ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПОСТУПИВШИХ В МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ Р...



МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 30.06.2010 №050-70-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПОСТУПИВШИХ В МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

(с изменениями от 27.07.2010г., приказом Министерства экономики Республики Хакасия №050-85-П, НГР RU19000201000365)

(утратил силу приказом Министерства экономики Республики Хакасия от 10.01.2012 №050-1-п, НГР RU19000201200060)

В целях реализации Программы административной реформы в Республике Хакасия в 2006-2010 годах, утвержденной постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.06.2006 № 169 (с последующими изменениями)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Министерства экономики Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Министерство экономики Республики Хакасия.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. Министра  М.Г. Боярский

УТВЕРЖДЕН

Приказом Министерства экономики

Республики Хакасия

от 30.06.2010 № 050-70-П

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Министерства экономики  Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Министерство экономики  Республики Хакасия

I. Общие положения

1.1. Административный регламент Министерства экономики  Республики Хакасия (далее - Министерство) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Министерство (далее - Административный регламент), направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в Министерство экономики  Республики Хакасия и разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции Министерства экономики  Республики Хакасия по рассмотрению обращений граждан.

1.2. Наименование государственной функции:

рассмотрение обращений граждан, поступивших в Министерство экономики  Республики Хакасия (далее - Государственная функция).

1.3. Наименование органа исполнительной власти, непосредственно исполняющего государственную функцию:

Министерство экономики Республики Хакасия.

1.3.1. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан, подготовка и проведение личного приема граждан Министром экономики Республики Хакасия и его заместителями (Далее – Руководство Министерства) возлагается на помощника министра (далее - сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан).

1.3.2. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Руководством Министерства по вопросам, находящимся в компетенции Министерства.

1.4. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции:

Конституция Российской Федерации («Российская газета», 1993, № 237; 2009, №7);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

Конституция Республики Хакасия («Вестник Хакасии», 1995, №25; 1998, №5-6, №31-32; 2000, №48-49, №69-70; 2001, №53-54; 2003, №13, №48-49; 2004, №12; 2005, №34; 2006, №36; 2007, №26);

Закон Республики Хакасия от 19.09.1995 №48 «О Правительстве Республики Хакасия» («Хакасия», 1995, №177; «Вестник Хакасии», 1998, №14-15; 2000, №67-68; 2001, №46-47; 2002 №23, №34-35; 2004 №14, 59; 2005 №34; 2007, №49);

Постановление Правительства Республики Хакасия от 01.04.2010 №149 «О регламенте Правительства Республики Хакасия» («Вестник Хакасии» 2010, №24);

Постановление Правительства Республики Хакасия от 12.05.2009 №153 «Об утверждении Положения о Министерстве экономики  Республики Хакасия» («Вестник Хакасии», 2009, № 30, 88; 2010, № 17, № 30),

1.5. Результатом  исполнения государственной функции является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

1.6. При исполнении государственной функции Министерство взаимодействует с:

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти по Республике Хакасия;

исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия;

органами местного самоуправления.

1.7. Заявителями, в отношении которых исполняется государственная функция по рассмотрению обращений граждан, являются:

граждане Российской Федерации (далее - граждане), обратившиеся лично, а также через своих представителей;

иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или федеральным законом.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

2.1. Порядок информирования населения о правилах исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан:

2.1.1. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве осуществляется на безвозмездной основе.

Информация о порядке исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве, об установленных для личного приема граждан днях и часах, в соответствии с утвержденным графиком; а также требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, сообщаются по телефону сотрудниками Министерства и размещаются:

- в соответствующем разделе Интернет - Портала органов государственной власти Республики Хакасия в сети Интернет;

- посредством публикации в средствах массовой информации;

- на информационном стенде.

2.1.2. Приемная по работе с обращениями граждан Министерства:  655019, Республика Хакасия, ул. Ленина, 67, каб. 507.

Почтовый адрес Министерства: 655019, Республика Хакасия, ул. Ленина, 67.

Телефоны для получения справок: (3902) 299-200.

Факс: 299-140.

Электронный адрес для направления в Министерство экономики Республики Хакасия: mineconom@r-19.ru.

