архива.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

- проводит сверку архивного шифров и заголовка (аннотаций) дел с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

- заменяет при наличии исправлений  обложку и титульный лист дела с сохранением при необходимости старой обложки;

- проводит полистную проверку архивных дел и нумерацию листов в делах;

- оформляет акт о выдаче архивных документов во временное пользование (приложение № 3)

Результатом исполнения административного действия является составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

3.4. Выдача архивных документов во временное пользование.

Основанием для начала административного действия служит выверка книг выдачи архивных документов и истечение срока выдачи документов во временное пользование.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

- сверяет архивный шифр и заголовки выдаваемых дел с описью дел;

- регистрирует выдачу архивных документов в книгах выдачи архивных документов из хранилища;

- направляет исполненный заказ (требование) пользователя в читальный зал вместе с выданными архивными документами;

- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Результатом исполнения административной процедуры является выдача архивных документов и регистрация данного факта в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.

3.5. Прием архивных документов от получателя государственной услуги и возвращение их в архивохранилище.

Основанием для начала административного действия служит решение о выдаче архивных документов во временное пользование, завершение работ по подбору и подготовке требуемых документов к выдаче и возвращение выданных архивных документов в архивохранилище.

Должностное лицо, ответственное за исполнение административного действия:

- не реже одного раза в квартал или в полугодие проводит выверку книг выдачи архивных документов;

- переоформляет выдачу, если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования;

- в установленном порядке осуществляет сверку возвращаемых документов с учетными документами архива, их полистную проверку, проверку физического состояния архивных документов при их возвращении в архивохранилище;

- делает отметку о возвращении архивных документов в книге выдачи архивных документов в присутствии возвративших их работников или фондообразователя;

- возвращают архивные документы в архивохранилище;

- при выявлении повреждения возвращаемых архивных документов, составляет акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы и представляет акт на рассмотрение руководства архива;

- в случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив вместе с обращением в органы внутренних дел и принятием других мер к возмещению ущерба, должен в трехдневный срок проинформировать специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Результатом исполнения административной процедуры является заполнение соответствующих разделом книги выдачи архивных документов во временное пользование и возвращение их на место в архивохранилище.

Консультирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги:

IV. Порядок и формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.2. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению Государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется директором ГБУ ГА РТ.

4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению Государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения Государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц ГБУ ГА РТ.

4.5. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы ГБУ ГА РТ) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.7. Для проверки полноты и качества исполнения Государственной услуги директором ГБУ ГА РТ формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты ГБУ ГА РТ.

4.8. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

(в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 31.08.2018 № 614/1)

(в редакции Приказа Министерства культуры Республики Тыва от 11.09.2018 № 639)

Информация для заявителя о его праве на досудебное

(внесудебное) обжалование действий (бездействия)

и решений, принятых (осуществляемых)

в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Действия (бездействие) должностных лиц ГБУ ГА РТ и решения, принятые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, могут быть обжалованы заявителями (заинтересованными лицами) в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а также в досудебном (внесудебном) порядке.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, является:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва для предоставления государственной услуги;

отказ ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений;

отказ ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва для предоставления государственной услуги у заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва;

затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва;

нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления государственной услуги;

приостановления предоставления государственной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Республики Тыва и иными нормативными правовыми актами Республики Тыва.

Органы государственной власти и должностные лица,

которым может быть направлена жалоба заявителя

в досудебном (внесудебном) порядке

5.3. В случае несогласия заявителя с решением или действием (бездействием) должностных лиц ГБУ ГА РТ в связи с предоставлением государственной услуги подается жалоба в Министерство культуры Республики Тыва (в пределах компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими деятельность), Правительство Республики Тыва в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Порядок подачи и рассмотрения жалобы

5.4. Жалоба должна содержать:

Наименование ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ либо специалиста ГБУ ГА РТ, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ, либо специалиста ГБУ ГА РТ ;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ либо специалиста ГБУ ГА РТ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Министерство культуры Республики Тыва, Правительство Республики Тыва.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.6. Жалоба в отношении специалистов ГБУ ГА РТ подается на имя руководителя ГБУ ГА РТ. Жалобы на решения, принятые руководителем, предоставляющим государственную услугу, подаются в Министерство культуры Республики Тыва. Жалобы на решения, принятые министром подаются в Правительство Республики Тыва

5.7. Жалоба может быть направлена в Министерство, Правительство Республики Тыва по почте, направлена с использованием официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Республики Тыва" - http://gosuslugi.tuva.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Срок рассмотрения жалобы

5.8. Жалоба, поступившая в ГБУ ГА РТ, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа ГБУ ГА РТ, должностного лица ГБУ ГА РТ в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня ее регистрации.