Адрес официального портала органов государственной власти Республики Хакасия: www.r-19.ru.

График работы: ежедневно с 9.00 до 18.00, в предпраздничные дни - с 9.00 до 17.00, обед - с 13.00 до 14.00.

2.1.3.              При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения, специалисты обязаны подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.2. Срок исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

2.2.1. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2.3.2 и 2.3.4.

В исключительных случаях руководитель вправе продлить срок исполнения функции по рассмотрению конкретного обращения, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

Руководство Министерства при рассмотрении обращений граждан по поручению (резолюции) Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, поступивших в Правительство Республики Хакасия вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

2.3. Порядок рассмотрения отдельных обращений граждан.

2.3.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.3.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.3.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Руководство Министерства вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.3.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение Руководству Министерства, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.3.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководство Министерства вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.3.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.3.7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Министерство.

2.3.8. Отказ в дальнейшем рассмотрении обращения может быть дан заявителю и в ходе личного приема, если ему ранее уже был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.4. Требования к местам исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

2.4.1. Помещения, выделенные для осуществления государственной функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.

2.4.2. Рабочее место сотрудника, ответственного за организацию работы с обращениями граждан, оборудуется компьютерами и иной оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими обеспечить исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

2.4.3. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

системой кондиционирования воздуха;

противопожарной системой и средствами пожаротушения;

2.4.4. Места ожидания личного приема граждан оборудуются необходимой мебелью (столы, стулья), обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами, создавая комфортные условия для заявителей.

2.4.5. Вход в здание Правительства Республики Хакасия оборудован пандусом, для беспрепятственного доступа инвалидам и лицам, с ограниченными опорно - двигательными функциями.

2.5. Требования к письменным обращениям граждан

2.5.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование Министерства, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости своих доводов к письменному обращению прилагаются документы и материалы (в подлинниках или копиях).

2.5.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование Министерства или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату. Текст электронного обращения должен быть читаем и корректен. Правильно заполненный почтовый адрес необходим для направления ответа автору обращения.

III. Административные процедуры и административные действия при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан

3.1. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный прием граждан.

3.2. Последовательность административных действий при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

3.2.1. Административная процедура по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Министерство;

- личный прием граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- рассмотрение обращений граждан в Министерстве;

- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;

- оформление ответов на обращения граждан.

3.2.2. Блок - схема исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан приведена в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

3.3. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

3.3.1. Основанием для начала исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Министерство или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приемную Министерства. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.

3.3.2. Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, а также обращения граждан, направленные фельдсвязью из федеральных органов государственной власти для рассмотрения в республику, первоначально передаются специалисту Министерства, ответственному за делопроизводство.

Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие по информационным системам общего пользования (электронная почта, факс и др.), ежедневно распечатываются на бумажных носителях специалистом Министерства, ответственным за делопроизводство и оформляются для рассмотрения Руководству Министерства в установленном порядке.

3.3.3. Специалист Министерства, ответственный за делопроизводство:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;

- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения), при их наличии;

- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;

- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;

- письма, поступившие в Министерство ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.

3.3.4. Специалист Министерства, ответственный за делопроизводство, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом руководству Министерства и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в Правительство Республики Хакасия.

3.3.5. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие и подготовка обращений граждан к регистрации.

3.4. Личный прием граждан.

3.4.1. Условия, сроки и время личного приема граждан в Министерстве.

Личный прием граждан в Министерстве ведет Руководство Министерства.

Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан ведет сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, в соответствии с должностным регламентом.

Личный прием Министра экономики Республики Хакасия (далее - Министр) проводится каждую среду с 16.00 до 18.00. Личный прием заместителей Министра проводится каждую пятницу с 16.00 до 18.00 

Предварительная запись на личный прием граждан ведется сотрудником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан. Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.

В случае невозможности Министра участвовать в приеме граждан  его заменяют заместители Министра. В случае невозможности участия в личном приеме Министра либо заместителей Министра (по объективным причинам) в установленный день и часы приема, личный прием граждан переносится на другой день месяца, время приема дополнительно согласовывается.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, в ходе личного приема оказывают гражданам информационно- консультативную помощь.

Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.

3.4.2. Порядок проведения личного приема граждан.

Сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, приглашает прибывшего гражданина на беседу, регистрирует заявителя с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело"), вносит в базу данных сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Министерство, содержание устного обращения гражданина.

В случае повторного обращения специалист, ответственный за делопроизводство граждан осуществляет подборку всех имеющихся в архиве Министерства материалов, касающихся данного заявителя.

Подобранные материалы представляются Руководству Министерства.

3.4.3. Во время личного приема руководитель, ведущий прием, принимает решение о проведении дальнейшей работы по данному обращению.

3.4.4. Сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приема вносит информацию о рассмотрении обращения в САДД «Дело».

В случае если в результате личного приема заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и Руководство Министерства приняло решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист ответственный за делопроизводство делает соответствующую отметку «Разъяснено» в базе данных САДД «Дело».

3.4.5. Во время личного приема Руководством Министерства каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.4.6. По окончании приема Руководство Министерства доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.4.7. Руководитель Министерства, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приема поручений.

3.4.8. После завершения личного приема Руководства Министерства и согласно его поручениям, сотрудник, ответственный за делопроизводство, консультирует заявителя, оформляет документы, зафиксировав поручения в регистрационных карточках САДД «Дело». Соответствующим руководителям структурных подразделений и должностным лицам Министерства - направляются поручения Руководства Министерства с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов).

3.5. Регистрация и аннотирование поступивших обращений.

3.5.1. Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные в Министерство проходят обязательную регистрацию в день их поступления. Допускается, в случае большого количества поступивших документов, осуществлять их регистрацию в течение 3-х последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием САДД "Дело".

Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.

3.5.2. Обращения граждан, направляемые в Министерство по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации, членами Совета Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и Республики Хакасия и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение Руководства Министерства.

3.5.3. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме должностными лицами регистрируются и рассматриваются руководителями в установленном порядке и сроки, аналогично обычным обращениям граждан.

3.5.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции Министерства, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением об этом обратившегося гражданина.

3.5.5. Обращения, направленные не по территориальной принадлежности, решение по которым находится в ведении органов государственной власти других субъектов Российской Федерации, пересылаются в администрации данных субъектов.

3.5.6. Специалист, ответственный за делопроизводство:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- заполняет регистрационную карточку в САДД «Дело», указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации или Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;

- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляет шифр темы согласно применяемому в САДД «Дело» классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому их них;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения.

3.5.7. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему САДД «Дело» и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

3.6. Рассмотрение обращений граждан в Министерстве.

3.6.1. Сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан зарегистрированные письма, жалобы и заявления передает Руководству Министерства.

3.6.2.  Поручения (резолюции) Руководства Министерства вводятся в САДД «Дело». В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируется дата, время и наименование структурного подразделения Министерства или должностного лица, которым направляется обращение на исполнение.

3.6.3. Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются в соответствии с законодательством в течение 30 дней, если более короткий срок не установлен резолюцией Руководства Министерства, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2.3.2 и 2.3.4.

3.6.4. В тексте резолюции (поручения) могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты ее написания. Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место (при необходимости).

3.6.5. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается сотрудником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан.

Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, а также сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

В случае если информацию об исполнении обращения гражданина необходимо направить в вышестоящий федеральный орган государственной власти, проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется сотруднику, ответственному за организацию работы с обращениями граждан, для подписания Руководством Министерства и отправки в соответствующий орган государственной власти.

3.6.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное его рассмотрение, в случае необходимости – с участием самого заявителя. Для этого должностное лицо вправе запросить в установленном порядке документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;    

- в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.6.7. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение сотруднику, ответственному за организацию работы с обращениями граждан, указывая при этом наименование государственного органа, органа местного самоуправления республики в который, по его мнению, следует направить данное обращение.

3.6.8. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

3.6.9. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, после ознакомления руководства с подобным обращением, направляют его в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.6.10. Результатом выполнения процедуры по рассмотрению обращений граждан в Министерстве является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка ответов заявителям, информирование Правительства Республики Хакасия (по поручению), либо направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.

3.7. Постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан.

3.7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе Министерства, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информации, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Министерство неоднократно.

3.7.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей по рассмотрению обращений граждан.

3.7.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. 