Перечень оснований для приостановления рассмотрения

жалобы и случаев, в которых ответ на жалобу не дается

5.9. Основания для приостановления рассмотрения жалобы не предусмотрены.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования

5.10. ГБУ ГА РТ по результатам рассмотрения жалобы принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ГБУ ГА РТ опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Тыва, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Порядок информирования заявителя о результатах

рассмотрения жалобы

5.11. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Ответ о результатах рассмотрения жалобы оформляется в порядке, установленном правилами делопроизводства. Документу присваивается исходящий номер.

5.12. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то соответствующим должностным лицом ГБУ ГА РТ принимается решение об устранении недостатков, выявленных по результатам рассмотрения жалобы, и о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации специалиста, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе административных действий, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

Порядок обжалования решения по жалобе

5.13. Заявитель вправе обжаловать решения по жалобе в судебном порядке в соответствии с подведомственностью дел, установленной процессуальным законодательством Российской Федерации.

Право заявителя на получение информации и документов,

необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

5.14 Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.15. ГБУ ГА РТ по письменному запросу заявителя должна предоставить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы, поданной по основаниям, предусмотренным настоящим Административным регламентом.

Способы информирования заявителей

о порядке подачи и рассмотрения

5.16. Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы можно получить следующими способами:

1) на официальном сайте ГБУ ГА РТ;

2) по телефонам, указанным в настоящем Административном регламенте;

3) на информационных стендах в здании ГБУ ГА РТ;

4) путем личного общения со специалистами ГБУ ГА РТ.

Приложение  № 1

      к  Регламенту

Заявление

Директору ____________________

                      (наименование архива)

______________________________

От ___________________________ ______________________________

проживающего по адресу:

______________________________

______________________________

Заявление

Прошу разрешить просмотр архивных документов в читальном зале по теме: _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Подпись, дата _________________________

Приложение № 2

к  Регламенту

ТРЕБОВАНИЕ НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ

                           Государственный архив Республики Тыва

                                                                                                            РАЗРЕШАЮ

Директор ГБУ ГА Республики Тыва

_______________________________

«____» __________________200__г.

ТРЕБОВАНИЕ

на выдачу документов

Для кого (фамилия, инициалы) __________________________________________________

Цель и тема занятий ____________________________________________________________

№ фон- да

№ описи

№ дела

Заголовок дела

Количество

листов

Дата выдачи и расписка исследователя в получении

Дата и расписка зав. читальным залом в получении

Дата и расписка в возвращении дела в хранилище

__________________________                                                         Подпись _______________

                 ( дата)

Приложение № 3

к  Регламенту

Акт о выдаче архивных документов во временное пользование

_____________________________

         (название архива)

__________________________________

      (почтовый индекс, адрес)

    АКТ

________________ № _______________

         (дата)

о выдаче архивных документов

во временное пользование

__________________________________

       (наименование организации)

__________________________________

     (почтовый индекс, адрес)

Основание ____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы _____________________________________________

_____________________________________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда ____________________________________________

                                                                                     (название, номер)

Номер

описи

Номер

ед.хр.

Заголовок единиц хранения

Количество листов (время звучания,

метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выдается __________(_________,________,____________)  ед.хр. (общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________________________________________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не представлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Документы выдал

Наименование должности

работника архива                                             Подпись                               Расшифровка подписи

Дата

Директор архива                                          Подпись                                 Расшифровка подписи 

Дата                                                               Печать архива

Документы принял

Наименование

должности работника

организации-получателя                            Подпись                                 Расшифровка подписи

Дата

Руководитель

организации – получателя                          Подпись                                 Расшифровка подписи

                                                                      Печать

                                                             организации-получателя

Дата                 

                                                                                    _______________

             

Приложение № 4

к  Регламенту

Блок – схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Заявление заявителя

Начало предоставления государственной  услуги: в архив поступило заявление

Прием заявления о выдаче архивных документов во временное пользование

Согласование заявления с руководством архива

Рассмотрение заявления о предоставлении государственной услуги и уведомление заявителя о предоставлении либо отказе в предоставлении услуги

Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (выемка архивных документов, полистная проверка наличия и состояния архивных дел)

Оформление акта о выдаче архивных документов во временное пользование

Выдача архивных документов во временное пользование (сверка архивного шифра и заголовков с описью дел, передача получателю государственной услуги) и регистрация выдачи в Книге учета выдачи архивных документов из архивохранилищ архива

Прием архивных документов от получателя государственной услуги (сверка с учетными документами, полистная проверка физического состояния документов, отметка о возвращении архивных документов в Книге выдачи архивных документов во временное пользование)

Возвращение архивных документов в архивохранилище