3.7.4. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан.

3.7.5. Обращение возвращается исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

3.7.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан.

3.7.7. Результатом осуществления процедуры, изложенной в настоящем разделе регламента, является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.

3.8. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.

3.8.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.8.2. Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведет сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан.

Справочная информация по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется устно сотрудником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан, при личном обращении гражданина или по телефону.

3.8.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

- об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.8.4. Звонки от заявителей по вопросу получения справочной информации по исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 17.00 часов.

3.8.5. При получении запроса по телефону сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку сотрудник готовит ответ.

3.8.6. Во время разговора сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

3.8.7. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство  по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.

3.8.8. Сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, регулярно готовит информационно - аналитические записки (не менее 1 раз в полугодие) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их Министру.

3.8.9. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

3.9. Продление срока рассмотрения обращений граждан.

3.9.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней. При этом гражданину, автору обращения, направляется письмо-уведомление о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием причин.

3.9.2. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается Руководством Министерства. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее сотруднику, ответственному за организацию работы с обращениями граждан. Сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан, осуществляет подборку документов по данному обращению и вместе со служебной запиской о продлении представляет документы Руководству Министерства.

3.9.3. Результатом осуществления процедуры продления срока по исполнению обращения является принятие Руководством Министерства соответствующего решения и направление письменного уведомления конкретному гражданину (заявителю).

3.10. Оформление ответов на обращения граждан и подготовка исполненных обращений к архивному хранению.

3.10.1. Ответы на обращения граждан подписывает Министр либо один из  его заместителей, исполняющий обязанности на период отсутствия.

3.10.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.

3.10.3. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

3.10.4. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они хранятся в деле.

3.10.5. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланках Министерства. В левом нижнем углу обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.10.6. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Министерство по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по e-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо – ответ направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения в Республике Хакасия электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП); в условиях применения ЭЦП направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам удостоверяются в установленном порядке.

3.10.7. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.10.8. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, оформляются «в дело» и хранятся в установленном порядке у исполнителя.

3.10.9. Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в САДД "Дело" (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются должностному лицу, давшему поручение, для списания «в дело».

3.10.10. Списание «в дело» исполненных обращений осуществляется Руководством Министерства. При этом отметка «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.

3.10.11. Исполнитель составляет справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе, либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

3.10.12. Результатом процедуры по оформлению ответов на обращения граждан является направление конкретному гражданину официального по решению поставленных в обращении вопросов, а также, при необходимости, направление информации о результатах рассмотрения обращения в вышестоящие органы.

3.10.13. Результатом процедуры подготовки документов по обращениям граждан для архивного хранения является формирование дела, включающее в себя хронологическую подборку всех документов по обращениям конкретного гражданина в рамках одного дела, с момента его первого обращения в Министерство. Все ответы, полученные от исполнителей должны быть списаны «в дело» Руководством Министерства. Оформление дел для архивного хранения осуществляется сотрудником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции по рассмотрению обращений граждан

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан и принятию решений осуществляется заместителем Министра.

4.3. В Министерстве кроме текущего контроля по соблюдению порядка исполнения государственной функции ежегодно осуществляются проверки (при необходимости – с выездом). По итогам проведенных проверок составляются справки, которые представляются Министру.

4.4. Сотрудники Министерства, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Хакасия за соблюдение сроков регистрации обращений, за своевременную передачу их на рассмотрение руководству Министерства, за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных регламентах.

4.5. При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение гражданина, назначается служебное расследование.

4.6. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.

4.7. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все находящиеся у него документы по обращениям граждан (письма, жалобы, заявления, материалы и документы к ним).

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве

5.1. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействия) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

5.2. Гражданин вправе направить жалобу на действия (бездействия) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, а также на решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в инстанционном порядке, по отношению к исполнительному органу государственной власти, в Апелляционную комиссию по досудебному обжалованию при Правительстве Республики Хакасия в установленные законодательством сроки.

5.3. Досудебное обжалование действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.02.2008 г. №55 «О досудебном обжаловании в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия».

Приложение 1

к Административному регламенту

Блок - схема исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве экономики Республики Хакасия

(Блок – схема находится в архивном деле)